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Copia Controlada Nº: 1

DOCUMENTO DE DESCRIPCIONES DE CARGOS Y PERFILES

Fecha: 18/11/2014 Página 1 de 4

1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE COBRANZAS

CODIGO DEL CARGO:

01

DEPARTAMENTO:

COBRANZAS

UBICACIÓN:

GUAYAQUIL

REPORTA A:

GERENTE ADMINISTRATIVO

SUPERVISA A:

ASISTENTES DE COBRANZAS (9)

RELACIONADO CON:

INTERNO: GERENTE GENERAL, GERENTE DE VENTAS, GERENTE FINANCIERO, GERENTES REGIONALES, VISITADORES, JEFE DE CREDITO, DE CONTABILIDAD, DE FACTURACION, DE BODEGA Y RECURSOS HUMANOS EXTERNO: CLIENTES

2.

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

2.1

RESUMEN DEL CARGO.Responsable por la gestión de cobro de la empresa a nivel nacional, así como implementar los procesos y controles necesarios para cumplir con las metas de cobro de la empresa que prevean problemas de cartera irrecuperable

2.2

ORGANIGRAMA:

Gerente Administrativo

Jefe de Cobrazas

Asistente Cobranzas Oficina Matriz

Elaborado por: Fecha:

Asistente Cobranzas Regionales

Jefe de Area:___________________FECHA________ Gte Area:______________________FECHA________

Copia Controlada Nº: 1

DOCUMENTO DE DESCRIPCIONES DE CARGOS Y PERFILES

Fecha: 18/11/2014 Página 2 de 4

2.3

DESCRIPCIÓN FUNCIONAL

Funciones Principales Elaborar informes e indicadores de cobranzas Revisar planificación de cobros Informar a áreas respectivas de clientes con problemas de pago Control de Facturas anuladas Supervisar la aplicación de los procedimientos y políticas de cobranzas a nivel nacional Entrenar al personal de cobranzas país, para que controlen que se cumplan todos los procedimientos básicos en la gestión/cobro por parte de los visitadores Dictar cursos de cobranzas al nuevo personal de ventas que se incorpora a la empresa. Elaboración de reportes de cartera, para la liquidación de haberes del personal de Ventas.

FREC

Prioridad

semanal diaria semanal Diaria

Alta alta alta alta alta

Diaria

alta

Mensual

alta

quincenal

alta

Cuadrar los cobros recibidos a nivel país Controlar que se realicen los depósitos del efectivo recaudado y los cheques a la vista (regionales). Controlar que se envíen de las regionales a la oficina matriz, los reportes de cobros con los respectivos recibos de cobros, adjuntos los cheques posfechados, comprobantes de retención y papeletas de depósito. Asistir y participar en reuniones convocadas por la empresa

Diaria Diaria

alta alta

Diaria

alta

CSN

alta

Asistir, participar y aprobar los cursos de entrenamiento que la empresa convoca para desarrollo personal

CSN

alta

Mantener reuniones periódicas con el personal a su cargo para delegar y controlar cumplimiento de objetivos del departamento Cumplir los índices de gestión del área y de la empresa

Mensual

Media

Mensual

Alta

Control administrativo del personal a su cargo

Diaria

Media

Otras funciones de soporte al área que le sean designadas por su jefe inmediato (información solicitada por los clientes externos) Mantenerse actualizado en los aspectos legales relacionados con la realización de sus funciones Facilitar la inducción al personal nuevo de su área y entrenar en las funciones propias del puesto

CSN

Baja

CSN

Alta

CSN

Media

Elaboración de certificados comerciales a los clientes externos Elaboración de reporte de efectivo no depositado en gira (costa) Atender y solucionar problemas que se presentan con los clientes externos e internos – visitadores. (Cambio de Facturas, Notas de Crédito, Postergación de Cheques, Devoluciones no Ingresadas, asaltos a visitadores). Custodiar y cuadrar los valores recaudados en efectivo Elaboración memo de cajitas para el cuadre de efectivo Elaboración memo para pago de liquidaciones Gestión de cobranzas clientes especiales o con problemas Elaboración de reportes valores recaudados en giras (costa)

Mensual

Media

quincenal

alta ALTA

Elaborado por: Fecha:

quincenal

Diario

semanal Diario Quincenal Diaria Quincenal

alta Alta alta media diaria

Jefe de Area:___________________FECHA________ Gte Area:______________________FECHA________

Copia Controlada Nº: 1

DOCUMENTO DE DESCRIPCIONES DE CARGOS Y PERFILES

Fecha: 18/11/2014 Página 3 de 4

Funciones Adicionales Revisión de Cuentas por Cobrar – Vía Legal

FREC

Custodia de documentación confidencial de clientes

Diaria

2.4

2.5

2.6

mensua l

Prioridad Alta alta

RESPONSABILIDADES 

DOCUMENTOS Facturas a consignación, Facturas ventas especiales, cheques protestados.



INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Kardex, Estados de cuenta y Listados de Clientes, Reportes de Cartera



EFECTIVO No hay monto específico, depende de los valores recaudados por los visitadores



EQUIPOS Computador (una unidad) asignado a cada mesa de trabajo.

CONDICIONES DE TRABAJO 

Factores ambientales Trabajo de oficina y condiciones climáticas en casos de trabajo de campo o viajes.



Exigencias físicas Condición física saludable. Todas las propias de un buen conductor.



Riesgos del trabajo Accidentes de tránsito, con probabilidad no mayor a la de cualquier conductor.



Enfermedades profesionales Ninguna



Horario De lunes a viernes jornada normal de trabajo Sábados: Muy eventualmente, siempre que la actividad propia del negocio lo requiera. Disponibilidad para viajar.

PERFIL  Formación Académica

Elaborado por: Fecha:

Jefe de Area:___________________FECHA________ Gte Area:______________________FECHA________

Copia Controlada Nº: 1

DOCUMENTO DE DESCRIPCIONES DE CARGOS Y PERFILES

Fecha: 18/11/2014 Página 4 de 4

Profesional en Economía, CPA o Ingeniería Comercial.  Conocimientos Especiales Gestión de cobranzas, Manejo de personal, Manejo paquete Office  Experiencia Previa Deseable tres años en posiciones similares.  Edad Mínimo 30 años  Género De preferencia femenino  Complementario Disponibilidad para trabajar a presión Soltera o casada (indistinto)

Elaborado por: Fecha:

Jefe de Area:___________________FECHA________ Gte Area:______________________FECHA________