FECHA: PEI-SST-035 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONTRATISTAS VERSION 1 JULIO DE 2016 1. OBJETIVO: Establece la m
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FECHA: PEI-SST-035
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONTRATISTAS
VERSION 1 JULIO DE 2016
1. OBJETIVO:
Establece la metodología para el registro y seguimiento de contratistas, que contemple los aspectos legales, administrativos y exigencias básicas de XXXXXXX asociadas a los temas de seguridad y salud en el trabajo.
2. ALCANCE
Esta dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurídicas contratadas para prestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de XXXXXXXX
3. INDICADORES: Ver matriz de medición y seguimiento 3.1 INDICADORES ESTRÁTEGICOS NOMBRE DEL INDICADOR
FORMULA
FRECUENCIA
Cumplimiento de Promedio de calificación requisitos de Seguridad y evaluación de proveedores Salud en el Trabajo
Semestral
FUENTE
Evaluación de Proveedores y Contratistas
META
100%
INDICADORES RELACIONADOS
Pago Seguridad Social Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Cronograma de Seguridad y Salud en el Trabajo Acta COPA-SST Reglamento de Higiene Seguimiento a planes de mejoramiento
4. DEFINICIONES Contratista Permanente: Es aquel que realizan una actividad programado y de manera continua Contratista Ocasional: Es aquel que realiza una actividad puntual o urgente y de poca duración Contratistas Administrativos: Es aquel contratista permanente que se encuentra ubicado dentro de las instalaciones de la empresa o que realiza actividades de forma continua (semanalmente).
ENTRADAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Matriz de gestión de contratistas Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Acta de conformación de COPA-SST Cronograma de actividades en SST Registros de Inducción y Capacitación sobre los riesgos Prioritarios Planilla unificada de pagos a la Seguridad Social Requerimiento de cliente interno Programación de actividades de mantenimiento y/o sostenimiento
LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA: 1. Resolución 1016 de 1989 2. OHSAS 18001. 3. Resolución 2013 de 1996 4. Resolución 614 de 1984 5. Resolución 1401 de 2007 6. Decreto 806 de 1998 7. Resolución 3673 de 2008
ÁREAS DE APLICACIÓN: - Dirección de Logística
5. DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUCCIÓN O PROCEDIMIENTO
CICLO PHVA
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ESPECIFICACIONES DE TIEMPO
REGISTRO
DOCUMENTOS REFERENCIA
INICIO 5.1
La dirección de logística solicita la realización de un trabajo permanente u ocasional a través de un contratista
Director de Logística y/o analista de logística.
Cada que se presente un requerimiento. Según planeación de servicios y requerimientos de las áreas
Solicitud o requerimiento a través de programación de mantenimiento y sostenimiento
Según solicitud o programación
Matriz de contratistas
La dirección de logística solicita el ingreso Director de Logística y/o del nuevo contratista a Seguridad y Salud analista de logística. en el Trabajo por medio del formato matriz de gestión después de verificar si se encuentra registrado en compras y sigue con el procedimiento
Cada que se presente un requerimiento. Según planeación de servicios y requerimientos de las áreas
Formato matriz de gestión
La dirección de logística envía al contratista Director de Logística y/o carta con requerimientos de SST analista de logística.
Cada que se presente un contratista que no esté registrado en el Matriz de Gestión de contratistas
Contratación de una actividad
Manual del contratista
Verifica que el contratista esta aprobado en el inventario de contratistas ¿Es un contratista Permanente?
NO
SI
A
5.2 Verificar en la matriz de gestión de contratistas si está registrado o no
NO
¿Se encuentra en la matriz de gestión?
Director de Logística y/o analista de logística.
Ingresar a la matriz de gestión de contratistas
5.4 Enviar carta con solicitud de requerimientos en SST
GESTIÓN DEL RIESGO
de
SI
5.3
5.5 Recepción de requisitos
gestión
El contratista deberá enviar documentos y Contratista soportes para la verificación de requisitos a logística de cada ciudad
Carta solicitud requerimientos
de
Resolución 1016 de 1989 OHSAS 18001. Resolución 2013 de 1996 Resolución 614 de 1984 Resolución 1401 de 2007 Decreto 806 de 1998 Resolución 3673 de 2008
Cada que se ingrese un nuevo contratista y previo al inicio de las labores
P2073-DCAL
CICLO PHVA
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
5.6 El director y/o analista de logística con el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo realiza revisión y verificación del cumplimiento de los requerimientos
Verificar los requerimientos
RESPONSABLE
Director de Logística y/o analista de logística En las oficinas y regionales con el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo
ESPECIFICACIONES DE TIEMPO
REGISTRO
Cada que se ingrese un nuevo contratista y previo al inicio de las Hoja de verificación de labores requerimientos de Contratistas F2476- DCAL
DOCUMENTOS REFERENCIA
Resolución 1016 de 1989 OHSAS 18001. Resolución 2013 de 1996 Resolución 614 de 1984 Resolución 1401 de 2007 Decreto 806 de 1998 Resolución 3673 de 2008
NO
¿Cumple con los requerimientos?
SI 5.7
La dirección de logística lo autoriza como contratista permanente y envía copia de la Hoja de verificación de requerimientos de contratistas en donde se acepta a Seguridad Director de Logística y Salud en el Trabajo El director y/o analista de logística realiza revisión y verificación del cumplimiento de los requerimientos anualmente.
Se autoriza como contratista permanente
5.8
Inicia la labor
15 días hábiles después Hoja de verificación de de presentada la requerimientos de documentación por Contratistas F2476- DCAL parte del contratista
El contratista inicia la labor contratada
5.9
La secretaria del área en la cual se va a realizar la labor con el apoyo de Seguridad y Director de Logística y/o Salud en el Trabajo en caso de tareas de analista de logística alto riesgo, verifica el cumplimiento de los Seguridad y Salud en el requerimientos antes y durante la labor Trabajo en oficina central contratada. Para contratistas administrativos Área de prevención en cuya labor sea diaria o semanal, el director regionales y oficinas de logística realizará una revisión mensual Secretaria del área en la utilizando la guía para verificación de cual se ejecuta la labor. contratistas en campo.
Seguimiento para verificar cumplimiento de los requerimientos
Resolución 1016 de 1989 Anualmente de la OHSAS 18001. aceptación como Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996 contratistas. Antes y contratistas en campo. Resolución 614 de 1984 durante la ejecución de F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007 la labor contratada. Decreto 806 de 1998 Resolución 3673 de 2008
¿Cumple con los requerimientos?
SI
NO
5.1
No se contrata y/o se retira de la base de datos Se realiza una inspección del sitio de trabajo basado en los peligros y riesgos FIN
CICLO PHVA
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
Solicitud de la realización de un A trabajo por contratista ocasional Verificar los requerimientos
SI
SI
El director y/o analista de logística con el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo en oficina central o el área de prevención en regionales y oficinas realiza revisión y verificación del cumplimiento de los requerimientos.
Director de Logística y/o analista de logística Seguridad y Salud en el Trabajo en oficina central Área de prevención de riesgos en oficinas y regionales.
La dirección de logística lo autoriza como contratista. y se realiza la revisión y verificación del cumplimiento de los requerimientos en campo
Director de Logística y/o analista de logística, secretarias del área, responsable de SST en oficina central, área de prevención en regionales y oficinas
ESPECIFICACIONES DE TIEMPO
REGISTRO
Cada que se ingrese un nuevo contratista y Hoja de verificación de previo al inicio de las requerimientos de labores Contratistas F2476- DCAL
DOCUMENTOS REFERENCIA
Decreto 806 de 1998 Resolución 3673 de 2008
NO
¿Cumple con los requerimientos ? SI
RESPONSABLE
NO
Autorizar la labor
Inicia la labor
Antes de prestar cada servicio y en campo antes y durante la ejecución de la labor
Hoja de verificación de requerimientos de Contratistas F2476-DCAL Guía G29 para la verificación de contratistas en campo F2477-DCAL
Director de Logística y/o La secretaria del área en la cual se va a analista de logística realizar la labor con el apoyo de Seguridad y Seguridad y Salud en el Salud en el Trabajo o el área de prevención Trabajo en oficina central en caso de tareas de alto riesgo, verifica el Prevención de riesgos en cumplimiento de los requerimientos antes y oficinas o regionales durante la labor contratada. Secretaria del área en la cual se ejecuta la labor.
Antes y durante la ejecución de la labor contratada.
Resolución 1016 de 1989 OHSAS 18001. Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996 contratistas en campo. Resolución 614 de 1984 F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007 Decreto 806 de 1998 Resolución 3673 de 2008
Director de Logística y/o analista de logística La secretaria del área en la cual se va a Seguridad y Salud en el realizar la labor con el apoyo de Seguridad y Trabajo en oficina central Salud en el Trabajo o área de prevención en Prevención de riesgos en caso de tareas de alto riesgo, suspende la oficinas y regionales labor antes o durante la ejecución Secretaria del área en la cual se ejecuta la labor.
Antes y durante la ejecución de la labor contratada.
El contratista inicia la labor contratada
Seguimiento para verificar cumplimiento de los requerimientos
¿Cumple con los requerimientos?
SI
NO
No se contrata y/o se suspende la labor
Manual del contratistas
FIN
GESTIÓN DEL RIESGO
P2073-DCAL