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República Bolivariana de Venezuela Gobernación del estado Barinas Secretaría General de Gobierno Barinas, veinte (20) de agosto de 2014 204º de la Independencia, 155° de la Federación y 15º de la Revolución Bolivariana

Resolución Nº SGG-424/14 Antonio José Albarrán Moreno, venezolano, mayor de edad, titular de la cédula de identidad Nº V- 9.261.407, quien suscribe con el carácter de Secretario General de Gobierno del estado Barinas, según Decreto Nº 191/14, de fecha 12 de junio de 2014, publicado en la Gaceta Oficial del Estado, Nº 086/14 de fecha 12 de junio de 2014, en uso de las atribuciones legales que le confiere el Artículo 18, numeral 1º de la Ley de Administración del Estado Barinas, de conformidad a delegación otorgada en Decreto Nº 588/11 de fecha 23 de diciembre de 2011, publicado en la misma fecha en la Gaceta Oficial del Estado Nº 215/11; Artículo Séptimo del Decreto 288 de fecha treinta (30) de junio de 2011, publicado en la Gaceta Oficial del estado Barinas Nº 010/11 (EXTRAORDINARIA), de fecha veintitrés (23) de septiembre de 2011 y demás leyes que le son inherentes.

CONSIDERANDO Que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece como finalidad la construcción de la Democracia Bolivariana, para lo cual definen la estrategia de la Participación Protagónica Corresponsable y el desarrollo de un marco jurídico institucional orientado a la transformación estructural del aparato del Estado e impulso de un nuevo esquema de funcionamiento de la administración pública donde prevalezca el espíritu del servidor público.

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CONSIDERANDO Que en cumplimiento de los principios constitucionales de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, concurrencia, rendición de cuentas y corresponsabilidad en el ejercicio de la función pública y para el buen funcionamiento de la administración ésta podrá emitir un sistema de control interno con el objeto de normar y establecer los pasos administrativos conforme a metodologías de procesos para el buen desenvolvimiento de las funciones de la administración y comportamiento del servidor público en la consecución de los fines del estado Barinas.

CONSIDERANDO Que el Manual de Funciones, Normas y Procedimientos de la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del estado Barinas , constituye el sistema de control interno que permite compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones y actividades a cargo de ésta, precisando su participación en dichas operaciones mediante la aprobación de formatos a utilizar para la ejecución de las actividades agregadas en el procedimiento de acuerdo a la simplificación de trámites administrativos y adecuarse al carácter humanista de nuestra Carta Magna.

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Dictar el Manual de Funciones, Normas y Procedimientos de la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del estado Barinas, adscrita a la Dirección del Despacho del Gobernador conforme al texto siguiente: MANUAL DE FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ASUNTOS LEGALES DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BARINAS

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ÍNDICE GENERAL: Prólogo: El Dirigente Rumbo al Socialismo……………………………………. 5 Objetivo y alcance: ……………………………………………………………….. 17 Elaboración, revisión y aprobación: …………………………………………… 18 Antecedentes históricos: ………………………………………………………… 19 Base legal: ………………………………………………………………………… 20 Atribuciones y Deberes de la Oficina: …………………………………………. 21 Misión y visión: …………………………………………………………………... 22 Atribuciones del Jefe (a) de Oficina: …………………………………………… 22 Funciones del Adjunto (a): ………………………………………………………. 24 Funciones del Coordinador (a) General: ……………………………………….. 25 Unidad Jurídica: ………………………………………………………………..... 25 Sección de Contratos, Convenios y Expedientes Administrativos: …………. 26 Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas: ………………………………… 26 Sección de Asesoría Legal: ……………………………………………………… 26 Unidad Administrativa: …………………………………………………………27 Sección de Planificación: …………………………………………………………27 Sección de Bienes y archivo: ……………………………………………………..28 Organigrama del Ejecutivo del Estado Barinas: ……………………………….29 Organigrama de la Oficina de Asuntos Legales: ………………………………29 Normas y Procedimientos de la Oficina de Asuntos Legales: Unidad Jurídica: ………………………………………………………………….29

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1. Sección de Contratos, Convenios y Expedientes Administrativos: ………29 1.1 Objetivo y alcance del procedimiento: …………………………………29 1.2 Normas del procedimiento: ……………………………………………..30 1.3 Descripción del procedimiento: ………………………………………...30 2. Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales: ……………………31 2.1 Objetivo y alcance del procedimiento: …………………………………31 2.2 Normas del procedimiento: ……………………………………………..31 2.3 Descripción del procedimiento: ………………………………………...33 3. Sección de Asesoría Legal: ……………………………………………………34 3.1 Objetivo y alcance del procedimiento: …………………………………34 3.2 Norma del procedimiento: ………………………………………………35 3.3 Descripción del procedimiento: …………………………………………36 Unidad Administrativa: …………………………………………………………36 4. Planificación……………………………………………………………………..36 4.1 Objetivo y alcance del procedimiento …………………………………..36 4.2 Norma del procedimiento ………………………………………………..36 4.3 Descripción del procedimiento…………………………………………..37 5. Bienes y Archivo: ………………………………………………………………38 5.1 Objetivo y alcance del procedimiento: …………………………………38 5.2 Normas del procedimiento: ……………………………………………..38 5.3 Descripción del procedimiento: …………………………………………39

PRÓLOGO PAG. 4/40 RESOLUCIÓN Nº SGG-424/14

EL DIRIGENTE RUMBO AL SOCIALISMO La construcción de la nueva sociedad rumbo al socialismo, demanda en forma creciente la presencia de dirigentes con excelentes cualidades morales, junto a una elevada calificación profesional para cumplir sus altas responsabilidades de dirección. Hombres y mujeres dotados de características revolucionarias y con espíritu de sacrificio, capaces de dominar la técnica en la producción y los principios, conceptos, funciones, los métodos y estilos de trabajo y otros atributos en la dirección. Deben ser ejecutivos y sagaces, que se sitúen en los puestos claves como dirigentes con autoridad moral y acertada perspectiva de la misión que la revolución bolivariana les encomienda, ya sea en cargos políticos o en el gobierno, en las empresas y otras unidades productivas, al frente del sindicato o en otras organizaciones de masas, en los deportes, en la cultura, en las relaciones internacionales u otras. El dirigente surge de la masa y se destaca entre ella por sus cualidades reconocidas que lo distinguen del grupo social, destacándose como guía por sus iniciativas, conocimientos, don de mando, rectitud de ideas, valor para enfrentar las circunstancias difíciles, audacia para buscar soluciones originales, seguridad en el camino que ha emprendido y sentido consciente de la disciplina. En los períodos de auge revolucionario y especialmente en la época en que después de la toma del poder, la revolución ha emprendido el camino rumbo al socialismo, se precisa en forma creciente el ascenso de nuevos dirigentes a cargos de dirección. En correspondencia con esta necesidad y en virtud de la oportunidad que da la revolución por el nacimiento de nuevas empresas, organizaciones revolucionarias y demás instituciones y el fermento de entusiasmo que se produce, se crea un estado de conciencia propicio al surgimiento de nuevos dirigentes. Personas ignoradas y con grandes potencialidades para dirigir aparecen espontáneamente al dar a conocer sus cualidades intrínsecas. Obviamente, en su mayoría esas personas requieren de un proceso de formación y superación para ocupar cargos de dirección, ya que la formación no surge espontáneamente, por el contrario, es necesario cultivarla en aquellas dotadas de cualidades naturales para asumir altas responsabilidades.

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También es necesario observar las tendencias y posibilidades para el desarrollo individual de cada persona, dándole la oportunidad para la promoción adecuada, educándolas mediante el control de su actividad y con la exigencia de la debida disciplina, para que fortalezcan su buena disposición, no se estanquen, sino que sigan avanzando hasta fraguarse como verdaderos dirigentes. Desde el principio debe saber diferenciarse al dirigente que tiene condiciones potenciales y conscientes, del arribista que busca posiciones destacadas sin verdaderas cualidades para desempeñarlas y que impresiona por actitudes escénicas efímeras, pero que cuando es sometido a la prueba de fuego de la práctica revolucionaria de dirección y al sacrificio continuado, no mantiene una actitud consistente y se doblega ante las dificultades, abandonando la posición sin mostrar su mejor esfuerzo, defraudando a la masa que depositó toda su confianza en él. El trabajo diario y constante, junto a todos los cambios y la influencia del entorno, es la mejor prueba para identificar objetivamente las verdaderas cualidades de un dirigente. Al evaluarlo podemos hacerlo desde dos ángulos distintos: 

Desde el punto de vista de la importancia de la organización y su posición relativa en ella.



Desde el punto de vista de su desarrollo.

Posición relativa En el primer caso, visto de manera general, puede considerarse dirigente lo mismo al que tiene a su cargo la dirección máxima de una organización de gran amplitud y complejidad administrativa, política o productiva, que el que es jefe de una sección o unidad organizativa dentro de ella, o el responsable de una simple brigada de trabajo integrada por un limitado número de trabajadores. En el marco de su radio de acción, tantas oportunidades tiene para demostrar su capacidad y responsabilidad uno como otro. En el organismo complejo, mientras más alta sea la jerarquía hace falta en mayor medida el nivel conceptual, los conocimientos técnicos, madurez política, autodeterminación, iniciativa y sentido de la responsabilidad global. En las unidades organizativas simples, las decisiones son generalmente delegadas y en muchas ocasiones dependientes de la consulta del jefe superior

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jerárquico, pero aún así, siempre hay un marco que está determinado por las condiciones del dirigente que se sitúa al frente de ellas. La calidad del dirigente o de jefe, si existe, se revelará lo mismo en un caso que en el otro. El verdadero dirigente, desde la posición relativa que ocupe, se irá destacando en la medida que sepa enfrentar su tarea con responsabilidad plena, conduciendo a sus subordinados con acierto a la obtención del máximo resultado de su actividad. Desarrollo de la capacidad y la conciencia En el segundo caso debemos considerar que el dirigente no es un elemento estático, situado en la sociedad con determinadas características, dadas por la naturaleza de una vez y para siempre, sino que es resultado de evolución, desarrollo, superación y también puede sufrir un estancamiento personal, y bajo determinadas circunstancias descender y fracasar como cuadro de dirección. Las posibilidades de desarrollo siempre están presentes y actúan en razón directa con una serie de factores y estímulos. Veamos algunos: En primer lugar su capacidad natural para el trabajo de dirección. La capacidad puede ampliarse gradualmente mediante el estudio metódico y dirigido. Las posibilidades de ampliación de la capacidad son ilimitadas, siempre que no se pretenda forzar el desarrollo con saltos violentos que podrían producir traumas psíquicos que originarían el estancamiento y hasta un retraso; asimismo la falta de estudio será un freno para el desarrollo del dirigente. El tienen que ser un estudioso permanente, cualquiera que sea su edad o su cargo y el estudio tiene que estar estrechamente vinculado a su lucha por la superación y por la efectividad de su trabajo de dirección. El estudio puede ser de carácter técnico, económico, político o de cultura general, pero ha de estudiar con método, organizadamente, de modo que sus conocimientos se acrecienten en una determinada dirección fundamental. Posteriormente, la lectura de tipo general y la experiencia práctica, ayudarán a complementar su formación. Otro aspecto fundamental es la conciencia política. La elevación de la conciencia política es el factor cardinal en el desarrollo del dirigente. En la medida que se entienda mejor el proceso revolucionario rumbo al socialismo y se afirme la ideología que orienta ese proceso, se multiplican las posibilidades del dirigente, su

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espíritu de sacrifico se consolida y su calidad de orientador aumenta considerablemente. La formación ideológica se fortalece con el conocimiento y el estudio político, pero también se acrecienta con el trabajo de dirección y el contacto permanente con las masas. El dirigente debe orientar a la masa y con mayor visión y experiencia indicarle el camino a seguir, pero al mismo tiempo debe aprender de ella. No puede acercarse a las masas asumiendo que es un sabio y por lo tanto situándose por encima restregándole sus conocimientos. Aquí vale citar el famoso proverbio árabe que reza: “Un hombre sabio es el que busca la sabiduría, pero si cree haberla encontrado, se convierte en un idiota”. Las más ricas iniciativas, las grandes orientaciones surgen de manera espontánea de las masas, que con su instinto de clase se percata de lo que es justo y con su acción impetuosa, a veces exenta de retórica, pero en forma objetiva dice en una frase o una consigna lo que hay que hacer en un momento dado. El dirigente debe tener el oído puesto en el sentir de la masa y percibir el latido honesto de los trabajadores. Enseñar a la masa y aprender de ella en un intercambio recíproco, debe convertirse en la primera virtud del que dirige. Estímulos morales Los estímulos morales contribuyen al fortalecimiento de la conciencia del dirigente en mayor medida que cualquier estímulo material, sobre todo porque este último estímulo es más efímero. Cuando el estímulo material se convierte en el factor principal para elevar la calidad del trabajo de dirección requiere su repetición constante en forma creciente para que actúe como motor impulsor del mismo, con el agravante de que aumenta la desigualdad social desviando determinados recursos para distinguir, en ocasiones desproporcionadamente, a los dirigentes en relación con los trabajadores. Por ello, el estímulo material debe ser reconocido como una realidad, pero debe ser aplicado cuidadosamente analizando todos los elementos en pro y en contra en los casos y condiciones de que se trate. En ocasiones hay que reconocerlo como un mal necesario en una sociedad que marcha rumbo al socialismo y preferiblemente darle prioridad a su aplicación en forma colectiva. De esta forma, el estímulo moral se convertiría en palanca fundamental para elevar la conciencia y avanzar hacia la consecución del hombre nuevo a que aspira la nueva sociedad.

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El estímulo moral se fija en la conciencia produciendo un efecto de motivación más duradero, enriqueciendo los valores del que lo recibe y trasmitiéndose de forma contagiosa y constante en el colectivo de trabajo. El dirigente debe saber estimular a sus subordinados y trabajadores en general, reconociendo pública y regularmente la labor que realizan, destacando el esfuerzo en el cumplimiento del deber social en el trabajo y que los considera factor determinante de los logros alcanzados y elemento decisivo para el cumplimiento de las proyecciones futuras. El dirigente debe estudiar de forma muy inteligente todas las variantes posibles para la aplicación de los estímulos morales. Para muchos resulta más fácil el diseño de un plan de estimulación material, mientras que le resulta más difícil hacer lo mismo para el caso de los estímulos morales. Se trata de hábitos y tradiciones que se arrastran del pasado, donde se ha sembrado la idea enajenante de que el hombre sólo se mueve a través del estímulo material y más concretamente del dinero. Llevados por estos hábitos existen dirigentes a los que sólo se les ocurre otorgar un diploma de reconocimiento cuando un trabajador se destaca en su trabajo. En ocasiones la situación se hace menos estimulante, cuando el diseño se le encarga a alguien sin la imaginación y la creatividad necesaria o sin preparación profesional para el caso, convirtiéndose el pretendido estímulo moral en desestímulo por el mal gusto con que se ha diseñado el referido diploma. Hoy existen los recursos técnicos necesarios para la creación artística utilizando los medios que ofrece el desarrollo de la informática: Pueden encargarse los diseños de los diplomas a diseñadores profesionales que cuentan con todos los recursos necesarios para ofrecer un producto agradable y de buen gusto a los trabajadores. Dirigir es conducir y educar. Otra cualidad apreciable en un dirigente es la capacidad de selección del personal subordinado. Él tiene que saber evaluar a sus colaboradores más cercanos señalándole las tareas a desarrollar y delegando adecuadamente las funciones a cumplir. En la medida que éstos últimos van demostrando las aptitudes para cumplir las funciones asignadas, se le asignan áreas más amplias de actividad, depositando adecuada confianza en cada uno de ellos, y sometiéndolos al más

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estricto y adecuado control, mediante el chequeo sistemático y periódico de las tareas asignadas. Al delegar las funciones requeridas, se descentraliza gradualmente buena parte del trabajo de dirección y se amplía el radio de acción del dirigente, que se va convirtiendo en el orientador guía y educador de la organización, disponiendo de más tiempo para planificar, analizar y controlar las tareas, y sobre todo irá formando a su alrededor una serie de futuros dirigentes capaces, dotados de las más elevadas cualidades en el trabajo de dirección. El dirigente se manifiesta en sus valores, cuando además de presentar logros objetivos en los resultados de su gestión, producto de la actividad colectiva sabiamente orientada, puede presentar un saldo positivo de promoción, elevando su equipo de trabajo a niveles más altos y convirtiéndolo en cantera para futuros dirigentes. El que avanza solo y se aleja de su retaguardia dejándola rezagada, sin cuidarse de mantener la adecuada relación entre su puesto de dirección y la base que lo sustenta, tendrá sólo triunfos efímeros. Evaluación La valoración relativa del dirigente se puede determinar por distintas vías. Por la evaluación profesional, crítica y autocrítica hecha por su superior jerárquico, por su propio órgano de dirección inmediato superior o por el órgano superior de más alto nivel, a través de su trabajo o el examen exhaustivo de informes al organismo superior de más alto nivel. Así se podrá determinar la prueba de los resultados alcanzados. Si se comprueba que el análisis objetivo de su actuación ha tenido resultados negativos por más que le queramos dar otras explicaciones, los hechos dirán que no está a la altura de su cargo. Si por el contrario, el resultado de su gestión es positivo y hace avanzar a la organización que se le ha confiado presentando un balance favorable, aunque haya tenido que vencer obstáculos y pasar por temporales retrocesos, demostrará con hechos su talla y su capacidad para desempeñar la responsabilidad asignada. Como se ha señalado, hay distintos métodos de evaluación, pero hay una vía directa que generalmente no falla. Esta es el examen de la masa, ya que esta dice de manera clara, franca y valerosa cuando el dirigente que le fue asignado es realmente el líder que la conducirá a los mejores resultados.

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Modestia, valor, firmeza y honestidad El dirigente debe tener buen cuidado de no caer en la autosuficiencia, que a la larga le margina de la masa y del conocimiento. El verdadero dirigente se caracteriza por su modestia y su avidez de aprender, que le hace reclamar el asesoramiento de técnicos e intelectuales de distintas profesiones, del obrero calificado y del peón de línea, en base a cuyos consejos y opiniones elabora sus propias conclusiones, tesis y decisiones. Debe saber afrontar las dificultades. La masa confía y espera de él todas las soluciones que requiere de su nivel de dirección; para ello es necesario afrontar las más complejas situaciones con la serenidad más estoica, con verdadero valor revolucionario. Siempre a la vanguardia, siempre seguro del triunfo; siempre con fé en la causa que representa, debe afrontar con valor los reveses, sembrando a su alrededor la firmeza en la decisión de alcanzar el objetivo señalado, “firme como la roca con la flexibilidad del acero”, dando ejemplo de sacrificio en su propia persona y estimulando a sus compañeros de lucha infatigablemente, sin perder la perspectiva, haciendo del error una experiencia y del triunfo una plataforma para nuevos éxitos. El dirigente debe interesarse por los problemas colectivos de su unidad organizativa, pero también debe saber los problemas individuales de sus componentes y en ocasiones se verá precisado a ser su guía moral y orientándolos acerca de determinadas normas de la vida privada y ayudándolos, a veces, en sus complejísimos problemas afectivos. Para ello tiene que ser ejemplo en todo. No puede tener una vida privada opuesta a su vida pública, sino que debe atemperar una a la otra. De lo contrario estará poniendo en práctica una doble moral, incompatible con los principios revolucionarios. Su vida privada es una prolongación de su vida pública y su hogar ha de ser en gran medida la extensión de su unidad de trabajo. Disciplina y combatividad Quien no sabe cumplir órdenes no está en condiciones de impartirlas. Quien no se somete a la disciplina no puede exigirla a los demás. El dirigente deber ser disciplinado y respetuoso de las normas establecidas y saber exigir de los demás el cumplimiento, con autoridad moral. Para ello tiene que comenzar por exigirse a sí mismo el cumplimiento de sus deberes ganando el respeto de los subordinados en base de su conducta ejemplar.

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Debe apasionarse con la tarea que emprende dándole calor emocional y combatividad. Quien sabe impregnar de entusiasmo contagioso la actividad que realiza, se verá acompañado de modo espontáneo por todo su equipo, que rivalizará en esfuerzo emulativo por alcanzar y sobrepasar las metas propuestas. Debe saber navegar contra la corriente. Cuando se percata que están en peligro los principios; ni el halago, ni la compulsión, ni el beneficio personal, deben apartarlo de la senda de los principios. En ocasiones por inmadurez del colectivo se cae en sensiblerías atentatorias a las normas establecidas y es necesario que el dirigente acuda a su reserva de principios revolucionarios para oponerse resueltamente a la vulneración de los mismos, aunque momentáneamente no sean comprendidos por la mayoría. El dirigente se prueba cuando tiene que abandonar el camino fácil y trillado y orientarse por una nueva senda, no explorada aún, pero que es indispensable transitar para alcanzar la meta propuesta. Los éxitos no deben subírsele a la cabeza. Por mucho que sea el esfuerzo individual, ningún éxito se debe exclusivamente a la actividad personal del dirigente, sino que son las masas con su acción colectiva, las que determinan la coronación del triunfo logrado. No puede por tanto, envanecerse de los éxitos, sino ubicarlos en el esfuerzo colectivo, sin el cual no es posible alcanzarlos. Debe ganarse el respeto de sus subordinados y la confianza de sus superiores. Las consignas se trazan para cumplirlas y frente a las dificultades deben luchar indoblegablemente para su cumplimiento en tiempo y forma. Con ello ganará autoridad ante la masa y fé en su capacidad por parte de los organismos superiores. El dirigente debe desarrollar su capacidad de análisis. Los datos estadísticos, los estados financieros, las cifras del plan en todas sus variantes, el estado de los costos, etc., deben ser analizados, y deducir de ellos nuevas perspectivas y conclusiones diversas. El dirigente moderno se apoya en los medios informáticos para el procesamiento de datos y otros análisis para elaborar los planes anuales y perspectivos. Actitud ante los errores Una de las formas principales para medir la calidad del dirigente está dada por la actitud que asume ante sus errores. El dirigente endeble y superficial busca

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en toda falta la disculpa, en todo error la justificación propicia, en todo incumplimiento una razón subjetiva o atribuible a otros. Ocultará sus errores como el avestruz oculta la cabeza en la arena, porque se contenta a sí mismo con la vana satisfacción de considerarse infalible. El genuino dirigente es severo con sus propios errores, rechaza las justificaciones, se aleja del examen superficial y se manifiesta autocrítico en el análisis de su trabajo, profundizando en las debilidades cometidas, buscando el origen de los errores implacablemente para extirparlos de raíz. El dirigente debe estar dotado de una impersonal cualidad justiciera para saber calificar y valorar el trabajo ajeno independientemente de sus consideraciones afectivas, analizando objetivamente las cuestiones sometidas a su juicio e impartiendo su criterio con honestidad revolucionaria. Debe oír y examinar las diversas opiniones formando un juicio en base de poner en contradicción los distintos elementos que intervienen en el problema objeto de análisis y siempre procurando las soluciones más justas. Ejecutividad La ejecutividad es una condición esencial de un dirigente. Ejecutividad y sentido práctico están estrechamente relacionados. Frente a cualquier problema, el dirigente ha de saber orientarse y hallar una salida práctica, formulando soluciones, evitando trasladar a otros el problema e impartiendo ejecutividad y dinamismo a sus orientaciones para que se cumplan en el menor tiempo posible y se obtenga el mejor resultado. La ejecutividad puede manifestarse de muy diversas formas de acuerdo a la actividad que desarrolle el dirigente. Hay actividades que requieren de dirigentes con alto nivel de ejecutividad, por lo que exige que allí se sitúen a hombres o mujeres que cumplan con esos requisitos. No hacerlo puede traer consecuencias nefastas en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. Cualidades personales que debe cultivar un dirigente empresarial El dirigente empresarial juega un papel decisivo en la economía nacional; de su efectividad depende en gran medida el resultado final que se alcance en la producción social. Por esta razón, a manera de resumen del presente capítulo, se ha considerado de utilidad poner énfasis y destacar algunas cualidades fundamentales que debe reunir un dirigente empresarial: 

Trabajar con pasión, con absoluta dedicación y con un conocimiento pleno de la trascendencia social de su actuación.

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

Desarrollar una mentalidad económica permanente, con plena conciencia de que tendrá que rendir cuentas en base a los mejores resultados en el trabajo de dirección y en la labor realizada por el colectivo de trabajadores que dirige.



Mantener una moral de trabajo y personal acrisolada, cumpliendo y haciendo cumplir todas las leyes dictadas o tácitas de la nación, y de la mejor convivencia social.



Estar dispuesto a trabajar arduamente para el mejor cumplimiento de sus obligaciones, e inspirar a los demás a que así lo hagan también, a través del mejor ejemplo personal.



Sentir una constante inquietud e inconformidad con todo lo relacionado con su trabajo, buscando siempre la aplicación de mejores métodos, las posibilidades de ahorros de recursos y la superación personal y colectiva.



Mantener una preocupación constante por la exactitud y veracidad de los datos, cifras, informaciones, etc., que suministre, para evitar el peligro y las consecuencias funestas que pueden derivarse de decisiones superiores basadas en datos erróneos.



Nunca tratar de eludir discusiones o tratar de no enfrentarse a problemas creados o por crearse por medio de subterfugios, promesas irrealizables, uso erróneo de la jerarquía, etc., que en definitiva no sólo no resuelven permanentemente ningún problema, sino por el contrario únicamente lo posponen, y en la mayor parte de los casos los agraven, dificultando así su solución.



Tener el máximo dominio de su carácter, expresiones y gestos en todo momento, y especialmente durante las discusiones o situaciones complejas para evitar que un descontrol personal puede agravar la situación que se analiza, o dificulte la solución adecuada de la misma.



Tener firmeza de carácter, en lo que se refiere a la valentía para expresar sus ideas y criterios en todo momento. Esto resulta fundamental en todo lo relacionado con la disciplina en el trabajo, sin que esto signifique una actitud de “ordeno y mando” o de indisciplina personal ante órdenes superiores. PAG. 14/40 RESOLUCIÓN Nº SGG-424/14



Estar siempre dispuesto a escuchar y evaluar bien todas las opiniones, sugerencias y críticas que se le hagan, tanto por superiores como subordinados.



Estar siempre dispuesto a reconocer y aceptar sus errores, derivando de ellos experiencia propia y trasladando estas experiencias a los demás, para evitar repeticiones injustificadas.



Sentir una genuina y sincera preocupación por todo el personal de la organización, tanto en lo que se refiere a sus problemas de trabajo como a dificultades personales que debe atender.



Practicar con la mayor naturalidad la cortesía, tacto y respeto en sus relaciones con los demás.



Actuar con de trabajo.



Hacer correcciones constructivas a los errores de los demás a través del mejor uso de la crítica.



Reconocer y dar crédito a todos aquellos que lo merecen. Luchar por erradicar el comentario de pasillo y toda comunicación informal que dañe la unidad y moral colectiva de trabajo.



Prestar atención detallada a los problemas o quejas del personal de la entidad.



Saber inspirar confianza y merecer el respeto personal de sus jefes y subordinados, a través de una actuación respetuosa, honesta e imparcial.



No tomar decisiones emocionales, hasta no conocer todos los particulares de los casos puestos a su consideración. Desarrollar constantemente una mente analítica y de pensamiento positivo.



Nunca utilizar pueda cumplir.

el

máximo

artificios

de

imparcialidad

políticos

o

en

prometer

sus

lo

relaciones

que

no

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

Cumplir estrictamente con su deber y exigir lo mismo de sus subordinados. Mantener una rigurosa disciplina personal y de trabajo.



Tener buen sentido de previsión para anticiparse y pesar los posibles efectos, las decisiones, acciones o declaraciones de compromiso.



Tener buena proyección de futuro en todo lo relacionado con su trabajo, para lo cual debe estudiar sistemáticamente todo lo relacionado con la actividad que dirige.



Ejercitar al máximo sus funciones, dentro los marcos de autoridad conferidos, en forma progresista y con audacia revolucionaria.



Estimular el trabajo en equipo en todo el personal, pero exigiendo que cada uno cumpla las funciones asignadas en tiempo y forma y acorde a los niveles de decisión asignados. El trabajo en equipo debe practicarse en función de cumplir con el método de enfoque en sistema de las distintas actividades y la coordinación necesaria entre ellas.



Ser sincero siempre, lo mismo al elogiar que al dar reprimendas o recomendaciones. Recordar que no hay nada que haga perder más fácilmente el respeto moral de los demás que ser catalogado como persona no sincera. OBJETIVO Y ALCANCE

Este manual tiene como objetivo principal organizativa y operativa por la que se rige la Oficina de al Despacho del Gobernador, tomando como punto acciones que desde el ámbito legal se acometieron dependencia.

describir la estructura Asuntos Legales, adscrita de partida las primeras para dar origen a esta

Así mismo, permitirá dar a conocer su razón de existir, así como el fundamento legal vigente en el que se enmarca el funcionamiento de la Oficina de Asuntos Legales, señalando su estructura, atribuciones, funciones de las diferentes unidades y secciones que la conforman y la asignación de responsabilidades a cada una de ellas, con la finalidad de que sus funcionarios adscritos asuman de manera

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eficaz y eficiente las asesorías, tareas o actividades que sean encomendadas por el Gobernador del Estado Barinas. Para la elaboración del presente manual, se revisó y aplicó la base jurídica que norma los trámites y procedimientos administrativos. En este sentido, se pretende con la implantación de este manual, el logro de los siguientes objetivos: 

Que los funcionarios adscritos a la Oficina de Asuntos Legales asuman de manera socialista, funcional, operativa y humanitaria las órdenes, tareas o actividades que le sean encomendadas.



Proveer al personal encargado de las funciones administrativas, de un documento que oriente sus actividades y permita establecer responsabilidades, a fin de dar cumplimiento a la misión y visión institucional.



Fijar un criterio único en el cumplimiento de normas, trámites y procedimientos que regulen sus funciones, en cuanto a su ejecución y control.



Agilizar y modernizar los trámites, adecuándolos a las necesidades reales de los usuarios y de la Oficina de Asuntos Legales.



Servir como guía de adiestramiento para el personal que labora o ingrese a la Oficina de Asuntos Legales.

El presente manual de normas y procedimientos constituye un instrumento estratégico fundamental en los procedimientos de: 

Asesoría legal al Gobernador del Estado y a los demás órganos y entes adscritos al Ejecutivo Estadal.



Elaboración de contratos, convenios y análisis de expedientes administrativos.



Elaboración, edición, registro y control de decretos, resoluciones y gacetas oficiales.



Seleccionar y publicar material jurídico de interés general y estudiar las tendencias del periodo actual.



Coordinar y ejecutar las actividades administrativas inherentes.

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

Registro y control de bienes públicos.



Asesoría al público en general.

En cada uno de ellos, se detalla el objetivo y alcance, de las normas y la descripción del trámite. Se pretende con esta herramienta contribuir a la obtención de la eficiencia y eficacia en los procedimientos, garantizando el cumplimiento exitoso de las funciones de la Oficina de Asuntos Legales y por ende de la Gobernación del Estado Barinas. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN: Fecha de Elaboración: En octubre de 2013, la Jefa de Oficina, abogada Raiza Betancourt Rojas, designa a Otto Villamizar Moncada, Jorge Luís Paredes Montilla y María Eugenia Vince, para presentar una propuesta de Manual adecuada al marco legal vigente y concordado con los requerimientos actuales de la Oficina de Asuntos Legales. En la misma, se propone ajustar y actualizar el proyecto existente, destinándose nueva estructura en el Manual de Funciones, Normas y Procedimientos. Fecha de Revisión: Revisado por la abogada Raiza Betancourt Rojas, Jefa de la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del estado Barinas, en el mes de julio de 2014. Fecha de Aprobación: Aprobado por el Gobernador del estado Barinas, prof. Adán Chávez Frías, mediante Decreto 288/11, de fecha 30 de junio de 2011, publicado en Gaceta Oficial del estado Barinas Nº 010/11, extraordinaria, de fecha 23 de septiembre de 2011. ANTECEDENTES HISTÓRICOS: En el año 1993 cuando se crea la Oficina de Asuntos Legales (O.A.L) de la Gobernación del Estado, bajo la figura de Unidades Auxiliares, conjuntamente con otras oficinas denominadas, Oficina de Desarrollo Administrativo (O.D.A.) y Oficina Regional de Información y Relaciones Institucionales (O.R.I), señaladas de manera enunciativa en el artículo 50 de la Ley de Administración del Estado Barinas, publicada en Gaceta Oficial número Extraordinario de fecha 03 de marzo de 1993. En fecha 03 de julio del año 2004, la mencionada ley sufre una reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 197-04, de fecha 09 de agosto

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de 2004. No obstante, en lo que concierne a la Oficina de Asuntos Legales, las funciones se mantienen sin cambio o ampliación alguna, estableciendo las atribuciones y deberes de la Oficina de Asuntos Legales en su artículo 52. Posteriormente, el Gobernador del Estado Barinas, en cumplimiento de lo dispuesto por numeral 6 del artículo 52 de la Ley de Administración del Estado Barinas, mediante Decreto Ejecutivo 447, de fecha 7 de septiembre de 2009, publicado en Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 167-09, de misma fecha, señala atribuciones concretas al titular de la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del Estado, en su función de apoyo técnico jurídico a los órganos que conforman la administración central y demás entes e instituciones de la administración descentralizada funcionalmente. En la Ley de Reforma Parcial de la Ley de Administración del Estado Barinas, efectuada en fecha 06 de agosto de 2010, publicada en Gaceta Oficial del Estado Barinas, con el Nº 008-10; así como en la reforma proferida en fecha 19 de julio de 2011, publicada en Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 137-11 se mantienen las mismas atribuciones y deberes asignados según la ley de 2004.

BASE LEGAL La Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del Estado Barinas fundamenta sus actuaciones en: 

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial 5.453, de fecha 24 de marzo de 2000. Primera enmienda publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5908, de fecha 19 de febrero de 2009.



La Constitución del Estado Barinas, publicada en la Gaceta Oficial Nº 21703, de fecha 19 de noviembre de 2003. Enmienda publicada en la Gaceta Oficial Nº 315-04, de fecha 23 de diciembre de 2004.



Decreto Nº 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinario, de fecha 31 de julio de 2008.

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

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial Nº 2.818, de fecha 01 de julio de 1981.



Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N° 37347 de fecha 17 de diciembre 2001.



Decreto Nº 6.265, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinario, de fecha 31 de julio de 2008.



Ley de Administración del Estado Barinas, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 197-04, de fecha 09 de agosto de 2004, reformada en el año 2010, según consta en Gaceta Oficial Nº 008-10 (extraordinaria), de fecha 06 de agosto de 2010, modificada conforme la Ley de Reforma Parcial de la Ley de la Administración Pública del Estado Barinas, publicada en Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 137-11, de fecha 18 de agosto de 2011.



Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de la República, publicadas en Gaceta Oficial Nº 36.229, de fecha 17 de junio de 1997.



Decreto Nº 447-09, de fecha siete (07) de septiembre de 2009, publicado en la misma fecha en la Gaceta Oficial del estado Barinas Nº 167-09.



Todas las demás leyes nacionales y sus reglamentos, aplicables en el ejercicio de la Administración Pública.



Las leyes del estado Barinas.

ATRIBUCIONES Y DEBERES DE LA OFICINA Las atribuciones generales de la Oficina de Asuntos Legales, son las que están contempladas en el artículo 52 de la Ley de Administración Pública del Estado Barinas, las cuales se especifican a continuación:  LEY DE ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO BARINAS.

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Artículo 52.- Corresponde a la Oficina de Asuntos Legales ejercer las siguientes atribuciones y deberes: a.

Asesorar jurídicamente al Gobernador del Estado Barinas y al Consejo Ejecutivo Estadal, así como a los demás órganos e instituciones vinculadas directamente con el Ejecutivo del Estado.

b.

Asesorar en las discusiones convenios, contratos o cualquier otro tipo de actos o negocios jurídicos en que intervenga el Gobernador del Estado.

c.

Contribuir al desarrollo de las ciencias jurídicas mediante las publicaciones de dictámenes, estudios monográficos y divulgación de las fuentes jurídicas relativas a la administración pública.

d.

Promover el estudio de reformas legales dirigidas a la administración pública estadal.

e.

Elaborar o revisar los aspectos jurídicos de las ponencias o intervenciones que hayan de ser presentadas por el Gobernador del Estado en convenciones, foros, seminarios, o cualquier otro tipo de eventos de carácter regional, nacional o internacional.

f.

Las demás que le señalen las leyes y reglamentos y las que le indique el Gobernador del Estado.

MISIÓN Asesorar las actuaciones del Gobernador del Estado y demás órganos del Ejecutivo Regional, para que se encuentren acordes al ordenamiento jurídico nacional y estadal vigente, con el fin de garantizar que el ejercicio de la función pública sea más eficaz, eficiente, expedita, justa, humanista y socialista para lograr exactitud, puntualidad, claridad y certeza en el cumplimiento de las normas que sustentan el aparato administrativo del Gobierno del Estado Barinas, al momento de brindar asesoría jurídica al ciudadano Gobernador del Estado, a los secretarios ejecutivos, demás oficinas y unidades, así como instituciones y entes de la administración pública descentralizada, emitiendo pronunciamientos jurídicos en las materias que le sean solicitadas.

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VISIÓN La Oficina de Asuntos Legales será una oficina dinámica, eficiente, eficaz, solidaria y con vocación socialista en sus asesorías, trámites, pronunciamientos, en la producción del tejido jurídico-formal, así como también de la incorporación de los principios constitucionales de corresponsabilidad con los ciudadanos organizados y el principio de concurrencia como base fundamental de la legitimidad jurídica, teniendo como horizonte la protección de los bienes e intereses del Estado Barinas, de sus ciudadanos, consejos comunales, comunas, grupos indígenas, trabajando de la mano en los diferentes programas y proyectos socialistas que encuadran el Proyecto Nacional Simón Bolívar, enmarcado en el contexto histórico que vive nuestra patria revolucionaria bolivariana.

FUNCIONES DEL JEFE (A) DE OFICINA Las funciones y deberes del Jefe (a) de la Oficina de Asuntos Legales, consisten en asesorar al Gobernador (a) del estado, sus Secretarios Ejecutivos, demás entes y órganos de la administración pública estadal, dirigir las actividades propias de la Oficina y cualesquiera otras que le indique el Gobernador (a) del estado. Mediante Decreto del Gobernador del estado, Nº 447 de fecha siete (07) de septiembre de 2009, publicado en Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº 167-09 de la misma fecha, en su artículo Primero le son asignadas las siguientes atribuciones: Atribuciones específicas: a. Asesorar directamente al Gobernador del Estado, al Secretario General de Gobierno, a las secretarías Estadales y a los demás órganos e instituciones vinculadas directamente con el Ejecutivo del Estado. b. Asistir y representar al Ejecutivo Estadal cuando sea designado por el Gobernador del Estado, ante organismos públicos o privados donde se requiera asistencia legal. c. Coordinar la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del Estado. d. Rendir cuentas mensualmente al Gobernador de las actividades cumplidas. e. Integrar y cumplir todas las comisiones para las cuales sea designado (a) por el Gobernador del Estado. PAG. 22/40 RESOLUCIÓN Nº SGG-424/14

f. Elaborar dictámenes jurídicos en respuesta a las consultas formuladas por el Gobernador del Estado, las Secretarias Estadales y demás órganos e instituciones vinculadas directamente con el Ejecutivo del Estado. g. Coordinar con el Procurador (a) General del Estado todos los asuntos que así lo requieran. h. Coordinar la redacción y revisión de los documentos, acuerdos y convenios que sean encomendados por el Gobernador. i. Supervisar la gestión de los abogados (as) y las actividades del personal administrativo y obrero adscrito a la Oficina de Asuntos Legales. j. Preparar el presupuesto anual de la Oficina de Asuntos Legales y controlar su ejecución k. Autorizar los viajes y viáticos de los abogados y demás funcionarios adscritos a la Oficina de Asuntos Legales. l. Las demás que le sean encomendadas por el Gobernador del Estado.

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FUNCIONES DEL ADJUNTO (A) Función general: Para el mejor desempeño de sus funciones, el Jefe (a) de Oficina tendrá un Adjunto (a), cuyo cargo será de libre nombramiento y remoción del Gobernador del Estado, a solicitud del Jefe (a) de Oficina y ejercerá las atribuciones y deberes que se especifican a continuación: Funciones específicas: 

Suplir las ausencias temporales del Jefe (a) de Oficina, con las atribuciones y deberes inherentes al cargo.

 Supervisar y revisar las actividades del Coordinador (a).  Representar al Jefe (a) de Oficina en aquellas reuniones o comisiones que correspondan o le sean asignadas.  Contribuir con el buen funcionamiento de la Oficina de Asuntos Legales.  Planificar y coordinar la ampliación y actualización de conocimientos en los empleados profesionales.  Asumir las funciones del Coordinador (a) durante las ausencias temporales de éste.  Diseñar y aplicar sistemas de evaluación sobre el rendimiento en el trabajo al personal de la Oficina.  Dirigir comunicaciones a los demás entes y órganos dependientes de la administración estadal. 

Supervisar el llenado de los Libros de Registro de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales.

 Elaborar y presentar al Jefe (a) de Oficina un informe trimestral de la gestión operativa de la Oficina de Asuntos Legales.  Cualquiera otra actividad que le sea asignada por el Jefe (a) de Oficina.

FUNCIONES DEL COORDINADOR (A) GENERAL

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Función general: Para el mejor desempeño de sus funciones, el Jefe (a) de Oficina tendrá un Coordinador (a) General, quien ejercerá las atribuciones y deberes que se especifican a continuación: Funciones específicas: 

Impartir los lineamientos e instrucciones emanados del Jefe (a) de Oficina, al personal adscrito a la Oficina.



Velar por el cumplimiento de las normas, atribuciones, funciones, trámites y procedimientos de la Oficina.



Coordinar las actividades de las unidades adscritas a la Oficina.



Distribuir todo el trabajo que llegue a la Oficina.



Supervisar y controlar las actividades que realice el personal adscrito a la Oficina.



Rendir cuenta e informar permanentemente al Adjunto, de todas las actividades que se realicen dentro de la Oficina.



Controlar la asistencia del personal.



Representar al Jefe (a) de Oficina o al Adjunto (a), en las reuniones y/o cualquiera otra actividad cuando estos lo designen.



Recibir y tramitar los permisos, vacaciones y reposos médicos del personal.



Elaborar conjuntamente con el Adjunto (a) las actividades mensuales y la memoria anual.



Cualquiera que le sea asignada por el Jefe (a) de Oficina o el Adjunto(a).

UNIDAD JURÍDICA Función general: Para el mejor desempeño de sus actividades, la Oficina de Asuntos Legales cuenta con una Unidad Jurídica cuya función general es asesorar jurídicamente al Gobernador del Estado y demás órganos adscritos al Ejecutivo Estadal y esta a su vez está dividida en secciones, las cuales se especifican a continuación:

Funciones específicas:

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SECCIÓN DE CONTRATOS, ADMINISTRATIVOS:    

CONVENIOS

Y

EXPEDIENTES

Redacción, elaboración, revisión y asesoría sobre contratos, acuerdos, convenios y negocios jurídicos. Análisis y revisión de expedientes administrativos. Atención y asesoría a las comunidades y público en general. Cualquier otra actividad encomendada por el Jefe (a) de Oficina o el Adjunto (a).

SECCIÓN DE DECRETOS, RESOLUCIONES Y GACETAS. 

Redacción de Decretos y Resoluciones.



Edición de Gacetas Oficiales del Estado Barinas, remisión para su publicación.

 

Compilación de Decretos, Resoluciones y Leyes de interés general. Control y llenado de los Libros de Registro de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales.



Cualquier otra actividad encomendada por el Jefe (a) de Oficina o el Adjunto (a).

SECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL.      

Asesorar en materias jurídicas a los órganos que conforman la administración centralizada del Ejecutivo Estadal, así como a los diferentes entes e instituciones de la administración descentralizada funcionalmente. Proponer, analizar y revisar proyectos y reformas de leyes. Redacción de dictámenes y pronunciamientos jurídicos. Contribuir al estudio, desarrollo y divulgación de las fuentes jurídicas relativas a la administración pública. Seleccionar, sistematizar y divulgar las leyes, doctrinas y jurisprudencias que versen sobre materia de interés para el Estado Barinas. Cualquier otra actividad encomendada por el Jefe (a) de Oficina o el Adjunto (a). UNIDAD ADMINISTRATIVA

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Función General: La Unidad Administrativa coordinará, ejecutará y controlará las actividades administrativas, la planificación presupuestaria, el control de bienes y el manejo del archivo. Funciones específicas: SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN: 

Recepción, revisión, información.



Elaboración del Plan Operativo Anual, bajo la técnica de proyectos o acciones centralizadas.



Verificación y registro de actividades y metas programadas.



Elaboración de Informes de Gestión.



Elaboración mensual de un informe consolidado de la gestión de todas las áreas adscritas a la Oficina de Asuntos Legales con las metas cumplidas.



Recopilación de la información de gestión o rendición de cuentas de todas las unidades adscritas con las metas cumplidas.



Elaboración del Proyecto de Presupuesto Anual.

distribución

y

remisión

de

documentos

e

SECCIÓN DE BIENES Y ARCHIVO 

Coordinar y evaluar la adquisición de materiales y suministros bienes y servicios.



Llevar registro de entrada de los bienes según su especificación, estado de conservación, uso y mantenimiento.



Elaboración mensual de la planilla (BM-4) de rendición de bienes en tres (3) juegos.



Elaboración semestral de la planilla (BM-1) donde se refleje los bienes por categorías, áreas de ubicación e identificación.

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

Coordinar el registro y control de los bienes de la Oficina, así como el control de inventario y asignación por unidades y secciones.



Coordinar y evaluar la adquisición de materiales y bienes para la Oficina.

 Dirigir el registro de los expedientes entrantes.  Registro, organización y almacenamiento de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales.  Control y manejo del archivo de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales del Estado.  Reproducción fotostática de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales del Estado. ORGANIGRAMA DEL EJECUTIVO DEL ESTADO BARINAS

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ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE ASUNTOS LEGALES

UNIDAD JURÍDICA

SECCIÓN DE CONTRATOS, CONVENIOS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS I. Elaboración de contratos, convenios y análisis de expedientes administrativos. 1.1. Objetivo y alcance del procedimiento: El objetivo principal es la elaboración de contratos, convenios y análisis de expedientes administrativos. El alcance va desde que la Oficina de Asuntos Legales recibe la solicitud, hasta que es aprobado por el Jefe (a) de la Oficina.

1.2. Normas del procedimiento:

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1. Todas aquellas que contempla el marco legal nacional aplicable. 2. El Jefe (a) de la Oficina verificará que todos los asuntos que lleguen a su despacho estén acompañados de su respectivos documentos y girará instrucciones al Coordinador para que los distribuya entre el personal adscrito a la oficina. 3. El Jefe (a) de la Oficina verificará que las solicitudes presentadas tengan justificación o motivo jurídico. 4. Cuando se trate de expedientes administrativos, el Jefe (a) de la Oficina remitirá al Coordinador para la distribución respectiva. 5. Verificar la debida conformación de los expedientes administrativos. 6. Verificar el cumplimiento de las formalidades correspondientes a los procedimientos administrativos.

1.3. Descripción del procedimiento: Responsable:

Acción:

Gobernador, Secretarías, entes y organismos adscritos al Ejecutivo Estadal.

1. Remiten proyectos y/o solicitud de elaboración de contratos o convenios expedientes a la Oficina de Asuntos Legales, para su revisión análisis y pronunciamiento jurídico.

Despacho del Jefe (a) de la Oficina de Asuntos Legales / Jefe (a) de Oficina.

2. Recibe y revisa, los expedientes y/o contratos o convenios y los remite a través de memorándum a la sección de contratos, convenios y expedientes, para el análisis y pronunciamiento.

Sección de Contratos, Convenios, Expedientes Administrativos / Abogados.

3. Recibe y verifica el contenido de la documentación. 4. Analizan los documentos y elaboran un informe jurídico según sea el caso. 5. Remiten el documento al despacho del Jefe (a) de Oficina para su revisión y aprobación.

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Despacho del Jefe (a) de la Oficina de Asuntos Legales / Jefe (a) de Oficina.

6. Recibe y revisa el documento. 6.1. Si tiene objeciones remite nuevamente a la Sección respectiva para que realicen las correcciones pertinentes. 6.2. Si esta conforme, firma el documento en señal de aprobación y lo remite al órgano solicitante.

SECCIÓN DE DECRETOS, RESOLUCIONES Y GACETAS OFICIALES II. Elaboración, edición, registro y control de decretos, resoluciones y gacetas oficiales. 2.1. Objetivo y alcance del procedimiento: El objetivo es elaborar, motivar y editar los actos administrativos proferidos por el Gobernador (a) del Estado y las gacetas respectivas, así como de las Resoluciones emitidas por la Secretaria General de Gobierno. El alcance va desde que la Oficina de Asuntos Legales recibe la solicitud de elaboración de decreto / resolución, elabora el acto administrativo y la gaceta respectiva hasta que esta es devuelta debidamente firmada, sellada y publicada por la oficina competente, y remitida a la Sección de Bienes y Archivo para su resguardo. 2.2. Normas del procedimiento: 1. Todas aquellas que contempla el marco legal citado. 2. El Gobernador del Estado Barinas, Secretario General de Gobierno y las demás dependencias del Ejecutivo del Estado, solicitarán al Jefe (a) de Oficina que elabore el decreto y/o resolución y su debido trámite para la publicación en la Gaceta Oficial del estado. 3. El Jefe (a) de Oficina debe verificar que la solicitud este acompañada de los soportes que lo avalen y comisiona a la Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales para su elaboración. 4. La Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales procederá a la elaboración del proyecto de decreto y/o resolución, el cual deberá ser revisado por el Jefe (a) de Oficina antes de su remisión para la firma refrendada y posterior firma de la autoridad respectiva.

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5. Los decretos y/o resoluciones deberán estar debidamente fundamentados utilizando la normativa legal vigente que proceda en cada caso. 6. Una vez devuelto con la firma refrendada y de la autoridad respectiva, se procede a la elaboración y edición de la gaceta oficial del estado para ser remitida a su publicación. 7. La Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales asignará un número a cada decreto y resolución y a la gaceta oficial que realice y llevará el control de la numeración en libros separados, denominados: Libros de Registro y Control de Decretos y Libros de Registro y Control de Resoluciones; en virtud de que para los tres (03) casos la numeración comienza el 02 de enero de cada año desde el N° 001 en forma correlativa y cierra esa numeración el 31 de diciembre de ese mismo año. La numeración de las gacetas se registrará en los mismos libros en perfecta relación de correspondencia con los decretos y resoluciones. 8. En el caso de las leyes emanadas del Consejo Legislativo del Estado y de las resoluciones emanadas de la Contraloría General del Estado y/o del Consejo Nacional Electoral, la Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales sólo procederá a la elaboración, asignación de número y a la edición de las Gacetas Oficiales del Estado. 9. En el caso de las gacetas, conforme el numeral anterior, se realizarán dos (02) ejemplares en originales de la Gaceta Oficial: uno para ser archivado en la Oficina de Asuntos Legales y otro se remite al Consejo Legislativo, a la Contraloría General del Estado Barinas y/o al Consejo Regional Electoral, según el caso. 10. En los casos de las Actas Estatutarias y de Asambleas de los entes estadales, se asignará numeración y se editarán tres (3) ejemplares de la Gaceta Oficial y se remiten a publicación; una vez publicadas se envían los ejemplares al ente correspondiente. 11. Serán remitidas a la Dirección del Archivo General del Estado las gacetas con sus respectivas resoluciones y decretos para su preservación definitiva, transcurridos tres (3) años consecutivos bajo resguardo de la Sección de Bienes y Archivo de la Oficina de Asuntos Legales. 12. La publicación de las Gacetas Oficiales del Estado y la ordenación anual de la compilación de los decretos, resoluciones y demás actos administrativos emanados de los distintos órganos estadales, corresponde al Secretario General de Gobierno, según el artículo 27, numeral 5 de la Ley de Reforma

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de la Ley de Administración del Estado Barinas; así como también, el artículo 70 ejusdem, establece que corresponde al Secretario General de Gobierno la certificación de la autenticidad de las copias de los documentos que reposan en la sede del Poder Ejecutivo Estadal. 2.3. Descripción del procedimiento: Responsable: Despacho del Gobernador, Secretaría General de Gobierno y las demás dependencias del Ejecutivo del Estado. Despacho del Jefe (a) de Oficina / Jefe (a) de Oficina.

Acción: 1. Solicita por oficio, acompañado de punto de cuenta y/o información y de los soportes que avalan la solicitud para la elaboración de decreto y/o resoluciones. 2. Recibe y revisa el punto de cuenta y/o información y verifica los documentos que avalan la solicitud. 3. A través de memorando interno solicita a la Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales la elaboración del proyecto del decreto y/o resolución que fue solicitado.

Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales / Abogados.

4. Recibe y verifica memorando interno con punto de cuenta y/o punto de información, así como los soportes y procede a la asignación de número y fecha. 5. Elabora proyecto de decreto y/o resolución, motivado y fundamentado en el marco jurídico vigente. 6. Remite proyecto al Jefe (a) de Oficina para su revisión, modificación y/o observaciones.

Despacho del Jefe (a) de Oficina / Jefe (a) de Oficina. Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales / Abogados.

7. Revisa y hace las observaciones y/o modificaciones que considere pertinentes y remite nuevamente a la sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales. 8. Recibe y realiza las correcciones si fuere el caso, procede a editar el acto administrativo.

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Despacho del Jefe (a) de Oficina / Jefe (a) de Oficina Despacho del Gobernador y/o Secretaría General de Gobierno. Despacho del Jefe (a) de Oficina / Jefe (a) de Oficina.

9. Remite el decreto y/o resolución definitivos al Jefe (a) de Oficina. 10. Recibe el decreto y/o resolución y envía a través de un oficio, para el Despacho del Gobernador y/o Secretaría General de Gobierno para la firma. 11. Recibe el decreto y/o resolución y procede a la promulgación. 12. Una vez firmado y sellado, lo remiten a la Oficina de Asuntos Legales. 13. Recibe y verifica que el Decreto y/o Resolución estén firmados y sellados correctamente y lo remite a la Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales para la asignación de número y edición de la Gaceta Oficial del Estado Barinas. 14. Elabora y edita la gaceta oficial, asigna la numeración y la remite al Jefe (a) de Oficina.

Sección de Decretos, Resoluciones y Gacetas Oficiales / Abogados. Despacho del Jefe (a) de 15. Recibe la gaceta y envía a través de un oficio, a Oficina / Jefe (a) de Oficina. la oficina competente para su publicación. 16. Recibe la gaceta oficial debidamente firmada y sellada por la oficina competente y remite a la Sección de Bienes y Archivo, para su resguardo y archivo por un lapso de tres (03) años.

SECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL III. Asesoría legal al gobernador (a) del estado y a los demás órganos y entes adscritos al Ejecutivo Estadal. 3.1. Objetivo y alcance del procedimiento: El objetivo principal es asesorar en materia legal al Gobernador del Estado y a los órganos y entes adscritos al Ejecutivo Estadal, para que todos sus actos se encuentren ajustados al ordenamiento jurídico nacional y estatal vigente. Su alcance va desde que la Dirección del Despacho del Gobernador (a) del Estado o los representantes de los órganos o entes adscritos le solicitan al Jefe (a) de Oficina su opinión o asesoramiento, hasta que reciban los pronunciamientos y dictámenes jurídicos que han solicitado. 3.2. Normas del procedimiento:

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1. Todas aquellas que contempla el marco legal citado. 2. El Jefe (a) de Oficina verificará que todos los asuntos que lleguen a la oficina estén acompañados de su respectivos documentos y gira instrucciones al Coordinador para que los distribuya entre el personal adscrito a la Oficina, perteneciente a la Sección de Asesoría Legal. 3. El Jefe (a) de Oficina verificará que toda la documentación que ingrese esté previa y debidamente firmada y sellada por la Dependencia que la emite. 4. El Jefe (a) de Oficina hará constar por escrito, la entrega de los documentos que salen de la Oficina. 5. El Jefe (a) de la Oficina llevará un control sobre todas las asesorías y dictámenes que se realicen a los organismos adscritos al Ejecutivo del Estado.

3.3. Descripción del Procedimiento: Responsable: Dirección del Despacho del Gobernador y/o entes y órganos adscritos / Jefe (a) de Oficina. Despacho del Jefe (a) Oficina.

Acción: 1. Remiten documentos a la Oficina de Asuntos Legales para que ésta emita pronunciamientos jurídicos al respecto. 2. Recibe y revisa los documentos que el Gobernador y/o órganos y entes adscritos le remiten para asesoría. 3. Realiza observaciones y/o recomendaciones. 4. Remite los documentos con las observaciones y/o recomendaciones al Adjunto (a) para que elabore punto de cuenta y/o información o informe jurídico.

Despacho del Adjunto (a) de la Oficina

5. Recibe y revisa los documentos y sus soportes. 6. Elabora en original y copia, punto de cuenta y/o información o informe jurídico. 7. Remite punto de cuenta y/o Información o informe en original y copia con sus respectivos

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soportes al Jefe (a) de Oficina. Despacho del Jefe (a) de Oficina / Jefe (a) de Oficina.

8. Revisa el punto de cuenta y/o de información o informe jurídico, lo firma verificando que el mismo cumpla con los requisitos de forma y de fondo y lo remite a la Dirección del Despacho u órganos y entes adscritos solicitantes. 9. Archiva original del Punto de Cuenta y/o Información o informe jurídico y copia de los soportes.

UNIDAD ADMINISTRATIVA SECCIÓN PLANIFICACIÓN IV. Formulación Presupuesto Anual y Plan Operativo 4.1 Objetivo y alcance El objetivo principal es garantizar el control y la administración de los recursos económico – financieros de la Oficina de Asuntos Legales, respetando las leyes, reglamentos y normas vigentes, con el objeto de optimizar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados, basados en los principios de participación, igualdad y transparencia. El alcance va desde que la Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto, solicita la elaboración del plan operativo hasta la realización de los procesos de Formulación, Evaluación y Remisión del Plan Operativo. 4.2 Normas del procedimiento: 1. Todas aquellas que contempla el marco legal vigente. 2. Deberá formular el presupuesto anual, plan operativo, planificar las metas, objetivos de la Oficina, atendiendo a las leyes, reglamento y lineamientos vigentes para tal fin. 3. La Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto establecerá las directrices para la elaboración del Plan Operativo Anual (P.O.A.) y establecerá los formatos para la presentación del Plan Operativo (POA).

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4. Orientar a las unidades de la Oficina en cuanto a las necesidades de insumo para la formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de acuerdo a la planificación de las metas. 5. Elaborará los Informes de Cumplimiento de Metas Trimestrales. Así como el Informe de Gestión Anual, recopilando y verificando toda la información necesaria. 6. Ejecutará en forma eficiente y eficaz todas las solicitudes que sean presentadas al Jefe(a) de la Oficina, en relación al envío y recepción de Oficios, Puntos de Cuentas, Puntos de Información, Decretos, Resoluciones, Gacetas y demás actos administrativos. 7. Verificar que toda solicitud presentada a la unidad esté previamente firmada por la unidad o sección que realiza la solicitud.

5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable:

Acción:

Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto Sección Planificación

1. Remite lineamientos para la elaboración del Plan Operativo y presupuesto anual.

Despacho del Jefe(a) de la Oficina.

2. Coordina con las Unidades de la Oficina en cuanto a las necesidades de insumo, metas y propuestas para la formulación del plan operativo y presupuesto anual. 3. Procesa toda la información y elabora el presupuesto y plan operativo de la oficina. 4. remite a Jefe(a) de la Oficina para su revisión y observaciones. 5. Recibe, verifica realiza las observaciones necesarias al plan operativo anual de la Oficina. 5.1 Si no esta conforme, lo devuelve a la Sección de Planificación para reformular el plan. 5.2 Si esta conforme lo envía a la secretaria para la reproducción, encuadernación y posterior envío a la Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto.

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6. Realiza las correcciones necesarias ó el oficio correspondiente según sea el caso para la remisión a la Secretaria Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto.

Sección Planificación

SECCIÓN BIENES Y ARCHIVO V Control de Inventario de Bienes Muebles 5.1 OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo principal es garantizar el control, asignación y cuidado de los bienes muebles, materiales, suministros o activos reales de la Oficina de Asuntos Legales, de igual manera, el resguardo y control de los Decretos, Resoluciones y Gacetas emitidos por el ciudadano Gobernador del estado y/o por el (la) Secretario(a) General de Gobierno. El alcance va desde la elaboración del inventario (control, resguardo y uso y manejo) hasta la entrega del Inventario correspondiente a la Oficina de Bienes y Servicios de la Secretaria Ejecutiva de Administración, Finanzas y Hacienda.

5.2 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Todas aquellas que contempla el marco legal correspondiente. 2. Verificar que toda solicitud presentada a la unidad este previamente firmada por el (la) Jefe(a) de Oficina, por la unidad o sección que remita el acto administrativo. 3. Deberá hacer constar por escrito la entrega de cualquier bien mueble, de igual manera la asignación del usuario final, que todo bien este debidamente identificado y se le de un buen uso al mismo. 4. Realizará la rendición de los bienes muebles adscritos a la Oficina, en los formatos establecidos en las leyes vigentes. 5. Verificar y registrar la imputación presupuestaria de los compromisos y gastos, con el objeto de controlar la disponibilidad y las partidas.

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5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable: Sección Bienes y Archivo

Sección Bienes y Archivo Despacho del Jefe(a) de la Oficina. Sección Bienes y Archivo

Acción: 1. Elabora la rendición mensual de bienes muebles en tres ejemplares. 1.1 Si en el mes no hubo movimiento de bien se elabora únicamente la planilla BM4. 1.2 Si en el mes hubo movimiento de bien (ingreso o egreso) se elabora las planillas BM2 y BM4. 1.3 Si en el mes hubo faltante se elabora adicionalmente la planilla BM3. 2. Entrega formatos y el oficio de remisión al Jefe (a) de la Oficina para la firma. 2. Recibe, firma las planillas y oficios de remisión enviándolos a la Sección de Bienes y Archivo. 3. Remite a la Oficina de Bienes y Servicios para la revisión y firma. 4. Archiva un ejemplar para el respectivo control interno.

ARTÍCULO SEGUNDO: Queda encargada de la ejecución de este acto administrativo, la Oficina de Asuntos Legales de la Gobernación del Estado Barinas. Dada, firmada y sellada en la SEDE DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO BARINAS, a los veinte (20) días del mes de agosto del año dos mil catorce (2014).

Cúmplase,

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ANTONIO JOSÉ ALBARRÁN MORENO SECRETARIO GENERAL DE GOBIERNO

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