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• Sebastian Guzman

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INSTITUTO NACIONAL DE VIAS SUBDIRECCION FINANCIERA MANUAL GUIA PARA CONTRATISTAS - DIRECCIONES TERRITORIALES

GLOSAS MAS COMUNES

Enumeramos las Glosas mas comunes, para que se tomen las medidas necesarias y no incurrir nuevamente en estos errores:

Factura mal elaborada. • • • • • •

En la descripción registran mal el número del contrato, el acta o periodo. El valor de IVA mal liquidado. Los cálculos aritméticos mal realizados. La amortización del anticipo o pago anticipado no se realiza de acuerdo a lo estipulado en el contrato. La facturación no concuerda con lo estipulado contractualmente Fecha de la factura anterior al periodo de ejecución.

Facturas no cumplen con los requisitos de ley.

• • •

No actualizan la resolución de autorización de la numeración (cada dos años según concepto 85922 de noviembre de 1998 DIAN). No incluye el NIT del contratista. No incluyen el NIT de los consorciados o integrantes de la Unión Temporal, ni el porcentaje de participación. No indica la calidad de retenedor del Impuesto sobre las ventas.

Actas mal elaboradas •

• • • •

La ejecución es anterior a la fecha de expedición del registro presupuestal. Fecha del periodo de ejecución mal registrado en el acta. Valor en números o letras en el acta no concuerdan. Falta de firma del Ordenador del Pago en el acta. Mal aplicado los índices de ajustes.

No pago de impuesto de timbre.

•

En el evento de haberlo consignado, remitir al Area de Tesorería la consignación para la elaboración del comprobante de ingreso.

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Falta de documentos estipulados en el contrato para el pago. • •

No anexan copia del oficio de aprobación de pólizas. No anexan copia de la orden de iniciación.

Presentación de facturación después del cierre de vigencia. •

Esto genera tramite de vigencias expiradas.

DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA O PROVEEDOR PARA EL TRAMITE DE LA FACTURACION ANTICIPO •

Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. • Haber entregado copia al carbón de consignación del Impuesto de Timbre al Área de Tesorería (si esta obligado al pago del impuesto, base para 2006 $63.191.000.00). • Si pertenece al Régimen Simplificado anexar copia de la inscripción en el RUT. • Solicitud del contratista, cuando el contrato lo estipule • Certificación bancaria PAGO ANTICIPADO •

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Régimen Común o cuenta de cobro si es del régimen simplificado. • Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. • Haber entregado copia al carbón de consignación del Impuesto de Timbre al Área de Tesorería (si esta obligado al pago del impuesto, base para 2006 $63.191.000.00). • Si pertenece al Régimen Simplificado anexar copia de la inscripción en el RUT. • Certificación bancaria ACTA DE OBRA

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•

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Régimen Común o cuenta de cobro si es del régimen simplificado.

• Original y dos (2) copias del acta de obra. •

Original y dos (2) copias del programa de inversión correspondiente al período ejecutado, si se encuentra estipulado contractualmente. • Una (1) Copia del programa de inversión aprobado si se encuentra estipulado contractualmente, cuando presente la primera acta de obra y cada vez que haya reprogramación. • Cuando es acta final debe presentar copia del acta de recibo definitivo si esta pactado en el contrato. • Cuando existan modificaciones en las cantidades de obra, deben anexar copia de ésta. ACTA DE AJUSTE • •

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Régimen Común o cuenta de cobro si es del régimen simplificado. Original y dos (2) copias del acta de ajuste

ACTA DE COSTO: •

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Régimen Común o cuenta de cobro si es del régimen simplificado. • Original y dos (2) copias del acta de costos. PROVEEDORES Y/O PRESTACION DE SERVICIOS •

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al Régimen Común o cuenta de cobro si es del régimen simplificado. • Si pertenece al Régimen Simplificado anexar copia de la inscripción en el RUT. • Original y dos (2) copias de la certificación de prestación del servicio y/o entrega del bien, y/o documento estipulado contractualmente. • Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el pago. • Copia del comprobante de ingreso al almacén. • Certificación bancaria

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INFORMACION BASICA QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE OBRA • • • • • • • • • •

Número del acta y mes correspondiente al periodo facturado. Nombre del contratista. Objeto del contrato. Número del contrato y año. Fecha de iniciación y terminación, Relacionar y especificar claramente las fechas de suspensión. Contratos adicionales en valor y en plazo. Valor del básico del acta en número y letras. Fecha de actas de suspensión y reanudación si es el caso Las actas deben ser refrendadas por el representante del Constructor y del Interventor en la obra, el supervisor del INVIAS y el ordenador de pago respectivo. Deben identificar claramente su nombre completo y numero de matricula profesional al pie de firma. Así mismo, cuando el supervisor del INVIAS no posea matricula profesional deberá identificarse con el numero de la cedula de ciudadanía y el nombre completo al pie de firma. El ordenador de pago se identificara en esa calidad, indicando el nombre y cargo. Igualmente todas las actas relacionadas con Estudios, Diseños, Consultoría y Prestación de servicios, deben contener los mismos requisitos.(Parágrafo, Articulo segundo resolución No. 306 de Febrero 1 de 2001)

REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA (ART. 617 E.T.) Se debe recibir el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos así: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT de quien presta el servicio. c. Siempre deberá estar expedida a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS, NIT. 800.215.807-2 d. Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. e. Fecha de su expedición. f. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. • Concepto del acta de obra o costo • Numero y periodo del acta que se esta facturando

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• •

Valor básico del acta. Valor de la amortización del anticipo o pago anticipado ( % pactado contractual mente). • Liquidación del IVA. • Valor neto en numero y letras. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la Factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a, b, d y n deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. j. Los consorcios y uniones temporales deben presentar en la factura la información de los consorciados, Nombre, Numero de Cedula y porcentaje de participación que tiene cada uno de ellos en el consorcio o unión temporal (Decreto 3050/97) Documentos equivalentes a la factura • • • • • •

Los tiquetes de maquinas registradoras Los tiquetes de transporte de pasajeros Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías. Factura Electrónica.

Nota: Recuerde que la vigencia de la Resolución mediante la cual se autorizo la numeración y facturación se debe renovar cada dos años. Es de anotar que el requisito del literal c, es indispensable para la devolución del Impuesto a las Ventas, ( Cajas Menores y Avances) deben exigir la factura a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

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RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA LA FACTURACION •

En la factura debe incluir la fecha de ejecución del acta que va a cobrar. • La factura se presenta con el valor neto, tanto en letras como en números • En la factura se debe incluir el numero del contrato y la vigencia del mismo.

DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIR LAS UNIDADES EJECUTORAS AL AREA DE CUENTAS POR PAGAR PARA EL TRAMITE DE LA FACTURACIÓN • • •

Copia contrato principal Copia contratos adicionales y / o otro si (en plazo y valor) Copia oficio aprobación de pólizas del contrato principal y de los adicionales en valor y plazo. • Copia del comprobante de ingreso por concepto de pago del impuesto de timbre (contrato principal y adicionales en valor). • Actas de suspensión y reanudación del contrato. • Copia del a Resolución de multas y sanciones relacionadas con el contrato. • Copia del contrato de cesión a cxp y presupuesto EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA VALOR ACTA LEGALIZACIÓN ANTICIPO U 5% AIU 30%

$ 179.892.310.00 89.946.155.00

LIQUIDACION VALOR LEGALIZACIÓN ANTICIPO BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 1% BASE RETENCIN LEY 104 RETENCION LEY 104 5% BASE IVA (AIU) IVA U:5% AIU% 30 IVA 16% RETE IVA

179.892.310.00 89.946.155.00 179.892.310.00 .798.923.00 89.946..155.00 4.497.307.75 179.892.310.00 1.107.030.00 830.273.00 =========== $83.926.681.25

NETO A PAGAR

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=============

EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA VALOR ACTA LEGALIZACIÓN PAGO ANTICIPADO U 5% AIU 30%

$ 179.892.310.00 89.946.155.00

LIQUIDACION VALOR LEGALIZACIÓN PAGO ANTICIPADO BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 1% BASE RETENCIN LEY 104 RETENCION LEY 104 5% BASE IVA (AIU) IVA U:5% AIU% 30 IVA 16% RETE IVA

179.892.310.00 89.946.155.00 89.946.155.00 8 99.462.00 89.946..155.00 4.497.307.75 89.946.155.00 553.515.00 415.136.00 ============ $84.687.764.25 =============

NETO A PAGAR

CONTRATO DE ADMINISTRACION DE MANTENIMIENTO VIAL INTEGRANTES: HOL LTDA 50% - LEONARDO RUEDA 50% VALOR ACTA VALOR IVA

$

TOTAL

19.351.900.00 3.096.304.00 ========== 22.448.204.00

LIQUIDACION VALOR BASE RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE DE 2% BASE RETENCION FUENTE RETENCION FUENTE 6% BASE IVA IVA RETE IVA

$ 19.351.900.00 9.675.950.00 193.519.00 9.675.950.00 580.557.00 19.351.900.00 3.096.304.00 1.548.152.00 ============

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NETO A PAGAR

$ 20.125.976.00

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INCONSISTENCIAS EN CONTRATOS 1. Inconsistencias en el valor del contrato a. Diferencias entre el valor en letras y en número. b. En el valor acumulado del contrato. c. En liquidación de precios y cantidades de obras. d. En la sumatoria de básico, ajustes e IVA. e. Superan el 50% del Principal. f. No discriminan valores de básico e Iva 2.- Inconsistencias en la liquidación del IVA a. Liquidación de IVA al régimen simplificado. b. No se incluye % de AIU en Obra ó en vigilancia y Aseo. c. Operaciones aritméticas incorrectas) 3.- Saldo Presupuestal Insuficiente a. Suscripción de Contratos por valores superiores al C.D.P. b. No se considera el valor del 4X1000. c. En los C.D.P. Globales no se tienen en cuenta los saldos reales disponibles del CDP. d. Saldo de Apropiación Insuficiente. e. No se indican los Proyectos a afectar) 4.- Contratos Adicionales que tramitan solicitud de Registro Presupuestal en fechas posteriores al vencimiento de plazo vigente de ejecución. 5.- Inconsistencias frente al Rubro Presupuestal A.-Entre el Objeto de Gasto del C.D.P. Y el Objeto del Contrato. B.- Tramo del Contrato No se ajusta al Proyecto. 6.-Otros : • Nit del contratista, • Incluyen timbre en contratos por valores inferiores a $63.191.000, • Contratos sin fechar, • falta de documentos en tramite de Contratos Adicionales, • Pactan pagos anticipados sin motivación, • Citan CDP que no corresponde.

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LIQUIDACION DE IVA EN CONTRATOS TIPO 1. CONTRATO DE OBRA PUBLICA Ejemplo: Valor Básico: $ 19.580.236.56 PORCENTAJE A.I.U.: 30% UTILIDAD: 5%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %U * %TARIFA (16%): $19.580.236.56/ 1.30= $15.061.720.43 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $15.061.720.43 * 5%= $753.086.02 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $753.086.02 * 16%= $120.493.76 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $120.494.00 EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SERÁ: VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 120.494.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.700.730.56

2.- CONTRATO DE OBRA PUBLICA CON MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS Ejemplo: Valor Básico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE EXCEDENTES COOPERATIVOS 2.5%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.E.C .* %E.C. * % TARIFA (16%): $19.580.236.56 / 1.025= $ 19.102.669.81 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $19.102.669.81 * 2.5%= $ 477.566.75 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $ 477.566.75 * 16%= $ 76.410.68 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $ 76.411.00.

EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SERÁ: VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 76.411.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.656.647.56

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3.-

CONTRATOS DE VIGILANCIA Y ASEO

Ejemplo: Valor Básico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE DE AIU : 12%. VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %AIU * % TARIFA IVA (10%): $19.580.236.56 / 1.12 = $ 17.482.354.07 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO) $17.482.354.07 * 12% = $ 2.097.882.42 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA) $ 2.097.882.42 * 10%= $ 209.788.25 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO). VALOR IVA = $ 146.852.00 EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SERÁ: VALOR BASICO: $ 19.580.236.56 + VALOR IVA . 209.788.00 ---------------------VALOR TOTAL $ 19.790.024.56

CERTIFICACIONES BANCARIAS La certificación debe contener: 9 Nombre de la entidad financiera, sucursal, ciudad. 9 Tipo de cuenta (Ahorros o Corriente) 9 Número de la cuenta bancaria 9 Nombre completo de la cuenta, en la cual el Area de Tesorería del INVIAS abonará los pagos en desarrollo de la ejecución de los contratos, incluidos los pagos anticipados. ésta debe ser a nombre del beneficiario del contrato con su respectivo Nit (incluido el digito de verificación) o cedula de ciudadanía. Para el Anticipo 9 El contratista suministrará la certificación expedida por la entidad financiera en la cual deberá constar la apertura de la cuenta corriente conjunta entre el contratista y el interventor o supervisor, según el caso, con indicación que se trata de la cuenta corriente

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para el manejo del anticipo, el objeto a contratar y el nombre e identificación de los titulares de la cuenta que van a manejar los fondos. 9 Debe informar claramente que es para el manejo del Anticipo del contrato xxxxx. NOTA: • No se deben aperturar cuentas bancarias a nombre de terceros. • Siempre que inicie un nuevo contrato con anticipo, se debe aperturar una nueva cuenta para el manejo de éste. • Para las actas, si puede manejar los recursos en la misma cuenta de actas del contrato anterior. • Siempre se deben enviar las certificaciones bancarias al Area de Tesorería o vía fax a los números 428 19 76 o 383 10 00 Ext. 1323, inclusive cuando se presente la primer acta de un nuevo contrato y la cuenta bancaria sea la misma del contrato anterior.

CESIONES ORDENES DE PAGO El tramite está reglamentado únicamente para cuentas de contratistas (Ordenes de Pago), de acuerdo con el numeral 8 del artículo duodécimo de la Resolución 03895 octubre 3 de 2003. El INVIAS mediante Resolución 06085 del 30 de septiembre de 1997, establece un único procedimiento para tramitar cesiones de derecho “...De la solicitud de cesión de derechos provenientes de actas de obra, actas de ajuste y actas de costos....”. Este tramite se hace ante la Oficina Jurídica del Instituto. Dentro de este procedimiento el Area de Tesorería expide la Certificación de Libre Embargo, con el fin de tramitar la cesión de las respectivas ordenes de pago.

CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS) A través de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago. Lo único que se necesita es el NIT y Numero de Radicación del INVIAS. Según los pasos que ilustramos a continuación:

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CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS) A través de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago. Lo único que se necesita es el NIT y Numero de Radicación del INVIAS. Según los pasos que ilustramos a continuación:

Al ingresar a la pagina debe elegir la opcion

Estado de cuentas

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2. Digitar el NIT sin numero de verificación, digitar el numero de radicación de la factura, ir a la casilla BUSCAR , dar ENTER.

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3. Alli observaran el estado en que se encuentra la Orden de Pago (cuentas por Pagar, Presupuesto, Tesoreria, Fecha de pago o si tiene glosa devolutiva o informativa, y que Area realizo la glosa.) Luego dar clic en la barra Ver la liquidación de la orden de

pago,

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4. En esta pantalla se puede observar la liquidación de la orden de pago y sus respectivos descuentos, así como el valor Neto Consignado. Igualmente se puede imprimir y le servirá como soporte del Pago recibido.

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Para el conocimiento y todos los fines pertinentes, anexamos la siguiente tabla de impuesto correspondiente a la presente vigencia

NORMAS TRIBUTARIAS CONCEPTO DE PAGO

BASE

Salarios y demás pagos laborales (Decreto 4713 del 26 de dic/2005 o

Prestación de servicios Personas Jurídicas

o

Prestación de servicios Personas Natural Si

1.895.001

TARIFA Según Tabla

E.T. 383

78.000

4.0%

392

declarantes, si los pagos de un mismo agente 78.000

6.0%

392

1.0%

392

los pagos de un mismo agente retenedor excede $66.888.000,oo Prestación de servicios Personas naturales no retenedor no exceden $66.888.000,oo Empresas servicios temporales Jurídica

78.000

CONCEPTO DE PAGO

BASE

Transporte Nacional carga terrestre, aéreo,

TARIFA

E.T.

78.000

1.0%

392

Transporte Nacional de pasajeros terrestre

545.000

3.5%

392

Transporte Nacional de pasajeros aéreo

78.000

1.0%

393

78.000

1.0%

marítimo

Transporte Nacional de pasajeros aéreo y marítimo o

10.0%

Honorarios Nacionales y Comisiones, personas Naturales sin exceder ingresos a

o

393

$66.888.000,oo Honorarios Nacionales y Comisiones, personas Naturales, jurídicas y asimiladas que que exceden ingresos a $66.888.000,oo.

Profesores Extranjeros sin residencia en el

392

100% del pago o abono en cuenta

11.0%

100% del pago o 7.0%

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409

país

abono en cuenta

Arrendamiento Bienes Raíces

545.000

3.5%

392

Arrendamiento Bienes Muebles

abono en cuenta 4.0%

392

Compras y otros ingresos tributarios

545.000

3.5%

401

Compras de Vehículos

545.000

1.0%

401

Compra de gasolina y sus derivados

100% del pago o

combustibles y lubricantes

abono en cuenta

0.1%

401

100% del pago o

o

Contratos de Consultoria y Administración Delegada, para Declarante con pagos que

6.0%

exceden $66.888.000,oo. o

Contratos de Consultoria y Administración Delegada, para No Declarante con pagos que no exceden $66.888.000,oo.

o

100% del pago o 10.0% 392

abono en cuenta

Contratos de Consultoria y Administración

2.0 %

Delegada con personas Jurídicas y factor multiplicador. Compra de insumos agropecuarios sin

1.848.000

procesamiento industrial

Pagos al exterior Renta y Remesas (Cónsul. y 100% del pago o servicios técnicos)

abono en cuenta

CONCEPTO DE PAGO

BASE

Contratos construcción inmuebles

545.000

Servicios restaurante, hotel y hospedaje

78.000 100% del pago o

Rendimientos Financieros (intereses)

abono en cuenta

1.5%

10.0%

TARIFA 1.0%

401 408

E.T. 412

3.5% 7.0%

395

Retención IVA por servicios (4)

78.000

50.0%

437

Retención IVA por compras (4)

547.000

50.0%

437

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Impuesto de timbre (3)

63.191.000

0.75%

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Otros Datos Importantes Activos depreciables en el mismo año

1.001.000

Sanción mínima tributaria - DIAN

201.000

Tarifa general del impuesto sobre las ventas IVA

16.00%

Contribución sobre transacciones financieras

4 x mil

I.P.C del año 2005

4.85%

Cifras Laborales Salario mínimo (Decreto 4686 21 dic/2005

408.000,oo

Subsidio de Transporte (Decreto 4726 del 26 de dic/05 derecho hasta 2 veces el

47.700,oo

SMLV)

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