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• Yeiser Rodriguez

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INDICE INDICE...................................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN......................................................................................................3 LOS NUEVOS PARADIGMAS DE COSTOS.............................................................4 MÉTODO DE COSTEO ABC....................................................................................5 NUEVAS REGLAS PARA EL CÁLCULO DE LOS COSTOS.....................................6 ¿QUÉ DIO LUGAR AL SISTEMA ABC?....................................................................7 PRINCIPIOS DEL MÉTODO ABC.............................................................................8 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DEL MÉTODO ABC.................................9 1. Ventajas del uso del método ABC..................................................................9 2. Desventajas del uso del método ABC............................................................9 3. Ejemplo comparativo.....................................................................................10 PASOS EN LA IMPLEMENTACION DE UN MÉTODO ABC......................................11 1. 2. 3. 4.

Análisis de los procesos de valor...................................................................11 Identificación de los centro de actividad........................................................11 Asociación de los recursos con los centros de Actividad...............................12 Selección de los Drivers o inductores de costo.............................................13

FASES PARA IMPLEMENTAR EL ABC.....................................................................14 ETAPAS DE SISTEMA DE COSTEO........................................................................15 1. INSTRUMENTACIÓN DEL ABC....................................................................15 2. ASIGANCIÓN DE LOS COSTOS..................................................................16 a. Etapas para la asignación..................................................................17 b. Factores de asignación......................................................................17 PRINCIPALES ELEMENTOS DEL MODELO ABC....................................................18 1. Esquema conceptual de un modelo ABC......................................................18 2. Esquema practico del modelo ABC...............................................................18 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................................20 MEDIDAS DE ACTIVIDAD........................................................................................21 1. Características de la medida de actividad.....................................................21 2. Medidas de actividad o inductores de costos................................................22

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

COSTEO DE PRODUCTOS POR ACTIVIDADES....................................................23 I. II.

Procedimiento de la primera etapa................................................................24 Procedimiento de la segunda etapa..............................................................28

DETERMINACIÓN DE ACTIVIDADES EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA....29 1. 2. 3. 4. 5.

Marketing y Ventas........................................................................................29 Producción y Control de la calidad................................................................30 Investigación y Desarrollo de ingeniería........................................................31 Finanzas y Administración.............................................................................32 Costeo basado en Actividades en manufactura.............................................34 a. Relación entre actividades.................................................................34

ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES............................................................................37 A. Entrevista......................................................................................................37 B. Grupo de trabajo............................................................................................37 C. Observaciones específicas............................................................................38 TECNOLOGÍA PARA EL ABC...................................................................................38 1. El desafío del ABC.........................................................................................38 2. Una ventaja competitiva................................................................................38 EJEMPLO DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES...........................................39 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES.......................................41 1. Identificación de Actividades..........................................................................41 2. Clasificación de Actividades..........................................................................42 VENTAJAS DE ABC SOBRE LOS SISTEMAS TRADICIONALES............................45 CASOS PRÁCTICOS RESUELTOS CON EL COSTEO ABC...................................47 1. Caso Nº01.....................................................................................................47 2. Caso Nº02.....................................................................................................54 CUADRO RESUMEN................................................................................................58 RECOMENDACIONES.............................................................................................60 CONCLUSIONES.....................................................................................................60 REFERENCIAS.........................................................................................................60

INTRODUCCIÓN

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La situación del comercio internacional nos brinda una oportunidad única para crecer y poder posesionar la industria en el Perú en el lugar más alto. Líneas de fomentos y apoyo a la exportación son sin duda los valores agregados que esperan los empresarios para poder entrar a competir con los diferentes mercados de la región, pues el TLC del Perú está aquí y es el momento de alistarnos para competir y crecer de manera sostenida. Pero para mantener un crecimiento sostenido debemos hacer las cosas con inteligencia, inteligencia en función de las necesidades del mercado, y el mercado nos va a pedir buenos productos a un precio muy diferentes. Y bajo esta premisa no nos queda más remedio que analizar muy bien nuestros procesos y administrar los costos. La Administración de los costos es la clave y mucho cuidado estamos hablando de administración de los costos, en estos negocios los costos están dispersos por todo el proceso productivo: en la mano de obra, en los consumos de materias primas y sus desperdicios, en el consumo de repuestos y material de empaque, en las depreciaciones, en los mantenimientos; en fin, están en el ambiente de la organización y son tan sensibles que lo que debemos es saber convivir con ellos en nuestro día a día, pues las decisiones no dan espera. ¡Sí es cierto! Debemos competir con Calidad, tiempos y bajos preciso, un reto interesante pues entonces vamos a Administrar Estratégicamente nuestros costos de operación. Y para esto utilizaremos la metodología de Costeo ABC, pues no sólo queremos saber cuánto nos costó producir sino también a cuánto ascendieron las utilidades y cada uno de los diferentes frentes de acción con que cuentan nuestras compañías. A continuación presentamos un informe que define y explica el sistema de costos basado en las actividades comparándolo son el sistema de costeo tradicional. Para su mejor entendimiento se muestran ejemplos y como también casos prácticos resueltos con en este métodos en las industrias.

LOS NUEVOS PARADIGMAS DE COSTOS:

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El sistema de Costeo Tradicional selecciona como bases fundamentales para el porrateo de los costos los volúmenes, horas máquina, horas hombre o unidades producidas, que son considerados en este método tradicional como la causa originaria de los costos que deben cargarse a los productos; pero estas bases no reflejan con precisión los recursos consumidos por los diferentes productos o procesos. La metodología de Costeo Basado en Actividades (ActivityBasedCosting) se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (producto, servicios, grupos de clientes y regiones, procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma se logra una mucho mayor precisión en la determinación de los costos y de la correlativa rentabilidad.

MÉTODO DE COSTEO ABC:

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El costeo ABC provee una metodología para rastrear los costos de los recursos a las actividades específicas, y por medio de éstas, costear procesos, productos, servicios, clientes, proveedores y canales de distribución, y así determinar su rentabilidad. En tal sentido ayuda a los ejecutivos a identificar los costos y resultados de las posibles alternativas de negocio, simulando cambios operativos para una eficaz toma de decisiones. El costeo ABC es una herramienta estratégica para la toma de decisiones porque permite a la empresa:   

Saber donde se gana o pierde dinero Comprende cómo el costo de los procesos impacta en las utilidades Conocer dónde, cómo y por qué los recursos no han sido bien utilizados

El proceso de asignación de costos a actividades y objetos de costos, se apoya en criterios llamados "drivers” o generadores de costos, que explican la relación de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son: 1. Los recursos: Elementos económicos usados o aplicados en la realización de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a través de conceptos de gastos y costos como sueldos, beneficios, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc. 2. Las actividades: Son las tareas que una organización realiza para producir, distribuir, comercializar, cobrar el precio pactado, etc., de un producto o servicio. Tienen las siguientes características:     

Suponen o dan lugar a un saber o hacer específico. Emplean una serie de recursos físicos, humanos, tecnológicos. Son tareas homogéneas desde el punto de vista de su comportamiento, costo y ejecución. Permiten tener un resultado (producto). Están enfocadas a satisfacer necesidades de un cliente específico que puede ser interno o externo.

Ejemplos de actividades comunes en una empresa:         3.

Puesta a punto de maquinaria. Inspección de calidad. Recepción de materiales. Movimiento de stock. Consumo de fuerza motriz. Horas máquina. Horas de computación. Cambios de ingeniería. Objetos del Costo: Es la razón para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, áreas geográficas, etc.

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4. Generadores o inductores de costos: Son los factores o criterios para asignar costos. Elegir un generador correcto, requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. 

Generadores de Recursos: son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades.



Generadores de Actividades: son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Se selecciona considerando cómo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cómo la relación se puede cuantificar. Como el número de la actividad mide los incrementos utilizados, el ABC permite captar mejor los factores económicos subyacentes a la operación de la empresa, lo que permite obtener costos de productos más exactos

NUEVAS REGLAS PARA EL CÁLCULO DE LOS COSTOS

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En una economía sometida a la globalización, el correcto cálculo de los costos, a los efectos de su control y posterior reducción, resulta fundamental a los efectos de poder competir eficazmente con los oferentes de otros lugares del planeta. Ello además es también fundamental a la hora generar estrategias válidas para el mercado interior. Ahora bien, ¿cuáles son estas reglas?:



Primero: superar las barreras organizacionales en cuanto a áreas o sectores, para dar preponderancia a los procesos.



Segundo: debe ayudar a detectar aquellas actividades y procesos no generadores de valor agregado para el cliente o la empresa, y por lo tanto ayuda a su eliminación.



Tercero: concentra su atención más en la eliminación de las actividades innecesarias, que en la reducción de los costos de las actividades.



Cuarto: permitir la fijación de precios competitivos para sus productos y/o servicios en el mercado.



Quinto: evitar que actividades superavitarias financien a otras de carácter deficitarias. Como bien afirman Eliseu y Pol Santandreu: “La empresa debe hacer aquello que la haga mejor que sus competidores”, y para ello es menester contar con un buen sistema para el cálculo de los costos

¿QUÉ DIO LUGAR AL SISTEMA ABC? Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que deberían hacer. Cabe identificar tres factores independientes pero simultáneos como las razones principales que justifican la necesidad y la práctica del ABC: 1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios del siglo veinte, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan sólo un 10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignación tenía sentido hace 90 años, pero no tiene validez dentro de la estructura de costos actual.

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2. El nivel de competencia que confronta la mayoría de las firmas ha aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rápidamente cambiante no es un cliché, es una realidad perturbadora para muchas firmas. Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situación competitiva. 3. El costo de la medición ha bajado a medida que mejora la tecnología de procesamiento de la información. Incluso hace veinte años, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de ABC habría sido prohibitivo. Hoy, sin embargo, estos sistemas de medición de actividades no sólo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organización. Por lo tanto, el ABC puede resultar sumamente valioso para una organización, porque proporciona información sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas. PRINCIPIOS DEL MÉTODO ABC Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodología en cuestión son:

1. 2.

Los productos no consumen costes sino actividades. Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costes son la expresión cuantificada de los recursos consumidos por las actividades.

De ello se deriva, en primer lugar, que la gestión de los costes se deberá centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la gestión óptima de las mismas generen la reducción de los costes que de ellas se derivan. En segundo lugar, debe establecerse una relación causa/efecto entre las actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde la imputación de mayores costes y viceversa. Por último, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignación de los costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo tanto, la imputación al producto o servicio será en función de las actividades que haya producido o consumido. El ABC concede la posibilidad de analizar la información no sobre los costes que se les ha imputado en función de un determinado criterio, sino para detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reducción e incluso de eliminación.

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VENTAJAS y DESVENTAJAS DEL USO DEL MÉTODO ABC  VENTAJAS DEL USO DEL MÉTODO ABC Podemos resumir las ventajas y beneficios de la aplicación del ABC en los siguientes puntos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Permite la investigación sobre las causas que originan las actividades y a su vez los costes. No plantea dificultades de implantación en cualquier tipo de organización. Es compatible con el método de Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el cálculo del coste total. Permite su adaptación tanto a los costes históricos como a los costes standard. Facilita la eliminación de aquellas actividades que no generan valor. Permite el cálculo “a priori” de actividades que se deseen incorporar, así como el impacto que las mismas producirían de llevarse a término. Facilita la toma de decisiones estratégicas, ya que pone de manifiesto el nivel real de competitividad de la empresa, así como las posibilidades de éxito o fracaso frente a la competencia.

En relación al punto 5º, cabe acotar que de múltiples empresas occidentales que auditan sus actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un 70 por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus clientes. Este dato refleja la importancia que tiene el análisis de las actividades y el valor agregado que las mismas generan.

 DESVENTAJAS DEL USO DEL MODELO ABC: 1. Centran exageradamente la atención en la administración y optimización de loscostos, descuidando la visión sistémica de la organización. 2. Requiere mayor esfuerzo y capacitación para lograr implementación adecuada. 3. La elección de los generadores es a criterio, se necesita mucha experiencia paradeterminarlos. 4. ABC es un sistema de costos históricos, la excesiva variabilidad de costos futuroscomplica administrarlo. 5. Consume gran parte de los recursos en las fases de diseño e implementación. 6. Aún siendo el costeo más preciso, nunca se logra obtener el costo exacto de losproductos pues existen efectos o gastos realizados a última hora que no puedendividirse adecuadamente

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 EJEMPLO: Supongamos que un cliente A pide 10 unidades de un producto que vale S/.10 y otro cliente B pide 100 unidades del mismo producto. El costo total de la ACTIVIDAD: “RECIBIR ÓRDENES” es de S/.400, el trabajo para la persona que recibe estas órdenes es EXACTAMENTE EL MISMO en ambos casos. El costeo tradicional NO toma en cuenta este hecho. El método ABC sí lo hace y el resultado de Costo/Unidad es muy DIFERENTE.

EL LENGUAJE ABC:El método ABC enlaza los costos a las actividades y reformula los costos de acuerdo a la manera como los recursos son consumidos por las actividades.

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PASOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC: 1. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE VALOR: Este paso inicial en la implementación del sistema de costos ABC se relaciona con el análisis de todas las actividades requeridas para producir un bien o un servicio para lo cual se deben identificar aquellas actividades que agregan valor o no lo agregan. Se entiende que una actividad agrega valor a un producto o servicio cuando su eliminación o la disminución de su frecuencia puede afectar negativamente la satisfacción de los consumidores (no supera las expectativas de los clientes). Se concluye entonces que las actividades relacionadas con el proceso productivo agregan valor al producto, mientras las actividades intermedias tales como: almacenamiento, inspección, movimiento de materiales, limpieza y preparación de maquinaria y equipo, traslado de producto terminados, esperas, almacenamiento de producto terminado, etc.; no agregan valor por tanto se debe tomar la decisión de eliminarlas o reducir su intensidad con el fin de obtener un flujo de producción mas eficiente, ahorros de tiempos y dinero que conllevan a la reducción de costos. 2 actividades se pueden llevar a cabo en este primer paso: 

Diseño del mapa de actividades o diagrama de flujo: consiste en identificar las diferentes actividades que integran las operaciones en una organización y específicamente, consiste en detallar cada paso en el proceso de manufactura desde que se reciben los materiales hasta que el producto es totalmente terminado y vendido, lo cual implica analizar todas las operaciones necesarias que se generan en la planta de producción y demás áreas para lograr la satisfacción del cliente. el flujograma deberá contener los diferentes pasos representados por círculos, triángulos o cuadros además del tiempo relacionado con cada actividad identificada.



Analizar si cada actividad identificada en el diagrama de flujo agrega valor o no: como se insinuó anteriormente, si la eliminación o reducción en la intensidad de la actividad afecta negativamente las expectativas de los clientes, entonces dicha actividad si agrega valor y no se podrá eliminar o reducir; pero si ocurre lo contrario se deberá eliminar o reducir tal actividad.

2. IDENTIFICACION DE LOS CENTROS DE ACTIVIDAD Los procedimientos que se deben adelantar con el fin de identificar las actividades en cada área funcional de la empresa son:   

Entrevistas con los responsables del área Cuestionarios detallados que deben responder los responsables de cada área Reportes de las actividades desarrolladas por los responsables de una área en un lapso de tiempo

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Posteriormente se deben reagrupar las actividades por grupos o tareas más significativas para racionalizar la información de gestión. El agrupar las actividades facilita el proceso de asignar sus costos a los productos ya que en la práctica sería demasiado dispendioso tratar cada actividad como un centro separado, por tanto; el criterio a utilizar entre otros sería el de identificar las actividades que están estrechamente relacionadas entre si y conformar con ellas un centro de actividad que será consumido en forma mas o menos igual por un determinado objeto de costo. Las actividades se pueden agrupar en cuatro niveles generales así: 

Actividades a nivel de unidades: se relacionan con el proceso productivo y se generan a partir de un volumen de producción que fluye a través de la planta de producción. Ejemplo: actividades relacionadas con la maquinaria y equipo y actividades relacionadas con la mano de obra. Estas actividades son identificables con el objeto de costo y se deben imputar a éstos con los drivers tradicionales (HMOD, Hmáq, Unidades, etc.)



Actividades a nivel de lote: surgen cada vez que un lote es procesado e incluyen tareas tales como: colocación de ordenes de producción, de compra, preparación de maquinaria y equipo, recepción, transporte y almacenamiento de materiales. la cantidad de centros de actividad a nivel de lote depende de la complejidad del proceso de manufactura. los costos para este nivel se asignan al lote y luego al objeto de costo.



Actividades a nivel de línea de producto: se generan cuando se requiere apoyar la fabricación de una línea de producto específica. Ejemplo: control de calidad, diseño, control de inventarios, ingeniería industrial, lista de materiales. para estas actividades se asigna el costo a la línea y luego al objeto de costo.



Actividades a nivel de planta o capacidad: se generan cuando se requiere apoyar el proceso general de manufactura. estas actividades se relacionan con la producción total y no con unidades o lotes específicos. incluyen costos talescomo: gerencia de planta, seguros, impuestos, depreciaciones, arrendamientos, servicios públicos, etc.

Una vez definidas las actividades significativas se debe obtener información precisa acerca de los consumos y equipos adscritos a cada actividad

3. ASOCIACION DE LOS RECURSOS CON LOS CENTROS DE ACTIVIDAD: Los recursos se traducen en costos que se deben asociar con los centros de actividad, para lo cual se deben distinguir dos tipos de costos: directos e indirectos. Recuérdese que los costos directos se identifican directamente con el centro de actividad. Ejemplo: Si el almacén de producto terminado es un centro de actividad, al el deben asociarse todos aquellos costos como: salarios, prestaciones, materiales indirectos, depreciaciones, seguros, etc. pero si los costos son indirectos a la actividad, es decir

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que son comunes a varias actividades; es necesario emplear un driver de recursos (inductor de costos) para ser asignados a ellas.

4. ASIGNACION DE LOS COSTOS DE ACTIVIDADES A LOS OBJETOS DE COSTO (SELECCIÓN DE LOS DRIVERS O INDUCTORES DE COSTO): Este paso se relaciona con la asignación de los costos desde los centros de actividad a los objetos de costo. Esto se logra mediante el uso de inductores o promotores de costo (driver de actividad), este es un factor que sirve para conducir a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad que este consume. Para seleccionar un driver debe tenerse en cuenta lo siguiente:  

Facilidad de obtener información relacionada con el inductor Debe existir una muy buena relación de causalidad entre el inductor y el consumo de éste por parte de cada objeto de costo.

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FASES PARA IMPLEMENTAR EL ABC El modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causen costos y que se relacionen a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor. Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultánea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se definen como “Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final”. En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuación se relacionan las más comunes:

Actividades         

Homologar productos Negociar precios Clasificar proveedores Recepcionar materiales Planificar la producción Expedir pedidos Facturar Cobrar Diseñar nuevos productos, etc.

Procesos      

Compras Ventas Finanzas Personal Planeación Investigación y desarrollo, etc.

Las actividades y los procesos para ser operativos desde el punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogéneos para medirlos en funciones operativas de los productos.

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ETAPAS DEL SISTEMA DE COSTEO ABC El sistema de costeo abc esta basado en dos etapas, la primera carga costos generales a pools de costos basados en la actividad y la segunda utiliza una serie de ratios basados en los cost drivers para asignar los costos de los pools a las líneas de productos. 1. INSTRUMENTACIÓN DEL ABC Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformación de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como así los productos y servicios consumen una actividad. En este modelo los costos afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y por otras son utilizadas para obtener los outputs. Como las actividades cuentan con una relación directa con los productos, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del costo de los factores en el costo de los productos y servicios. Después de realizar los anteriores pasos, se deben agrupar los costos de las actividades de acuerdo a su nivel de causalidad para la obtención de los productos y servicios en:

15      

SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC Actividades a nivel interno del producto (Unit level) Actividades relacionadas con los pedidos de producción (Batch -level) Actividades relacionadas con el mantenimiento del producto (Product level) Actividades relacionadas con el mantenimiento de la producción (Productsustaining) Actividades relacionadas con la investigación y desarrollo ( Facility-level) Actividades encaminadas al proceso continuo de apoyo al cliente (Customerslevel)

2. ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS La metodología del Costeo Basado en Actividades se considera que cada productoobjeto económico de la empresa, además de recibir todos aquellos costos directos operativos causados e identificados plenamente del mismo, debe absorber los costos y gastos causados por las áreas o procesos operativos y administrativos, denominados procesos de apoyo, por cuanto las actividades de estos constituyen una serie interrelacionada de tareas o labores que permiten convertir tales recursos básicos en resultados, con su aporte indirecto de beneficios a los productos finales. Es de tener en cuenta que cuando las actividades generadoras de costos se encuentran directamente correlacionadas con la elaboración de los productos o la generación de los servicios, debido a la interrelación entre las actividades subyacentes, el costo de éstas se puede tratar como si fuese un costo indirecto variable, esto es, asignarse a los bienes o servicios generados durante el periodo, de acuerdo al consumo directo del producto o servicio en la actividad generadora de costo, como seria el costo de la depreciación de la máquinaria. Bajo esta metodología también es conveniente considerar que si el sistema productivo elabora los productos o servicios mediante órdenes de trabajo, algunas actividades generadoras de costos se originan o causan en determinados momentos del proceso productivo, como sucede con los costos incurridos al iniciar un lote de producción, en donde se presentan algunas actividades plenamente identificadas con la orden, como son, la emisión de órdenes, la manipulación de material y el montaje de las máquinas, por lo que tales recursos se deben asignar directamente a los bienes producidos o servicios prestados como una mayor valor de la orden de trabajo. De esta manera el sistema de costeo basado en actividades clasifica inicialmente los diferentes conceptos de costos en actividades generadoras u operativas y administrativas o de apoyo, y luego mediante un procedimiento de redistribución, los costos y gastos incurridos en estos procesos, los de apoyo operativos y administrativos, se aplican a los productos o servicios de acuerdo con las necesidades o exigencias ocurridas durante el proceso productivo. Para efectuar la redistribución se requiere que aquellos costos y gastos de los procesos de apoyo o administrativos, no relacionados o identificados directamente con el producto o servicio, se asignen teniendo en cuenta un procedimiento que fije los valores sobre las actividades realizadas y no sobre el volumen de producción elaborado durante el periodo. Para dar cumplimiento a este procedimiento, la asignación se debe efectuar mediante dos etapas como son: Asignación o distribución directa de los costos y gastos, y Asignación o distribución de los costos y gastos de los procesos de apoyo en los productos finales.

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En un sistema de costeo ABC, se asigna primero el costo de las actividades y luego a los productos, llegando a una mayor precisión en la imputación.

A) ETAPAS PARA LA ASIGNACIÓN Primera Etapa: En esta etapa. Los costos se clasifican en un conjunto de costos generales o pool para los cuales las variaciones pueden explicarse mediante un solo cost- driver. Segunda Etapa: En esta etapa, el costo pro unidad de cada pool es asignado a los productos. Se hace utilizando el ratio de pool calculado en la primera etapa y la medida del montaje de recursos consumidos por cada producto. El calculado de los costos asignados por cada pool de costo a cada producto es: Costos generales aplicados= Ratios de pool * Unidades utilizadas de cost- driver El total de costos generales asignados de esta forma se divide por el número de unidades producidas. El resultado es el costo unitario de costos generales de producción. Añadiendo este costo al unitario por materiales y por mano de obra directa, se obtiene el costo unitario de producción B) FACTORES DE ASIGNACIÓN Los factores de asignación, están relacionados con las etapas frente a su diseño y operatividad de forma directa. Estos factores son la elección de pools de costos, la selección de medios de distribución de los costos generales a los pools de costos, y la elección de un cost- drivers para cada pool de costo. Estos factores representan el mecanismo básico de un sistema ABC.

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PRINCIPALES ELEMENTOS DEL MODELO ABC ESQUEMA CONCETUAL DEL MODELO ABC El modelo ABC utiliza un proceso en dos etapas para asignar costos a los objetos: 1. Los recursos son asignados a las actividades según su uso. 2. Los costos de las actividades son asignados a los productos o clientes.

ESQUEMA PRÁCTICO DEL MODELO ABC PASO 1: Listado de los recursos (Fabricante) Se obtiene el costo de los recursos de la empresa a partir de los datos de la contabilidad general. Posteriormente, se procede a la agrupación de aquellos conceptos de costo con comportamiento homogéneo, en bolsas de costo. PASO 2: Listado de los recursos (Distribuidor) Aplica el mismo procedimiento descrito para el fabricante en el paso 1. PASO 3: Factores de imputación de los recursos Dado que las actividades que realizan tanto el fabricante como el distribuidor consumen recursos de la empresa, es necesario identificar los factores que miden dicho empleo de recursos, para conocer el costo de las actividades. PASO 4: Cálculo del costo de las actividades/ sub-actividades (críticas) En primer lugar, hay que señalar aquellas actividades y sub-actividades críticas que son realizadas por la empresa.

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PASO 5: Cálculo del costo de las actividades/ sub-actividades (sobre utilización de recursos) A continuación, atendiendo a la utilización de cada recurso, se calcula qué parte de su costo se imputa a las distintas sub-actividades. PASO 6: Cálculo del costo total de las actividades/ sub-actividades El costo de cada sub-actividad se obtiene por la adición del costo de todos y cada uno de los recursos utilizados para llevarla a cabo. PASO 7: Identificación de generadores de costo El trasvase del costo de las actividades hasta los objetos de costo, se efectúa mediante el uso de los generadores de costo. Cuando dos o más actividades, o varias sub-actividades dentro de una misma actividad, poseen un mismo generador de costo, conviene agruparlas para simplificar el proceso de cálculo. PASO 8: Cálculo del costo de los productos (Fabricante) La forma de obtener el costo de los productos con el modelo ABC es por medio del conocimiento de las actividades que se precisan para su fabricación o distribución. PASO 9: Cálculo del costo de los productos (Distribuidor) La forma de obtener el costo de los productos con el modelo ABC a través del conocimiento de las actividades que se precisan para su obtención o distribución. PASO 10: Cálculo del costo de los productos El costo imputable a cada producto, resultará de la agregación del costo de las actividades necesarias para producirlo o distribuirlo, según consideremos la actividad de un fabricante o la de un distribuidor/ operador logística. PASO 11: Imputación de costos según la contabilidad tradicional La contabilidad tradicional tiene de imputar los costos en función de criterios más o menos arbitrarios, como por ejemplo el volumen de ventas, la distribución porcentual, etc. PASO 12: Análisis de rentabilidad comparado: ABC vs. Contabilidad Tradicional El análisis de rentabilidad de los productos considerando los costos proporcionados por un sistema ABC, arroja resultados muy diferentes a los que se obtienen utilizando los métodos tradicionales. Por ejemplo: el fabricante pierde mucho dinero con el producto y su producto más rentable es el , mientras que la contabilidad en toda la gama de productos, por consiguiente no se detectan los productos que son subsidiarios por otros y, las decisiones son equivocadas en función de la rentabilidad.

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IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para medir con ellos la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costos de lo outputs. Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podrá ofrecer a las directivas de la organización una visión de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fácil aplicar los inductores de eficiencia (perfomance drivers) que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuirá a completar la armonía de la combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o características de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades centrales y a reducir costos. Por último, es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparación de la estado real de la acción frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta.

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MEDIDAS DE ACTIVIDAD Una medida de actividad es una entrada, una salida o un atributo físico de una actividad. Por ejemplo, la entrada de la actividad de compra es una solicitud de compra y la salida es una orden de compra. El costo de la actividad de compra se puede expresar como un costo por solicitud de compra o por orden compra. Otras medidas de actividad incluyen: Tabla Medidas de Actividad ACTIVIDAD Cuentas por pagar cuentas a cobrar control de inventario Planificación y control de materiales compra Recepción y almacén de piezas Inspección de material entrante Control de calidad Evaluación de proveedores Certificación de proveedores 1)

MEDIDA DE ACTIVIDAD Facturas cheques Pedidos de clientes Número de clientes Cantidad de números de piezas Cantidad de números de piezas Cantidad de pedidos de compra cantidad de pedidos de compra Cantidad de inspecciones Cantidad de inspecciones cantidad de proveedores Cantidad de proveedores

CARACTERÍSTICAS DE LA MEDIDA DE ACTIVIDAD

La medida de actividad ideal es sencilla de comprender, fácil de medir, fácil de extraer de las fuentes de datos existentes, y es relacionada directamente a los factores de la actividad. Es importante que una medida de actividad esté disponible económica y prácticamente. 

Debe existir una relación directa entre los cambios en el volumen de medida de una actividad y los factores de producción. La distinción entre fijo y variable tiene importantes implicaciones que influyen en las medidas de actividad. Tal distinción ayuda a responder las siguientes cuestiones: ¿se produce una división de las medidas de actividad con la adopción de una medida determinada?, ¿se puede predecir esta división?, ¿alteran estos cambios fundamentales la definición de una actividad? .Dado que el volumen de actividad varía con los cambios en la organización, las operaciones, la tecnología y las ventas, los factores de producción también cambiarán en función de dichos factores. Los cambios en los recursos pueden producirse de manera escalonada dependiendo de la actitud de los factores para ser influidos a corto y largo plazo y de capacidad. Cuando los cambios afectan fundamentalmente a la forma en que se realizan las actividades debe reexaminarse la suficiencia en la medida de actividad.

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2)

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

Las medidas de la actividad se extienden más allá de las medidas de producción directas. Para algunas actividades, el número de horas de mano de obra directa continuará siendo una medida apropiada de la actividad. Sin embargo, existen muchas otras medidas de actividad distintas de las horas de mano obra en un departamento; por ejemplo, las horas máquina pueden ser relevantes para los departamentos altamente automatizados; el número de medidas físicas (tales como, libras, galones, metros cuadrados) de órdenes despachadas para el departamento de envíos; la cantidad de preparativos y de material desplazado para un departamento de mano de obra directa.



Mediante la determinación de la salida y de los usuarios de la información de la actividad, el director puede determinar si existen actividades específicas que se hallan sujetas u orientadas a prioridades de corto y/o largo plazo. Una definición precisa de las actividades actuales y de los resultados buscados es fundamental para la consecución de dichos resultados.



Conocer el costos por actividad ayuda en la planificación y en la elaboración del presupuesto. Cada unidad organizativa es analizada para determinar las actividades actuales y el costo por actividad. Esta información representa el nivel actual de servicio. El impacto en el presupuesto de los cambios en el nivel de servicio se identifica fácilmente. MEDIDA DE ACTIVIDAD O INDUCTORES DE COSTOS

Si bien la medida de actividad representa el factor por el cual los costos de un proceso dado varían más directamente, la medida de actividad no es el inductor de costo. El inductor de costo es el factor cuya ocurrencia origina un costo. La medida de actividad es una variable dependiente en el sentido de un análisis de regresión. Para ilustrar la diferencia, consideremos la actividad de inserción de componentes en placas electrónicas. A medida que el número de instalaciones (inserciones) incrementa o decrece los factores de producción (mano de obra, tecnología, etc.), debe ser ajustados simultáneamente. La medida de actividad, es por tanto, el número de inserciones viene determinada por factores tales como el diseño del producto y la tecnología disponible. Estos factores representan los inductores de costo. Los inductores de costo son, por tanto, las causas primeras del costo y deben ser eliminadas de la actividad analizada. En el ejemplo previo, el número de inserciones es un atributo físico de la actividad “inserción” y, como tal, concierta con la definición de una medida de actividad. Tal atributo es una buena medida de actividad porque se puede establecer una correlación directa entre el número de inserciones y los recursos requeridos para poyar la actividad. Por otra parte, una medida de actividad como el número de componentes está relacionada con un inductor de costo como es el diseño del producto. Sin embargo, dicha medida no está directamente correlacionada con la actividad de inserción y por tanto, no es una buena medida de actividad. El número de

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componentes es un excelente factor para gestionar la necesidad de inserciones, pero es una base matemática muy imprecisa para imputar el costo.

COSTEO DE PRODUCTOS POR ACTIVIDADES: DESCRIPCIÓN GENERAL Como se observa en la figura, un sistema de costos basado en actividades donde rastrea primero los costos a las actividades y después a los productos; por lo tanto, también es un procesos de dos etapas, pero en la primera, rastrea los costos indirectos a las actividades más que a una unidad de la organización, como la planta o los departamentos. En ambos tipos costeo, ya sea tradicional o de actividades, la segunda etapa consiste en distribuir costos al producto; sin embargo, un sistema ABC destaca la atribución directa y el rastreo de bases (aprovechando la relación causaefecto), en tanto el sistema tradicional tiende a ser intensivo en distribución (ajeno a las relaciones causa-efecto); así pues, la principal diferencia en el cálculo con los dos métodos se encuentra en la naturaleza y número de bases de costos utilizadas. El costeo basado en actividades usa ambas bases, unitaria y no unitaria. En términos prácticos, éstas deben explicar un alto porcentaje de la variabilidad del costo de las actividades y reflejar una relación de causa y efecto. Este criterio puede sujetarse a prueba preparando fórmulas de costo para cada actividad y aplicando las bases de actividad con alto índice de confiabilidad, de acuerdo con el método de mínimos cuadrados. Por lo general, el número de bases es mayor que el número de bases unitarias que suelen usarse en un sistema tradicional. Como resultado, el método ABC da mayor exactitud en el costeo de productos. Desde la perspectiva de la administración, un sistema ABC ofrece más que una simple información exacta del costo de los productos; proporciona información acerca del costo y desempeño de actividades y recursos, y puede rastrear costos con exactitud a los objetivos diferentes o productos, como clientes y canales de distribución; por ejemplo, conocer el costo de las actividades, la importancia que tiene para la organización y con qué eficiencia se realizan, permite que los administradores se concentren en las actividades que pudieran ofrecer oportunidades para ahorros en costo; es decir, que puedan simplificar, desarrollar con mayor eficiencia, eliminarse y así sucesivamente.

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Figura: Costeo basado en actividades: Distribución de costos en 2 etapas

La capacidad de un sistema ABC de proporcionar elementos estratégicos de juicio y para el mejoramiento de procesos, es de suma importancia y debe considerarse desde el punto de vista contable. I.

PROCEDIMIENTO DE LA PRIMERA ETAPA

En la primera fase del costeo de actividades, se identifican las actividades, se asocian los costos con las actividades individuales y las actividades y sus costos asociados se dividen en conjuntos homogéneos. Recuérdese que una actividad es trabajo que se desarrolla dentro de una organización; así pues, la identificación de actividades requiere un listado de todos los diferentes tipos de trabajo, como manejo de materiales, inspecciones, ingeniería de procesos y mejoramiento de productos. Una empresa puede tener cientos de actividades diferentes. Una vez que se define una actividad, se determina el costo de desarrollarla. En este punto la empresa podría determinar la base de actividad asociada con cada actividad y calcular las tasas de costos indirectos por actividad individual. En un ambiente promedio, esto podría significar literalmente producir cientos de tasas de costos indirectos, método bastante complicado de distribuir costos indirectos a los productos. Con el objeto de reducir el número de tasas de costos indirectos requeridas y para hacer más eficiente el proceso, las actividades se agrupan en conjuntos homogéneos basados en características similares: 1) Lógicamente relacionadas; y, 2) Poseen las mismas proporciones de consumo para todos los productos. Los costos se asocian con cada conjunto homogéneo al sumar los costos de las actividades que las conforman. La agrupación de costos indirectos asociados con cada conjunto de actividades se llama grupo de costos homogéneos. Como las actividades dentro de un grupo de

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costos homogéneos tienen las mismas proporciones de consumo, una sola base de actividad puede dar las variaciones de costo del grupo. Una vez que se define el grupo, se calcula el costo por unidad de la base de actividad dividendo el costo del grupo entre la capacidad práctica de la base. Este costo recibe el nombre de tasa de grupo. Su cálculo completa la primera etapa, de manera que en ella se producen cinco resultados: 1) 2) 3) 4)

Identificación de actividades; Distribución de costos de actividades; Agrupación de actividades relacionadas para formar conjuntos homogéneos; Suma de los costos de las actividades agrupadas para definir los grupos de costos homogéneos; y, 5) Cálculo de las tasas del grupo (de costos indirectos) Para ilustrar este proceso, considérese el ejemplo de Acuario S. A. Un ejemplo ilustrativo de la falla de las tasas de costos indirectos con base unitaria. Para aclarar cómo pueden distorsionar las tasas de costos, indirectos con base unitaria a los costos de productos, supóngase que Acuario S. A., tiene una planta que fabrica dos productos: tarjetas de cumpleaños con perfume y sin perfume. Las primeras emiten una fragancia cuando se abren. Hay dos departamentos de producción, corte e impresión. Corte da forma a las tarjetas e impresión se encarga del diseño, texto e inserción de la fragancia. Los datos de costeo esperado del producto están en la tabla 1.1. Las unidades son cajas con una docena de tarjetas. Como la producción de tarjetas normales es 10 veces mayor, se puede decir que son un producto de alto volumen y que las aromatizadas son un producto de bajo volumen. La producción es en lotes. Para mayor simplicidad se supone que los cuatro departamentos de soporte sólo desarrollan cuatro tipos de actividades indirectas: preparación del equipo de producción para cada lote, mover el lote, proporcionar electricidad e inspección. Toda caja de 12 piezas se inspecciona después de las operaciones de cada departamento. Luego del corte, las tarjetas se revisan individualmente para comprobar que tengan la forma correcta. Después de imprimirlas, las cajas de tarjetas se inspeccionan una por una con objeto de asegurarse que el texto esté correcto. Los costos indirectos se distribuyen a los dos departamentos de producción según el métodos directo. Ahora supóngase que el cuarto departamento de servicio no interacciona con los otros. Los costos de montaje se basan en el número de corridas de producción realizadas y entregadas a cada departamento. En virtud de que el número es idéntico, cada uno de los departamentos recibe 50% del total de los costos de montaje. En cuanto el costos de manejo de materiales, se distribuye a las horas máquinas usadas por departamento, y los costos de inspección, en función de las horas directas utilizadas ( la experiencia indica casi una perfecta correlación entre horas de inspección y horas mano de obra directa).

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Tabla 1.1. Base para el costeo de productos tarjetas Tarjetas total perfumadas normales Unidades producidas por año 10,000 100,000 Costos primos S/. 78,000 S/. 738,000 S/. 816,000 Horas de mano de obra directa (MDO) 10,000 90,000 100,000 Horas máquina 5,000 45,000 50,000 Corridas de producción 20 10 30 Número de movimientos 60 30 90 Datos departamentales Departament Departament o o total de corte de impresión Horas MDO: tarjetas perfumadas 3,000 7,000 10,000 tarjetas normales 77,000 13,000 90,000 Total 80,000 20,000 100,000 Horas máquina: Tarjetas perfumadas 1,000 4,000 5,000 Tarjetas normales 9,000 36,000 45,000 Total 10,000 400,000 50,000 Corte Costos indirectos: Montajes Manejo de materiales Energía Inspección Total

S/. 60,000 30,000 10,000 8,000 S/. 108,000

Impresión

Total

S/. 60,000 S/. 120,000 30,000 60,000 90,000 100,000 72,000 80,000 S/. 252,000 S/. 360,000

Se ha identificado cuatro actividades de costos indirectos: montaje, manejo de materiales, electricidad e inspección. Se distribuyen y describen los costos de las actividades individuales en la tabla 1.2.También existe una relación lógica, Cada vez que se fabrica un lote de productos, se realizan las actividades de montaje y de manejo de materiales, de tal suerte que estas actividades están lógicamente relacionadas por la actividad de nivel más general de la producción de lotes, de manera parecida, las actividades de inspección y de electricidad tiene lugar cada vez que se fabrica una unidad de producto (recuérdese que se inspecciona cada unidad). Así que ambas están lógicamente relacionadas con la actividad más general de fabricar una unidad de producto. Además, como explica latabla 1.2., se sabe que tanto los agrupamientos de actividades de montaje y manejo de materiales como los de actividades de suministro de electricidad y de inspección, tiene la misma proporción de consumo para ambos productos. Así pues, es posible reducir las cuatro actividades a dos conjuntos de actividades, que ahora pueden servir para formar grupos de costos homogéneos. Llámese grupo de nivel de lote al conjunto con grupos de costo homogéneo de montaje y manejo de materiales, y grupo de nivel de unidad al

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conjunto con los costos de electricidad e inspección. El costo total asociado con cada grupo es la suma de las actividades relacionadas con ellos. Con la información de la tabla 1.1., se dan a continuación los costos de grupo: Grupo de nivel de lote Montaje Manejo de materiales

Grupo de nivel de unidad S/. 120,000 Electricidad S/. 100,000 60,000 Inspección 80,000 S/. 180,000 S/. 1,800,000

Ahora que se han identificado los grupos de costos homogéneos y determinado sus costos, es posible distribuir los costos de grupo a cada producto. Para esto, debe calcularse una tasa de grupo basada en las bases de actividades. En el caso del grupo de nivel de lote, la cantidad de corridas de producción o de movimiento podría ser la base de actividad. Dado que las dos bases de actividad comparten las mismas proporciones de consumo, cualquier base, cantidad de montajes o de movimientos, distribuirá la misma cantidad de costos indirectos a ambos productos. Para el grupo nivel de unidad (electricidad e inspección), podrían seleccionarse como base de actividades las horas máquina o las horas de mano de obra directa. Supóngase, para propósitos de la aclaración, que el número de corridas de producción y las horas de máquina son la base de actividad que se ha escogido: Con los datos de la tabla 1.1.Se ilustran los resultados de la primera etapa en la tabla 1.2. Tabla 10. Procedimiento de la primera etapa: Costeo basado en actividades Grupo a nivel de lote: Costos de montaje Costos de manejo de materiales Total de costos Corridas de producción Tasa de grupo (costos por corrida) Grupo a nivel unitario: Costos de energía Utilidades marginales para la mano de obra directa Costos totales Horas máquina Tasa de grupo (costos por hora máquina)

II.

PROCEDIMIENTO DE LA SEGUNDA ETAPA

120,000 60,000 S/. 180,000 30 S/. 6,000 S/. 100,000 80,000 S/. 180,000 50,000 S/. 3.60

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En ésta se rastrean los costos indirectos de cada grupo a los productos mediante las tasas de grupo computadas en la primera etapa y midiendo la cantidad de recursos consumidas por cada producto. Esta medición es la cantidad de la base de actividad utilizada por producto. En el ejemplo sería el número de corridas de producción y horas máquinas utilizadas por tipo de tarjeta. Los costos indirectos distribuidos de cada grupo de costo a cada producto se calculan como sigue: Costos indirectos aplicados (al producto) =tasa de grupo x uso de la actividad Para aclarar este punto, considérese la distribución de costos del primer grupo de costos indirectos a las tarjetas normales. Por la tabla 10, se sabe que la tasa de este grupo es de S/. 6,000 por corrida de producción. Según la tabla 6, las tarjetas por perfume consumen 20 corridas de producción y 5,000 horas máquinas; esto es, los costos indirectos del grupo de costos de nivel de lote distribuidos a las tarjetas con perfume son S/. 120,000 (S/. 6,000 x 20 corridas) y la cantidad distribuida del grupo de nivel de unidad es S/. 18,000 (S/. 3.60 X 5,000 horas máquina). Se haría una distribución similar de costos indirectos para las tarjetas nominales. El costo total de fabricación de cada producto se obtiene sumando los costos primos a los costos indirectos distribuidos y dividiendo el total entre el número de unidades producidas. El resultado es el costo de fabricación unitario. La tabla 11 muestra el cálculo de costos de producto basado en actividades por producto.

Tabla 11. Costos unitarios: costeo basado en actividades con Normal perfume S/. Costos primos S/. 78,000 738,000 Costos indirectos Grupo a nivel de lote: S/.6,000 x 20 120,000 S/.6,000 x 10 60,000 Grupo a nivel unitario: S/. 3.60 x 5,000 18,000 S/: 3.60 x 45,000 162,000 Total de costos de S/. S/. 216,000 fabricación 960,000 Unidades de producción 10,000 100,000 Costos unitarios (total S/. 21.60 S/. 9.60 de costos unidades)

DETERMINACIÓN MANUFACTURERA

DE

ACTIVIDADES

DE

UNA

EMPRESA

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Para poder existir, cualquier empresa, con independencia de su tamaño, debe realizar ciertas funciones esenciales. Un ejemplo individual en un negocio pequeño puede realizar numerosas actividades, o bien puede ocurrir que la empresa contrate profesionales externos para realizarlas. Por otra parte las grandes corporaciones necesitan cientos o miles de empleados para apoyar todas las funciones necesarias. La estructura organizativa es el medio por el cual una empresa coordina las actividades de diferentes elementos: Energía humana, activos físicos, tiempo y dineropara alcanzar los objetivos corporativos. La organización es la agrupación de actividades para facilitar el flujo de información, la realización del trabajo y el control. Tal agrupación varía de un negocio, y de una empresa a otra, pero siempre incluyen las funciones básicas. Tradicionalmente, existen cinco grupos principales de funciones en una empresa industrial:     

Marketing y Ventas Producción y control de la calidad Investigación y desarrollo de ingeniería Finanzas y administración Apoyo a la producción y logística

1) MARKETING Y VENTAS La misión de la función del Marketing es dirigir el flujo de los bienes y servicios del productor al usuario. En términos sencillos, la función de marketing determina las necesidades del consumidor o del usuario e informa al mercado acerca de los productos de la organización. La función de venta concluye la transacción, indica a la producción qué fabricar y cuando y a donde enviar y proporciona el servicio necesario al cliente para resolver cualquier problema con el producto. Existen varios tipos de estructuras organizativas de marketing. Muchos departamentos de marketing se organizan por líneas de productivos, otros geográficamente de manera que un departamento dado se encarga del marketing en una región específica, estas diferentes formas de organización no cambian, de ninguna forma, la misión básica ni las actividades realizadas; solamente cambian la asignación de responsabilidad para realizar la actividad. El marketing determina la demanda para los productos existentes e identifica las necesidades de los nuevos productos. Una segunda función es comunicar a los compradores potenciales que productos o servicios tiene la empresa para ofrecer y a qué precio.Entre las principales actividades de la función de marketing se incluyen las siguientes: ACTIVIDAD

DECISIÓN

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Especificación del producto/línea de productos

Proporcionar servicio al cliente Desarrollar canales de distribución Complementar el inventario de bienes terminados Enviar el producto Determinar la política de descuentos Fijar el precio de venta del producto Promoción de ventas Procesamiento de pedidos Venta del producto

Número de variaciones Introducción de nuevos productos Abandono del producto Modificación del producto Tipos de garantías Fijación de precios Números de canales de distribución Tipos de canales de distribución Nivel de inventario Canal de envío Política de descuentos Variación del producto Períodos especiales Tipo de promoción Procesamiento de los pedidos de ventas Vender los productos a los clientes

2) PRODUCCION Y CONTROL DE LA CALIDAD La función de producción supone el suministro de los materiales necesarios, la transformación de los materiales en productos terminados y el envío de los productos terminados a los clientes. La función de control de calidad asegura que todos los materiales que entran en planta, así como todos los productos terminados que salen de la misma, lo hacen conforme a las especificaciones establecidas. La función de producción integra las actividades directas de producción, las cuales se pueden organizar de muchas formas dependiendo de factores tales como el volumen de producción, la diversidad de las operaciones, la distinción entre operaciones únicas o multiplanta, la proximidad de las plantas, etc. La función de gestión de materiales regula el movimiento de las materias primas, los suministros y los productos terminados a través de la planta. Las actividades centrales de la gestión de materiales incluyen:     

Control de producción Coordinación del cambio Recepción y envío Compra de suministros y materiales Control de inventario

La función de control de calidad se encarga de asegurar que todos los productos que dejan la fábrica se ajustan a las especificaciones de los clientes y de marketing preestablecidas.

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El control de calidad además examina y controla todas las actividades de fabricación para garantizar que tales actividades produzcan de una forma consistente piezas aceptables. 3) INVESTIGACION Y DESARROLLO DE INGENIERIA

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La función de investigación y desarrollo (I+D) desarrolla nuevas ideas para productos y materiales. La función de ingeniería diseña los nuevos productos y modifica los ya existentes. La investigación y desarrollo y la ingeniería permiten la conexión entre el marketing y la producción, las necesidades del mercado se utilizan para determinar la orientación de la investigación y los productos que deben ser producidos. Los deseos de los consumidores, tal y como son percibidos por el marketing, se traducen en diseños, números de pieza, en listas de materiales, en dibujos y en especificaciones que se utilizan en la producción para fabricar productos.

Tabla.- Principales actividades de la función I & D e Ingeniería ACTIVIDAD Desarrollo de nuevos productos Modificación de productos existentes Investigación básica Proceso de investigación y desarrollo

DECISIÓN Cuando introduce nuevos productos Fijación de precios Número de productos Número de modificaciones de productos Fijación de precios Requerimientos de los nuevos productos Fijación de precios Requerimientos de los nuevos procesos Fijación de precios

4) FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

La función de finanzas y administración recoge y procesa los datos financieros y de rendimiento. La función de finanzas proporciona la planificación financiera necesaria para gestionar el flujo de caja para cumplir con las obligaciones financieras de la empresa. El departamento financiero coordina los pagos de préstamos, los pagos de dividendos y los desembolsos de bienes y servicios comprados El grupo de finanzas y administración a menudo incluye la función de las relaciones laborales y gestión de personal. Es responsable de aspectos tales como la contratación del personal, la formación de los empleados, la evaluación del rendimiento, la gestión de indemnizaciones, etc.

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LOGISTICA Y ACTIVIDADES DE APOYO EXTERNO El servicio al cliente es una subfunción de marketing que resuelve los problemas de los productos después de que han sido enviados al cliente. Las actividades asociadas con el servicio al cliente, originadas por los problemas en los productos, son actividades que no añaden valor porque dichos problemas se derivan exclusivamente de problemas de producción, los costos son significativos allí donde se producen costos de garantía, costos de defectos, costos de reparación y costos de ventas, además del costo del departamento de servicio al cliente. El rediseño de un producto que se introduce en el mercado con cambios que reducen los costos reduce a la vez los costos de garantía.

5) COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES EN MANUFACTURA Muchos administradores de empresas manufactureras modernas (y, empresas automatizadas de servicio) piensan que es inadecuado asignar todos los costos basados en medidas de volumen. La utilización de horas de mano obra directa o costo, o incluso horas máquina, como el único causante del costo rara vez cumple con el criterio de causa y efecto deseado en la asignación de costos. Si muchos costos son ocasionados por causantes del costo que no se basan en volumen, debe considerarse el costeo basado en actividades (ABC). Cuando se diseña un sistema de costeo basado por actividades los contadores identifican actividades importantes de gastos indirectos (procesamiento de máquina, ensamble, inspección de calidad, etc.). Después se asignan los costos de los recursos de gastos indirectos utilizados para desempeñar esas actividades a las actividades que usan los causantes del costo. Por último, asignan los costos agrupados de cada actividad a los productos que usan los causantes del costo (a veces llamados causantes de actividad). En efecto, el sistema ABC ha tomado un gran grupo de costos de gastos indirectos y lo ha dividido en varios grupos, cada uno asociado con una actividad clave.

RELACIÓN ENTRE ACTIVIDADES, RECURSOS, COSTOS Y CAUSANTES DEL COSTO La comprensión de las relaciones entre actividad, recursos, costos de recursos y causantes del costo es la clave para entender el ABC. Para comprender mejor cómo funciona realmente un sistema ABC, veremos uno de los productos elaborados por Monterrico S.A., una empresa manufacturera de componentes plásticos usados en camiones comerciales. El ejemplo de la figura siguiente nos da un panorama del sistema ABC de Monterrico. Observe que existen numerosos grupos de costos de gastos indirectos de recursos (A, B, C, etc). Cada uno de estos grupos de costos de recursos se determina de acuerdo con las directrices analizadas anteriormente. Por ejemplo, el grupo A de costos de gastos indirectos de recursos representa un grupo de máquinas. Varios costos pueden estar asociados con estas máquinas y, por tanto

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sumarse para obtener los costos de gastos indirectos de recursos de A. Estos costos quizás incluyan depreciación de maquinaria e incluso partes de repuesto para las máquinas, siempre y cuando estos costos tengan el mismo comportamiento del costo respecto del causante del costo escogido. Si las horas máquina son el causante del costo seleccionado, debemos asegurarnos de que tanto el costo de la depreciación como el costo de las partes de repuesto permanezcan fijos respecto de las horas máquina (dentro del rango aplicable). Sin embargo, no incluiríamos no incluiríamos el costo de energía en el grupo A de costos de recursos (con la depreciación y los costos de las partes de repuesto) porque el costo de la energía es un recurso de costo variable.

El producto 102Z es una cubierta de plástico para el tablero de control de autobuses grandes. La elaboración de 102Z necesita varias actividades. Nos centramos en la actividad. Los recursos de gastos indirectos que necesita esta actividad son: una máquina de inyección de moldeado, dos mecánicos de mantenimiento y energía eléctrica. La figura 22 muestra la relación entre la actividad de procesamiento y los recursos utilizados. Toma 15 minutos procesar cada pieza. Por consiguiente, la actual corrida de producción de 800 piezas de 102Z requiere un total de 200 horas de procesamiento.

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Cada hora de actividad de procesamiento necesita (consume) una hora máquina, dos horas de mano de obra (dos mecánicos de mantenimiento) y 0.4 horas kilovatio. Podemos ver que los causantes del costo son una medida del nivel de actividad (horas de procesamiento) y el monto de los recursos usados por la actividad de procesamiento. Las tasas de consumo (las r en la figura 22) dan las tasas a las cuales se usan los recursos como respuesta a los cambios de la actividad de procesamiento. Se han definido a los causantes del costo como factores que afectan los costos. Entonces ¿ cómo afectan los causantes del costo a los costos de los tres recursos?. El costo de energía varía directamente con los cambios de la actividad de procesamiento, porque la empresa de energía cobra a Monterrico con base en las horas kilovaltio usadas. Una hora adicional de procesamiento requerirá 0.4 horas kilovaltio adicionales, lo cual incrementará el costo de energía en 1.20,( 3.00 x 0.4). Así, la energía es un recurso de costo variable y es fácil ver que las horas de procesamiento y las horas kilovaltio son factores que afectan los costos de energía. Sin embargo, los costos de los recursos de máquina y mano de obra están fijos respecto de los cambios (dentro del rango aplicable de actividad) de los causantes del costo. Una hora adicional de procesamiento requiere una hora máquina adicional y doras de mano de obra, pero los costos de los recursos de la máquina (depreciación) y mano de obra (salarios) no cambian, siempre y cuando haya tiempo disponible de máquina y mano de obra a usar. ¿Acaso hemos infringido nuestra definición de causante del costo?. Realmente no. Si el número de horas de procesamiento aumenta lo suficiente, las horas máquina u horas de mano de obra requeridas excederán las capacidades de la máquina y de la mano de obra. La administración decidirá entonces si compra más máquinas o contrata a mecánicos de mantenimiento adicionales. Por esta razón, los costos de los recursos de costo fijo no cambian automáticamente cuando cambian los causantes del costo; se necesita una decisión de la administración. Así pues, cuando decimos que los causantes del costo son “factores” que afectan los costos, debemos tener presente el comportamiento del costo de los recursos.

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ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES La mayoría de las 3 técnicas comunes para definir y analizar las actividades es como sigue: A. ENTREVISTA Técnicas de entrevistas confían en preguntarle a un experto en la actividad o proceso las preguntas específicas para el trabajo que se realiza dentro de su área. Estas entrevistas se usan para determinar.       

Los rendimientos del proceso Rendimiento por cliente Medida de calidad para el rendimiento Actividades que exigieron rendimiento para producir Los recursos consumidos por actividades Cómo las actividades agregan valor Costo drivers de las actividades

Una serie de preguntas se usa durante la entrevista para sacar información requerida. B. GRUPO DE TRABAJO Las técnicas de taller de grupo utilizan las sesiones activas con las personas que realmente realizan la actividad, recoger la información anotada anteriormente. Utilizando los grupos de trabajo mejora comprendiendo el proceso, mientras se ayuda a construir el acuerdo general sobre el proceso, actividades, y oportunidades hacer las mejoras al mismo tiempo. Típicamente estas sesiones activas incluirán el entrenamiento en adelante como se usan ABC y ABM, así como las técnicas específicas para definir las actividades y figura el acuerdo general de grupo.      

Técnica de grupo nomina Cartografía del proceso Afinidad de diagramación Historia entablada Inteligencia Análisis de causa-efecto(espina diagramación )

Se preparan bien los grupos que participan en el taller de análisis de actividad inician desarrollando planes para llevar a cabo mejoras del proceso que se han identificado.

C. OBSERVACIONES ESPECÍFICAS

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Las actividades son analizadas a través de las observaciones específicas utilizando tiempo-estudio y otras técnicas de medida de trabajo para definir las actividades y recursos consumidos por actividad. Estas técnicas tienen las desventajas relacionadas a su impacto en las personas y al realizar los estudios del trabajo. Las personas tienden a comportarse diferentemente cuando el estudio los puede llevar a una pobre o incorrecta definición y análisis de una actividad. La observación específica se usa el mejor como para seguir adelante agrupar el análisis para confirmar información proporcionada por el grupo o para desarrollar los datos más precisos. Solo debe usarse cuando el grupo entiende la necesidad por él y hay acuerdo general para usarlo.

TECNOLOGÍA PARA EL ABC El sistema de costos basado en la actividad, activitybased-costing o ABC, no ha tenido, hasta ahora, el desarrollo apropiado. Pero en la actualidad, y con las nuevas tecnologías de soporte básicamente el desarrollo de software, el sistema puede convertirse en una nueva herramienta útil. La aplicación exitosa del ABC permite combinar la información tradicional con la no financiera, y brindar una ayuda estratégica en la planificación. El sistema permite lograr 3 objetivos: obtener mejor información sobre los procesos de la empresa, optimizar el uso del personal, y dar a la organización una orientación hacia el mercado. Una reciente encuesta reveló que los ejecutivos de finanzas y operaciones de corporaciones de América del Norte no están satisfechos con los sistemas de análisis y administración de costos disponibles. 1. EL DESAFIO DEL ABC Las cuestiones culturales y técnicas son las principales razones por las que el ABC no siempre produjo resultados espectaculares pero, al mismo tiempo, son estas las áreas en donde reside su mayor potencial para el éxito futuro. En el pasado, muchas organizaciones vieron al ABC como algo “nuevo” que nacía en el departamento de finanzas. Se lo consideró como el nuevo TQM (gestión de calidad total). Pero, sin liderazgo por parte de la alta gerencia, el apoyo de toda la empresa y cambios fundamentales sobre cómo debe de funcionar una organización, resulta imposible aprovechar el auténtico valor del ABC. 2. UNA VENTAJA COMPETITIVA Los beneficios de un ABC eficaz van más allá de la administración financiera y llegan hasta el corazón mismo de una organización. Generalmente, un sistema basado en la actividad tienes 3 beneficios esenciales. En primer lugar, el ABC y el ABM ayudan a las organizaciones a obtener mejor información sobre sus procesos y actividades, mejorando en forma continua la eficiencia de las operaciones. En segundo lugar, una organización puede racionalizar y optimizar el desarrollo de su personal, de su capital y de sus restantes activos. En tercer lugar, la “nueva” organización basada en la actividad se torna más ágil y orientada hacia el mercado, lo que redunda en una posición más competitiva.

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EJEMPLO DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES Considere el departamento de facturación de Alfa S.A.C. Una empresa de servicio público. El departamento de facturación (DF) de Alfa S.A.C. proporciona servicios de consulta de cuentas y de impresión de facturas a 2 clases principales de clientes: residenciales y comerciales. Actualmente, el servicio DF atiende a 120,000 cuentas de clientes residenciales y 20,000 comerciales. Dos factores están afectando significativamente la rentabilidad de Alfa S.A.C. Primero, la desregulación del sector de la energía ha llevado a una creciente competencia y a tarifas más bajas, así que Alfa S.A.C. debe encontrar formas para reducir sus costos de operación. Segundo, la demanda de energía en la zona de Alfa S.A.C. aumentará debido a la construcción de un gran conjunto de viviendas y un centro comercial. El departamento de marketing estima que la demanda aumentará casi 50% y la demanda comercial aumentará 10% durante el año próximo. Debido a que el DF opera actualmente a toda capacidad, necesita hallar la forma de ampliar esta capacidad para atender el aumento esperado de la demanda. Una oficina local de servicio ha ofrecido encargarse de las funciones de DF con un costo menor atractivo (comparado con el costo anual) y proporcionar todas estas funciones por S/.3.50 DF necesita conocer el costo por cuenta residencial y el costo por cuenta comercial cuando ella misma proporciona el servicio. El ejemplo de la figura describe las clases de clientes residenciales y comerciales (objeto de costo) y los recursos usados para dar soporte a DF. Los costos asociados con DF son todos indirectos; no pueden identificarse específica y exclusivamente con cualquiera de las dos clases de clientes de una manera económicamente factible. El DF usaba un sistema tradicional de costeo que asignaba todos los costos de apoyo basados en el número de consultas de cuentas de las dos clases de clientes. El ejemplo de la figura muestra que el costo de los recursos utilizados en DF el mes pasado fue de S/.565,340.DF recibió 23,000 consultas de cuentas durante el mes, así que el costo por consulta fue S/.565,340/23,000=S/.24.58. Hubo 18,000consultas de cuentas residenciales, 78.26% del total. Así pues, se recargó 78% de los costos de apoyo a las cuentas residenciales, en tanto que a las cuentas comerciales se les cargó 21,74%. El costo por cuenta resultante es S/.3.69 y S/.6.15 para cuentas residenciales y comerciales, respectivamente.

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Basada en los costos proporcionados por el sistema tradicional de costo, la administración de DF tenía motivos para aceptar la propuesta de la oficina de servicio para atender todas las cuentas residenciales, debido al ahorro aparente de S/.0.19(S/.3.69-S/.3.50) por cuenta. El DF continuará atendiendo sus cuentas comerciales porque sus costos son S/.2.36 (S/.8.50-S/.6.15) menores que la cotización de la oficina de servicio. Sin embargo, la administración creía que el consumo real de recursos de apoyo era mucho mayor que 22% en el caso de las cuentas comerciales debido a su complejidad. Por ejemplo, las cuentas comerciales tienen en promedio 56 líneas por factura, en comparación con 12 para cuentas residenciales. La administración también estaba preocupada por actividades como correspondencia (y la mano de obra de apoyo) que se desprenden la administración de costos para que refleje las actividades mediatas, como la fabricación y las ventas. Y lo que resulta más importante, pueden comprender la relación que existe entre las actividades y los costos. El resultado es un sistema de gestión comercial amplio, y no solo un sistema contable. Las empresas con visión están capitalizando las nuevas tecnologías que sirven de soporte a sus requisitos de información comercial. Están aprovechando el

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

poder de los sistemas de información basados en actividades, mejorando sus operaciones y logrando una rentabilidad importante de la inversión en tecnología. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE ACTIVIDADES Las características básicas del costeo de productos basados en actividades se le escribieron e ilustraron con el ejemplo de la empresa paredes S.A., y se han reforzado consumo aplicación en un ambiente hospitalario. Sea ha aprendido que el costeo basado en actividades es un proceso de dos etapas: en la primera se identifican las actividades, los costos se distribuyen a las actividades, las actividades relacionadas se conjuntan en forma de grupo, se forman grupos de costo homogéneos y se calculan las tasas de grupo, y los costos se distribuyen a los productos utilizando estas demandas y sus grupos respectivos. Para evitar confusiones en los conceptos básicos, se ha evitado cualquier discusión detallada de los diversos pasos que componen la primera etapa; pero ahora se expondrán la: 1) Identificación de actividades y 2) La clasificación de actividades en grupos homogéneos La distribución de los costos a las actividades se analizará en una sección separada A. IDENTIFICACION DE ACTIVIDADES El costeo por actividades se enfoca en las actividades mismas, de manera que la identificación de estas debe ser el primer paso al diseñar dicho sistema. Las actividades implican que se toma una acción o se emprende un trabajo. La identificación de actividades es tan simple como preguntar a administradores y trabajadores. ¿Qué trabajo realiza?, asi pues, conlleva observar y listar el trabajo desarrollado dentro de una organización-trabajo o acciones emprendidas que entrañan el consumo de recursos-. Por lo general, las actividades son las que una organización lleva a cabo para satisfacer las necesidades del cliente; por otra parte, son los ladrillos del costeo de productos y del mejoramiento continuo. Una vez identificadas, se listan en el inventario de actividades (tabla1). Nótese que cada una está escrita por un verbo de acción y un objeto. Por supuesto, el inventario de actividades de una organización real enumeraría más de 12 actividades (200 a 300 no son lago fuera de lo común). Una vez que existe el inventario de actividades. Se usan los atributos de actividades individuales. Cuales atributos se utilicen Inventario de actividades depende del propósito al que 1. Desarrollo de programas de sirven, si es mejorar el desempeño, se prueba utilizarían calidad y eficiencia; si el 2. Elaboración de tarjetas de costeo de productos, se usarían atributos prueba que reflejen cómo los consumen las 3. Prueba de productos actividades. 4. Montaje de lotes

TABLA 1. Muestra actividades

5. Compilación de datos de ingeniería 6. Manejo de lotes de tarjetas 7. Inserción de troqueles 8. Proporción de servicios públicos 9. Proporción de espacio 10.Compra de materiales 11.Recepción de materiales 12.Pago de materiales

de

inventario

de

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Dado que el costeo de productos es el tema de la sección, se analizará la identificación de atributos de la actividad que faciliten este objetivo. B. CLASIFICACION DE ACTIVIDADES Con propósitos de productos, los atributos de actividades se utilizan para conjuntar relacionadas en grupos que forman la base de grupos de costo homogéneo. El agrupamiento reduce el número de las tasas de costos indirectos necesarias, simplifica el objetivo de costo de productos y disminuye la complejidad general del modelo de costeo ABC. Reúnen las calificaciones necesarias para integrarse a un grupo dado cuando tiene 3 atributos comunes: 1) Proceso: comparten un objetivo o propósito común. 2) Nivel de la Actividad: se desarrollan al mismo nivel general de actividades, y 3) Base: pueden utilizar la misma base de costos a fin de distribuirlo a un objeto de costos. Los primeros dos definen lo que significa medios lógicamente relacionados; el tercero significa que las actividades deben poseer la misma proporción de consumo. Estos 3 atributos definen que se usan para el agrupamiento de actividades en grupos homogéneos siempre que presenten la misma clasificación de proceso, de nivel de actividades y de base de actividad. Un grupo homogéneo de actividades con sus costos asociados corresponde a los que se ha definido como un grupo de costos homogéneos. Con objeto de comprender este proceso de clasificación, hay que entender como (y por qué) se utiliza cada atributo para clasificar las actividades.

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC A. Clasificación por procesos Un proceso se define como una serie de actividades ligadas a fin de alcanzar un propósito específico. Anteriormente se vio que existen procesos de manufactura y se exploraran formas de distribuir costos a los productos que pasan por procesos específicos de manufactura. Desde un punto de vista general de sistemas, los procesos reciben insumos y obtienen productos que son de valor para los clientes internos y externos. Entre los ejemplos de procesos que no son de manufactura, cabe citar desarrollo de productos, abastecimiento, llenado de la orden, emisión de créditos y servicio al cliente . B. Clasificación de nivel de actividad Como segundo paso en la estructuración de grupos de actividades relacionadas, las actividades clasificadas por proceso se insertan en alguna de las siguientes actividades cuatro categorías generales de actividad: 1) Nivel de unidad, 2) Nivel de lote 3) Nivel de producto y 4) Nivel de instalación Eso facilita el costeo de productos porque le costo de actividades asociadas con los diferentes niveles responde a distintos tipos de base de costos (el comportamiento de costos es diferente en cada nivel). La definición de las actividades que pertenecen a cada categoría general ilustra con claridad esta característica.

C. Clasificación de las bases de actividad De los cuatro niveles generales, los tres primero (unidad, lote y producto) contienen actividades relacionadas con el producto. Para ellos es posible medir las demandas que los productos individuales imponen a las actividades. Las actividades con la misma proporción de consumo pueden aprovechar la misma base de actividad a fin de distribuir los costos; de esta manera, quedan dentro de cada uno de los primeros tres niveles con la misma base de actividades. Este agrupamiento final crea un conjunto homogéneo de actividades, las cuales comparten un objetivo común (del mismo proceso), están al mismo nivel y usan la misma base de actividades. La figura siguiente ilustra el modelo de clasificación de actividades que crea grupos homogéneos de actividades. Nótese que las actividades de nivel de instalación no se sujetan la clasificación de bases.

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FIGURA. Modelo de clasificación de actividades La cuarta categoría general, actividades de nivel de instalación, representa un problema para la filosofía de ABC de rastrear costos hasta los productos. Dicho rastreo depende de la capacidad de identificar la cantidad de cada actividad que cada producto consume (deben medirse las demandas que el producto les impone). Las actividades a nivel de instalación (y sus costos) son comunes a una diversidad de productos, y no es posible identificar como las consumen los productos individuales; en consecuencia, un sistema ABC puro, los distribuiría a los productos y se tratarían como costos del periodo. En efecto, son costos fijos aquellos que no están impulsados por alguna de las bases que se encuentran en alguna de las tres primeras categorías.

VENTAJAS DE ABC SOBRE LOS SISTEMAS TRADICIONALES Como alternativa de solución a los problemas que plantean los métodos tradicionales de costeo surgió el denominado COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. La asignación de costos por este método también se da en dos etapas donde la primera también consiste en acumular los CIF por centros de costos con la diferencia que no solamente se utilizan más centros que en los métodos tradicionales sino que estos toman otro nombre: se denominan ACTIVIDADES. En la segunda etapa los costos se

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

asignan a los trabajos de acuerdo con el número de actividades que se requieren para ser completados. El enfoque de la contabilidad de costos por actividades para la gestión de costos divide la empresa en actividades. Una actividad describe lo que la empresa hace, la forma en que el tiempo se consume y las salidas de los procesos. La principal función de una actividad es convertir RECURSOS (materiales, mano de obra, tecnología) en salidas.

Históricamente se ha cargado los costos a los productos así:

Realmente para poder elaborar un producto se necesitan unos costos (RECURSOS) pero estos recursos no los consumen los productos sino unas actividades que se realizan para poder elaborarlos. El producto consume ACTIVIDADES y las actividades a su vez consumen recursos. Cabe aclarar que bajo este sistema, los productos no son solamente susceptibles de costeo, sino todo aquello que consuma actividades. Todos los recursos de una empresa van enfocados a producir algo, luego ese algo hay que asignarle todos los recursos y no solamente lo que se relacione con producción.

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

CASOS PRÁCTICOS RESUELTOS CON EL COSTEO ABC

CASO N°1: CALZADO LIONIS S.A

La empresa CALZADO LIONIS S.A

La empresa CALZADO LIONIS S.A se dedica a la fabricación de calzado en

general. Las ventas de 20X5 fueron S/.12, 000,000. Actualmente ofrece tres líneas de productos:  Zapatos para caballeros.  Botas  Sandalias para damas El administrador del negocio desea conocer el costo total de cada línea de producto a fin de determinar que productos son competitivos y lanzarlos a los mercados internacionales. La estructura organizacional del negocio es la que muestra la siguiente figura.

DIRECCIÓN GENERAL

PRODUCCIÓ

ALMACÉN Y EMBARQUES

INGENIERÍ

Los gastos indirectos de fabricación durante el mes de agosto de 20X6 fueron los siguientes.

DEPARTAMENTO

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC PRODUCCION s/.1,050 ALMACEN Y 650 IMGENIERÍA 300

EMBARQUES

s /.2000 A continuación se presenta la información recopilada al entrevistar a los encargados de cada departamento integrante de la organización. ENTREVISTA 1 Responsable Personal que depende del área (85.7%)

Jefe de Producción 86 personas en producción 14 personas en preparación

(14.3%) Actividades que realiza  Es responsable de efectuar la operación de las máquinas.  Es responsable de la producción del producto. Factor determinante del trabajo  En ambas actividades, el jefe de producción opina que el tiempo es el factor que dispara su trabajo. ENTREVISTA 2 Responsable Personal que depende del área

Jefe de Almacenes 30 personas en recepción (61.5%) 20 personas en embarques

(38.5%) Actividades que realiza  Es responsable de la recepción de los materiales.  Es responsable de los embarques del producto. Factor determinante del trabajo  En la recepción de los materiales lo que dispara al trabajo es el número de recibos de materiales

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

 En los embarques lo que dispara al trabajo es el número de envíos.

ENTREVISTA 3 Responsable Personal que depende del área

Jefe de Ingeniería 10 personas

Actividades que realiza  Es responsable del diseño de los tipos de calzado. Factor determinante del trabajo  El disparador del trabajo de departamento de ingeniería lo constituye el número de órdenes de diseño para cada línea de producto. Se utilizaron 1,000 horas de MOD para la producción de 25 pares de zapatos, 50 pares de botas y 10 pares de sandalias. Las horas de MOD requeridas por cada calzado son:  10 horas para zapatos de caballero  15 horas para botas  5 horas para sandalias. Los costos de MP y MOD son: ZAPATO S/.5 S/.5

MP MOD

BOTA S/.20 S/.15

SANDALIA S/.50 S/.10

Las actividades involucradas en el desarrollo del producto son:     

Preparación de maquinaria Uso de la maquinaria Recepción de materia primas Ingeniería de la producción Embarques

Adicionalmente se tiene la siguiente información Con base en la información anterior y suponiendo que la empresa tradicionalmente asigna sus gastos indirectos en función de las horas de mano de obra, se pide:  Determinar el costo indirecto basándose en el costeo tradicional

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC  Obtener el costo de cada actividad.

Tiempo de preparación por corrida Tiempo de operación total Números de recepción de materias primas Números de órdenes de ingeniería Números de envíos Productos por corrida Numero de corrida en el mes

ZAPATOS

BOTAS

SANDALIAS

5h 20h 5 recibos 2 órdenes 5 envíos 25 1

5h 30h 10 recibos 2 órdenes 15 envíos 50 1

5h 10h 5 recibos 2 órdenes 5 envíos 10 1

Determinar el costo unitario indirecto de cada producto basándose en el costeo por actividades. DESARROLLO Bajo un enfoque tradicional se creía que si una empresa era intensiva en uso capital, los gastos indirectos debían ser asignados con base en las horas máquinas: SISTEMA COSTEO TRADICIONAL ZAPATO BOTA S/.5 S/.20 MATERIA PRIMA S/.5 S/.15 MANO DE OBRA S/.20 S/.30 INDIRECTOS(En base a MOD) S/.30 S/.65 TOTAL

Preparación Maquina Recibo Ingeniería Embarque TOTAL

SANDALIA S/.50 S/.10 S/.10 S/.70

GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN S/.150 Las horas MOD fueron 1000, por lo tanto, la tasa 900 de asignación de los GIF de: 400 S/.2000/1000 horas de MOD=52/horas de MOD 300 250 2000

ASIGNACION DE GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CON BASE EN LAS HORAS DE MOD GIF HRS.MOD/KG TASA DE ASIGNACION ASIGNADOS

SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

50

ZAPATO BOTA SANDALIA

10 15 5

S/.2/HR.MOD S/.2/HR.MODS/.2/HR.MO D

S/.20* S/.30* S/.10*

Y cuando se tenía un uso intensivo en mano de obra, los gastos indirectos se asignaban sobre la base de horas de mano de obra. Actualmente, la lógica del costeo por actividades nos indica a que lo anterior es inadecuado y es mejor identificar directamente cada actividad con los productos sobre una base de causa-efecto. Esto se refleja en la solución del caso. SISTEMA DE COSTEO EN BASE EN ACTIVIDADES ACTIVIDAD COST/DRIVER 1. RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS COSTO DE LA ACTIVIDAD ZAPATO BOTA SANDALIA

CORRIDA 1 2 3

N° DE RECEPCIONES S/.400/20 RECEPCIONES=S/.20 RECEPCION (1corrida)(5MP)=5 (1corrida)(10MP)=10 (1corrida)(5MP)=5

NUMERO DE PRODUCTO RECEPCIONES ZAPATO BOTA SANDALIA

5 10 5 TOTAL 20

GASTO ASIGNADO S/.100 S/.200 S/.100

UNIDADES POR CORRIDA 25 PARES 50 PARES 10 PARES

INGENIERIA DE PRODUCCION ACTIVIDAD COST/DRIVER 2. DISEÑO DE INGENIERIA COSTO UNITARIO DE LA ACTIVIDAD

CORRIDA

PRODUCTO

N° DE ORDENES DE INGENIERIA S/.300/4ORDENES S/.75 ORDEN

NUMERO DE RECEPCIONES

GASTO ASIGNADO

UNIDADES POR

COSTO TOTAL S/:400

COSTO POR PAR S/.14 S/.4 S/.10

COSTO TOTAL S/:400

COSTO POR PAR

SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

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CORRIDA 1 2 3

ZAPATO BOTA SANDALIA

2 2 0 TOTAL 4

ACTIVIDAD

S/.150 S/.150 S/.0

25 PARES 50 PARES 10 PARES

COST/DRIVER

3. PREPARACION DE LA MAQUINARIA COSTO UNITARIO DE LA ACTIVIDAD

S/:150

PRODUCTO

NUMERO DE RECEPCIONES

GASTO ASIGNADO

1 2 3

ZAPATO BOTA SANDALIA

5 HORAS 5 HORAS 5 HORAS TOTAL 15

S/.50 S/.50 S/.50

4. USO DE LA MAQUINARIA COSTO UNITARIO DE LA ACTIVIDAD

COSTO TOTAL

TIEMPO DE PREPARACION S/.150/15HORA =S/.10/HORA

CORRIDA

ACTIVIDAD

S/.3 S/.3 S/.0

UNIDADES POR CORRIDA 25 PARES 50 PARES 10 PARES

COST/DRIVER HORAS MAQUINA S/.900/60 HORAMAQ =S/.15/ HORA

COSTO POR PAR S/.2 S/.1 S/.5

COSTO TOTAL

S/:900

SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

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CORRIDA

PRODUCTO

NUMERO DE RECEPCIONES

GASTO ASIGNADO

1 2 3

ZAPATO BOTA SANDALIA

20 HORAS 30 HORAS 10 HORAS TOTAL 60

S/.300 S/.450 S/.150

ACTIVIDAD

COST/DRIVER

5. EMBARQUE DE MERCANCIA COSTO UNITARIO DE LA ACTIVIDAD

CORRIDA 1 2 3

COSTO POR PAR S/.12 S/.9 S/.15

COSTO TOTAL S/.250

NRO DE ENVIOS S/.250/25ENVIOS =S/.10/ ENVIOS

NUMERO DE PRODUCTO RECEPCIONES ZAPATO BOTA SANDALIA

UNIDADES POR CORRIDA 25 PARES 50 PARES 10 PARES

5 15 5 TOTAL 25

GASTO ASIGNADO S/.50 S/.150 S/.50

UNIDADES POR CORRIDA 25 PARES 50 PARES 10 PARES

COSTO POR PAR S/.2 S/.3 S/.5

INTEGRACION DEL COSTO DEL PRODUCTO CON BASE EN ACTIVIDADES ACTIVIDAD ZAPATO BOTA SANDALIA RECEPCION DE MATERIA S/.4 S/.4 S/.10 PRIMA S/.6 S/.3 S/.0 DISEÑOS DE INGENIERIA S/.2 S/.1 S/.5 PREPARACION DE S/.12 S/.9 S/.15 MAQUINARIA S/.2 S/.3 S/.5 USO DE LA MAQUINARIA S/.26 S/.20 S/.35 EMBARQUE TOTAL

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

A continuación mostramos más abajo, la forma en que cada actividad es identificada directamente a los productos por medio de un cost driver. En el cuadro comparativo del gasto indirecto mostramos las diferencias que se presentan al comparar el costeo basado por actividades con el costeo tradicional en la parte de los gastos indirectos. Por ejemplo, en el caso de las sandalias se piensa que es un producto que no requiere mucho esfuerzo en su transformación, o sea , un costo de s/.10 y vemos que, el costear por actividades, nos indica que las actividades necesarias para que llegue a un cliente es por un monto de S/.35

ANÁLISIS COMPARATIVO DEL GASTO INDIRECTO BASE COSTEO POR PRODUCTO % DE VARIACION TRADICIONAL ACTIVIDADES ZAPATO S/.20 S/.26 30% BOTA S/.30 S/.20 (33%) SANDALIA S/.10 S/.35 250%

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

CASO Nº 02: COSTEO ABC, DETERMINACIÓN DEL COSTO DEL PRODUCTO MADERERA WALYS S.A. ha identificado los centros de actividad a los cuales se asignan los costos de fabricación. Las cantidades para este pool de costos y sus respectivos cost drivers para el año 20X6 son como sigue: Centros de Actividad Servicios públicos Preparación de equipos (alistamientos) Manejo de materiales

Costos (S/.) 300000

Cost Drivers 60000 horas máquina

273000 640000

780

alistamientos

1600000 libras de metal PRODUCTOS

Costos directos

A S/. 80000

B S/. 80000

C S/. 90000

Horas máquina

30000

10000

20000

Número de alistamientos

130

380

270

Libras de materiales

500000

300000

800000

Número de unidades producidas Horas de mano de obra directa

40000

20000

60000

32000

18000

50000

A. Determinar el costo unitario de cada producto usando los apropiados cost drivers para los costos indirectos de fabricación de cada ítem. B. Calcular el costo unitario de cada producto usando el costeo tradicional convencional. C. Determinar el precio de venta de cada producto con base en el sistema de costo ABC y el costeo tradicional. Dato Adicional: Antes de instalar el sistema de costeo ABC, la empresa usaba un sistema de costeo convencional y asignaba los costos indirectos de fabricación a los productos usando las horas de mano de obra directa. Los precios de los productos se estiman con base en el 120% de su costo.

DESARROLLO:

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

A. Calculamos el costo unitario de cada producto usando los apropiados cost drivers para los costos indirectos de fabricación de cada ítem. Servicio público Total de costo de Actividad Total Actividad Base Índice de Actividad

300000

Alistamiento materiales 273000

Manejo de Materiales 640000

60000

780

1600000

5

350

0.40

SISTEMA DE COSTEO ABC Uso de Actividad PRODUCTOS A Costos directos Costos indirectos de fabricación Servicios públicos Preparación de equipo (alistamiento) Manejo de materiales Costo de la actividad Unidades producidas Costo unitario

Costo de Actividad (S/.) 80000

30000

5

150000

130

350

45500

500000

0.40

200000 475500 40000 11.89

Uso de Actividad PRODUCTOS B Costos directos Costos indirectos de fabricación Servicios públicos Preparación de equipo (alistamiento) Manejo de materiales Costo de la actividad Unidades producidas Costo unitario

Índice de Actividad (S/.)

Índice de Actividad (S/.)

Costo de Actividad (S/.) 80000

10000

5

50000

380

350

133000

300000

0.40

120000 383000 20000 19.15

Uso de Actividad

Índice de Actividad (S/.)

Costo de Actividad (S/.)

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

PRODUCTOS C Costos directos Costos indirectos de fabricación Servicios públicos Preparación de equipo (alistamiento) Manejo de materiales Costo de la actividad Unidades producidas Costo unitario

90000

20000

5

100000

270

350

94500

800000

0.40

320000 604500 60000 10.08

B. Calculo del costo unitario de cada producto usando el costeo tradicional convencional. SISTEMA DE COSTEO TRADICIONAL PRODUCTOS Costos directos Costos indirectos de fabricación Producto A (1213000/100000)*32000 Producto B (1213000/100000)*32000 Producto C (1213000/100000)*32000 Costo Total

A 80000

B 80000

C 90000

388160 218340 605500 468160

298340

696500

Unidades producidas

40000

20000

60000

Costo por Unidad

11.70

14.92

11.61

C. Determinación del precio de cada producto con base en el sistema de costo ABC y el costo tradicional Precio respecto al Costo

SISTEMA ABC Costo del Precio de producto venta

SISTEMA TRADICIONAL Costo del Precio de Poducto Venta

PRODUCTO A

120%

11.89

26.15

11.70

25.75

PRODUCTO B

120%

19.15

42.13

14.92

32.82

PRODUCTO C

120%

10.08

22.17

11.61

25.54

CUADRO RESUMEN

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC

RECOMENDACIONES: 1. Identificar las actividades innecesarias, es decir, las que no son esencuiales para la marcha de la organización o aquellas no apreciadas por los clientes. 2. Analizar las actividades significativas para detectar áreas de oportunidad para lograr mejoras. 3. Comparar actividades similares con otras empresas o áreas de la misma entidad. CONCLUSIONES 1. Se debe tener en cuenta que el ABC se establece con una filosofía degerenciamiento, en donde deben participar todos los individuos que conformen laempresa, desde los operativos hasta los estratégicos, ya que al tener cubierto todolos sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir COMPETITIVIDAD frentea las entidades que ejercen la misma actividad. 2. ABC sirve eficientemente para obtener información sobre procesos y actividadesmejorando la eficiencia de operaciones y facilita el flujo de información para la tomade decisiones. El método ABC efectuó un aporte muy importante a la Contabilidad deGestión, no debe considerarse sólo como un sistema de costos, sino como gestiónde la empresa. 3. El concepto ABC involucra más al personal de los procesos dando origen a unamayor vinculación a las actividades entre los departamentos. Aunque es de señalarque deben conocer el sistema todos los empleados de la empresa sean contable ono. 4. Este sistema de costos es aplicable a diferentes tipos de empresas (productivas y deservicios). 5. Permiten calcular de forma más precisa los costos.

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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES - ABC REFERENCIAS

 Contabilidad de costos: Un enfoque gerencial. Autores: Charles T. Horngren, George Foster, Srikant M. Datar. Edición 12. Editorial Pearson Educación, 2007. Páginas: 141-153  Costeo basado en Actividades. en:http://www.loscostos.info/costeoabc.html

Disponible

 COSTOS ABC, ABM, ABB- Herramientas para incrementar la Rentabilidad y competividad empresarial. Autor: MrioApaza Meza. Edición 2006-lima. Páginas: 67-343