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Sobre la gestión del tiempo y las tareas existen leyes con las que nos podemos encontrar en nuestra gestión del tiempo (personal y profesional). ¿Cuántas son? ¿Cuáles? 1.- LEY DE PARKINSON: “Cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea más tiempo nos ocupará dicha tarea” Este concepto se relaciona con la creencia de que es mejor trabajar más tiempo que eficientemente. Como consecuencia, el trabajo se expande para adaptarse a la disponibilidad de tiempo. Es como si el trabajo se dilatara hasta ocupar todo el tiempo disponible. Parkinson observó que: las tareas sencillas aumentaban en complejidad si crecía el tiempo para terminarlas. Así, se multiplicaban los detalles a tener en cuenta y la atención se dispersaba. Por el contrario, a medida que el tiempo definido para terminar las tareas disminuía, las tareas eran más sencillas de terminar. Esta ley tiene un corolario: ​“el tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible” Para combatir esta ley márcate horarios, delimita el tiempo dedicado a cada actividad y un plazo para fijarte puntos de referencia (Si haces una lista con tareas, marca un hito para finalizar cada tarea). Cumple con los horarios.

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2.- LEY DE PARETO O LA REGLA 80:20 "El 80% del esfuerzo genera sólo el 20% de los resultados. ​Y el 80 % restante de los resultados se logran con sólo el 20% del esfuerzo." Mientras que el 20 % de nuestras actividades genera un 20 % de nuestros resultados, las tareas secundarias ocupan a menudo el 80% de nuestro tiempo y nuestra energía. Existe una forma ampliada y muy utilizada del principio anterior, conocida como “Criterio ABC”. Supone utilizar 3 conjuntos en lugar de dos. En su aplicación a la gestión del tiempo, el criterio ABC recuerda que una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados: i).- El 20% de las actividades origina el 80% de los resultados. Son las actividades importantes. A este grupo lo llamamos A. ii).- El 30% de las actividades origina el 15% de los resultados. A este grupo lo llamamos B. iii).- El 50% de las actividades tan sólo aporta el 5% de los resultados que falta. A este grupo lo llamamos C.

Volviendo a la ley de Pareto, Si tienes una lista de 10 asuntos que debes hacer, dos de éstos van a valer tanto o más que los otro ocho. Es más, frecuentemente una sola de esas tareas que has de hacer puede valer más que las otras nueve. Esa es la primera tarea que debes realizar. Si el 20% de las tareas puede proporcionar el 80% de los resultados, significa que antes de comenzar cada proyecto deberías de crear una primera tarea que consista en analizar el resto y así poder priorizarlas. Pregúntate constantemente: ¿Por qué me pagan? ¿Cuál es mi misión prioritaria? ENUMERA LAS TAREAS QUE TIENES QUE HACER, Y PRACTICA EL MÉTODO ABCDE: Toma la lista de lo que tienes que hacer. Después escribe una A, B, C, D o E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea. Un asunto A se define como algo muy importante que debe hacer o de lo contrario afrontará graves consecuencias. Estas tareas “tipo A” son las que proporcionan la mayor parte de los resultados. Si tienes más de una tarea A, establece prioridades escribiendo A1, A2, A3… Un asunto B se define como una tarea que debería hacer, pero las consecuencias de no realizarla son leves. La regla a seguir es que nunca debes hacer una tarea B si hay pendiente una A. Una tarea C se define como algo que sería agradable hacer, pero sus consecuencias son inexistenteslo haga o no. Una tarea D es aquella que se puede delegar en otra persona. Delega todo lo que pueda hacer otro para así contar con más tiempo disponible para hacer las tareas A. Las tareas E son aquellas que se pueden eliminar sin que eso importe lo más mínimo. Por otro lado, los resultados rápidos incentivan y ayudan a valorar avance y reconducir los siguientes esfuerzos. Empieza por aquellas tareas que puedan proporcionarte resultados rápidos pero no ignores que el peligro se asoma tras las esquinas. Corres el riesgo de no terminar tu proyecto (ver la tercera ley de Acosta).

3.- LEY DE MURPHY: Todos la hemos oído: ​Si algo puede salir mal, saldrá mal; si algo va mal, no te preocupes, irá peor.Pero vamos a quedarnos con este enunciado: Nada es nunca tan sencillo como parece, que aplicado a la gestión del tiempo se escribe: ​“Cualquier cosa nos lleva más tiempo del previsto”. Establece puntos regulares que jalonen la actividad y permitan obtener el tiempo dedicado a cada tarea. Pero ten en cuenta que realizar toda tarea precisa un tiempo y debes dejar tiempos muertos de seguridad por si los necesitas. Y también ten en cuenta otros posibles escenarios no tan favorables durante la planificación.

4.- LEY DE CARLSON, O LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGÉNEAS “El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”. Acosta enunció el mismo principio de una manera similar: ​“El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos”. Ello se debe a que cada vez que interrumpimos una tarea requerimos de cierto esfuerzo para volver a retomarla. Planifica tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas. Es decir, céntrate en bloques ininterrumpidos de trabajo concentrado, para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones, y también por otro lado trata de hacer tareas relacionadas y en una secuencia lógica en la medida de lo posible, o bien encadena la misma tarea repetitiva hasta que la completes (por ejemplo, revisar todos los emails importantes pendientes, o enviar todas las cartas de una vez).

Cuando trabajes con un equipo de personas, pon señales que les hagan darse cuenta de que estás concentrado en una tarea: semáforos, carteles, etc. Pero también proporciónales tiempo para que puedan acudir a ti, de otra forma lo único que estás haciendo es retrasar las interrupciones para otro momento.

5.- LEY DE ILLICH “Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo ​invertido en una tarea decrece primero y se hace negativa después” No somos máquinas, y con el cansancio nuestra eficacia decrece (la concentración óptima dura unos 45 minutos aproximadamente, pasado lo cuales baja la eficiencia), llegando incluso a ser perjudicial continuar con una tarea pasado un tiempo determinado. Cometeremos errores sobre los que habrá que volver a gastar tiempo para corregirlos.

6.- LEY DE FRAISSE O DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una subjetiva o psicológica, ​que es función del interés sentido por la actividad ejercida.” La motivación es fundamental a la hora de realizar cualquier actividad. Y el paso del tiempo es prueba de ello. Todos somos conscientes del lento paso del tiempo cuando estamos haciendo algo que no nos gusta o nos aburre, y de lo rápido que pasa cuando la situación es contraria.

7.- LEY DE LA EFICIENCIA OBLIGADA “Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo importante” Esto significa que nunca te pondrás al día, así que quítate esa idea de la cabeza. Lo único que puedes esperar es estar al día con tus responsabilidades más importantes. Las otras sencillamente tendrán que esperar. Sólo tienes 24 horas al día y 7 días a la semana. Que podrás emplear en lo que decidas hacer. Sí, lo has oído bien, en lo que tú decidas hacer. Nosotros somos los únicos dueños de nuestro tiempo y nosotros lo empleamos como queramos. Es cierto que tenemos que trabajar, que tenemos que hacer determinadas tareas, pero al final, la decisión de cómo emplear el tiempo es nuestra. Plantéate 3 preguntas para mantenerte centrado en terminar las tareas importantes conforme al programa: a).- ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor? b).- ¿Qué puedo hacer yo que sólo puedo hacer yo, y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?

c).- ¿Cuál es hoy el uso más valioso de mi tiempo?

Cuanto más precisas sean las respuestas a esas preguntas, más fácil te resultará establecer prioridades claras, superar la postergación de decisiones y comenzar las actividades que implican el uso más valioso de tu tiempo. NOTA: Arbitrariamente he escogido el número 7, que es un número muy recurrente en la cultura: siete días de la semana, siete colores del arco iris, siete pecados capitales... O los siete magníficos, que fue lo que pensé a la hora de plantearme esta entrada. Sin embargo, a la hora de buscar 7 leyes, me ha pasado lo mismo que a Luciano de Crescenzo al escribir sobre los 7 sabios de Grecia:

Con las leyes para una buena gestión del tiempo pasa algo similar. Entre las numerosas listas que pueden encontrarse en internet: Parkinson y Pareto aparecen en casi todas, Carlson, Illich, Murphy, Fraisse son mencionados con más o menos frecuencia y después otras leyes son referidas en unas pocas listas. Como han podido leer, he escogido las más habituales y he introducido una que me parece especialmente interesante. Y dejaré para un próximo post el resto de leyes (Acosta, Eisenhower, Hawthorne, etc.) que también son curiosas e interesantes.

En la ​entrada anterior​, hable sobre leyes para una buena gestión del tiempo. Resulta útil conocer estas leyes para utilizarlas a nuestro favor para mejorar nuestra productividad personal y hacer buena gestión de tiempo. Finalice dicha entrada, comentando que escogí 7 leyes y dejé para ​otro post el resto de leyes (Acosta,Eisenhower, Hawthorne, etc.) que también son curiosas e interesantes. Así, procedo a hablar sobre el resto de leyes útiles para administrar eficazmente el tiempo. 8.- SEGUNDA LEY DE ACOSTA “Para una tarea corta siempre hay tiempo; para una larga siempre nos falta tiempo”

También sugerida por Carlson al indicar que: ​“Programar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea un tarea corta”. Y es que siempre podemos encontrar un minuto o dos para completar una tarea. Y si podemos encontrarlo. ¡Mejor ahora que después! Para una tarea corta siempre hay tiempo. David Allen también usa una variación de esta ley y la denomina: Regla de los dos minutos “Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista”. Si una tarea lleva uno o dos minutos (contestar a un mail, comprobar la disponibilidad de un componente, verificar que tenemos suficiente aceite en la despensa…) entonces hazla. No la dejes para después. (Siempre y cuando la tarea no sea la puerta a una serie de tareas que te pueden tomar más de dos minutos). Si la tarea en sí nos va a tomar menos de dos minutos, perdemos más tiempo en procesarla(anotarla en la lista de tareas y clasificarla como A, B, C…) que en ejecutarla, algo absurdo y absolutamente ineficiente. Es mejor acometerla cuanto antes. Por otro lado, al emplear menos de dos minutos, no terminamos de perder completamente el hilo con lo que estábamos haciendo y nuestra curva de concentración no se resiente.

En cambio, finalizar una tarea que lleva cierta cantidad de tiempo suele ser un desafío en sí mismo, ya que el primer paso es encontrar tiempo para abordarla. Así que, cuando te enfrentes a tareas largas que son difíciles de acomodar en tu agenda, pregúntate si puedes dividirlas en tareas más cortas. Resulta útil dividir en partes más pequeñas una tarea grande. Psicológicamente te resultará más fácil completar un fragmento individual y pequeño de un proyecto que empezar el trabajo en su totalidad. Al ir recorriendo cada parte, es decir, al ir completándolas, tendrás una mayor

sensación de progreso que si encarases el trabajo “a lo bruto”. Verás lo que vas completando y esos avances son los que te animan a terminar lo que falta.

Hay tareas largas que no pueden dividirse (hacer una llamada a un familiar con el que hace tiempo que no hablas, pintar la pared del salón) pero otras que pueden dividirse en tareas más pequeñas (pintar la casa, repasar el cierre de cuentas mensual). COROLARIO: PON UN LADRILLO DETRÁS DE OTRO A veces todo lo que se requiere para empezar es sentarse y elaborar una lista con todos los pasos que se debe dar para completar finalmente la tarea. A continuación, empieza y completa un punto de la lista, y después otro, y después el siguiente. Realizando una tarea cada vez, rápido y bien, y después encarando la siguiente. 9.- TERCERA LEY DE ACOSTA “El valor de una tarea crece en forma de “S”, no en proporción al tiempo que se le dedica. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta rentable” La rentabilidad es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre la inversión de tiempo o esfuerzo realizado. Equilibrar el grado de perfección (calidad del trabajo resultante) con el tiempo/esfuerzo invertido es una tarea difícil. Establecer objetivos o expectativas razonables en el resultado ayuda enormemente a que las tareas a realizar no se prolonguen de manera indefinida en el tiempo. La cultura del perfeccionismo es una cultura muy implantada en la sociedad en que vivimos: ​“Si vas a hacer algo, hazlo bien; si no mejor no lo hagas” Este planteamiento es completamente válido cuando dispones de recursos o tiempo ilimitados para ejecutar una tarea: no existe razón ninguna

para no hacer una tarea perfectamente cuando tienes todo el tiempo o toda la capacidad al alcance de tu mano. Sin embargo, esto rara vez ocurre. A cada tarea hay que darle su tiempo adecuado. Ni demasiado poco porque si no haremos una chapuza, ni demasiado porque lo único que haremos es perder el tiempo.

Hemos de trabajar en la zona de eficiencia. Si dedicamos poco tiempo, el tiempo no nos cundirá mucho y además haremos una chapuza. Sin embargo llegado un punto, no tiene sentido trabajar mucho más en la tarea, ya que la cantidad de tiempo que emplee, apenas me aportará valor.

10.- LEY DE EISENHOWER, “No confundas lo urgente con lo importante” Muchas veces nos precipitamos sobre una tarea porque vence el plazo y nos olvidamos, erróneamente, de preocuparnos a su debido tiempo por lo importante. Debemos preguntarnos siempre antes de hacer una tarea: ¿para cuándo? y ¿para qué? De tal suerte, podemos definir el objetivo y plazo de cada tarea, lo que nos ayudará a planificar de manera más clara seleccionando lo más importante para hacer, teniendo en cuenta la urgencia e importancia. Muchas veces lo importante está relacionado con las oportunidades y lo urgente con los problemas. La matriz Eisenhower ayuda a ordenar distintos grados de urgencia, de importancia y a poder delegar ciertas tareas a colaboradores internos en particular en situaciones apremiantes.

A.- Cuadrante II. (No Urgente, Importante). Es el cuadrante en el que deberíamos trabajar y el cual planificamos. En este cuadrante están todas esas tareas que decimos que deberíamos de hacer, todas esas tareas que si las hacemos, nos aportarán beneficios, pero como no son urgentes hay quien no las hace hasta que se convierten en urgentes. B.- Cuadrante I (Urgente e importante). Has de evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación. Lógicamente al ser tareas urgentes e importantes serán las primeras que acometerás. C.- Cuadrante IV. (No Urgente, No importante). Me olvido de estas tareas o las uso de relleno en tiempos muertos. Hay que tener cuidado con ellas, ya que como suelen ser entretenidas, tendemos a perder el tiempo con ellas. D.- Cuadrante III (Urgente y No Importante). Estas tareas las haré lo más rápido posible, ya que aunque son urgentes no son importantes, luego no merece la pena dedicar tiempo a ellas. Suele

ser bueno hacerlas entre tareas importantes, de forma que puedo descansar un poco, ya que al no ser importantes no requerirán tanta atención. Según esta matriz, haré las tareas en el siguiente orden: 1º.- Cuadrante I (Urgente e Importante) 2º.- Cuadrante II (No Urgente e Importante) 3º.- Cuadrante III (Urgente y no Importante) 4º.- Cuadrante IV (No urgente y no importante). No has de tener remordimientos por decidir no hacer estas tareas, ya que ni son urgentes ni son importantes NOTA: ¿QUÉ ES LO IMPORTANTE? Algo importante tiene por definición consecuencias potenciales a largo plazo. Lo que no es importante tiene poca o ninguna consecuencia potencial a largo plazo. Antes de comenzar a realizar una tarea deberías preguntarte ¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o de no hacer esta tarea? Si una tarea o actividad tiene grandes consecuencias positivas potenciales conviértela en prioridad y empieza de inmediato con ella. Si algo tiene grandes consecuencias potenciales negativas si no se hace pronto y bien también debes convertirla en prioridad Lo importante es todo aquello que me dé un alto rendimiento o que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa. Y algo se considera urgente cuando no puede esperar y ha de realizarse de manera inmediata. Un COROLARIO de esta ley (la cuarta de las Leyes de Acosta) dice: “Las personas eficaces dedican cuatro veces más tiempo a los asuntos importantes que todavía no son urgentes que los asuntos secundarios. Esta es la mejor manera de evitar una crisis.”

11.- LEY DEL VALOR ECONÓMICO DEL TIEMPO “Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste/hora), ​determina la pérdida generada por el tiempo improductivo” El tiempo es oro y la pérdida de tiempo es pérdida de dinero. Primero calcula tu coste/hora. Luego sumas una aproximación de las horas perdidas en reuniones improductivas, interrupciones, pérdidas de tiempo por no estar haciendo lo más adecuado… al final obtienes una cifra en euros de lo que realmente estás perdiendo mientras desaprovechas el tiempo (de lo que has tirado por la ventana).¿Cuántas cosas podrías estar haciendo mientras pierdes, o te hacen perder, el tiempo? 12.- LEY DE PERLS “El 70 % de lo que nos preocupa ya ha ocurrido o nunca llegará a ocurrir” Perdemos mucho tiempo dándole vueltas a situaciones y cosas que o bien ya han pasado, y por tanto no podemos cambiar, o bien nunca llegarán a ocurrir.

No pienses en lo que ya no se puede cambiar ni te comas la cabeza con situaciones que son difíciles que sucedan. Analizar el pasado y el presente para preparar el futuro no es quedarse

dándole vueltas a lo que pudo haber sido, pero no fue, sino entender por qué pasó y asumir que no hay vuelta atrás. 13.- PRINCIPIO DE HAWTHORNE También llamado efecto Hawthorne. Dice que cuando una persona se siente observada tiende a dar mejores resultados. Trabajamos mejor con supervisión externa y control. Basándonos en el principio de Hawthorne, podemos utilizar una supervisión externa para ayudarnos a hacer tareas que debemos hacer, pidiendo a otros que nos controlen. Si no tiene supervisor, ejerza su propio control y supervisión acerca del cumplimiento de su planificación y objetivos. 14.- PRINCIPIO DE LABORIT Argumenta que tendemos a hacer más espontáneamente lo que nos gusta antes que lo que no nos gusta, lo que es fácil antes que lo que es difícil, lo que se hace rápido antes que lo que se tarda en hacer, lo que es urgente antes que lo que es importante, lo que sabemos hacer antes que lo que es nuevo, lo que otros nos imponen antes que lo que nosotros elegimos. Este principio es el responsable de la procrastinación: dejar para luego las tareas desagradables y hacerlas al último minuto. Haga lo más difícil, lo más importante primero y al finalizar otórguese una pequeña recompensa: una pausa, una actividad agradable… 15.- LEY DE SWOBODA O DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades" Estamos acostumbrados a programar nuestras actividades a cualquier hora del día, según nuestro tiempo, o incluso el de los demás. Pero todos sabemos que no respondemos igual a todas las horas del día. Lo que debemos hacer es planificarlas según nuestros ritmos. Unos somos más productivos a primera hora de la mañana, otros por la tarde, otros son aves nocturnas. Lo importante es

reservarnos esas horas donde nuestro rendimiento es mayor para realizar las tareas que nos requieran más energía. Debemos tener en cuenta nuestras fuerzas y habilidades, nuestras debilidades y tratar de organizarnos en función de ello. Teniendo en cuenta el principio de Laborit, la ley de Illich y la ley de Fraisse, y conociéndonos a nosotros mismos podemos planificar y adaptar nuestras tareas en función de nuestros propios ritmos, momentos de máxima eficiencia, períodos seguidos de concentración, y factores como nuestra motivación, nuestras habilidades, la importancia de la tarea, etc.

16.- LEY DE MESKINEN “Nunca hay tiempo para pensar planificar o hacer bien un trabajo pero siempre hay tiempo para repetirlo”. Con frecuencia nos autojustificamos señalando que no tenemos tiempo para hacer bien o rematar un trabajo y qué curiosos cuando nos reclaman que está mal realizado sacamos tiempo para rectificarlo.