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• Roben Arjen

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INICIACION DE LA AUDITORIA

Códigos y Marcas En la preparación de sus papeles de trabajo el auditor usara numerosas contraseñas de varias formas, tanto en la contabilidad, documentos y expedientes del cliente, como en sus papeles de trabajo. Con objeto de ayudar a su memoria acerca del significado de cada símbolo o contraseña, y para que otro miembro del personal o un supervisor que revise el trabajo comprenda el significado de cada uno, debe prepararse una tabla de signos convencionales.

1)

En el libro diario o libros de primera entrada, se coloca esta contraseña junto a cada cantidad, se coloca esta contraseña junto a cada cantidad cotejada con un documento original, Póliza o una factura.

2) Se coloca este símbolo debajo de un total vertical para indicar que se ha comprobado la Suma.

3) Esta marca se coloca al margen de las cantidades en las cuentas del mayor para indicar Que se ha comprobado el pase del asiento.

4) Esta marca invertida se usa para demostrar que se ha investigado y aceptado un Comentario, o que se ha ajustado y aceptado.

5) Un guion bajo una cifra en un expediente que se ha examinado, indica la última Partida del periodo corriente.

6) Dos guiones paralelos colocados debajo de una suma total de una columna, indican que concuerda con la suma de los totales parciales.

7) Se coloca un punto grueso al lado de cada partida en el registro de cheques cuando uno de estos esta en circulación y ha de hacerse aparecer en la conciliación de la cuenta bancaria.

8) Un punto dentro de un círculo se coloca al lado de cada partida en el registro de cheques para indicar que ha sido cotejada con el cheque pagado. Podrá colocarse el mismo signo en el cheque pagado.

9) Se usa este símbolo en el balance de comprobación para indicar que debe Prepararse una relación.

10) Una línea oblicua atravesada la R indica que se ha terminado la relación.

11) Este símbolo colocado en el duplicado de un volante de depósito indica que ha sido comparado con una partida en el registro de ingresos.

HOJAS O PAPELES DE TRABAJO, INDICES Y ARCHIVOS DE LOS MISMOS Los papeles de trabajo de auditoria deben estar proyectados y preparados en tal forma que los supervisores y principales puedan revisar con efectividad la auditoria con la seguridad de: 1. Que se ha cumplido con el programa de auditoria. 2. Que el examen se hizo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, aplicables en las circunstancias y que los estados financieros se han preparado de acuerdo con los principios de contabilidad, generalmente aceptados y aplicados uniformemente.

Importancia de los papeles de trabajo:        

Un borrador del informe y de los estados financieros. Estados generales de trabajo. Relaciones, análisis, ratificaciones y comentarios. Una copia de las cláusulas de constitución de la sociedad y de sus enmiendas. Extractos de los estatutos. Copias de contratos de arrendamientos. Contratos minutas de asambleas del consejo de directores y de los accionistas. Y todos los demás papeles acumulados en el curso de una auditoria que sirven de justificantes de los procedimientos seguidos y de las normas aplicadas en el examen.

FINES DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA

Valides de los documentos: El auditor compila en sus papeles de trabajo datos, análisis, cálculos, notas, relaciones, extractos, ratificaciones. De estos papeles, del programa de auditoria y el cuestionario de control interno completos, extrae los elementos para redactar el informe de auditoría que presenta al cliente.

Estos elementos constituyen la única prueba de validez de los documentos y del informe de auditoría. El cliente no se preocupa necesariamente de los procedimientos técnicos empleados por el auditor, pero si está interesado en el informe y los papeles de trabajo que constituyen el único eslabón tangible entre los documentos del cliente, la auditoria y el informe.

Revisión del control interno: Los papeles de trabajo de la auditoria deben indicar el resultado de la revisión del control interno del cliente. Este resultado podrá verse en el cuestionario de control interno, pero deben aparecer comentarios acerca del efecto de este sobre partidas específicas en cada uno de los papeles de trabajo apropiados.

Consulta de datos: Los papeles de trabajo sirven al auditor como fuente de informes para formular observaciones y sugerencias en la discusión de asuntos comerciales con el cliente. También ayudan al auditor a resolver problemas relacionados con los impuestos de las diversas unidades fiscales.

Valor defensivo: Los papeles de trabajo adecuadamente preparados ayudan al auditor a justificar su actuación ante la crítica, como prueba ante los tribunales y como elemento de defensa en caso de una demanda judicial. Cuando se ofrece como prueba, o cuando sirven de base para declaraciones de testigos, los papeles de trabajo cuidadosamente preparados son con frecuencia la mejor protección de la integridad profesional del auditor.

Revisión de la auditoria: El propósito de la revisión de los papeles de trabajo y del informe que efectúa un supervisor o un socio, es cerciorarse que todos los estados y relaciones se han preparado con propiedad y están debidamente justificados con comprobantes adecuados, de acuerdo con principios aceptados de contabilidad, aplicados uniformemente; que se hizo el examen siguiendo las normas de auditoria generalmente aceptadas; que los procedimientos técnicos han sido satisfactorios y adecuados; y que los comentarios y recomendaciones son justos y razonables y de la amplitud y alcance necesario.

Referencias futuras: Los papeles de trabajo de la auditoria sirven de guía en las auditorias subsiguientes del mismo cliente. Esto no significa que la forma y contenido deban aplicarse sin cambio alguno, pero se expondrán peculiaridades del examen, existirá una base para fijar la continuidad de acción y se dispondrá de un recordatorio cuando se proyecten cambios en los procedimientos.

PRINCIPIOS PARA LA PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO DE LA AUDITORIA Cuidado en la preparación: Los papeles de trabajo deben prepararse cuidadosamente siempre. Es imposible formular reglas invariables para su preparación. Frecuentemente, el auditor joven tiene inclinación a preparar más papeles de trabajo de los que son necesarios, así como también a incluir datos inconsecuentes. La experiencia, asesoramiento crítico y orientación de un Contador en jefe pronto enseñara a un auditor joven la diferencia entre asuntos importantes que han de incluirse y partidas sin importancia que han de omitirse. En la preparación de los papeles de trabajo no deben copiarse los informes que se hallan en la contabilidad de un cliente, sino que ha de usarse únicamente un resumen. La capacidad y preparación de un auditor puede juzgarse frecuentemente a través de sus papeles de trabajo. Cuando un auditor ha observado todos los principios y normas de contabilidad y auditoría, ha seguido todos los procedimientos indicados, ha preparado los papeles de trabajo a un superior y este puede redactar un informe completo con ellos sin hacer ninguna pregunta, estos papeles han pasado la prueba de excelencia en su preparación. Otra prueba de los papeles de trabajo bien preparados ocurre cuando es necesario que un contador deje una auditoria parcialmente terminada para que la continué otro miembro del personal. Si este último puede continuar el trabajo sin confusiones, para el mismo o para el personal del cliente, los papeles de trabajo están bien preparados.

Aspectos físicos: Interpretándolos con amplitud, los papeles de trabajo comprenden todos los datos recogidos en el curso de una auditoria, siendo su forma y contenido de la mayor importancia. Su contenido debe ser completo, detallado y explícito. La forma debe

ser impecable desde el punto de vista de claridad y orden, de manera que quede reflejado el carácter, precisión y escrupulosidad del auditor.

Cuidad de los papeles de trabajo: Deben establecerse responsabilidades bien definidas para cada papel de trabajo tanto durante, como después de la auditoria. Los papeles de trabajo, los programas de auditoria, las formas de ratificaciones y la papelería de la firma deben recibir cuidado especial y tenerse siempre bajo llave en portafolios cuando no se halle presente un miembro del personal.

Firma de los papeles de trabajo Todos los papeles de trabajo terminados deben estar firmados o llevar las iniciales de la persona que hizo el trabajo y la fecha en que este se hizo, con objeto de fijar su responsabilidad. En la parte superior de cada hoja debe colocarse el nombre del cliente, el nombre y número de cuenta, o un título que indique los datos contenidos en el papel de trabajo y el periodo que abarca la auditoria.

Deficiencias en los papeles de trabajo Los papeles de trabajo no deben tener deficiencias; algunas aparecen a continuación: 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

No hacer constar por escrito que el sistema de control interno se investigó adecuadamente. No hacer notar que los puntos pendientes presentados al principio del examen han sido declarados definitivamente. Esta omisión puede causar dificultades. Falta de descripción en la revisión de la cuentas de ingresos y gastos no analizadas. No indicar por negligencia los procedimientos de auditoria seguidos. No correlacionar los asientos de ajuste. Datos incompletos para la preparación del informe. Omisión de bases para fijación de precios del activo fijo y de los valores bursátiles de inversión. Falta de investigación de los métodos de depreciación de conjunto. No obtener la confirmación de los inventarios, obligaciones y compromisos futuros, No incluir los resultados del trabajo efectuado relacionando con transacciones posteriores a la fecha del balance general. No incluir estados relacionados con la liquidación de impuestos de años anteriores.

12. 13. 14. 15. 16. 17.

No poner el nombre completo de los valores bursátiles y de los documentos por cobrar. No comparar el precio de costo original y el costo actual de reemplazo en el mercado de los inventarios y valores. No indicar la investigación de los controles de inventario, sistemas de costos e inventarios anticuados. No separar de los fondos de caja las partidas que no pertenecen a ella. No reunir todas las respuestas a las solicitudes de ratificación de cuentas por cobrar. No eliminar de los papeles de trabajo partidas que se desechan finalmente.

Propiedad de los papeles de trabajo Es un caso judicial en los estados unidos de américa, el veredicto fue que el cliente no tenía derecho a los papeles de trabajo preparados por un auditor. El caso se sentenció en 1927 y aclaro mucha incertidumbre acerca de la propiedad de los papeles de trabajo. Parece igualmente que los agentes fiscales no tienen derecho directo de investigación de los papeles de trabajo de los auditores sino que deben consultar los libros, documentos y datos originales.

Índices de papeles de trabajo Los papeles de trabajo se marcan con un número de índice de índice secundario y de índice cruzado, bien sea en el curso de la auditoria o a su término. Deben llevar todos un número de índice para que pueda hallarse con facilidad su relación con cualquier cuenta análisis o sección de la auditoria, o con cualquier relación o estado en cualquier tiempo durante o después de la auditoria sin pérdida de tiempo .existen diversos métodos satisfactorios para hacer índices. Se citan únicamente los suficientes para que pueda entenderse el sistema. Método I

Este método asigna un número a cada papel de trabajo principal y a cada relación principal. Las relaciones auxiliares llevan el número de la relación principal, seguido de un número secundario en secuencia. El método también es susceptible de ampliarse de forma indefinida. Método II

Este método se usa una letra del alfabeto para designar las relaciones principales. Seguida de números que indican las relaciones auxiliares, Si se agota el alfabeto con las relaciones principales, pueden utilizarse letras dobles.

Método III

La forma de hacer un índice siguiendo este método se basa en letras dobles para designar todas las relaciones no financieras. Las relaciones financieras y los datos que ala acompañan llevan un numero de índice (número de centenas) segundo de letras par los datos auxiliares. Método IV

Este método –y mucho puede decirse en su favor – comienzan simplemente con el número 1 y marca cada hoja siguiente en progresión consecutiva.

Archivo de papeles de trabajo Los sistemas de archivar los papeles de trabajo varían entre las firmas de auditores, pero normalmente, el archivo está dividido en: 1. 2.

Archivo permanente: se conserva por más de dos años los datos permanentes y los peles de trabajo. Archivo corriente: papeles de trabajo y datos de auditoria del año corriente y del anterior.

El objeto del archivo permanente es:  Proporcionar la historia financiera de la empresa.  Ofrecer una fuente de referencias de partidas continuas y recurrentes.  Reducir el trabajo anual de preparación de nuevos papeles de trabajo para partidas que no cambian.  Organizar datos especializados para auditorias futuras, para investigaciones de impuestos, para proyectos de cambios en la estructura de capital y para otros fines. El archivo permanente podrá contener lo siguiente: 1. Una hoja de informes similar a la que aparece en la página No. 60 2. Una copia de las cláusulas de constitución de la sociedad y su reglamento interno y una copia de las cláusulas que rigen una sociedad de personas. 3. Copias de escrituras de fideicomiso o prestamos 4. Una copia de las solicitudes de registro de las acciones si están registradas. 5. Extractos o copias de minutas importancias de las asambleas del consejo de directores y de los accionistas. 6. Copias de contratos planes d pensiones, convenios sindicales. 7. Muestras de títulos de acciones y bonos. 8. Copias de memorándum de contrato. 9. Una copia de la nomenclatura de cuentas 10. Una copia del manual de contabilidad del cliente o un memorándum sobre el sistema de operación.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Programas para auditorias para varios años Cuestionarios de control interno para varios años. Organigramas Personal y sus obligaciones, con índices relacionados con los incisos 9 y 12 Copias de las firmas autorizadas Copias de la declaraciones para impuestos Copias de los datos registrados con la comisión de la Bolsa y valores. Listas de las plantas, oficinas, tiendas. Relaciones de cuentas no circulantes, como por ejemplo, la relación de depredación acumulativa. Copias de los informes de auditoría. Copia de los registros en oficinas tributarias y de registros mercantil. Copia de convenios importantes con clientes o proveedores.

Archivo Corriente. El archivo corriente contiene los papeles de trabajo preparados en le curso de la última auditoria y todos los papeles, datos y correspondencia archivados durante las fechas comprendidas entre el ultimo y el presente periodo contable. Además, incluye los papeles de trabajo de la auditoria actual. Un juego completo de papeles de trabajo y otros afines de una auditoria podrá estar compuesto generalmente de lo siguiente. 1. Memorándum contractual del contrato presente y del próximo. 2. El cuestionario de control interno y el programa de auditoria, del año corriente. 3. Correspondencia 4. Copias de minutas, contratos de arrendamientos, contratos, cambios en las cláusulas de la escritura de la constitución de la sociedad, cambios en el reglamento interno 5. Minutas de reuniones 6. Informe de auditoría, original escrito a máquina y copia de manuscrita. 7. Estados financieros y declaraciones para impuestos. 8. La hoja de trabajo de balance de comprobación 9. Asientos de ajustes en el diario 10. Asientos de cierre y de contrapartida 11. Relaciones principales 12. Relaciones auxiliares, siguiendo las relaciones principales. 13. Informes de tiempo y gastos.

Normalmente cada año, y de acuerdo con los métodos adoptados por la firma de auditores, el material en el archivo corriente se transfiere al archivo permanente. Modelos de índice de un archivo permanente Para un cliente habitual

1. Consérvense permanentemente a. Una copia a máquina de cada informe de auditoría, incluyendo estados financieros b. Los papeles de trabajo permanente necesarios para reconstruir los estados financieros c. Resúmenes del activo fijo existente y tolerancia relacionadas, análisis de superávit y detalles de las cuentas de capital y sus cambios. d. El cuestionario de control interno y programa de auditoria puesto al día. e. Declaraciones de impuestos y datos justificantes de importancia (actualmente, numerosas firmas destruyen todo el material excepto la declaración para la fijación de impuestos, después de la SAT lo ha examinado y aprobado definitivamente). f. Datos registrados en la bolsa de valores, si fuera el caso. g. Correspondencia de índole permanente y la relacionada con asuntos fiscales y con los principios y procedimientos contables. h. Contratos en vigencia escrituras del fideicomiso. i. Listas al día de personal clave y sus obligaciones. j. El manual contable. k. Listado de cuentas activas, listado de la planta, organigramas actualizados y otros. l. Cláusulas de constitución de la sociedad y sus enmiendas. m. Muestras de títulos de acciones y bonos de interés fijo. 2. Consérvense diez años Relaciones detalladas del activo fijo. Relaciones detalladas de análisis de cuentas de pérdidas y ganancias. Contratos y escrituras de fideicomisos vencidas. Informes preparados por contadores o corresponsales afiliados que pueden duplicarse. e. Extractos de minutas. a. b. c. d.

3. Consérvense cinco años a. Minutas de relaciones b. Memorándum contractuales, informes de tiempo y gastos. c. Estados bancarios de conciliación y las respuestas correspondientes de ratificación. d. Balances de comprobación de valores a cobrar y a pagar. e. Contestaciones de ratificación de las cuentas de valores a cobrar y a pagar f. Análisis de gastos pagados por anticipado g. Datos de inventario 4. Consérvense dos años

a. Correspondencia habitual b. Copias extras de informes mecanografiados c. Borradores de informes

.IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU

ELEMENTOS (Humano, Equipo y Sistemas Contables) CONTROL INTERNO El Comité sobre Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados ha definido el control Interno de la siguiente manera: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinados adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia. Ejemplo, no existiría un control interno apropiado si solo una persona realizara las siguientes actividades 1. Contar el dinero en efectivo de las ventas, 2. Depositario en el banco, y 3. Registrar las partidas de las sumas recibidas en la contabilidad. Cuando un solo individuo está encargado de todas estas operaciones se le coloca en una situación que puede inducirlo al robo, registrando en la contabilidad u depositando en el banco una cantidad menor que el total recibido. El control interno existe en todos los niveles de autoridad y no está centralizado en ningún punto determinado, pero en este caso, el interés principal radica en el control financiero y contable y la comprobación de las operaciones financieras y contables. Los objetivos del control contable interno son: 1. Salvaguardar y conservar el activo, 2. Proteger contra desembolsos injustificados y 3. Garantizar que no puedan incurrirse obligaciones sin autorización. Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, del Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados, afirman:

La operación efectiva y adecuada del control interno depende de: 1. El establecimiento de rendición de cuentas. 2. Métodos bien planeados de teneduría de libros y de contabilidad, y una supervisión adecuada en este sector. 3. La segregación de obligaciones en el manejo y cuidado de los expedientes financieros y en el acceso a los datos o transacciones originales correspondientes a estos documentos financieros. Al control interno podría llamársele clasificación integral de trabajo y datos. La subdivisión del trabajo está planeada de tal manera que ninguna persona individualmente tiene control completo sobre una transacción en todas sus fases, por ejemplo: ninguna persona aisladamente tiene completo control sobre las entradas de caja, los desembolsos en efectivo, la nómina, los gastos o las ventas. Diferentes personas obtienen los mismos resultados, probando en esta forma la exactitud de la contabilidad y ayudando a evitar fraudes y errores. Ejemplo: una persona podría contar el dinero de las cajas registradoras mientras q otra independientemente suma las facturas de venta o revisa las cintas de las cajas registradoras donde están anotadas las cifras del movimiento y una tercera contabiliza el efectivo.

FUNCION DE LA GERENCIA Debido a que las organizaciones comerciales han crecido en tamaño material, las operaciones han aumentado en complejidad y las transacciones se han multiplicado. Se ha hecho imperativo que la gerencia tenga oportunamente a su disposición datos verídicos basados en los objetivos de conservación del activo, eliminación de errores y determinación de ingresos.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO Los procedimientos de comprobación y control interno varían en cada compañía. Sin embargo, los principios básicos del control interno pueden exponerse en la siguiente forma: 1. Debe fijarse la responsabilidad. Si no existe una delimitación exacta de esta, el control será ineficiente. 2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un puesto en que tenga el control de la contabilidad y al mismo tiempo, control de las operaciones que originan partidas en la contabilidad.

Ejemplo, el contador que lleva el mayor general no debe tener acceso a la caja o al registro de ventas al contado. 3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se llevan en forma exacta. Ejemplo, las ventas diarias deben totalizarse y comprobarse con la suma de las etiquetas de la mercadería entregada, en caso de que se use un sistema de inventario de ventas al menudeo. 4. Ninguna persona debe tener completamente a su cargo una transacción comercial. Cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, puede cometer errores, pero es probable que un error se descubra si el manejo de unja transacción está dividido entre dos o más personas. 5. Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal. Un entrenamiento cuidadoso da por resultado mejor rendimiento, costos reducidos y empleados más atentos y activos. 6. Si es posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo. Debe imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza. L a rotación reduce las oportunidades de cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por resultado nuevas ideas para la organización. 7. Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan los errores. 8. Los empleados deben de tener pólizas de fianza de fidelidad. La fianza protege a la empresa y actúa como disuasivo psicológico en el caso de un empleado en tentación. 9. No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad por partida doble. Este Sistema no sustituye al control interno, pues los errores también se cometen en la contabilidad por partida doble, y el sistema por sí solo no probara una omisión, un asiento equivocado, o ya falta de honradez. 10. Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible. Estas cuentas prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas y los empleados segregados en diferentes ocupaciones. 11. Debe hacerse uno de equipo mecánico, siempre que esto sea factible.

CONFIANZA EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Una norma reconocida de auditoria concede confianza al sistema de control interno como guía indicadora de la cantidad necesaria de comprobación detallada. No es posible examinar todas las transacciones aun cuando se trate de una auditoria de mediano tamaño.

En consecuencia, el auditor examina los procedimientos empleados y los datos que presenta el cliente, para juzgar la exactitud de las manifestaciones del cliente y determinar el grado de detalle que habrá de usar en el examen. El subcomité sobre Auditorias y Procedimientos de Auditoria de la Bolsa de Valores de Nueva York reconoce también la dependencia del contador profesional hacia el sistema de control interno.

REVISION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR EL AUDITOR El propósito de la revisión del sistema de control interno por el audito, puede expresarse en los siguientes párrafos: 1. Para determinar si el sistema es suficiente como una de las bases para expresar el dictamen sobre los Estados Financieros. 2. Para servir como base de prueba de la ineficiencia o solidez de las operaciones internas. 3. Para servir como guía de la cantidad de trabajo de detalle necesario en la práctica de una auditoria.

CONTROL INTERNO EN UNA ORGANIZACIÓN PEQUEÑA Con objeto de lograr un control interno razonable en las circunstancias descritas, las obligaciones del propietario exclusivamente -suponiendo que carezca de conocimientos contables- podrán exponerse en la siguiente forma:

1. COMPRAS A. Llevar una lista de todas las órdenes de compra colocadas. B. Cuando se reciben las a mercaderías y facturas correspondientes a cada orden de compra, anotar su recepción en la lista de órdenes de compra. 2.

VENTAS A. Conservar cerradas con llave todas las cajas registradoras. B. Cambiar el mismo las cintas de las máquinas registradoras. C. Cotejar las cuentas de la maquina sumadora donde se hayan sumado las ventas, contra: 1. Las boletas, 2. Con él debe de la cuenta de Caja del día, y 3. Con los depósitos hechos en el banco.

D. Llevar un registro de todas las boletas numeradas de ventas.

3. NOMINA A. Examinar la lista de nómina, revisando los nombres de los empleados y las cantidades pagadas a cada uno. B. Sumar la nomina

4. RECIBOS DE EFECTIVO A. Reconciliar el efectivo en caja con las boletas de ventas o con las cintas de las máquinas registradoras. B. Abrir toda la correspondencia. C. Hacer una lista de todas las remisiones y conservar una copia de la lista. D. Depositar diariamente todo el efectivo en el banco. E. Cotejar el depósito bancario el deber de la cuenta de recibos en efectivo.