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• Omar Antonio Hernandez

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS

GRUPO 9695 MATERIA: ANALISIS DE PUESTOS

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS

RESUMEN : Dentro de la organización existen innumerables puestos de trabajo, los cuales fueron diseñados para ayudar al crecimiento de la organización, ¿pero de qué manera se crearon esos puestos o ¿Quién definió las actividades de esos puestos de trabajo? Esas son algunas de las tantas tareas del análisis de puestos. El cual incluye un análisis profundo de factores: internos, externos, materiales , humanos, tangibles e intangibles que rodean a las organizaciones. Pero no solo eso sino que además aporta muchos otros beneficios a la organización y determina en gran parte el rumbo de esta pues su influencia abarca todas las áreas de las organizaciones. Por lo que es importante conocer a profundidad este proceso actividad que le concierne al presente trabajo.

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos definición y utilidad El análisis de puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo sino al puesto en si (Chiavenato, 1988; Sánchez Barriga, 1993) (cit en Grados.2001) Definiremos el análisis de puestos como la herramienta de investigación capaz de recopilar información relevante sobre un puesto de trabajo específico, mediante el cual podemos clasificar, tareas, actividades, conocimientos, habilidades y responsabilidades necesarias para poder cumplir con un puesto de trabajo dentro de una organización. Así una de las funciones primordiales del análisis de puestos es definir el perfil idóneo de las personas que ocuparan un puesto de trabajo además de crear el puesto de trabajo ideal para la empresa, el cual se incluirá todas las características necesarias para el mejor desarrollo del trabajo en la organización. El análisis de puestos no solo se limita a ese aspecto sino que su alcance va más allá y los beneficios son incontables e incalculables pues ayuda el crecimiento, desarrollo y mejora del puesto de trabajo volviéndolo más productivo y por otra parte busca que quien ejecuta ese trabajo sea más eficaz haciendo así una cadena que nos lleva hasta la evolución de la organización misma.

Por mencionar algunas de las funciones primordiales y más comunes del análisis de puestos dentro de las organizaciones encontramos: 

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RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Actúa como guía para el proceso de reclutamiento, al ser básico para la estructuración de las entrevistas que se aplicaran a los candidatos, la actualización de las fichas descriptivas. Rediseña los puestos según las necesidades de la empresa Evalúa el ambiente de trabajo,(seguridad industrial) motivación y satisfacción ORIENTACION Y CONSEJO VOCACIONAL: orienta a trabajadores o estudiantes para que escojan los puestos o lugares de trabajo en los cuales se puedan desarrollar de mejor manera

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS 

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PLANIFICACION: funciona como planificador de carreras profesionales o promociones dentro de las organizaciones con la finalidad de tener cada vez mejores empleados y que estos aporten cada vez mejores resultados a su organización buscando la anhelada eficacia en todas sus áreas VALORACION evalúa los puestos de trabajo para determinar salarios, prestaciones, riesgos, horarios, y condiciones bajo las cuales deben trabajar los empleados EVALUACION: por medio de esta se determina el desempeño, rendimiento y resultados de los trabajadores en su puesto de trabajo determinando si se requiere adiestramiento, actualizaciones y detectando nuevas habilidades y características necesarias para el puesto de trabajo. SEGURIDAD Y SALUD: analiza el ambiente de trabajo y determina las condiciones riesgosas que afecten al trabajo y al trabajador. Tomando en cuenta las condiciones del lugar, ergonomía y la cantidad de trabajadores, y demás condiciones necesarias y determinadas por la LEY FEDERAL DEL TRABJO Y las NOMS que rigen cada puesto de trabajo y sus actividades específicas. DELIMITACION funciona para marcar las líneas de autoridad directa dentro de la empresa y sus funciones

A grandes rasgos el APT sus funciones pueden resumirse en: reclutar, seleccionar, entrenar, salud y prevención descripciones taxonómicas, sociológicas, demográficas y orientación. Una vez conocidas las funciones del APT podemos hablar y analizar los beneficios que nos otorga como trabajador y como empresa. PARA LA EMPRESA:      

Señalar lagunas en el encadenamiento de puestos y funciones Establecer y repartir adecuadamente las cargas de trabajo Sirve como base para promociones y ascensos Fijar y definir responsabilidades en el trabajo Coordinación y organización de las actividades de la empresa Detectar posibles factores de riesgo y tomar medidas correctivas

PARA EL SUPERVISOR      

Conocer ampliamente las operaciones encomendadas para su vigilancia Exigir a cada trabajador cumplir con sus roles Buscar al trabajador más apto para su puesto de trabajo Evitar y minimizar problemas en las líneas más altas de mando Mejorar el ambiente de trabajo Motivar a los empleados en busca de la auto eficacia

ATP análisis de puestos

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS PARA EL TRABAJADOR    

Conocer con precisión sus tareas Conocer sus responsabilidades, obligaciones y derechos Autoevaluar su desempeño Solicitar capacitación en caso de requerirla

PARA RECURSOS HUMANOS     

Orientación en la selección de personal Colocar a la persona indicada en el puesto indicado Establecer programas de adiestramiento Evaluación de puestos Clasificación de meritos

Y en términos generales el análisis de puesto tiene dos apartados importantes:  

La descripción de puestos y La especificación de puestos

Hablando específicamente de la descripción de puesto nos referimos a esta como una revisión de las características y obligaciones del puesto la cual debe incluir los siguientes elementos               

La institución y el área en que se encuentra ubicado el puesto: subdirección, departamento, área. El nombre del puesto La clave del puesto El nivel salarial La ubicación del puesto El jefe inmediato del puesto El personal a quien supervisa Los puestos de la organización con quien mantiene relaciones internas Las personas con quien mantiene relaciones externa fuera de la organización El salario La categoría El horario La adscripción La descripción genérica de las funciones del puesto La descripción específica de las funciones del puesto 5

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS Y en base a esta poder delinear de manera adecuada el perfil del puesto que deseamos alcanzar y mantenerlo en nivel optimo de rendimiento. Para el caso de la especificación del puesto se incluyen los requisitos que debe cubrir el aspirante que pretende ocupar el puesto analizado para lo que incluiremos los siguientes elementos:               

Los conocimientos requeridos Las habilidades requeridas La escolaridad necesaria para ocupar el puesto El equipo que debe manejar Los idiomas que debe dominar La experiencia laboral y profesional que debe cubrir Las responsabilidades del puesto en cuanto a valores monetarios, materiales, bienes muebles e inmuebles, equipo, supervisión y tramites Las condiciones físicas del lugar trabajo El equipo de seguridad que se debe manejar Los riesgos de trabajo a los que puede estar expuesto El esfuerzo físico que requiere realizar Los requisitos físicos o médicos que debe cubrir para poder realizar el esfuerzo físico Las características socioeconómicas específicas que son necesarias para el puesto Los requisitos psicológicos en cuanto a inteligencia, personalidad, intereses vocacionales, habilidades o aptitudes específicas Algunas otras características como edad, sexo, estado civil.

(Aguilar.M.J.E.2010) En base a la descripción de funciones del ATP podemos observar que es fundamental para toda organización realizarlo constantemente pues siempre está en pro de la mejora organizacional. Y aunque pareciera sonar con mucho sentido común este accionar, no lo es, pues en la actualidad solo empresas grandes o con un área de recursos humanos bien definida realiza este tipo de actividades de manera constante. ¿Pero? ¿Como se realiza esta investigación?

El ATP sigue ciertos pasos ordenados para llegar a su cometido.

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS 1.- recogida de datos    

Establece una meta con respecto al puesto y la organización Los datos se colectan por métodos de investigación como: cuestionarios, entrevistas, encuestas, observación directa, revisión bibliográfica, etc. La recolección de datos debe ser realizada por una persona experimentada y que tenga bien definido que tipo de datos se van a recopilar Los datos recopilados deben ser objetivos y sin la percepción o interpretación del recopilador

2.- análisis de datos recopilados 

Diseño de una ficha descriptiva del puesto en cuestión, la cual incluye: competencias, conocimientos técnicos, habilidades, comportamientos, actitudes necesarias para desarrollarse en el puesto en cuestión

3.- entrega de resultados 

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Se entrega un reporte de mejoras o adaptaciones al puesto de trabajo, la cual incluye nuevas capacidades requeridas para el puesto con la finalidad de proyectar mejoras futuras en los nuevos empleados Además de que también incluye un reporte del ambiente laboral que es de suma importancia para el desarrollo del trabajo

La recopilación de datos es tal vez la parte más importante del APT puesto que aquí es donde se obtiene información bajo la cual basaremos nuestros resultados y como obtener las metas futuras. Por lo que para la recopilación de datos nos basaremos en 3 herramientas muy conocidas y dominadas en el método científico: ENTREVISTA, OBSERVACION DIRECTA, CUESTIONARIO Y METODO DE INFORMES SUCESIVOS. LA ENTREVISTA: este método se realiza una vez que se ha revisado material escrito existente sobre el puesto de trabajo, como planes de trabajo, manuales de capacitación, fichas descriptivas, etc. Y en base a esto se diseñara una entrevista semi estructurada que nos permitirá recopilar datos actuales sobre el puesto a analizar. Esta debe aplicarse en varios niveles, debido a que se debe analizar el puesto desde varias perspectivas, por lo que se debe diseñar una entrevista base que pueda aplicarse en varios niveles de la organización y que además pueda ser complementaria con preguntas especificas para cada nivel en el que se aplique. El primer nivel que se entrevista es al personal que actualmente desarrolla el puesto con la intención de recopilar datos sobre su sentir en su puesto, las actividades que realiza, que conocimientos considera debe tener, que 7

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS habilidades considera importantes a manera de percibir como es el puesto de trabajo en la actualidad, el siguiente paso es el Supervisor directo, el cual proporcionara información sobre las tareas especificas que deben cumplir los empleados del puesto analizado, los requerimientos físicos, las habilidades, actitudes, aptitudes, competencias y conocimientos mínimos necesarios que él considera deben tener los empleados de este puesto. Además de cuestionarle cuales otros considera desde su perspectiva son necesarios para mejorar el puesto de trabajo. Al aplicar la entrevista se debe ser claro y preciso al indicar cuál es la función o el propósito de nuestra intervención, de lo contrario podemos caer en el error de que el empleado nos proporcione datos erróneos o mentiras con la finalidad de tratar de quedar bien ante el entrevistador Pasos para preparar una entrevista Leer los antecedentes: El propósito es crear un vocabulario común que en un futuro le permita expresar preguntas de la entrevista de una manera comprensible para su entrevistado. Estos antecedentes incluyen los documentos con los que cuenta la empresa en referencia al puesto de trabajo. (Fichas descriptivas, manuales, etc.) Establecer los objetivos de la entrevista: Debe de haber áreas claves referentes al comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendremos que hacer preguntas. Decidir a quién entrevistar: Se debe incluir a la gente clave en todos niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. (Trabajadores, supervisores, jefes de turno, operadores, etc.) Preparar al entrevistado: Se realiza hablándole por anticipado o enviándole un mensaje por correo electrónico. En el cual se le explique el motivo de la entrevista así evitaremos falsos resultados

Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Este paso es fundamental para llevar a buen puerto nuestra entrevista pues las preguntas deben ir desde lo general hasta lo particular y debe tener características especificas para los datos que se desean recopilar y sobre todo adaptadas para el nivel del entrevistado . Las preguntas se deben de escribir abarcando las áreas en las que se toman decisiones que haya 8

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. La estructura de las preguntas deben ser como una pirámide (empezar con preguntas a menudo cerradas y continuar con preguntas abiertas y más generalizadas), una estructura de embudo o una estructura de diamante (iniciar con preguntas generales y abiertas y concluir limitando las respuestas con preguntas cerradas). Participantes en la entrevista: ENTREVISTADO: es el sujeto sobre el cual se indagara y es la persona que posee información importante sobre alguna idea o tema ENTREVISTADOR: es quien dirige la entrevista y domina el dialogo, por medio de la aplicación de preguntas adecuadas y el raport. Las partes de la entrevista incluyen: 

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La presentación la cual debe ser breve y es el inicio de la interrelación entre entrevistado y entrevistador, en esta fase se plantea el objetivo de la entrevista y su finalidad Cuerpo de la entrevista, corresponde a las preguntas y respuestas que se intercambian entre los involucrados Cierre de la entrevista, es la despedida y debe ser concisa y breve por lo general sirve para resumir la información obtenida

Los tipos de entrevista son variados y dependen del tipo de información que se desee recopilar así tenemos: 

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Entrevista estructurada: donde las preguntas fueron diseñadas con antelación lo que da un alto grado de validez y fiabilidad , su aplicación es muy mecánica puesto que la finalidad es cuantificar los datos Entrevistas mixtas que mezclan preguntas cerradas y abiertas , lo que nos proporciona información que puede ser comparable entre los diferentes candidatos

OBSERVACION DIRECTA: es un tipo de observación científica que consiste en observar atentamente un fenómeno, acción o hecho que nos interese para un posterior análisis. Esta técnica es la que mas información nos proporcionara, pues se realiza en el habitad natural del puesto de trabajo, bajo circunstancias reales, se ve el desarrollo del trabajo y se analiza que factores afectan el buen desarrollo, que habilidades son básicas, cual necesaria y cuales 9

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS realmente importantes, además de analizar el ambiente de trabajo y determinar qué factores externos pueden alterar el buen desempeño de los trabajadores. El observador se encuentra bajo las mismas circunstancias de trabajo y ambiente que el empleado por lo que debe ser cuidadoso y no intervenir en el desarrollo normal del trabajo, puesto que podemos resultar intimidantes si somos muy frívolos al observar o podemos estar demasiado alejados del área real que perdamos detalles de la observación. Otra manera de observación directa puede ser a través de cámaras de video o video grabados anteriormente. Los pasos para realizar una observación:     

Determinar el objeto o situación Determinar los objetivos de la observación Determinar la forma en que se registraran los datos Analizar e interpretar los datos obtenidos Elaborar el informe

la observación nos ofrece otras ventajas que corresponden a: ver la realidad de los hechos o sucesos, encontrar conductas que para los demás les parecen ordinarias o cotidianas, no requiere de participación de nadie más que del observador. Pero como todo método también tiene sus contras: observar y esperar demasiado tiempo para que la conducta deseada aparezca o en el peor de los casos que esta no se presente, la dificultad para cuantificar los datos y que el observador debe ser objetivo y evitar sesgos. EL CUESTIONARIO, este es una entrevista estructurada por medio de la cual podemos indagar en aspectos más específicos y cuantificables con respecto al desarrollo del trabajo, aptitudes, ambiente de trabajo y todos los factores que intervengan en el desarrollo de las tareas de un puesto de trabajo, tiene la ventaja de que es único y dirigido por lo tanto puede ser aplicado a grandes grupos en corto tiempo, evita sesgos de interpretación personal y recaba datos específicos EL METODO DE INFORMES SUCESIVOS este método corresponde a solicitar que los trabajadores lleven una bitácora diaria en la que registraran el listado de tareas que deben realizar y que realizaron durante su jornada de trabajo, en esta además se debe incluir el tiempo, las herramientas y apoyos que solicitaron para llevar a cabo cada tarea. Como pudimos observar la recopilación de datos es un paso fundamental y de suma importancia en el ATP, pues abarca todas las áreas y a todos los involucrados, además de que será el paso generador de respuestas y resultados para la mejora del puesto de trabajo. Y debido que es una labor tan delicada y que concierne a todas las organizaciones y empresas que ofrezcan trabajo y presten servicios debe estar regulado por entidades que 10

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS plasmen la manera indicada en que se realiza, su importancia y por supuesto evitar que se saque ventaja de este análisis y se afecte al trabajador directamente y que la empresa misma tenga un respaldo legal que le autorice actuar de alguna manera determinada. Por lo que todos estos rubros que se incluyen en el ATP están plasmados en la LEY FEDERAL DEL TRABAJO en diversos artículos los cuales son:

ART 24.- las condiciones de trabajo deben hacerse saber por escrito aun sin contratos colectivos aplicables. Y se deben hacer dos ejemplares una para cada una de las partes involucradas ART 25 el escrito de las condiciones de trabajo debe contener.        

Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrón La duración de la relación de trabajo El servicio o los servicios que deben prestarse detallados de la mejor manera El lugar o lugares de trabajo donde deberán realizarse La duración de la jornada El día y el lugar del pago La indicación de si el trabajador será capacitado en los términos de los planes y programas establecidos por la empresa Otras condiciones de trabajo tales como: días de descanso, vacaciones y demás que convengan el trabajador y el patrón

ART 83.- el salario puede fijarse por unidad de tiempo, obra, comisión, precio alzado o cualquier otra forma ART 132.- XVII obligaciones del patrón, el patrón debe proporcionar un lugar, herramientas y cumplir con las disposiciones de seguridad e higiene ART 134. IV obligaciones de trabajador. Cumplir con su trabajo con intensidad, esmero y cuidado apropiados ART 153 F. capacitación y adiestramiento con el objeto de:    

Preparar al trabajador para una vacante o puesto de nueva creación Prevenir riesgos de trabajo Incrementar la productividad Mejorar las aptitudes del trabajador

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS Con estas bases asentadas en la ley de cada país podemos observar que se busca proteger tanto al trabajador como a la empresa y que además cada una de estas conozcan sus derechos y obligaciones. Debido a lo fundamental que resulta la entrevista como método de recopilación de datos profundizaremos en gran medida en este aspecto con la intención de proveer de la máxima información para una buena entrevista. LA ENTREVISTA La entrevista tiene muchos tipos e infinidad de contextos en los que tiene lugar que resulta difícil dar una definición general de ella. Por lo que una de las más clásicas definiciones es la Bingham y Moore (1983),(cit en DOOP consultores 2010) “la entrevista es una conversación seria que se propone un fin determinado distinto del simple placer de la conversación” . Para otros autores, como Wicks (1992), (cit en DOOP consultores 2010) “ es el carácter no fortuito del encuentro”. Y para Pope (1979) (cit en DOOP consultores 2010) “Una entrevista es un encuentro hablado entre dos individuos que aporta interacciones tanto verbales como no verbales”. “No es un encuentro entre dos personas iguales puesto que está basado en una diferenciación de roles entre los dos participantes”. Existe una diferencia entre los participantes aquel al que se asigna mayor responsabilidad en la conducción de la entrevista se le llama el entrevistador y al otro el entrevistado. Aunque el entrevistado puede solicitar la entrevista como consecuencia de sus propias motivaciones o necesidades y así introducir sus objetivos personales en la interacción, los objetivos de la entrevista como un sistema diádico son generalmente determinados por el entrevistador”. La entrevista es clasificada en función de variables como: el número de personas entrevistadas (individual o grupal), los objetivos perseguidos (diagnóstico, selección, investigación, terapéutica o de consejo), el momento en el cual se realiza (inicio o seguimiento) y del tipo de preguntas formuladas (abierta, cerrada, semiestructurada y estructurada). (Ortego.M.C., Lopez.S., Alvarez.M.L. y Aparicio.M.M. 2010)

Para los fines que nos competen abordaremos los tipos de entrevista enfocados a las organizaciones: LA ENTREVISTA LABORAL Es el método más utilizado en la selección de personal está basada directamente en un análisis de puesto de trabajo previo, y es a la que mayor peso se le asigna a la hora de decidir la contratación de un candidato, sus funciones básicas corresponden a corroborar la información proporcionada por el candidato anteriormente, presentar la empresa al candidato, establecer una relación más personal entre el candidato y la empresa 12

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS proporcionando datos de instalaciones, sistemas de trabajo, los beneficios que se ofrecen al pertenecer a la empresa, y dar la oportunidad al candidato de resolver sus dudas con respecto a la empresa y el puesto al que aspira. Y aunque esta tiene el mayor peso en la decisión final no debe ser por ningún motivo el criterio único para la selección de personal así que debe acompañarse de otros métodos de evaluación adecuados para el perfil del puesto de trabajo en cuestión. La entrevista inicial tiene la finalidad de cumplir con objetivos específicos para cada uno de los involucrados así nos encontramos con que: Los objetivos del entrevistador son:     

Conocer el candidato Probar sus actitudes personales Verificar la personalidad y compatibilidad con el ambiente de trabajo Evaluar las competencias del candidato para el desarrollo eficaz del puesto Transmitir una imagen adecuada de la empresa e informar al candidato sobre la empresa y el puesto

Los objetivos del entrevistado incluyen:   

Mostrar su perfil profesional y personal Demostrar su competencia laboral para el puesto , su interés en el mismo, hacerles saber que le interesa el puesto y que puede desempeñarlo Proporcionar l información requerida de manera sincera y positiva

Por otro lado esta entrevista no se desarrolla de una sola manera puesto que debe de ir paso a paso con la intención de recabar los datos necesarios ETAPAS DE LA ENTREVISTA LABORAL Se divide en tres etapas o fases, y cada una de ellas aborda aspectos distintos a analizar estas etapas son: INICIO, DESARROLLO Y CIERRE.

ETAPA 1: INICIO Esta etapa busca lograr el rapport entre el entrevistador y el entrevistado, creando un ambiente de comodidad, para obtener la mayor información posible y que esta no se vea afectada por factores externos y que el entrevistado hable con la mayor libertad posible. El rapport es la interacción social y la creación de un ambiente de confianza que se logra con la conjugación de varios factores verbales, no verbales, espacio físico y el aspecto físico del entrevistador.

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS La entrevista inicia en forma de charla amistosa, con preguntas abiertas sobre el estado en el que se encuentra el entrevistado, por ejemplo: ¿Cómo se encuentra hoy? ETAPA 2: DESARROLLO Esta etapa continua inmediatamente de la primera y no se debe notar la transición para no romper el rapport obtenido anteriormente aquí se hablara específicamente sobre temas de interés para la empresa , el área educacional, historia profesional, competencias y motivaciones del candidato. El entrevistador realizara preguntas de diversos tipos abiertas, cerradas o mixtas. ETAPA 3 CIERRE Es la etapa final de la entrevista laboral pero no por eso debe plantearse como una despedida en esta fase el entrevistador explica al candidato cuales son los siguientes pasos a seguir en el proceso de reclutamiento, como por ejemplo si debe presentarse a otra entrevista, el día y la hora en que deba presentarse nuevamente, el plazo estimado para obtener una respuesta por parte de la empresa. Y de igual manera se le permite al entrevistado formular preguntas sobre sus dudas. VALIDEZ Y FIABILIDAD La entrevista por si sola para el caso de la entrevista semiestructurada e informal) no nos ofrece la seguridad de recabar datos correctos, sino que para que esto ocurra debe cumplir con un par de características que al cumplirlas la vuelve una poderosa herramienta que está al nivel de los mejores instrumentos psicométricos. En primer instancia debe cumplir con la VALIDEZ que se define como la capacidad de cualquier instrumento para medir exactamente la o las variables que deseamos medir y existen de varios tipos de CONTENIDO, PREDICTIVA Y DE CONSTRUCTO DE CONTENIDO: su función es comprobar que se mide una muestra representativa de los contenidos correspondientes PREDICTIVA: busca comprobar que la prueba es capaz de predecir aquello para lo que fueron diseñadas y esta expresado en razón del coeficiente de validez que corresponde a la correlación entre las puntuaciones obtenidas en la prueba y la ejecución realizada en el criterio a evaluar y que se pretender predecir DE CONSTRUCTO: da fortaleza a la variable que se desea medir basándose en un marco teórico. Por su parte la FIABILIDAD otra característica primordial para el buen desempeño de la entrevista la definiremos como es la característica de un instrumento de medición la cual corresponde a la reproducción de resultados similares al aplicar el mismo instrumento de evaluación a varios sujetos bajo las mismas circunstancias. 14

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS Pero aunque una entrevista tenga altos niveles de validez y confiabilidad existe el riesgo de que los resultados sean contaminados por factores externos los cuales influyen en la aplicación y desarrollo de la entrevista. Dentro de estos factores se menciona:   

El estado de ánimo del entrevistado La preparación del entrevistador El ambiente en el que se desarrolla la entrevista

Pero estos factores influyen para disminuir la validez y fiabilidad ahora mencionaremos algunos factores que refuerzan o mejoran la fiabilidad y la validez de las entrevistas:     

El nivel de estructuración de la entrevista es determinante Realizar una análisis de puesto o investigación previa sobre el tema Que la evaluación sea en forma de panel para no depender de un solo criterio Minimizar la tensión del evaluado La cantidad de preguntas por variable no deben ser numerosas para evitar redundancia

Una vez establecidos los parámetros bajo los cuales se realiza el ATP en el aspecto técnico y ambiental no olvidemos que la premisa de este es detectar y colocar a la persona indicada en el puesto indicado, por lo que otro beneficio y función del ATP es que evalúa, analiza y busca la mejora del trabajador con la intención de que este exprese todo su potencial en sus labores. A este análisis se le conoce como ANALISIS FUNCIONAL DEL PUESTO DE TRABAJO.

ANALISIS FUNCIONAL DEL PÚESTO DE TRABAJO. Para Programa de Calidad del Empleo y la Formación Profesional (s.f) “El Análisis Funcional es una de las metodologías de investigación que permiten reconstruir las competencias que debe reunir un trabajador o una trabajadora para desempeñarse competentemente en un ámbito de trabajo determinado”. Por lo que esta evaluación va dirigida exclusivamente al comportamiento de los sujetos que ocupan los puestos de trabajo, el ver cómo actúan, el porqué actúan así, que les motiva o desmotiva a realizar su trabajo de determinada manera. Aunque al igual que en el ATP este 15

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS análisis debe ser único para cada puesto de trabajo y en general se basa en la toma de decisiones del sujeto con respecto a su trabajo. De esta manera un factor muy importante para las organizaciones como lo es el FACTOR HUMANO es el que determinara en gran medida el análisis de puesto y la evolución del puesto de trabajo. Pues indagaremos en aspectos personales del trabajador que incluyen motivaciones personales y de la empresa, la percepción que tiene de sí mismo al desempeñar su trabajo, la percepción que tiene de su entorno, compañeros de trabajo, superiores, y de la misma empresa. Así todas estas influencias personales del trabajador nos darán nuevas herramientas para detectar posibles errores en la organización, su corrección y la prevención de futuras complicaciones a causa del factor humano. Buscando en base a los resultados obtenidos del AFPT las competencias adecuadas para cada puesto de trabajo y eliminando las que nos creen conflictos en la organización. AFPT: ANALISIS FUNCIONAL DEL PUESTO DE TRABAJO Pero ¿como analizamos o encontramos estas competencias en el trabajador en cuestión? Eso se puede determinar en base al desempeño del trabajador que es la clave para definir la competencia, esta incluye los conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe combinar y poner en acción en diferentes contextos laborales. De esta manera la identificación de competencias es el proceso de analizar el trabajo y al trabajador para determinar que conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y comprensión son utilizadas a fin de lograr los objetivos que el puesto de trabajo exige. Para identificar las competencias al igual que el ATP se realizan estudios o análisis ocupacionales a cargo de grupos de tarea o grupos o comités de trabajo constituidos por personas provenientes de cuatro vertientes distintas: trabajadores, empleadores, técnicos en la especialidad y uno o más metodólogos especializados en competencias. Y existen tres métodos básicos los cuales incluyen:  ANALISIS OCUPACIONAL que se encarga de analizar el puesto de trabajo y las tareas de este  ANALISIS DACUM, AMOD Y SCID que analizan el puesto de trabajo ,la tarea y definen el curriculum de formación necesario  ANALISIS FUNCIONAL DEL PUESTO DE TRABAJO que aborda la función productiva con énfasis en la detección y certificación de las competencias necesaria para el puesto de trabajo  ANALISIS CONTRUCTIVISTA: que analiza la actividad y el trabajo estudiado desde bases dinámicas Para el caso del AFTP este se lleva a cabo en gran medida con observaciones directas repetidas bajo diferentes circunstancias reales de trabajo, y después de una amplia recopilación de observaciones se procede a preguntar directamente al trabajador sobre aspectos de porque realiza alguna tarea de esa manera, que lo motiva a hacerlo de 16

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS determinada forma o a determinada velocidad, su sentir al realizar la tarea y si ha pensado en alguna otra manera que le pueda dar buenos resultados al realizar la tarea y si esta ha sido expuesta a otras personas. El AFTP está basado en los cambios que continuamente sufre el mundo y las nuevas necesidades que surgen en el ámbito laboral así la responsabilidad del trabajador ya no se centra únicamente en cumplir con sus actividades cotidianas de manera rutinaria sino que lo llevan más allá a un enfoque polivalente de mano de obra el cual involucra cada vez más al trabajador en la toma de decisiones en diversos temas por ejemplo: mantenimiento, solución de problemas, rotación de tareas, etc. Así el AFPT busca en el factor humano el potenciar y obtener mejores resultados sin importar tanto los métodos que cada uno utiliza sino únicamente la cantidad y calidad de los resultados que ofrece cada uno. De manera rápida hablaremos sobre la ENTREVISTA CONDUCTUAL ESTRUCTURADA que es la que utilizaremos como herramienta de recolección de datos para este tipo de análisis de puesto ENTREVISTA CONDUCTUAL ESTRUCTURADA La entrevista conductual estructurada es definida como el tipo de entrevista basada en el análisis funcional de puestos para vacante sobre la cual se pretende reclutar nuevo personal, con la intención de buscar al candidato idóneo que sea capaz de cumplir, desarrollar y mejorar el trabajo que se le asigne. Pero ¿Qué busca este tipo de entrevista? En realidad la entrevista está dirigida a encontrar COMPETENCIAS reales en los candidatos, una competencia es la característica propia del sujeto la cual incluye, saberes, saber-ser, y saber –hacer, y que fue desarrollada o adquirida en base a su experiencia pasada y entre más vieja sea la conducta mayor será su poder predictivo que sirvan para desarrollar un puesto de trabajo y que además sean predictivas del rendimiento actual y futuro del sujeto. Además de que la creación de este tipo de entrevista requiere de un análisis de puestos, también se basa en el estudio de los incidentes críticos característicos para cada puesto en cuestión. Un incidente critico está definido como los errores y conductas inadecuadas cometidos por los empleados que desempeñan o desempeñaron el puesto de trabajo, con la intención de prevenir esta situación en un futuro. Por otra parte la ECE utiliza las mismas preguntas para todos los candidatos a evaluar, lo que permite comparar las respuestas de todos los candidatos, cabe señalar que esta comparación es con la intención de determinar las conductas y aunque las preguntas tiene 17

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS un orden y un objetivo especifico también se utilizan preguntas de anclaje que tiene la función de proyectar al candidato en una situación y como la resolvería. Su evaluación es en forma de panel lo que permite conocer diferentes puntos de vista y una evaluación más real que nos ayude en la toma de la decisión final. Dentro de las entrevistas conductuales podemos mencionar la de DESCRIPCION DE CONDUCTA DE JANZ Y LA SITUACIONAL DE LATHAM Y LA ECE. El uso de la ECE nos ofrece varias ventajas que la hacen un excelente método de evaluación, entre estas ventajas mencionaremos que: posee alta validez y fiabilidad, además de validez predictiva, su imparcialidad evita sesgos al momento de evaluar, es aplicable a cualquier puesto de trabajo (administrativo u operacional) además de ser importantemente económica en su aplicación y genera grandes ganancias en cuestión de productividad Y ahora que conocemos a profundidad el APT , sus funciones y sus beneficios podemos entender en gran medida su importancia, pero aunque definimos que esta es vital para la empresa este no puede accionar de manera autónoma o individual el APT debe adaptarse a las necesidades de la empresa y por supuesto a la PLANEACION ESTRATEGICA propia de su organización.

PLANEACION ESTRATEGICA La Planeación Estratégica (PE) es el análisis exhaustivo de los factores internos y externos que afectan y rodean a la organización se basa en la recopilación de datos provenientes de noticias, reportajes, políticas gubernamentales, leyes fiscales, investigaciones, estudios de mercado, inflación, leyes del trabajo, protección civil, protección al medio ambiente y reformas. Tiene como fin primordial detectar posibles amenazas y oportunidades externas e internas que puedan alterar el equilibrio de su organización, además de planear posibles acciones que le ayuden a aprovechar la oportunidad o eliminar la amenaza, basándose primordialmente en fortalezas y debilidades propias de la organización que están basadas principalmente en el factor humano. Así la intervención acertada del APT será fundamental para proveer de recursos humanos adecuados que traigan fortalezas a la organización y que además sean adaptables para afrontar las posibles amenazas. La PE basa sus funciones y acciones en los objetivos primordiales de la organización los cuales van enfocados principalmente al aspecto económico presente y futuro de la organización. 18

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS La detección de fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades de una organización se realiza por medio del análisis FODA ( fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) el cual formula estrategias que maximizan las oportunidades, minimicen las amenazas y debilidades y las vuelva en fortalezas, por medio de una matriz que contrasta cada uno de los factores. Así la planeación estratégica no solo incluirá planes o estrategias a seguir en la obtención de objetivos sino que además servirá para saber, que tipo de recursos necesitara la organización para cumplir sus metas. Estos recursos van desde tecnología, personal, inmobiliario, etc. Y debe estar perfectamente planeada para evitar el efecto de las amenazas e incluso evitar que las debilidades propias sean determinantes. Por lo tanto sin una planeación estratégica que vislumbre el futuro de la organización difícilmente esta sobrevivirá ante sus competidores o incluso a sí misma. CONCLUSION El factor humano es actualmente el parte aguas en las organizaciones pues de él depende el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de los objetivos y metas particulares de cada empresa, por eso es fundamental tener bien establecidos los métodos y técnicas para la selección, evaluación y capacitación de este tipo de recursos pues la competencia es muy cerrada y no podemos darnos el lujo de otorgar ventajas a nuestros competidores. De ahí que el conocer y dominar a la perfección el APT en todas sus variantes y con todas sus herramientas es fundamental para las organizaciones, pues al igual que los recursos humanos es una herramienta cambiante que tenemos como aliada y que por ningún motivo debe dejarse de aplicar.

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IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS

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