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Haciendo realidad su Plan estratégico implementando una PMO Autor: Felipe Meléndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP, PMI _ RMP, Scrum master

Project Management & Business Consulting Perú, Chile, República Dominicana Coautor: Ebert Chávez, Ing., MSC, PMP Obras de Ingeniería

Session # Capítulo Lima, Perú

Haciendo realidad su Plan estratégico implementando una PMO 1. Marco Conceptual. 2. ¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s? 3. Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva. 4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Plan de comunicaciones y EDT. Capítulo Lima, Perú

Haciendo realidad su Plan estratégico implementando una PMO 5. Cómo realizar un Taller de Sensibilización? 6. Lecciones aprendidas de caso de Implementación de una PMO en una empresa de Construcción. 7. Conclusiones.

Capítulo Lima, Perú

1.

Marco Conceptual

Porcentaje de empresas con PMO

Tres factores clave el estado actual de la PMO: 1. El creciente valor estratégico de la PMO 2. El creciente papel de la PMO en la formación. 3.El desafío siempre presente de la gestión de recursos.

Fuente: The State of the PMO, Center for Business Practices, 2010 Referencia: http://www.pmsolutions.com/collateral/research/ State%20of%20the%20PMO%202010%20Research%20Report.pdf

1.

Marco Conceptual Portafolio de proyectos C

Proyecto 1 Visión

Retorno de Inversión

Retorno de Inversión: 30%

Minimizar Costos

Minimizar Costos: en 15%

Q

Proyecto 2

C T

Misión

Q

Medio Ambiente Objetivos

Plan Estratégico

T

Estrategias

Medio Ambiente: Mínimo impacto ambiental

Proyecto 3 C

T

Seguridad

Seguridad: 0 accidentes

Responsabilidad Social

Responsabilidad Social: 80%

Objetivos Estratégicos

Proyecto 4

Resultados

Proyecto 5 Proyecto 6 Proyecto 7 Proyecto 8 Proyecto 9 Proyecto 10

Q

1.

Marco Conceptual

Problemas: 

No se cuenta con autoridad del Gerente de proyecto.

 No existe una comunicación adecuada con todo el personal de la organización.

¿ ?

 Los procedimientos no están claramente definido.

 No existe un Plan Integrado de Gestión de Proyectos

2.

¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s?

Nuestro enfoque sistémico se basa en 4 P´s para tener éxito en una PMO: 1) Plan estratégico, 2) Personas, 3) Procesos y 4) Project Management, presentado en la Ilustración.

1. Plan Estratégico

2. Personas

3. Procesos

4. Project Management

Muy importante es una comunicación constante que permita la integración.

2.

¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s? 1. Plan Estratégico

Visión

Misión

Objetivos

Plan Estratégico

Estrategias

2.

¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s? 2. Personas

Utilizar experiencia y mucha psicología.

Personas capacitadas y comprometidas con el Proyecto.

Realizar Talleres de sensibilización.

Realizar una evaluación 360° al personal .

Crear cultura de proyectos.

2.

¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s? 3. Procesos

Políticas, procesos de la organización y el uso de herramientas .

Énfasis a la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.

2.

¿Cómo aplicamos el enfoque sistémico en una Organización usando las 4 P´s? 4. Project Management Aplicaremos los estándares como el OPM3, PMBOK, Portfolio Management, Project Manager Competency Development

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 1. Identificar las necesidades del Cliente

2. Realizar el Taller de Sensibilización

5. Implementación PMO

3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos

6. Proyecto Piloto

3.1. Identificar necesidades del Cliente

Se capturan las necesidades y expectativas de los involucrados del Proyecto para definir las necesidades del Cliente, es decir la importancia que tiene el

proyecto para el Cliente.

4. Presentación de Plan de Proyecto

7. Despliegue General

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.2. Realizar el Taller de Sensibilización: Se realiza el Taller de Sensibilización con todo equipo del proyecto, gerentes de proyectos e interesados claves; con el fin de transmitir

los conceptos básicos de la Metodología de Gerencia de Proyectos y su marco teórico conceptual.

1. Primera se realiza la convocatoria por el Gerente de la Oficina de Gestión de Proyectos. Participan el comité Directivo, sponsor, gerente de proyectos, todos los gerentes de proyecto de la empresa, los planners y en general todos los involucrados, en los proyectos.

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.2. Realizar el Taller de Sensibilización:

2. El Taller tiene una duración de 4 horas. Conceptos Básicos de project management

3. Se realizará un trabajo en grupo se dividirán en grupos de 5 personas y se les pide resuelvan un caso. Luego cada grupo realizarán una presentación de la solución del caso.

4. Al finalizar el Taller los participantes harán las preguntas y consultas al Expositor, él les brindará las conclusiones del taller.

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos Primero se realiza la evaluación de la madurez de gerencia de proyectos de la empresa para conocer su estado actual y planificar detalladamente las mejores prácticas necesarias para desarrollar la metodología de la empresa.

2011

2012

2013

2014

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos 3.3.1 Cronograma de entrevistas considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes funcionales, gerentes de proyectos, supervisores, especialistas, y otros) . 3.3.2 Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos, depende del cargo. Dim 1

Dim 2

Si

No

Están el Sponsor y otros stakeholders comprometidos en el establecimiento de la dirección del proyecto, de tal manera que se satisface los intereses de todos los stakeholders?

PY

S

X

PY

S

PY

S

X

Las metas y los objetivos de su organización se comunican y son entendidos por los equipos de proyecto?

PY

S

X

Los proyectos en su organización tienen objetivos claros y medibles en tiempo, costo y calidad?

PY

S

X

Su organización mejora continuamente la calidad de sus proyectos para alcanzar la satisfacción del usuario y/o cliente?

PY

S

X

Su organización tiene políticas que describan la estandarización, medición, control y mejora continua de los procesos de la gerencia de proyectos?

PY

S

X

¿Su organización ha integrado completamente las áreas del conocimiento de la guía del PMBOK® en su metodología de gestión de proyectos?

X

Su organización considera el riesgo durante la selección del proyecto?

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.3 Ejecute las entrevistas y evalúe los cuestionarios. Evaluación de las Mejores Prácticas actuales en Gestión de Proyectos, Programas y Portafolio Dimensión Total Cumplidos

%

Proyecto

56

15

26.79%

Programa

36

0

0.00%

Portafolio

59

4

6.78%

Nivel de Madurez actual en la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolio Nivel Estandarizado Medido Controlado En mejora

151

Cumplidos 14 3 2 0

% 23.73% 7.69% 8.00% 0.00%

Estandariz ado

Proyecto

26.79%

En mejora

6.78%0.00%

Portafolio

Total 59 39 25 28 151

23.73% 0.00% 7.69% 8.00%

Programa Controlado

Medido

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.4. Prepare el informe del Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos identificando las oportunidades de mejora en cada área.

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva

3.3.4.1 Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos Los entrevistados opinan que el éxito actual XYZ en sus proyectos se debe a: Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos Número de Personas Encuestadas

% del Total

Experiencia de las personas

133

27

La ejecución de la obra (parte técnica)

133

16

El área de residencia de la obra

133

6

El área de Ingeniería

133

4

La calidad del producto

133

4

El trabajo en equipo

133

4

El Planeamiento en Obra

133

4

La Predisposición a la mejora

133

4

La buena imagen de la empresa en el mercado

133

3

El control de costos

133

3

El área de Gestión Humana

133

3

El área de Producción

133

3

La Gerencia de Equipos

133

3

Descripción

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva

3.3.4.2 Aspectos en Gerencia de Proyectos que mejorarían los entrevistados en el corto plazo Lo que mejorarían los entrevistados en el corto plazo Descripción

Número de Personas Encuestadas

% del Total

Mejorar la comunicación y realizar reuniones periódicas

133

28

Mayores capacitaciones

133

16

Mejorar la Planificación, seguimiento y control de proyectos

133

12

133

12

133

8

Formalizar los roles y funciones

133

2

Mejorar la selección del personal a la obra

133

2

Trabajo en equipo

133

2

Implementar Comité de Residentes de obra

133

1

Incorpora la variable seguridad y medio ambiente en los planes de proyectos

133

1

Implementar el anteproyecto

133

1

Mejorar la ejecución y el compromiso de las áreas

133

1

Realizar análisis de sensibilidad, probabilidad de éxito o fracaso, actualmente solo es estocástico

133

1

Mejorar el conocimiento de administración de los residentes

133

1

Estandarizar todos los procesos y procedimientos alineados al PMBOK Mejorar la Integración y coordinación entre las áreas

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos 3.3.5. Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto.

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva

3.3. Diagnóstico Inicial de la Cultura de Proyectos 3.3.6 Presentación del Plan de Proyecto

Es la diferencia que falta para lograr los objetivos del proyecto luego del Diagnóstico Inicial.

La reunión de aprobación del proyecto de implementación de la PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompañada de la presentación de un plan de proyecto donde se tenga claro el alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el período que dure el proyecto.

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.5. Implementación de la metodología de gestión de proyectos.

Durante esta fase desarrollamos una metodología de gerencia de proyectos estándar y customizada a las necesidades de su empresa. La metodología estará 100% alineada al estándar PMBOK del Project Management Institute (PMI). Plantillas: • Project Charter • Plan de Proyecto • Acta de Reunión • Informe de Avance (Semanal y Mensual) • Solicitud de Cambio • Informe de Cierre de Proyecto • Informe de Cierre de Contrato • Reporte de Portafolios

Flujogramas: • Gestión Comerrcial • Desarrollo de Proyecto • Inicio • Planificación • Ejecución • Seguimiento y Control • Cierre • Portafolio de Proyectos

Sistema de Dirección de Proyectos

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.5. Implementación de la metodología de gestión de proyectos. Se define el Tipo de PMO de acuerdo a la organización del Cliente y basado en el diagnóstico

de cultura de proyectos

TIPOS DE PMO Basado en Competencias

PMO Estándar

Basado en su focalización

Estratégica

Basados en su autoridad

Basados en su Infraestructura

Otros tipos de PMO

Descentralizada

PMO Física

PMO Ágil

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.5. Implementación de la metodología de gestión de proyectos.

Sector Construcción 1. Gestión Comercial Idea de Nuevo Negocio

Licitaciones

3. Post Construcción

2. Desarrollo de Proyecto

Ingeniería

Inicio

Acta de Constitución del Proyecto

Entrega de Obra

Construcción de Obra

Planificación

Plan Proyecto

Ejecución y Control

Informe de Avance Semanal

Informe de Avance Mensual

Solicitud de Cambios

Cierre Informe de Cierre de Proyecto

Informe Final de Lecciones Aprendidas

Liquidación de Obra

3.

Mejores prácticas para Implementar una PMO en forma efectiva 3.6. Proyecto Piloto Durante esta etapa se identifica uno o dos proyectos pilotos con los que se pone en prueba la metodología desarrollada, así mismo se

pone en práctica las funciones e infraestructura de la Oficina de Proyectos.

3.7. Despliegue general

Consiste en la implementación de la metodología de Gestión de Proyectos en todos los Proyectos de la Organización, con la aplicación de todas las plantillas, procesos y procedimientos implementados.

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Ciclo de Vida del Proyecto

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Ciclo de Vida del Proyecto

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Riesgos del Proyecto

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Riesgos del Proyecto

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Proceso para Identificar el Nivel de Gestión:

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT Plan de Comunicaciones

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT

1

4. Caso práctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT 1

5.

¿Cómo realizar un Taller de Sensibilización?

Agenda Taller Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

Introducción a la Industria de Gerencia de Proyectos

Felipe Meléndez

21/06/2011

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Caso Entendiendo como Funciona un Proyecto

Felipe Meléndez

21/06/2011

10:30 a.m.

11:00 a.m.

Presentación del Caso Puente Aquisito

Equipo de proyecto

21/06/2011

11:00 a.m.

11:30 a.m.

Competencias de un Gerente de Proyectos

Felipe Meléndez

21/06/2011

11:30 a.m.

11:45 a.m.

Ciclo de Vida del Proyecto, Factores de la organización que influyen en los proyectos, Tipos de Organizaciones de Proyectos

Felipe Meléndez

21/06/2011

11:45 a.m.

12:30 a.m.

Entendiendo los Procesos de la Gerencia de Proyectos

Felipe Meléndez

21/06/2011

12:30 a.m.

01:00 a.m.

5.

¿Cómo realizar un Taller de Sensibilización?

Agenda Kickoff Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Beneficios de la Gerencia de Proyectos para XYZ

Felipe Meléndez

08/07/2011

Diagnóstico Inicial

Felipe Meléndez

08/07/2011

Situación Actual

Felipe Meléndez

08/07/2011

10:30 a.m.

11:30 a.m.

Resultados del Diagnóstico Inicial

Felipe Meléndez

08/07/2011

11:30 a.m.

12:00 a.m.

Felipe Meléndez

08/07/2011

Alcance

Felipe Meléndez

08/07/2011

12:00 a.m.

12:45 a.m.

Organización

Felipe Meléndez

08/07/2011

12:45 a.m.

01:00 p.m.

Comunicaciones

Felipe Meléndez

08/07/2011

02:00 p.m.

02:15 p.m.

Riesgos

Felipe Meléndez

08/07/2011

02:15 p.m.

02:30 p.m.

Cronograma

Felipe Meléndez

08/07/2011

02:30 p.m.

02:45 p.m.

Hitos

Felipe Meléndez

08/07/2011

02:45 p.m.

03:00 p.m.

Criterios de Aceptación

Felipe Meléndez

08/07/2011

03:00 p.m.

03:15 p.m.

Plan de Proyecto

5.

¿Cómo realizar un Taller de Sensibilización?

Elaboración de Trabajos Grupales del Caso del Taller

Personal motivado presentando su caso práctico del Taller

5.

¿Cómo realizar un Taller de Sensibilización?

Agenda de Capacitación Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

PRIMER DIA Procesos de Gestión de Proyectos (Ciclo de Vida del Proyecto)

Felipe Meléndez

01/09/2011

03:00 p.m.

04:00 p.m.

Proceso de Inicio (Flujograma)

Felipe Meléndez

01/09/2011

04:00 p.m.

04:30 p.m.

Plantilla (Acta de Constitución del Proyecto)

Felipe Melendez

01/09/2011

04:30 p.m.

05:30 p.m.

Presentación de Trabajos de Acta de Constitución del Proyecto

Equipo de proyecto

01/09/2011

06:00 p.m.

07:00 p.m.

Proceso de Planificación (Flujograma)

Felipe Meléndez

01/09/2011

07:00 p.m.

07:30 p.m.

Plantilla (Plan de Dirección de Proyectos)

Felipe Meléndez

01/09/2011

08:00 p.m.

09:00 p.m.

Presentación de Trabajos de Estructura de Desglose de Trabajo

Felipe Meléndez

01/09/2011

09:00 p.m.

10:00 p.m.

Plantilla (Acta de Reunión)

Felipe Meléndez

02/09/2011

10:00 a.m.

11:00 a.m.

Presentación de Trabajos de Acta de Reunión

Equipo de proyecto

02/09/2011

11:00 a.m.

12:00 a.m.

Plantilla (Informe de Avance Semanal)

Felipe Meléndez

02/09/2011

12:00 a.m.

01:00 p.m.

Presentación de Trabajos de Informe de Avance Semanal

Equipo de proyecto

02/09/2011

01:00 p.m.

02:00 p.m.

SEGUNDO DIA

5.

¿Cómo realizar un Taller de Sensibilización?

1. Presentación del expositor sobre los Procesos de Gestión de Proyectos

2.- Explicación del expositor sobre la Plantilla de Project Charter

6. Lecciones aprendidas de caso de Implementación de una PMO en una empresa de Construcción. • Se debe involucrar a todas las áreas de la organización. • El Sponsor debe participar en el desarrollo del Proyecto. • Deben participar en los talleres todo el personal hasta el nivel de supervisores. • Se deben hacer reuniones semanales con el equipo del

proyecto y

reuniones

mensuales con los Ejecutivos de la compañía.

• Se deben realizar Talleres frecuentemente durante la implementación de la PMO.

6. Lecciones aprendidas de caso de Implementación de una PMO en una empresa de Construcción • Se debe realizar visitas al campo para obtener la mayor información de las obras.

• Realiza presentaciones de informes semanales según el avance con riesgos y problemas. • Se debe tener el apoyo de los ejecutivos de la organización. • Incluir durante el desarrollo del Proyecto a la Gerencia de Seguridad y Medio Ambiente, desde el inicio de la Implementación de la PMO. • Se debe priorizar el Proyecto de la PMO sobre otros proyectos de la compañía.

7.

Conclusiones

• PMO es una solución de negocios.

• PMO tiene una relación directa el plan estratégico de la compañía.

Objetivos estratégicos

• El éxito de la gestión de los proyectos no depende solo de los gerentes de proyectos, involucrar a todo el personal que participa en los proyectos.

Información de contacto • Nombre y apellidos/Compañía: Felipe Meléndez, PMP, Gerente General - PM&B Consulting Group Perú y Chile

• Teléfonos de contacto: (51) 987965224, 975488853 • Email: [email protected], [email protected] • Session #

Capítulo Lima, Perú