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EVIDENCIA 3: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

MADELEINYS POLO RAMÍREZ (1842495)

ADIELA ORTIZ JIMENEZ INSTRUCTORA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

AÑO: 2019

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Para poder enfocar el ensayo al tema expuesto en el título es importante definir que es un archivo y conocer el tema más a fondo.

Los documentos de archivo: son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial. Un archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los archivos son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo. Además de esto se pueden considerar como imprescindibles en cuento a la toma de decisiones de una organización; ya que es tal la información que almacenan que hacen el recuento de los actos realizados por la empresa. Esta información también sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. Los archivos se clasifican según su clase. Según su organización estos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico. Según su uso el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización. 

Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta.

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Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.

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Archivo inactivo Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Naturaleza se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo.   

Archivo Público Archivo Privado de Interés Público Archivo Privado

Según su Ciclo Vital del Documento Se realiza dos transferencias estas se hacen del archivo de gestión al central y del central al histórico, tomando como referencia el uso y la consulta dada al documento como tal. Ya para terminar hay que tener en cuenta que el documento va más allá del papel, tiene que ser cuidado y organizado de la manera adecuada para su conservación en el tiempo, no solo por gusto si no por requisito.