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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO CALABOZO-GUÁRICO

DOCUMENTOS COMERCIALES

PROFESOR:

INTEGRANTES: ERIK FERNÁNDEZ FERNANDO CHAPARRO CESAR DE LA CUEVA DARWIN VERDU JEANPIER NAVARRO

ENBERTH PÉREZ

OCTUBRE, 2014 INTRODUCCIÓN Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser asentadas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos

registros sean explicables deben soportarse con los documentos adecuados para cada una de ellas. Los documentos comerciales surgen como respuesta a la necesidad que tiene el ser humano de proteger sus actividades económicas con documentos fidedignos que comprueben la autenticidad de los hechos y especialmente dejen memoria de ellos Es por esta razón, que el presente trabajo tiene como finalidad principal presentar los diferentes documentos comerciales que existen en una empresa además de las diferentes cuentas entre ellas las nominales y reales, actividad importante para el trabajo de un contador público.

DOCUMENTOS COMERCIALES Definición

Son comprobantes de transacciones comerciales que emiten los empresarios, para probar las operaciones mercantiles que han realizado registrando las mismas en los libros de contabilidad y consultando cualquier información contenida en ellas. Características Los

Documentos

Comerciales,

en

general,

presentan

las

siguientes

características:  

Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente. Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida



entre el comprador y el vendedor, en caso de controversias. Permiten individualizar la operación que respaldan (Compras, Ventas, Pagos,



Cobros, etc.) Dan nacimiento al Proceso Contable. TIPOS

Documentos directamente relacionados con la venta de mercaderías  La Orden de Compra: Este documento es enviado por el comprador al vendedor para hacerle un pedido de determinadas mercaderías. En él se detalla cantidad y descripción de los efectos solicitados.  Nota de Venta: Es un documento comercial, que emitido por el vendedor, en base a un pedido formulado por el comprador, contiene el detalle de las mercaderías vendidas como así también el precio, las condiciones y la forma de entrega.  Remito: Es el documento que envía el vendedor al comprador, acompañando a las mercaderías enviadas, conteniendo el detalle de lo remitido y sirviendo: 

Al destinatario, para controlar las mercaderías recibidas y confrontar con la factura, y,



Al remitente, para tener constancia de que el comprador recibió el envío y confeccionar la factura.

 Factura: Es el documento comercial que, emitido por el vendedor, locador o prestador, contiene el detalle de las mercaderías vendidas o los servicios prestados al locatario o prestatario, sirviendo: a) Al comprador para tener un comprobante de las mercaderías adquiridas y determinar el precio de costo.

b) Al vendedor para registrar la venta y lo que debe cobrarle al comprador. Documentos indirectamente relacionados con la venta de mercaderías  Nota de Débito: Es un documento comercial que emitido por el vendedor contiene cargos o débitos efectuados al comprador, en su cuenta corriente, originado con posterioridad a la emisión de la Factura. Tiene el mismo sentido que la Factura, en cuanto aumenta el saldo adeudado por el cliente, y se emite por distintos conceptos, tales como: a) Fletes abonados por el vendedor por cuenta del comprador. b) Importes cobrados de menos en una factura por error u omisión. c) Intereses por pago diferido o mora en el pago.  Nota de crédito: Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente. Tiene sentido contrario a la Factura, en cuanto disminuye el saldo adeudado por el cliente, y se emite ante las siguientes situaciones: a) Devoluciones efectuadas por el comprador. b) Importes cobrados de más en una factura por error.  Recibo: Es un documento comercial que, emitido por el cobrador, contiene el detalle de la cobranza efectuada y la forma de pago, permitiéndole al pagador poseer un comprobante del pago efectuado y al cobrador tener un registro de la cobranza.  Resumen de Cuenta: Es un documento comercial que, emitido por el vendedor, contiene el detalle del movimiento de la cuenta del deudor durante un periodo determinado, lo que le permite al deudor confrontar en su contabilidad lo que le debe al acreedor; y al acreedor para informar al deudor el saldo adeudado, verificando su exactitud.  Documentos Financieros  Nota de Crédito Bancaria: Es un documento bancario que, confeccionado por el depositante y sellado y firmado por el cajero del Banco, contiene un detalle de los

valores depositados, sirviéndole al depositante para tener una constancia del depósito efectuado, y al Banco para acreditarla en la cuenta respectiva.  Cheque: Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual, el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden.  Pagaré: Es una promesa escrita, pura y simple, por la cual el deudor se obliga a pagar a otra, o a su orden, una suma determinada de dinero en un plazo establecido en el mismo documento y en un lugar determinado, pudiendo el beneficiario transferirlo por medio del endoso. El endoso del documento significa que, consignando su firma al dorso del documento, el beneficiario transfiere la propiedad del mismo y en consecuencia el derecho de cobrarlo al vencimiento. CLASIFICACIÓN DE LA CUENTAS REALES Y NOMINALES Según Kohler, E. (1970) una cuenta es el “registro formal de un tipo particular de transacción, expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un libro mayor” (p.155). Es decir, la cuenta la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función o naturaleza en: Cuentas Reales O De Balance Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado donde se muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático, representando Bienes, Derechos u obligaciones de la

empresa, determinando su patrimonio (ej.: Maquinaria, Caja, Cuentas por cobrar, Mercancías, efectos a pagar, etc.) Clasificación  Cuentas reales de activo: Estas son cuentas reales que representan todos los bienes y derechos que la empresa posee.  Cuentas reales de pasivo: Estas cuentas representan todas las obligaciones reales o contingentes, que exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien.  Cuentas reales de capital: Estas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con los socios. El patrimonio también se conoce como capital contable. Cuentas Nominales O De Resultado Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma. Clasificación:  Cuentas Nominales De Ingresos (Ganancias): Sirven para registrar los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. Los ingresos pueden ser clasificados a su vez en: ingresos operacionales, que representan todos aquellos incrementos del patrimonio como consecuencia de operaciones relacionadas con el giro normal de la entidad; e ingresos no operacionales, que están representados por

todos los ingresos que se reciben por actividades distintas al proceso principal de la entidad.  Cuentas Nominales De Egresos (Pérdidas O Gastos) : Éstas se usan para el registro de las disminuciones al patrimonio o capital contable. Los egresos también se pueden clasificar en: egresos operacionales (o gastos de operación) que están constituidos por gastos de administración y de ventas; y otros egresos que representan cualquier otro gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones de la entidad. La regla más practica para saber si un concepto puede clasificarse como otros egresos, es el analizar si se relaciona o no con el proceso principal del negocio. DETERMINACIÓN LOS SALDOS Y TIPOS El Saldo de una cuenta Es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber (DH).

Cada una de las cuentas reales y nominales poseen características

particulares que las diferencian entre sí, estas diferencias se establecen en la naturaleza de sus saldos, la manera de aumentar o disminuir. CLASE

CUENTAS

NATURALEZA DEL SALDO

AUMENTA CON LOS

DISMINUYE CON LOS

Real

Activo

Deudor

Débitos

Créditos

Acreedor

Créditos

Débitos

Acreedor Acreedor Acreedor

Créditos Créditos Créditos

Débitos Débitos Débitos

Deudor Deudor

Débitos Débitos

Créditos Créditos

Acreedor

Créditos

Débitos

Deudor

Débitos

Créditos

Real Real Real Nominal Nominal Nominal Nominal Nominal

Complementaria de activo Pasivo Patrimonio Ingresos Operacionales Costos Gastos Operacionales Ingresos no operacionales Gastos no operacionales

Cuando el saldo de una cuenta es positivo se denomina Saldo Deudor. Para las cuentas reales un saldo deudor significa un activo, para las cuentas nominales significa un gasto.

Cuando el saldo de una cuenta es negativo se denomina Saldo Acreedor. Para las cuentas reales un saldo acreedor significa un pasivo, para las cuentas nominales significa una ganancia. Cuando la suma del debe es igual a la suma del haber de una cuenta se denomina Saldo Cero. Por otra parte, el Balance de saldos es una relación de todas las cuentas (reales y nominales) que se ha abierto en el mayor general que indicará en un momento determinado el saldo actual de las cuentas. Se puede realizar durante el ejercicio económico para conocer el saldo de todas las cuentas que se han abierto en el libro mayor general.

CONCLUSIÓN

Los empresarios hacen transacciones comerciales y emiten documentos en donde quedan establecidas las características de la operación hecha. Estos documentos la mayoría de las veces tienen insertadas la firmas de quienes intervienen, dejando así constancia del acuerdo o convenio efectuado y sirven a c/u de las partes para exigir a la otra se cumpla lo que allí está acordado, o también para demostrar que se han cumplimentado con obligaciones en suspenso o pendientes. Estos documentos comerciales sirven también como reflejo documental para realizar y probar las anotaciones contable, las cuales carecerán de valor si no tienen el respaldo de la documentación correspondiente. Dependiendo de la naturaleza, cada establecimiento impondrá el uso de diferentes sistemas y formas de documentos, pero se puede fácilmente determinar una lista mínima de formularios comerciales que son comunes a toda empresa y a su vez imprescindibles para coordinar y controlar el movimiento de sus operaciones. Por oitra parte, la cuenta para la contabilidad representa el medio a través del cual se controlan todas las transacciones que genera una operación mercantil. En una cuenta el debe representa: un Bien que ingresa, una deuda que se paga, un gasto, un costo o una pérdida, por su parte, el Haber representa un Bien que sale de la empresa, una deuda que se cobra, un ingreso o una ganancia.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Curso

de Contabilidad.

México:

Prentice

may

Redondo, A. (2004) Contabilidad general. Caracas: Centro Contable Romero, A. (2003) Principios de la Contabilidad. México. Editorial Mc Graw– Hill.