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UNIVERSIDAD EUROPEA DE MONTERREY

Examen Final Project Management Office Arq. Laura Domínguez Acosta Formulación de un caso de negocio para una PMO Proyecto de Aplicación febrero 2020

Project Management Office Universidad Europea de Monterrey Docente: Alfredo Ugalde

Universidad Europea de Monterrey. Project Management Office

Proyecto de Aplicación: Project Management Office

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Project Management Office

En este reporte se realiza el análisis sobre la empresa RYM Querétaro – San Luis, es una empresa en temas de construcción y conservación de carreteras, reconocida por sus grandes logros y uso de tecnologías de gran importancia dentro del ámbito carretero, por su competitividad y vanguardia dentro del medio de la construcción. El presente trabajo tiene como objetivo realizar la propuesta de diseño de una oficina de Proyectos PMO, en la que se pueden integrar todas las necesidades que tenga la organización en temas de Gestión de Proyectos y consecución de objetivos organizacionales, teniendo en cuenta que es una organización de 110 empleados, y puede lograr estandarizar procedimientos y controlar acciones que sean acordes con la correcta gestión de proyectos, a nivel de conservación de carreteras.

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Proyecto de aplicación: Caso de negocio para una PMO A continuación, se desarrolla el tema de acuerdo a los requisitos de proyecto de aplicación, donde se tomará de ejemplo la empresa RYM Querétaro – San Luis, constructora de proyectos para la conservación de carretera, se busca que la organización pueda aplicar la gestión de proyectos de una forma clara, innovadora, eficiente y eficaz de gestión de proyectos y adopte una cultura propia de proyectos.

1. Justificación. ¿Por qué se requiere una PMO? Se busca que la oficina de Gestión de Proyecto sea un Gestor de recursos y de apoyo para la organización, que permita alinear a las personas, los procesos y las herramientas que influyen en el buen desempeño de los proyectos dentro de la organización, así como: •

No se ha implementado el uso de herramientas para la gestión de proyectos.

•

No existen sistemas estandarizados de procesos para la selección de proyectos.

•

Existe escasa información para el financiamiento de los proyectos

•

No se han establecido procesos para la medición de los objetivos organizacionales.

2. Alcance y Objetivos. Definir un modelo de oficina de Gerencia de Proyecto – PMO, que ayude a informar, gestionar y asesorar, los recursos utilizados en el Mantenimiento y Conservación Carretero, bajo los lineamientos del Project Management Institute PMI1, y de acuerdo a la guía PMBOK, alcanzando así los criterios de tiempo, costo, alcance y calidad. Objetivos: •

Determinar el nivel de madurez de la administración de proyectos dentro de la empresa RYM Querétaro – San Luis.

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PMI, PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

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Crear una cultura de proyectos que permita multiplicar la estructura para la ejecución de proyectos de manera exitosa en toda la empresa.

•

Capacitar a los lideres de proyectos y demás involucrados en la planeación y ejecución de los proyectos en metodología para la gestión de estos.

•

Realizar un monitoreo constante del estado de los proyectos para tomar acciones necesarias de manera pertinente y oportuna.

•

Plantear las características que debería tener la PMO, de acuerdo al direccionamiento estratégico de la organización.

•

Diseñar la estrategia de implementación para la Oficina de Gestión de Proyectos PMO.

•

Contratar y formar gerentes de proyectos, con los conocimientos y perfiles adecuados a los proyectos que gana la empresa.

3. Situación actual, o la situación que origino la PMO. Al revisar como opera la organización frente a la Gestión de Proyectos se identificaron las siguientes carencias: •

Los jefes de áreas no cuentan con procedimientos que permiten documentar las experiencias que se generan en el desarrollo de los proyectos.

•

No existe una metodología para incorporar las lecciones aprendidas y las buenas prácticas a la gestión de proyectos.

•

Ausencia de seguimiento y control.

•

Falta de capacitación sobre Gerencia de Proyectos.

•

Mala comunicación entre las áreas frente a los proyectos.

•

Falta de estrategia para retener conocimientos y realizar mejoras a los procesos de gerencia de proyectos.

•

Seguimiento a la carga de trabajo y metas a cumplir, lo que provoca trabajar horas extras y sobrecostos.

•

Plazos de trabajos extendidos (calendarios de cumplimientos poco realistas).

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Para este tipo de empresa se analizará bajo la herramienta de PMO32, ya que se busca prestar mayor énfasis en el apoyo de los jefes de proyectos y su equipo para la correcta ejecución de los procesos y estándares de cumplimiento. Es decir que se encaminan la mejora de los procesos hacia la madurez de la organización: Estandarizar, medir, controlar y mejora continua. Por lo que se busca mejorar los procesos de actuación que utiliza la compañía, ya que, en la actualidad, en cada etapa se orienta en accionar y cumplir con los estándares establecidos en el contrato, pero existen aspectos de ejecución que se deben de corregir, por lo que se debe de incorporar otros procesos que se integren al conjunto de las necesidades. Procesos actuales para la conservación de carretera: licitación, aplicación de ingeniería básica, planificación, ingeniería de detalles, ejecución, rehabilitación, conservación, y cierre de proyecto. Se recomienda agregar administración, planificación y control.

4. Opciones: 1) que pasa sino se implementa. La empresa seguiría igual, no tendría claro ni organizado la documentación, los gastos, los imprevistos, y el inventario de los recursos que se mal gastan por proyectos, los tiempos y la información real de los costos a utilizar por proyecto.

2) que pasa si se implementa “parcialmente”, Se podrá establecer las métricas y resultados a corto plazo. La organización, podrá hacer un inventario de capacitaciones en administración de proyectos actual, así como saber el nivel de conocimiento con que cuenta el personal de proyectos actual, y en base a esto generar algún taller de

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Información recabada del documento Técnicas Metodológicas y de Pronóstico de la Prospectiva. Universidad Europea Monterrey (Monterrey, 2020)

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capacitación. Se podrá mejorar y controlar el tiempo de ejecución, costos, recursos, riesgos de las actividades realizadas, en el proceso de rehabilitación y conservación de carreteras. Se podrá asesorar, entrenar y capacitar a personal de proyectos.

3) que pasa si se implementa de forma completa La empresa podrá escoger el proyecto para el plan piloto, evaluar el nivel de aceptación de la PMO, asegurar los procesos y métricas ya debidamente controlados por la oficina de administración de proyectos, se podrá identificar las áreas y/o departamentos que necesitan mayor soporte de la PMO, se podrá recopilar los resultados, y generar lecciones aprendidas del análisis de resultados. Se podrá evaluar las actividades y con el tiempo se podrá actualizar las funciones de la PMO.

5. Los beneficios La oficina de PMO permitiría incluir al proceso de evaluación y mejoramiento continuo, controlar la eficacia y eficiencia de la administración de proyectos cumpliendo con lo siguientes objetivos: 1. Estandarizar, medir, controlar y mejorar la práctica de gerencia de proyectos3. 2. Desarrollar buenas practicas a los jefes de áreas de gerencias. 3. Brindar soporte continuo durante la vida de los proyectos. 4. Cumplimiento del presupuesto y estándares por proyectos, de acuerdo a cada contrato. 5. Permitirá establecer parámetros de metas satisfactorias y reales. 6. Apoyo de la dirección general para su implementación y mantenimiento. 7. Personal capacitado, y con actividades claras y responsabilidades de procesos internos establecidos y claros.

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Funciones de la oficina de Gestión de Proyectos. Funciones de PMO. Universidad Europea de Monterey.

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6. La recomendación final •

Se recomienda que el jefe de la PMO sea una persona externa a la organización, contratada específicamente para este Rol.

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Las personas que adopten el cargo de coordinación se recomiendan que sean profesionales que asciendan de áreas funcionales hacia la PMO.

•

Se recomienda que la PMO sea implementada como una unidad de negocio adicional, que disponga de presupuesto propio (sugerencia), autonomía a dirigir y coordinar a los gerentes de proyectos.

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Que los resultados que se den a corto plazo generen del proceso de implementación, motivación y visibilidad al cumplimiento de los objetivos del modelo propuesto.

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