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LA EMPRESA COMO SISTEMA Martha Cecilia García Pupo, María Fernanda Ramos Márquez Universidad de Córdoba Departamento de Ingeniería Industrial Montería, Colombia e-mail: [email protected] Universidad de Córdoba Departamento de Ingeniería Industrial Montería, Colombia e-mail: [email protected]

RESUMEN La teoría de sistemas es una herramienta que permite estudiar e interpretar las relaciones empresariales. Estas relaciones pueden ser externas, entre organizaciones pertenecientes al mismo sector o internas, entre los diferentes departamentos y jerarquías que se presentan en la empresa. El desarrollo de estas relaciones puede traer consigo situaciones complejas, que pueden ser desglosadas y analizadas con detenimiento a través dicha teoría. Algunos autores hablan acerca de la empresa como un sistema pues consideran que es la única forma de entender su complejidad ya que los elementos que la componen no actúan individualmente sino que se encaminan a cumplir un mismo objetivo. Además, las organizaciones no son entes aislados sino que son producto de las interacciones con el entorno y los procesos dentro y fuera de ellas mismas. PALABRAS CLAVE:             

Sistema Empresa Elementos Relaciones Interdependencia Jerarquía Subgrupos Entorno Objetivos Bienes y servicios Límites Flexibilidad Administración

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Resultados Entradas Salidas Procesos Retroalimentación Recursos

ABSTRACT The systems theory is a tool whose main objectives are the study and interpretation of business relationships. These ones can be external, between companies that develop the same activity, or internal linking the different departments and hierarchies inside the company. The advance of these relationships can bring with it complex situations that may be carefully analyzed through this theory.Some authors speak about the Enterprise as a system because they consider that the only way to understand its complexity, for the reason that its elements don’t work individually but are guided to achieve the same goals. Also, organizations are not isolated entities; they are the result of interactions with the environment and process inside and outside them. KEY WORDS:                   

System Enterprise Elements Relationships Interdependence Hierarchy Subgroups Environment Objectives Goods and Services Limits Flexibility Administration Results Input Output Processes Feedback Resources

1. INTRODUCCIÓN Desde el punto de vista económico, una empresa, es un ente organizado, legalmente establecido que provee bienes y servicios a través de la intervención de quienes la constituyen con fines lucrativos. Esto lo adquiere interactuando con su entorno al satisfacer diversas necesidades. Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes entre sí, cuyo trabajo conjunto logra la consecución de determinados propósitos; en esta misma sucesión de ideas, es acertado afirmar que un sistema es estructuralmente divisible pero funcionalmente indivisible, ya que cada uno de sus componentes son distinguibles pero sólo juntos consiguen ejecutar una acción. De lo anterior, es posible deducir que la empresa es un sistema pues se comporta como tal: se sujeta su integración, a su relación con el entorno y a muchos otros factores que le otorgan dicha característica.

2. REVISION DE LA LITERATURA Anteriormente se tenía una visión analítica de la empresa donde solamente se analizaban las partes separadas que componen a la organización, pero a partir de la introducción de la Teoría General de sistemas, se empieza a estudiar ésta como un conjunto, una totalidad en donde no es posible concebir que los elementos que la componen trabajen de manera aislada. Senn (1988) señala que al analizar una

organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información. A la empresa se le puede considerar “Un sistema dentro del cual una persona o grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado". (Pallares, 2005). La empresa como un sistema está relacionada con el ambiente que la rodea y donde se desarrolla. De su entorno recibe entradas como materiales, recursos financieros, humanos, información, entre otros. A partir de un proceso de transformación estas entradas se convierten en salidas y se pueden obtener así bienes y/o servicios, que componen la realización del objetivo de toda organización y con los cuales satisface las necesidades de los clientes o usuarios. En el caso en que las salidas se alejen de los resultados esperados se comienza un proceso de retroalimentación o de Feedback hasta que las salidas se ajusten a lo que se deseaba conseguir inicialmente. “La teoría general de sistemas adoptada a la empresa permite describir cada uno de sus rasgos y relaciones entre componentes. La empresa como sistema se caracteriza por ser un sistema artificial, diseñado por el hombre; finalista, creado para alcanzar unos objetivos; abierto, en constante interacción con el medio; cibernético, que controla las desviaciones de su conducta; y jerárquico, integrado en un sistema de orden superior y

formada, a su vez, por diferentes subsistemas”. (Kast y Rosenzweig, 1987).Dada su relación con el medio de carácter abierto, la empresa se encarga de servir a su entorno para así obtener un balance entre satisfacer necesidades manifiestas,ofreciendo variedad, calidad y asequibilidad al usuario y alcanzar la mayor rentabilidad posible optimizando recursos. Esta relación cliente-vendedor puede ser manipulada, aunque no en su totalidad, a través de estrategias publicitarias, ofertas, promociones, etc. que le resulten atractivas al consumidor. A partir de la Teoría General de Sistemas, la Empresa es un sistema abierto debido a que intercambia constantemente materia, energía e información con el entorno en el cual se desenvuelve, y así encuentra mediante estos procesos tácticas que le ayuden a tener la capacidad de permanecer en el mercado de consumidores, sin extinguirse con el paso del tiempo. Para garantizar su supervivencia con el transcurrir del tiempo, la empresa debe crecer y desarrollarse a través de la innovación, creando o reinventando productos que mejoren la calidad de vida del cliente. Esto implica flexibilidad, tener la capacidad de cambiar en cualquier momento atendiendo siempre a las exigencias puntuales y siendo capaz de competir bajo cualquier circunstancia en diversos mercados.Es además, un sistema complejo, ya que posee un número considerable de elementos que están interrelacionados continuamente y que además dependen entre sí para conseguir las metas u objetivos que se desean, de

allí que la empresa sea entendida como un todo y no se estudien sus partes por separado. Según su naturaleza, la empresa es un sistema concreto, es decir, es un sistema físico y tangible, creado para que en él se lleven a cabo un sin número de procesos. Según su origen es artificial, la empresa es creada por el hombre y para el hombre, a partir de la actividad del ser humano. Según su cambio a través del tiempo es dinámico, está en constante movimiento, puesto que si permanece sin innovar, buscar nuevos mercados y conformándose con lo que tuvo desde sus inicios puede llegar a desaparecer, y ser reemplazada por sus competidores. La sinergia en la empresa se ve representada en que todas las actividades, ya sean de producción, mercadotecnia, financieras, entre otras; no se pueden llevar a cabo de manera individual, sino que todas las partes deben relacionarse e interactuar para que la empresa cumpla con sus objetivos. Una máquina no funciona por sí sola, y un trabajador no convierte toda la materia prima en productos terminados actuando individualmente, sino que las partes se combinan y crean un todo organizado. Puede que en una empresa se distingan situaciones de alta entropía. Una papelería mal arreglada, un desorden en el área de producción que conlleve a que no se entreguen productos a tiempo o no adaptarse a los cambios que ocurren en el mercado como el surgimiento de mejores teorías administrativas, nuevas tecnologías, etc. Por este

motivo, la organización debe buscar homogeneidad con el ambiente. Ante la introducción de una nueva empresa al mercado, ésta va a querer superar a aquella que se encuentre liderando el sector. Si el ente no enfrenta estas amenazas adquiriendo nuevas tecnologías, rediseñando e innovando puede llegar a desaparecer. La homeostasis juega un papel importante, pues toda organización debe conservar el sistema. La permeabilidad en la empresa es bastante grande lo que hace que ésta sea considerada un sistema abierto, que está en constante relación con el entorno y con el cual puede realizar intercambio de recursos. Sirve a diferentes clientes y busca satisfacer las necesidades de estos. La recursividad está representada en los diferentes subsistemas que tiene, que son los departamentos y jerarquías que la integran y que trabajan para el buen funcionamiento de la organización. La equifinalidad puede verse representada en diferentes situaciones, como por ejemplo, para el aumento de las utilidades la empresa puede reducir los costos de producción, o aumentar el margen de ganancia o simplemente aumentar las ventas. Se pueden presentar un gran número de situaciones en donde a partir de diferentes condiciones iníciales se llegue a un mismo estado final. Vicente Conesa Fernández en 1996, define el concepto de empresa así: “Definimos la empresa como un sistema técnico-social abierto, cuya función básica es la de crear bienes

y/o prestar servicios que contribuyan a elevar el nivel de vida de la humanidad, compatibilizando este hecho con un marcado respeto al medio ambiente, que posibilite la idea del desarrollo sostenible”. La actividad que desarrolla cualquier empresa depende del objeto social o de la naturaleza de dicha organización. Se pueden llevar a cabo actividades productivas, extractivas, manufactureras o comerciales, pero para cualquiera que sea la tarea que ella desarrolla es necesario el conocimiento de técnicas, basadas en la experiencia o en la razón. Cuando el autor habla de la empresa como un sistema social se refiere a que está compuesta por personas que trabajan en equipo, y que además actúan en función de cumplir los requerimientos de los clientes quienes también son personas. Cuando todos los elementos funcionan en armonía es más fácil cumplir eficientemente con los objetivos propuestos inicialmente, es decir, utilizando los recursos disponibles de forma correcta. Pero lo interesante de su enunciado es el hecho de entender a la empresa como un sistema que debe tener como finalidad cuidar el medio ambiente que le rodea, es allí donde ésta debe buscar que sus actividades no causen desastres ecológicos y no causen impactos permanentes. Un modelo que define a la empresa como un sistema es el llamado modelo de Saint Gallen en donde se expresa que: “Estos planteamientos realizan una interpretación de la empresa como un sistema abierto, integrado múltiples subsistemas e incorporándola en su entorno”. (García, 1994). La interpretación de

la empresa a nivel corporativo y global no impide que dentro de la organización existan subsistemas que aparte de relacionarse entre sí también deban hacerlo con el entorno. Es por esto que la empresa se define por la interdependencia y la interrelación de los sistemas internos y las estructuras externas que se encuentran en el ambiente. “La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de su mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a partir de conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la conforman”. (Thompson, 2007). Más que simplemente entender teóricamente esta definición, es importante saber cómo aplicar el concepto, pues no basta simplemente con saber que la empresa es un sistema social, sino que es necesario crear, desarrollar y comunicar de forma adecuada a sus integrantes como debe funcionar el sistema del cual ellos son parte importante. Cada miembro de la organización tiene una función específica que debe cumplir para que la totalidad del sistema funcione correctamente, es por esto que cada persona debe realizar correctamente su trabajo, cumplir con las normas y tener buenas relaciones con los clientes internos y externos. Las entradas al sistema están representadas por recursos, pero el saber administrarlos se convierte en

un asunto importante para cumplir con las metas propuestas. Esto queda más claro en el planteamiento de Chiavenato (2000), quien señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común; así mismo afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes: Hay personas capaces de comunicarse. Están dispuestas a ejecutar conjuntamente. Desean obtener un objetivo en común. Lo que deja claro lo mencionado anteriormente, es importante que una empresa se constituya de elementos relacionados en donde todos estén enterados de sus funciones y que las realicen para conseguir resultados grupales y no individuales. Las empresas importan, transforman y exportan energía, es decir, procesan insumos, fuerza laboral y servicios prestados. Intercambian energía con el ambiente de manera cíclica y necesitan detener el proceso entrópico, es decir, deben buscar un orden en sus operaciones y procesos para no desaparecer a causa de su poca adaptabilidad a los cambios, esto trae consigo una homeóstasis dinámica ya que deben responder a dichos cambios o anticiparse a ellos mediante el crecimiento y desarrollo. Katz y Kahn (1970, citados por Chiavenato, 2000). La información en el importante. Ésta es un une a todas las partes y ellas interactúen entre

sistema es vínculo que permite que sí. Sin la

información el desarrollo del sistema no sería coherente y las partes serian simplemente elementos aislados que no cumplirían los objetivos iníciales de la organización. Como se había planteado la empresa está compuesta por un grupo de subsistemas. La organización con que se efectúan las labores en la empresa es un factor decisivo a la hora de llevar a cabo procesos de transformación de bienes o prestación de servicios, es por esto que se hace necesario implantar una jerarquía en la que se establezcan subgrupos de elementos que trabajen de acuerdo a la función que desempeñan en dicho procedimiento. En la práctica dista de haber unanimidad a la hora de identificar cuáles son los subsistemas más relevantes, por lo que existen numerosas clasificaciones en función de los objetivos del autor. Una clasificación útil a efectos metodológicos agrupa las grandes áreas funcionales en que se divide el estudio de la empresa: el subsistema real, el financiero y el directivo (Quesada González, 2007). El subsistema real abarca las actividades relacionadas a la adquisición de materia prima, transformación de ésta en bienes y su posterior venta. El subsistema financiero se encuentra íntimamente ligado al real, se hace cargo de la gestión y administración de los recursos de la empresa. Finalmente, el subsistema directivo asume el control de las decisiones que aseguren el patrimonio y la rentabilidad a futuro, teniendo la posibilidad de redireccionar la

compañía para mejorar su adaptabilidad a cambios no previstos. Es necesario que la empresa tenga el conocimiento de qué tan acertadas fueron sus consecuciones respecto a sus objetivos durante un periodo para así poder formular un balance o un presupuesto en base a los resultados. Para ello, recogen información del medio, para su análisis e interpretación identificando de qué manera difieren la realidad y las metas propuestas.

3. CONCLUSIONES A partir de la Teoría General de Sistemas se deja de entender a la empresa a partir del análisis de sus elementos por separado y se empieza a estudiar como una totalidad. Cada una de las partes está interrelacionada y dependen entre sí para cumplir con los objetivos de la organización. Estas metas no representan intereses individuales sino que por el contrario están subordinadas al interés grupal de los componentes de la entidad, que se unen para trabajar y buscar cumplir con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes que acuden a ella. La empresa es reconocida como un sistema abierto que toma los recursos del entorno y es capaz de intercambiar energía, información con lo que se encuentra en el ambiente, pero además es un sistema complejo que necesita un conjunto de elementos y no simplemente una unidad para funcionar, entre los cuales hay múltiples relaciones importantes para el buen funcionamiento de ésta. Es un sistema artificial creado por el

hombre para producir bienes y servicios que el público solicita. Las entradas están representadas por materiales, información, recursos (financieros y humanos), entre otros. Es además, un sistema concreto, dinámico y complejo. Las salidas son el resultado de los procesos que se dan en ella. Procesos de producción, ventas, capacitaciones, etc. pero cuando estas salidas no son lo deseado la retroalimentación debe comenzar hasta conseguir lo deseado. Una empresa desordenada no logra llegar al éxito ni mantenerse en el mercado, pero cuando las funciones se cumplen a cabalidad y se tienen buenas relaciones internas y externas las partes se mueven en una misma dirección y se consiguen resultados positivos.

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4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 

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