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ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NOMBRE: KAREN ELENA COLMENARES

PROFESOR:LUZ ANGELA TOVAR VARGAS

AÑO:2019

Servicio de aprendizaje Sena curso virtual

INTRODUCCION

Las importancias de los archivos se remontan al origen de la escritura, desde los inicios de la humanidad. Esta palabra archivo proviene del latín archivium y este en griego Archeion que significa (principio, origen) esto demuestra la importancia para evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos, son parte esencial de los recursos de la información de una empresa entidades públicas, privadas o de un país. Su importancia a partir del valor que tiene para la administración y la investigación.

IMPORTANCIA El archivo se ha plasmado en diferentes soportes; tablillas encerradas, papiro, pergamino, papel etc. Los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas y existe desde el momento que el hombre decidió fijar por escrito sus relaciones como ser social. Para dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. Y es aquí donde toma mayor importancia la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivística como ciencia y el personal encargado de su manejo. Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que está encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información de los documentos, es fuente de historia y para la historia además da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y su vez una identidad nacional ya definida. EDAD ANTIGUA Culturas antiguas los egipcios ya que estos reflejaban en los templos inscripciones así como en china e india. Las civilizaciones de roma y Grecia dejaban testamentos y otros documentos en madera y mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios sus escritos en las pieles, madera y mármol con implementos metálicos y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

Por excelencia el lugar de estos eran en los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones en tablas de barro y en estantes de madera. EDAD MEDIA Desarrollo el concepto de archivo. Se tiene registros en los siglos XII y XIII de los primeros documentación de carácter financiero.

indicios de

Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad como ejemplo su seguridad como muestra se referencia el archivo de la corona real.  SCRINIA: Resoluciones del emperador.  LIBELLIS: peticiones y consultas elevadas a la corte.  COGNITIONIBUS: Litigios civiles y criminales que se presentaban ante el emperador.  SCRINIA A RATIONIBUS: encargada de las finanzas y la contabilidad imperial.  ESPISTULIS: contestaciones del emperador a las consultas de los funcionarios y ciudadanos.  TABULARIOS: Deposito de archivos de documentación provincial (ciudades) El documento de Archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario, por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir apareciendo las primeras chancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en una época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales En esta época en el año 1180 aparece en España el primer archivo importante de ARCHIVO REAL DE LA CORONA DE ARAGON, creado por Alfonso II.

RENACIMIENTO Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España como la cabeza de Carlos I como centro pionero de los archivos. Aquí aparece un invento trascendental la imprenta y con ella el uso de características móviles para imprimir, los documentos por ello van a proliferar; en el siglo XVII y XVIII se inicia investigaciones detalladas de los archivos en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo, se caracteriza por la tendencia racionalista de la ilustración. El archivo se convirtió en un elemento fundamental de maquinaria administrativa y por tanto adquirió una función predominante jurídicopolítica. Aparecen tres herramientas de descripción nuevas los inventarios topográficos, cronológicos, inventarios por asuntos. En el siglo XIX se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder i con el inicio de la revolución francesa es cuando se toma la conciencia de funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales. En el siglo XX la archivística se debate entre lo decimonico y la modernidad crean archivos privados identifican que es un documento de un archivo otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo  La red: es un conjunto de instituciones que tiene un convenio entre si  Un sistema de archivo: es el conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado tiene que haber una ley, red unas prácticas archivísticas. LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD SIGLO XXI Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegados a muchos ámbitos y han afectado también los archivos; en este campo se comienza a utilizar más la informática para gestionar los grandes

volúmenes de la información que se genera dando lugar a los documentos electrónicos de archivos. Aparece el CIA (concejo internacional de archivos) se determina que la función principal del archivo es identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser exequibles y comprensibles. En los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área, objetivo de estudio, dado que también existen otras clases de soportes documentales.es así como se incorporó la tecnología que es de gran utilidad.

CUALIDADES 1. EXACTOS: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. 2. ECONOMICOS: ahorra costos derivados de tiempos y personal empleado en las búsquedas de documentación, para evitar sobre costos. 3. FUNCIONALES: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. 4. SIMPLES: identifica contenido de la información de manera sencilla. 5. TECNICOS: se registra las situaciones en la toma de decisión al responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CLASIFICACION 1. SEGÚN SU NATURALEZA Pueden ser pertenecientes a personas naturales o jurídicas que se derivan de la prestación se sus servicios.  ARCHIVOS PUBLICOS: pertenecientes a las entidades oficiales  ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para la historia, la ciencia o la investigación es de interés público.

 ARCHIVO PRIVADO: pertenecientes a personas naturales o jurídicas 2. SEGÚN LA FUNCION Y USO  ARCHIVO ACTIVO: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fechas recientes, sino lo son en su creación lo son en su modificación; motivo suficiente para que sean considerados importantes.  ARCHIVO SEMIACTIVO: Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.  ARCHIVO PERENNE O PERMANENTE: Pueden ser de vieja data, pero a pesar guardan una relevancia por un periodo de tiempo, tal caso que amerite hacer auditoria y se necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.se denotan permanentes porque guardan información importante para la empresa. 3. POR SU ORGANIZACIÓN  GENERALES O CENTRALIZADA: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos  DESENTRALIZADO O PARCIALES: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento sección maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable la seguridad y comunicación de los mismos. O de ámbito. 4. POR SU CICLO VITAL  ARCHIVO DE GESTION: Es el archivo de oficina productora que reúne su documentación en trámite sometida a continua utilización y consulta.  ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos

transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es contante.  ARCHIVO HISTORICO: archivo el cual se transfiere del archivo central o gestión los documentos que deben de conservarse permanentemente dado su valor histórico.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS ART:7 Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

1 2 3 4

Archivo general de la nación. Archivo general del departamento. Archivo general del municipio. Archivo general del distrito.

ART: 8 Archivos territoriales. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Archivos de entidades de orden nacional. Archivos de entidades de orden departamental. Archivos de entidades de orden distrital. Archivos de entidades de orden metropolitano. Archivos de entidades de orden municipal. Archivos de entidades de orden municipal. Archivos de las nuevas entidades territoriales que creen por ley. Archivos de los territorios indígenas, que se crearan cuando la ley los desarrolle.

ART: 9 Los archivos según la organización del estado

1. 2. 3. 4. 5.

Archivos de rama ejecutiva. Archivos de rama legislativa. Archivos de rama judicial. Archivos de órganos de control. Archivos de organismos autónomos.

DEFINICIONES IMPORTANTES  ARCHIVO PUBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.  ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.  ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.  DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro e información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades funcionales.  FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conversión permanente.  GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.  PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.  SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos de papel existentes los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.  DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

APLICACIÓN Garantizar la seguridad y la conservación adecuada de la información de la empresa, mediante procesos de gestión documental con los principios de oportunidad, eficiencia y economía para facilitar el acceso de la información de todas las partes interesadas de la empresa. Contar con un archivo institucional técnicamente organizado y dotado con herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentren; implementando procesos de gestión documental y herramientas archivísticas que permitan la conservación, trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como base para la toma de decisiones.  La gestión documental electrónica como estrategia para que sea una información confiable.  La información almacenada es permanente.  Un archivo puede ser accedido por distintos medios de distintos momentos.  Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo(estado de los edificios, instalación eléctrica,estanterías,etc..)  Gran capacidad de almacenamiento  Adopción de medidas para asegurar los documentos contra diversos factores de deterioro; control de humedad, incendio y robo.  Restauración de documentos deteriorados.

AYUDAS EN: https://es.wikipedia.org/wiki/Archiv%C3%ADstica https://doraduque.wordpress.com/2009/12/18/conceptos-basicos-de-archivistica/ https://prezi.com/zvum5dodcbsb/archivos-en-la-actualidad/ https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/ https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-y-organizacion/