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• Hector Elías Valero Fernández

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LOS DOCUMENTOS COMERCIALES Las empresas comerciales realizan diariamente operaciones básicas para lograr los objetivos propuestos. Las actividades mas frecuentes son: • Comprar: adquirir bienes y/o servicios. • Vender: colocar los bienes y/o servicios en el mercado. • Cobrar: recibir dinero u otros valores. • Pagar: abonar. La empresa debe emitir o exigir constancia escrita de todas las operaciones que realiza para dejar registradas dichas transacciones. Esas constancias son los documentos comerciales.

Los documentos comerciales son comprobantes escritos que respaldan las operaciones comerciales de la empresa. La importancia de los documentos radica en la función que cumplen: Función a cualquier

Legal: Medio de prueba frente Problema.

Contable: Es fuente y respaldo de los registros contables.

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De control: Permite comprobar con exactitud las operaciones efectuadas e identificar las partes que intervienen. DOCUMENTOS COMERCIALES MÁS UTILIZADOS 1. ORDEN DE COMPRA 2. REMITO 3. FACTURA “A”, “B”, “C”, OTROS: Factura “A” con leyenda, Factura “M”. 4. NOTA DE DÉBITO 5- NOTA DE CRÉDITO 6- RECIBO 7- OTROS

C O M P R COMPRAS O Orden De B Compra A (Dup) N Remito T (Orig) E Factura S (Orig)

CHEQUE, PAGARE,

ECT.

OPERACIONES COMERCIALES

VENTAS

COBROS

PAGOS

Orden De Compra (Orig) Remito (Dup) Factura (Dup)

Recibo (Dup) Pagare Cheque

Recibo (Orig) Pagare Cheque

DEPOSIT OS Boleta De Depósito

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1. ORDEN DE COMPRA / NOTA DE PEDIDO Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido. En la Orden de Compra intervienen el comprador y el vendedor. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Requisitos: 

Lugar y fecha de emisión.



Nombre y número de orden del comprobante.



Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.



Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.



Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.



Detalle de las mercaderías solicitadas.



Condición de pago y entrega.



Firma del comprador o encargado de compras.



Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.



Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X". Modelo X de Compra 1. ORDEN DE Orden COMPRA Nº 0000-

No valido como factura

……….…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../………… SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..………………………. CONDICIONES DE VENTA:…………………………………..………………………………….……

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CANTIDAD

DETALLE

PREC.UNIT

IMPORTE

Despachar por …………………………………………………………………………………………….. Domicilio de entrega:……………………………………………………………………………………... Entregar hasta……………………….…………………………………………………………………….. OBSERVACIONES………………………………………………………

2. REMITO

Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entrega o realización respectiva. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el vendedor. El remito se extiende por triplicado: 

el original firmado por vendedor se entrega adquirente o comprador;

el al



el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura;

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

el triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega.

3. FACTURA Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y representa la constancia de una compra realizada a plazo o al contado. El duplicado queda para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al contado. Requisitos de la Factura: 

Numeración progresiva, consecutiva



Nombre y apellido o Razón Social



Domicilio Comercial



Número de CUIT

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

Deberán estar identificadas por las letras A, B, C, ubicadas en el centro del espacio superior según corresponda en su relación al IVA



Nombre y CUIT de imprenta

Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C. Esto depende de las categorías que tengan quienes intervengan en dicha operación.

MODELO FACTURA “A”:

MODELO FACTURA B: MODELO FACTURA C:

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4- Nota de débito: Es el comprobante que envía el proveedor o vendedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en él se especifica. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:  Por cobro de fletes;  Recargo de intereses  Cobro de sellados u comisiones sobre documentos  Por error de facturación en menos El original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado. El duplicado es para el vendedor y significa que le deben más. Requisitos: 

Lugar y fecha en que se extiende

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    

Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite Detalle del cargo Importe Número de individualización Letra correspondiente (A, B o C según la factura que le dio origen)

5- Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante o vendedor envía a su cliente, con el objeto de comunicar la disminución en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Motivos por los que suele confeccionarse:  Por error de facturación en más.  Por devolución de mercaderías.  Por descuentos o bonificaciones realizadas. El original es para el comprador y representa que su deuda ha disminuido. El duplicado es para el vendedor y representa que le deben menos. Requisitos:  

Lugar y fecha en que se extiende Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida

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   

Detalle del motivo que origina el descargo o crédito Importe que se acredita Número de individualización Letra identificatoria (A, B o C, según corresponda)

6. RECIBO Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo. Los recibos deben contener la información necesaria para que tengan validez, éstos deberán disponer de un número que identifica al recibo (de las misma manera que los pedidos, abonos y facturas), del nombre de la persona física o jurídica que paga, y del importe del mismo expresado en letras y número; del concepto por el que se paga dicho importe, del lugar y la fecha en la que se expide el recibo, del nombre y de la firma de la persona que recibe el dinero. El original es para el pagador y significa que pagó; el duplicado es para el cobrador y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado.

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