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• Karina Atoccsa Aparicio

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Las Tres Principales Ventajas de la Línea Base de un Proyecto Por Linda Russell [ Acerca de la autora ] Traducción por Editorial LiderDeProyecto.com Cuando se ha finalizado la planeación de un proyecto y se tienen previstas las fechas, horas y costos acordados, sin duda, resulta buena idea almacenar estos valores. Es por ello que en el siguiente artículo revisaremos por qué es positivo e importante realizar la Base de Medidas Fundamentales de Comparación o la Línea Base en un proyecto. ¿Qué es una Línea Base? Primeramente veremos que una Línea Base es un conjunto de valores almacenados, tales como:    

Calendario original con fechas de inicio y terminación. Esfuerzo planificado (puede ser expresado en horas). Costo presupuestado. Ingresos presupuestados.

¿Por qué una Línea Base? Las ventajas principales de tener una Línea Base de proyecto son:   

Capacidad de evaluar el desempeño. Cálculo del valor devengado. Estimación exacta del futuro mejorado.

Evaluación del desempeño Si tenemos los conocimientos sobre una planificación anterior, podemos compararla con los planes actuales y hacer una estimación para sondear si estamos o no en el camino correcto. Para tener más certeza respecto a esto, el software utilizado por el líder de proyecto puede contener una metodología que así lo indique, lo que proveerá de discrepancias de información, las cuales pueden ser útiles para estimaciones futuras.

Por ejemplo, una tarea que fue planeada para empezar la semana pasada y la planificación Esfuerzo/Duración fue de 10 días, debería concluir a finales de la presente semana. No obstante, si consideramos que dicha tarea inició el miércoles pasado y actualmente nos encontramos en el día lunes de la segunda semana, habiendo revisado la tarea, podríamos estimar que nos tomará otros ocho días completarla. Comienzo planificado Lunes Comienzo real Miércoles Semana 1 Semana 1 Finalización planificada Finalización lista Miércoles Viernes Semana 2 Semana 3 Duración planificada 10 días

Duración días

modificada

11

Por consiguiente, sobre la estimación actual observaremos que la tarea tomará un día extra para completar y estará tres días tarde. Esta es una forma un tanto rudimentaria de hacer la evaluación del desempeño, la cual podría realizar cualquier persona. Si le agregamos un valor para mejorarlo, podremos basarnos en el uso de una mejor medida como lo es la utilización del Valor Devengado. Si se registran las horas reales ocupadas en una tarea, el software usado por el líder de

proyecto puede ser capaz de calcular el valor completo del porcentaje. Valor Devengado Con esta técnica existe la posibilidad de comparar las horas y los costos planeados de un proyecto anterior, en contraste con los costos y el tiempo de un trabajo actual, tomando en cuenta el avance de cada tarea y el proyecto como un todo. Frecuentemente éste incluye el cálculo de un indicador de desempeño. Esto permitirá observar las tendencias en el desempeño y de este modo predecir los recorridos potenciales. En un nivel de tarea individual, el valor devengado es un buen indicador para conocer el tiempo y costo utilizado hasta el momento; comparado con la cifra tiempo/costo que en realidad ha sido gastada. Sin embargo, se aconseja no transmitir demasiada confianza sobre tales previsiones, sobre todo en las etapas iniciales del ciclo de vida del proyecto, ya que pocas tareas han sido iniciadas o completadas; a medida que el tiempo avanza la exactitud de las predicciones se irán incrementando gradualmente. Cuando una tarea es completada, el valor devengado calculado será igual a las cifras planificadas, de manera que esta medida no puede ser utilizada para mejorar la exactitud de la estimación. Estimación mejorada Cuando se crea un plan se estima cuánto tiempo tomará la realización de cada tarea y cuánto esfuerzo requerirá completar cada una de éstas. El líder de proyecto también puede calcular los costos probables, y si está cobrando por el trabajo hecho podrá conocer cuál será el ingreso. Pero ¿cómo hacer esto?. Las herramientas más comúnmente usadas están basadas en la experiencia previa, como si se tratara de mirar a través de una bola de cristal. Podemos mejorar la exactitud de la estimación si contamos con un registro de estimaciones previas comparadas con los resultados actuales. Esto puede darnos un margen de error (tal vez en porcentaje) el cual puede incorporar todas las estimaciones futuras. Si nuestro software de administración de proyectos tiene una plantilla instalada, al final de cada proyecto podemos usar los datos de discrepancia para actualizar dicha plantilla de tareas con las estimaciones ya revisadas. Conclusión

Teniendo una línea base en cada proyecto, el líder de proyecto puede monitorear constantemente el desempeño del mismo, así como mejorar la exactitud de estimaciones futuras.