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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR: CLAUDIA NATALIA CASTRO GARAY 1070022928

PRESENTADO A: SANDRA MILENA ZABALA INSTRUCTORA VIRTUAL

BOGOTA D.C 2019

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En la actualidad la gestión de archivar la documentación de las empresas públicas y privadas es necesario en cualquier sea el área de desarrollo de la misma, pero así mismo existen personas y entidades que aún no están tan familiarizadas y no están de acuerdo con el papel importante que tienen los archivos dentro de la empresa, es de vital importancia que los empleados y empleadores cambien la visión que tienen sobre los archivos y la gestión documental de los mismos. Los archivos son de vital importancia para las empresas ya que allí podemos ver la trazabilidad que tuvo la empresa en años anteriores, ya sea en tema de gestiones administrativas, costos, gastos, base de datos de empleados, inventarios existentes y demás información de vital importancia para la empresa. Los primeros en entender su importancia fueron las antiguas civilizaciones (Egipto, China e India), plasmando la información recolectada en paredes, papiros, en la piel de animales, vestiduras y demás, crearon las bibliotecas que aun hoy en día se preservan para la organización de documentos y archivos. En España empiezan a almacenar los documentos y se vuelven los primeros en realizar esta acción pero es Napoleón quien se vuelve pionero en plasmar en la historia una verdadera gestión documental, para organizar mejor los archivos creados, la información encontrada, las exploraciones realizadas y demás, para generar así al personal una mejor forma para encontrar la información que se estuvieran necesitando y así mismo fácil para encontrar entre variedad de documentos. La gestión documental la vemos día a día en todas las profesiones ya sea desde un doctor con los exámenes e historias clínicas de sus pacientes, hasta los carpinteros teniendo información de los trabajos realizados en el transcurso del tiempo, es de vital importancia para el doctor tener las historias clínicas, resúmenes de exámenes y otros tratamientos del paciente, para poder dar el tratamiento correspondiente a dicha enfermedad que aqueja al paciente, y así mismo el dejar impreso en papel tratamiento específico para dicho paciente; y para el carpintero tener la trazabilidad de su pequeña empresa en los últimos años así mismo costos y gastos para poder generar decisiones en cuanto a ella. Los archivos según el tipo de empresa se deben organizar teniendo en cuanta la ley general de archivos (LEY 594 DE 2000) en el artículo 7, están categorizados según su jurisdicción y competencia (archivo general de la nación, archivo general del departamento, archivo general del municipio, archivo general del distrito).Según la clase, es decir el dependiendo del tiempo de creación de cada documento y se clasifican así: De gestión, central e histórico. Según su uso, activo (año actual o años anteriores), semi activo (su consulta es menor) e inactivo (archivos ya no consultados).

Así mismo como es importante tener organizados los documentos también lo es tener la persona idónea para ello, independiente de cual sea la empresa o sector en el que se trabajen los documentos, la persona idónea y encargada para ella es el archivista, él es el que tiene la función de velar por la conservación y estar en la capacidad de organizarlos dependiendo la fuente de los documentos y también donde serán guardados. Para mi opinión todas las personas deben entender la importancia de los archivos y así mismo saber clasificar todos los tipos de documentos que salgan de la misma, y así generando una productividad mayor en las empresas y contribuir al crecimiento administrativo de las mismas.