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UNIVERSIDAD CIENTÍFICA DEL PERÚ- INGENIERÍA CIVIL

ÍNDICE CAPÍTULO I :GENERALIDADES………………………………………….2 I.

INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………….…..2

II.

OBJETIVOS……………………………………………………………………………3 

OBJETIVO GENERAL...….………………………………………3



OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………….3

CAPÍTULO II: FUNDAMENTOS TEÓRICOS ………………..……….4 III.

MARCO TEÓRICO……………………………………………………………………4 3.1.INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN..…………………………………4 3.1.1. REPRESENTACIONES GRÁFICAS……………………………...4 3.1.2. MANUALES……………………………………………………………..8 3.1.3. FORMULARIOS………………………..……………………….……11 3.2. ORGANIGRAMAS….…………………………………………………….…13 3.2.1. CONCEPTO……………………………..……………………………..13 3.2.2. OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS………………………..14 3.2.3. IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS…………………15 3.2.4. TIPOS DE ORGANIGRAMAS………..…………………………..16 3.2.5. RECOMENDACIONES TECNICAS………………………………26

CAPÍTULO III : CONCLUSIONES…………………………………..…32 IV.

RECOMENDACIONES………………………………………………………..…..32

V.

CONCLUCIONES ……………………………………………………………..…….33

VI.

BIBLIOGRAFIA……..…………………………………………………….……….34

VII.

ANEXOS………………………………………………………………………………35

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CAPÍTULO I: GENERALIDADES

I. INTRODUCCIÓN

Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que están referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, lo que permitirá conocer la correcta elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.

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II. OBJETIVOS

2.1.OBJETIVO GENERAL 

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional, formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de cierta institución o empresa.

2.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Valorar la importancia de la función de Organización y Sistemas en los procesos de mejoramiento administrativo de organizaciones que funcionan en contextos cambiantes.



Conocer y aplicar métodos, técnicas e instrumentos de análisis y diseño organizacional.



Adquirir las habilidades necesarias para diseñar y rediseñar estructuras organizativas.



Establecer relaciones con otros ámbitos del conocimiento, particularmente

los

derivados

del

comportamiento

organizacional y del tratamiento electrónico de la información, en los procesos de análisis y diseño organizacional. 

Desarrollar actitudes y hábitos de estudio enfocados a aprender a aprender en el marco de una metodología participativa de enseñanza-aprendizaje.

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CAPÍTULO II: FUNDAMENTOS TEÓRICOS III. MARCO TEÓRICO 3.1.

INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN

A continuación, indicamos si los instrumentos mencionados en el marco teórico de esta investigación son utilizados o no por la Institución objeto de estudio. Asimismo, comentamos la aplicación práctica de las herramientas utilizadas. 3.1.1.

REPRESENTACIONES GRÁFICAS

a. Organigramas: Actualmente, esta herramienta es confeccionada y mantenida por el departamento de Recursos Humanos quiénes son los responsables de que el mismo refleje la realidad de la Institución respecto al personal de la misma. Sin embargo, los Analistas de Organización y Métodos los utilizan para consultar los puestos de los integrantes de la Institución, ya que los mismos se incluyen en los procedimientos y circulares. A su vez, pueden sugerir cambios en el organigrama al departamento de Recursos Humanos. Ver Anexo II. b. Flujogramas: De acuerdo a lo relevado, esta herramienta es consultada en menor proporción que otras, como por ejemplo los manuales de procedimientos.

Igualmente,

la

gran

mayoría

de

los

procedimientos cuentan con su respectiva representación gráfica. Esto se debe a que la utilización de los mismos, facilita el

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entendimiento y aporta una visión general de los procedimientos, principalmente en casos en que se desea obtener una imagen global y rápida de los mismos. Las técnicas de diseño utilizadas por la Organización, están basada en la norma IRAM 34.502 comentada anteriormente en este documento. Estos documentos son confeccionados por los Analistas de Organización y Métodos quienes son los responsables de actualizarlos en caso que los procesos sean modificados. Ver Anexo III. No es una herramienta ampliamente difundida debido al alto costo, tiempo y dedicación que requiere su mantenimiento. c. Mapas de procesos: Todos los procedimientos forman parte del mapa de procesos. El mismo permite visualizar fácilmente la relación que existe entre cada uno de los procedimientos y cómo es el flujo de información entre ellos. Estos documentos también son preparados y mantenidos por parte de los Analistas de Organización y Métodos del Banco. Ver Anexo IV. d. Diagrama de Gantt: Se utiliza para planificar los proyectos y poder realizar un seguimiento de los mismos determinando las desviaciones a los plazos originariamente establecidos en tiempo y forma.

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La Institución utiliza el programa Office Project de la empresa Microsoft. El mismo permite generar diagramas de Gantt definiendo tareas a las cuales se les indica su duración, fecha de comienzo y de finalización, como los recursos humanos involucrados, especificando la dedicación horaria de cada uno al proyecto. Asimismo, esta herramienta permite generar informes de avance, tareas críticas, riesgos y problemas del proyecto, costos del proyecto y asignación de los recursos al mismo. La confección de estos diagramas no es exclusiva de los Analistas de Organización y Métodos, ya que los Analistas de Sistemas los utilizan habitualmente y por lo general son ellos quienes los preparan y mantienen. Ver Anexo V. e. Workflow: Si bien es una herramienta moderna y que tiene poca difusión en nuestro medio, la misma está siendo implementada por el Banco en los nuevos procesos que se han rediseñado. La idea del Banco es poder incorporar la misma a la mayor cantidad de procesos, dado que facilita el flujo de la información y agiliza los procesos. Permite obtener información estadística respecto a la cantidad de procesos ejecutados, el estado de cada uno, los cuellos de botella o los pasos en los cuales las tareas han requerido más tiempo para su ejecución y el promedio de tiempo que cada paso implica. Con esta información es posible continuar analizando los procesos intentando alcanzar el tiempo óptimo de cada uno y realizando un pilotaje de los mismos apuntando a la mejora continua de éstos.

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Esta herramienta es desarrollada y mantenida por los Analistas de Sistemas, pero se espera en el futuro que los Analistas de Organización y Métodos sean los encargados de diseñar los procesos en la misma y los Analistas de Sistemas los transformen en procesos electrónicos y los pongan en funcionamiento. Ver Anexo VI. f.

Cuadro de distribución del trabajo: Esta herramienta no es utilizada por el Banco, pero se cuenta con una descripción de puestos para cada cargo, en la cual se documentan las actividades que cada puesto debe realizar. De todas formas, esta herramienta no es confeccionada por los Analistas de Organización y Métodos, sino que es preparada por el departamento de Recursos Humanos en conjunto con cada departamento.

g. Planos de disposición espacial: El Banco utiliza planos de disposición espacial y cuenta con uno para cada oficina, los cuales son preparados por el departamento de Infraestructura y Seguridad. Los Analistas de Organización y Métodos no participan de la disposición de oficinas ni realizan recomendaciones respecto a cómo deberían estar ubicadas las mismas. Esta tarea es propia del sector mencionado anteriormente. h. Matriz de riesgos y controles: El departamento de Organización y Métodos no cuenta con matrices de riesgos y controles. El sector de Riesgos Operativos

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confecciona y mantiene matrices con los riesgos del Banco y los controles de segundo grado que se deben realizar. Los controles que se realizan son establecidos en los manuales de procedimientos asociados a cada proceso. Esta tarea es responsabilidad de los Analistas de Organización y Métodos. 3.1.2. MANUALES a. Manuales administrativos: El Banco, debido a su gran tamaño, utiliza diversos manuales entre los que se encuentran:  manual de la Organización: establece la visión, misión y objetivos del Banco.  manuales de Procedimientos y Políticas Aplicables.  manuales del Empleado: llamados Manuales de descripción de puestos por el Banco.  manual de conducta. Respecto a los manuales de Procedimientos y Políticas Aplicables, la Organización cuenta con dichos manuales para todos los procesos más importantes. Dentro de éstos, se establecen las políticas aplicables a cada procedimiento. Los mismos son confeccionados y mantenidos por los Analistas de Organización y Métodos. Esta es una de las tareas más importantes que realizan los Analistas, ya que éstos son los encargados de documentar los procesos, velando porque los mismos reflejen la realidad y sean lo más claro posible para los usuarios.

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El Manual de la Organización es preparado y mantenido por el departamento de Marketing, mientras que los Manuales de descripción de Puestos son responsabilidad del departamento de Recursos Humanos. b. Instructivos o Manuales de aplicaciones: La Organización cuenta con manuales de aplicación de los diferentes sistemas informáticos que utilizan. Este sistema se divide en operaciones, las cuales cumplen diferentes funciones. Por este motivo es importante contar con ellos, ya que permiten a los usuarios tener una guía para el correcto ingreso de los datos. Los manuales contienen la siguiente información:  a quien está dirigido  el objetivo de la operación  si implica registraciones contables  las pantallas desplegadas por el sistema  descripción de los campos a completar con el detalle de las diferentes posibilidades  formularios involucrados  reportes que se obtienen en base a los datos En general estos manuales son confeccionados por las empresas encargadas de realizar el mantenimiento de los sistemas, pero es tarea de los Analistas de Organización y Métodos el verificar que los mismos fueron confeccionados correctamente, cumplen con los requisitos de formato y diseño establecidos por el Banco y son claros para los usuarios.

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c. Circulares: Este tipo de herramienta es utilizada en el Banco desde el inicio de sus actividades y se emiten en forma electrónica mediante archivos prediseñados y enviados vía mail a los funcionarios. En las mismas, se comunica a los empleados cambios en políticas, lanzamiento de nuevos productos, modificaciones a procesos, datos de interés y cualquier otro tipo de información que requiera ser comunicada. Las mismas pueden estar dirigidas a todo el personal del Banco o a parte del mismo, lo cual es indicado en el encabezado del documento y se tiene en cuenta a la hora de indicar los destinatarios del correo electrónico. El encabezado incluye además el sector que solicitó la comunicación, la fecha en que fue emitida, un número de identificación único, el tipo de circular (reglamentaria, informativa, temporal), una síntesis de su contenido, un comentario y a quien está dirigida. Asimismo, se indica si la circular complementa una circular anterior o si anula otra. En estos casos se especifica, además, el número de la circular a la cual se hace referencia. El Banco dispone de una estricta política de firmas para autorizar la emisión de estos documentos y que sin las cuales no es posible emitirlos. La emisión de estos documentos es una tarea diaria de los Analistas de Organización y Métodos ya que a través de éstas comunican los cambios y/o mejoras de los procedimientos, INFORME DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

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además de comunicar informaciones solicitadas por otros sectores del Banco. Ver Anexo X. d. Walkthrough (Recorridos): Esta herramienta no es utilizada por la Institución. e. Lista de actividades: Esta herramienta no es utilizada por la Institución, las actividades se encuentran especificadas en los manuales de procedimientos de cada proceso. f.

Lista de tareas: Si bien esta herramienta tampoco es utilizada por el Banco, en los manuales de procedimientos se encuentran especificadas las tareas que se deben realizar en cada proceso, junto con la descripción del puesto y el responsable de ejecutarla.

3.1.3. FORMULARIOS a. Formularios pre impresos: El Banco

utiliza

formularios pre

impresos para

ciertos

documentos que se entregan a clientes como lo son: contratos de condiciones generales, boletas de depósito, formularios de retiro, facturas y recibos. La tendencia es sustituir este tipo de formularios por aquellos que se completan desde los sistemas y luego se imprimen directamente de éstos. El diseño y mantenimiento es tarea de los Analistas de Organización y Métodos. La Institución cuenta con un inventario

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detallado de dichos formularios, los cuales son revisados cuando se renueva el stock, a pedido del departamento de Legales o con motivo de un nuevo desarrollo de sistemas, para realizar las modificaciones que se consideren necesarias. Al analizar cada proceso, los Analistas deben evaluar la necesidad de crear nuevos formularios y/o modificar alguno existente, decidiendo si los mismos deben ser pre impresos o electrónicos. Cabe destacar que todos los formularios son validados por el departamento Legal y por el departamento de Marketing cuando los mismos son para entregar a los clientes. b. Formularios electrónicos: Las características y el diseño de los mismos están a cargo de los Analistas de Organización y Métodos. La validación de los mismos, es idéntica a los formularios pre impresos. Son programados por los Analistas de Sistemas y validados y verificados por los Analistas de Organización y Métodos. Tanto para los formularios pre impresos, como para los electrónicos, la comunicación a los usuarios de la modificación o creación de los mismos, es realizada por los Analistas de Organización y Métodos mediante una Circular (herramienta mencionada anteriormente).

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3.2. ORGANIGRAMAS

3.2.1. CONCEPTO Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:  Desempeña un papel informativo.  Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:  Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.  Debe contener únicamente los elementos indispensables. Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de la organización.

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Características de un Organigrama  Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos.  Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo dentro del cuadro, pero con una letra de menor tamaño.  Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales.  Debe de tener la fecha cuando se elaboró.  Debe de tener el autor quien la elaboro.  Debe de poseer una Estructura Organizacional.

3.2.2. OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS ¿Para qué sirve un organigrama? Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:  Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.  La división de funciones.  Los niveles jerárquicos.  Las líneas de autoridad y responsabilidad.  Los canales formales de la comunicación.  La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.  Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.  Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa. INFORME DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

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Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o, incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor el anterior.

3.2.3. IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS Como instrumento de análisis: Es importante porque nos permite detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y Detecto fallo de control de supervisión en la departamentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando. Te has preguntado si en realidad son necesarios los organigramas para el buen funcionamiento de la empresa. La respuesta en sí, se considera a los organigramas una de muchas herramientas de las cuales no debe de prescindir ninguna empresa sin importar el tamaño ya sea una pequeña organización o una empresa con presencia en diversos países del mundo. INFORME DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

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Entre mayor sea el número de colaboradores dentro de una empresa, es más importante el establecimiento de un organigrama bien definido, actualizado, claro y sencillo de entender. Sin embargo, el número de colaboradores no es el único factor a considerar. También debemos de tomar en cuenta las ventajas que nos brinda el tener por escrito todos los puestos de la organización y conocer los niveles jerárquicos por los cuales se encuentra formada nuestra organización. Como es el conocer los niveles de autoridad, visualizar mediante una representación gráfica al personal que forma parte de la empresa, estas son sólo algunas. El conocimiento del organigrama por parte del personal de la organización sin importar el nivel jerárquico al cual pertenezca, es de suma importancia, esto debido a que da una idea mucho más clara de la responsabilidad que tiene la persona dentro de la empresa, así como también, permite crear una identificación entre el colaborador y la empresa, que se conoce en el ámbito empresarial como; “que el empleado se ha puesto la camiseta de la organización”.

3.2.4. TIPOS DE ORGANIGRAMAS Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 

Por su naturaleza,



por su finalidad,



por su ámbito,



por su contenido y

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

por su presentación o disposición gráfica.

Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:  Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.  Macro administrativos: Involucran a más de una organización.  Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:  Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.  Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de

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la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus

destinatarios

son

personas

especializadas

en

el

conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.  Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así, por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.  Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:  Generales: Contienen

información

representativa

de

una

organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

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Ejemplo:

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo:

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Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: 

Integrales: Son

representaciones

gráficas

de

todas

las

unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales

e

integrales

son

equivalentes.

Ejemplo:

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

Ejemplo:

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 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:  Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización

recomiendan

su

empleo.

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 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

 Mixtos: Este

tipo

de

organigrama

utiliza

combinaciones

verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

Se

recomienda

utilizarlos

en

el

caso

de

organizaciones con un gran número de unidades en la base.

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 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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 Circulares: En este tipo

de diseño

gráfico,

la

unidad

organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, es decir, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen

las

figuras.

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3.2.5. RECOMENDACIONES ORGANIGRAMAS.

TÉCNICAS

PARA

ELABORAR

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:  Las casillas deben ser rectangulares.  Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.  Las líneas de nivel son siempre horizontales.  A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.  Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo. Al construir un organigrama se debe tener presente:  Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.  Señalar de la forma más completa las relaciones existentes. INFORME DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

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 Escribir

correctamente

el

nombre

de

las

Unidades

o

Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.  Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:  Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.  Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.  Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.  Línea Quebrada: Representa discontinuidades.  Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.  Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.  Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.  Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:         

Presentación o identificación Índice o contenido Prólogo o introducción Directorio Antecedentes históricos Objetivo Estructura orgánica Organigrama Estructura funcional

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Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:  Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar.  Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS Los pasos básicos para la preparación de organigramas son: Autorización para realizar el estudio: El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe emanar de los niveles

de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la información para el diseño del organigrama. Integración del equipo de trabajo: La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo a cabo. Determinación del programa de trabajo: Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se

plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, INFORME DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

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independientemente que se complemente con una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. Capacitación de información: Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo, así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio. También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde, a través de la investigación documental se

puede recopilar información normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización. La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:  Los órganos que integran dichas áreas.  El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.  Las relaciones que guardan entre ellos.  La naturaleza de estas relaciones.  Las funciones que realizan y, en su caso  Los puestos y el número de plazas que lo integran. Clasificación y registro de la información: El trabajo de clasificación y registro debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de texto con la opción de manejo gráfico.

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Análisis de información: Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseño del organigrama: Integración del documento con la(s) alternativa(s) específica(s). FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS  Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.  Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.  Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:  Los cargos existentes en la compañía.  Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.  Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS: Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

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Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para:  Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.  Comunicar la estructura organizativa.  Reflejar los cambios organizativos.

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CAPÍTULO III

IV.

RECOMENDACIONES

 Para poder entender los temas tratados en este informe debemos leer con cautela tiene un gran contenido que nos ayudara en muchos aspectos.  Para hacer un organigrama debemos tener en cuenta los siguientes pasos como, por ejemplo: 

Verificar el rango o responsabilidades de una empresa



Saber la jerarquía de la empresa



Escoger cual modelo es que necesita



hacer el formato del organigrama



colocar la información en el organigrama

 Es de saber que el organigrama va a ser utilizado por cuantas y tantas personas naturales o fiscales lo necesiten, por tal motivo, es esencial que este sea fácil de entender.  La organización del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa, esta es una labor de la administración, y para ello cuenta con dos instrumentos o medios importantes.

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V.

CONCLUSIONES  Un organigrama es la representación gráfica de la organización y su elaboración es indispensable porque permite visualizar la estructura y clarificar las relaciones departamentales y las responsabilidades. Según estos modelos podemos aplicarlos en cualquier ente porque es obligatorio y a la vez le ayudan en la clasificación de la empresa. También nos ayudara para establecer la relación y registro de todos los cargos de la empresa.  El

organigrama

es

un

instrumento

metodológico

de

la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte, trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.  El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización.  Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quién y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización.  Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

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VI.

BIBLIOGRAFÍA

 https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama  http://www.herramientasparapymes.com/la-importanciade-los-organigramas  http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-deorganigramas.html  http://www.monografias.com/trabajos26/organigramas/org anigramas.shtml  http://html.rincondelvago.com/organigramas.html  http://www.monografias.com/trabajos89/organigrama-y-suimportancia/organigrama-y-su-importancia.shtml  https://www.colibri.udelar.edu.uy/bitstream/123456789/714 /1/M-CD3855.pdf

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VII.

ANEXOS

Imagen N°1: Organigrama de una Empresa

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Imagen N°3: Empresa Organizada

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