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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CONTENIDO

CAPITULO 1 INTRODUCCCION A LA CONTABILIDAD

9

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

9

CONTABILIDAD SEGÚN EL AUTOR

9

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO

12

OBJETIVOS DE LA INFORMACION CONTABLE

12

CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

14

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS

15

TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

16

Acreedores a corto y largo plazo

17

Capacidad de generación de fondos

17

Riesgo de generación de fondos

18

Riesgo financiero

18

Riesgo operativo

18

Prioridad en la reclamación

19

Garantías reales

19

Propietarios y nuevos inversionistas

20

Rentabilidad en la inversión

20

Negociabilidad de la propiedad

22

Expectativas de crecimiento

22

Formas de inversión

22

Reparto de utilidades

23

Estado

23

Contribución al producto interno bruto P.I.B

24

Nivel salarial de las empresas

24

Expectativas de crecimiento

24

Impuestos

24

1

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Sindicatos

25

Capacidad de pagar salarios

25

Estabilidad laboral

26

Nivel de capacitación

26

Representantes legales o administradores

26

Evaluación de la gestión

27

TIPOS DE CONTABILIDAD

27

CONTABILIDAD FINANCIERA

27

CONTABILIDAD GERENCIAL

28

CONTABILIDAD FISCAL

29

COMPARACIÓN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD

30

NORMAS BÁSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES

31

Ente económico

31

Continuidad

32

Unidad de medida

33

Periodo

34

Evaluación o medición

35

Valor de adquisición o costo histórico

36

Valor de mercado o de realización

36

Valor actual o de reposicion

37

Valor presente o descontado

37

Esencia sobre forma

39

Realización o causación

39

Asociación

41

Mantenimiento del patrimonio

43

Revelación plena

46

Materialidad

47

Conservadurismo o prudencia

48

Características y prácticas de cada actividad

49

2

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

TIPOS DE NEGOCIO

49

NEGOCIO DE UN SOLO PROPIETARIO

50

SOCIEDADES DE PERSONAS

51

TIPOS DE SOCIEDADES

52

SOCIEDAD UNIPERSONAL

52

SOCIEDAD EN COMANDITA

52

SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE

53

SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES

54

SOCIEDAD COLECTIVA

55

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

56

SOCIEDADES ANÓNIMAS

57

CUADRO COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES

no esta

CAPITULO 2 ESTADOS FINANCIEROS

59

BALANCE GENERAL

60

ACTIVOS

62

PASIVOS

65

PATRIMONIO

66

ESTADO DE RESULTADOS

70

INGRESOS OPERACIONALES

75

EGRESOS OPERACIONALES

76

CORRECCION MONETARIA

77

PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

77

RENTA PRESUNTIVA

78

RESULTADO DEL EJERCICIO

79

ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA

80

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

80

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

82

3

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 3

ACTIVOS

83

ACTIVOS CORRIENTES

83

DISPONIBLE

84

Caja

84

Caja menor

85

Bancos

86

Conciliación bancaria

86

INVERSIONES

94

Inversiones temporales

94

Inversiones permanentes

94

DEUDORES

95

Clientes

96

Socios

97

Trabajadores

97

Particulares

98

Cuentas por cobrar

99

CAPITULO 4 INVENTARIOS

104

MATERIA PRIMA

106

PRODUCTOS EN PROCESO

106

PRODUCTOS TERMINADOS

107

CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS

109

CIRCULACION DEL INVENTARIO

110

POSIBLES ERRORES EN LA DETERMINACION DEL COSTO DE

4

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

VENTAS Y EN LAS UTILIDADES

111

SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS

112

INVENTARIO PERMANENTE

112

INVENTARIO PERIÓDICO

114

COMPARACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE Y EL PERIODICO

115

METODOS DE VALORACION DE INVENTARIOS

117

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR

118

PROMEDIO PONDERADO DEL COSTO

125

ULTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR

129

IDENTIFICACIÓN ESPECIFICA

134

COMPARACION DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS

136

SELECCIÓN DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS

137

IDENTIFICACIÓN CONTABLE

138

CAPITULO 5 ACTIVOS NO CORRIENTES Y OTROS ACTIVOS

146

ACTIVOS NO CORRIENTES

146

DEUDORES NO CORRIENTES

147

INVERSIONES PERMANENTES

148

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

151

Terrenos

152

Construcciones y edificaciones

152

Maquinaria y equipo

152

Equipo de computación y comunicaciones

153

Flota y equipo de transporte

153

Muebles y enseres

154

Equipo de oficina

154

CLASIFICACIÓN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

154

5

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

No depreciables

155

Depreciables

155

Agotables

156

DEPRECIACION ACUMULADA

156

MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

157

Método de línea recta

158

Suma de los dígitos de los años de vida útil del activo

159

Método de reducción de saldos o saldos decrecientes

161

Doble saldo de declinación

164

ACTIVOS AGOTABLES

164

ACTIVOS INTANGIBLES

166

ACTIVOS DIFERIDOS

167

Gastos pagos por anticipado

167

Cargos diferidos

169

OTROS ACTIVOS

170

CAPITULO 6 PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO

174

PASIVO CORRIENTE

175

Obligaciones financieras

175

Cuentas por pagar

176

Proveedores

176

Provisiones

178

PASIVO NO CORRIENTE

195

PATRIMONIO

195

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

196

RESERVAS

197

6

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

FONDO SOCIAL

198

DONACIONES

198

REVALORIZACION DEL PATRONIO

199

RESULTADO DEL EJERCICIO

199

DIVIDENDOS

199

SUPERAVIT DE CAPITAL

200

CAPITULO 7 CICLO CONTABLE CICLO CONTABLE

201

COMPOSICIÓN DEL CICLO CONTABLE

201

Apertura

201

Movimiento

201

Cierre

202

DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE (EJEMPLO)

205

GLOSARIO

239

BIBLIOGRAFÍA

247

7

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO1

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.1 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

Según el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1.993, modificado por los decretos 1259 - 1446 y 2852 de 1.995, Artículo 1. “La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara completa y fidedigna.”

1.2 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD SEGÚN EL AUTOR

Es la ciencia y arte que enseña asemejar las transacciones, recopilarlas, clasificarlas, registrarlas en un orden cronológico y estructural basado en la razón y objeto social, en la ubicación del ente, para la obtención de informes financieros

8

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

tanto básicos como especiales que al ser analizados permitirán el control, dirección, planeación y lo más importante la toma de decisiones.

Para dar ilustración a la definición dada según el autor, se explicara los términos que la compone:



Se dice que es una ciencia, ya que la contabilidad su punto de origen son las

matemáticas, a través de una ecuación:

Activo = Pasivo + Patrimonio,

contablemente lo que esta ubicado al lado izquierdo de la ecuación se le conoce con el nombre o de naturaleza débito y si esta al derecho con el de crédito o haber. 

Es un arte, ya que tiene un conjunto de reglas, normas o principios

contables1 que se deben cumplir para poder registrar las transacciones tales como compras y ventas de inventario, cobros, pagos, entre otros.



Asemejar las transacciones o identificar los rubros y clasificarlos, se

refiere al reconocimiento de la naturaleza de las cuentas: en reales (las ubicadas en el balance general), nominales (en el estado de resultados) o de orden (aquí se debe registrar cualquier información que pueda afectar la estructura financiera del ente, o cualquier hecho que este bajo la administración de la empresa, o las diferencias fiscales para su posible conciliación o por control interno, dichos rubros están ubicados en la parte inferior del balance general y no hacen parte de él), para facilitar el proceso de registro.



Recopilarlas, es la captación de la información que se va a registrar junto a

sus documentos soporte.

1

9

Los principios financieros o normas básicas serán explicados detalladamente en el punto 1.10. Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Registrarlas en un orden cronológico, se refiere a plasmar los asientos

contables (manual o a través de un sistema), en el orden respecto a la fecha como se originaron dichas transacciones.



Estructural, se refiere a que en el momento de realizar una transacción o

acuerdo económico y registrarlo, se deberá tener en cuenta todas las cuentas contables que se afectan o que se pudieran ver perjudicadas en un futuro y no realizarlo en forma aislada. Un ejemplo en el sector financiero seria cuando una persona consigna en una cuenta de ahorros la suma de $1.000.000, ese mismo día, horas más tarde, retira con su tarjeta débito $400.000. ¿Se imagina que este ente automáticamente no actualizara el saldo?, dicha persona se acercaría personalmente con su tarjeta de ahorros y podría perfectamente retirar el $1.000.000 y sería algo catastrófico para dicho ente.



Basado en la razón y objeto social y la ciudad donde este ubicado el ente,

lo primero que se debe hacer antes de pensar en concebir un registro contable es identificar la empresa en que negocio2 esta laborando (objeto social) y el tipo de sociedad3 (razón social) en la cual esta registrado el ente ante el estado en la institución correspondiente, ya que dependiendo de ello el manejo contable respecto al registro de las transacciones varia, a su vez debemos ser conscientes que se debe tener en cuenta la ciudad donde esta ubicado el ente ya que las costumbres tienden a variar y por ello la causalidad de las transacciones, como es el caso de ciudades donde el hábito es cancelar el arriendo anticipadamente los 10 días de cada mes frente a otras que es vencido y en la misma proporcionalidad de tiempo, en el primer caso al pasar dicho día la empresa arrendataria deberá registrar una cuenta por cobrar (llamada contablemente clientes) mientras que en el segundo caso tan sólo lo podrá hacer el día 21 del respectivo mes. 2 3

En el ítem 1.11 están explicados. Están explicadas en el ítem 1.12.

10

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Obtención de los estados financieros tanto básicos como especiales4, son

informes que se presentan al estado y al ente, estos recopilan información y presentan diversidad de usos ya que en últimas son un resumen de la situación económica de un ente, el responsable de la realización a la fecha requerida es el contador público.



Al analizar los estados financieros permitirá la creación de controles y la

verificación de los ya existentes, facilitara la dirección y planeación de los negocios y la toma de decisiones buscando con ellas el cumplimiento del objetivo básico financiero que es maximizar el valor de una empresa5.

1.3 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO

Su objetivo primordial es proporcionar información financiera sobre y para la empresa a través de los estados financieros básicos y especiales, los cuales permitirán el control, la dirección, la planeación y la toma de decisiones. Para el logro de dicho objetivo a información contable deberá cumplir las cualidades contables (decreto 2649 de 1.993, Artículo 4)

1.4 OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

4

Articulos 20 al 28 del decreto 2649 de 1.993 Se recomienda dar lectura al libro Finanzas Corporativas, fundamentos y aplicaciones del mismo autor. 5

11

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Según el decreto 2649 de 1.993, artículo 3, la información contable debe servir fundamentalmente para: (a medida que se va trascribiendo dicho artículo sé ira explicando su contenido) 

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico (se

refiere a los activos o bienes que son de la empresa), las obligaciones que tenga de

transferir

recursos

a

otros

entes,

los

cambios

que

hubiesen

experimentado tales recursos debidos a pagos o préstamos (se refiere a los pasivos) y el resultado obtenido en el periodo respecto a sí obtuvo utilidades o pérdidas (se refiere al estado de resultados) 

Predecir flujos de efectivo, para determinar con que dinero se cuenta y saber si se está generando déficit (falta de dinero debido a que los egresos son superiores a los ingresos) o superávit (exceso de dinero, ingresos superiores a los egresos) en la empresa para futuras decisiones dependiendo de su resultado ya sea de inversión o prestamos

por parte de terceros o los

propietarios de la empresa. 

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios, facilitando sus funcione, obligaciones y toma de decisiones.



Tomar

decisiones en materia de inversión y crédito, explicado

anteriormente en los flujos de efectivo. 

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico mediante los resultados obtenidos en el desarrollo del objeto social de la empresa y que se pueden observar y analizar en el estado de resultados, lo cual permitirá

12

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

determinar si las decisiones tomadas administrativamente cumplieron con las expectativas de los propietarios. 

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico, la contabilidad permite medir constantemente las decisiones tomadas por la administración, mediante los parámetros de control que posee la misma, una de ellas son los índices financieros.



Fundamentar la determinación de cargas tributarias, él poder establecer los montos a cancelar de impuestos a todo nivel, precios y tarifas, esto se refiere a que la contabilidad nos suministra información de cuanto vale producir un producto o el valor de su adquisición y el costo de ofrecer un servicio los cuales son la base para determinar los precios de venta.



Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, todas las empresas legalmente constituidas en nuestro país, deben por lo menos una vez al año presentar su información contable al estado para que este pueda con base en dicha información, hacer estadísticas acerca del comportamiento de cada sector durante dichos períodos.



Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad, esto se refiere al nivel de empleo que genera cada ente y por ende el beneficio a la sociedad.

1.5 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

13

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Siguiendo el mismo criterio anterior explicaremos el artículo 4 del decreto 2649 de 1.993 el cual dice que para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil.

En ciertos casos se

requiere que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender, de ahí el surgimiento del PUC (Plan Único de Cuentas) donde se unificaron los códigos y los nombres de las cuentas para que todas las empresas y dependiendo del sector,

ya que existen cinco diferentes planes únicos de cuentas, puedan

consolidar la presentación de los informes financieros y así facilitar su interpretación y comparación entre los demás entes.

La información es útil cuando es pertinente y confiable, es pertinente cuando posee valor de retroalimentación, es decir que actualiza todos los datos de las cuentas que se afecten en una transacción, valor de predicción, que me permita realizar planeación financiera a través de los presupuestos para así poder anticipar y conocer los resultados esperados y es oportuna, esto sucede cuando la información esta al día; la información es confiable cuando es neutral, es decir cuando se registran las transacciones con ética respecto a que se tiene en cuenta lo que realmente paso, verificable, que se tengan documentos soporte de todos los registros y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos, como ya se había explicado anteriormente se refiere a que se tome la información real sin permitir fraude en los registros.

Finalmente la información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes, se refiere a que la información deberá reconocer la inflación en el tiempo a través del PAAG acumulado, para así poderla analizar dependiendo de la necesidad de la empresa, es decir deflactar o reexpresar la información. La

14

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

primera se realiza para examinar la historia y la segunda para ubicar la información a valores del último período.

1.6

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS

Al no comprender o tener poco conocimiento sobre lo que es contabilidad se tiende a no diferenciar estos términos claramente. La teneduría de libros es una parte mínima y la menos compleja del área contable ya que se encarga solo del registro de las transacciones originadas por el desarrollo del objeto social de un ente, estas se realizan manualmente o a través de software o paquetes contables, las cuales en un momento determinado se tornan mecánicas y repetitivas, al punto que un operario de este tipo se vuelve eficiente en unos pocos meses de instrucción. En nuestro medio existen varias entidades que capacitan, siendo una de las más conocidas el SENA.

La contabilidad no sólo incluye lo anterior si no a su vez el cómo diseñar sistemas contables para las empresas según las necesidades de las mismas, la preparación, control, análisis e interpretación de los estados financieros de propósito

general y especial; presupuestos, estudios de costos, revisorías

fiscales, auditorias, análisis financiero, impuestos a todo nivel, sistemas computarizados de manejo de información contable, entre otros. No debemos olvidar que estos sistemas contables deberán estar basados en la satisfacción de los clientes externos respecto al servicio y no en la facilitación de recopilación de la información para la parte interna, es decir la operativa.

Para lo anterior se requiere de varios años de estudio universitario y de experiencia que sólo se alcanzarán con la práctica. A su vez y como la mayoría de las profesiones, se deberá especializar en alguna área específica entre las 15

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

cuales se encuentran la Revisoría Fiscal, Finanzas, Contabilidad Gerencial, Auditoria interna, Tributaría, Contabilidad Oficial, entre otras.

1.7 TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable no tendría importancia si no fuera difundida entre los diversos usuarios para así cumplir su objetivo para lo cual fue creada, obviamente a cada uno de ellos les interesa información a diversos niveles y grados de interés, Son entre otros: 

Acreedores a corto y largo plazo



Propietarios y nuevos inversionistas



Estado



Sindicato



Representantes legales

¿Qué les interesa saber sobre la información contable a cada uno de ellos?

Para un mayor entendimiento, se recomienda imaginar que usted es cada uno de los diferentes usuarios en el momento que lo esté leyendo.

1.7.1

16

Acreedores a Corto y Largo Plazo

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Antes de explicar las necesidades que este usuario requiere debemos aclarar de quien se trata; se debe entender por acreedor todas aquellas personas o entidades a las cuales la empresa les debe, son los mismos pasivos.

1.7.1.1

Capacidad de generación de fondos

Aquí se busca saber si la empresa que se va a endeudar esta en la capacidad de pagar sus deudas, si tiene la liquidez y disponibilidad para la cancelación de las cuotas respectivas, las cuales generalmente se conforman de interés y abono a capital. Una herramienta para analizar lo anterior son las proyecciones de los flujos de caja, este estado financiero especial muestra cuales son los ingresos y egresos esperados (entradas y salidas de efectivo) en los que incurre el ente para así determinar su capacidad de pago.

1.7.1.2 Riesgo de generación de fondos

Otro punto importante es conocer claramente de donde provienen los ingresos de dicha entidad, ya que existen dos riesgos importantes a tener en cuenta, el riesgo financiero y el riesgo operativo.

1.7.1.2.1 Riesgo financiero consiste en analizar el nivel de endeudamiento de la empresa ya que al ser alto puede llegar el momento de no ser capaz de cancelar dichas deudas y a mayor riesgo financiero, mayor será la probabilidad para los terceros de un no pago de las deudas contraídas por parte de la empresa.

1.7.1.2.2 Riesgo operativo se refiere a conocer claramente cual es el proceso operativo que debe realizar la empresa para la obtención de dichos ingresos para así poder analizar el riesgo de no seguirlos obteniendo; por ejemplo si una 17

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

empresa que se dedica a comercializar productos que sean netamente importados, si presenta algún cambio en la política económica prohibiendo las importaciones, el riesgo se tornará alto.

Otro ejemplo pero en este caso de una empresa industrial, sería el hecho que la materia prima llegase a escasear o que periódicamente sucedieran causas ambientales incontrolables (caso de las heladas en Brasil) que produjeran que dicha materia prima se desgaste o no exista, nuevamente el riesgo sería alto y por ende aumenta la probabilidad de la negación del préstamo por parte de los acreedores.

1.7.1.3 Prioridad en la reclamación

Es lógico pensar que antes que un acreedor desembolse los dineros que va a prestar disminuya el riesgo de perdida de su inversión y por ello normalmente y dependiendo del monto, exija garantías personales (cheques, pagares, letras) o reales (hipotecas o pignoraciones) para en el momento en que una empresa no sea capaz de cancelar la deuda sencillamente le realiza cobro jurídico y le remata el bien para así recuperar lo prestado.

En el caso que el ente entre en liquidación, es decir, el cierre del negocio, a los primeros que hay que pagarles según la ley son a los empleados respecto a su carga prestacional, después las deudas contraídas con el estado y posteriormente a los acreedores por partes proporcionalmente iguales en el caso de que no alcance para cancelarles a todos y en el mejor de los casos a la cancelación de la totalidad de las deudas.

Este orden se podría cambiar en el momento de que

existieran bienes dados como garantías reales ya que para poderlas vender, es decir, para hacerlas efectivo y poder seguir cancelando las deudas, es necesario 18

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

despignorarlas y/o deshipotecarlas, cancelando primero a los acreedores que exigieron dichas garantías.

1.7.1.4 Garantías reales

Es muy similar a lo anteriormente explicado, lo que se quiere resaltar aquí, es el conocer con que bienes cuenta la empresa como respaldo a la deuda y si los pueden dar como garantía real conociendo su estado jurídico respecto a libertad y tradición, es decir, que no tenga pignoraciones (caso de los activos muebles, es decir los que se pueden trasladar ya sea por su propio medio o por ayuda del hombre) o hipotecas, (caso de los activos Inmuebles, viceversa a lo anterior) y si las tiene en que grado les correspondería, ya que si fuera una hipoteca de segundo grado ésta ya no sería atractiva como garantía para el acreedor salvo que la primera sea por un valor no representativo frente al valor del bien.

Por último observar el estado físico de las mismas y su ubicación ya que son variables de importancia para recibirlas como garantía, por ejemplo un vehículo de modelo viejo o uno nuevo pero en mal estado o si se tiene una finca en área de problemas de orden publico (guerrilla)

1.7.2

19

Propietarios y nuevos inversionistas

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Como propietario se debe entender que son los dueños de la empresa y los nuevos inversionistas como aquellas personas naturales o jurídicas que quieren convertirse en propietarios.

1.7.2.1 Rentabilidad en la inversión

Para los propietarios este es un mecanismo de control frente a su inversión, ya que permite el decidir si llevarla acabo o no, a su vez es un parámetro de comparación ya que se puede confrontar con otras posibles inversiones o con la rentabilidad mínima que debería estar generando por lo menos con un CDT; lo anterior no es válido cuando se sabe que no se va a generar una rentabilidad mínima en un corto plazo, cuando la inversión esta planeada para dar un beneficio al largo plazo.

Por ejemplo cuando se decide invertir en cultivos de tardío

desarrollo, como lo son las palmas africanas, para la extracción del aceite se demoran aproximadamente 8 años para su explotación. No hay que olvidar la teoría que a mayor riesgo, mayor rentabilidad y viceversa.

En el caso de los nuevos inversionistas les sirve para analizar el comportamiento histórico de las rentabilidades y el tiempo que tardan en repartir dividendos para así dar una visión más clara del ente, sin olvidar que hay que tener en cuenta el comportamiento esperado de la empresa respecto al mercado y la economía, pero debido a que este entorno es cambiante y se ve afectado por múltiples factores, el rendimiento futuro de la empresa no se puede garantizar, por ello y para disminuir el riesgo, muchos inversionistas buscan adquirir acciones privilegiadas, (existen de varios tipos) las cuales garantizan un rendimiento mínimo sin importar los resultados finales de la empresa, es decir, si por alguna razón el ente no obtiene las utilidades esperadas el inversionista de todos modos gana el porcentaje pactado sobre su inversión, caso contrario si a la empresa le va bien y obtiene buenas utilidades este tan sólo obtiene lo pactado y no lo que pudo ganar. Estas 20

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

acciones en una asamblea por lo anteriormente mencionado, no tienen ni voz ni voto.

Hay que tener en cuenta que los propietarios hoy en día son más exigentes que años atrás, ya que un administrador esta en la obligación de generar una utilidad por lo menos igual a la del año anterior y teniendo en cuenta la inflación más el porcentaje que realmente se espera que incremente. Por ejemplo si la utilidad del año anterior fue de $100 y la inflación del año presente fue de un 20%,

la

empresa deberá generar como mínimo $120 durante este año (en este momento se estaría ganando la equivalencia de lo que se había ganado el año anterior) más lo que se espera dar como incremento y si es de un 10% sería finalmente generar una utilidad de $132.

1.7.2.2 Negociabilidad de la propiedad

No sólo un inversionista debe preocuparse por la rentabilidad esperada, a su vez debe conocer si el negocio en el que piensa invertir es de fácil comercio, es decir que en el momento de ir a vender le sea sencillo. Un ejemplo claro podría ser que una persona encontrara una oportunidad de comprar un vehículo a bajo costo, caso de un SIMCA, el problema es que si lo compra para negocio lo más probable es que se demorara para poderlo vender.

Otro ejemplo a considerar seria si le ofrecieran un negocio legal en el que todo lo que invierta obtendría un 100% de rentabilidad... ¿Invertiría? Lo más posible es que la respuesta sea sí, pero al darle mayor información, como que dicha inversión se realizará en zonas regionales consideradas rojas debido al orden público, creo que lo pensaría más de dos veces para hacer dicha inversión, ¿o no?

21

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.7.2.3 Expectativas de crecimiento

Es muy importante tener claro el desarrollo y el progreso esperado en un negocio, ya que si este no presenta ninguna posibilidad de extenderse la inversión probablemente perdería su atractivo.

1.7.2.4 Formas de inversión

Se debe conocer si existe la posibilidad de invertir con seguridad respecto a la rentabilidad, como es el caso de las acciones privilegiadas las cuales ya tienen un interés fijo a esperar. Lo ideal es invertir al menor riesgo posible y buscando la mejor rentabilidad.

1.7.2.5 Reparto de utilidades

Generalmente es lo primero que quieren saber los nuevos inversionistas, ya que si por políticas internas esta estipulado que la repartición de dividendos se realizará cada dos o tres años se perdería el incentivo, en especial para los inversionistas pirañas que buscan invertir dineros en un plazo corto, generalmente un año o menos, al cabo del cual esperan retirar su inversión junto a sus rendimientos financieros. Este reparto de utilidades siempre estará condicionado al status del inversionista y dependerá de la confianza que él tenga del negocio para considerar si querría una retribución a corto plazo o por el contrario desearía una reinversión de capital que ayudara a un crecimiento de la empresa, en el caso que no exija dineros por la inversión sino que reciba más acciones o mayor participación dependiendo del tipo de sociedad donde haya invertido.

22

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.7.3

Estado

Se refiere al gobierno y a todas las entidades que lo representan y que cumplen funciones de control para con las empresas legalmente constituidas.

1.7.3.1 Contribución al producto interno bruto P.I.B

Aquí el estado puede conocer y medir que sectores están contribuyendo con el crecimiento del producto interno bruto, que

son todas las importaciones y

exportaciones que se generan en el territorio nacional.

1.7.3.2 Nivel salarial de las empresas

Para el estado es fácil conocer cuales son los sectores mejor retribuidos, logrando planear y controlar la parte tributaria, pensión, salud, riesgo profesional etc.

1.7.3.3 Expectativas de crecimiento

En el momento que surjan empresas u oportunidades de invertir no solo se debe tener en cuenta la rentabilidad que se va a generar, sino también el beneficio que 23

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

proporcionará al país debido al sustento laboral que de allí se desprende, a su vez para apoyar a los sectores económicos que estén en crisis a través de créditos de fomento.

1.7.3.4 Impuestos

Las empresas deberán cancelar de sus utilidades liquidas un impuesto denominado de renta y complementarios que consiste a grandes rasgos, en conocer cuales son sus ingresos, descontarles los egresos y de la diferencia cobrarles un porcentaje predeterminado por el estado.

Para los socios o inversionistas, según el tipo de sociedad, en el momento que la empresa les entrega los dineros resultantes de su inversión, conocido como dividendos, serán considerados generalmente como ingresos no gravables ya que el ente pagó impuestos anteriormente.

A su vez él poder determinar y controlar los montos a cobrar por concepto de impuestos a todo nivel a las personas naturales y jurídicas.

1.7.4

24

Sindicatos

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Esta conformado por los empleados que no posen cargos directivos y son creados con el objetivo de buscar el bienestar de los trabadores de un ente, entre otros lo siguiente:

1.7.4.1 Capacidad de pagar salarios

En el momento de exigir un aumento salarial, una base de iniciación para la negociación son los informes financieros ya que muestra la capacidad económica real de la empresa, así como su crecimiento y generación de utilidades en períodos anteriores.

1.7.4.2 Estabilidad laboral

Se puede determinar la rotación del personal respecto a la duración en sus cargos, una tendencia son los salarios, generalmente entre más altos sean estos la estabilidad y permanencia es mayor.

1.7.4.3 Nivel de capacitación

Lo que se busca determinar es cada cuanto lo están realizando y los dineros destinados para ello, se puede conocer la cantidad que fue utilizada y en algunos casos determinar cual será la cantidad a utilizar en el periodo siguiente. Se recomienda no dar capacitación al azar, es decir, no capacitar por capacitar, se debe tener en cuenta el cargo del empleado y el tiempo que lleva laborando. Lo que se busca finalmente es el crecimiento y desarrollo tanto como personal y profesional de la persona en pro de la empresa.

25

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.7.5

Representantes legales o administradores

Se debe entender como la(s) persona(s) que esta legalmente a cargo de la empresa, generalmente conocido con el nombre de gerente o representante legal.

1.7.5.1 Evaluación de la gestión

La contabilidad a través de sus registros y cumpliendo las cualidades contables, le mostrará al gerente todo lo que se pueda medir y cuantificar, facilitándole la toma de decisiones por la información suministrada a través de los estados financieros básicos y especiales; la contabilidad a su vez permitirá mostrar los resultados obtenidos a la junta de socios para así poder hacer la respectiva evaluación de gestión de su representante legal.

A su vez determinar si se realizo mantenimiento del patrimonio y medir si se ofreció un mayor margen de aumento porcentual respecto al del año anterior.

Finalmente un administrador debe conocer y analizar la información de todos los anteriores usuarios para así poder satisfacer las necesidades de los mismos.

26

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.8 TIPOS DE CONTABILIDAD

1.8.1

CONTABILIDAD FINANCIERA

Se refiere al proceso de recopilar, clasificar y registrar en una forma sistemática y estructurada todas las transacciones que

realiza un ente con

el fin de dar

información dependiendo de la necesidad respecto al tiempo (diaria, mensual, trimestral etc.) y poder informar sobre el desempeño a través de los estados financieros básicos y especiales los cuales al ser analizados en interpretados facilita la planeación, dirección, control y toma de decisiones.

Los estados financieros básicos comprenden:  Estado de resultados.  Balance general.  Estado de cambios en la situación financiera.  Estado de flujos de efectivo.  Estado de cambios en el patrimonio. Estos estados financieros serán explicados capítulos posteriores.

1.8.2 CONTABILIDAD GERENCIAL

También conocida como contabilidad administrativa, la información que se utiliza se basa en la contabilidad financiera, lo que pasa es que se reestructura y sin tener necesariamente en cuenta los principios contables. Involucra el desarrollo e interpretación de la información contable con el deseo de ayudar específicamente 27

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

a la administración en la marcha de los negocios.

Los gerentes usan esta

información en el marco de las metas totales de la compañía para medir y evaluar la gestión a todo nivel de la empresa, es de naturaleza interna e incluye las siguientes funciones:

1.

Diseño del sistema contable

2.

Contabilidad de costos

3.

Elaboración de presupuestos

4.

Presupuestos de inversiones en activos fijos

5.

Evaluación de las operaciones

6.

Controles internos

7.

Auditorias internas

8.

Análisis financiero

Gran parte de la información de la contabilidad Gerencial es financiera por naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con las decisiones inmediatas, no obstante la información a menudo incluye evaluación de factores “no financieros” tales como la política y las consideraciones del medio, la calidad del producto, la satisfacción del cliente y la productividad del trabajo.

1.8.3 CONTABILIDAD FISCAL

El campo de la contabilidad fiscal más conocida como tributaria, se ha desarrollado rápidamente y con gran trascendencia en los últimos años. Este crecimiento se debe al hecho del impacto significativo de diferentes impuestos (sobre la renta, prediales, sobre la propiedad, impositivos, impuestos de franquicias e impuestos sobre la nómina, IVA, retefuente, entre otras) sobre las operaciones de la compañía.

28

La contabilidad fiscal incluye no solamente la

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

preparación de las declaraciones de renta y pago de impuestos sino también la planificación fiscal.

Aunque ya se menciono se quiere recalcar que el aspecto de mayor desafío de la contabilidad tributaria o fiscal no es la preparación de la declaración de renta y pago de impuestos sino la planeación tributaria. Esta permite anticipar los efectos tributarios de las transacciones comerciales y estructurarlas legalmente de manera que se minimice el gravamen del impuesto a la renta y generar rentabilidad con los mismos al saber convertirlos en capital de trabajo sin cometer el error de no devolverlos al estado en el momento de su vencimiento.

29

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.9 COMPARACIÓN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD

Lo realizaremos a través del siguiente cuadro resumen:

CONTABILIDAD FINANCIERA

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

CONTABILIDAD FISCAL

Obligatoria.

Uso Libre

Obligatoria

Normativa, decreto 2649

No normativa

Normativa, estatuto tributario

Usuarios externos.

Usuarios internos

Usuario el estado

Información histórica y ajustada Utiliza diferentes modelos Información histórica dependiendo de la por Inflación a través del PAAG. necesidad Utiliza las diferentes ciencias: Utiliza medidas financieras estadística, matemática, economía, Etc.

Utiliza métodos tributarios

Su base es la causación

Toma decisiones a corto y Con base en saldos largo plazo

Periodos máximos de un año

Flexible

Modelo único de presentación

Información futura, diversos Diferentes modelos modelos de presentación

Su objetivo básico es presentar información a través de los estados financieros básicos y especiales para facilitar el control y la toma de decisiones

Busca reestructurar la información para facilitar la interpretación y la toma de decisiones para de esta manera maximizar el valor del ente económico.

30

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Periodos máximos de un año.

Su objetivo principal es la determinación del monto y plazo para el pago de los impuestos y la planeación tributaria.

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10

NORMAS BÁSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES

Estas se encuentran en el decreto 2649 de 1.993 con sus respectivos decretos modificatorios, aquí lo que se busca es darles un complemento, mayor claridad y explicarlas a través de ejemplos y casos cotidianos de nuestra economía colombiana, aunque se recomienda la lectura previa del decreto.

1.10.1 Ente económico

Se refiere a la empresa en sí y por consiguiente debe ser definida e identificada en forma tal que se distinga de otros entes y de los propietarios, por ello cada empresa tiene un nombre diferente llamado razón social, el cual es aprobado por la cámara de comercio, la misma entidad donde se deberán registrar para que exista realmente como sociedad para el estado sino es considerada como “empresa pirata”, a su vez se deberá identificar con un NIT o con la cedula de ciudadanía de su propietario, lo anterior depende del tipo de sociedad bajo la cual se haya registrado, será plenamente explicado en este mismo capitulo.

EJEMPLO El ente económico puede ser:  Arrocera San Cristóbal

S.A.

con Nit:

800300875-7

Es una empresa

Industrial.  Trapitos Caya Ltda. Con NIT 800245785-6 Es un ente comercial; por consiguiente se diferencia claramente de la empresa Arrocera San Cristóbal S.A. y de sus propietarios. 31

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.2 Continuidad

La simplificación excesiva ha deformado la naturaleza de la definición de continuidad en ciertos debates. Se puede interpretar como la continuación de las políticas contables las cuales no pueden ser cambiadas en un mismo período, como es el caso de los sistemas de depreciación de los activos o los sistemas de valuación de los inventarios, es decir, que con los sistemas que se inicio en el periodo gravable se deberá continuar y estos solo se podrán cambiar para el siguiente período si cumple los requisitos exigidos por la ley, el contador del ente no deberá por ello incurrir en este principio.

Otra forma de interpretar el concepto de continuidad de una empresa significa que se considera que el ente existirá por tiempo indefinido en el futuro. En realidad el concepto de continuidad prevé que la empresa permanezca en su forma actual y con sus objetivos por un tiempo suficiente en el futuro de modo que utilice sus activos para la finalidad a la que se adquirieron y que las obligaciones sobre los mismos se paguen a su debido vencimiento. Al estar pasando hechos que posiblemente dan una pauta de cierre en un futuro cercano se dice que sé esta incurriendo en dicho principio, por lo tanto el contador estará en la obligación de darlo a conocer en los informes financieros sopena de sanción al no hacerlo.

EJEMPLO Los funcionarios del Sena, constituyeron inicialmente la cooperativa de empleados cuyo objeto social principal es el ahorro y crédito para sus asociados, luego quisieron abarcar un proyecto ambicioso de prestar el servicio de educación no formal, debido a que pensaban que era eminente la privatización del SENA, por consiguiente dispusieron la mayoría de sus recursos sobre este proyecto, además 32

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

se endeudaron en una forma que sobrepasaba su capacidad de pago, inicialmente, el contador reveló en ese momento que la empresa podía incurrir en la violación del principio de continuidad, debido a que hubo factores externos que no eran controlados por el ente económico y que en determinado momento colocarían en riesgo la continuidad del ente, es claro anotar que la empresa en ese momento no estaba dando pérdidas.

Actualmente como no se han alcanzado los objetivos previstos y el SENA no lo privatizaron, la empresa no ha podido pagar la gran cantidad de intereses financieros por la deuda de la adquisición de la planta física para prestar el servicio de educación, lo que tiene como consecuencia su posible liquidación salvo que le realicen inyección de capital o que varíen su estructura financiera de financiación.

Cabe anotar que cuando están sucediendo hechos que posiblemente indiquen que una empresa no continuará funcionando normalmente, tales como huelgas prolongadas, pérdidas continuas, escasez de capital de trabajo, iliquidez continua, flujos de efectivo negativo, incumplimiento en sus pagos, negación de créditos, refinanciaciones de anteriores créditos, ventas de activos representativos, entre otros,

el contador público tiene la obligación de darlo a conocer simplemente

escribiendo a través de las notas financieras que se incurre en el principio de continuidad.

1.10.3 Unidad de medida

Los hechos económicos en Colombia se deben expresar en su moneda, por ello cuando se realiza una transacción y se registra, se debe cuantificar y el medio para expresarlo será en pesos aunque se estén presentando negocios con cualquier moneda extranjera, para ello se deberá hacer la conversión respectiva 33

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

por lo menos con el valor del cambio oficial de dicha moneda con el valor del día inmediatamente anterior, o si es posible con el del mismo día (que sería lo ideal), es así como el registro de las transacciones y los estados financieros se deben expresar en pesos.

Finalmente toda transacción que realice una empresa con domicilio en Colombia, se debe reflejar en su contabilidad en pesos, así el negocio lo haya pactado en otra moneda para la cual deberá hacer la respectiva conversión.

EJEMPLO Cerámicas Le Blanc S.A. es una empresa industrial Colombiana, que efectúo un préstamo de US$10.000 con la banca internacional, en el momento de registrar la transacción en su contabilidad, la empresa la convierte en pesos a la tasa de cambio oficial del momento y cada mes deberá ajustar dicha deuda, ya sea para deber más o menos en pesos colombianos, según el comportamiento de dicha moneda. En este momento y partiendo del supuesto que el dólar esta a $1.500, estaríamos debiendo $15.000.000. (US$10.000 x $1.500)

1.10.4

Período

Es el lapso o tiempo en el cual un ente económico debe preparar y difundir periódicamente sus estados financieros, durante su existencia.

Al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al año y con corte a diciembre 31, todo ente económico deberá presentar sus estados financieros básicos ya que la ley así lo exige, de manera que permita conocer de una forma clara su

34

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

estado. Para uso administrativo se suele preparar para períodos más cortos: ya sea diario, mensual, trimestral o semestral, según la necesidad del caso.

EJEMPLO

La empresa Arco Iris Ltda. efectúa operaciones comerciales desde el 1 de agosto del 2.000, recordemos que el ciclo contable es de un año, por ello el 31 de diciembre del 2.000 deberá hacer cierre de las cuentas nominales para así poder determinar si se obtuvieron utilidades o perdidas, el monto a cancelar por el impuesto de renta y complementarios y presentar los estados financieros básicos al ente correspondiente, por tal razón las cuentas que conforman el estado de resultados al iniciar el año estarán en cero y a medida que va pasando los días deberá ir acumulando dicha información desde el día en que inició las operaciones hasta el nuevo cierre y así sucesivamente período tras período.

1.10.5 Valuación o medición

Valuación es el proceso de determinación de las cantidades monetarias, es decir, dar un valor

a un bien y con base en ello

registrarlo contablemente.

Por

consiguiente los hechos económicos que afectan los estados financieros deben ser cuantificados en pesos y en forma apropiada en términos de unidad de medida.

Existen

varios

criterios

de

medición

con

diferentes grados y distintas

combinaciones, los cuales dependiendo de la situación se utilizarán; entre ellos

35

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

están: Costo histórico o de adquisición, valor de mercado o de realización, valor actual o de reposición y valor presente o descontado.

EJEMPLO

La empresa Arco Iris Ltda, compró el 1 de enero del 2.000, un vehículo nuevo Mazda Matsuri Hathback

modelo 2000, por un monto de $32.800.000.

En

condiciones normales la empresa podrá vender o comprar el vehículo en Enero 1 del 2.001 por un valor de $28.000.000 aunque en la revista motor está peritado en $27.500.000. En esa misma fecha comprar el mismo vehículo nuevo pero modelo 2.001 su valor será de $34.000.000.

1.10.5.1 Valor de adquisición o costo histórico

Es aquel que representa su valor original en el

momento de realizar una

transacción. En nuestro ejemplo hipotético es el valor que se pagó inicialmente por la compra del automóvil, es decir $32.800.000.

1.10.5.2

Valor de mercado o de realización

Es el valor en el que se espera vender un activo o cancelar un pasivo en una operación normal. En nuestro ejemplo hipotético, es el valor que se obtendría al vender la máquina en su actual estado según la revista motor, el cual corresponde a $27.500.000.

36

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.5.3

Valor actual o de reposición

Representa la cantidad de dinero que se pagaría bajo condiciones normales en los negocios para reemplazar la capacidad operativa de un activo.

Para nuestro

ejemplo en el caso de querer reponer el bien por uno totalmente nuevo su valor seria de $34.000.000, si quisiera adquirir nuevamente el mismo vehículo con las mismas características respecto a modelo y marca, por el hecho que el anterior se hubiera perdido o destrozado en un siniestro, su valor de reposición seria de $28.000.000.

1.10.5.4 Valor presente o descontado

En el ejemplo hipotético no se mencionó como determinar dicho valor, para evitar confusiones tomaremos el mismo ejemplo pero con una información adicional y lo explicaremos de dos formas:

Inicialmente el valor presente se refiere a tomar el valor histórico y reexpresarlo a una fecha determinada.

La palabra reexpresar se refiere a un sinónimo de

igualdad, es decir cuál valor debería tener un bien o su equivalencia a través del tiempo teniendo en cuenta la inflación sin que llegue a perder su poder adquisitivo de compra.

Recordemos que el valor de adquisición fue de $32.800.000 y partamos del supuesto que la inflación en el periodo de enero 1 del 2.000 a enero 1 del 2.001 fuese del 20%, entonces $32.800.000 equivaldría a $39.360.000.

37

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

La anterior operación surge de la siguiente multiplicación:

32.800.000 * 1.20 = 39.360.000. Esto significa que debería tener $39.360.000 en Enero 1 del 2.001 para poseer la misma cantidad de dinero respecto a lo que se invirtió en el año anterior sin perder poder de compra; entonces para hallar el valor presente, es necesario conocer el valor de adquisición y la inflación que sufrió el país en determinado lapso y reexpresarlo. Respecto al valor descontado se refiere al valor histórico teniendo en cuenta los descuentos por pronto pago, caso de un pasivo o menor valor de un activo. Para entender más lo anterior lo realizaremos con la continuación del ejemplo:

Se compro el vehículo por un valor de $32.800.000, en el momento del pago, nos otorgan un plazo de 60 días para dicha cancelación, pero nos otorgan un descuento del 10% si lo cancelamos antes de cinco días, por razones de disponibilidad se puedo cancelar de contado ganando dicho descuento, es decir, que se cancelo $29.520.000 después de deducir dicho descuento y esto sería el valor descontado.

En el caso de un activo, en el momento de comprar un bien y colocarlo en uso, automáticamente pierde valor respecto a lo que cancelo para obtenerlo, ya que nadie estaría dispuesto a pagar lo mismo por un bien así tan sólo tenga días de uso ya que si va a cancelar lo mismo preferiblemente lo compraría nuevo.

En nuestra economía lo anterior sucede en la mayoría de los bienes ya que estos varían de precio rápidamente por su uso, refiriéndome a días.

38

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.6 Esencia sobre forma

Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados en los estados financieros de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

EJEMPLO

La empresa Armo Ltda. vende una camioneta Mazda pick up 2.200 a Virgilio Hernández, la documentación que tiene la empresa es la tarjeta de propiedad en donde traslada el bien a su nuevo propietario.

Sin embargo pueden existir

acuerdos entre las partes y por escrito en el cual la Empresa Armo Ltda. puede seguir utilizando la camioneta esporádicamente para desempeñar ciertas labores de su actividad mercantil, ya que el dueño de la empresa y su nuevo propietario así lo pactaron y son familiares.

En tales circunstancias presentar información solamente sobre la venta del vehículo, podría no representar fielmente la transacción efectuada y se estaría mostrando solamente la parte legal.

1.10.7 Realización o causación

Este principio sólo permite registrar lo que realmente sucede o todos los eventos que puedan ocurrir por transacciones pasadas tanto internas como externas, que afectarán a la entidad ya sea para obtener beneficios o sacrificios.

39

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO

La empresa Arco Iris Ltda.

vende mercancías a crédito por un valor de

$20.000.000 en Febrero del 2.001. Al corte del periodo (Febrero 28) poseen en sus activos corrientes un valor de cartera producto de la negociación anterior por $15.000.000, al 30 de Abril del 2.001 la empresa se da cuenta que $8.000.000 son incobrables. La empresa actualmente se ve afectada como consecuencia de las transacciones pasadas, por las cuales el presente periodo gravable tendrá un sacrificio económico y por consiguiente experimentará un cambio en sus recursos, estos sacrificios o cambios son cuantificables y por eso se deberán registrar.

Finalmente se deberá crear una provisión por los $8.000.000 para así mostrar la cartera real en forma neta la cual es de $7.000.000. Observemos:

Febrero 1

Febrero 28

Abril 30

Clientes $ 20.000.000

Clientes $ 15.000.000

Clientes

$ 15.000.000

Provisiones $ (8.000.000) Clientes netos $7.000.000

Otro ejemplo sería en el momento de adquirir un bien y quedarlo debiendo en su totalidad, hay que hacer el respectivo registro ya que aumenta el activo por el nuevo bien pero a su vez el pasivo por la deuda contraída.

40

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.8 Asociación

Siempre que una empresa obtenga un ingreso, inmediatamente deberá registrarlo junto con los costos y gastos en que incurrió para así obtenerlo. En el caso de no poder realizar lo anterior respecto a no distinguir los costos y los gastos de un monto determinado y se concluya que no va a generar beneficios o sacrificios futuros se deberá registrar como un gasto en el estado de resultados.

Si en un período contable se logran asociar todos los ingresos realizados por la empresa con sus respectivos egresos, la utilidad así calculada se considera más ajustada a la realidad.

EJEMPLO Si al final de un mes tenemos arrendado un local y no nos han cancelado el arriendo, este debe registrarse como ingreso durante este mes, sin importar la fecha que nos paguen ya que se crea a su vez una cuenta por cobrar.

Otro caso sería el de una empresa bajo la razón social de Trapitos Caya Ltda. que comercializa camisetas, el primero de enero del 2.001 tiene un capital de $100.000 en efectivo y compra dos camisetas a crédito, cada una a $20.000, tiene gastos de transporte de $5.000 y vende una el mismo día para ser cancelada al final del mes a un precio de $50.000

En el estado de resultados reflejaría la información así:

41

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

TRAPITOS CAYA ESTADO DE RESULTADOS De enero 1 a enero 1 del 2.001

Ventas

$ 50.000

(-) Costo de Ventas

(20.000)

(=) Utilidad bruta

$30.000

(-) Gastos operacionales

(5.000)

(=) Utilidad antes de Impuestos $25.000 El balance general se vería así:

En el momento de adquirir las camisetas:

TRAPITOS CAYA LTDA. BALANCE GENERAL A enero 1 del 2.001 Activo

Pasivo

Corriente Caja

Corriente $100.000

Inventarios

40.000

Total activo corriente

$140.000

Total activo

$140.000

42

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Proveedores

$40.000

Total pasivo corriente

$40.000

Total pasivo

$40.000

Patrimonio Aportes sociales

$100.000

Total patrimonio

$100.000

Total pasivo más patrimonio

$140.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En el momento de vender las camisetas:

TRAPITOS CAYA LTDA. BALANCE GENERAL A enero 1 del 2.001 Activo

Pasivo

Corriente Caja

Corriente $95.000

Proveedores

$40.000

Clientes

50.000

Total pasivo corriente

$40.000

Inventarios

20.000

Total pasivo

$40.000

Total activo corriente

$165.000

Total activo

$165.000

Patrimonio Aportes sociales Utilidad del ejercicio

$100.000 25.000

Total patrimonio

$125.000

Total pasivo más patrimonio

$165.000

Observe amigo lector como se asocio los ingresos obtenidos con los costos y gastos en que se incurrieron para obtener dicho ingreso, a su vez el cómo se verían los estados financieros.

1.10.9 Mantenimiento del patrimonio

Todo ente económico al finalizar su periodo contable debe presentar un valor del patrimonio igual o mayor al patrimonio con que inició el periodo sin tener en cuenta las trasferencias realizadas por cualquier razón (lo anterior se refiere a todo aquello que aumente el patrimonio pero que no provenga del desarrollo del objeto 43

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

social como es el caso de las donaciones), esto debe ser ajustado o mantenido antes de presentar las utilidades del respectivo periodo para ser distribuidas. Esta evaluación puede hacerse desde dos puntos de vista, respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

1.10.9.1

Mantenimiento del Patrimonio Financiero Se considera ganancia

todo el excedente de riqueza actual sobre el capital medido en términos del dinero originalmente invertido este o no realizada. Cuando se dice que se reconoce ganancias estén o no realizadas se refiere al aumento de valor que pueden tener algunos activos a través del tiempo, los cuales se deberán reflejar como un mayor valor en el activo a través de las valorizaciones, pero a su vez en el patrimonio aumenta como superávit por valorizaciones por el mismo monto y dichas utilidades realmente no se obtienen sino cuando se vendan dichos activos.

1.10.9.2

Mantenimiento del Patrimonio Físico Se considera ganancia el

excedente de riqueza actual sobre un monto de patrimonio determinado que permite mantener la capacidad de producción y venta de tecnología de hoy, distribuyendo sólo el excedente de utilidades operacionales requeridas para su renovación.

EJEMPLO Lo anterior lo podemos visualizar con un sencillo ejemplo para lo cual daremos la siguiente información: Usted aporta $100 como capital para la constitución de una sociedad y un año después obtiene $40 de utilidades (nominales) como desarrollo de su objeto social. Entonces la pregunta sería, ¿cuánto distribuir de utilidades para cumplir con el principio de mantenimiento de patrimonio en ambos casos?

44

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

PATRIMONIO FINANCIERO

Utilidades del Período (1) Capital aportado

PATRIMONIO FISICO

$ 40

$ 40

100

100

Tasa de Inflación anual 20% (100 + 20%) Valor de reposición equipos a hoy $110 Hace un año comprados a $ 80 Mayor valor físico para renovación (110 - 80)

(30)

Capital para mantener capacidad (100*1.20) 120

UTILIDADES A DISTRIBUIR

(40-20)

$ 20

130

(40-30)

$ 10

A pesar que la norma establece que la utilidad para mantenimiento del patrimonio Hay que recalcar que se PUEDE hacer por cualquiera de los dos métodos, aunque se fijó para el caso Colombiano el método del patrimonio financiero, posiblemente por su facilidad, lo cual no es otra cosa que una simple reexpresión, es decir, es el resultado del sistema de ajustes integrales por inflación. Sin embargo, cuando el costo de la actualización tecnológica supera los índices de crecimiento inflacionario, (que es en la mayoría de los casos) nuestro sector productivo se verá abocado a una pérdida gradual de competitividad o en su defecto a un continuo endeudamiento para efectuar dicha renovación.

Una empresa cuando vaya a decidir sobre el reparto de utilidades, debe hacer un análisis sobre su patrimonio, de tal forma que examine hasta que punto los ajustes por inflación 45

efectuados han mantenido su patrimonio en el tiempo y por

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

consiguiente no llegar a descapitalizarse. Además entre mayor patrimonio tenga, los efectos de los ajustes integrales por inflación van a ser inferiores, trayendo como consecuencia menor pago de impuesto.

En el primer caso, el patrimonio financiero tenia $100 de capital con una inflación del 20%, lo cual significa que al final del periodo deberá tener $120. Si ganó 40 significa que al haber realizado la reserva de $20 se podrá repartir $20 como utilidades.

En el caso del patrimonio físico se toma el valor de los activos fijos comprados en $80. Para poder renovar dichos activos hoy en día y basado en los datos que se suministraron para el ejemplo costaría $110, es decir que nos faltarían $30. Si nos ganamos $40, significa que se podrá repartir $10 por concepto de utilidades. “La anterior explicación fue tomada de un escrito de los hermanos ARNALDO HELI (Decano de la facultad de Ingeniería Financiera de la universidad Autónoma de Bucaramanga) y JAIME SOLANO RUIZ (docente de la misma facultad) para lo cual quiero expresar mis agradecimientos”

1.10.10

Revelación plena

Todos los entes económicos a través de los Estados Financieros de propósito general y especial, notas financieras, informes y los dictámenes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello, deben informar en forma clara y concisa cual es la situación económica y financiera real de un ente y que cambios se realizaron en el patrimonio así como cuales fueron sus resultados y las perspectivas hacia el futuro en el logro de los objetivos de tal manera que

46

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

cualquier persona interesada en él ente tenga una visión general de su comportamiento económico y financiero a determinada fecha.

Estas notas sirven para clarificar los hechos económicos registrados en la contabilidad y que conlleva a una comprensión plena del informe presentado.

1.10.11

Materialidad

Las cuentas y las operaciones económicas se deben clasificar o reconocer teniendo en cuenta su importancia relativa con respecto al activo total, activo corriente, activo no corriente, pasivo total, pasivo corriente, pasivo no corriente, capital de trabajo etc.

Si una empresa compra un bien y

su valor no es representativo se deberá

registrar como un gasto. Para evitar confusiones con respecto a lo anterior todo aquello que supere 1 SMMLV (un salario mínimo mensual legal vigente) cumple el principio de materialidad.

EJEMPLO Si una universidad compra sillas para los salones, estas serán consideradas un activo no corriente, específicamente un activo fijo y por ello se vera reflejado en el balance general, pero si tan sólo comprara una sola silla para el celador por un valor inferior a un salario mínimo esta sería un gasto y deberá reflejarse en el estado de resultados.

47

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.12

Conservadurismo o prudencia

Al registrarse una transacción en una empresa se debe hacer sin sobrevalorar sus activos e ingresos ni subestimar los pasivos y gastos, es decir, se debe tener en cuenta todos los sucesos reales que afecten o pueden afectar la operación y se debe registrar racionalmente.

EJEMPLO

Recibimos por anticipado dineros para una venta a despachar en dos meses, contablemente no podemos registrar esa transacción como venta porque estaríamos anticipando utilidades, aquí se aumenta la caja por los dineros que nos entraron pero a su vez nos aumenta el pasivo en la cuenta de ingresos recibidos por anticipado ya que estos dineros en ultimas los debemos y serán de la empresa en el momento de hacerse efectiva la entrega de lo que ya se vendió, por tal razón desaparecería la deuda y así aumentaría las ventas y se obtendría una utilidad.

Otro ejemplo sería cuando al término de un mes, en diciembre, no cancelamos la nómina correspondiente y el pago se efectuó en el mes de enero, el valor de dicho gasto debió haber quedado registrado en el mes de diciembre junto a una cuenta por pagar, al mes siguiente cuando se efectúa el pago se disminuye caja y desaparece dicha deuda. El no pago de la nomina o de cualquier gasto causado en el mes de diciembre no me exime de registrar el gasto en dicho mes, lo cual traería como consecuencia, al no hacerlo, un estado financiero menos razonable y no acorde a la realidad.

48

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.10.13

Características y practicas de cada actividad

Según él artículo 18 del decreto 2649 de 1.993 la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las características y practicas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su razón social, su ubicación geográfica y sus costumbres, su desarrollo social, económico y tecnológico.

EJEMPLO Lo anterior se refiere que deberá cumplir con los principios contables mencionados anteriormente pero a su vez deberá tener en cuenta las costumbres de cada región o ciudad como es el caso que en Bucaramanga se cobra el arriendo los diez primeros días de cada mes, caso contrario en Barranquilla se cobra los diez últimos días de cada mes y esto se deberá tener en cuenta en el momento de registrarlo, es decir, en el primer caso cuando supera los 10 días se debe registrar un ingreso y a su vez una cuenta por cobrar, en el segundo caso como no se ha causado no se podrá realizar el mismo registro salvo que suceda lo mismo pero el primer día del siguiente mes.

1.11 TIPOS DE NEGOCIO De acuerdo con la actividad económica, las empresas pueden clasificase en las siguientes categorías:  Empresas de Servicio: Aquellas que están dedicadas a vender un producto no tangible sino un servicio. 49

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 Empresas Comerciales: Aquellas que se dedican a comprar y vender artículos elaborados por otras empresas, conocido su inventario con el nombre de mercancías no fabricadas por la empresa. Estas empresas no transforman sus productos sólo los comercializan, es decir, son las mismas que distribuyen mercancía de producen otros entes.  Empresas Industriales: Aquellas dedicadas a la fabricación o elaboración de un producto para ello requieren de materias primas, mano de obre directa y de costos indirectos de fabricación, surgiendo inventarios de materia prima, de productos en proceso y de productos terminados, los cuales finalmente son vendidos a otros entes o realizan dicha operación ellos mismos.

Una empresa sin importar en que negocio esta, se puede organizar legalmente como un negocio de una sola persona, en una sociedad de personas o en una sociedad de capital. Los principios de contabilidad generalmente aceptados se aplican en los estados financieros dependiendo de estas formas de organización.

1.11.1 Negocio de un solo propietario

Una empresa de una sola persona es llamada negocio de un solo propietario o unipersonal. Generalmente el propietario actúa como gerente o representante legal.

EJEMPLO La empresa utilizada en nuestra ilustración es un Autoservicio Nocturno cuyo propietario es William Alberto Ruiz. Se debe identificar con el mismo nombre de su propietario seguido de las siglas “E.U.” o de las palabras completas empresa 50

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unipersonal. Esta forma de organización comercial es común en el caso de pequeños almacenes los cuales venden generalmente al detal, o de haciendas, de empresas de servicios pequeñas y en el ejercicio profesional como el caso del derecho, medicina y contaduría pública, entre otros.

Un Negocio de un solo

propietario es la forma más común de organización comercial en nuestra economía.

Los negocios de un solo propietario son considerados como entidades comerciales separadas de las otras actividades de su propietario. Esto es desde el punto de vista contable, pero desde el punto de vista legal, el negocio y su propietario no se consideran como entes separados.

El propietario es personalmente responsable por las deudas del negocio, pero si el negocio se vuelve insolvente el propietario debe responder por las deudas con sus propios activos.

1.11.2

Sociedades de personas

Son los negocios de propiedad de dos o más personas asociadas voluntariamente conocidos con el nombre de socios, por tal razón lo más importante no es el capital sino las personas que lo conforman. Las sociedades son utilizadas ampliamente por las empresas pequeñas, firmas internacionales de contadores públicos, etc. Existen diversas sociedades de personas que serán explicadas más adelante.

Los dueños de una sociedad de personas en la gran mayoría son personalmente responsables por las deudas de la empresa a excepción de las limitadas. Desde

51

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

el punto de vista contable una sociedad de personas es vista como un ente comercial separado de los asuntos personales de sus propietarios.

1.12 TIPOS DE SOCIEDADES

Las sociedades que mencionaremos a continuación son consideradas de personas.

1.12.1 Sociedad unipersonal

Como ya se había mencionado anteriormente, estas sociedades su razón social (es decir el nombre del negocio) giran en torno al nombre del socio seguido siempre por las siglas “E.U” o de las palabras empresa unipersonal. El número máximo y mínimo para esta sociedad, como su mismo nombre lo indica, será de una sola persona.

El socio y dueño de la empresa responderá de manera solidaria e ilimitada por todas las deudas que contraiga la empresa. Para su formación el capital estará constituido por aportes pagados totalmente en el momento de la constitución, lógicamente se disolverá si el socio decide retirarse o por muerte del mismo.

1.12.2 Sociedad en comandita

Se formará con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios gestores (es aquel socio que aporta la idea más no capital, denominados también socios colectivos) y se agregará la expresión y “compañía“ o de las abreviaturas 52

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“& cía “ seguido de las palabras “Sociedad en comandita” o de las siglas “S en C“; siempre se formará entre uno o más socios que comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales (los gestores) y otro o varios tipos de socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos aportes (los denominados socios colectivos). Las sociedades en comandita se dividen en dos clases: 1.12.2.1 Sociedad en comandita simple

Esta formada por uno o más socios que solidaria e ilimitadamente comprometen su responsabilidad sobre las operaciones de la empresa y de otros socios que limitan la responsabilidad al valor de sus respectivos aportes. Los primeros se denominan socios gestores o colectivos y los segundos socios comanditarios.

La razón social se forma con el nombre completo o con el apellido de uno o más socios gestores o colectivos, agregando la expresión y compañía o la abreviatura “& Cía” seguida en todos los casos de la indicación abreviada “ S.C.S ” o de las palabras “Sociedad en comandita simple”.

La administración de la sociedad corresponde a los socios colectivos o gestores, quienes podrán ejercerla directamente o por medio

de sus delegados. Los

comanditarios solo podrán ejercer funciones de representación como delegados de los socios colectivos y para determinados negocios debiendo indicar en cada caso que obran a través de un poder, el cual deberá ser otorgado por los socios gestores.

El capital debe expresar él numero de partes en que se divide el valor de cada cuota y el valor aportado por cada persona, hay que dejar claro que los aportes deberán ser por el mismo monto más no por la misma cantidad en todas las 53

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sociedades de personas, es decir que cada aporte se deberá realizar por la misma cantidad de dinero pero no necesariamente la misma cantidad de aportes. En cuanto al número de socios para iniciar este tipo de sociedad se necesita como mínimo un gestor y un comanditario y como máximos dos gestores y 25 comanditarios. En el caso de cumplir lo anterior no se podrá constituir bajo esta sociedad. 1.12.2.2 Sociedad en comandita por acciones

Primero Que todo esta ya no es considerada una sociedad de personas sino una de capital y por ello los propietarios se les conocerá con el nombre de accionistas, dicha sociedad se formará entre uno o más socios que comprometen ilimitada y solidariamente su responsabilidad sobre las operaciones sociales (socios gestores o colectivos) y otro o varios socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos aportes (socios comanditarios), hasta aquí es igual a la anterior sociedad pero su razón social debe componerse con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, agregando la abreviatura “ & Cía” seguida de las palabras “sociedad en comandita por acciones “ o de la abreviatura “ S.C.A.”

El número mínimo de socios requeridos para conformar esta sociedad es de seis personas; cinco comanditarios y un gestor, aunque en el acto de constitución no es indispensable la intervención de los comanditarios, se debe expresar en la escritura social el nombre de cada accionista, su domicilio, nacionalidad, número de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada.

El capital estará representado por acciones de igual valor, las cuales necesariamente serán nominativas mientras no hayan sido totalmente pagadas.

54

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

La administración de la sociedad es igual a la anterior, es decir, corresponde a los socios gestores quienes podrán ejercerla directamente o por medio de sus delegados.

Los

comanditarios

únicamente

podrán

ejercer

funciones

de

representación de la sociedad en determinados casos y como delegados de los gestores.

Los comanditarios no pueden ser socios industriales pero tienen la

facultad de inspeccionar en cualquier momento los libros y documentos de la sociedad.

Esta sociedad se disolverá cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de los accionistas a menos del 50% del capital suscrito o cuando no cumpla los requisitos para su constitución respecto al numero exigido de accionistas.

1.12.3 Sociedad colectiva

En este tipo de sociedad todos los socios responderán solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales que realice la empresa. La razón social se formará con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios (puede ser en unión de los apellidos) seguido de cualquiera de las expresiones “& Cía “, “Hermanos “, “ e hijos “, “y sucesores”. Por tal razón es una empresa familiar.

El número mínimo de socios requerido para constituir esta sociedad es de dos y el número máximo es ilimitado. La administración y representación legal de este tipo de sociedad corresponde a todos y cada uno de los socios quienes podrán delegarla en una tercera persona.

55

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.12.4 Sociedad de responsabilidad limitada

En este tipo de sociedad el número de socios para poderse constituir no puede ser mayor a 25 ni inferior a dos, los socios responden hasta el monto de sus respectivos aportes y por ello el nombre de la razón social de limitada. La razón social puede ser cualquier nombre seguida de la palabra limitada o su correspondiente abreviatura “Ltda” que de no aparecer en los estatutos o en las facturas o documentos generales de la empresa, hará responsables a los asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros ya que se considera legalmente como una sociedad colectiva respecto a la responsabilidad.

El capital debe pagarse íntegramente al constituirse la compañía y estará dividido en cuotas de igual valor como ya se había explicado, las cuales se pueden ceder en las condiciones previstas en la ley o en los estatutos. obligada a formar una reserva obligatoria,

La sociedad esta

más conocida con el nombre de

reserva legal; que es el 10% de las utilidades antes de impuestos de cada ejercicio, hasta completar el 50% de los aportes sociales.

La representación de la firma y la administración de los negocios corresponde por derecho a todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios deberá delegar la representación y la administración de la sociedad en un gerente, estableciendo sus atribuciones de manera clara y precisa en los estatutos.

Este tipo de

sociedades debe llevar un libro de socios debidamente registrado en la cámara de comercio, en donde se anota el nombre, la nacionalidad, domicilio, documento de identificación y numero de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes y cesiones que se hubieren efectuado.

56

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Los socios pueden ceder sus cuotas pero esto implica una reforma estatutaria que debe ser otorgada por el representante legal de la compañía, el cedente y el cesionario en mutuo acuerdo.

La sociedad de responsabilidad limitada se

disolverá cuando ocurran perdidas que reduzcan el capital por debajo del cincuenta por ciento o cuando el número de socios exceda de veinticinco, o sea inferior a dos.

1.12.5

Sociedades anónimas

Esta es otra sociedad considerada de capital.

Es la forma predominante de

asociación comercial en muchos países debido a que puede reunir grandes sumas de capital en mayor cantidad que las organizaciones de propietario único o de la sociedad de personas ya que esta puede negociar sus acciones en la bolsa de valores (cumpliendo las respectivas condiciones exigidas caso que no puede cumplir las sociedades de personas las cuales deberán reunir su capital en el mercado natural) Debido a la deficiencia para concentrar los ahorros de personas, la sociedad anónima es el medio ideal para obtener el capital necesario para la producción en gran escala. Prácticamente todas las grandes empresas están organizadas como sociedades anónimas.

La sociedad anónima es una persona jurídica distinta de sus accionistas, formada por la reunión de capital dividido en acciones de igual valor (no necesariamente a través del tiempo), las cuales deberán suscribirlas y pagarlas y cuya responsabilidad está limitada al monto de sus respectivas acciones; es administrada por gerentes temporales revocables y su razón social podrá ser cualquier nombre seguida por las palabras “Sociedad Anónima “ o por la abreviatura “S.A”. 57

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

La sociedad anónima tiene una vida relativamente estable que no se ve afectada por la muerte o retiro de un accionista. El derecho de propiedad de una sociedad anónima está representado por títulos valores transferibles llamadas acciones y los propietarios de dichos títulos son denominados accionistas.

Lo ideal al iniciar un negocio, es constituirlo en una sociedad limitada y cuando este empiece a crecer, pasarse a una sociedad anónima.

Para entender con claridad cada tipo de sociedad y suministrar mayor información de las mismas se realizo el siguiente cuadro resumen:

LES RECOMIENDO ESTAR LEYENDO CONSTANTEMENTE EL CODIGO DE COMERCIO

PARA

EVITAR

FALSA

CONSTANTES CAMBIOS.

58

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INFORMACIÒN

DEBIDOA

SUS

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 2 ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros son informes que presentan las empresas en cualquier momento pero de tipo obligatorio al final de cada ciclo contable, cumpliendo el principio contable de periodo (de Enero 1º a Diciembre 31), con el fin de comunicar de manera resumida las actividades operativas, la situación financiera y los cambios en la misma.

Todo lo anterior sirve como base para la toma de

decisiones en un ente económico. Los estados financieros básicos son: (de obligatoria presentación, según

el

Decreto 2649 del 29 de Diciembre de 1.993. Modificado por los Decretos 1259 1446 y 2852 de 1.995, Artículo 22. )  El Estado de Resultados  El Balance General  El Estado de Cambios en la Situación Financiera  El Estado de Flujos de Efectivo  El Estado de Cambios en la Situación Patrimonial

59

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 BALANCE GENERAL En este estado financiero aparece la información resumida de lo que está sucediendo en la empresa en una fecha determinada; por ello se le conoce como un estado financiero estático, es decir, presenta la información a un día especifico. Muestra el valor del activo, pasivo y patrimonio, reflejando la estructura de la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Por lo anterior se dice que es como una radiografía de la empresa, ya que muestra lo que está pasando hasta ese momento. Gráficamente estaría representado de la siguiente manera:

BALANCE GENERAL

PASIVO ACTIVO PATRIMONIO

El Balance General debe presentarse por lo menos una vez en el año, coincidiendo con el último día del año calendario (con fecha a 31 de Diciembre), debido a que la ley lo exige así. Debe ir firmado por los responsables: Gerente General, Revisor fiscal y el Contador.

Para las sociedades de personas tan sólo se exigen las firmas de los dos primeros, salvo que el patrimonio supere los $650.000.000, en este caso también se exige el tercero. Para las sociedades de capital se exigen las tres rúbricas. 60

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Para

uso administrativo o cuando la ley lo exige se acostumbra preparar el

balance para períodos más cortos: diario, mensual, trimestral o semestral. Este estado cumple dos propósitos esenciales; ofrecer a los usuarios la información financiera sobre la organización y servir como herramienta de base para la toma de decisiones financieras, generalmente los usuarios son externos.

El gerente de una empresa tendrá grandes dificultades para evaluar la información contable si el balance se presenta en forma desordenada; así mismo a un analista se le dificultará su labor si los balances que tuviera que examinar obedecieran a criterios de presentación arbitrarios por parte del solicitante. Lo anterior se obvia mediante un modelo estandarizado de presentación que permite ahorrar tiempo y dar uniformidad a la elaboración de este estado. Este modelo se presenta en el siguiente cuadro:

NOMBRE DE LA EMPRESA BALANCE GENERAL A MES DIA DE AÑO

ACTIVO

PASIVO

CORRIENTE CORRIENTE NO CORRIENTE FIJOS

NO CORRIENTE

DIFERIDOS

DIFERIDOS

PATRIMONIO OTROS ACTIVOS

61

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Inicialmente se explicarán los grupos y cuentas que lo conforman, luego a través de los capítulos posteriores se explicará detenidamente cada una de estas cuentas. 

ACTIVOS

Son la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultados de eventos pasados, de cuya posesión se espera que surjan beneficios futuros. Se dividen en Activos Corrientes y No Corrientes:

ACTIVOS CORRIENTES

Los activos corrientes están constituidos por los siguientes grupos:

 Disponible: El cual comprende cuentas tales como caja, bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro y fondos.

 Inversiones: Es el dinero invertido por el ente económico en títulos valores y comprende

las

siguientes

cuentas:

certificados,

papeles

comerciales,

aceptaciones bancarias o financieras, derechos fiduciarios y otras inversiones.

 Deudores:

Están representados por todas las deudas a favor que tiene la

organización; pertenecen a este grupo las cuentas de clientes, cuentas corrientes comerciales, cuentas por cobrar, ingresos por cobrar, y anticipos de impuestos.

62

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Inventarios:

Este grupo comprende los inventarios de materias primas,

productos en proceso, productos terminados y mercancías no fabricadas por la empresa.

 Gastos

pagos por anticipado: Son todos aquellos gastos que el ente

económico paga por anticipado y cuyo periodo de expiración es inferior a un año. En este grupo se encuentran los intereses, honorarios, comisiones, arrendamientos, seguros y fianzas.

ACTIVOS NO CORRIENTES Hacen parte de los activos no corrientes los siguientes grupos de cuentas: inversiones, deudores a largo plazo, propiedad planta y equipo, intangibles, cargos diferidos, valorizaciones y otros activos.

 Inversiones:

Constituyen el dinero invertido por la empresa en papeles

negociables cuya fecha de expiración es mayor a un año. Las principales cuentas de este grupo son: Acciones, cuotas o partes de interés social, bonos, cédulas, títulos, derechos fiduciarios y otras inversiones a largo plazo.

 Deudores: Formado por obligaciones a largo plazo a favor del ente económico. Algunas cuentas de este grupo son las siguientes: Cuentas por cobrar a casa matriz, Cuentas por cobrar a vinculados económicos, Cuentas por cobrar a socios y accionistas, Aportes por cobrar, Cuentas por cobrar a trabajadores y demás cuentas por cobrar a más de un año.

 Propiedad, Planta y Equipo: Conocido también como activos fijos, representa todos aquellos activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción; con la finalidad de utilizarlos en forma permanente por el ente 63

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

económico para la producción de bienes y servicios, para arrendarlos y utilizarlos en su administración. Las principales cuentas de este grupo son las siguientes: Terrenos, Construcciones en curso, Maquinaria y Equipo en montaje, Construcciones y edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipo de Oficina, Flota y Equipo de Transporte, Acueductos, Plantas y Redes, Minas y Canteras.

 Intangibles: Son aquellos

activos que careciendo de naturaleza material han

sido adquiridos o desarrollados por el ente económico, otorgándole un derecho o privilegios oponibles ante terceros. Las principales cuentas que forman este grupo son las siguientes: Crédito Mercantil, Marcas, Patentes, Concesiones y franquicias, Derechos, Know how y Licencias.

 Cargos

Diferidos: Bienes o servicios de los cuales se espera obtener

beneficios económicos en otros períodos. Las principales cuentas que forman este grupo son las siguientes: Costos de exploración por amortizar, Costos de explotación y desarrollo, Cargos por corrección monetaria diferida.

 Otros Activos: Representados por recursos de propiedad del ente económico que no generan renta o que no se requieran para el desarrollo de la razón social; como bienes de arte y cultura, obras de arte, bibliotecas, máquinas porteadoras, estampillas y otros.

 Valorizaciones:

Representa el mayor valor adquirido por los activos con

relación a su costo de adquisición, establecido por normas de reconocido valor técnico. Las cuentas de valorizaciones son: De inversiones, De propiedades, planta y equipo, y De otros activos, son ejemplos de cuentas de este último grupo de activos. 64

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



PASIVOS

Los pasivos constituyen todas aquellas obligaciones que la empresa tiene con terceros. Según esto los pasivos se dividen en dos clases: los pasivos corrientes y los no corrientes.

PASIVOS CORRIENTES

Son todas aquellas obligaciones con terceros que tiene el ente económico, las cuales deben cancelarse en un periodo no mayor a un año.

Los pasivos

corrientes están conformados por el siguiente grupo de cuentas:

 Obligaciones

financieras: Deudas adquiridos por la empresa con bancos,

corporaciones y otras instituciones financieras.

 Proveedores:

Está conformado por todas aquellas obligaciones que tiene el

ente económico con sus proveedores, tanto nacionales como extranjeros. Están constituidos por personas naturales o jurídicas los cuales suministran las materias primas que requiere la empresa para la consecución de su producto o servicio.

 Cuentas por pagar: Son aquellas deudas de la organización a corto plazo con contratistas, acreedores, socios e instituciones gubernamentales.

 Impuestos

y Gravámenes: Son aquellas obligaciones que tiene la empresa

con el gobierno por concepto de impuestos de renta, gravámenes tributarios.

65

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

de ventas y otros

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Obligaciones

laborales: Hace referencia a las deudas del ente económico

con sus empleados por concepto de sueldos y prestaciones sociales.

 Provisiones: norma de

Obligaciones reconocidas por la organización con sujeción a la

prudencia en la fecha en la cual, se conozca información de

probabilidad y se puedan estimar razonablemente la posible perdida.

 Diferidos:

Son aquellos compromisos de la organización por concepto de

anticipos, de los cuales se espera que se preste el respectivo servicio.

 Otros pasivos: Formado por otras obligaciones a corto plazo no consideradas en los grupos anteriores, como por ejemplo, depósitos recibidos, retención a contratos sobre terceros y embargos judiciales.

PASIVOS NO CORRIENTES

Son todas aquellas obligaciones o deudas que el ente económico posee y cuyo vencimiento o plazo es mayor a un año.

Los grupos que las conforman son

básicamente los mismos que conforman el pasivo corriente, salvo que la fecha de vencimiento de estas obligaciones es superior a un año. 

66

PATRIMONIO

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos, es decir lo que pertenece a los propietarios. Está conformado por las siguientes cuentas:

 Capital suscrito o pagado:

Representa el aporte que realizan los accionistas

o socios al ente económico.

 Aportes sociales: Representa los dineros que han aportado los socios al ente económico.

 Superávit: Surge por la venta de acciones o cuotas de interés social que están por encima de su valor nominal, ya sea por concepto de donaciones o por el crédito mercantil creado por el ente económico.

 Reservas:

Son aquellos recursos que el ente económico retiene de sus

utilidades, como resultado de exigencias legales, estatutarias u ocasionales.

 Revalorización

del patrimonio: Esta cuenta

nos muestra el efecto que

produce los ajustes integrados por inflación.

 Resultados

del ejercicio: Son las utilidades o pérdidas generadas por la

empresa durante el desarrollo de la razón social.

 Resultado de ejercicios anteriores: Constituido por las utilidades o pérdidas generadas por la empresa y acumuladas durante periodos anteriores.

67

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

COMO REALIZAR EL BALANCE GENERAL DE NUESTRA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA BALANCE INICIAL FECHA ACTIVO PASIVO Corriente Corriente Caja Bancos y corporaciones Bancos Proveedores Nacionales Cuentas de ahorros Impuestos y gravámenes Inversiones temporales Cuentas por pagar Clientes Pasivos estimados y provisiones Cuentas por cobrar TOTAL PASIVO CORRIENTE Materia prima Pasivo no corriente Productos en proceso Obligaciones financieras Productos terminados TOTAL PASIVO NO CORRIENTE Mercancía no fabricada por la empresa TOTAL PASIVO TOTAL ACTIVO CORRIENTE PATRIMONIO Activo No Corriente Aportes sociales o Capital suscrito y pagado Terrenos Reserva obligatoria Construcciones y edificaciones Reserva estatutaria Maquinaria y equipo Reserva ocasional Equipo de oficina Revalorización del patrimonio Equipo de computación y comunicación Donaciones Flota y equipo de transporte Utilidad o perdida el ejercicio Otros activos TOTAL PATRIMONIO TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO TOTAL ACTIVO

Gerente

68

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1. COMO CONTROLAR UN NEGOCIO

Con el sólo hecho de llevar las cuentas del negocio de manera organizada y puntual ya se está controlando, lo cual lleva a saber cómo esta funcionando la empresa, qué se debe mejorar, cómo se debe actuar para lograrlo, cuáles son los puntos débiles, cuáles son las fortalezas, qué decisiones tomar, qué se tiene, quiénes deben y cuándo son las fechas de cobro, qué se debe etc.

Llevar las cuentas no es nada difícil, se requiere de mucha organización y dedicación de tiempo, más adelante se notarán los beneficios que esto genera. El BALANCE GENERAL permite conocer la situación en que se encuentra en ese preciso momento la empresa y más tarde al compararlo se conocerá qué tanto se ha mejorado, o por el contrario si se ha empeorado.

2. COMO SE CALCULAN LAS UTILIDADES

Lo que se busca es determinar si se obtuvieron ganancias, o en caso contrario, pérdidas. Para ello es necesario apoyarse en un estado financiero, denominado Estado de Resultados. 69

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 ESTADO DE RESULTADOS

Al igual que el Balance General, el Estado de Resultados se considera como la herramienta financiera más útil para evaluar la gestión económica realizada por una empresa, ya que como su mismo nombre lo indica señala un resultado y basado en él se mide la gestión del representante legal del ente.

También sirve como orientador en la toma de decisiones ya que muestra en forma acumulativa (es decir de una fecha a otra y por ello se dice que es un estado financiero dinámico) las transacciones correspondientes al total de ingresos y egresos que tienen lugar en un periodo determinado, con el objeto de determinar la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en las actividades de operación.

Su presentación respecto al formato, varia dependiendo de la actividad económica o negocio de la empresa, es decir si es una empresa de servicios, comercial o industrial, cada uno es diferente.

Según las clases de empresa los resultados serán de la siguiente manera:

70

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Empresa De Servicios:

Nombre de la Empresa ESTADO DE RESULTADOS De mes día a mes día de año

Ingresos Operacionales (-)

Gastos y costos operacionales

(=)

Utilidad operacional

(+)

Ingresos no operacionales

(-)

Egresos no operacionales

(-)

Gastos financieros

(+/-) Utilidad o perdida por exposición a la inflación (=)

Utilidad antes de impuestos

(-)

Reserva obligatoria

(-)

Reserva estatutaria

(-)

Reserva Ocasional

(=)

Utilidad del ejercicio.

71

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Empresa Comercial:

NOMBRE DE LA EMPRESA ESTADO DE RESULTADOS De mes día a mes día de año

(- ) (=) (-)

Ventas brutas Descuento y devoluciones en ventas Ventas netas Costo de ventas Inventario inicial

(+) (-) (=) (-) (=) (=) (- )

Compras Descuento y devoluciones en compras Mercancía disponible para la venta Inventario final Costo de la mercancía vendida Utilidad bruta Gastos operacionales De administración De ventas (=) Utilidad operacional (+ ) Otros Ingresos (-) Otros Egresos (-) Gastos financieros (+/-) Utilidad o perdida por exposición a la inflación (=) Utilidad antes de impuestos (-) Reserva obligatoria (-) Reserva estatutaria (-) Reserva Ocasional (=) Utilidad del ejercicio.

Conocido contablemente con el nombre de juego de inventarios. Cuando se utilice este formato es porque el sistema de registro es periódico.

Cuando no utiliza el juego de inventarios es porque el sistema de registro es periódico.

72

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Empresa Industrial:

Nombre de la Empresa ESTADO DE RESULTADOS De mes día a mes día de año

Ventas brutas (-) Descuento y devoluciones en ventas (=) Ventas netas (-) Costo de ventas (=) Utilidad bruta (-) Gastos operacionales De administración De ventas (=) Utilidad operacional (+) Otros Ingresos (-) Otros Egresos (-) Gastos financieros (+/-) Utilidad o perdida por exposición a la inflación (=) Utilidad antes de impuestos (-) Reserva obligatoria (-) Reserva estatutaria (-) Reserva Ocasional (=) Utilidad del ejercicio.

Para poder determinar el costo de ventas en este tipo de empresa, es necesario desarrollar un estado financiero especial denominado Estado de Costos el cual se muestra a continuación:

73

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Nombre de la Empresa Industrial ESTADO DE COSTOS DE LA MERCANCIA VENDIDA De mes día a mes día de año

(+) (-) (=) (-) (=) (+) (+) (=) (+) (=) (-) (=) (+) (=) (-) (=)

Inventario inicial de materia prima Compras de materia prima Descuentos y devoluciones de materia prima Materia prima disponible para la producción Inventario final de materia prima Materiales directos Mano de obra directa Costos indirectos de fabricación Costos de producción del periodo Inventario inicial de productos en proceso Costos de los productos en proceso Inventario final de productos en proceso Costo de los productos terminados Inventario inicial de productos terminados Costo de la mercancía disponible para la venta Inventario final de productos terminados Costo de la mercancía vendida o costo de ventas.

La presentación de las partidas en el Estado de Resultados se inicia con los ingresos provenientes de la venta de bienes o servicios, de los cuales se deducen los costos y gastos de administración y de ventas, obteniéndose la utilidad o pérdida operacional.

Adicionalmente, en este estado se pueden presentar

ingresos y egresos de naturaleza diferente a la operacional, conocidos como ingresos y egresos no operacionales o como otros ingresos u otros egresos y los gastos financieros que son los mismos intereses por mora, o todos aquellos intereses que se generen pero que no provengan del desarrollo de la razón social.

Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los egresos no operacionales y los gastos financieros, se obtiene la utilidad o pérdida antes de impuestos. 74

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Finalmente, de esta utilidad se debe estimar la respectiva provisión del impuesto a la renta, conocida con el nombre de renta y complementarios y aquí mismo deducir las reservas del caso para así obtener

la utilidad neta del periodo,

conocida actualmente como utilidad o perdida del ejercicio.

La utilidad antes de impuesto e intereses (UAII) llamada así desde el punto de vista contable es la misma utilidad operacional (desde el punto de vista financiero)

y

conocida

como

utilidad

del

negocio

según

la

parte

administrativa. La utilidad antes de impuestos se conoce como U.A.I. y a su vez el costo de la mercancía vendida es el mismo costo de ventas.

A continuación se explicarán algunos conceptos básicos para entender el estado de resultados: 

INGRESOS OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

Si la razón social es invertir en cualquier titulo valor, el rendimiento que puede generar un CDT sería un ingreso operacional, pero si el caso se tratara con un panadero, ese mismo ingreso sería contablemente considerado como otros ingresos. 75

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



EGRESOS OPERACIONALES

Comprende los dineros pagados o causados como resultado de las actividades normales del negocio. 

Ventas brutas

Aquí se acumulan todas las ventas sin importar su forma de pago (así estén o no canceladas). 

Descuentos y Devoluciones en Ventas

Aquí se describen los montos otorgados como descuentos en el momento de realizar una venta más las devoluciones que se presenten en dicho periodo, buscando controlarlos. Simultáneamente se pueden determinar las ventas netas, las cuales surgen de la diferencia entre las ventas brutas y los descuentos y devoluciones en ventas. 

Costo de Ventas

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o ejecución de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un periodo determinado. Es decir, qué costo tienen las ventas respectivas para así poder determinar la utilidad. 

Gastos

Son las salidas de efectivo que una empresa debe realizar para el desarrollo de la razón

76

social,

estos

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

gastos

no

son

recuperables.

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Gastos operacionales

Los gastos operacionales son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal de la empresa, son las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa o de ventas (por tal razón en el formato se manejan por separado), orientadas a la dirección, planeación y organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa. Al sumar estos gastos se indicarán los gastos operacionales. 

Gastos Financieros

Registran el valor de los gastos causados durante el periodo en la ejecución de diversas transacciones, con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de fondos; son los mismos intereses por mora o los intereses que se originan en los préstamos cuyo origen no fue para el desarrollo de la razón social de la empresa. 

CORRECCIÓN MONETARIA

Registra los saldos de Gastos o Ingresos, según el caso, correspondientes a los ajustes integrales por inflación efectuados a los activos no monetarios, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Dependiendo de su resultado (positivo o negativo) será el nombre que se encuentre en el Estado de resultados, ya sea utilidad o pérdida por exposición a la inflación. Hoy día las cuentas nominadas ya no se ajustan junto a los inventarios.



PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS.

En el caso que una empresa genere pérdida, no es motivo para que no cancele el impuesto de renta y de complementarios, el cual es un impuesto que se debe cancelar sobre las utilidades obtenidas por el ente; dicho 77

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

impuesto se deduce a través de la renta presuntiva la cual será explicada a continuación.

 RENTA PRESUNTIVA Es una renta líquida especial, en que la ley presume de derecho que el patrimonio líquido o bruto a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior, como mínimo debe rentar un porcentaje. Esta se compara con la renta mínima ordinaria y la mayor entre las tres será la base para cancelar el impuesto neto de renta y complementarios.

 COMO SE DETERMINA Inicialmente se explicará como determinar la renta mínima ordinaria, la cual surge de tomar todos los ingresos del año gravable que se piensa cancelar, el cual es el que está en curso.

Primero que todo se separan los ingresos considerados gravables, es decir los que por ley no están exentos de cancelar impuestos; después se determina cuáles son los egresos totales de los cuales también se deben separar los que son deducibles, es decir los que el estado acepta como gasto. Al restarlo surge la denominada Renta Liquida, a ésta se le multiplica por el factor predeterminado por el estado, el cual en el año de 1.998 fue del 35%. El resultado será el valor a cancelar como impuesto de renta y complementarios. En el caso en que la empresa no presente utilidades, inmediatamente este método no se podrá utilizar.

Después de realizado lo anterior, se deberá deducir cuál es el monto mínimo esperado por el estado como cancelación de dicho impuesto, el cual surge por el mecanismo denominado Renta Presuntiva, la cual es realizada por dos razones. Primero que todo cuando la empresa no genere utilidad sino pérdida, 78

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

inmediatamente se deduce el impuesto a cancelar a través de la renta presuntiva ya que es imposible realizarlo por el método ordinario. En el segundo caso lo que se busca es determinar por cuál método se genera un mayor valor de impuesto a cancelar y por ello se realiza lo siguiente:

Se toma el patrimonio líquido (en últimas es el mismo total patrimonio) y se saca el 6%, después se toma el patrimonio bruto (es el mismo total activo) y se le saca el 1.5%. Los datos que se toman son del ejercicio gravable inmediatamente anterior; después se analiza el resultado y se pagará el de mayor valor. 

RESULTADOS DEL EJERCICIO

Comprende el valor de las utilidades o pérdidas obtenidas por el ente económico al cierre de cada ejercicio. Aquí surgen estas dos cuentas. 

Utilidad del Ejercicio

Es el resultado obtenido al final del periodo contable, y se presenta cuando los ingresos son superiores a los egresos.



Pérdida del Ejercicio

Surge cuando los ingresos son inferiores a los egresos.

El estado de resultados facilitará la obtención de posibles préstamos y al mismo tiempo, ayudará a conocer la situación financiera en la encuentra la empresa.

79

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

que se

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACIÓN FINANCIERA

Llamado anteriormente Estado de Fuentes y Usos,

proporciona información

referente a las actividades de financiación e inversión del ente económico durante un periodo contable. Su principal objetivo es mostrar el flujo de fondos de la organización durante un periodo fiscal, señalando los orígenes de estos fondos, así como las aplicaciones o usos dados por la empresa.

Cuando se incrementa el saldo neto del capital de trabajo, es porque las actividades de financiación de la empresa (préstamos, aportes, utilidades) durante un periodo, han superado a las de inversión (propiedades, equipos, inversiones).

Se puede decir que los fondos son todo lo que ingresa a la empresa y los cuales se deben aplicar en inversiones, pagos, gastos etc. Este estado financiero sirve para medir la gestión y toma de decisiones respecto al manejo de efectivo.

Con este estado financiero se pueden responder preguntas como:

 Qué ha hecho la empresa con el dinero que poseía?  Cómo se financiaron los activos corrientes y no corrientes?  Cómo utilizó la empresa los nuevos fondos?  Por qué se solicitaron fondos en préstamo?. 

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Este estado financiero muestra el efectivo originado y aplicado por la empresa durante un periodo contable en sus actividades de operación, financiación e inversión.

Su objetivo base es proporcionar información sobre los recaudos y

desembolsos del dinero de la organización, con el fin de que los usuarios puedan examinar la capacidad de la empresa para generar flujos favorables de efectivo. El estado de flujos de efectivo permite además evaluar la capacidad de la 80

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

organización para responder a sus obligaciones con proveedores, empleados, entidades financieras, accionistas y demás acreedores. Este estado debe mostrar en detalle el efectivo recibido o pagado a lo largo del periodo, clasificado por actividades de operación, de inversión y financiación.

Se consideran entradas de efectivo por actividades de operación, los recaudos por ventas de bienes y servicio, cobros de cartera, intereses y rendimientos sobre inversiones, así como otros cobros originados por la venta de productos o prestación de servicios. Se llaman salidas de efectivo por operaciones, a los desembolsos realizados por la organización para adquirir materias primas, pagar nómina y con el pago de otros acreedores relacionados con la actividad de operación.

Se consideran como entradas de efectivo por actividades de inversión, todas aquellas producidas por la venta de propiedades, planta y equipo; así como otros cobros no relacionados con las actividades de operación y financiación.

Las

salidas de efectivo por actividades de inversión son todos aquellos desembolsos realizados para el pago de propiedades, planta y equipo y otras inversiones en bienes de uso.

Son entradas de efectivo por actividades de financiación, el dinero recibido por préstamos a corto y largo plazo y por el aumento en los aportes sociales. Los desembolsos de efectivo por actividades de financiación, corresponden al pago de dividendos, reportes en efectivo y pagos en obligaciones a corto y largo plazo.

Existen dos métodos para mostrar las actividades de operación en el Estado de flujo de efectivo: el método directo y el método indirecto.

81

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Método

directo: Se relacionan los ingresos y egresos de efectivo por

operaciones.

Los ingresos son por cobro a los clientes, por intereses y

dividendos y los egresos por pago a empleados y proveedores, por intereses e impuestos.

 Método indirecto: Se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación. Parte de la utilidad neta del periodo a la cual deben adicionarse o reducirse las partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un cobro o un pago en efectivo como depreciaciones, amortizaciones, corrección monetaria y utilidades o pérdidas en venta de propiedades.

 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este estado muestra las variaciones ocurridas en el patrimonio del ente económico, durante un periodo contable como las ocurridas por aumentos de capital, distribución de utilidades o excedentes, colocación de los aportes propios y movimientos de reservas o fondos patrimoniales. Los componentes del estado de cambios en el patrimonio son:

 Los

saldos que tenían las cuentas del patrimonio el último día del período

contable anterior. Es decir lo que sé tenia en el patrimonio el año anterior.

 Los

incrementos que se presentaron en cada cuenta, durante el presente

periodo.

 Las disminuciones que sufrieron las diversas cuentas patrimoniales durante el ejercicio.

 Las

cuentas del patrimonio con sus respectivos saldos al último día del

presente periodo.

82

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 3

ACTIVOS CORRIENTES

 ACTIVOS

Los activos son todos los bienes y derechos tangibles e intangibles que posee una empresa y que generalmente dan beneficios presentes y/o futuros.

Para efectos de análisis se clasifican de la siguiente manera: Activos corrientes, Activos no corrientes y otros activos. 

ACTIVOS CORRIENTES

Son todas aquellas cuentas que se pueden convertir en efectivo, consumirse o venderse en menos de un año.

Los activos corrientes se ordenan en el balance general de acuerdo a su grado de realización, es decir, la facilidad que tienen de hacerse efectivo. Por tal razón, siempre la primera cuenta a encontrar en un balance general siempre será caja, 83

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

seguida de bancos y las cuentas de ahorro ya que en últimas son efectivo, las cuentas siguientes dependen definitivamente del tipo de negocio pero cumpliendo con lo que se ha explicado anteriormente.

Los siguientes son los grupos y cuentas más relevantes del activo corriente conformado por las siguientes cuentas:

 DISPONIBLE

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez y/o disponibilidad inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y pueden utilizarse para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos mencionar las cuentas de caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, cuentas de ahorro, etc. 

84

Caja

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Esta constituida por el dinero en moneda legal, cheques, giros bancarios, autorizaciones de retiro de fondos en cuentas de ahorros.

Es considerada

como la cuenta más líquida del activo corriente. 

Caja menor

Está conformada por el dinero en efectivo que se destina para sufragar los gastos de actividades menos significativas, como por ejemplo la compra de refrigerios, el pago por envío de correspondencia, etc.

Contabilidad

VENTAS

Consignación Bancaria

Contado Factura Crédito

cobros en efectivo



85

Bancos

Recaudos

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Control

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

BANK

Se designa con este nombre a los fondos disponibles en moneda nacional o extranjera que tiene la empresa en cuentas corrientes, de ahorros, o cuentas en UPAC, y que se han abierto en las entidades bancarias del país o del exterior y que están debidamente autorizados para captar dinero.



Conciliación Bancaria

El propósito de la conciliación de la cuenta bancaria consiste en asegurar que el banco y el depositante estén de acuerdo sobre la cantidad de dinero en depósito. La conciliación bancaria se utiliza para verificar que los conjuntos de registros independientes que posee el banco concuerden con los que posee el depositante. En algunos casos se presentan discrepancias entre estos dos saldos (saldo del banco y saldo del depositante) esto se debe a que en algunas ocasiones ciertas transacciones no han sido registradas por el banco, el depositante o por ambos.

Los ejemplos más comunes son:

86

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Cheques pendientes de cobro: Son cheques girados por el depositante y restados de la cuenta en los registros del depositante. Tales cheques han sido enviados por correo o despachados pero aún no han sido presentados al banco para su pago.

Depósitos en tránsito:

Los depósitos que se envían al banco por correo

generalmente se reciben dos o tres días después y aparecen anotados en los libros del banco en fechas posteriores al registro de los libros del depositante.

Las transacciones que pueden aparecer en el extracto bancario, pero que aun no han sido registradas por el depositante, pueden ser las siguientes:

1. Cargos por servicios 2. Cargos por cheques con fondos insuficientes 3. Créditos por intereses devengados 4. Cargos por créditos varios

La preparación de una conciliación bancaria implica la identificación de los valores que constituyen diferencia entre el saldo que aparece en el extracto bancario y el saldo del efectivo, de acuerdo con los registros del depositante.

Mediante el registro y estudio de estas diferencias se puede determinar el valor correcto del efectivo que debe aparecer en el balance general.

Los pasos específicos para la preparación de una conciliación bancaria son:

1. Comparar las consignaciones que aparecen en el extracto bancario con las consignaciones en los registros de la compañía. Determinar que depósitos no han sido registrados aun por el banco y sumárselos al saldo que aparece en el 87

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

extracto bancario.

Luego revisar que las consignaciones que figuran en

tránsito en la última conciliación bancaria están incluidas en el extracto bancario del mes en curso. 2. Colocar en orden numérico los cheques pagados para compararlos con el correspondiente asiento en el diario por pagos en efectivo (para el caso de las cuentas personales se debe utilizar la chequera la cual es el único registro que se posee) se le conoce con el nombre de colillas. no aparecen y se incluyen como

Se determina que valores

cheques pendientes de cobro en la

conciliación bancaria para posteriormente ser deducidos del saldo que aparece en el extracto bancario. Se procede a verificar si los cheques que aparecen como pendientes en la conciliación bancaria del mes anterior han sido devueltos por el banco este mes, si no los han devuelto, tales cheques deben relacionarse como pendientes de cobro en la conciliación del mes en curso.

3. Restar del saldo de los registros del depositante cualquier nota débito expedida por el banco que no haya sido registrada por el depositante. 4. Sumar al saldo de los registros del depositante cualquier nota crédito expedida por el banco que no haya sido registrada por el depositante.

5. Determinar que el saldo ajustado en los registros del depositante es igual al saldo ajustado en el extracto bancario.

6. Preparar asientos de diario para aquellos rubros en el extracto bancario que no se hayan registrado en la cuenta del depositante.

88

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO

El extracto bancario de Julio preparado por Protección S.A. muestra un saldo de $5.001,00 a Julio 31. Se asume que los registros de Protección S.A. a la misma fecha muestran un saldo en el banco de $4.183, 00. El objetivo al preparar la conciliación bancaria consiste en identificar los valores que se originan a diferencia de $818.00 y determinar el saldo de efectivo correcto. Suponga que se ha realizado el procedimiento específico para preparar una conciliación bancaria y que se descubren las siguientes diferencias:

89

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

ESTADO DE CUENTA CON

PERIODO TERMINADO EN JULIO 31 DE 1.998

BANCO DE BOGOTA CUENTA No 50113

CARRERA 28#54-33 BUCARAMANGA

RESUMEN

DE

ACTIVIDADES SALDO ANTERIOR

5.029.00

DÉBITOS

CRÉDITOS

CARGOS POR SERVICIOS

NUMERO

VALOR

NUMERO

VALOR

15

8.365.00

10

8.337.00

CHEQUES RELACIONADOS EN ORDEN DE PAGO -HORIZONTALMENTE-

1100.00 415.00

10.00

1025.00

90.00

96.00

36.00

ÍTEMS

12.00

5.001.00

DEPÓSITOS

FECHA

NUEVO SALDO

300.00

01-Jul

5329.00

1250.00

02-Jul

5479.00

03-Jul

5054.00

1185.00

05-Jul

5088.00

60.00

07-Jul

514800

10-Jul

4652.00

12-Jul

4299.00

400.00

1376.00

NUEVO SALDO

VALOR

1023.00

425.00

15-Jul

3874.00

2095.00

2200.00

18-Jul

3979.00

85.00

101.00

21-Jul

3995.00

1150.00

1083.00

24-Jul

3928.00

50.00

500.00

30-Jul

4378.00

12.00

635.00

31-Jul

5001.00

1. Una consignación de $310.00 enviada por correo al banco el 31 de Julio no aparece en el extracto bancario. 90

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

2. Una nota crédito emitida por el banco el 30 de Julio por valor de $500 se devolvió con el extracto bancario de Julio y aparece en la columna de consignaciones de ese extracto. Este crédito representa un documento por cobrar que Protección S.A.. dejó en el banco con el fin de ser cobrado. El cobro de este documento no ha sido registrado todavía por Protección S.A..

3. Cuatro cheques girados en Julio o en meses anteriores no habían sido pagados por el banco. Estos cheques son:

CHEQUE No.

FECHA

CANTIDAD

801

Junio 15

$ 100.00

888

Junio24

10.00

890

Junio 27

402.00

891

Junio 30

205.00

4. Una nota débito emitida por el banco el 31 de Julio por cargo de servicios por $11 se incluyó en el extracto bancario de Julio.

5. El cheque No. 875 girado el 20 de Julio por $85 se registró erróneamente en la chequera y en el diario de pagos en efectivo por un valor de $58. El cheque para el pago del servicio telefónico fue pagado por el banco, devuelto con el extracto bancario de Julio y se encuentra en el extracto bancario con el valor correcto de $85 cargados a la cuenta. La cuenta efectivo es sobré valorada debido a este error de $27.

91

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

6. No se ha efectuado todavía el asiento en las cuentas de Protección S.A.. para reflejar la acción del banco sobre un cargo hecho el 30 de Julio a la cuenta por el cheque sin fondos de $50.00 girado por Jorge Hernández.

La conciliación bancaria al 31 de Julio para Protección S.A.. es la siguiente:

Saldo en los registros del depositante, a julio 31

$4182.00

+Documento por cobrar recaudado por el banco

500.00 $4682.00

(-) cargo de manejo

11.00

cheque devuelto por fondos insuficientes de J. Hernández

50.00

Error al registrar el cheque No 875

27.00

Saldo ajustado en libros

Saldo en el extracto bancario a julio 31 + deposito del 31 de Julio no registrado por el banco

88.00

4594.00

$5001.00 310.00 $ 5.311.00

(-) cheques pendientes de cobro: No 801

100.00

No 888

10.00

No 890

402.00

No 891

205.00

(- total) Saldo bancario ajustado

717.00 $4.594.00

El saldo ajustado constituye la cantidad de dinero que posee Protección S.A. y constituye el valor que debe aparecer como efectivo en el balance general de Julio 31.

92

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Ajustes de los Registros después de la Conciliación

Para actualizar los registros con cifras exactas es necesario efectuar los siguientes asientos de diario que afectan la cuenta efectiva por los cuatro puntos que originan la diferencia entre el saldo de $4128.57 según el depositante y el saldo ajustado de $4593.00.

Efectivo

500.00

Documentos por cobrar

500.00

(para registrar el cobro de un documento nuestro por el banco)

Gastos varios

11.00

Efectivo

11.00

(para registrar el cargo por servicios del banco)

Cuentas por cobrar J. Hernández

50.00

Efectivo

50.00

( para registrar como cuenta por cobrar el valor del cheque devuelto)

Gasto de Teléfono

27.00

Efectivo

27.00

( para corregir el error del cheque No 875 por un pago de $85 de teléfono) 

Cuentas de ahorro Muestra el valor del efectivo que se posee en las cuentas de ahorro (puede ser en canje, en UPAC o simplemente dinero en ahorro).

93

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 INVERSIONES

Comprende las cuentas que registran las inversiones en efectivo ya sea en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, definiendo su ubicación en el Balance General, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de disponibilidad, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias como es el caso del impuesto de guerra. 

Inversiones Temporales Son aquellas que la empresa ha adquirido con el propósito de ganar un rendimiento en términos de dividendos o intereses para luego venderlas a un precio mayor que el costo, antes de un año contado a partir de la fecha del balance donde se presentan. Generalmente están representadas por títulos valores, certificados de depósito a término (CDT), (CDAT), (FIDUCIAS), etc.



Inversiones Permanentes La expectativa que se tiene con este tipo de acciones es poseer los documentos hasta su vencimiento o redención si es un título, o ejercer cierto control sobre la sociedad que ha emitido los documentos, si son acciones.

94

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Por ser documentos que la compañía espera mantener en su poder por un término mayor de un año su ubicación en el balance se debe encontrar en la parte de otros activos no corrientes.

Según los derechos que se derivan de su posesión las inversiones se clasifican en inversiones en títulos valores o en inversiones de capital.

Las inversiones en títulos valores crean para el poseedor, el derecho a la devolución del dinero invertido, al termino del vencimiento o de su redención. Por lo tanto, para la entidad que emite los títulos – valores el poseedor de un titulo es un acreedor.

Las inversiones de capital o en acciones, son las que representan participación en el capital de una sociedad por parte de otra y genera para quien las adquiere dominio o control sobre la sociedad que emite las acciones.

 DEUDORES

Representa el valor que adeudan a la empresa los clientes, empleados, socios y terceros por los diversos servicios que presta la entidad. Estos deberán estar especificados según el caso a través de las subcuentas.

95

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Clientes

Se refiere a todas aquellas personas naturales o entes jurídicos que nos adeudan dinero por el desarrollo de la razón social, es decir, si nuestro negocio es producir y vender zapatos, todo aquel que nos queda debiendo dinero por ese concepto se le conocerá con ese nombre, clientes.

Estas deudas están soportadas generalmente mediante una factura de venta o una remisión de mercancía, debidamente firmada o autorizada por el cliente, en señal de aceptación de la deuda.



Provisiones de clientes: Aquí están registrados los montos provisionados por las empresas para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de deudores. Por lo anterior dicha provisión deberá tomarse desde el punto de vista administrativo y no contable. Se utilizan para castigar las deudas que tengan la probabilidad de no ser canceladas, ya que la provisión se toma como un gasto el cual disminuye las utilidades y por ello cancela menos impuestos, (desde el punto de vista tributario lo anterior se puede realizar por dos métodos, ya sea el individual o el general). Como es una posible pérdida, se presenta en el activo corriente, restando se ubica exactamente después del pago de deudores.

96

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Socios

Esta cuenta representa el valor entregado a los propietarios de la empresa, bien sea en dinero o en especie, así como los pagos a terceros efectuados por la empresa por cuenta de sus dueños.

También hacen parte de esta cuenta los valores adeudados por los socios a la sociedad, en razón de la colocación de acciones a crédito. Desde el punto de vista fiscal, los préstamos en dinero otorgados por la sociedad a los socios, generan a favor de la compañía un rendimiento mínimo anual y proporcional al tiempo. (Según el artículo 35 del Estatuto Tributario).



Trabajadores

Aquí se registran los valores adeudados por los trabajadores a la empresa por concepto de préstamos concedidos o mercancías entregadas a crédito, como también por los faltantes en caja, inventario u otros bienes a cargo del trabajador. 97

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Particulares

Son los créditos no comerciales concedidos por la empresa, cuyo respaldo generalmente son un título - valor. Estos créditos son los que se originan por transacciones distintas a aquellas para las que fue constituida la compañía, tales como valores pendientes de cobro por la venta de activos fijos a particulares, cheques consignados y devueltos por el banco, préstamos a personas naturales o jurídicas etc.

Deben establecerse claramente en los informes financieros, la situación de los documentos por cobrar a particulares, respecto a gravámenes de cualquier tipo que recaiga sobre ellos, como en el caso de haberse pignorado a otra entidad o servir de respaldo de otras obligaciones contraídas.

También deben indicarse las restricciones que tenga su cobro, por estar condicionada su recuperabilidad a través del recibo de mercancías, materiales, terminación de obras, prestación de servicios, etc.

98

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Cuando existan documentos por cobrar a particulares con un vencimiento mayor de un año contado a partir de la fecha del respectivo Balance, tales valores deben presentarse en el Activo no Corriente. Dependiendo del motivo que da origen a la transacción, el documento puede rendir intereses durante el plazo del préstamo, los que representan un ingreso adicional para la compañía, sea que se recaude por anticipado o al vencerse el plazo del documento.



Cuentas por cobrar

Hace referencia a todas aquellas deudas contraídas por terceros con la empresa y que no pertenecen al grupo de clientes.

EJERCICIO La compañía El Gordo dispone de la siguiente información para la conciliación bancaria a Noviembre 30 de 1.999:

1. La cuenta mayor de bancos mostró un saldo a noviembre 30 de $ 12.761.00 el extracto bancario a Noviembre indicaba un saldo de $ 9.734.00.

99

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

2. Los ingresos a noviembre 30 fueron de $ 5.846.00 se enviaron por correo al banco en esa fecha y no aparecieron en las consignaciones del extracto bancario del mes de Noviembre.

3. Los cheques pagados devueltos con el extracto bancario de Noviembre revelaron dos errores en los registros del efectivo de la empresa El cheque No 955 por $504.00 se había registrado erróneamente por $50.00 en el diario de pagos de efectivo, y el cheque No 947 por $245.00 se había registrado como $254.00. El cheque No 955 se había girado como pago de gastos de publicidad y el cheque No 947 correspondía a la adquisición de equipo de oficina.

4. Adjunto al extracto bancario de noviembre venia un cheque sin fondos por $ 220.00 girado por el cliente Carlos González. Este valor se había cargado contra la cuenta bancaria a Noviembre 30.

5. De los cheques girados en Noviembre, los siguientes no estaban incluidos como cheques pagados por el banco. Cheque No

Cantidad

924

$136.00

940

105.00

941

11.00

942

826.00

943

95.00

944

716.00

945

60.00

6. El banco hizo erróneamente un pago de $ 340.00 contra la cuenta de la compañía el Gordo. 7. Un documento por cobrar que no causaba intereses por valor de $ 1890.00 de propiedad de la compañía el Gordo se había dejado en blanco para su cobro. 100

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El 30 de Noviembre la empresa recibió un memorándum del banco indicando que el documento se había cobrado y acreditado a la cuenta de la empresa después de una deducción de $5 por el pago del cobro. La empresa no había hecho ningún asiento para registrar el recaudo de este documento.

8. Una nota débito de $ 12 se incluyo con los cheques pagados a 30 de Noviembre. Este costo incluía la impresión de las chequeras con el nombre y la dirección de la compañía.

Instrucciones: 1. Prepare una conciliación bancaria a noviembre 30.

EJERCICIO

A Diciembre 30, importaciones Sofía tenia disponible la siguiente información con respecto a su cuenta bancaria:

1. Al 30 de Diciembre, el efectivo de acuerdo con los registros contables era de $42.500.00; según el extracto bancario, era de $ 37.758.00

2. Las consignaciones en efectivo por $ 6.244.00 de Diciembre 30 se depositaron el 1 de enero.

3. Incluido en el extracto bancario se encontraba un crédito por $ 167 correspondiente al interés devengado sobre esta cuenta bancaria durante el mes de Diciembre.

101

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

4. A Diciembre 30, había dos cheques pendientes de cobro: el No 921 por $964.00 y el No 925 por $ 1085.00

5. Como parte del extracto bancario se encontraban dos notas débito por los siguientes rubros: a. Cargo de servicios correspondientes a Diciembre, 14 por $ 20.00 b. Un cheque de $700.00 del cliente Jorge Llanes marcado con cheque sin fondos.

Instrucciones: 1. Prepare una conciliación bancaria a Diciembre 30. 2. Prepare 3 asientos de ajuste (en forma de diario general) con base en la conciliación bancaria.

EJERCICIO

Las transacciones en efectivo y los saldos correspondientes a la Hacienda La Preciosura en Julio fueron los siguientes:

1. La cuenta bancaria mostró un saldo a Julio31 por $ 16.766.95

2. El extracto bancario de julio mostró un saldo al cierre por $ 18.928.12

3. Las consignaciones recibidas el 31 de Julio sumó $ 4.017.15. Se dejó en el banco en depósito nocturno después del horario bancario el 31 de Julio y por lo tanto, no fue registrado en el extracto de Julio.

102

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

4. También se incluyo en el extracto bancario de Julio una nota débito del banco por $ 7.65 correspondiente a los cargos por servicios del mes.

5. Una nota crédito adjunta al extracto bancario de Julio indicó que un documento por cobrar de Cesar Rueda por $ 4.545.00 sin intereses, que se había dejado en el banco para ser cobrado, había sido cobrado y acreditado a la cuenta de la Hacienda La Preciosura.

6. La comparación de los cheques pagados por el banco con los asientos en el diario de pagos, mostraron que el cheque No. 821 por $ 835.02 girado el 15 de Julio como pago del equipo de oficina se había registrado erróneamente en el diario de pagos por $ 853.02.

7. La revisión de los cheques pagados también mostró que 3 cheques, todos girados en Julio, aun no habían sido pagados por el banco: el No. 811 por $ 861.12; el No. 814 por $ 640.80; el No. 823 por $ 301.05.

8. En el extracto bancario de Julio se encontraba un cheque girado por Juan Carlos Quiroga, cliente de la Hacienda La Preciosura. Este cheque estaba marcado con cheque sin fondos. Se había incluido en la consignación del 27 de Julio, pero se había cargado nuevamente contra la cuenta de la empresa a Julio 31.

Instrucciones: 1. Prepare una conciliación bancaria para la Hacienda La Preciosura al 31 de julio. 2. Prepare asientos de diario para ajustar las cuentas al 31 de Julio. Determine el valor del efectivo que debe aparecer en el balance general al 31 de Julio. 103

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 4

INVENTARIOS

Antes de iniciar a explicarlo debemos dejar claro que es una cuenta que hace parte del activo, corriente, pero la importancia que representa lo dejamos como un solo capítulo.

Los inventarios comprenden aquellos artículos, materiales, suministros, producto y recursos renovables y no renovables, que pueden ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del ente económico. Un ejemplo de esto es: en una galería el inventario serían los cuadros y en una droguería serían los medicamentos.

Hay que aclarar términos similares ya que en varias oportunidades se pueden presentar confusiones, como en el caso de que necesite realizar un inventario de los activos; hace referencia a un conteo físico no sólo de los inventarios sino de todos los activos que posea una empresa surgiendo un listado de lo que se tiene con sus respectivas referencias y especificando su estado físico. Casa diferente es en el que se necesita hacer un inventario físico de los inventarios, por lo tanto

104

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

solamente se realizará el conteo físico de los inventarios. Otro termino es un estado de inventarios, el cual hace referencia al desglose de cualquier cuenta del Balance General o del Estado de Resultados.

EJEMPLO

En el Balance General se encuentra la cuenta Bancos con un valor de $20.000.000, al solicitar un estado de inventarios de los bancos el Contador Público debería entregar un listado como el siguiente: Nombre del Banco

Número de la Cuenta Corriente

Saldo

Bogotá

600-2135486-5

$10.000.000

Ganadero

608-4589621-9

8.000.000

Sudameris

502-4257859-9

2.000.000 TOTAL

$20.000.000

Cabe recordar que existen tres tipos de negocios, las empresas industriales, comerciales y las de servicios. Por tal razón se manejan diferentes tipos de inventarios dependiendo del negocio en que se encuentre.

EMPRESAS INDUSTRIALES

Son todas aquellas empresas que compran bienes (llamados materias primas) para transformarlos y producir un nuevo producto. En este tipo de negocio existen por tal razón tres tipos de inventarios: los de materia prima, productos en proceso y productos terminados. A continuación se explicará cada uno de ellos.

105

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

MATERIA PRIMA

En esta cuenta se encontrará aquellos productos que se requieren para realizar otro bien, los cuales generalmente han sido sometidos anteriormente a diferentes procesos, para convertirse en materia prima.

PRODUCTOS EN PROCESO

Está conformado por la misma materia prima, la cual se encuentra en un proceso de transformación para el logro de un nuevo producto.

106

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



PRODUCTOS TERMINADOS

Está conformado por los productos finales, los cuales ya se encuentran terminados y listos para la venta. Es lógico que a medida que avanza dicho proceso el valor de cada inventario es más alto, debido a que se debe incluir la materia prima, la mano de obra directa (la que interviene directamente para su elaboración) y los costos indirectos de fabricación (CIF); los cuales son ingredientes que el producto posee pero que se presentan un grado de dificultad para su cálculo pues no todos los productos llevan la misma cantidad.

EJEMPLO En unas confecciones de camisetas, la tela y los botones serían la materia prima, ya que se puede determinar fácilmente la cantidad de la que se compone cada camiseta.

La mano de obra directa sería los empleados que intervienen directamente en su realización (operarias) y los CIF (Costos Indirectos de Fabricación) sería el hilo ya que no todas las camisetas llevan la misma cantidad. Por lo tanto, se podría medir 107

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

de la siguiente manera: un tubino de hilo que tiene como costo $12.000 alcanza (después de realizado varios ensayos) en promedio para hacer 100 camisetas, es decir que cada camiseta lleva como CIF $120 de hilo ($12000 /100).

EMPRESAS COMERCIALES

Son aquellas que compran productos, no los transforman si no que los comercializan. El inventario de estas empresas contablemente se le conoce con el nombre de mercancías no fabricadas por la empresa.

EMPRESAS DE SERVICIOS

En este tipo de negocio lo que se vende no es un producto sino un servicio, por tal razón generalmente no posee inventarios si no suministros (la papelería por ejemplo) que son aquellos productos que se deben tener para presta el servicio pero que no están para la venta en forma directa, es decir se debe tener para prestar el servicio pero que no están para la vente en forma directa, es decir se debe tomar el servicio para obtenerlos, en algunos casos al exceder lo que se les da pagar la tarifa en ese momento si se les vende. Existen empresas de servicios que tienen inventarios, debido a que el negocio se presta para obtenerlos; como es el caso de una clínica que tenga dentro de ella una droguería.

Los inventarios anteriormente se ajustan por inflación, pero desde el 1 de enero de 1.999 se excluyeron junto con las cuentas nominales. 108

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Los inventarios en el momento de registrarlos se deberán valorar al costo de compra (según la ley todos los activos se registran a valor histórico o de adquisición) solo podrá variar dicho valor dependiendo del sistema de valuación que se le este aplicando.

En resumen, esta misma cuenta identifica que tipo de negocio es, como el caso de empresas comerciales, su inventario se le conoce con el nombre de mercancías no fabricadas por la empresa (productos comprados para luego ser vendidos sin sufrir ningún tipo de transformación) o industrial o de producción, en las cuales a su inventario de mercancía se le conoce con la denominación de materias primas, productos en proceso y productos terminados y la de servicios como suministros y / o envases y empaques, que no están para la venta pero son necesarios para la prestación del servicio, este ultimo inventario generalmente se encuentra en todos los tipos de negocios.

CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS

Con el objeto de atribuir la totalidad de los costos del inventario a sus destinos finales, es necesario entender algunos procedimientos con los que se determina el costo de los bienes en el momento de venderlos y el valor del inventario final. Estos procedimientos comprenden decisiones sobre el momento en que se debe registrarse el consumo del inventario y cómo deben cargarse los costos del inventario al Estado de Resultados en el momento de su venta y los procedimientos

que

se

usan

para

establecimientos al detal.

109

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

estimar

el

costo

de

inventario

en

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CIRCULACIÓN DEL INVENTARIO

Esta sección tratará los detalles y técnicas analíticas asociadas con el flujo de valoración de los costos del inventario.

EJEMPLO:

Suponga que una empresa realiza unas ventas por $500, teniendo un inventario inicial de $100 durante el año. Sus compras, incluyendo todos los costos asignables de fletes y de manejos antes que estos estén disponibles para la venta, hacen un total de $300 y el inventario final tiene un costo de $150. El procedimiento analítico para reflejar la acumulación y la división subsiguiente del conjunto de los costos del inventario vendido puede resumirse mediante el siguiente diagrama, conocido con el nombre de juego de inventarios:

Ventas netas

$600

Inventario Inicial

$100

(+)

Compras netas

$300

(=)

Costo de mercancía disponible para la venta

$400

(-)

Inventario Final

($150)

(=)

Costo de mercancía vendida

($250)

(=)

Utilidad Bruta

$350

Al determinar el costo del inventario final, también se determina el costo de la mercancía vendida, o viceversa. En realidad, con mucha frecuencia se destaca el costo de los bienes vendidos (buscando la medición de la utilidad) y al inventario final se le da una consideración secundaria.

110

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

POSIBLES ERRORES EN LA DETERMINACIÓN DEL COSTO DE VENTAS Y EN LAS UTILIDADES.

La fórmula denominada juegos de inventarios que sirve para determinar el costo de ventas (es decir el valor que tiene el inventario que se vendió) es una herramienta eficaz para analizar el efecto que causaría en la utilidad y y en el activo corriente, en caso que el inventario final quedara mal valorado, debido a que existen diferentes métodos de realizarlo, (como lo muestra claramente la fórmula) si el inventario final queda sobre valorado (a un precio superior) por descuido o por efecto del método que se esté aplicando, el costo de la mercancía vendida seria menor y por ende la utilidad mayor en el mismo monto. Para explicar lo anterior se volverá a tomar el ejemplo anterior, pero ahora tomando un valor del inventario final de $200.

Ventas

$600

Inventario Inicial

$100

(+)

Compras netas

$300

(=)

Costo de mercancía disponible para la venta

$400

(-)

Inventario Final

($200)

(=)

Costo de mercancía vendida

($200)

(=)

Utilidad Bruta

$400

Además, si el error no se descubre a tiempo, después ocurrirá el efecto opuesto ya que al período siguiente el inventario final sobre valorado se convertirá en el inventario inicial. Por tal razón aumentará el costo de la mercancía vendida y disminuirá la utilidad bruta.

111

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

SISTEMAS DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS.

En el momento de registrar tanto la compra como la venta de los inventarios existen dos métodos para llevarlos a cabo conocidos con el nombre de sistema de registro periódico y permanente.

Ventas

$600

Inventario Inicial

$100

(+)

Compras netas

$300

(=)

Costo de mercancía disponible para la venta

$400

(-)

Inventario Final

($150)

(=)

Costo de mercancía vendida

($250)

(=)

Utilidad Bruta

$350

INVENTARIO PERMANENTE

Realmente los dos métodos tanto sólo varían en su forma de registrar todo lo relacionado con los inventarios, tratándose de las demás transacciones se registran de la misma manera.

Este sistema en cualquier momento puede determinar el valor del costo de la mercancía vendida (también conocida con el nombre de costos de ventas) es decir, se podrá determinar la utilidad bruta y el valor del inventario final para la realización de los Estados Financieros.

Este sistema de inventarios proporciona información más exacta y oportuna de sus existencias y retiros de los inventarios. El control se favorece si se compara periódicamente los registros perpetuos de inventarios mediante un conteo físico 112

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

del inventario. Sin embargo, el inventario físico puede ejecutarse en cualquier momento, con frecuencia sobre la base de rotación de los diferentes artículos. Esto servirá para verificar más no para determinar sus valores.

Los sistemas permanentes requieren registros detallados, razón por la cual alguna vez fueron restringidos a unos cuantos artículos de alto costo por su baja rotación respecto a las ventas, es decir, que compraban y vendían con poca frecuencia. Sin embargo, la implementación de los computadores en la teneduría de libros ha conducido a un amplio uso de esta técnica.

Cabe anotar que este sistema no requiere el juego de inventarios para hallar el costo de ventas.

En resumen las características son las siguientes:  No se requiere cerrar el negocio para determinar el valor del inventario final, por tal razón no pierde la posibilidad de realizar unas ventas durante este tiempo.  Tiene mayor control de los inventarios ya que en todo momento se sabe el costo tanto de lo que se vende como de sus existencias, por tal razón se puede evitar robos continuos, pérdidas y errores en el manejo.  En el momento de vender inmediatamente se conoce el costo de ventas y por ende la utilidad bruta.  Al comprar mercancía, inmediatamente se aumentan los inventarios, caso viceversa al venderlo.  Facilita una mejor planeación y control a la misma para la toma de decisiones.

Su aplicabilidad requiere gran inversión debido a la sistematización.

113

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

INVENTARIO PERIÓDICO

Sistema que determina el valor real de las existencias de las mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica. Por tal razón para poder llevarlo a cabo, se debe recurrir al juego de inventarios ya que en el momento de adquirir mercancías y luego registrarlas, no aumenta el inventario sino las compras. Esto sirve a su vez para identificar claramente indica que se trata de ese método y en el caso

de ser permanente se vería de la siguiente manera:

(siguiendo con el ejercicio anterior)

Ventas

$600

(-)

Costo de ventas

($200)

(=)

Utilidad Bruta

$400

El sistema periódico se usa ampliamente comerciales que presentan gran rotación en sus ventas, debido a que evita la inversión de sistematizar. Este procedimiento tiene dos grandes desventajas.

Primero, se incluye en el costo de los bienes vendidos el costo de la mercancía

Que ha sido desperdiciada, robada o que se ha perdido de alguna otra forma y se dispone de poca información para ayudar al control del inventario consumido bajo este procedimiento contable.

En segundo lugar, la larga y aburridora tarea de hacer y tomar un inventario físico para que se puedan preparar con eficacia los estados financieros, limita la frecuencia de información financiera exacta, por lo tanto en algunos casos es necesario, generando una disminución en las ventas.

114

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En resumen las características son las siguientes: 

Exige conteo físico para conocer las existencias reales.



Requiere cierre del negocio para realizar lo anterior.



No hay control en pérdidas y errores en el manejo de la mercancía y sólo se detecta en el momento de realizar los inventarios físicos y compararlos con el kardex (tarjeta de registro control de las entradas, salidas y saldos de los artículos)



El costo de ventas se determina por el juego de inventarios.



En el momento de adquirir mercancía no se incrementan los inventarios sino las compras.



Su aplicabilidad no requiere gran inversión.

COMPARACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE Y PERIODICO.

Como se había indicado anteriormente para visualizar mejor sus diferencias se recurre a un ejemplo, el cual se desarrollará en conjunto de la siguiente manera:

TRANSACCIÓN Inventario inicial Compra mercancía

Venta

PERIÓDICO Se conoce

de Compras

$100 300

Se conoce

Caja, Bancos o proveedores

Caja,

300

300

o Clientes Ventas

$100

Inventario

de Caja, bancos

mercancía

PERMANENTE

Bancos

o

proveedores

Caja, bancos 600

o Clientes 600

Ventas Costo de ventas Ventas

115

300

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

600 600 250 250

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En el estado de Resultados se verían así:

PERIÓDICO

Ventas

$600

Inventario Inicial

$100

(+)

Compras netas

$300

(=)

Costo de mercancía disponible para la venta

$400

(-)

Inventario Final

(=)

Costo de mercancía vendida

($250)

(=)

Utilidad Bruta

$350

($150)

PERMANENTE

Ventas (-)

Costo de ventas

(=)

Utilidad Bruta

$600 ($250) $350

Lo anterior lleva a estudiar detenidamente métodos aceptados para valuar los inventarios, con UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir), PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir), promedio ponderado e identificación específica, ya que recordemos que al cambiar el valor del inventario final los efectos varían.

Antes de explicar cada uno de los métodos se debe tener claro que contablemente se puede escoger cualquiera (depende del resultado que se quiere obtener y que muestre en forma lógica el valor de la mercancía vendida), claro está que con la autorización respectiva de la administración de impuestos, la cual se deberá

116

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

solicitar por lo menos en los seis primeros meses de cada año para se aplicada al año siguiente.

En dicha solicitud se deberá especificar el motivo del cambio de método y los efectos contables que se generen, se recomiendan dejar copia la cual servirá como documento soporte respecto a la fecha que se entregó, debido a que el estado sólo tiene dos meses hábiles para darle respuesta, en el caso de superar dicha fecha empieza a operar el silencio administrativo el cual consiste que el estado acepta lo que la empresa estaba solicitando.

MÉTODOS DE VALORACIÓN O COSTEO DE INVENTARIOS.

Independientemente de que una empresa emplee procedimientos de inventarios periódicos o permanentes, lo cual lo deciden sus directivas (recordemos que el sistema periódico tiende a desaparecer su aplicación hasta el año 2.005, lo anterior

según la normatividad que hasta esta fecha esta en aplicabilidad).

Siempre que se compren unidades a distintos precios, los contadores deberán asesorar a la gerencia en qué sistema aplicar a las unidades vendidas y a las unidades del inventario final.

Al considerar esta cuestión, se utilizarán los diferentes métodos en los cuales pueden valorarse los costos en forma diferente ya que el inventario final varia su monto pero nunca sus unidades. Debido a que la fórmula del inventario periódico lo muestra en una mejor forma, la atención se centrará sobre este tipo de sistema de registro en relación entre el costo de los bienes vendidos y el inventario final.

117

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

PEPS O FIFO “PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR

Al elegir el criterio para juzgar un supuesto flujo de costos, un factor que se menciona frecuentemente es el flujo físico de bienes. En esta perspectiva, el mejor supuesto de inventario es

aquel que se aproxima más estrechamente

a su

movimiento físico. Casi siempre esta perspectiva conduce al método de costeo de inventarios de primeros en entrar, primeros en salir (PEPS).

Se supone que el inventario más antiguo (primero en entrar) se vende primero (primero en salir), y el inventario final se forma de los artículos comprados recientemente, por tal razón y con base en nuestra economía el inventario final quedara mayor valor.

Además de ser una aproximación razonable del flujo físico de las mercancías en muchos negocios, El PEPS (igual que todos

los métodos) tiene la ventaja de

proporcionar los mismos resultados respecto a unidades independientemente de que se aplique sobre una base perpetua o periódica. En tanto se considere que la mercancía más antigua es la que se vende primero, el costo de ventas es el mismo aunque se registre al final del período o después de cada venta específica.

118

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

La principal objeción al método PEPS es que los aumentos (o disminuciones) de precio provenientes de la tenencia del inventario se incluyen como parte de la utilidad de operación.

Al asignar los costos más antiguos a la mercancía vendida, el método PEPS puede identificar contablemente inventarios de bajo costo contra precios de venta alta en periodos de precios crecientes, o inventarios de alto costo contra precios de venta bajos provenientes de mantener inventarios que aumentan (o disminuyen) en costos. Esto se refleja en la utilidad neta a través de un costo de bienes vendidos que es más bajo ( o más alto) que el costo actual de los recursos usados. Esta “utilidad (o perdida) de inventarios” debe agregarse para

propósitos de

información en el estado de resultados, por que es de una naturaleza diferente a la de la utilidad de operación.

EJEMPLO

Dotaciones el Tuerto LTDA. Distribuye diferentes líneas de productos de uso en escuelas y colegios. En relación con el maletín plástico escolar, el saldo en existencias a principios de marzo de 1.999 era de 40 unidades con un costo unitario de $900.

Compras

119

Marzo 7

160 unidades, a

$920

Marzo 14

120 unidades, a

$940

Marzo 21

100 unidades, a

$960

Marzo 22

80 unidades, a

$980

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Ventas

Marzo 18

180 unidades, por

$288.000

Marzo 23

260 unidades, por

$429.000

Durante este mes la empresa utilizó el sistema de inventario periódico. El 31 de marzo se efectuó el inventario físico, el cual arrojó un saldo de 60 maletines. Ese mismo día y con miras de disponer de un mayor control, se decidió utilizar el sistema perpetuo a partir del 1 de abril. Las transacciones que tuvieron lugar en ese mes fueron las siguientes.

Abril 4

venta de k40 unidades por $70.000

Abril 10

compra de 140 unidades a $990 cada una

Abril 12

venta de 60 unidades por $108.000

Abril 20

compra de 96 unidades a $1050 cada una

Abril 28

venta de 100 unidades por $185.000

La empresa incurre en gastos operacionales de un 15% de las ventas y estima los impuestos de venta y complementarios con una tasa del 35%. Con base en esta información se realiza la valoración del inventario según el método PEPS:

Debido a que el método PEPS asocia las existencias finales a las unidades recibidas recientemente, el valor del inventario final a marzo 31 se valora por el precio de compra mas alto así:

60 maletines * $980 = 58.800

por su parte, el costo de los 440 maletines vendidos corresponderá a los siguientes lotes de compra:

120

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Inventario inicial

40 unidades a $900

$36.000

Compra de marzo 7

160 unidades a $920

$147.200

Compra de Marzo 14

120 unidades a $940

$112.800

Compra de Marzo 21

100 unidades a $960

$96.000

Compra de Marzo 27

20 Unidades a $980

$19.600

Unidades vendidas

Total unidades 440

Total: 411.600

Se tomó 20 ya que de esta compra (que habían sido 80) quedasen $60 entonces las quitamos.

Otra forma para calcular el costo de ventas sería por medio del juego de inventarios:

Inventario a Marzo 1 + Compras en Marzo

total compras mercancía disponible para la venta (-) Inventario a marzo 1 costo de ventas

40 unidades a $900 160 Uds. A $920 120 Uds. A $940 100 Uds. A $960 80 Uds. A $980 460 Uds. 500 Uds. 60 Uds. A $980 440 Uds

$36.000 $147.200 $112.800 $ 96.000 $ 78.400 $434.400 $470.400 $ 58.800 $411.600

Debido a que la empresa utilizará en Abril el sistema de inventario permanente, el valor de las unidades vendidas y de las existencias se conocerá en cualquier

121

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

momento. Para lograr lo anterior se hace uso del kardex. El artículo 129 del Decreto 2649 establece que las empresas que determinen el costo de ventas por el sistema de inventarios permanente, deberán llevar el control de las mercancías en tarjetas o registros auxiliares, los cuales forman parte de la contabilidad y deben contener los siguientes datos:

 Clase de denominación del artículo  Fecha de la operación registrada  Número del comprobante que respalda la operación asentada.  Número de unidades en existencia, compradas, vendidas.  Costo unitario y costo total de las existencias, de los comprado , de lo vendido.

En la columna compras de la tarjeta se registra la cantidad, el costo unitario y el costo total de las unidades compradas en las distintas fechas; en la columna ventas se anota la cantidad, el costo unitario y el costo total de las unidades vendidas en fechas diferentes del periodo. El saldo en existencias se calcula en la columna aparte, después de cada compra o venta, precisando la cantidad, el costo unitario y el costo total. La empresa deberá utilizar una tarjeta de existencias para cada referencia del producto.

En la siguiente tabla se muestra el manejo de la tarjeta de existencias por el método PEPS para dotaciones El Tuerto Ltda., durante el mes de Abril, a partir de la información suministrada.

122

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

DOTACIONES EL TUERTO LTDA.

Artículo: Maletines Plásticos Tarjeta de existencias COMPRAS FECHA

UNIDS

SALDO

VENTAS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

UNIDS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

Abril 01 Abril 04 Abril 10

40 140

990

980

39.200

138.60

UNIDS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

60

980

58.800

20

980

19.600

20

980

19.600

140

990

138.600

100

990

99.000

100

990

99.000

96

1.050

100.800

96

1.050

100.800

0

Abril 12

Abril 20

96

1050

20

980

19.600

40

990

39.600

100.80 0

Abril 28

100

990

99.000

TOTAL

197.400

En el kardex se observa que la venta de Abril 12 por 60 unidades se registra por lotes, así, 20 del inventario inicial y 40 de la compra de Abril 10. Este método al final arroja un valor para el inventario final de $100.800 y un costo de venta de $197.400. esta última cifra resulta de la suma de los costos totales parciales de la columna ventas.

En la tabla siguiente se calcula la utilidad neta para

los meses de marzo y abril,

bajo el método PEPS, con base en los respectivos estados de resultados.

123

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

DOTACIONES EL TUERTO LTDA. ESTADO DE RESULTADOS PEPS De Marzo 1 a Abril 28 Marzo – Periódico Ingresos operacionales – ventas

717.000

(-) Costo de Ventas: Inv. Inicial

36.000

(+) compras

434.000

disponible de ventas

470.000

(-) inv. Final

(58.800)

Costo de Ventas

(411.600)

Utilidad Bruta

305.400

(-) Gastos operacionales

(107.550)

Utilidad operacional

197.850

(-) Impuestos 35%

(69.248)

Utilidad neta

128.602

Abril Permanente

Ingresos Operacionales Ventas

363.000

(-) Costo de ventas:

(197.400)

Utilidad Bruta

165.600

(-) Gatos Operacionales

(54.450)

Utilidad Operacional

111.150

(-) Impuestos 35%

(38.903)

Utilidad Neta

(72.247)

124

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

PROMEDIO PONDERADO DEL COSTO

Consiste en que las unidades comparadas representan una mezcla de todas las unidades disponibles para la venta. Este supuesto es particularmente válido en el caso de artículos de alta rotación y costos variables a corto plazo. Según este supuesto, el inventario final seria costeado a un costo unitario promedio ponderado.

Frecuentemente se usa el método del costo promedio cuando las unidades no están mezcladas físicamente. Se argumenta que el costo promedio de unidades limita las posibles distorsiones provenientes de fluctuaciones de precios a corto plazo.

Si se usa cualquier método a excepción de identificación especifica, el costo de los bienes vendidos fluctuará engañosamente con los periodos. El costo promedio tiene la tendencia a “normalizar” los costos unitarios para el periodo. En el caso de periodos cortos, este procedimiento puede estar justificado. Es de suponerse que en el método de costo promedio ponderado el inventario final representa todas las unidades compradas por la empresa, los costos incurridos al principio del período influyen en su costo, tanto o más que los costos en que se incurre hacia el final del período.

Convendría obtener un promedio móvil del costo, como se requiere o se aplica el método de costo promedio sobre una base perpetua. Después de cada compra se calcula un nuevo costo promedio para costear las unidades vendidas, hasta que ocurra la siguiente compra. Sin embargo, este procedimiento requiere una gran cantidad de cálculos aritméticos, particularmente cuando se hacen las compras con muchas frecuencia, se usa tanto el método de costo de promedio ponderado 125

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

(periódico) como el de promedios móviles (periódico), sin generar necesariamente resultados idénticos.

EJEMPLO: Se continúa con el ejercicio ya planteado pero se realizará por el método promedio ponderado y se desarrollara con la misma metodología. MARZO Unidades

Precio

Inventario Inicial

40

$900

$36.000

Compras, marzo 7

160

$920

$147.200

Compras marzo 14

120

$940

$112.800

320

Promedio 925

296.000

Vendió, mayo 18

Total

(180)

Queda inventariado

140

$925

$129.500

Compras, marzo 21

100

$960

$96.000

Compras, marzo 22

80

$980

$78.400

320

$303.900

260 60*949.69 = 56.981.40

Promedio = 296.000/320 = 925 Promedio = 303.900/320 = 949.69

INVENTARIO A Marzo 1 40 Unidades a $900

36.000

(+) compras del mes de Marzo

434.000

(=) Mercancía disponible para la venta 470.000 (-) Inventario Final

( 56.981)

(=) Costo de Ventas

413.419

126

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

durante el mes de abril se manejara la tarjeta de existencias por el método promedio ponderado. A partir de la información suministrada.

DOTACIONES EL TUERTO LTDA.

Articulo: Maletines Plásticos Tarjeta de existencias COMPRAS FECHA

UNIDS

SALDO

VENTAS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

UNIDS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

Abril 01 Abril 04 Abril 10

40 140

990

138.600

96

1050

100.800

Abril 12 Abril 20 Abril 28

60

100

949.69

984.96

1016.82

37.787.60

59.097.60

101.682

UNIDS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

60

949.69

20

949.69

56.981.40 18.993.80

160

984.96

157.593.80

100

984.96

98.496

196

1.016.82

199.296

96

1.016.82

97.614.72

Cabe mencionar que la tarjeta de existencias en Abril se abre con el saldo final de Marzo, es decir, 60 unidades a $949.69. las 40 unidades vendidas en Abril 4 se registran en libros por un valor de venta de $70.000; el costo de estas 40 Unidades, según kardex, ascendió a $37.787.60. De lo anterior se infiere que cada unidad tiene un precio de venta unitario de $1.750 y un costo de $949.69 por unidad; en consecuencia, cada unidad vendida arroja una utilidad bruta de $800.31 ($1.750 - $949.69). registrada la venta de Abril 4, se obtiene el saldo en unidades y su costo total. La compra de Abril 10 por 140 unidades obliga a calcular un nuevo costo unitario ponderado, el cual corresponde a $984.96 para las 160 unidades disponibles. Este costo unitario de $984.96 se usa como costo unitario para todas las ventas realizadas hasta el momento en que la empresa

127

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

efectúe otra compra. Cada vez que se realice una compra, debe calcularse un nuevo costo promedio ponderado. Según el kardex, el valor del inventario al 30 de Abril sería de $97.614.72 y el costo de ventas en Abril se obtendrá al sumar los costos totales de la columna ventas, $198.767.20

A continuación se calcula utilidad neta para Marzo y Abril según este método, a través de los respectivos estados de resultados.

DOTACIONES EL TUERTO LTDA. ESTADO DE RESULTADOS PEPS De Marzo 1 a Abril 28 Marzo – Periódico Ingresos operacionales – ventas

717.000

(-) Costo de Ventas: Inv. Inicial

36.000

(+) compras

434.000

disponible de ventas

470.000

(-) inv. Final

(56.981)

Costo de Ventas

(413.419)

Utilidad Bruta

303.581

(-) Gastos operacionales

(107.550)

Utilidad operacional

196.031

(-) Impuestos 35%

(68.611)

Utilidad neta

127.420

128

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Abril Permanente

Ingresos Operacionales Ventas

363.000

(-) Costo de ventas:

(198.767)

Utilidad Bruta

164.233

(-) Gatos Operacionales

(54.450)

Utilidad Operacional

109.783

(-) Impuestos 35%

(38.424)

Utilidad Neta

(71.359)

ULTIMO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR Este método (UEPS) supone que el costo de la mercancía recientemente comprada debe identificarse contablemente contra los ingresos como un costo de los bienes vendidos. A su vez, a los bienes que permanecen disponibles se les asignan los costos de la mercancía más antigua.

El método UEPS genera un inventario final compuesto por capas. La capa básica es el inventario más antiguo que se adquirió, y cada adquisición subsecuente se considera posteriormente en el orden de la compra.

Con el método UEPS, el inventario inicial se visualiza como un activo casi fijo, y para propósitos contables se supone que las ventas actuales provienen de las compras actuales.

129

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El método UEPS obviamente asume un “flujo de costos” que generalmente no coincide con el movimiento físico real de los bienes. Sin embargo, muchos contadores y ejecutivos de negocios alegan que puede obtener cifras más significativas de ingresos identificando costos distintos de aquellos que aproximan el costo de adquisición de las unidades reales vendidas. Argumentan que el costo real de una venta es el costo de reemplazar el inventario vendido; aunque aún utiliza costos de adquisición, el método UEPS aproxima la valuación del costo de los bienes vendidos al costo de reemplazo identificado contablemente el costo de las unidades recientemente adquiridas.

Por lo tanto, en la práctica, el UEPS se aproxima a un método de costo de reemplazo cuando los inventarios físicos al final del período son iguales o mayores al inventario inicial. En estos casos, los costos en los que se ha incurrido recientemente (el costo de reemplazar los bienes) se cargan a resultados. Este aspecto del método UEPS suele reemplazarse por la frase “identificación contable de costos actuales contra ingresos actuales”. Al identificar contablemente costos aproximados de reemplazo contra ingresos, el método UEPS proporciona información útil para delinear decisiones y proyecciones futuras de la utilidad neta. Particularmente, cuando los precios están aumentando, el método UEPS carga los costos más altos de compra contra los precios más altos de ventas y de este modo aproxima el margen actual de costo – precio . De hecho, si no hubiese inventario y una empresa estuviese en condiciones de comprar exactamente el monto que vendió cada día (compras sobre pedido) el margen bruto actual seria la utilidad bruta de la empresa.

130

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO

A partir de la información de dotaciones el tuerto Ltda., se ilustra el método UEPS bajo la misma metodología.

Por su parte, el costo de los maletines vendidos se calcularía de la siguiente forma por juego de inventarios en el mes de marzo:

Inventario Inicial + compras en Marzo

40 Uds. A $900

$36.000

160 Uds. A $920

$147.200

120 Uds. A $940

$112.800

100 Uds. A $960

$96.000

80 Uds. A $980

$78.400

Total compras

460 Uds.

$ 434.000

Costo mercancía disponible para la venta

500 Uds

$470.400

(-) Inventario final Costo de ventas

60 Uds. 440 Uds

$ 54.400 $416.000

Debido a que dotaciones el tuero Ltda. Utiliza en Abril el sistema de inventario permanente, a continuación se muestra el manejo del kardex bajo el método UEPS, el kardex indica que la venta de 100 unidades el 28 de Abril se Efectuó por lotes, así: 96 de la última compra de Abril 20 y 4 de la compra de Abril 10. El método UEPS arroja un inventario final de 96 unidades con un valor de $93.240 y un costo de ventas de $200.560, proveniente de la suma de los costos totales de la columna de ventas:

131

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

DOTACIONES EL TUERTO LTDA.

Articulo: Maletines Plásticos Tarjeta de existencias COMPRAS FECHA

UNIDS

SALDO

VENTAS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

UNIDS

COSTO

COSTO

UNITARIO

TOTAL

Abril 01

Abril 04

Abril 10

140

990

Abril 20

Abril 28

96

1050

36.000

920

18.400

20

900

18.000

20

900

18.000

140

990

138.600

20

900

18.000

80

990

79.200

20

900

18.000

80

990

79.200

96

1050

100.800

100.800

20

900

18.000

3.960

76

990

920

18.400

920

18.400

59.400

100.800

96

1.050

4

990 TOTAL

TOTAL

20

20

990

COSTO

900

20

60

COSTO UNITARIO

40

138.600

Abril 12

UNIDS

200.560

75.234 $93.234

Los estados de resultados correspondientes a los meses de Marzo y Abril, se presentan a continuación bajo el método UEPS:

132

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

DOTACIONES EL TUERTO LTDA. ESTADO DE RESULTADOS UEPS

Marzo – Periódico

Ventas netas

717.000

(-) Costo de Ventas: Inv. Inicial

36.000

(+) compras

434.000

disponible de ventas

470.000

(-) inv. Final

(54.400)

Costo de Ventas

(416.000)

Utilidad Bruta

301.000

(-) Gastos operacionales

(107.550)

Utilidad operacional (-) Impuestos 35% Utilidad neta

193.450 (67.708) 125.742

Abril Permanente

Ventas netas

363.000

(-) Costo de ventas:

(200.560)

Utilidad Bruta

162.440

(-) Gatos Operacionales

(54.450)

Utilidad Operacional

107.990

(-) Impuestos 35%

(37.797)

Utilidad Neta

(70.193)

133

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Se concluye que el valor del inventario final dependerá del método de valuación utilizado. El valor del inventario final más alto lo presenta el método PEPS; el valor más bajo el método UEPS y le promedio ponderado arroja un valor intermedio entre los valores anteriores. Por lo tanto, el balance general presentará un mayor valor en sus activos durante períodos de alza en los precios, si la empresa utiliza el método PEPS. El mayor costo de ventas lo arroja el método UEPS, el cual tendrá un efecto directo sobre la utilidad que reporta el estado de resultados. El método PESPS presenta el menor costo de ventas, y por tanto la mayor utilidad. El menor valor de impuestos se obtiene con el método que afecta la utilidad disminuyéndola, es decir, el UEPS. Lo anterior en el caso del primer año, para el segundo, el efecto es al contrario solo se mantiene el de promedio ponderado.

En lo que respecta a la selección del método de valuación, cada empresa debe escoger el que más se adecue a sus características iniciales, en cuyo caso deberá solicitarse la respectiva autorización ante la dirección de impuestos y aduanas Nacionales y revelarse en las notas de estados financieros en forma suficiente.

IDENTIFICACION ESPECIFICA

Cuando se pregunta cuál es el método que valúa según la realidad se relaciona el costo específico de compra de cada artículo del inventario. Cuando se recibe cada unidad y puede asignarse una tarjeta en la que se indica su costo específico, o se puede vincular una factura separada a cada artículo mediante un número de serie o una descripción única. Posteriormente, cuando el artículo se venda, su costo específico se identifica y asigna a la cuenta de resultados y determina la utilidad bruta real. Para todos aquellos artículos que al final del período no se han vendido,

134

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

la empresa puede determinar el costo total del inventario sumando los costos de las tarjetas o de las facturas.

Por razones prácticas, la identificación específica es principalmente conveniente para mercancías de alto valor unitario cuyas compras y ventas son relativamente infrecuentes. Todo esta es valido cuando se registra manualmente, ya que si la empresa se encuentra sistematizada puede utilizar cualquier método.

EJEMPLO:

Un negociante de automóviles tendría una factura separada por cada automóvil en el inventario, debido a que cada automóvil puede identificarse por separado y su costo individual determinarse por unidad. Los aparatos eléctricos, la joyería y los muebles son otros ejemplos de inventarios que frecuentemente se costean mediante una identificación específica.

Como método para identificar contablemente los recursos consumidos contra los ingresos generados, la correlación específica parece muy racional, por que se adhiere al flujo físico real del inventario. Sin embargo, se le hacen dos críticas: primero, la identificación física puede dar resultados sesgados para unidades completamente intercambiables. Si unidades idénticas tienen costos diferentes los cuales pueden influir sobre el tamaño del costo de los bienes vendidos y, a la vez manipular el

monto de las utilidades informadas. La segunda crítica es de

naturaleza práctica.

Algunos bienes no pueden mantenerse físicamente separados ni ser idénticos en forma específica, por ejemplo la gasolina en tanques subterráneos y los artículos que se almacenan en cajones; además, generalmente es demasiado costoso 135

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

mantener registros separados de cada unidad cuando el inventario se forma de numerosos artículos pequeños y de tipos variantes. Aún cuando es factible mantener registros perpetuos de las unidades recibidas y usadas, puede dificultarse la identificación de la unidad exacta vendida y su costo específico.

COMPARACION DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS.

Se han visto los tres supuestos estudiados de flujo de inventarios (promedio ponderado del costo, UEPS y PEPS), produciendo montos significativamente diferentes en el inventario final y en el costo de los bienes vendidos.

Sin

embargo, aún cuando los precios aumenten los rangos pueden invertirse

cuando la empresa ha sido incapaz o no ha querido mantener el volumen físico del inventario. Por ejemplo, cuando las capas de costos más antiguas representan el cierre del inventario (UEPS), un agotamiento substancial de las cantidades de inventario dará como resultado que estas capas,, cuyos costos son más bajos, sean contablemente identificadas contra los ingresos actuales. El margen bruto y la utilidad neta resultante serán altos, exactamente lo contrario de lo que podría esperarse según el UEPS. El agotamiento del inventario puede deberse a una acción voluntaria de la administración o de factores externos como huelgas o faltantes substanciales.

Un ejemplo amplio en el cual se tomarán en cuenta muchos años, demostraría que los diferentes métodos de inventarios no sólo tiene efectos variantes sobre el monto del margen bruto (debido a los efectos variantes sobre el costo de los bienes vendidos), sino que también producirán diferentes comportamientos en los impuestos, en las utilidades y en el activo corriente por el valor del inventario final.

136

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Una empresa que fija su precio unitario de ventas a un porcentaje constante del costo de su última compra, tendrá un porcentaje estable de margen bruto tan sólo si usa el método UEPS.

El procedimiento PEPS frecuentemente dará como resultado variaciones significativas en el porcentaje de margen bruto, aún cuando la política de precios de la empresa parezca excluir

tal situación; la causa es la inclusión de las

ganancias y pérdidas de tenencia provenientes del PEPS en el costo de los bienes vendidos. En el caso que no se dejara inventario final, el efecto seria el monto en la utilidad bruta.

SELECCIÓN DE LOS METODOS DE COSTEO DEL INVENTARIO

Muchas empresas son incapaces o no están dispuestas a utilizar el procedimiento de identificación específica; por ello deben elegir entre el promedio ponderado del costo, el PEPS y el UEPS. Una empresa no necesita usar el mismo método de costeo de inventarios para todo su inventario. Sin embargo, aún aquellas empresas que usan más de un método deben decidir cuáles métodos deben utilizar y a qué inventarios deben aplicarlos.

Es decir, una empresa debe elegir aquellos procedimientos de costeo de inventarios que la conduzca a la preparación del más relevante y confiable conjunto de estados financieros. La profesión contable y la comunidad financiera debe tratar y resolver los siguientes aspectos:

1. el significado y el propósito del concepto de identificación contable. 137

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

2. La importancia relativa del balance general, en correspondencia con el estado de resultados. 3. El grado en que las regulaciones de impuestos deben influir en la información financiera. 4. La posibilidad de elegir procedimientos contables como medio para tratar el problema de precios cambiantes.

IDENTIFICACION CONTABLE

Existe un amplio acuerdo en que una buena identificación contable sólo es posible cuando los costos incurridos para la ganancia de ingresos se deducen de estos ingresos y existe algún desacuerdo acerca de que costos, en el caso de los inventarios, deben deducirse. Algunos contadores piensan que una buena identificación contable puede ocurrir sólo cuando el procedimiento de costeo de inventarios que adopta refleja el flujo real de los bienes. En casi todos los negocios esta flujo es del tipo primero en entrar, primero en salir; por ello se argumenta que quienes sostienen el concepto de coordinación contable deben abogar por el uso del PEPS en la mayoría de circunstancias.

Quienes apoyan el UEPS sostienen una línea de razonamiento totalmente diferente. Señalan que muchas empresas reponen continuamente sus inventarios durante el período contable, a medida que se hacen las ventas. Por tanto una cifra de costo que se aproxime lo más posible al costo de reemplazo debe ser contablemente identificada contra el ingreso de ventas. El costo de la primera compra; por tanto, quienes proponen el UEPS consideran que su método es preferible desde la perspectiva de la identificación contable.

138

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Los críticos del UEPS han presentado dos puntos como réplica. Primero, aún cuando la identificación contable de los costos actuales con los ingresos actuales mide en forma exacta la utilidad de operación, los aumentos y disminuciones de precio de inventario son cambios económicos reales y no deben ignorarse. Sostienen que una información adecuada acerca de la gestión de la inversión de los accionistas requiere que las compras efectivas (comprar a un precio bajo mercancías que posteriormente aumentan de valor) se reflejen como un componente separado en una medición periódica de las utilidades.

Segundo, al incluir el costo aumentado del inventario de reemplazo en el costo de los bienes vendidos, el UEPS implica que el ciclo de ingresos no queda completo hasta que la inversión sea reemplazada. Sin embargo, la naturaleza general de las operaciones de negocios no es de una inversión a otra inversión, sino más bien de los fondos no invertidos disponibles para inversión o para algún otro propósito. Cada nueva inversión es una decisión independiente de la administración basada en expectativas futuras.

El monto y tipo de reinversión no son automáticamente determinados por el monto y el tipo de inversión anterior consumida.

De este modo, el UEPS, al introducir una reinversión, confunde lla determinación del ingreso con su administración. El ingreso existe cuando la inversión antigua se recupera. Si ese ingreso se paga como dividendos o si sé reinvierte en una decisión propia de la administración que trata del uso del ingreso, y no de su medición.

139

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Balance General en Comparación con el Estado de Resultado

Los contadores se esfuerzan por preparar un relevante y confiable conjunto de estados financieros. Sin embargo, muy pocos métodos contables dan realismo en forma simultánea tanto al balance general como al estado de resultados, aún cuando el UEPS proporciones una mejor identificación contable, un margen bruto y una utilidad neta confiable para el estado de resultados.

Debido a que el monto del inventario final UEPS representa el costo de las compras más antiguas

hechas por la empresa, se vuelven sospechosos los

totales que se presentan en los activos circulantes, para el capital de trabajo y para otros diversos datos estadísticos financieros.

EJEMPLO

Un funcionario de préstamos confrontado con el estado de posición financiera de un producto de joyería que haya usado UEPS, para costear su inventario de oro a $35 por Onza, en realidad no puede usar el monto publicado para determinar la solvencia de la empresa o el valor colateral de sus activos.

Un Balance general basado en el método PEPS añadiría más realismo al mostrar el inventario de oro a los precios de compra recientes, que son de muchos cientos de dólares por onza. Quienes proponen el UEPS alegarían que el estado de resultados correspondiente, formulado por PEPS, presentaría al funcionario de préstamos un margen bruto y una utilidad neta significativamente sobre cuantificada, debido a la identificación contable de costos antiguos con ingresos actuales. 140

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Influencia de la Disposiciones Fiscales

Toda empresa que prepara estados financiero para inversionistas y acreedores también debe preparar una declaración de impuestos. El ingreso gravable de una empresa se determina según las disposiciones de impuestos sobre ingresos, y casi nunca es igual a la utilidad en los libros que surge del estado de resultados. Tales diferencias no significan que la empresa haya engañado a sus lectores externos o defraudado al gobierno. En lugar de ello, los dos conjuntos de libros de una empresa son visualizados como el resultado normal de mayor interés que tienen nuestras disposiciones fiscales por la de fondos y la promoción de ciertos comportamientos económicos y sociales que por la adecuada identificación contable de ingresos y gastos sobre la base del devengado.

Sin embargo, en el caso de los inventarios, el gobierno requiere que las compañías que usen el UEPS para propósitos fiscales también lo usen para los estados financieros que publican. El UEPS tiene muchos atractivos desde el punto de vista fiscal, por que generalmente da como resultado un costo de bienes vendidos más alto, un margen bruto más bajo y una utilidad más baja e impuestos más bajos durante periodos inflacionarios. Desafortunadamente, todas estas empresas que han optado por el UEPS para propósitos fiscales, están restringidas a usar dicho método como el sistema de costeo de inventarios “elegido” para sus estados financieros (hasta el año 2005, según lo estipulado por la ley). En la medida en que el PEPS pueda reflejar con mayor exactitud los inventarios, la ley fiscal aminora la calidad de la información financiera.

141

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Precios Cambiantes

Tradicionalmente, la existencia de métodos contables alternativos ha sido aceptada por muchos que critican el modelo contable convencional de costos históricos. Entre las alternativas permitidas para el registro del costo de los bienes vendidos, los gastos por depreciación y otra partida más, siempre hubo un procedimiento capaz de producir montos relativos grandes para los gastos. El registro de gastos más altos y, por tanto, una utilidad neta más baja, propicia al desarrollo de informes que pueden ser similares a los que hubieran ocurrido si se hubiesen hechos ajustes de precios.

El UEPS incorpora características de más de un concepto de utilidad. Retiene el uso de los costos históricos empleados en la teoría contable convencional, pero al mismo tiempo intenta tratar el problema de precios cambiantes. Sin embargo, los costos UEPS informados en el estado de resultados sólo se aproximan a los costos de compra y la venta de producto, es improbable que el costo de las últimas compras de la empresa (lo que se gasta bajo el UEPS) sea igual al costo de su próxima compra (costo de reemplazo). Además, un sistema completo de reemplazo costo, a diferencia del UEPS, incluye ganancias y pérdidas de tenencia de inventarios como un elemento distinto de utilidad. Consecuentemente, quienes sustentan un modelo de costos de reemplazo no se aferran al UEPS, aunque puedan preferirlo al PEPS.

Es decir, la selección de un método de costeo de inventarios puede estar plagada de frustración y contradicciones. Una empresa debe tratar en forma implícita o explícita aspectos como:

142

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Naturaleza del concepto de identificación contable.  Ínter compensaciones realistas entre el balance general y el estado de resultados.  Las restricciones sobre el proceso de selección causadas por el deseo empresarial de disminuir legalmente sus impuestos sobre ingresos.  La educación del UEPS para tratar el problema relativo a los precios cambiantes.  El permiso respectivo a la DIAN. La controversia UEPS – PEPS pone de relieve las deficiencias en el marco contable actual. los precios cambian debido a presiones inflacionarias generales y debido a movimientos específicos en el equilibrio de la oferta y de la demanda de un producto en particular. Estos cambios suelen tener un gran significado económico. El concepto de costos históricos (precio intercambio) oculta el impacto de ciertos cambios específicos de precio, y el concepto monetario ignora los cambios generales de precio.

EJERCICIO

Se entrega el movimiento del mes de enero y febrero respecto a inventarios:

143

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Mes de Enero

DESCRIPCIÓN

CANTIDADES

VALOR UNITARIO

Inventario Inicial

100

150

Compras

50

160

Descuentos

10%

Venta

55

Devolución

6

Compras

30

Devolución

5

Venta

45

Descuento

8%

250

170

260

Mes de febrero: DESCRIPCIÓN Inventario Inicial

CANTIDADES

VALOR UNITARIO

Viene del anterior

Viene del anterior 150

Venta Descuentos

144

60 10%

Compras

50

Descuento

8%

Ventas

62

Devolución

10

Compras

60

Devolución

6

Venta

10

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

270

175

275

180

280

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Se pide desarrollar los métodos de UEPS, PEPS y promedio ponderado de los dos meses y concluir:

a. que método se debería escoger para cancelar menos impuestos en los dos meses. b. Que método escoger para que represente una mayor utilidad.

145

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 5 ACTIVOS NO CORRIENTES Y OTROS ACTIVOS

 ACTIVOS NO CORRIENTES

Están representados por inversiones que realiza el ente económico en bienes o servicios cuya duración es mayor a un año. Se consideran características propias de los activos no corrientes todas aquellas cuentas que cumplan con los siguientes ítems.

1. Que no estén disponibles para la venta. 2. Que sean durables. 3. Que cumpla el principio de materialidad. 4. Que se requieran para el desarrollo de la razón social.

En muchos casos y debido a políticas internas, son considerados activos todos aquellos bienes que superen 1 SMLV (Salario Mínimo Legal Vigente), de lo contrario son tomados como un gasto y no aparecerán en el Balance General sino en el Estado de Resultados. (Según el principio de materialidad).

146

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En este grupo los rubros más comunes son deudores no corrientes, inversiones permanentes, propiedad planta y equipo, activos agotables, activos intangibles, activos diferidos y otros activos.



DEUDORES NO CORRIENTES

Comprenden todos aquellos créditos a favor del ente económico, que fueron otorgados con un vencimiento a largo plazo, los cuales se esperan recuperar.

Están constituidos básicamente por cuentas por cobrar

comerciales y no comerciales, las cuales se recaudan en periodos superiores al del ciclo contable. Como ejemplos de estas cuentas por cobrar no comerciales se tienen: cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a trabajadores, cuentas por cobrar a particulares y derechos de compra de cartera. En cuanto a ejemplos de cuentas por cobrar comerciales tenemos la financiación de inmuebles.

Estas

cuentas reciben este nombre debido a que se originan para el desarrollo de la razón social de la empresa.

En la mayoría de los casos, las deudas no corrientes están amparadas por documentos necesarios para legitimar el ejercicio. Estos documentos sólo producirán efectos si contienen las menciones y llenan los requisitos que la ley señale; dentro de este tipo de documentos se encuentran los títulos, pagarés, letras de cambio y facturas cambiarias. Cuando estas cuentas y documentos por cobrar están próximos a expirar deben presentarse en el activo corriente, pero siempre separadas de las cuentas corrientes comerciales. 147

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



INVERSIONES PERMANENTES

Están representadas por títulos valores y demás documentos a largo plazo a cargo de otras organizaciones, conservados con el objetivo de obtener rentas fijas o variables, de controlar otras empresas o de asegurar el mantenimiento de relaciones con estas.

El valor histórico de las inversiones en el momento de variar su valor ya sea en un aumento o en una disminución debe ajustarse al final del periodo de realización mediante valorizaciones o provisiones. En caso de que el valor de mercado de estas inversiones sea inferior al costo, este debe ajustarse mediante una provisión con cargo a los resultados del periodo en el cual se encuentra. Por otro lado, si se produce una valorización sobre las inversiones, es decir, que su valor de mercado sea superior a su costo, esta diferencia debe incluirse en el patrimonio como superávit.

Ejemplo de inversiones permanentes son las inversiones en acciones, bonos, cédulas, derechos fiduciarios y otros títulos valores adquiridos por la empresa con el fin de controlar otras empresas u obtener rendimientos financieros sobre sus excedentes de efectivo. La mayoría de estos títulos son negociables en las bolsas de valores del país. Los títulos valores deben llenar los siguientes requisitos:

1. La mención del derecho que se incorpora en el título. 2. La firma de quien lo crea. Esta podrá sustituirse bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser impuesto mecánicamente. 3. El tenedor de un título valor no podrá cambiar su forma de circulación sin consentimiento del creador del título.

148

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

4. Mediante el aval se garantiza, en todo o en parte, el pago de un título valor. 5. A falta de mención de cantidad, el aval garantiza el importe total del título. 6. Quien suscribe un título valor a nombre de otro, sin poder para hacerlo, se obligará personalmente como si hubiera obrado en nombre propio. 7. Se considerará tenedor legítimo del título quien lo posea conforme a su ley de circulación.

Los títulos valores pueden ser de tres tipos:

NOMINATIVOS A LA ORDEN AL PORTADOR

Los tipos valores nominativos se caracterizan, porque en ellos o en la norma que rige su creación, se exige la descripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título.

Será reconocido como tenedor legítimo quien figure

simultáneamente en el texto del documento y en el registro de este.

Son considerados títulos valores a la orden, aquellos que son expedidos a favor de determinada persona, los cuales tienen agregada la cláusula a la orden y/o se exprese que son transferibles por endoso o negociables.

149

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Los títulos valores al portador son los que no se expiden a favor de una persona determinada, aunque no incluyan la cláusula “al portador“, y los que contengan dicha cláusula. La simple exhibición legitimará al portador y se transfiere con la sola entrega.

Las principales clases de títulos valores son: letra de cambio, pagaré, cheque, bono, certificado de depósito y bono de prenda y factura cambiaria.

 Inversiones en Subordinadas Es frecuente que un ente económico invierta en otro u otros entes con el fin de ejercer sobre estos un control económico, financiero y administrativo.

Una sociedad será considerada subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otras u otras personas que serán su matriz o controlante, ya sea directamente (filial), o por intermedio de las subordinadas de la matriz (subsidiaria).

Cuando el control es de índole económico, la sociedad subordinada recibe de la matriz aportes directos o indirectos de tal magnitud que pierde su autonomía, ya que sus decisiones están condicionadas a las decisiones de la matriz.

El control financiero resulta, cuando existen compromisos de pasivos con obligaciones complementarias a las amortizaciones de la deuda y al pago de intereses por parte de la empresa subordinada, haciendo que esta pierda su autonomía en las decisiones administrativas y financieras.

150

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El control administrativo de la empresa subordinada por parte de la matriz, se presenta en el momento en que la matriz impone sus criterios sobre el funcionamiento interno y en el nombramiento de funcionarios.

Las características para que una empresa sea considerada como subordinada son:

1. Cuando más del 50% de su capital pertenezca a la matriz. 2. Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente le derecho de emitir los votos consecutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea. 3. Cuando la matriz directamente o por intermedio de las subordinadas ejerce influencia dominante en las decisiones de administración de la sociedad. 4. Igualmente habrá subordinación cuando el control sea ejercido o por una o varias personas naturales o jurídicas, ya sea directamente o por intermedio de entidades, las cuales posean más del 50% del capital.



PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Están constituidos por todos aquellos activos tangibles adquiridos o construidos por el ente económico, los cuales, tienen como objetivo utilizarse en forma permanente para la producción de bienes y servicios, así como también para ser arrendados o usados en la administración del ente.

Estos activos no son adquiridos con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios; generalmente tienen una vida útil superior a un año. Ejemplos de estos activos son:

151

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Terrenos

En esta cuenta debe estar estipulado el valor de la tierra ya sean lotes o los predios donde están construidas las construcciones de la empresa.

 Construcciones y Edificaciones

En esta cuenta se registra el valor de compra inicial o de adquisición y el costo que incluye su proceso de construcción. El terreno deberá ir siempre registrado por separado.

 Maquinaria y Equipo

152

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En esta cuenta deberá estar estipulado el valor de adquisición y montaje de la maquinaria y equipos que posea la empresa. Aquí se encuentran todos aquellos bienes que se requieran como herramienta para el desarrollo del proceso operativo de la empresa.

 Equipo de Computación y Comunicaciones

Macintosh Plus Macintosh Plus

Comprende el valor de costo o de adquisición de todos los equipos de cómputo y comunicación adquiridos por la empresa,

como las máquinas de escribir,

computadoras, teléfonos etc.

 Flota y Equipo de Transporte

Representa el valor cancelado por la adquisición de vehículos o cualquier medio de transporte de personas o carga que tenga la empresa.

153

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Muebles y Enseres

Representa todos los artículos e inmuebles que utiliza la empresa para el desarrollo de su actividad comercial, caso de escritorios, sillas, etc.

 Equipos de Oficina

Representa el valor de los bienes mobiliarios, enseres y otros muebles análogos que se encuentran en uso administrativo u operativo.



Clasificación de la Propiedad Planta y Equipo

Las propiedades, planta y equipo se depreciables, depreciables y agotables.

154

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

suelen subdividir en tres categorías; no

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



No depreciables

Son aquellos activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de presentación del balance general se encuentran todavía en etapa de contracción o montaje. Ejemplos de propiedades, planta y equipo no depreciables son los terrenos, construcciones en curso maquinaria y equipo en montaje, y propiedades, planta y equipo en transito



Depreciables

Son aquellos que por el deterioro causado por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplos de activos depreciables son equipos, construcciones y edificaciones, vehículos, maquinaria y equipos de computación

155

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Agotables

Están representados por recursos naturales controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen en razón de extracción o remoción del producto. Su valor histórico se conforma por su valor de adquisición, mas las erogaciones y cargos incurridos en su explotación y desarrollo.

Ejemplo de activos agotables son las minas y canteras, pozos y yacimientos. Se puede decir que los activos agotables son aquellos que cumplan con las características de un activo no corriente y que su existencia se deba a factores naturales.

 Depreciación Acumulada Es la reducción del valor histórico de las propiedades, planta y equipo por su uso o caída en desuso. Para calcular la depreciación de las propiedades, planta y equipo es necesario estimar su vida útil y cuando sea significativo, su valor residual. Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que estos activos contribuyan a la generación de ingresos de la empresa. El valor de salvamento o residual es aquel precio que la empresa estima tendrá el activo una vez terminada su vida útil. El resultado de la depreciación siempre variara según el método que se utilice.

156

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Se consideran bienes depreciables todos aquellos activos que cumplan los requisitos para ser un activo no corriente y que a su vez, su existencia se deba a la intervención de la mano del hombre y que no sea considerado un activo improductivo. Un ejemplo sencillo seria los terrenos, son activos no depreciables ya que su existencia no requiere la intervención del hombre. Por otro lado un vehículo si es considerado como un activo despreciable, ya que debido al servicio que presta para el desarrollo de un servicio reduce su vida útil y a la vez su valor en el mercado. Un ejemplo de un activo improductivo seria el poseer un apartamento en obra negra, es decir sin puertas, ventanas, pisos, baños etc. Seria imposible arrendarlo, por tal razón este activo no genera dinero. 

Métodos de depreciación

La depreciación se calcula sobre los costos de los bienes, el cual está constituido por el precio de adquisición, incluyendo impuestos a las ventas, de aduana y otros, además de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. A la vez se debe tener en cuenta los años de vida útil pre-establecidos por el estado los cuales se observan en el siguiente gráfico.

NOMBRE DEL BIEN

AÑOS DE VIDA UTIL

Edificios

20

Maquinaria y equipo, muebles y

10

enseres, herramientas, etc. Vehículos y computadoras

5

Software

3

Existen varios métodos para calcular el valor de la depreciación, los más importantes y los de usos más frecuentes son:

157

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Método De Línea Recta: Este método presume que los bienes pierden su valor en forma constante y que, en consecuencia, todos los períodos de igual duración deben recibir el mismo cargo por depreciación. Se liquida por un valor constante para todos los años de vida de los activos;

por lo tanto, su

representación gráfica produce una línea recta. Para aplicarlo, la depreciación imputable a cada período (mes, año) se calcula dividiendo el importe total a depreciar por la cantidad de períodos que integran la vida útil del bien, que debe ser estimada previamente. La fórmula utilizada para calcular este método de depreciación es:

Valor Histórico ajustado – Valor Residual Depreciación Anual = Años de vida útil Generalmente en esta fórmula dicho valor no se toma o se estima en 0 para así poder depreciar en su totalidad el bien.

Depreciación Anual

= Costo del activo Vida útil

Depreciación mensual

= Costo del activo / Vida útil 12

Depreciación diaria

= Costo de activos / Vida útil 360

158

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO

Tomamos el siguiente ejemplo para desarrollar todos los métodos que se explicarán a continuación. Inversiones El Jardín adquirió el 2 de Enero del presente año un vehículo por $10.000.000, se estima que este activo tendrá una vida útil de 5 años y un valor residual no significativo. El cálculo de la depreciación anual será:

$10.000.000/ 5 = $2.000.000/año

La siguiente tabla muestra la depreciación anual, la depreciación acumulada y el valor en libros del activo al final de cada uno de los 5 años de vida útil.

AÑO

DEPRECIACION ANUAL

DEPRECIACIÓN

VALOR BIEN –

ACUMULADA

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

1

$ 2.000.000

$ 2.000.000

$ 8.000.000

2

$ 2.000.000

$ 4.000.000

$ 6.000.000

3

$ 2.000.000

$ 6.000.000

$ 4.000.000

4

$ 2.000.000

$ 8.000.000

$ 2.000.000

5

$ 2.000.000

$ 10.000.000

$0

 Suma de los Dígitos de los Años de Vida del Activo: Es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los Activos Fijos se deprecian más

159

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

rápido durante los primeros años de vida útil y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada es este método es:

El ítem de depreciación, es una fracción cuyo numerador representa los años de vida que le quedan al Activo, y el denominador representa la suma de todos los años de vida útil probable, una vez hallado es constante para cualquier año en que se calcule la depreciación.

Para calcular esto se pueden utilizar dos métodos: se puede realizar mediante una operación algebraica con formula lo cual seria de la siguiente maneras:

Método A ítem = ∑ n

Método B n (n + 1) ítem = 2

n: años estimados de vida útil

Aplicando esta fórmula para el ejemplo anterior seria:

5 (5+1) ítem = 1+2+3+4+5 = 15

ítem =

= 15 2

Una vez hallado el ítem se toma como denominador, y el numerador será el mayor valor de la vida útil de cada bien; este irá disminuyendo cada año hasta llegar a uno. Tomando como base el ejemplo que venimos desarrollando seria:

160

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

PRIMER AÑO

5/15 X 10.000.000

3.333.333

SEGUNDO AÑO

4/15 X 10.000.000

2.666.667

TERCER AÑO

3/15 X 10.000.000

2.000.000

CUARTO AÑO

2/15 X 10.000.000

1.333.333

QUINTO AÑO

1/15 X 10.000.000

666.667

En la siguiente tabla se presenta la depreciación anual, acumulada y el valor en libros del activo para cada uno de sus 5 años:

AÑO

DEPRECIACION ANUAL

DEPRECIACIÓN

VALOR EN

ACUMULADA

LIBROS

1

$ 3.333.333

$ 3.333.333

$ 6.666.667

2

$ 2.666.667

$ 6.000.000

$ 4.000.000

3

$ 2.000.000

$ 8.000.000

$ 2.000.000

4

$ 1.333.333

$ 9.333.333

$ 666.667

5

$ 666.667

$ 10.000.000

$0

Como se puede observar, por este método se deprecian los activos en mayores montos en los primeros años de vida, que bajo el método de línea recta, mientras que en los últimos sucede lo contrario. Siempre que se está depreciando un bien cuya vida útil es impar, exactamente en la mitad, tendrán el mismo valor como depreciación del periodo 

Método de Reducción de Saldos o Saldos Decrecientes: Este método consiste en la aplicación de una tasa sobre el valor no depreciado del activo. Se utiliza la siguiente fórmula:

161

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

n ítem =1 -

Valor residual x valor ajustado no Valor histórico depreciado

Para nuestro ejemplo anterior y suponiendo que el activo tiene un valor residual del 10% sobre el valor del bien, es decir, $ 1.000.000, el ítem por este método se calcula de la siguiente manera.

5

1.000.000

ítem = 1-

= 0.369042656 10.000.000

Esta tasa debe aplicarse para cada año sobre el valor no depreciado del activo. La depreciación para cada uno de los años de vida útil del activo en el ejemplo es la siguiente:

Primer año 10.000.000 x 0.369042656 = 3.690.427

La depreciación para el segundo año debe calcularse sobre este nuevo valor, de la siguiente forma

Para el segundo año, (10.000.000 – 3.690.427) x .0.369042656 = 2.328.502 162

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Tercer año (10.000.000 –6.018.928) x 0.369042656 = 1.469.185

Cuarto año ( 10.000.000 – 7.488.114 ) x 0.369042656 = 926.993

Quinto año ( 10.000.000 – 8.415.107) x 0.369042656 = 584.893

En el siguiente cuadro puede apreciarse la depreciación acumulada, anual y el valor en libros bajo este método:

AÑO

DEPRECIACION ANUAL

DEPRECIACIÓN

VALOR EN

ACUMULADA

LIBROS

1

$ 3.690.427

$ 3.690.427

$ 6.309.573

2

$ 2.328.502

$ 6.018.928

$ 3.981.072

3

$ 1.469.185

$ 7.488.114

$ 2.511.886

4

$ 926.993

$ 8.415.107

$ 1.584.893

5

$ 584.893

$ 9.000.000

$ 1.000.000 Valor residual

En este método siempre quedará un valor sin depreciar y será el mismo valor residual. 

Doble saldo de declinación: Es el doble de la tasa calculada de la línea recta en el primer año y se multiplica por el valor resultante de:

(1 / n) * 2 = ítem * valor no depreciado

163

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO Tomando como ejemplo un software cuyo valor es de $ 10’000.000, la vida útil es de 3 años y su valor residual es del 10 %, su depreciación sería la siguiente:

SALDO A

DEPRECIACIÓN

VALOR EN

DEPRECIAR

PERIODO

LIBROS

PRIMER AÑO

10’000.000

6’666.667

3’333.333

SEGUNDO AÑO

3’333.333

2’222.222

1’111.111

TERCER AÑO

1’111.111

740.741

370.370



ACTIVOS AGOTABLES

Estos activos están representados por todos aquellos recursos naturales controlados por el ente económico, cuya cantidad y valor disminuyen en forma considerable debido a la explotación o extracción de su producto.

El valor

histórico de estos activos, al igual que las propiedades, planta y equipo, está conformado no solamente por su valor de adquisición, sino también por todas aquellas erogaciones incurridas en su exploración y desarrollo; todo ello debe reexpresarse como consecuencia de la inflación. Como ejemplos de este tipo de activos, se pueden encontrar las minas, canteras, pozos artesianos y yacimientos.

La contribución de estos activos a la generación de ingresos al ente económico, debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante su agotamiento, calculado con base en sus reservas debidamente comprobadas mediante estudios

164

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

técnicos, en las unidades extraídas o producidas, en el término esperado para la recuperación de la inversión o en otros factores técnicamente admisibles. Para calcular la tasa de agotamiento por unidad, solo se necesita dividir el valor histórico del activo en el número de unidades que se estima constituye la capacidad de producción.

Para calcular el agotamiento periódico debe

multiplicarse esta tasa por el número de unidades producidas o extraídas durante el período mencionado.

EJEMPLO

La compañía GAG S. en C. Adquirió el 1 de Febrero de 1.999 una mina de azufre por un monto total de $ 68.400.000. Su capacidad de producción, de acuerdo con estudios técnicos realizados por la empresa, fue estimada en 2.500 toneladas. Durante 1.999, la empresa obtuvo 450 toneladas de producto. El cálculo de la tasa de agotamiento por tonelada y el monto de agotamiento para 1.999 es el siguiente:

$ 68.400.000 Tasa de agotamiento:

: $ 27.360 por tonelada 2.500 toneladas

Agotamiento para 1.999 : $ 27.360 x 450 toneladas : $ 12.312.000

El asiento de ajuste, en forma de diario, que debe elaborar la empresa para reconocer el agotamiento sufrido por el activo durante 1.999 es el siguiente:

165

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Costos de producción (explotación de DICIEMBRE 31 / 99

minas y canteras)

$12.312.000

Agotamiento acum. (minas y canteras).

12.312.000

La presentación de este recurso natural en el balance general será la siguiente:

Minas y canteras

$ 68.400.000

Agotamiento acumulado

$ 12.312.000

Minas y canteras (valor neto)

$ 56.088.000



ACTIVOS INTANGIBLES

Comprenden aquellos recursos obtenidos por la empresa que al carecer de naturaleza material implican un derecho o privilegio oponible a terceros, de cuya explotación pueden obtenerse beneficios económicos. Pertenecen a estos activos las patentes, marcas, derechos de autor, franquicias, etc.

Los activos intangibles mas conocidos son los siguientes:

Good Will: Consiste en la reputación de la cual gozan algunas empresas, permitiéndoles tener ciertas ventajas comerciales sobre sus competidores.

Patentes: Son los derechos de exclusividad otorgados por el gobierno que amparan toda invención nueva resultante de un proceso de creación. También es factible patentar el perfeccionamiento de la invención, si reúne los requisitos de novedad y aplicación industrial. La Solicitud de patente debe contener nombre, domicilio y residencia del solicitante y del inventor, nombre sintético de la 166

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

invención, una o más reivindicaciones que definan y precisen el alcance de la novedad. Las patentes pueden ser de dos tipos: las compradas por la empresa, en cuyo caso se valúan al costo de adquisición y se amortizan de forma sistemática y las desarrolladas por la empresa a través de sus investigaciones.

Marcas: Registros de fábrica o de servicio, caracterizados por signos novedosos, visibles y suficientemente distintivos. Su razón de ser se explica por la necesidad que tiene cada empresa de diferenciar los productos que fabrica o los servicios con el fin de distinguirlos entre otros similares o iguales.

Know how: Es la experiencia secreta sobre la manera de hacer algo, acumulada en un arte técnica y susceptible de cederse para ser aplicada con eficiencia en el mismo ramo. 

ACTIVOS DIFERIDOS

 Gastos Pagos por Anticipado Hacen referencia a todos aquellos desembolsos realizados por la empresa por concepto de gastos pagados por anticipado, constituye unos activos de los cuales la empresa espera obtener beneficios económicos en otros periodos, deben amortizarse a medida que se utilicen en la generación del ingreso. Su amortización realizada al final de cada periodo contable, los convierte en gastos del respectivo periodo.

EJEMPLO

167

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El 1 de Enero de 1.999 Creaciones Garfield tomó un seguro contra incendio por el cual pagó $ 2.400.000 con cobertura del año. El asiento que se hace para registrar esta transacción es el siguiente.

Gastos pagados por MARZO 1

anticipado seguros

$ 2.400.000

Bancos

$ 2.400.000

Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros mensualmente al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional.

Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente: $ 2.400.000 / 12 = $ 200.000 mes

El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de Enero es:

Gastos operacionales ENERO 31

seguros

$ 200.000

Gastos pagados por anticipado seguros

$ 200.000

Este mismo asiento debe efectuarse al final de cada uno de los doce meses de duración del activo, hasta que este expire. Si existe la posibilidad de convertir dicha cuenta en efectivo, su ubicación estará en él activo corriente

168

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Cargos Diferidos Son desembolsos efectuados de los cuales se esperan beneficios durante varios períodos pero que se deben amortizar en una vida útil estimada a más de un año. Se consideran como cargos diferidos los costos incurridos por la empresa durante sus etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

EJEMPLO

La Comercializadora Hernández desembolsó el 1 de Febrero de 1.999 la suma de $ 4.500.000 por concepto de gastos de traslado, reorganización y puesta en marcha de su organización. La empresa espera amortizar estos costos y gastos en un período de 5 años por el método de línea recta:

FEBRERO 1

Cargos diferidos

$ 4.500.000

Bancos

$ 4.500.000

El ajuste por amortización al final de cada mes será:

Gastos

$ 75.000

FEBRERO 29 operacionales – amortizaciones Amortización acumulada 169

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

$ 75.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Para calcular la amortización correspondiente a un mes se procede de la siguiente manera. Amortización anual

$ 4.500.000 / 5 : $ 900.000

Amortización mensual

$ 900.000 / 12 : $ 75.000

Al final de los 5 años, dicho activo estará totalmente amortizado. 

OTROS ACTIVOS

Recordemos que el activo no corriente se divide en activos fijos y otros activos, estos no son generadores de ingresos para la empresa, pueden representar inversiones considerables, por lo cual deben contabilizarse y controlarse. Pertenecen a estos activos bienes de arte y cultura, bibliotecas, bienes recibidos en pago y otros.

En síntesis los otros activos son los que cumplen las características de los activos no corrientes a excepción de que estos no se requieren para el desarrollo de la razón social de la empresa. Para aclarar la ubicación o tipo de cuenta se recurre al siguiente cuadro: Características

Gasto

Act. Cte.

Gasto

Otros Act.

Que sea durable

X







Que no este disponible para



X









X









X

la vta. Que cumpla el principio de materialidad Que se requiera para el desarrollo social de la empresa 170

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJERCICIO La empresa El INFIEL Ltda. posee entre sus propiedades, planta y equipo un local, cuyo valor en libros al 31 el Diciembre de 1.997 era el siguiente:

Terrenos Construcciones y edificaciones Depreciación acumulada Construcciones y edificaciones (neto) Total

$ 12.200.000 $ 48.000.000 $(19.200.000) $ 28.800.000 $ 41.000.000

El 1 de julio de 1.998 el local se vendió por $ 60.000.000, bajo las siguientes condiciones: 

40 % de contado



60 % a Crédito

Se pide:

1. Calcular la depreciación para el primer semestre de 1.998 y la depreciación acumulada al 30 de Junio de 1.998. 2. Calcular el valor en libros del local al 30 de Junio de 1.998 y la utilidad o pérdida lograda por la venta del local.

EJERCICIO

Hernández Hermanos cuenta entre sus propiedades, planta y equipo con un camión de reparto comprado el 1 de Junio de 1.997 por la suma de $ 24.852.00. El 1 de Septiembre de 1.999 la empresa decide cambiarlo por una tracto mula, cuyo precio de contado es de $45.000.000, para llevar a cabo la transacción, la 171

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

empresa desembolsó la suma de $ 15.000.000, entregó el camión y firmó varios pagarés por la suma de $ 12.000.000.

Se pide:

1. Calcular la depreciación acumulada y el valor en libros del activo a al fecha de la transacción. 2. Calcular el valor de retoma del camión usado y la utilidad o pérdida de la empresa en el cambio.

EJERCICIO

Talleres El Tornillo posee entre sus propiedades, planta y equipo un torno hidráulico, adquirido el 15 de Agosto de 1.994. Al 31 de Diciembre de 1.996 su valor en libros era el siguiente:

Maquinaria y equipo (valor histórico)

$ 48.000.000

Depreciación Acumulada

$(11.400.000)

Maquinaria y equipo (valor neto)

$ 36.600.000

La vida útil de equipo es de 10 años, mientras que su valor residual no se considera significativo. Se pide:

1. Calcular la depreciación de la maquinaria y equipo par los años de 1.997, 1.998 y 1.999, utilizando los métodos de línea recta y reducción de saldos.

172

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

2. Calcular la depreciación acumulada y el valor en libros del activo al 31 de Diciembre de cada uno de los años anteriores, con los mismos métodos del punto anterior. 3. Realizar los mismos cálculos de los puntos anteriores pero suponiendo un valor residual del 25% a partir del valor histórico. 4. Calcular la depreciación anual, la depreciación acumulada y el valor en libros del activo para los años 1.997, 1.998 y 1.999 utilizando el método de doble saldo de declinación.

173

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 6 PASIVO Y PATRIMONIO

 PASIVOS

Están conformados por los aportes de terceros, ya sea en efectivo o en especie, los cuales representan las deudas que deben pagarse a aquellas personas que otorgaron el préstamo. En el Balance General se tiene en cuenta el orden de requerimiento de pago de las cuentas, de manera que las deudas inmediatamente exigibles se relacionan inicialmente y las que poseen un mayor plazo, después.

En términos generales, los pasivos

pueden originarse en la compra a crédito de activos corrientes o fijos, en la obtención de préstamos o en servicios recibidos que deben cancelarse en una fecha futura. Los pasivos deben registrarse cuando se ha contraído la obligación y deben medirse por el valor que se pagará.

Es importante recordar que el ciclo de operaciones de un negocio comercial, comprende el tiempo que una empresa emplea para comprar o financiar la mercancía,

venderla,

recuperar

la

inversión

y

adquirir

mercancía

nuevamente. Este ciclo se puede ver fácilmente en el siguiente esquema: 174

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

DISPONIBLE

DEUDORES

PROVEEDORES

INVENTARIOS

El pasivo se clasifica en Pasivo Corriente y No Corriente



PASIVO CORRIENTE

Son todas aquellas obligaciones o deudas que deberán ser canceladas en un plazo máximo de un año. Las cuentas del pasivo corriente son: 

Obligaciones Financieras : Son los créditos otorgados por el banco a corto plazo.



Sobregiros Bancarios: Tiene lugar cuando el valor de los cheques girados excede el valor de los depósitos, originándose una obligación con el banco, el cual ha accedido a prestarle a la empresa el dinero que falta para cubrir el cheque girado. Este préstamo genera ingresos al banco por intereses.

175

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Cuentas por pagar

Comprenden las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras.



Proveedores Comprende el valor de las deudas a cargo de la empresa, por concepto de compra de bienes para la fabricación o comercialización de productos o servicios, para la venta, los cuales son los que llamamos inventarios en los activos. Se dividen en proveedores nacionales y del extranjero:

 Proveedores Nacionales

Representa el valor adeudado por compras a crédito de mercancías o bienes de capital, respaldados por una factura expedida por el proveedor local y firmada por un funcionario de la empresa.

176

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Proveedores del exterior

Representa las obligaciones contraídas por la empresa a crédito en el exterior, ya sean de mercancías o de activos fijos. Aunque tales transacciones generalmente se realizan en moneda extranjera el registro debe hacerse en moneda nacional, a la tasa de cambio oficial de la divisa, en la fecha de la operación.

La devaluación que afecta a la

moneda nacional, hace necesario el ajuste contable para mantener el pasivo extranjero expresado en pesos colombianos. Simultáneamente la variación en la tasa de cambio origina un registro contable afectando el activo adquirido.



Pasivos Acumulados

Representan gastos incurridos que no se han cancelado o que aun no se han vencido por no coincidir su pago con la terminación del período. Son comunes en estos pasivos los intereses, el impuesto predial, el impuesto a la renta.



Diferidos o Pasivos Diferidos Representa los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancías. Aquí la empresa contrae una obligación debido a que no se ha ganado el ingreso.

Estos

pasivos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta futura de bienes o servicios.

177

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Pasivos Estimados y Provisiones

Comprende los valores provisionados por el ente económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios; así como también atender deudas laborales no consolidadas determinadas en virtud de relación con sus trabajadores; igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento.



Provisiones

Según el plan único de cuentas (PUC), en el decreto 2649 y 2650 de 1.993, las provisiones registran los montos reservados por una empresa para cubrir eventuales perdidas. Según su dinámica se lleva al crédito cuando se crea el valor restado para la respectiva provisión y al débito por el costo de los activos dados de baja o por el valor de los ajustes por exceso de la provisión.

En últimas la provisión busca dar el valor real realizable del activo y el valor exigible real del pasivo. 178

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Las provisiones más conocidas en el activo son: En clientes, en los inventarios, en las inversiones temporales y permanentes.  Cuándo se hace una provisión?

La provisión debe ser una política gerencial y no tributaria. Se realiza cuando exista la posibilidad de no pago de una deuda (en el caso de la cartera), en la disminución del inventario y cuando una inversión disminuye su valor originalmente cancelado ya sea a corto o largo plazo. Podemos utilizar los siguientes métodos:

 EN CLIENTES



El denominado método “GERENCIAL IDEAL” Consiste en que la cartera debe analizarse de acuerdo a su conformación, es decir quiénes son mis clientes, que garantías nos han otorgado, cuanto tiempo lleva utilizando mis servicios y con que periodicidad lo hace, si son clientes considerados por nuestra empresa como especiales, ya sea por la cantidad de mercancía que nos compran por esa razón se les otorga crédito.

Se inicia entrando á analizar la cartera vencida teniendo en cuenta las políticas establecidas por nuestra empresa, las cuales han tomado en cuenta los productos que manejamos y nuestros clientes que necesariamente deben tener relación con la política de créditos.



Según el Articulo 145 estatuto tributario. El

método “NO IDEAL”.

Esta

provisión se hace no como una política gerencial sino atendiendo las 179

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

disposiciones de carácter tributario para establecer la provisión, es decir tendríamos un porcentaje de provisión previamente establecido por la norma tributaria dependiendo del tiempo de vencimiento de la obligación. Se utiliza el método general (un porcentaje mensual) atendiendo a los parámetros establecidos por el tiempo de vencimiento y el individual un porcentaje anual igualmente preestablecido.

Este sistema permite reducir el monto sobre la renta bruta que es la base por el pago de impuestos.

 Política de crédito 

Se considera el mercado.



Capacidad de la empresa para soportar créditos.



Comparación del tiempo de crédito que la empresa tiene con los proveedores, con el tiempo que pretende dar para sus clientes.



A través de un estudio financiero.

 Estatuto Tributario

En el método Algo no Ideal, esta provisión se hace no como una política gerencial sino atendiendo las disposiciones de carácter tributario, es decir, se tendría un % de provisión previamente establecido por la norma tributaria dependiendo el tiempo de vencimiento de la obligación. Se utiliza el método general (% mensual) atendiendo a los parámetros establecidos por el tiempo de vencimiento y el individual (% anual) igualmente preestablecido. Se habla de los 2 métodos:

180

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

- General % mensual. - Individual % anual.

Este sistema permite el monto sobre la renta bruta, que es la base para el pago de impuestos. Para que una provisión sea deducible desde el punto de vista fiscal se requiere:

1.

Que se utilice un sistema contable de causación.

2.

Que las deudas provengan directamente del desarrollo del objeto social.

3. Que la obligación sea onerosa. 4.

Que la provisión sea del mismo período fiscal o del mismo año

5.

Que la obligación exista al momento de hacer la provisión.

6. Que la deuda sea exigible con más de un año de anterioridad y se justifique su carácter de difícil o dudoso cobro. 7. Se toma como valor normal de la obligación.

 Ingreso Gravable

Las provisiones por ser consideradas como un gasto deducible ingresan a la empresa como una renta liquida al momento de su recuperación. El año en que se recuperan total o parcialmente, entran como un ingreso y se ubican en otros ingresos, aumentando la utilidad y por ende el pago de impuestos. El año en que se recupere total o parcialmente la cartera, la provisión realizada entra como renta liquida aumentando la base gravable y lógicamente el valor a cancelar por concepto de impuestos. 181

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En el método general la provisión es deducible de la renta bruta y esta surge de un porcentaje de la cartera vencida.

a) Al último día del año gravable tenga más de tres (3) meses de vencida.

b) La deuda y la provisión deben estar contabilizadas y no puede haberse aplicado a la provisión el método individual.

En caso de cambio de un método a otro debe realizarse el ajuste correspondiente. Se debe dejar claro que la ley sólo permite cambiar del individual al general. Lo anterior se explicara a través de un ejemplo.

Las provisiones que se originen aplicando cualquiera de los métodos, se reflejan como gastos en el Estado de Resultados.  Método Algo Ideal por legislación específica

Se aplica exclusivamente para el sector financiero vigilado por la Superbancaria y/o Dancoop.

En este método los porcentajes de la provisión están dados por el tiempo de vencimiento de la deuda. Cabe anotar que es más rígido el monto a provisionar en el sector financiero bajo la vigilancia y control de la Superintendencia que en el sector comercial o cooperativo.

Se deducen para efectos fiscales en un 100% cuando la deuda es manifiestamente perdida y el contribuyente debe llevar su contabilidad por el

182

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

sistema de causación, debe mostrarse la realidad de la deuda y debe probarse que la deuda se haya producido de la actividad productora de renta.

Cuando la contabilidad sea de caja se aplica la deducción si se conserva el documento soporte de la deuda. Razones que justifican crear la provisión:

1. Cuando la deuda se manifiesta como perdida, lo cual se da por ejemplo: a) Insolvencia del deudor o fiador. b) Carencia de garantías reales o personales. c) Cuando atendiendo las prácticas comerciales podamos deducir que es irrecuperable.

Los porcentajes de deducción para el método individual son del 33% anual y para el método general se aplica basado en los días de vencimiento, de la siguiente manera: Más de tres meses y menor de seis el

5%

Más de seis meses y menos de 12 el

10%

Y más de 12 meses el

15%

2. Para Inventarios.

Se da por faltantes o destrucción de mercancías y está

tomado sobre unidades del inventario final. La deducción representa un 5% de la suma del inventario final mas compras (en unidades).

Si se presenta un caso de fuerza mayor o un caso fortuito en pérdida de inventario. Se permite aplicar un porcentaje mayor de deducción.

3. Para las Inversiones la provisión tributariamente no es deducible.

183

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO Vamos a aplicar en nuestro ejemplo de cartera cada uno de los métodos para finalmente establecer las incidencias de cada uno de ellos en el aspecto fiscal y las conveniencias financieras de sus aplicaciones.

Política cobro 90 días CLIENTE

FACTURA

A

B

C

D

MONTO DE

NO

VENCIDAS

VENCIDAS

VENCIDAS

LA VENTA

VENCIDAS

>3612

001

100

100

005

120

007

35

002

125

006

115

115

003

132

132

008

114

004

110

009

49

010

100

100

1000

592

TOTAL

120 35 125

114 110 49

245

114

49

PORCENTAJES DE DEDUCCIÓN PARA CARTERA INDIVIDUAL O GENERAL TIEMPO

GENERAL

> 3 meses < 6 meses

5%

>6 meses < 12 meses

10%

> 12 meses

15%

= 12meses (anual)

184

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INDIVIDUAL

33%

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 INVENTARIOS

Se da por faltantes o destrucción de mercancías y está tomado sobre unidades de inventario final. La deducción representa un 5% de la suma del inventario final más compras (en unidades).

Si se presenta una fuerza mayor o un caso fortuito en pérdida de inventario, se permite aplicar un % de deducción (se aumenta a 7%).

La mejor manera es

asegurándolo (pagar el 90%) + 5% de deducción.

 INVERSIONES

Las provisiones para inversiones no son consideradas como gastos deducibles debido a que el estado no acepta este tipo de provisiones como tal.

 ACTIVOS FIJOS

Las provisiones tampoco son deducibles si se realizan después de realizada la compra. Ej.: Si se compran acciones en una empresa y esta entra en crisis, se puede provisionar, pero esta provisión no será deducible.

185

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO Vamos a aplicar en nuestro ejemplo cada uno de los métodos para finalmente establecer las incidencias de cada uno de ellos en el aspecto fiscal y las conveniencias financieras de sus aplicaciones. Política cobro 90 días:

CLIENTE

A

B

C

D

FACT.

MONTO DE

NO

VENCIDAS

VENCIDAS

VENCIDAS

VENTA

VENCIDAS

>3 < 6

>6 < 12

> 12

001

100

100

005

120

007

35

002

125

006

115

115

003

132

132

008

114

004

110

009

49

010

100

100

1000

592

TOTAL DEUDORES

186

SUMA TOTAL

120 35 125

114 110 49

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

245

114

49

1000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Aplicación Algo Ideal - Gerencial

Método General.

Vencidas

>3612

Total

245

114

49

412

La cartera vencida se clasifica bajo la probabilidad de pérdida y seguridad de recuperación.

Para nuestro ejemplo partimos del supuesto que los $245 son recuperables porque al comportamiento de estos clientes (Ay B) se toman normalmente para cancelar entre 75 y 180 días. Estos clientes pagan intereses moratorios lo cual se maneja como otros ingresos.

Ahora los $114 (Cliente C) y $49 (Cliente D) si existe una alta probabilidad de no recuperación, en consecuencia debemos provisionar el 100% de dichas obligaciones. Contablemente se registra así: $114 + 49 = 163 GASTOS PROVISION PROVISION DEUDORES

163 163

El movimiento contable se visualizaría así

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Clientes $1000 Provisión 187

(163

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Gasto provisión $163

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Desde el punto de vista de política gerencial se estaría provisionando durante ese ejercicio el 100% de lo no recuperable. En otras palabras mostraríamos el valor real realizable de clientes.  Aplicación Algo no Ideal.

Método General Vamos a aplicar los porcentajes respectivos teniendo en cuenta el tiempo de vencimiento de la obligación; es decir, para las vencidas de >3 < 6 meses un 5%, >6 12 meses un 15%. Luego tenemos:

>3 6 12

245 x 5% = 12.25

114 x 10% = 11.4

49 x 15% = 7.35

Sumatoria = 31

Contablemente se registra así: GASTOS PROVISIÓN

31

PROVISIÓN DEUDORES

31

El movimiento contable se visualiza así:

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Clientes $1000 Provisión 188

(31)

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Gasto provisión $31

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Este método no nos permite mostrar el valor real realizable de clientes presentándose una diferencia con respecto al método anterior de $132. Financieramente convendría más la aplicación del método “IDEAL GERENCIAL” ya que podríamos deducir el 100% de la provisión la cual nos disminuirá la renta bruta y llevaría a un menor pago de impuesto. No obstante generalmente desde el punto de vista administrativo, la gestión no se mira sobre la realidad de la empresa sino solamente sobre la utilidad y la provisión de un 100% afectaría la utilidad que en últimas es la que se coloca a disposición de los socios por repartir a través de dividendos.

APLICACIÓN DEL METODO INDIVIDUAL

De acuerdo a nuestro ejemplo tendríamos:

>12 49*33%=16.17

Contablemente se registra así:

GASTOS PROVISION PROVISION DEUDORES

189

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

16.17 16.17

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El movimiento contable se visualiza así:

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Clientes

$1000

Provisión

Gasto provisión $16.17

(16.17)

Al aplicar este método la deducción por la provisión es tan solo de $16.17 mostrando una diferencia de $14.83 comparado con el general y de $146.83 con el gerencial ideal.

Desde el punto de vista financiero la deducción seria de tan solo el 52.16% respecto al general y con la aplicación Ideal Gerencial 9.92%, quiere esto decir que si se me permitiera deducir el 100% del método gerencial estaría pagando menos impuestos ya que la renta bruta seria menor. Debemos dejar claro que si esta certificada la perdida de la cartera por un grupo de contadores esta será aceptada tributariamente.  Algo Ideal por legislación específica

Método para el Sector Cooperativo Tomamos el sector cooperativo y lo llevamos al ejemplo que venimos trabajando pero teniendo en cuenta los nuevos parámetros.

190

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

a) Cuando el crédito tiene garantía personal, la cartera que este más de 180 días de vencida se le provisiona el 50% y si esta más de 360 días de vencida el 100%. Se le realiza lo siguiente:

> 180 = $ 114 x 50% = $ 57 > 360 = $ 49 x 100% = $ 49

SUMATORIA

$ 106

El elemento contable se registra así:

GASTO PROVISION

$106

PROVISION DEUDORES

$106

Se visualiza de la siguiente manera:

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Clientes Provisión

$1000

Gasto provisión $106

(106)

b) Con garantía real. En nuestro ejemplo no se haría ninguna provisión, debido a que se superan los dos (2) años exigidos por la disposición.

Para el sector financiero, bien sea vigilada por la Superintendencia o por Dancoop, les permite deducir el 100% de las provisiones en el mismo año, lo cual los acerca a la realidad y de paso vale la pena decir que no implica despliegue gerencial en cuento al manejo de la provisión, porque por ley así se establece. 191

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

En síntesis lo ideal es establecer normas cercanas a la realidad, sin importar en que sector de la economía se encuentre. 

Inventarios



Método algo ideal-gerencial

Para el desarrollo del siguiente ejercicio vamos a utilizar los siguientes parámetros:

a) Sistema de inventario periódico. b) Sistema de valuación de inventario promedio.

DESCRIPCIÓN

UNIDADES

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

Inventario inicial

50

$4

$200

Compras

30

6

180

Inventario final

46

4.75

218.5

40

4.75

190

(Según kardex) Inventario final

Es decir faltan seis (6) unidades. Es decir 6 x 4.75 = 28.5

Si aplicamos el método “IDEAL GERENCIAL” la provisión debe hacerse por el 100% de los faltantes y se registra de la siguiente manera:

192

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

GASTOS PROVISION

$28.5

PROVISION INVENTARIOS

$28.5

El movimiento contable se visualizaría así:

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Inventarios

$218.5

Provisión

(28.5)

Gasto provisión $28.5

Desde el punto de vista gerencial estaría provisionando durante el ejercicio el 100% del faltante, luego se tendría el valor real de los inventarios.



Método Algo no Ideal

Para crear la provisión se realiza lo siguiente. Se toma el numero de unidades del inventario inicial mas el numero de unidades de las compras del año y a esto se le aplica un 5% para establecer la provisión, luego tenemos:

Inventario Inicial : 50 Unidades + Compras 30 Unidades = 80 * 5% = 4 Unid. 4 Unidades * 4.75 (Promedio) = 19 Se contabiliza así:

193

GASTO PROVISION INVENTARIO

19

PROVISIÓN INVENTARIOS

19

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

El movimiento contable se visualiza así:

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO Corriente Inventarios Provisión

$218.5

Gasto provisión $19

(19)

Desde el punto de vista fiscal el deducible para faltantes de inventario tan solo sería de $19 en tanto que la provisión para el total del faltante debería ser de $28.5, un 66.66% menos de la realidad, es decir que no tendríamos el valor realizable del inventario.

El efecto financiero al aplicar este método nos implica una mayor renta bruta que significa un mayor pago de impuesto.

Respecto al comprobar que existió un caso fortuito (caso de un atentado o una bomba) el estado autoriza hasta un 7% máximo de provisión y el procedimiento es el mismo.

Este mecanismo obliga a buscar otros sistemas que permitan deducir la parte que queda del faltante sin el reconocimiento fiscal o sin duda a la obligatoriedad de tener seguros contra todo riesgo para los inventarios.  Inversiones y Activos Fijos Estas no pueden provisionarse, la deducción desde el punto fiscal se lograría a través de la amortización y de la depreciación respectivamente.

194

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Los activos fijos no se pueden provisionar, sino que hay que depreciar o amortizar según el caso.

Desde el punto de vista financiero el aplicar una amortización en el tiempo señalado por el estudio tributario, permitiría graduar los costos o gastos en que se incurre desde el momento en que empieza a producir ingresos. La depreciación se debe desagregar contablemente en la vida útil del bien o por la obsolescencia, debido a los avances tecnológicos o a la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. 

PASIVO NO CORRIENTE

Son todas aquellas obligaciones o deudas que deberán ser canceladas en un plazo superior a un año.

Se clasifica en pasivos a mediano plazo, pagaderos a más de un año pero menos de tres y largo plazo, los que se demoran más de tres años para su completo pago. Es decir, son las mismas cuentas del pasivo corriente, lo que las diferencia es el tiempo.



PATRIMONIO

195

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Con la información obtenida anteriormente se podrá determinar el valor del patrimonio, debido a que es la diferencia entre lo invertido y las deudas, es decir la resta entre el total activo y el total pasivo.

A continuación se muestra la

ecuación contable:

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

La presentación en el Balance General del patrimonio depende de la constitución legal de la empresa. Cada tipo de sociedad presenta características específicas que deben tenerse en cuenta en el momento de organizar las partidas que conforman el patrimonio. Es decir, el patrimonio está constituido por los recursos del ente económico que han sido suministrados por el propietario del mismo. Las cuentas que lo conforman son las siguientes:



Capital suscrito y pagado

Aporte inicial de los accionistas que hayan hecho durante el desarrollo de la razón social de la empresa. Según el tipo de sociedad que constituya la empresa o el ente económico, este se convierte en una sociedad por acciones o en una sociedad de personas. En las sociedades por acciones pueden existir sociedades anónimas o sociedades en comandita por acciones. En las empresas de personas o sociedades de personas pueden existir sociedades colectivas, en comandita simple y/o de responsabilidad limitada y unipersonal.

196

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

La estructura básica del patrimonio de un ente económico, según su constitución legal, se puede esquematizar así:

SOCIEDADES POR ACCIONES

SOCIEDADES POR CUOTAS O PARTES DE INTERES

Capital autorizado (-) Capital por suscribir Capital suscrito (-) Capital suscrito por cobrar Capital suscrito y pagado Superávit de Capital Reservas Revalorización del patrimonio

Aportes sociales Superávit de Capital Reservas Revalorización del patrimonio Utilidad (pérdida) del ejercicio Utilidades (pérdidas) acumuladas Superávit por valorización

Utilidad (pérdida) del ejercicio Utilidades (pérdidas) acumuladas Superávit por valorizaciones



Reservas Corresponden a la parte de las utilidades que la sociedad apropia por disposición de la ley o por acuerdo de los propietarios. Las reservas se dividen en tres clases:



Reservas obligatorias: Comprenden los valores apropiados de las utilidades líquidas con el propósito de cumplir

disposiciones legales

relacionadas con la protección del patrimonio social. Incluye las siguientes reservas: Reserva legal, a la cual corresponde la apropiación del 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio, tiene obligación a cubrir esta 197

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

reserva las sociedades de capital, de responsabilidad limitada y las sociedades extranjeras con negocios en el país.

También incluye la

Reserva para readquisición de acciones, la cual está conformada por el valor apropiado de las utilidades liquidas para cubrir en su totalidad la adquisición de las mismas y registrar el valor pagado por la compra de sus propias acciones. 

Reservas estatutarias: Registran los valores de todas aquellas partidas apropiadas de acuerdo con lo contemplado en los estatutos sociales. Aparecen consignadas en la escritura y son de obligatorio cumplimiento.



Reservas ocasionales: Registran los valores apropiados de las utilidades líquidas, en conformidad con la parte directiva y de acuerdo con las disposiciones legales para fines específicos y justificados, relacionados con riesgos o contingencias o para aliviar la situación financiera de la empresa.



Fondo Social

Registra el valor de los aportes recibidos de cada uno de los afiliados y/o asociados, de conformidad con las normas vigentes.



Donaciones

Registra los valores acumulados que el ente económico ha recibido por concepto de donaciones de bienes y valores.

198

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Revalorización del patrimonio

Comprende el valor del incremento patrimonial por concepto de la aplicación de los ajustes integrales por inflación efectuados y de los saldos originados en saneamientos fiscales; realizados de conformidad con las normas legales vigentes.



Resultados del ejercicio

Parte de los conceptos de utilidad o pérdida del ejercicio, los cuales hacen referencia a los resultados obtenidos por la empresa en el ejercicio. Se considera utilidad del ejercicio cuando el valor de los resultados obtenidos en las operaciones realizadas durante el periodo es positivo. En caso contrario, el resultado negativo de las operaciones realizadas por la empresa se considera pérdida del ejercicio y se traduce en una disminución patrimonial para el mismo.



Dividendos

Los dividendos representan la utilidad que recibe un accionista por colocar un capital determinado en la operación normal de una empresa. Se establecen como un valor determinado por acción. El valor que recibe cada accionista es directamente proporcional al número de acciones que posee. Las sociedades por acciones se deben distribuir como dividendos, al menos el 50 % de las

199

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

utilidades líquidas obtenidas en cada periodo. El pago de dividendos se puede hacer de dos maneras: en efectivo o en acciones o especies.



Superávit de capital

Es el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial de un periodo a otro, producto de operaciones ajenas al desarrollo del objeto social o de inversiones adicionales a los socios.

EJERCICIO

Teniendo como referencia el cuadro siguiente, determine la cantidad a provisionar por cada uno de los métodos anteriormente explicados y si son deducibles o no. ¡Error!

FACT.

Marcador no

MONTO DE

NO

VENCIDAS

VENCIDA

VENCIDAS

VENTA

VENCIDAS

>3 < 6

S

> 12

SUMAT

>6 < 12

definido.CLIEN TE

Jorge

021

10.000

Acevedo

025

35.000

027

23.000

Andrés

022

155.000

Bernal

026

127.000

127.000

Álvaro

023

32.000

32.000

Capacho

028

15.000

Fernando

024

270.000

Gamboa

029

233.000

030

100.000

100.000

1.000.000

282.000

¡Error! Marcador no

10.000 35.000 23.000 155.000

15.000 270.000 233.000

definido. TOTAL DEUDORES

200

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

200.000

15.000

503.000

1.000.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

CAPITULO 7

CICLO CONTABLE

Es el proceso ordenado y sistemático de los registros contables, desde su iniciación hasta el día del cumplimiento del periodo contable, es decir de la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros o en el sistema hasta la preparación de los estados financieros.

 COMPOSICION DEL CICLO CONTABLE Consta de las siguientes partes: 

Apertura: Al constituirse la empresa se origina el proceso de registro contable con los aportes de los propietarios reconocidos inicialmente, con dichos aportes de realiza el Balance inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura

que sirve para abrir los libros de

contabilidad. 

Movimiento: Es cualquiera de las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa, por ejemplo una venta, unos gastos etc. los cuales deben

201

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

estar respaldadas por un documento soporte que permite su registro en el comprobante diario y por ende el traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de una empresa, se debe realizar de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual pero sin olvidar causar mensualmente los gastos y los activos diferidos, para así registrarlo en los comprobantes diarios y los libros. Al final se elabora el Balance de Prueba y basado en él los Estados Financieros el cual se explicara a continuación. 

Cierre: Esta etapa tiene tres pasos:

Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares buscando recopilar dicha información en los Estados financieros.

Hojas de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros básicos los cuales son el Balance general, el Estado de Resultados (más conocido como el estado de Ganancias y Pérdidas), el estado de cambios en la situación financiera, el estado patrimonial y el flujo de efectivo los cuales serán explicados en un capitulo posterior.

Comprobante de Cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales (las ubicadas en el estado de resultados) buscando determinar si se presentaron utilidades o perdidas en el año y se traslada a los libros principales y auxiliares, los estados financieros elaborados en este momento se tendrán en cuenta para comenzar un nuevo ciclo contable. 202

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Para un análisis mas detallado, los pasos que comprenden el ciclo contable se relacionan y son ilustrados a continuación:

1. Registre las transacciones en el diario. Anote todas las transacciones en el diario creando de esa forma un registro cronológico de hechos

2. Traslade las cuentas al mayor: Traslade los débitos y créditos del diario a las cuentas correspondientes del mayor, creando así un registro clasificado por cuentas.

3. Prepare un balance de prueba ajustado. Compruebe nuevamente la igualdad de débitos y créditos en el mayor.

4. Haga los ajustes correspondientes al final del periodo. Haga los asientos de ajustes en el diario general y trasládelos a las cuentas del mayor

5. Prepare un balance de prueba ajustado. Compruebe nuevamente la igualdad de débitos y créditos en el mayor.

6. Prepare los estados financieros y su revelación. Registre en el diario y mayorice los asientos de cierre. Los asientos de cierre dejan en cero los ingresos, los gastos y la cuenta de retiros, haciendo que estén listos para registrar los eventos del siguiente periodo contable.

7. Prepare un balance de prueba después del cierre. De este modo asegura que el mayor permanezca cuadrado después de mayorizar los asientos de cierre.

203

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EL CICLO CONTABLE

Registro de las transacciones Comerciales Haga los ajustes correspondientes al final del periodo

Mayorice

Balance de prueba después

Diario Haga asientos de cierre

Prepare

Mayor

del cierre

(todo tipo de asiento)

Prepare

Prepare

Balance

Balance

de

de prueba

prueba

ajustado

Prepare

Estados financieros y Revelaciones

Para tener más claro lo anterior y sin necesidad de manejar registros contables se realizaran ejercicios de un movimiento contable diario los cuales culminan siempre en un Balance General y un Estado de resultados. Se quiere recordar que este libro no es para contadores sino para cualquier profesional interesado en el manejo de la información contable de una empresa.

204

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJEMPLO La Empresa X.Y.Z Limitada tiene como objeto social la comercialización de ropa y presento los siguientes movimientos en mes de enero del año 1. 

Enero 1: se reúnen 3 socios y cada uno aporta $ 5.000.000.00 distribuidos de la siguiente manera: el socio A hizo entrega de 2 computadores por un valor estimado de $4.000.000 y $1.000.000 lo aporto en efectivo, el socio B aporto $3.000.000 en inventario, otorgo un local para el negocio sin cobrar arriendo durante un año; el arriendo de este local es de $100.000 mensuales, el saldo lo aporto en efectivo y el socio C aporto una camioneta estimada en $5.000.000 para el transporte de mercancía. El 90% del efectivo se consigno en una cuenta corriente.



Enero 2: contratamos una niña como vendedora su sueldo será de $300.000 mensuales pagados quincenalmente.



Enero 3: Compramos artículos de aseo por un valor de $20.000.



Enero 4: La nueva empleada compró una camisa para descontar de la quincena, el costo de la camisa es de $30.000 y se le vendió en $35.000.



Enero 5: Se tomo un seguro para el vehículo por $ 120.000 el año; se giro un cheque para ser pagado el 13 de enero.



Enero 6: llegó una excursión de Cali y compro el 20% del inventario en $1.000.000 los cuales fueron cancelados así: $500.000 en efectivo y el resto con un cheque para el día 14 de enero.



Enero 7: Compramos inventario por $1.000.000, el 30% lo cancelamos en efectivo y el resto giramos un cheque para cancelar el 15 de Enero.



Enero 8: Llegaron los recibos de los servicios públicos por un valor de $100.000 con fecha limite de pago del 9 de enero.



Enero 9: pago los servicios



Enero 10: El 80% del dinero en efectivo se consigno en la cuenta corriente.

205

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

 Enero 11: Se tomo un préstamo en el Banco de Bogotá por $600.000 a un año con cuotas mensuales iguales de $68.000 de los cuales $50.000 van a capital y $18.000 son abonados a intereses. 

Enero 12: Vendimos el 30% del inventario en $1.200.000 de contado.

Se pide mostrar los estados financieros día a día hasta enero 15; parte del supuesto que debemos causar el arriendo y el seguro este mismo día.

SOLUCION XYZ LTDA BALANCE GENERAL

A enero 1 de 1.999 Activo Corriente

Pasivo

Caja

1.800.000

inventario

3.000.000

Gastos pagos por anticipado

1.200.000

Total activo corriente

6.000.000

Activo no Corriente 4.000.000

Vehículos

5.000.000

Total Activo no Corriente Total Activo

206

0

PATRIMONIO

Computadores

Gerente

Total pasivo Aportes Socios

15.000.000

9.000.000

Total patrimonio

15.000.000

15.000.000

Total pasivo mas patrimonio 15.000.000

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 2 de 1.998: No se realiza ninguna operación debido a que los servicios de la empleada solo se cancelaran hasta el día 15 de Enero. Luego el balance general queda igual. Enero 3 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A Enero 3 de 1.999

Activo Corriente

Pasivo

Caja

1.780.000

inventario

3.000.000

Gastos pagos por anticipado

1.200.000

Total activo corriente

5.980.000

Total pasivo

Activo no Corriente

0 Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Perdida del ejercicio.

(20.000)

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

14.980.000

Total Activo

14.980.000

Gerente

207

Total pasivo mas patrimonio

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000

14.980.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 3 de 1.999

Ventas

0

(-) costo de ventas

0

(=)Utilidad Bruta

0

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Perdida operacional

(20.000) 0 (20.000)

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Perdida antes de impuestos

(20.000)

(-)Renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Perdida del ejercicio

208

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

(20.000)

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 4 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 4 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.780.000

Clientes inventario

35.000 2.970.000

Gastos pagos por anticipado 1.200.000 Total activo corriente

5.985.000

Total pasivo

Activo no Corriente

Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Perdida del ejercicio.

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

Total Activo

Gerente

209

0

14.985.000

(15.000)

14.985.000

Total pasivo mas patrimonio14.985.000

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 4 de 1.999 Ventas

35.000

(-) costo de ventas

(30.000)

(=)Utilidad Bruta

5.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(20.000) 0.00 (15.000)

(+)Otros ingresos

0.00

(-)Otros egresos

0.00

(-)Gastos financieros

0.00

(=)Utilidad antes de impuestos

(15.000)

(-)Deuda de renta y Complementarios (-)Reservas (=)Perdida del ejercicio

210

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

0 0.00 (15.000)

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 5 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

A enero 5 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.780.000

Clientes

Costos y Gastos por pagar 120.000

35.000

inventario

2.970.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

6.105.000

Activo no Corriente

Total pasivo

120.000

Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Perdida del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

Total Activo

15.105.000

Total pasivo más patrimonio

Gerente

211

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 (15.000)

14.985.000

15.105.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 5 de 1.999

Ventas

35.000

(-) costo de ventas

(30.000)

(=)Utilidad Bruta

5.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(20.000) 0 (15.000)

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

(15.000)

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Perdida del ejercicio

212

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

(15.000)

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 6 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

Enero 6 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

2.280.000

Clientes

Costos y Gastos por pagar

120.000

535.000

inventario

2.376.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

6.511.000 Total pasivo

120.000 Activo no Corriente

Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.391.000

Total Activo

15.511.000

Total pasivo mas patrimonio

15.511.000

Gerente

213

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 391.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 6 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(20.000) 0 391.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

391.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

214

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

391.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 7 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 7 de 1.999

Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.980.000

Nacionales

700.000

Clientes

535.000

Costos y Gastos por pagar

120.000

inventario

3.376.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.211.000

Total pasivo

820.000

Activo no Corriente

Patrimonio

Computadores

4.000.000 Aportes Socios

Vehículos

5.000.000 Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000 Total patrimonio

15.391.000

Total Activo

16.211.000 Total pasivo mas patrimonio

16.211.000

Gerente

215

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 391.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 7 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(20.000) 0 391.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

391.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

216

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

391.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 8 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

A enero 8 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.980.000 Nacionales

700.000

Clientes

535.000

220.000

inventario

3.376.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.211.000 Total pasivo

Costos y Gastos por pagar

Activo no Corriente

920.000 Patrimonio

Computadores

4.000.000 Aportes Socios

15.000.000

Vehículos

5.000.000 Utilidad del ejercicio

391.000

Total Activo no Corriente

9.000.000 Total patrimonio

15.391.000

Total Activo

16.211.000 Total pasivo mas patrimonio

16.211.000

Gerente

217

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 8 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(120.000) 0 291.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

291.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

218

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

291.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 9 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

A enero 9 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.880.000 Nacionales

Clientes

535.000 Costos y Gastos por pagar

inventario

3.376.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.111.000 Total pasivo

Activo no Corriente

700.000 120.000

820.000 Patrimonio

Computadores

4.000.000 Aportes Socios

Vehículos

5.000.000 Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000 Total patrimonio

15.291.000

Total Activo

16.111.000 Total pasivo más patrimonio

16.111.000

Gerente

219

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 291.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 9 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(120.000) 0 291.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

291.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

220

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

291.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 10 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

Enero 10 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

376.000 Nacionales

700.000

Bancos

1.504.000

Clientes

535.000 Costos y Gastos por pagar

Inventario

3.376.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.111.000 Total pasivo

Activo no Corriente

120.000

820.000 Patrimonio

Computadores

4.000.000 Aportes Socios

Vehículos

5.000.000 Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000 Total patrimonio

15.291.000

Total Activo

16.111.000 Total pasivo más patrimonio

16.111.000

Gerente

221

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 291.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 10 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(120.000) 0 291.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

291.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

222

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

291.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 11 XYZ LTDA BALANCE GENERAL

A enero 11 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

376.000

Nacionales

700.000

Bancos

2.104.000

Clientes

535.000

Costos y Gastos por pagar

120.000

Inventario

3.376.000

Banco Nacional

600.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.711.000

Total pasivo

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.291.000

Total Activo

16.711.000

Total pasivo más patrimonio

16.711.000

Activo no Corriente

Gerente

223

1.420.000 Patrimonio

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 291.000

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De enero 1 a enero 11 de 1.999

Ventas

1.035.000

(-) costo de ventas

(624.000)

(=)Utilidad Bruta

411.000

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(120.000) 0 291.000

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

291.000

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

224

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

291.000

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 12 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 12 de 1.999

Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.576.000 Nacionales

Bancos

2.104.000

700.000

Clientes

535.000 Costos y Gastos por pagar

120.000

Inventario

2.363.200 Banco Nacional

600.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.898.200 Total pasivo

Activo no Corriente

1.420.000 Patrimonio

Computadores

4.000.000 Aportes Socios

Vehículos

5.000.000 Utilidad del ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000 Total patrimonio

15.478.200

Total Activo

16.898.200 Total pasivo más patrimonio

16.898.200

Gerente

225

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 478.200

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados

De Enero 1 a enero 12 de 1.999

Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas (=)Utilidad operacional

(120.000) 0 478.200

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

478.200

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas

0

(=)Utilidad del ejercicio

226

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

478.200

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 13 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 13 de 1.999

Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.576.000

Bancos

1.984.000

Clientes

535.000

Inventario

2.363.200

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.778.200

Nacionales

700.000

Banco Nacional

600.000

Total pasivo

Activo no Corriente

1.300.000 Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Utilidad el ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.478.200

Total Activo

16.778.200

Total pasivo más patrimonio

16.778.200

Gerente

227

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 478.200

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda. Estado de Resultados De Enero 1 a enero 13 de 1.999 Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas

(120.000) 0

(=)Utilidad operacional

478.200

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros

0

(=)Utilidad antes de impuestos

478.200

(-)Deuda de renta y Complementarios

0

(-)Reservas (=)Utilidad del ejercicio

228

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

0 478.200

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 14 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 14 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

1.576.000

Nacionales

700.000

Bancos

2.484.000

Clientes

35.000

Inventario

2.363.200

Banco Nacional

600.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.778.200

Total pasivo

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Utilidad el ejercicio.

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.478.200

Total Activo

16.778.200

Total pasivo más patrimonio

16.778.200

Activo no Corriente

Gerente

229

1.300.000 Patrimonio

Contador Público

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 478.200

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De Enero 1 a enero 14 de 1.999 Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas

(120.000) 0

(=)Utilidad operacional

478.200

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros (=)Utilidad antes de impuestos (-)Deuda de renta y Complementarios (-)Reservas (=)Utilidad del ejercicio

230

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

0 478.200 0 0 478.200

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Enero 15 XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 15 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

876.000

Bancos

2.484.000

Clientes

35.000

Inventario

2.363.200

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

7.078.200

Nacionales

0

Banco Nacional

600.000

Total pasivo

600.000

Activo no Corriente

Patrimonio

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

Vehículos

5.000.000

Utilidad el ejercicio

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

Total Activo

16.078.200

Total pasivo más patrimonio 16.078.200

Gerente

Contador Público

Nota : Se cancelo la deuda con el proveedor.

231

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

15.000.000 478.200 15.478.200

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De Enero 1 a enero 15 de 1.999 Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas

(120.000) 0

(=)Utilidad operacional

478.200

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros (=)Utilidad antes de impuestos (-)Deuda de renta y Complementarios (-)Reservas (=)Utilidad del ejercicio

232

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

0 478.200 0 0 478.200

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 15 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

761.000

Bancos

Nacionales

0

2.484.000

Clientes

0

Inventario

2.363.200

Banco Nacional

600.000

Gastos pagos por anticipado

1.320.000

Total activo corriente

6.928.200

Total pasivo

600.000

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

15.000.000

Vehículos

5.000.000

Utilidad el ejercicio

328.200

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.328.200

Total Activo

15.928.200

Total pasivo más patrimonio

15.928.200

Activo no Corriente

Gerente

Patrimonio

Contador Público

Nota: Se cobro cartera a la empleada y se pago nomina.

233

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De Enero 1 a enero 15 de 1.999 Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas

(270.000) 0

(=)Utilidad operacional

328.200

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros (=)Utilidad antes de impuestos (-)Deuda de renta y Complementarios (-)Reservas (=)Utilidad del ejercicio

234

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

0 328.200 0 0 328.200

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ LTDA BALANCE GENERAL A enero 15 de 1.999 Activo

Pasivo

Corriente Caja

761.000

Bancos

2.484.000

Clientes

0

Inventario

2.363.200

Gastos pagos por anticipado

1.266.333

Total activo corriente

Nacionales

0

Banco Nacional

600.000

6.874.533

Total pasivo

600.000

Computadores

4.000.000

Aportes Socios

15.000.000

Vehículos

5.000.000

Utilidad el ejercicio

274.333

Total Activo no Corriente

9.000.000

Total patrimonio

15.274.533

Total Activo

15.874.533

Total pasivo más patrimonio

15.874.533

Activo no Corriente

Gerente

Patrimonio

Contador Público

Nota : se causo el seguro y el arriendo

235

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Revisor Fiscal

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

XYZ Ltda Estado de Resultados De Enero 1 a 15 de 1.999 Ventas

2.235.000

(-) costo de ventas

(1.636.800)

(=)Utilidad Bruta

598.200

(-) Gastos Operacionales de Administración de ventas

(323.667) 0

(=)Utilidad operacional

274.533

(+)Otros ingresos

0

(-)Otros egresos

0

(-)Gastos financieros (=)Utilidad antes de impuestos (-)Deuda de renta y Complementarios (-)Reservas (=)Utilidad del ejercicio

0 274.533 0 0 274.533

Como se puede observar, el BALANCE GENERAL proporciona la siguiente información:  Conocer cuáles son los bienes de la empresa, es decir la conformación de los activos, sus respectivos valores, las políticas de renovación y cuáles personas deben  A que acreedores se les debe, su respectivo valor y el nivel de endeudamiento.  Cuánto corresponde a los propietarios y su rentabilidad.

236

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

EJERCICIO



Noviembre 1. Se reunieron tres socios para constituir una Comercializadora de Zapatos la cual se llamara “DEOPIES LTDA”. Realizaron los siguientes aportes:



Socio A: Aporto $20.000.000 en efectivo.



Socio B: Entrego una camioneta valuada en $15.000.000 y $2.000.000 en efectivo



Socio C: Dio un almacén ubicado en Sanandresito la Isla por $30.000.000.



Noviembre 2. Se compro 30 docenas de zapatos, cada par valuado por $20.000, si cancelamos antes de quince días nos ganamos un 10% de descuento.



Noviembre 3. Se compro artículos de aseo por $35.000 en efectivo



Noviembre 4. El 80% del efectivo se consigno en el banco Bogotá



Noviembre 5. Se vendió a Carlos López tres docenas de zapatos por $40.000 cada par, $1.000.000 no lo cancelaron en efectivo y el resto no lo consignaran el día 18 si cumplen lo anterior se les otorgara un 8% de descuento por pronto pago.



Noviembre 8. Se tomo un seguro para la camioneta y para el almacén el cual se quedó en cancelarlo el 50% el 28 de noviembre y el resto para el 15 del mes siguiente por $1.800.000.

237

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



Noviembre 9. Se contrato una empleada para las ventas por $350.000 mensuales, pagaderos quincenalmente.



Noviembre 10. El señor López nos devuelve media docena de zapatos.



Noviembre 13. Cancelamos a los proveedores la factura a través de un cheque.



Noviembre 14. Se compro una docena de zapatos cada par por $25.000, se cancelo en efectivo el 60% el resto para ser cancelado el 3 del mes siguiente.



Noviembre 16. En el día se vendieron en efectivo 13 pares cada uno en $41.000.



Noviembre 17. Nos devuelven 2 pares.



Noviembre 18. Nos consigno el señor Carlos López la totalidad de la factura.



Noviembre 19. El 30% del dinero que esta en la cuenta corriente se deposito en un CDAT el cual nos cancelara 1% por cada semana que lo dejemos.



Noviembre28. Se pidió al banco que nos consignaron el CDAT a la cuenta corriente.

INSTRUCCIONES Se pide elaborar los Estados Financieros para el día 30 de noviembre. No olvide causar el seguro y la depreciación a la misma fecha.

238

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

GLOSARIO

Acciones emitidas y suscritas: Acciones autorizadas que se han emitido y pagado. Se encuentran en poder de los accionistas de la sociedad anónima o de la sociedad en comandita por acciones.

Acciones de goce: Títulos que tienen como objetivo compensar las aportaciones de servicios, trabajos, conocimientos tecnológicos, asistencia tecnológica para el desarrollo de la empresa. Confieren el derecho a asistir con voz a la asamblea y participar en los dividendos.

Acciones suscritas: Monto de acciones vendidas bajo la forma de suscripciones, que no se emiten si no hasta que se recibe el pago total de la misma.

Acreditar: Registrar una cifra al lado derecho de una cuenta.

Activo circulante: activos que se convertirán en efectivo o que se consumirán dentro del año fiscal en curso.

Adiciones: Erogaciones realizadas por el ente económico sobre sus propiedades, planta y equipo y que tienen como objetivo ampliar el activo. desembolsos capitalizables en el activo y aumenta su valor histórico.

239

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

Constituyen

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Ajustes por reexpresión o actualización: son los ajustes necesarios para modificar el valor de las partidas no monetarias por el efecto de la inflación y hacer que su valor sea real.

Amortización: Reducción sistemática del importe de una suma global. Tratándose de activos de larga vida, la amortización generalmente significa la asignación de costos de activos intangibles a los periodos durante los cuales se les saca provecho a los mismos.

Anualidad: flujos de efectivo iguales que toman lugar durante periodos sucesivos iguales.

Anulación directa: Método de contabilización de cuentas incobrables que revierte el registro original por el valor de la cuenta perdida, afectando directamente el saldo de Clientes.

Asentar: es el proceso de registrar las operaciones en el libro de registro original.

Asientos de ajuste: Registros contables que se deben realizar al final de un periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos ejecutados por no reconocidos, corregir errores y omisiones, y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al finalizar un periodo contable con el propósito de cerrar las cuentas de resultados y transferir su saldo neto a al cuenta apropiada del patrimonio.

Auditoría: Verificación de la razonabilidad de los registros contables y comprobación de los procedimientos usados en su registro y clasificación. 240

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Balance de Prueba: Listado de saldos débitos y saldos crédito de todas las cuentas del libro mayor a una fecha determinada, para verificar su igualdad.

Balance de Prueba Ajustado: Listado de los saldos débitos y créditos de las cuentas de los estados financieros, que se prepara después de los asientos de ajuste y antes de los de cierre.

Base devengado: Método de medición de resultados de operación en términos de ingresos y gastos, independientemente de su realización en efectivo.

Bonos:

Certificados

formales

de

endeudamiento

que

típicamente

van

acompañados de una promesa de pagar intereses en efectivo a una tasa anual especifica mas una promesa de pagar el principal a una fecha de vencimiento especifica.

Bonos convertibles: Bonos que se pueden cambiar o canjear por otros valores, a opción del tenedor.

Bonos redimibles: Bonos que están sujetos a una redención antes de su vencimiento a opción del emisor.

Ciclo contable: Proceso de múltiples etapas por medio del cual los contadores elaboran los estados financieros de una entidad.

Compañía subsidiaria: Compañía cuya mayoría de acciones ordinarias (más del 50%) es propiedad de otra empresa.

241

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Compañía tenedora: Compañía propietaria del 25 % o mas de las acciones ordinarias de otra empresa.

Consignación: Artículos embarcados para ventas futuras, en que el titulo permanece con el embarcador ( consignador) y que se vuelven la responsabilidad del receptor ( consignatario ), después de su aceptación de los mismos. Los artículos forman parte del inventario del consignador hasta que son vendidos.

Consistencia: Conformidad de período a período sin cambios en las políticas y en los procedimientos.

Contracuenta: Una cuenta separada pero relacionada que compensa una cuenta acompañante.

Crédito: Lado derecho de una cuenta. Valor registrado en el lado derecho de una cuenta.

Crédito mercantil: Valor presente de exceso de utilidades futuras estimadas, con respecto al rendimiento normal de los activos netos identificables.

Costo integral de financiamiento: Es el concepto en el que se incluyen los costos de financiarse: gastos por intereses, diferencias en tipos de cambio y el resultados por posición arancelaria.

Débito: Lado izquierdo de una cuenta. Valor registrado en el lado izquierdo de una cuenta.

Descuento comercial: Deducción en el precio de lista de una mercancía que el vendedore otorga a sus clientes. 242

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Devengar: Acumulación de una cuenta por pagar o por cobrar durante un periodo dado a pesar de que no ocurre ninguna transacción explícita.

Dilución: Reducción en la participación de accionistas por acción o en las utilidades por acción que surge de algunos cambios en los intereses proporcionales de los accionistas.

Documentos fuente: Son los registros originales que comprueba cualquier transacción, son memorándums de lo que ocurrió.

Erogaciones: Compra de bienes y servicios ya sea en efectivo o a crédito.

Factoring: Operación en la cual una persona o empresa enajena créditos a su favor, trasladando la cartera a otra institución, que renuncia a cualquier exigencia de carácter económico si el cliente no paga.

Franquicia: Derecho o privilegio recibido por una organización para efectuar en exclusiva negocios en un área geográfica determinada.

Gastos de emisión: Gastos generados al hacerse la emisión, durante la vida útil de las obligaciones o al retirarlas del mercado

Indice general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional, utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales.

Inflación: Descenso general en el poder adquisitivo de una unidad monetaria.

243

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Ingreso por dividendos: Cuenta para registrar dividendos recibidos por conceptos de inversiones en acciones.

Interés flotante: Se llama al interés que está basado en el costo del dinero; aun interés establecido se le sumarán otros tantos puntos porcentuales que serán fijos, de esta manera, el interés flotante variará en la forma en que varíe el interés básico.

Interés simple: Costo por concepto de la utilización de dinero prestado, calculado sobre el principal o valor nominal del préstamo.

Mayorización: Traslado de la información del libro diario a las cuentas del libro mayor.

Obligación recíproca: Cada socio queda obligado por las acciones de los demás socios y todos los socios son responsables, aún cuando no hayan estado de acuerdo con las condicione3s convenidas.

Pagaré: Promesa escrita de pagar el principal y los intereses a fechas futuras específicas.

Partida doble: Procedimiento por el cual las transacciones se registran mediante un asiento de igual valor en débito y en crédito

Partidas monetarias: Partidas que no aumentan o disminuyen su valor por no tener ajustes pactados, cuyo valor nominal no se modifica a través del tiempo, por efecto de la inflación. 244

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Partidas no monetarias: Partidas que pueden aumentar su valor nominal por efecto de la inflación.

Prestaciones sociales: Gastos operacionales adicionales al salario del trabajador que constituyen beneficios monetarios para el mismo.

Prima: Obligaciones compradas por arriba de su valor nominal. El valor de la prima en la inversión a largo plazo en obligaciones se amortiza durante el plazo de vencimiento de las mismas, cada vez que el ingreso por intereses sea registrado.

Razón financiera: Instrumento financiero que se utiliza para ponderar y evaluar los resultados de las operaciones del negocio.

Sistema de estimación: Métodos diseñados con el fin de proporcionar una estimación del valor del inventario ante algún imprevisto.

Soportes: Documentos de origen interno o externo, debidamente3 fechados y autorizados, que sirven de respaldo a los hechos económicos.

Suscriptor: Persona o grupo que toma un préstamo mediante un pagaré.

Utilidades retenidas: Nombre de la cuenta que se utiliza para registrar las utilidades acumuladas, menos los dividendos por una sociedad anónima.

Valor neto de realización: Es el valor de mercado o precio de venta de las inversiones temporales menos los gastos de su venta.

245

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Valuación del inventario: Asignación del valor a las mercancías existentes en el inventario, a través de métodos de reconocido valor técnico.

246

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

BIBLIOGRAFÍA 

CEDEÑO, OMAR Y JIMENEZ, ANGELA. “Contabilidad Financiera”, Santiago de Cali: Universidad del Valle, 1996, ISBN 958-670-094-1.

 GUAJARDO CANTU, GERARDO. “Contabilidad Financiera“. México: Mc Graw Hill, 1995, ISBN 970-10-0819-7.  HORNGREN, CHARLES T; SUNDEM, GARY L. Y ELLIOTT, JHON A. “Contabilidad Financiera”. Mexico: Prentice Hall, 1994, ISBN 968-880-376-6.  MEIGS, ROBERT; MEIGS, MARY A.; BETTNER, MARK Y WHITTINGTON, RAY. “Contabilidad: La base para decisiones gerenciales“. Santafé de Bogotá: Mc Graw Hill, 1998, ISBN 958-600780-4.  Reglamento General de la Contabilidad y Plan Único de Cuentas de 1.998. Para Comerciantes Decreto 2649 y 2650 de 1.993,

Legis. Con sus respectivos

decretos modificatorios. 

SINISTERRA, GONZALO Y POLANCO, LUIS ENRIQUE. “Fundamentos de Contabilidad Financiera y de Gestión”. Santiago de Cali: Universidad del Valle, 1997, ISBN 958-670-093-3.

247

Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD



SINISTERRA, GONZALO; POLANCO, LUIS ENRIQUE Y HENAO, HARVEY. “Contabilidad: Sistema de Información para las Organizaciones”. Santafé de Bogotá: Mc Graw Hill, 1997, ISBN 958-600-583-6.

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Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

GLOSARIO

Acciones emitidas y suscritas: Acciones autorizadas que se han emitido y pagado. Se encuentran en poder de los accionistas de la sociedad anónima o de la sociedad en comandita por acciones.

Acciones de goce: Títulos que tienen como objetivo compensar las aportaciones de servicios, trabajos, conocimientos tecnológicos, asistencia tecnológica para el desarrollo de la empresa. Confieren el derecho a asistir con voz a la asamblea y participar en los dividendos.

Acciones suscritas: Monto de acciones vendidas bajo la forma de suscripciones, que no se emiten si no hasta que se recibe el pago total de la misma.

Acreditar: Registrar una cifra al lado derecho de una cuenta.

Activo circulante: activos que se convertirán en efectivo o que se consumirán dentro del año fiscal en curso.

Adiciones: Erogaciones realizadas por el ente económico sobre sus propiedades, planta y equipo y que tienen como objetivo ampliar el activo.

Constituyen

desembolsos capitalizables en el activo y aumenta su valor histórico.

Ajustes por reexpresión o actualización: son los ajustes necesarios para modificar el valor de las partidas no monetarias por el efecto de la inflación y hacer que su valor sea real.

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Amortización: Reducción sistemática del importe de una suma global. Tratándose de activos de larga vida, la amortización generalmente significa la asignación de costos de activos intangibles a los periodos durante los cuales se les saca provecho a los mismos.

Anualidad: flujos de efectivo iguales que toman lugar durante periodos sucesivos iguales.

Anulación directa: Método de contabilización de cuentas incobrables que revierte el registro original por el valor de la cuenta perdida, afectando directamente el saldo de Clientes.

Asentar: es el proceso de registrar las operaciones en el libro de registro original.

Asientos de ajuste: Registros contables que se deben realizar al final de un periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos ejecutados por no reconocidos, corregir errores y omisiones, y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al finalizar un periodo contable con el propósito de cerrar las cuentas de resultados y transferir su saldo neto a al cuenta apropiada del patrimonio.

Auditoría: Verificación de la razonabilidad de los registros contables y comprobación de los procedimientos usados en su registro y clasificación.

Balance de Prueba: Listado de saldos débitos y saldos crédito de todas las cuentas del libro mayor a una fecha determinada, para verificar su igualdad.

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Balance de Prueba Ajustado: Listado de los saldos débitos y créditos de las cuentas de los estados financieros, que se prepara después de los asientos de ajuste y antes de los de cierre.

Base devengado: Método de medición de resultados de operación en términos de ingresos y gastos, independientemente de su realización en efectivo.

Bonos:

Certificados

formales

de

endeudamiento

que

típicamente

van

acompañados de una promesa de pagar intereses en efectivo a una tasa anual especifica mas una promesa de pagar el principal a una fecha de vencimiento especifica.

Bonos convertibles: Bonos que se pueden cambiar o canjear por otros valores, a opción del tenedor.

Bonos redimibles: Bonos que están sujetos a una redención antes de su vencimiento a opción del emisor.

Ciclo contable: Proceso de múltiples etapas por medio del cual los contadores elaboran los estados financieros de una entidad.

Compañía subsidiaria: Compañía cuya mayoría de acciones ordinarias (más del 50%) es propiedad de otra empresa.

Compañía tenedora: Compañía propietaria del 25 % o mas de las acciones ordinarias de otra empresa.

Consignación: Artículos embarcados para ventas futuras, en que el titulo permanece con el embarcador ( consignador) y que se vuelven la responsabilidad 251

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

del receptor ( consignatario ), después de su aceptación de los mismos. Los artículos forman parte del inventario del consignador hasta que son vendidos.

Consistencia: Conformidad de período a período sin cambios en las políticas y en los procedimientos.

Contracuenta: Una cuenta separada pero relacionada que compensa una cuenta acompañante.

Crédito: Lado derecho de una cuenta. Valor registrado en el lado derecho de una cuenta.

Crédito mercantil: Valor presente de exceso de utilidades futuras estimadas, con respecto al rendimiento normal de los activos netos identificables.

Costo integral de financiamiento: Es el concepto en el que se incluyen los costos de financiarse: gastos por intereses, diferencias en tipos de cambio y el resultados por posición arancelaria.

Débito: Lado izquierdo de una cuenta. Valor registrado en el lado izquierdo de una cuenta.

Descuento comercial: Deducción en el precio de lista de una mercancía que el vendedore otorga a sus clientes.

Devengar: Acumulación de una cuenta por pagar o por cobrar durante un periodo dado a pesar de que no ocurre ninguna transacción explícita.

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Dilución: Reducción en la participación de accionistas por acción o en las utilidades por acción que surge de algunos cambios en los intereses proporcionales de los accionistas.

Documentos fuente: Son los registros originales que comprueba cualquier transacción, son memorándums de lo que ocurrió.

Erogaciones: Compra de bienes y servicios ya sea en efectivo o a crédito.

Factoring: Operación en la cual una persona o empresa enajena créditos a su favor, trasladando la cartera a otra institución, que renuncia a cualquier exigencia de carácter económico si el cliente no paga.

Franquicia: Derecho o privilegio recibido por una organización para efectuar en exclusiva negocios en un área geográfica determinada.

Gastos de emisión: Gastos generados al hacerse la emisión, durante la vida útil de las obligaciones o al retirarlas del mercado

Indice general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional, utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales.

Inflación: Descenso general en el poder adquisitivo de una unidad monetaria.

Ingreso por dividendos: Cuenta para registrar dividendos recibidos por conceptos de inversiones en acciones.

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Interés flotante: Se llama al interés que está basado en el costo del dinero; aun interés establecido se le sumarán otros tantos puntos porcentuales que serán fijos, de esta manera, el interés flotante variará en la forma en que varíe el interés básico.

Interés simple: Costo por concepto de la utilización de dinero prestado, calculado sobre el principal o valor nominal del préstamo.

Mayorización: Traslado de la información del libro diario a las cuentas del libro mayor.

Obligación recíproca: Cada socio queda obligado por las acciones de los demás socios y todos los socios son responsables, aún cuando no hayan estado de acuerdo con las condicione3s convenidas.

Pagaré: Promesa escrita de pagar el principal y los intereses a fechas futuras específicas.

Partida doble: Procedimiento por el cual las transacciones se registran mediante un asiento de igual valor en débito y en crédito

Partidas monetarias: Partidas que no aumentan o disminuyen su valor por no tener ajustes pactados, cuyo valor nominal no se modifica a través del tiempo, por efecto de la inflación.

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Partidas no monetarias: Partidas que pueden aumentar su valor nominal por efecto de la inflación.

Prestaciones sociales: Gastos operacionales adicionales al salario del trabajador que constituyen beneficios monetarios para el mismo.

Prima: Obligaciones compradas por arriba de su valor nominal. El valor de la prima en la inversión a largo plazo en obligaciones se amortiza durante el plazo de vencimiento de las mismas, cada vez que el ingreso por intereses sea registrado.

Razón financiera: Instrumento financiero que se utiliza para ponderar y evaluar los resultados de las operaciones del negocio.

Sistema de estimación: Métodos diseñados con el fin de proporcionar una estimación del valor del inventario ante algún imprevisto.

Soportes: Documentos de origen interno o externo, debidamente3 fechados y autorizados, que sirven de respaldo a los hechos económicos.

Suscriptor: Persona o grupo que toma un préstamo mediante un pagaré.

Utilidades retenidas: Nombre de la cuenta que se utiliza para registrar las utilidades acumuladas, menos los dividendos por una sociedad anónima.

Valor neto de realización: Es el valor de mercado o precio de venta de las inversiones temporales menos los gastos de su venta.

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Valuación del inventario: Asignación del valor a las mercancías existentes en el inventario, a través de métodos de reconocido valor técnico.

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