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Universidad Nacional Experimental De los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” UNELLEZ Santa Bárbara Estado Barinas

MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Agropecuaria y Ferretería “El Campesino C.A.” “AGROFERCA”

Santa Bárbara de Barinas 2018

Universidad Nacional Experimental De los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” UNELLEZ Santa Bárbara Estado Barinas

MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Agropecuaria y Ferretería “El Campesino C.A.” “AGROFERCA”

Santa Bárbara de Barinas 2018

TABLA DE CONTENIDO Capítulo I Aspectos introductorios: Justificación Objetivos del Manual Capitulo II Aspectos organizacionales: Denominación social Objeto social Funciones básicas de la empresa Ubicación Misión Visión Organigrama general de la empresa Políticas de la empresa Normas legales y estatuarias Capitulo III Aspectos de la unidad departamental: Misión Visión Estructura del departamento Política Normas Procedimientos Flujograma Capitulo IV Aspectos finales: Glosario de términos Anexos.

Capítulo I

Aspectos introductorios Justificación del problema El personal que desempeña la función administrativa ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo diferente al momento de ejecutar sus tareas. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constantes del personal de administración. Incluso, se observa que la información no está archivada en el mismo orden específico, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por lo expuesto, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas y los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos deben reducirse, además de estandarizar las labores. Sin embargo, la carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa trayendo como posibles consecuencias errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos, personalización en la ejecución y recopilación de actividades,. Inseguridades y desmotivación del personal, pronóstico de seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la organización, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas del hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y gerencia. Es por ello la importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativos de “AGROFERCA C.A” ya que radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, brindando conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva.

Objetivos del manual Objetivo general - Elaborar un manual de normas y procedimientos para la organización de procesos administrativos de la empresa AGROFERCA.C.A

Objetivos específicos • Presentar una visión en conjunto de la organización • Ordenar y sistematizar la información de la empresa. • Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolución; su estructura orgánica; sus objetivos, políticas y procesos, entre otros. • Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones. •Facilitar información documentada a los empleados para el desempeño de sus funciones. •Proporcionar información concreta a los Gerentes para una buena toma de decisiones

Capítulo II

Aspectos organizacionales Denominación social “Agropecuaria y ferretería el Campesino” AGROFERCA C.A. RIF J-30556717-4 Objeto social Compra,

venta al mayor y detal de medicina veterinaria, alimentos concentrados,

productos agropecuarios, implementos de uso agropecuario tales como maquinaria y equipo, compra y venta de materiales de construcción y del ramo de la ferretería, así como la importación y exportación de los mismos, pudiendo dedicarse además a todas las actividades de lícito comercio sin limitación alguna. Funciones básica de la empresa Gerente General Supervisar y reestructurar continuamente las actividades específicas de cada uno de los departamentos a cargo dentro de la organización, y de sí misma. Administrador Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales, tecnológicos, financieros y humanos. Contador Es el profesional dedicado a aplicar, manejar e interpretar la contabilidad de una organización o persona, con la finalidad de producir informes para la gerencia y para terceros (tanto de manera independiente como dependiente), que sirvan para la toma de decisiones. Vendedores Comunican adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparó para ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa, asesoran a los clientes acerca de cómo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus necesidades y deseos; cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos.

Ubicación Esta ubicada en la República Bolivariana de Venezuela Estado Barinas Municipio Ezequiel Zamora Parroquia Pedro Briceño Méndez Capitanejo en la Calle principal frente a la Carretera Nacional. Edificio la Paz. Misión Proveer soluciones con materiales y herramientas de agropecuaria y ferretería para la construcción civil, pequeña industria y artesanía, manejando un surtido completo y permanente que permita llegar a los clientes con un servicio oportuno de alta calidad a un precio competitivo. Ofrecer la mejor atención posible a sus clientes a través de un personal altamente capacitado, eficiente y responsable. Visión Ser reconocidos como distribuidores y detallistas líderes en proveer soluciones completas en materiales de agropecuaria y ferretería, productos de línea industrial y semiindustrial cuya atención al cliente brinda un portafolio de servicios complementarios y de calidad creando valor económico a través de la búsqueda de la excelencia y su expansión en el mercado Venezolano. Organigrama general de la empresa.

GERENTE

ADMINISTRADOR

VENDEDOR

CONTADOR

VENDEDOR

POLITICAS DE “AGROFERCA C.A

-

Cumplir con el pago puntual a los proveedores.

-

Atención cordial y oportuna a los clientes.

-

Respeto a las normas y procedimientos que rige la Agropecuaria y Ferretería “EL CAMPESINO C.A”, AGROFERCA C.A

-

Estar al día en obligaciones Tributarias

-

Recepción de todo tipo de mercancía de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 06:00 p.m.

-

Horario de atención al cliente: De 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Normas Legales

-

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial Extraordinaria N° 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1.999

-

Tratados internacionales

-

Código de Comercio Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955

-

Leyes Especiales en Materia Mercantil

-

Analogía

-

Costumbre Mercantil

-

Código Civil Gaceta Nº 2.990 Extraordinaria del 26 de Julio de 1982

Normas Estatutarias -Según el Registro de Comercio en su Art. N° 15, la asamblea extraordinaria se reunirá cuando sea convocada por la Junta Directiva o cuando así lo exija un número de accionistas que representen por lo menos el sesenta por ciento (60%) del capital social y se reunirá en la sede social de la compañía. -Según el Registro de Comercio en su Art. N° 16, de cada asamblea se levantará un acta donde conste la asistencia de los socios.

Capítulo III

Aspectos de la unidad departamental Misión Implementar

los

procedimientos

administrativos

que

permitan

gestionar

la

administración financiera del servicio de ventas de materiales e insumos agropecuarios, fundamentalmente en los procesos presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la dirección. Visión Lograr llevar a cabo sus procesos de una manera eficaz y eficiente, con el objeto de proponer las mejoras y nuevos diseños que contribuyan en la eficiencia de las operaciones en todos los niveles organizaciones que contribuyan definitivamente con el logro de los objetivos de la empresa. Estructura del departamento

ADMISTRADOR ( ALBERTO BEDOYA)

COMPRAS

NOMINA

VENTAS

RECURSO HUMANO

Política AGROFERCA C.A. es una persona jurídica contribuyente ordinario. Los primeros quince días de cada mes se debe realizar el pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en este caso será el administrador quien efectué dicho pago. El administrador deberá realizar el pago del Impuesto Sobre La Renta una vez haya sido calculado este por la persona encargada de la contabilidad. Normas 

El horario de entrada para los empleados será a las 8:00 a.m.



El responsable de abrir y movilizar las cuentas bancarias es el gerente.



Se realizarán arqueos periódicos en caja principal a fin de que las cuentas estén correctas y no surjan algún inconveniente al momento de llevarlos a que sea procesado por otro departamento



Cotejar la orden de compra con la factura presentada al momento de la recepción de mercancía.



Archivar todo tipo de factura



Las compras a realizar deben ser programadas.



Realizar periódicamente conteos físicos de la mercancía existente.



Cualquier daño o perjuicio ocasionado a la mercancía o equipo por un empleado se le descontará de su sueldo que devenga.



No ingerir alimentos dentro del área de trabajo. Procedimiento

Proveedor: Recibe la solicitud y envía la mercancía con su respectiva factura. Administrador: Recibe la mercancía y su factura. Firma la copia y la devuelve al proveedor. La original la envía al departamento de contabilidad. Departamento de Contabilidad: Recibe original de factura, verifica y registra. Flujograma

Capítulo IV

Aspectos finales Glosario de términos Adiestrar: Este verbo, a su vez, se refiere a hacer diestro, enseñar e instruir, la palabra puede ser sinónimo de guiar y encaminar.