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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” EXTENSIÓN BARQUISIMETO DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES Y SEGUIMIENTO AL EGRESADO

INFORME DE PASANTÍA EN SERVICIOS Y OUTSOURCING LARA, C.A

Br:

BARQUISIMETO, JUNIO DE 2011 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO JOSE DE SUCRE EXTENSION-BARQUISIMETO

SERVICIOS Y OUTSOURCING LARA, C.A DEPARTAMENTO DE PERSONAL

PASANTE: ESPECIALIDAD: Relaciones Industriales TUTUR ACADEMICO: TUTOR EMPRESARIAL: TUTOR METODOLOGICO: JEFE DE DEPARTAMENTO:

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TUTOR ACADÉMICO

TUTOR EMPRESARIAL

Lic.

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TUTOR METODOLÓGICO

JEFE DE DEPARTAMENTO

Prof.

Lcdo.

DEDICATORIA A Dios Todopoderoso por darme el ser y la sabiduría; siempre me haz ayudado a salir adelante, en todo momento. En especial en los más difíciles. A mi Madre por brindarme su apoyo espiritual y moral en todo momento. Mas que una madre es una amiga que amo sobre todas las cosas. A mi Padre por ser ejemplo de superación y fortaleza en mi vida, con su apoyo cuento en todos los momentos épicos de mi etapa de crecimiento. A mis amigas incondicionales, juntas hemos logrado acompañarnos en todo momento y de la mano vamos creciendo mutuamente en todos los sentidos. A mis compañeras de estudio, por ser ellas también parte de mi formación académica.

AGRADECIMIENTO

A Dios el creador por este cederme este milagro que se llama vida y de esta manera darme la oportunidad de seguir adelante persiguiendo siempre una estabilidad espiritual. Agradezco a mi familia que siempre está presente en mis ideas y ha jugado un papel muy importante en la toma de decisiones, su apoyo fue de suma importancia especialmente mi padre, y mi madre. Cuya fe depositada en mí ha sido inagotable. A mis compañeros por el incentivo que me han brindado y por facilitarme las herramientas para hacer este proceso de formación profesional más sencillo y productivo.

INDICE PP. DEDICATORIA…………………………………………………………..

iv

AGRADECIMIENTO……………………………………………............

v

INTRODUCCION……………………………………………………..…

1

INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA Reseña Histórica…………………………………………………..

1

Misión……………………………………………………………..

2

Visión……………………………………………………………...

2

Funciones……………………………………………………….…

3

Estructura Organizativa…………………………………………...

6

ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DURANTE LA PASANTIA……………………………………………………………….

7

CONCLUSIONES………………………………………………………..

10

RECOMENDACIONES………………………………………………....

11

REFERENCIAS……………………………………………………….….

12

ANEXOS……………………………………………………………….…

13

GLOSARIO………………………………………………………………

18

INTRODUCCION El presente informe tiene como finalidad dar un resumen de todo lo relacionado con el periodo de pasantía ya que éste debe ser cumplido por ser un requisito final exigido por el Instituto Universitario de Tecnología Antonio José de Sucre. En este periodo se tiene la oportunidad de desenvolverse dentro de la organización en este caso, en la Empresa Servicios y Outsourcing Lara C.A, para obtener conocimientos que más adelante ayudará como experiencia laboral dentro de cualquier organización, Instituto o empresa. El siguiente informe se encuentra desarrollado por: información referente a la empresa donde se realizó la pasantía como: razón social, ubicación, objetivo, reseña histórica, función de su estructura organizativa, y las siguientes actividades realizadas donde se describe cada una de ellas, junto con sus Anexos, Conclusión, Recomendaciones, y el Glosario.

INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA Razón Social: servicios y Outsourcing Lara, C.A Ubicación: Servicios Y Outsourcing Lara, C.A, av. General Patiño entre calle San Rafael y Fortunato Orellana, Edif. Luisa Elena Piso 2 oficina 2-02, Cabudare Estado Lara.

Reseña Histórica La empresa Servicios Y Outsourcing Lara, C.A, fue fundada y constituida formalmente ante el Registro mercantil Segundo de la circunscripción Judicial del Estado Lara el 23 de enero del 2004, bajo el N° 24 tomo 24-A, la intención inicial de sus socio fundadores Cesar Cracco y Jorge Cracco fue ofrecer los servicios descritos en el objeto de la empresa, tales como. Todas aquellas actividades relacionadas con la ejecución de toda clase de proyectos de obras civiles, mecánica, eléctrica y de paisajismo, servicios de aseo y limpieza, suministro y administración de personal de mantenimiento y conservación de aéreas verdes, reforestación, desforestación, control e maleza y mantenimiento en general de vías Ferreras, gasoductos, plantas industriales y terreno, así mismo realizaran toda clase de trabajo de impermeabilización en techos, tanques y piscinas, no obstante debido a la situación económica del país y de la muy poca posibilidades de ofrecer dichos servicios a la gran empresa privada y pública, se decidió no comenzar operaciones hasta captar algunos clientes de envergaduras.

Es por consiguiente que en acta extraordinaria realizada por los socios de la empresa y registrada ante el Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción judicial

del Estado Lara el 21 de octubre del 2009 se decidió comenzar formalmente sus actividades operativas y administrativas debutando con los servicios que a continuación se detallan: a Ultracolor, C.A servicios de Mantenimiento de jardines y Aéreas Verdes, Domínguez Y Compañía, C.A Servicio de Limpieza en las Instalaciones, Chocolate El Rey Servicio de Aseo y limpieza en el Área Administrativa y área de Producciones de la Planta de chocolate y bebidas, Concentrados Valera Suministro de Personal Obrero para apoyo a operaciones en la planta Barquisimeto. En la actualidad la empresa Servicios Y Outsourcing Lara, C.A, se mantiene operando cada vez con más clientes y con unos proyectos de expiación hacia otros estados del país, y con importantes clientes corporativos, tales como: PDVSA agrícola, Pequiven, Pdvsa Gas, Corpoelec, entre otros.

Misión La empresa Servicios Y Outsourcing Lara, C.A ha sido concebida como una Empresa de Servicios que ha de operar bajo los criterios de competitividad que rigen las fuerza actuales de mercado, lo cual nos compromete a prestar nuestros servicios con estricto apego a los altos niveles de calidad establecidos en nuestros manuales de especificaciones Técnicas, atendiendo al propio tiempo las exigencias y características particulares de cada cliente corporativo.

Visión Así mismo, estos compromisos de competitividad nos obligan a realizar nuestras actividades bajo elemento de supervisión, seguimiento y control que garantizan la debida eficiencia Administrativa de nuestra gestión la cual a su vez se traduce en el logro de la satisfacción total del cliente atendido, bajo condiciones Técnico Económica Igualmente atractivas para este, reflejadas en los precios de nuestro servicios

Objetivos Prestar los servicios de aseo, Limpieza y Mantenimiento de edificaciones; Desarrollo, mantenimiento y conservación de áreas verdes; suministro y/o de administración de personal obrero, técnico y administrativo; construcción y mantenimiento industrial, que nos sean

requeridos por instituciones públicas y

privadas, bajo el estricto cumplimiento de todas aquellas especificaciones y normas de operación que garantizan la satisfacción plena del cliente. Producir en el contexto de nuestras actividades empresariales un impacto positivo en el entorno económico y social donde se desempeñe Sericios Outsourcing Lara C.A., fundamentalmente en términos de generación de empleos, aportes tributarios y beneficios en general para todos los elementos que con la empresa interactúan dentro del proceso de producción de nuestros servicios. Realizar las operaciones de la empresa atendiendo óptima normativas organizacionales que produzcan alto nivel de eficiencia en la gestión como una manera de garantizar el éxito económico de Sericios Outsourcing Lara C.A., y su permanencia en el mercado altamente competitivo que rige nuestras actividades. Estructura Organizativa. (Anexo A)

Junta Directiva En general establece los lineamientos generales de la Gestión de la empresa en lo Financiero, administrativo y Técnico, así como los nuevos horizontes de mercado, crecimiento y diversificación de las actividades y misión de la empresa.

Presidencia y Vice- Presidencia Planifica, coordina y evalúa todas las actividades y operaciones a desarrollar por cada una de las gerencias bajo su responsabilidad. Reporta a la Junta Directiva mensualmente o cuando esta lo requiera el desenvolvimiento técnico administrativo de la empresa. En general garantiza la buena marcha de la empresa y el cumplimiento cabal del Plan de gestión y las metas establecidas anualmente por la junta directiva Gerencia Administrativa Planificar, coordinar y supervisar el cumplimiento de las actividades rutinarias de cada una de las secciones bajo su adscripción, y de todas aquellas de carácter extraordinario que les asigne. Coordinar con las otras Gerencias de Área (ingeniera y mantenimiento e informática) las actividades conjuntas que rutinariamente deben desarrollar (compras, nominas, ejecución presupuestaria, entre otras). Rendir informes mensuales o cuando se le requiera a la gerencia general, acerca de la gestión financiera de la empresa. División Contable Analiza y concilia el proceso de cobranza por medio del sistema de orden de pago bancario, elabora reporte mensual de cuentas por cobrar y coordina la cobranza por medio de mensajería. Evalúa las cuentas por pagar y procesa la emisión de los pagos por gastos de la empresa, para la posterior autorización por parte de la gerencia de área

Coordina y procesa los registros contables; examina los cálculos y formulación de los asientos contables y efectúa las transacciones mensuales en la cedula de contabilidad Supervisa el proceso diario de transcripción de datos en el sistema mecanizado de contabilidad. Elabora periódicamente, o cuando lo requiera la gerencia de administración informes con los índices financieros de la gestión de la empresa para la aplicación oportuna de controles correctivos. División de Nomina Elabora y revisa el proceso de emisión de las distintas nominas de la empresa y mantiene permanentemente actualizado sus sistema. Calcular y transmitir los descuentos y aportes patronales de carácter socio económico (SSO, LPH, LPF, entre otros) gestionando oportunamente las a cancelaciones correspondientes ante los entes respectivos. Tramita todo proceso de ingreso y egreso de personal, con sus consecuentes liquidaciones y notificaciones a las instituciones de previsión social (SSO, ahorro habitacional, Paro Forzoso entre otros) Analizar y calcular los impactos que produzcan los incrementos salariales derivados de Decretos presidenciales o decisiones propias de la empresa y producir los reajustes que en la estructura de costo de los servicios dichos aumentos generen. División de Compras y Servicios Procesar todas las solicitudes de compra de materiales, equipos y servicios que emanen de las restantes gerencias de área.

Mantener el control de entrada y salida de materiales y equipos en existencia. Programar las compras de materiales e insumos básicos de los servicios, de acuerdo a las tablas de consumo proyectadas, así como llevar el control y reposición de los inventarios. Manejar las políticas de compras de la empresa, así como las relaciones comerciales con proveedores y de actualización de lista de precios. Mantener los stock de repuestos de equipos en operaciones y controlas la entrada y salida de los mismos. Gerencia de Ingeniera y Mantenimiento Realiza la gestión global de prestación de servicios corporativos en las áreas de aseo y limpieza, áreas verde y administrativas de personal, así como la ejecución de obras civiles, con estricto apego a las pautas y metas de eficiencias y calidad de servicio preestablecidos por la junta directiva a través de la gerencia general. Informar periódicamente a la gerencia general acerca del desarrollo de la gestión desde el punto de vista técnico, aportando oportunamente las propuestas, criterios, recomendaciones y lineamiento operativos que a su juicio deban ser incorporados para mejorar la starndard de calidad de los servicios. Supervisar el desenvolvimiento de cada una de las supervisiones a sus cargos, a los fines de velar por el eficiente desempeño de la misma. Realizar reuniones periódicas de coordinación, evaluación y programación de actividades y metas con los supervisores a su cargo.

Limpieza y Áreas Verdes Programar y supervisar los planes de mantenimiento a desarrollar en cada servicio y el estricto cumplimiento de cada una de sus actividades. Reportar periódicamente a través de informes técnicos a la gerencia de ingeniería y mantenimiento el desenvolvimiento de cada uno de los servicios o proyectos en ejecución, así como las propuestas técnicas a que haya lugar para mejorar la calidad de los mismos. Servicios de Áreas verdes Programa y supervisa los planes de mantenimiento a desarrollar en cada servicio y el estricto cumplimiento de cada una de sus actividades. Reporta periódicamente a través de informes técnicos a la gerencia de ingeniería y mantenimiento el desenvolvimiento de cada uno de los servicios o proyectos en ejecución, así como las propuestas técnicas a que haya lugar para mejorar la calidad de los mismos. Elaborar

los

proyectos

paisajísticos

o

de

deforestaciones,

reforestaciones, control de maleza, entre otros que le sean solicitados a la empresa. Solicitar oportunamente a la sección de compras a través de la gerencia de área respectiva los materiales, repuestos, insumos y equipos requeridos para la prestación de los distintos servicios de áreas verdes, velando por el mantenimiento de los niveles de inventario adecuados para cada ítem.

Control de personal Diseñar perfiles ocupacionales, analizar los Curriculum y seleccionar el personal solicitado por el cliente corporativo de acuerdo con su requerimiento y necesidades. Velar por la correcta elaboración de la nomina de personal a administrar de acuerdo a salario y beneficio estipulado Planificar, coordinar y controlar la eficiente administración del personal dentro de la empresa y de las corporativas, cumpliendo con las normativas legales, procedimientos y lineamiento establecidos para que cumpla con los objetivos establecidos por la organización. Construcción Planificar y supervisar el cumplimiento del cronograma de trabajo de las distintas obras que sean contratadas a la empresa. Coordinar la mejor utilización del personal y la distribución de las tareas en el sitio de la obra, así como el traslado de equipos y herramientas a la misma, velando por el correcto y eficiente desempeño de dicho personal, así como por el cuidado y buen manejo de los equipos. Mantenimiento industrial Programar y supervisar los planes de mantenimiento a desarrollar en cada servicio y el estricto cumplimiento de cada una de sus actividades. Reportar periódicamente a través de informe técnicos a la gerencia de ingeniería y mantenimiento el desenvolvimiento de cada uno de los servicios o proyectos en ejecución, así como las propuestas técnicas a que haya lugar para mejorar la calidad de los mismos.

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PASANTÍA El proceso de pasantía comenzó con el ingreso a la organización en calidad de trabajador, para luego ser ubicado por medio del Gerente en un Departamento relacionado con especialidad del mismo. Presentación y recorrido por las instalaciones Durante la primera semana de se realizó un recorrido por la instalaciones de la empresa donde se explico su funcionamiento, luego se conoció el personal del departamento de personal y las funciones de cada uno de ellos, unas vez terminada la presentación se hizo entrega del manual de normas y procedimientos de la empresa para conocer más a fondo los procedimientos de ese departamento. Revisión de Documentos por Archivar de Semana Anterior La primera actividad asignada fue archivar documentos que se encontraban sin ningún tipo de carpetas a estos documento se le asignó una carpeta y un número en el archivo vertical que posee la empresa, así como también la organización de estos documentos. Clasificación de documentos Para la realización de esta tarea se hizo una clasificación de documento los cuales se encontraba desorganizados esto se clasificar por vauches de ingreso y egreso, correspondencia, planillas de pagos de impuestos una vez realizada esta actividad se procedió a archivar y almacenar cada uno en su carpeta correspondiente.

Revisión de carpetas Otra de las actividades realizadas durante el periodo de pasantías fue la revisión de las carpetas de IVSS, BANAVIH, INCE y ISLR con la finalidad de verificar solvencia y fechas de pagos así como también las últimas facturas por cancelar. Revisión de Reportes Esta actividad consistió en la revisión de los reportes de servicios prestados a las corporaciones de semanas anteriores y actuales para la elaboración de nominas de los empleados, y cronogramas de próximos servicios. (Anexo C) Transcripción de datos En esta la finalidad era transcribir en la data preliminar en Excel para procesar de la nomina esta se efectúa con las carpetas de asistencia y de los reportes de tiempo de cada empleado por cada corporativa.

Cálculo y Revisión de Nómina Apoyar en el proceso de elaboración de nómina ingresando en el sistema SAINT NOMINA; De igual modo, verificar que los días laborados cargados en el sistema coincidan con los de la nómina que pasa por escrito cada supervisor, es decir, verificar que el pago sea correcto para cada persona.

Consulta y mantenimiento de Personal Obrero. Esta actividad consistió en realizar la consulta del personal obrero en las páginas del IVSS/TIUNA BANAVIH en línea, así como también los retiros de los empleados egresados y la inclusión del personal de ingreso. Revisión y conciliación de cuentas bancaria On Line Esta actividad fue realizar las transferencia bancarias revisión de Vauches de pagos para la nomina, los estados de Cuenta de la empresa Elaboración de cheques y sobre de pago de los empleados Se trabajó en la elaboración de cheques para la cancelación de nominas de los empleados que prestaron servicios eventuales, asi como también el llenado de los sobres de pago del mismo Elaboración de Vauches Se debió realizar en varias oportunidades los Vauches de ingreso y egresó de las cuentas por pagar y cobrar en ocasiones se llevó a cabo la tarea de hacer los vauches bancarios de los ingresos de la empresa así como también los gastos que salían de ella

CONCLUSIONES Una vez culminado el período de pasantía y de haber cumplido con el plan de trabajo establecido al inicio de las mismas, se puede asegurar muy firmemente que se cumplió satisfactoriamente con el objetivo, metas y actividades planificadas; logrando adquirir gran cantidad de conocimientos a lo largo de dicho proceso, completando y culminando así, la etapa de bachiller. La pasantía permitió transferir al medio laboral, los conocimientos adquiridos en la fase académica, a la vez se consolidaron consolido esos conocimientos en su desempeño laboral. Todo lo antes expuesto sumado a la culminación de la relación laboral con la organización y la próxima conclusión del vínculo académico tiende a considerar como hecho factible la posibilidad de una próxima interacción con algunos otroentes (institución u organización), todo esto representado por un vínculo laboral con alguno de los mismos. Además de esto, durante el desarrollo de la Pasantía Profesional en la empresa Servicios Y Outsourcing Lara, C.A, se pudieron en práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante el trayecto de la carrera profesional, obteniendo así habilidades, destrezas y conocimientos que sirven de bases para una mejor proyección profesional. La presente en práctica de los conocimientos que fueron suministrado aspectos y percepciones necesarias para un perfecto desenvolvimiento en las actividades encomendadas, mostrándole nociones de la administración del Recurso Humano, de involucrarse o relacionarse con el personal de las áreas de la empresa.

RECOMENDACIONES

Organizar reuniones mensuales con los trabajadores de servicios para así mantener y reforzar el sentido de pertenencia de los trabajadores. De igual modo escuchar solicitudes e inconformidades y buscar posibles soluciones, así como también permitir la capacitación y superación profesional de cada uno de ellos. Brindar más capacitación a la Gerencia de Recursos Humanos ya que en ocasiones suelen entrar en un mismo ciclo, es decir cumple con las mismas funciones todo el tiempo y no permiten la superación profesional. Organizar reuniones semanales con todos los trabajadores de la Gerencia de Recursos Humanos, con el fin de que exista una buena comunicación entre la gerencia y todos esté informado de las cosas que suceden en las distintas coordinaciones. Ya que como esto obrero trabajan en exteriores la empresa no se encuentra enterada de cómo realiza el trabajo cada empleado y si se siente bien en su puesto de trabajo

GLOSARIO

Acción Social: dedicación de recursos empresariales a proyectos de desarrollo socioeconómico que apoyan a personas desfavorecidas, en las áreas de integración social, salud, educación, formación profesional y empleo. Adiestramiento: conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que desempeñen mejor su trabajo. Análisis del Puesto de Trabajo: proceso que investiga, describe, analiza y descompone las diferentes funciones, tareas y operaciones, así como las condiciones de trabajo y de otros elementos, que en su conjunto configuran una actividad laboral concreta, o sea, un puesto de trabajo. Calidad: el conjunto de propiedades de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades. Candidato: persona que, reuniendo los requisitos legales para ser elegible, opta por concurrir a un determinado proceso electoral. Capacitación: es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Cargos: son los puestos de trabajo a través de los cuales los funcionarios y servidores desempeñan las funciones asignadas Competencias: conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que forman la base de todos los procesos modernos de recursos humanos. Condiciones de Trabajo: conjunto de aspectos físicos, legales y sociales que crean el medio ambiente de un puesto y grupo de trabajo.

Contrato: es el pacto o acuerdo entre el trabajador o empresario en virtud del cual el trabajador se compromete de manera voluntaria, a la realización o prestación de servicios, por cuenta del empresario y dentro de su ámbito de organización y dirección, a cambio de una retribución. Currículum Vitae: enumeración y descripción detallada de la formación, experiencia y actividades profesionales de una persona. Departamento: área de una empresa dedicada a una determinada función. Se puede componer de varios servicios y tiene una persona con funciones de dirección al frente del mismo. Horario Laboral: horario en el que se desarrolla la jornada laboral y que viene determinado por el empresario o empresaria. Nómina: relación de la plantilla de una empresa expresando sus salarios y otras Organigrama: es la representación gráfica de la organización de una empresa o entidad, estableciendo las principales dependencias y relaciones existentes. Perfil del Puesto de Trabajo: características óptimas para el desempeño de una función laboral: formación, experiencia, aptitudes, liderazgo del candidato o candidata, etc. El conocimiento del perfil necesario para un puesto facilita el proceso de selección. Plantilla de Personal: grupo de empleados y empleadas de una empresa. Reclutamiento: conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en una determinada organización. Rol: papel que desempeña cada persona dentro de una unidad social determinada.

Salario: es el conjunto de las diferentes remuneraciones que una persona obtiene como contraprestación de los trabajos realizados por cuenta ajena. Selección: acto de elegir a una persona candidata entre varias para un puesto de trabajo. Vacante: puesto de trabajo libre, que no está cubierto.

REFERENCIA Manual para la elaboración del informe de pasantías del Instituto Universitario de Tecnológico Antonio José de Sucre (2005) Extensión Barquisimeto

ANEXOS

Anexos A Organigrama de la Empresa

Anexos B Control de Horario y Asistencia