• Author / Uploaded
• Cruz Jorge

Citation preview

Centro de Estudios Tecnológico Industrial y del Servicio N.118 “Carmen Serdán”

Informe Final de Servicio Social PEREZ GONZALEZ KENYA GUADALUPE

Grado: 6

Grupo: A4

Especialidad: Contabilidad

Director: Martin de Jesús Mancilla Sánchez Asesora de Servicio Social: Wendy Janeth González Centro Sociocultural de Xalpa, Huehuetoca, Estado de Mexico Inicio: 1 de Septiembre de 2017- Finalización: 1 de Marzo de 2018

Ciclo Escolar 2017-2018

INTRODUCCIÓN

En este informe plasmare las actividades que desarrolle durante mi estancia en el Servicio Social que tuvo una duración de 6 meses, en la cual labore durante 480 horas en el área de Archivo Municipal en el Municipio de Huehuetoca, Estado de Mexico, donde realice el acomodo de documentos oficiales, para un mayor control y organización de los mismos, una facilitación en la búsqueda y detección de dichos documentos

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

El gobierno tiene que llevar un registro preciso de lo que acontece durante su mandato, en esta área se lleva el recuento de varios documentos oficiales ya fueran Actas de nacimiento, Contratos de compra-venta, Rectificaciones, Agua potable, Testamentos, etc. Que pueden llegar a servir como comprobante o documento legal para poder avalar algo que se necesite, las personas pueden ir a solicitar informes siempre y cuando sean los titulares o los representantes legales, pero para poder hacer la solicitud como requisito se les pide una carta para realizar el pedido de documento. Si todo se encuentra en orden y después de haber realizado la búsqueda de dicho documento se le hará una copia y se le entregara a la persona y el original se quedara en archivo resguardado, se tendrán que registrar al haber recibido el documento para posibles aclaraciones o reclamos. Al iniciar mi servicio una de las primeras tareas que me fueron asignadas consistían en el acomodo de documentos de los ya antes mencionados, por fecha (año), los cuales comenzaban desde 1635 hasta 2016 en ese archivo, no importaba si en los meses no era consecutivo lo que realmente era de suma importancia era el año de registro, también tenía que comprobar que en las diversas carpetas no hubieran documentos de otros

1

años y si así fuera se tendría que buscar el año al cual pertenece ser anexado al mismo.

En estantes y en cajas donde iban

registradas

al

departamento que pertenecían o en este caso sin registro porque

eran

documentos

variados. Al finalizar con eso tuve que ordenar los estantes en los que se encontraban diferentes documentaciones divididas en secciones. Los expedientes debían estar integrados con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente. Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad de archivo o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año. La numeración o signatura las tenía que realizar aplicando las normas me especificaron al inicio. El principal objetivo consistió en una manera de ayuda para una mejor localización en la forma de los nombres de los productores de archivos y también describen todos aquellos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.

2



La primera contaba con 130 cajas en las cuales se había un contenido de 50 a 60 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 6 Actas de nacimiento. 

La segunda contaba con 160

cajas en las cuales había

un

contenido de 40 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 8 Contratos de compra-venta. 

La tercera contaba con 129 cajas

en las cuales había un contenido de 70 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 5 Actas de Defunción. 

La cuarta contaba con 124 cajas en las cuales había un contenido de 55 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 20 Rectificaciones.



La quinta contaba con 113 cajas en las cuales había un contenido de 62 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 15 Actas de Matrimonio.

Se tuvo que realizar la reorganización en estas secciones para un mejor localizamiento, ya que algunos de ellos estaban fuera de lugar o se encontraban extraviados y teníamos que realizar la búsqueda hasta dar con dicho documento. Si algún documento por alguna cuestión no llegaba a aparecer se enviaba la búsqueda al archivo que se encuentra en la Cabecera Municipal y si no hubiera algún resultado favorable, sé tiene que mandar el reporte a Administración y allí se tomaría la decisión de lo que se haría al respecto. Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura,

3

el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental. La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices). Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indizando la documentación, utilizando los caracteres de las normas. Cuando llegaba a haber juntas ya sea en el lugar donde daba mi servicio o si nos teníamos que trasladar, cuando os tocaba a nosotros hacer las reuniones teníamos que hacer memorándums que serían enviados a los diferentes departamentos para que pudieran asistir a la junta en estos casos las funciones que yo llegue a desempeñar fueron las siguientes: 

Tomar la asistencia de todos los funcionarios que consistía en

colocarme en la entrada

y solicitarles su nombre, carga que

desempeñaban, área de la que venían, correo y firma. 

Tomar fotos del desenlace de la junta para así poder tener

evidencias para realizar el informe que sería enviado a presidencia para dar fe de que la junta fue realizada de acuerdo con lo establecido. 

Repartir las hojas que contenía información de acuerdo al tema que

estaba siendo abordado en la junta. 

Tomar nota de los puntos importantes y de las participaciones que

se realizaban por parte de las diferentes áreas allí reunidas.

En una de las juntas que se realizaron por parte del Archivo Municipal área en la que estaba desempeñando mi servicio, trato de como los departamentos tenían que realizar la ficha para poder pedir algún

4

documento ya fuera personal o solicitado para la resolución de un problema por parte de su área de trabajo. Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, el personal que labora en la Dirección, los documentos no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo. Muchas personas a pesar de saber hacer esa ficha cuando iban a solicitar algún documento no la llevaban y eso a veces asía que se retrasara la salida del documento y en algunas ocasiones provocaba problemas por que llegaba a ser urgente, pero no se podía autorizar la salida del documento si no cumplía con el requisito que se solicitaba. Una vez llenada la ficha se podía permitir la salida del documento pero únicamente la copia, sin importar que el solicitante perteneciera al establecimiento o fuera algún Servidor Público.

Así mismo, en el archivo se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización y de la búsqueda de información que tiene que ser de manera eficaz y rápida para un mayor control de fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica. Lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial. Las unidades de información dentro del archivo , deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye

(clasificación

–

ordenación

–

descripción

--

selección),

diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección

5

por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la organización y así poder facilitar su trabajo con una búsqueda inmediata gracias a la organización que se fue realizando en el acomodo que hice de los archivos.

Los elementos se agrupan en seis áreas de información: 1.

Área de identificación: información esencial para identificar la

unidad de descripción. 2.

Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la

unidad de descripción 3.

Área de contenido y estructura: información sobre el tema

principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción 4.

Área de acceso y utilización: información acerca de la

disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas) 5.

Área de documentación asociada: información acerca de los

documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía) 6.

Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir

en otras áreas Algunas funciones que estamos obligados a cumplir en el Archivo y me enseñaron con el transcurso del tiempo fue: 

Control de Ingreso de la Documentación.



Organización de los documentos (clasificar, ordenar,



Descripción (Inventarios, e Indización).



Aplicación

de

Normas

Archivística 

Gestión Documental

6

Internacionales

de

describir).

Descripción



Creación de un Sistema de Información para el control,

localización y Digitalización de la Información Estratégica 

Conservación.



Servicio y Control de Préstamo de los Archivos



Selección, Traslado de Documentación.

Esta era como reglas que me ayudaron a guiarme y realizar un mejor trabajo y poder tener una mejor organización a la hora del acomodo de documentos

También tuve que realizar la búsqueda de algunos documentos para su eliminación ya que algunos solo pueden llegar a tener la antigüedad de 10 años, pero la mayoría se quedan resguardados en el archivo. Otro motivo por el cual los llegamos a eliminar son los siguientes: 

Que el índice de la búsqueda del documento sea mínima.



Que existan razones de peso para que el archivo del Gestión

del Despacho lo conserve por un plazo determinado, evaluando su valor administrativo, legal y científico-cultural. 

Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan

duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón.

Se tiene que procurar

que el archivo siempre conserve

material original o copias al carbón. 

Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en

su conservación para evitar su pronto deterioro. 

Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista

seguridad absoluta de que los documentos son idénticos. 

Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse

para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca,

7

separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía. 

Tenía que

verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza

documental en sus diferentes etapas. 

Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de

remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión. 

Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de

Correspondencia. Al finalizar la búsqueda de dichos documentos los tuve que enlistar y después tenían que ser pasados a electrónico para resguardar esa información para futuras aclaraciones.

Así todo se llevaba con más orden sin tener que perder el tiempo en documentos que posiblemente ya no estuvieran en existencia y tuvo que realizar un listado de lo realizado para seguir llevando un control a pesar de que ya no estuvieran en existencia. Hubo una sección en la cual tuvimos que centrarnos en las últimas fechas porque necesitaba una mayor organización ya que en presidencia estaban haciendo la solicitud de esta. También

hubo

una

sección

indeterminada en la cual tuve que organizar los documentos sin importar si eran variados, lo único que tenia que revisar era que estuvieran en la fecha correcta y después proseguí a meterlas dentro de las cajas sin exceder el número de carpetas en ellas el cual era un mínimo de 20 y un máximo de 30, iban desde el año 1712 hasta el 2012, en el cual el año 2007 tuvo mayor cantidad de cajas a su registro.

8

Sindicatura en la cual están los contratos de Compra-Venta, tenía una desorganización que ocasiono el retardo de varios pedidos en la presidencia, así, que tuve que revisar las cajas que allí se encontraban las carpetas revisar los documentos que allí se encontraban y ver si todos pertenecían allí y tenían la fecha indicada. En las primeras 6 cajas la mayoría estaba en orden solo se llegaron a extraer de 2 o 3 contratos de Compra-Venta, después de la caja 7 hasta la 20 se llegaron a extraer mayor cantidad de contratos, pues llegaban a ser toda una caja completa, la mayoría de lo que no iba en esa sección eran Rectificaciones o Actas de Nacimiento. A partir de la 21 muchas de las cajas quedaron vacías ya que en algunas se llegó a extraer todo porque no pertenecían a esa sección o eran de años más adelante, algunas cajas solo llegaban a traer hasta 5 carpetas ya que tenían un volumen considerable y en algunas ocasiones se tuvieron que realizar una verificaciones a fondo de esas carpetas porque podían estar combinadas con otro documento a pesar de que fuera el año correcto o del mismo Titular. Pero también tuvimos que reducir el tamaño de las carpetas para poder tener una mejor extracción de las mismas y por lo cual ayudaría a tener un mejor mantenimiento de los documentos. De la caja 39 hasta la 72 hubo más tardanza en su revisión ya que algunos de los documentos no se encontraban en ese archivo, si no en el Archivo Municipal y se tenía que pedir su traslado por medio de un oficio y ser firmado por el Coordinador de Archivo. Una vez que esos documentos se encontraban en el lugar donde estaba su registro se incorporaban a las carpetas y se hacia un nuevo registro de su anexo. De la caja 73 hasta la 100 las carpetas fueron un poco más fáciles de manejar ya que solo se tuvieron que extraer 1 a 2 contratos por caja, en los cuales el orden era más preciso.

9

La caja 101 y hasta la última que era en la 117 quedaron basáis por la extracción de varias carpetas ya fuera porque no pertenecían allí o eran de gran volumen y tuvieron que ser reducidas o en todo caso extraídas de manera definitiva para un reacomodo en otra área. Algunas carpetas a pesar de que contenían contratos de CompraVenta con la fecha exacta, tenían que ser removidos por que venían en compañía de documentos variados y que no pertenecían a esa sección. Una vez finalizada la búsqueda, reorganización y extracción, se llevó a cabo el registro final para poder tener un control verídico de esos documentos sin errores y para una mejor localización de los mismos. RESULTADOS Pude tomar un mayor conocimiento de cómo se organizan los distintos documentos a cargo de una Institución, como se tiene que llevar el control y manejo de los ya mencionados. Pude obtener mayor habilidad en el acomodo y organización de los documentos para una búsqueda más eficiente y rápida. También entendí que para la organización de esto hay que tener una gran disponibilidad y confidencialidad a la hora de su manejo para poder evitar cualquier percance. CONCLUSIONES La organización de los documentos Oficiales que llegan a tener estas Instituciones tiene que llevar un control riguroso para su manejo y difusión, tiene que ser de manera discreta en la cual el trabajo realizado ayude a una buena localización y por ende estos documentos puedan mantenerse en buena condición para futuros usos en los que puedan llegar a ser requeridos.

10

11