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INDICE I.- RESUMEN:

II. INTRODUCCION: 2.1 Problema de investigación: a) Realidad problemática b) Formulación del problema c) Justificación del problema 2. 2 0bjetivos: a) Objetivos generales b) Objetivos específicos 2.3 Hipótesis: III. Marco Teórico: 3.1 Implementación del Control Interno 3.2 Adecuación del sistema de Control Interno 3.3 Control 3.4 Control Gubernamental 3.5 El sistema de Control Gubernamental IV- Caso Práctico: Implementación del sistema de Control Interno En La Municipalidad de Santa Anita

I.- RESUMEN

El propósito principal del presente trabajo de investigación, tiene como finalidad demostrar que la implementación de un adecuado Control Interno en una organización es muy importante, ya que permite establecer una adecuada estructura organizacional, métodos para asignar autoridad y responsabilidad, supervisión efectiva de las actividades; así como asegurar la exactitud e integridad de los Registros Contables, preparación oportuna de información financiera contable y promover la eficiencia en las operaciones. Es por ello que establecer y mantener dicha estructura es responsabilidad de la Administración Municipal, la que tiene que evaluar cuidadosamente el beneficio a obtener en relación con el costo de los procedimientos de control. Finalmente queremos dejar resaltado, que nuestra intención es dar a conocer cuan necesario es la implementación de mecanismos y controles para el normal desarrollo de sus operaciones.

II. INTRODUCCION 2.1 Problema de investigación: a. Realidad problemática Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la entidad y de limitar las sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, eficacia y economía de los recursos, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas legales vigentes. El control interno comprende los factores del entorno de control, el mismo que comprende la integridad del personal, los valores éticos, la capacidad de los trabajadores de la entidad, la filosofía de la dirección, el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades, organiza y desarrolla profesionalmente a sus trabajadores, la atención y orientación que proporciona el directorio. Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La gestión de los recursos, necesita de actividades de control interno, es decir de políticas y procedimientos que ayuden a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones del directorio. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Debe haber actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Debe incluirse una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos, segregación de funciones y otras. En el marco de la evaluación de la gestión de una entidad pública, es fundamental planear y aplicar acciones de control en el proceso permanente y continuo con el fin determinar, medir y/o comprobar si los recursos de las empresas públicas de saneamiento se han ejecutado de conformidad a lo planificado y alcanzado los objetivos programados; si no se lograron tomar las medidas correctivas necesarias. Esta vital función de comprobación de planes y cumplimientos de leyes y

Reglamentos, debe llevarse a cabo mediante acciones de controles previos, simultáneos y de verificación posterior, para que permita con eficiencia, eficacia, economía y de conformidad a la realidad, una evaluación transparente en beneficio de la entidad y la comunidad a la cual sirve. La aplicación del control interno, se llevará a cabo sin interferir ni suspender el ejercicio de las funciones y actividades de las dependencias de la entidad, consecuentemente orientará su función a analizar el cumplimiento de metas, objetivos, misión y visión; así como informar o recomendar el establecimiento de normas que puedan mejorar el control de las entidades públicas de saneamiento. De este modo el control interno se realizará con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos de, eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos institucionales, establecidos por el Estado y de limitar las sorpresas. Dicho sistema de control permitirá hacer frente a la rápida evolución del entorno económico, social y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los ciudadanos y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. b.

Formulación del problema:

¿De qué manera, la implementación de un adecuado Control Interno, influye en los procesos y controles de la gestión de operaciones de la Municipalidad Distrital de Santa Anita? c. Justificación del problema: La investigación propuesta busca mediante la aplicación de la teoría y de la práctica demostrar como la adecuada implementación del Control Interno contribuye en la optimización de la gestión y control de la entidad. El Sistema de control interno asegura la obtención de información financiera, económica y presupuestaria concordante con los Clasificadores del Ingreso y del Gasto Público, en base a la documentación fuente que tenga como sustento. Abarca la organización, metodología, y procedimientos de control dentro de una institución pública, a fin de proteger su patrimonio contra el despilfarro, pérdida, uso indebido; asimismo comprobar la exactitud y veracidad de la información presupuestaria financiera, económica, patrimonial y administrativa; vigilar la eficiencia en las operaciones. Todo esto, actualmente tiene un mayor efecto con la utilización por el Sistema Integrado de Administración Financiera- SIAF- de los documentos fuente como la base para llevar a cabo los registros patrimoniales y presupuestarios; lo que hace que en forma automática, luego del registro del documento fuente, se obtenga los libros auxiliares, libros principales, estados financieros y estados presupuestarios de una entidad.

2. 2 0bjetivos: a.

Objetivo general: •

Analizar de qué manera la implementación de un adecuado Control Interno, influye en la gestión de operaciones de la Municipalidad Distrital de Santa

Anita a.   

Objetivos específicos: Efectuar un diagnóstico del Sistema de Control Interno aplicado actualmente a la gestión de operaciones de la Municipalidad Distrital de Santa Anita. Diseñar un Nuevo Sistema de Control Interno en el área de Tesorería de la Municipalidad Distrital de Santa Anita Proponer mejoras de gestión administrativa.

2.3 Hipótesis: La implementación de un adecuado Sistema de Control Interno, contribuye en el mejoramiento de los procesos y controles de la gestión de operaciones de la Municipalidad Distrital de Santa Anita. .III. MARCO TEÓRICO Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política. 3.1 Implementación de Control Interno. Constituyen lineamientos, criterios, métodos, herramientas y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organización y contribuir al logro de los objetivos, con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos de la entidad. 3.2 Adecuación del Sistema de Control Interno Quiere decir que cuenta con sus herramientas de control como Reglamento de Organización y Funciones, Manual de organización y funciones, TUPA y Cuadro de Asignación de personal, pero que cuenta con un manual de procedimientos, sin embargo, no se aplica en la mayoría de sus áreas y los trabajadores realizan sus actividades según la práctica de cada área, 3.3 Control El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. El control puede definirse como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

3.4 Control Gubernamental Comprende las acciones de control previo, simultánea y de verificación posterior que realiza la Municipalidad, con la finalidad de que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se realicen eficiente y correctamente. El control Gubernamental es previo, simultáneo y posterior: . Lo que se busca con el control previo es anticiparse a los problemas que pudieran presentarse en el ejercicio de la gestión, a partir de la detección de posibles errores en la acción municipal. . Con el control simultáneo se busca corregir los problemas conforme estos se vayan presentando en el ejercicio de la gestión municipal. El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de la municipalidad. . El control interno posterior es ejercido por los superiores del servidor o funcionario municipal ejecutor de la actividad, y fundamentalmente por el órgano de control institucional. El control posterior busca corregir los problemas luego de que estos se presentan. 3.5 El sistema de Control Gubernamental El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública. Este control busca que los recursos públicos se usen con eficiencia, eficacia, transparencia y economía y, que la gestión pública se realice de acuerdo a las normas legales, los lineamientos de política y los planes de acción. El Sistema Nacional de Control evalúa los sistemas de administración y gerencia, buscando su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas. El sistema Nacional de Control es descentralizado: en cada municipalidad debe existir un órgano de control institucional que depende directamente de la Contraloría General de la República. Sin embargo, esto no ocurre en un gran número de municipalidades distritales, no porque se quiera evadir las acciones de control sino porque su economía no lo permite. Por tal razón, es permitido que las municipalidades distritales coordinen con las provinciales a fin que estas cumplan con prestarles el apoyo necesario.

IV. Caso práctico:

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SÍNTESISGERENCIALDELINFORME

Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita efectuado en atención al Oficio Nº 073-2013-SGLSG-MDSA de

fecha 12 de Junio del presente año, de invitación para efectuar el DIAGNOSTICO del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita; por lo que procedimos a ejecutar el Plan de Trabajo propuesto y aprobado por el Comité de Control Interno. Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas: Liderazgo de la Alta Dirección Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de implementar su sistema de Control Interno Organización Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementación. Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como el brindar información de la manera más rápida y espontánea. DIAGNOSTICO COMPONENTE

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL

INTERNO

POR

CADA

Para la formulación del Diagnóstico que estamos presentando, se ha revisado la normativa interna que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad, tanto la que se encuentra publicada en la página web institucional como aquella proporcionada por la Municipalidad Distrital de Santa Anita, además de la evaluación de los cuestionarios y de la revisión de la información proporcionada, así como de las entrevistas realizadas a los señores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores de la Institución; concluyendo: AMBIENTE DE CONTROL La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control interno reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visión y Misión. Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la organización. La Alta Dirección apoyalas actividadesde control, las acciones de control preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los ciudadanos del Distrito de Santa Anita y cumplir con los Objetivos. Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo. En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso de desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel destacado, los elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y Valores Éticos”, “Órgano de Control Institucional” y “Comunicación externa.” Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas para la formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.

EVALUACION DE RIESGOS A la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Los Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los recursos o archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas; documentación y revisión de procesos, actividades y tareas; controles para tecnologías de la información y comunicación vienen desarrollándose adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminación del Plan Estratégico Institucional 2013-2015. Es imperativo una normativa interna para la implementación de la evaluación del desempeño del personal que considere indicadores adecuados a la Visión y Misión de la Municipalidad. Es imperativo una normativa interna para la implementación de la metodología “costo- beneficio” a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichos controles. INFORMACION Y COMUNICACIÓN Los elementos de información y comunicación se dan en la organización en calidad y suficiencia. Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha establecido un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para gestionar sus funciones de manera eficiente. Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas y documentos normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de todos los manuales, reglamentos y directivas necesarios. Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con que se cuenta para incentivar su uso eficaz.

SUPERVISIÓN Se desarrollan las actividades de prevención y monitoreo. La OCI cumple su papel de controlador posterior. El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva a Concluir que este componente se encuentra desarrollado.

DIAGNÓSTICO La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento y mejora. Asimismo, es de recomendar que la implementación y/o reforzamiento de las observaciones y procesos críticos, en armonía con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de continuar con la dinámica desarrollada, así como por la naturaleza temporal y circunstancial del diagnóstico presentado. Santa Anita, 12 de Julio del 2016

CPC Grace Toribio Minaya CONSULTORA

INFORME N° 4

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTAANITA I RESEÑA HISTORICA: Santa Anita es uno de los distritos más jóvenes del Departamento de Lima; su creación se dio el 25 de Octubre de 1989, por ley N°. 25116, siendo Presidente Constitucional de la República el Dr. Alan García Pérez y Alcalde de Lima Metropolitana el Dr. Jorge del Castillo Gálvez. Hasta los Años 80, Santa Anita pertenecía a los distritos de Ate y El Agustino. Pero gracias a los pobladores, quienes se organizaron en Comités Pro-creación del distrito y demás, se logró realizar el objetivo. Santa Anita ya es un Distrito. El 25 de Octubre de 1999 se inauguró el Centro Cívico Municipal; éste se encuentra ubicado en la cuadra 12 de la Av. Los Eucaliptos en la Cooperativa “Universal”- Santa Anita, En l964, los hermanos Ferrer, conformados por Fernando, Alfredo y Beatriz. Constituyeron la Empresa Lotizadora "Santa Anita", nombre inspirado en su señora Madre. Desde entonces el nombre de Santa Anita se institucionalizó a pesar de varios intentos por cambiar su nombre. Antiguamente estos terrenos pertenecían a la Agrícola Santa Anita. Su población está conformada básicamente por inmigrantes de todo el Perú, con mayor incidencia de la zona central; Junín, Ayacucho, Apurímac y Huancavelica. Siendo el promedio de edad, de 30 a 40 años, lo que constituye a una población básicamente joven La Municipalidad Distrital de Santa Anita, es el Órgano de Gobierno Local que emana de la voluntad popular; tiene personería jurídica de derecho público, con autonomía económica, administrativa y técnica en los asuntos de su competencia y le es aplicable las leyes y disposiciones que de manera general y de conformidad con la Constitución Política del Perú regulan las Actividades y Funcionamiento del Sector Público. La Municipalidad representa al vecindario y como tal promueve la adecuada prestación de servicios públicos en el Distrito de Santa Anita y fomenta el bienestar de los vecinos, así como el desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. Su actividad principal es la adecuada prestación de los servicios a la población dentro de su ámbito territorial. La Municipalidad tiene como objetivos institucionales:     



Fortalecer las capacidades del Gobierno Local, como instancia estratégica para el Proceso de Descentralización y el Desarrollo de Santa Anita, logrando crecientes niveles de competitividad. Optimizar la calidad y eficiencia de los servicios de Limpieza Pública, Parques, Jardines y Seguridad Ciudadana, así como el mejoramiento de la infraestructura local Regular, controlar y mejorar el Proceso de Disposición Final de Residuos Sólidos y la emisión de elementos contaminantes de la atmósfera y el ambiente. Coordinar y fortalecer el sistema de Seguridad Ciudadana con la participación de la Sociedad Civil y la Policía Nacional. Orientar a la administración municipal hacia su modernización y desarrollo, con una adecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, mejorando la comunicación con la población, implementando sistemas informáticos que nos acerquen a la misma. Promover la asistencia social a la familia y la colectividad con el fin de protegerla

  II

de desequilibrios sociales, estableciendo acciones para la ejecución de programas sociales y alimenticios, con participación de ella. Fortalecer las relaciones de la Municipalidad, a través de la participación de la sociedad civil. Promover y fomentar la cultura, el deporte y educación, así como el turismo sostenible y regular los servicios a este fin. ANTECEDENTES

 La Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.  Control Interno, según las “Normas de Control Interno”, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:  Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.  Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.  Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.  Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la Información.  Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.  Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Tipos de Control Interno.   

Control Previo Control Simultáneo Control Posterior

Sistema de Control Interno, según la Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el Personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura. Aportes del Sistema de Control Interno Contribuye a diseñar una estructura organizativa de acuerdo con la misión y los objetivos de la Entidad.  Es una herramienta administrativa potente y muy efectiva para la gestión de la Administración Pública del País.  Propicia en toda la organización una cultura organizacional basada en valores éticos, donde se privilegie la conducta del titular (Alta Gerencia) y los funcionarios en relación al compromiso para con el Control Interno.  Estimula la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos dentro de los parámetros y lineamientos preestablecidos por el Estado.  Contribuye a la formalización o actualización y cumplimiento de los reglamentos y manuales. Impulsa la formulación de los perfiles para cada cargo, estableciendo

para ello, las competencias generales y competencias específicas.  Contribuye a efectuar los correctivos oportunos en los procesos.  Impulsa el respeto por la transparencia en el desarrollo de las operaciones de la entidad.  Desarrolla la motivación del potencial humano para el logro de los objetivos de la entidad.  Respeto por la independencia de la función del Órgano de Control Institucional.  Coadyuva a que la Alta Dirección disponga adecuadamente de sus recursos y coordinar su funcionamiento.  Impulsa la fidelidad de la información, a la efectividad de las operaciones y actividades, al cumplimiento de -la normativa y a la salvaguarda de activos, con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior.  Dotar de herramientas para una apropiada administración de los Recursos Humanos.  Contribuye a la administración de los riesgos internos y externos de la Entidad, facilitándole de herramientas y técnicas para ello.(flujos de procesos, matriz de probabilidad e impacto).  Evaluación de desempeño (de la Entidad, grupal, individual).  Genera una corriente para documentar, controlar, evaluar y mejorar los procesos.  Incentiva los principios de modernización (simplificación del tiempo de los procesos)  Responsable de la implementación del Sistema de Control Interno  Cabe precisar, que de acuerdo al Art.7° de la Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República General de la República - CGR y el Art. 4° de la Ley 28716, Ley de Control Interno para las Entidades Públicas del País, el responsable de la Implementación o montaje del Sistema de Control Interno, es el Titular de la Entidad, por lo tanto en aplicación de la Filosofía de la Dirección, es quien tiene que comprometerse con el Control Interno en la Organización.  Involucramiento de otros actores de la Organización en el Sistema de Control Interno  Si bien es cierto corresponde al Titular de la Entidad, la Implementatión del Sistema de Control Interno, sin embargo, debe señalarse que la responsabilidad de su funcionamiento y mantenimiento le corresponde a toda la organizatión, es decir, la Alta Directión (Consejo Directivo, Directión Ejecutiva, Comité Consultivo, Órganos de Asesoramiento), de la Gerencia Media (Órganos de Línea, Órganos de Apoyo y otras Oficinas) y de los Niveles Operativos (Todos los trabajadores o servidores públicos de Oficina).  Normas de Control interno a que se refiere la RC N° 320-2006-CG.  Son lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del Control Interno en las áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades del Estado. Puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en el desempeño y en su economía, prevenir pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en públicas. Guía para la Implementatión del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado a que se refiere la RC N° 458-2008-CG. La Guía es un documento orientador para la Implementatión de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno, establecido en las Normas de control Interno, además de promover la aplicación de una estructura de control interno uniforme que se adapte a cada Entidad. Compromiso de la Alta Directión La Municipalidad Distrital de Santa Anita ya cuenta con el compromiso de la Alta Directión

para el Desarrollo y ejecución de las actividades específicas referidos a la sensibilización del personal de la Municipalidad de Santa Anita, respecto de la Implementatión de las normas de control Estando a lo dispuesto en la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado; Ley N° 29743, que modifica el Artículo 10° de la Ley 28716 y, en armonía con los lineamientos determinados en la Guía aprobada con RC N° 458-2008-CG; La Municipalidad Distrital de Santa Anita constituyó el Comité de Control Interno, el cual está integrado por los siguientes funcionarios:    

Raul Caldas Villanueva - Presidente Lizeth Analí Huallanca Torres - Secretaria Filiberto Zevallos Pimentel - Integrante Marcelino Lipa Hancco – Integrante

El mismo que está encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada Implementación del Sistema de Control Interno y su eficaz mejoramiento a través de la mejora continua. El mencionado comité ha elaborado el presente informe de diagnóstico teniendo en consideración el informe final de los Consultores para la implementatión del sistema de control interno, contratados para apoyar al Comité. Fases del Proceso de Implementatión FASE I: PLANIFICACIÓN: 3 Sub fases (Compromiso de la Alta Directión, Diagnóstico y Plan de Trabajo);

FASE II: EJECUCIÓN: 2 Sub fases (Implementatión a nivel de Entidad e Implementatión a nivel de Procesos);

FASE III: EVALUACIÓN: 2 Sub fases (Evaluación a nivel de Entidad y/o Evaluación a nivel de Procesos). III. ORIGEN DEL DIAGNOSTICO Aceptando la invitación efectuada con CARTA N° 073-2013-SGLSG/MDSA cursada el 12/06/2013 por el Sub Gerente de Logística y Servicios Generales de La Municipalidad Distrital de Santa Anita, adjuntamos nuestra propuesta técnica-económica para ejecutar el diagnóstico para la implementatión del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodología y lineamientos expuestos en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG. IV.

PROPUESTA Y PROGRAMA DE TRABAJO

Presentada nuestra propuesta técnica-económica para efectuar el diagnóstico para la implementatión del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodología y lineamientos dispuestos en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG. y aceptada que fuera en los aspectos planteados (Ejecución del diagnóstico en cuatro sub etapas), fue formalizada mediante suscripción del contrato correspondiente, el 03 de Julio de 2013; procediendo a la formulación y entrega al Comité de Control Interno, de los Programas de Trabajo correspondiente. V. OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO:



Objetivo General

Determinar la consistencia del actual Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, respecto de las Normas de Control Interno vigentes, aprobadas por la Contraloría General de la República. 

Objetivos específicos

Determinar la consistencia del Sistema de Control Interno establecidos en la Municipalidad Distrital de Santa Anita, por cada uno de los componentes de la Estructura de Control Interno establecido en la Resolución CG N° 458-2008-CG: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y; Supervisión, siguiendo la metodología, en los aspectos generales, ofrecida en la indicada Resolución. Evaluar los controles establecidos a nivel de procesos. Determinar las debilidades, fortalezas y riesgos en los procesos de las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita. VI MARCO LEGAL          

Constitución Política del Perú Ley N° 25116, Ley de creación de la Municipalidad Distrital de Santa Anita Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Ley N° 27806, Ley de Transparencia y acceso a la información pública Ley N° 27 972, Ley Orgánica de Municipalidades Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las entidades del Estado Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG, Guía para la implementación Del Sistema de Control Interno en las Entidades del estado Ley N° 29743, Ley que modifica el Artículo 10° de la Ley N° 28716

VII TRABAJO REALIZADO EN LA PRIMERA SUB- ETAPA El presente informe es el resultado de una serie de actividades realizadas en cuatro Sub Etapas: Las actividades desarrolladas en la primera Sub Etapa fueron las siguientes: Se solicitó al Comité de Control Interno, vía requerimiento, la información correspondiente para los trabajos preliminares;  

Se verifica la información alcanzada por la entidad; Se efectuaron coordinaciones con el Comité de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, para la ejecución de actividades de compromiso y condensación, habiéndose llevado a cabo dos reuniones:



Con los señores Gerentes, a efectos de comunicarles la decisión de la Titular de la Municipalidad de dar inicio al proceso de Implementatión del Sistema de Control Interno a que se refiere la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG; presentar a los Consultores para la ejecución del diagnóstico del Sistema de Control Interno actual; y la necesidad de designar a los Coordinadores de cada Unidad Orgánica.



Con los señores Coordinadores de las Unidades Orgánicas, a efectos de

comunicar la decisión de la Titular de dar inicio al proceso de Implementación del Sistema de Control Interno; presentación de los Consultores y la comunicación de la función fundamental a realizar por los Coordinadores: Brindar al Comité de Control Interno, información relacionado a los procesos y/o sub-procesos de sus respectivas Unidades Orgánicas, desarrollando los cuestionarios propuestos por los Consultores y aprobados por el Comité para el diagnóstico del Sistema de Control Interno. 

VIII

Se efectuaron coordinaciones con el Comité de Control Interno de la MDSA, para las designaciones de coordinadores de cada Unidad Orgánica de la Municipalidad de Santa Anita. TRABAJO REALIZADO EN LA SEGUNDA SUB ETAPA

Las actividades desarrolladas en la segunda Sub Etapa fueron las siguientes: • Formulación del Formato y desarrollo de encuestas de verificación con los lineamientos propuestos en la RC N° 458-2008-CG, de los cinco componentes del Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y Supervisión; Las encuestas fueron resueltas por los señores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores de las diversas Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, con respuestas “SI”, o “NO”, o “N/A”. IX

TRABAJO REALIZADO EN LA TERCERA SUB ETAPA

Las actividades desarrolladas en la tercera Sub Etapa fueron las siguientes: a) Se coordinó con el Comité de Control Interno, respecto del resultado de las encuestas y de los cuestionarios desarrollados por los Coordinadores de las Unidades Orgánicas, así como del resultado de la revisión de los Informes de Auditoría. b) Tabulaciones de resultados obtenidos, excepto valoración y observacionesrecomendaciones, que se realizaron en la cuarta etapa. c) Se efectuó la concordancia normativa del sistema de control interno de las Unidades Orgánicas de la MDSA, que se muestra en el cuadro siguiente: Componente / Factor de Control Interno

Normativa / Parámetro

Registro verificación

AMBIENTE DE CONTROL Filosofía de la Dirección Integridad y Valores Éticos

Principios y valores empresariales contenidos en el Plan Operativo y otros documentos de gestión Directiva N° 002-2011GPPR/MDSA Principios y Valores que rigen la Conducta Ética Laboral del Personal de la MDSA aprobada con RGG N° 00099-2011-GG/MDSA. Plan Operativo Institucional 2013

Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba modificaciones y actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y Administración de los recursos Resolución de Alcaldía N° 711humanos 2005-ALC/MDSA Aprueba el Reglamento Interno de Trabajo del Personal de la MDSA Estructura organizational

www.munisantanita.gob.pe www.munisantanita.gob.pe

www.munisantanita.gob.pe

www.munisantanita.gob.pe www.munisantanita.gob.pe

Competencia profesional

Cuadro de Asignación de Personal

www.munisantanita.gob.pe

Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba www.munisantanita.gob.pe modificaciones y actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y CAP MOF y en Órgano de Control Institucional Funciones definidas Artículo 18° Ley 27785 y Resolución OCIs aprobado por la CGR de Contraloría N° 459-2008-CGR aprueba Reglamento OCIs Asignación de autoridad y responsabilidad

EVALUACION DE RIESGOS Planeamiento de la administración de riesgos Identificación de los riesgos Valoración de los riesgos Respuesta al riesgo

No se ha identificado norma interna que regule este aspecto No se ha identificado norma interna que regule este aspecto

No aplicable

No se ha identificado norma interna que regule este aspecto No se ha identificado norma interna que regule este aspecto

No aplicable

No aplicable

No aplicable

ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimientos de autorización y Ordenanza N° 0035/MDSA Aprueba modificaciones y actualizaciones de aprobación documentos de gestión ROF, MOF y CAP y Funciones Segregación de funciones Manual de Organización (MOF) Evaluación costo-beneficio

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Verificaciones y conciliaciones Evaluación de desempeño

Rendición de cuentas

Existen mecanismos de evaluación para cumplimiento de objetivos, metas e indicadores, sujetos a internas ResoluciónDirectivas de Gerencia General N° 716-2009-GG/MDSA Plan Seguridad de la Información No se ha identificado norma interna que regule este aspecto Existen indicadores de medición de desempeño de la gestión operativa institucional

www.munisantanita.gob.pe En descripción funciones del MOF

Parcialmente en Plan Operativo Anual y procedimientos de gestión institucional www.munisantanita.gob.pe

No aplicable Parcialmente en POI Plan Operativo Institucional Anual

Existen mecanismos de evaluación para Parcialmente en Plan Operativo Anual la rendición de cuentas, sujetas a y procedimientos de gestión institucional directivas internas de la MDSA, pendiente de

Documentación de procesos, actividades y tareas

Los procesos, actividades y tareas se encuentran definidas, establecidas y documentadas - MAPRO

Revisión de procesos, actividades y tareas

Existen indicadores de medición de desempeño de la gestión operativa institucional

Controles de tecnologías de Información y comunicación

Resolución de Gerencia General N° 716-2009-GG/MDSA Plan Seguridad de la Información

Manual de Procedimientos (MAPRO) www.munisantanita.gob.pe Parcialmente en Plan Operativo Institucional – POI y procedimientos existentes en las áreas www.munisantanita.gob.pe www.munisantanita.gob.pe

INFORMACION Y COMUNICACIÓN Funciones y características de la información Información y responsabilidad

Calidad y suficiencia de la información

Resolución de Gerencia General N° 716-2009-GG/MDSA Plan Seguridad de la Información Resolución de Gerencia General N° 00053-2011-GG/MDSA “Uso del Correo Corporativo”; Resolución de Gerencia General N° 716-2009GG/MDSA “Plan Seguridad de la Información” Resolución de Gerencia General N°

Flexibilidad al cambio

00053-2011-GG/MDSA “Uso del Correo Corporativo”; Resolución de Gerencia General N° 716-2009GG/MDSA “Plan Seguridad de la No se han identificado procedimientos formales que señale el requerimiento de opinión a los usuarios sobre los sistemas de información de la No se Entidad han identificado

Archivo institucional

procedimientos formales que señale el requerimiento de opinión a los usuarios sobre los sistemas de información de la Entidad Directiva N° 004-2011-

Sistemas de información

Comunicación interna

Comunicación externa

Canales de comunicación

GA/MDSA “Procedimientos generales para la asignación y control de bienes patrimoniales de la MDSA” aprobada RGG N° 681-2011-GG/MDSA Resolución de Gerencia General N° 00053-2011-GG/MDSA “Uso del Correo Corporativo” Resolución de Gerencia General N° 727-2010-GG/MDSA “Normas para la publicación y actualización de información en el Portal Institucional y el Portal de Transparencia estándar de Resolución de Gerencia General N° 727-2010-GG/MDSA “Normas para la publicación y actualización de información en el Portal Institucional y el Portal de Transparencia estándar de la MDSA”

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No aplicable

No aplicable

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X. TRABAJO REALIZADO EN LA CUARTA SUB ETAPA En esta cuarta Sub Etapa, se desarrolló, con la aprobación correspondiente, la actividad de Entrevistas finales a los señores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores; de cuyos resultados se han obtenido los insumos finales que nos ha permitido culminar las tabulaciones demostrativas de la consistencia del Sistema de Control Interno de la MDSA, por cada uno de los componentes de la Estructura de Control Interno establecido en la Resolución CG Nº 320-2006-CG: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación, y Supervisión, con la metodología, en los aspectos generales, indicada en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG; evaluar los controles establecidos a nivel de procesos; y determinar las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos de las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita. Las observaciones encontradas, como resultado de las entrevistas, cuestionarios de verificación y revisión de la documentación, se confrontaron con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno aprobadas por la CGR, estimando una valoración. A continuación se exponen las tabulaciones demostrativas, por cada componente. CONFRONTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL DE LA MDSA, CON LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO (RESOLUCION DE CONTRALORIA N° 320-2006.CG) 1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL La calidad del ambiente de control es el resultado de la aplicación de los factores que lo conforman. El mayor o menor grado de aplicación de éstos, fortalece o debilita el ambiente y la cultura de control, influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad. Filosofía de la Dirección

1 23

45 6

7

Requisito Desarrollado sistemáticamente

La Dirección muestra interés de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a través de políticas, documentos,

8

Requisito Conforme

La Dirección reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las

6

Requisito Desarrollado sistemáticamente

La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la entidad

7

Requisito Desarrollado sistemáticamente

Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores, variaciones frente a los resultados La Dirección proporciona el apoyo logístico y de personal para un adecuado desarrollo de las labores de control

6

Requisito Desarrollado sistemáticamente Requisito Desarrollado sistemáticamente

La Dirección demuestra una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI

9

6

Requisito Conforme

OBSERVACION No obstante que se ha evidenciado el apoyo y compromiso de la Alta Dirección de la MDSA, para el establecimiento de las Normas de Control Interno, la misma que ha sido puesta en conocimiento del personal de las distintas unidades orgánicas; es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia de reforzar el Sistema de Control Interno actual.

2. COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS

La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, incluyendo: Planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad. La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo. La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de la entidad. 2.1. Planeamiento de la administración de riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO

Planeamiento de la Administración de Riesgos

2

Se ha desarrollado un Plan de actividades de 1 2 identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos

2

Requisito No Desarrollado

3

La Alta Dirección (Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos

2

Requisito No Desarrollado

El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas áreas, como en la asignación de responsabilidades y monitoreo de los mismos

2

Requisito No Desarrollado

La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgos

2

Requisito No Desarrollado

4

Requisito No Desarrollado

OBSERVACION La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos. 2.2. Identificación de los riesgos: En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO

Identificación de Riesgos

2

Requisito No Desarrollado

5 6 7 8

Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo

2

Requisito No Desarrollado

Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividades

2

Requisito No Desarrollado

Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)

2

Requisito No Desarrollado

2

Requisito No Desarrollado

OBSERVACIÓN La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.

2.3. Valoración de los riesgos: El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias. ELEMENTOS

VALORACIÓN

Valoración de riesgos

ESTADO

2

Requisito No Desarrollado

En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad de ocurrencia)

2

Requisito No Desarrollado

10 En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)

2

Requisito No Desarrollado

11

2

Requisito No Desarrollado

9

Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,

OBSERVACION La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.

2.4. Respuesta al riesgo: La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO

Respuesta al riesgo

2

Requisito No Desarrollado

12

2

Requisito No Desarrollado

2

Requisito No Desarrollado

13

Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos

OBSERVACIONES La Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.

RESUMEN

2.1

Planeamiento de la Administración de Riesgos

2

Requisito No Desarrollado

2.2

Identificación de Riesgos

2

Requisito No Desarrollado

2.3

Valoración de Riesgos

2

Requisito No Desarrollado

2.4

Respuesta al Riesgo

2

Requisito No Desarrollado

2

Requisito No Desarrollado

PROMEDIO

3. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL: El Titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio. Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. 3.2. Segregación de funciones: La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea. ELEMENTOS

Segregación de funciones*

VALORACIÓN

ESTADO

5.5

Requisito Desarrollado sistemáticamente Requisito Desarrollado sistemáticamente

3

Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo

7

4

Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de Fraude

4

Requisito Desarrollado Parcialmente

OBSERVACION No se ha evidenciado acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude. 3.3 Evaluacion costo-beneficio: El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO

Evaluación Costo-Beneficio*

5.5

Requisito Desarrollado sistemáticamente

5 El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los beneficios 6 Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede

5.5

Requisito Desarrollado sistemáticamente Requisito Desarrollado sistemáticamente

5.5

OBSERVACION No se ha evidenciado el desarrollo de una cultura de evaluación “costo-beneficio”, que brinde seguridad razonable de que el costo de la implementación del control

supere al beneficio que

se espera obtener.

3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos: El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos. ELEMENTOS

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*

VALORACIÓN

6.2

ESTADO

Requisito Desarrollado sistemáticamente

7

Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos

8

8

El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros) Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos

7

Requisito Desarrollado sistemáticamente

6

Requisito Desarrollado sistemáticamente

9

10

11

Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos

4

6

Requisito conforme

Requisito Desarrollado Parcialmente

Requisito Desarrollado sistemáticamente

OBSERVACIÓN No se ha evidenciado Directiva Interna, que norme la identificación o selección y medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.

4. COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Son los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades 4.1. Funciones y características de la información La información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión. ELEMENTOS

VALORACIÓN

7.5

Requisito Conforme

analizada,

8

Requisito Conforme

Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

Funciones y características de la información* 1

ESTADO

La

información

Gerencial

es

seleccionada,

evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

2

de información

4.2. Información y responsabilidad La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.

4.3. Calidad y suficiencia de la información

El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. ELEMENTOS

VALORACIÓN

Calidad y suficiencia de la información 5

La información interna y externa que maneja la entidad es útil,

ESTADO

7.5

Requisito Conforme

8

Requisito Conforme

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades

6

Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

4.4. Sistemas de información Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO Requisito Desarrollado

Sistemas de información

5

Sistemáticamente Requisito Desarrollado Sistemáticamente

7

La entidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades

5

8

Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar

5

Requisito Desarrollado

las mejoras

4.5. Flexibilidad al cambio Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente, y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la Entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. ELEMENTOS

Flexibilidad al cambio

VALORACIÓN

ESTADO

5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

9

Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser

5

necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

OBSERVACIÓN No se ha evidenciado

Informe de revisión de los sistemas de información, ni

normativa interna que norme el procedimiento.

4.6. Archivo institucional El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento. ELEMENTOS

Archivo institucional

VALORACIÓN

5

ESTADO Requisito Desarrollado Sistemáticamente

10

La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de

5

administrar la documentación e información generada por la entidad

11

La administración de los documentos e información se realiza de

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

5

acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)

12

Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una

5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

ubicación y acondicionamiento apropiado

OBSERVACIÓN No se ha evidenciado Directiva interna que norme la administración de la información que emite la Municipalidad 4.7. Comunicación interna La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios. ELEMENTOS

Comunicación interna

VALORACIÓN

6.67

ESTADO Requisito Desarrollado Sistemáticamente

13

La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna

8

Requisito Conforme

14

La administración mantiene actualizado a la Alta Dirección respecto

4

Requisito Desarrollado Parcialmente

8

Requisito Desarrollado

del desempeño, desarrollo riesgos, principales iniciativas y cualquier otros eventos resultantes

15

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal

Sistemáticamente

OBSERVACIÓN No se ha evidenciado Directiva interna que norme la evaluación del desempeño 4.8 Comunicación externa: La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad. ELEMENTOS

VALORACIÓN

Comunicación externa 16 17 18

ESTADO

7.33

Requisito Conforme

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el El portal de transparencia de la entidad se encuentra adecuadamente actualizado

8

Requisito Conforme

6

Requisito Desarrollado

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)

8

Requisito Desarrollado

4.9 Canales de comunicación: Los canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas. ELEMENTOS

VALORACIÓN

ESTADO Requisito Desarrollado

Canales de comunicación 19

Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos memorando, paneles informativos, boletines, revistas

20

de

7

Sistemáticamente

7

Requisito Desarrollado

comunicación:

Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna

Sistemáticamente

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

RESUMEN: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

MH

ELEMENTO

VALORACIÓN

ESTADO

Funciones y Características de la Información

7.5

Requisite Conforme

4.2

Información y Responsabilidad

7.5

Requisite Conforme

4.3

Calidad y Suficiencia de la Información

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

4.4

Sistemas de Información

5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

4.5

Flexibilidad al Cambio

5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

4.6

Archivo Institucional

5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

4.7

Comunicación Interna

6.67

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

4.8

Comunicación Externa

7.33

Requisite Conforme

4.9

Canales de Comunicación

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

6.44

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

PROMEDIO

5. COMPONENTE SUPERVISIÓN: El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.

5.1 Prevención y monitoreo: El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. ELEMENTOS

VALORACIÓN

Actividades de prevención y monitoreo

1 2

ESTADO

6.5

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)

6

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

5.2 Seguimiento de Resultados: Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. ELEMENTOS

Seguimiento de resultados

3

Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los 4 5 responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI

VALORACIÓN

ESTADO

6.67

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

6

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

7

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

Grado de acercamiento encontrado durante el diagnóstico se resume en la tabla de Valoración por Componente y Elemento que se muestra a continuación:

VALORACIÓN OBTENIDA POR COMPONENTE Y ELEMENTO DEL SCI REQUISITO 1.1 Filosofía de la Dirección 1.2 Integridad y Valores Éticos 1.3 Administración Estratégica 1.4 Estructura Organizational 1.5 Administración de los Recursos Humanos 1.6 Competencia Profesional 1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad 1.8 Órgano de Control Institucional 2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos 2.2 Identificación de Riesgos 2.3 Valoración de Riesgos 2.4 Respuesta al Riesgo 3.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación 3.2 Segregación de Funciones 3.3 Evaluación de Costo-Beneficio 3.4 Controles sobre el acceso a los Recursos o Archivos 3.5 Verificaciones y Conciliaciones 3.6 Evaluación de Desempeño 3.7 Rendición de Cuentas 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 3.10 Controles para Tecnologías de la Información y Comunicación 4.1 Funciones y características de la Información 4.2 Información y Responsabilidad 4.3 Calidad y suficiencia de la Información 4.4 Sistemas de Información 4.5 Flexibilidad al Cambio 4.6 Archivolnstitucional 4.7 Comunicación Interna 4.8 Comunicación Externa 4.9 Canales de Comunicación 5.1 Actividades de Prevención y Monitoreo 5.2 Seguimiento de Resultados 5.3 Compromiso de Mejoramiento

7 7.2 5.83 5.17 4 6 6 7.33 2 2 2 2 6 5.5 5.5 6.2 6 2 7 6 6 6.33 7.5 7.5 7. 5 5 5 6.67 7.33 7 6.5 6.67 6

VALORACI ÓN VALORACIÓN MAX. 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

Para la ponderación de los factores de cada uno de los componentes, en armonía con los principios y buenas prácticas internacionales sobre la materia, se ha establecido una escala con asignación de la calificación y su puntaje correspondiente, adoptado en función a mi criterio profesional, la misma que se muestra a continuación: COMPONENTE

VALORACIÓN

ESTADO

AMBIENTE DE CONTROL

6.07

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

EVALUACIÓN DE RIESGOS

2

Requisito no Desarrollado

ACTIVIDADES DE CONTROL

5.65

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

6.44

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

6.39

Requisito Desarrollado Sistemáticamente

SUPERVISIÓN

FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO De la Contrastación con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisión de la Documentación y la Cultura de la Organización se han determinado Fortalezas y Debilidades que deben ser tomadas en cuenta para la Implementación del Sistema de Control Interno.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

DEBILIDADES

FORTALEZAS COMPROMISO ALTA DIRECCION INTEGRIDAD

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

CAUSAS

Y No se encuentra difundido y no es de conocimiento general la misión, visión y objetivos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos No ha elaborado el plan

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

anual de formación capacitación del

y

COMPETENCIA ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL COMPONENTE

DEBILIDADES

EVALUACIÓN DE RIESGO

Plan de actividades para la administración de los riesgos

FORTALEZAS

Compromiso de la alta Dirección

OCI

CAUSAS

El plan de actividades para la administración de Se los riesgos encuentra en proceso implementación.

de

COMPONENTE

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

DEBILIDADES

Sistemas de información

FORTALEZAS

CAUSAS

Funciones y características de la información

No se ha evidenciado Directiva interna

Información y responsabilidad Flexibilidad al cambio

Calidad y suficiencia de la información

No se ha evidenciado Directiva interna sobre revisión de sistemas de información

Comunicación externa Archivo Institucional

COMPONENTE

SUPERVISIÓN

DEBILIDADES

Autoevaluaciones para planes de mejora

No se ha evidenciado Directiva interna que norme la administración de la información

FORTALEZAS

CAUSAS

Actividades prevención

de No se ha evidenciado y monitoreo Directiva interna sobre autoevaluaciones para proposiciones de planes de mejora. Seguimiento de resultados

Compromiso de mejoramiento

.

Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas: 

Liderazgo de la Alta Dirección



Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de implementar su sistema de Control Interno



Organización Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementación.



Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como el brindar información de la manera más rápida y espontánea.

XI. OBSERVACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: 1. Es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno. 2. El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MDSA, que revelan parcialmente conocer su existencia. 3. El Plan Estratégico Institucional 2013-2015, se encuentra en proceso de actualización en la Oficina de Planificación, Presupuesto y Racionalización. 4. El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado. 5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado. 6. El área de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado, 7. El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del desempeño. EN EL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS 8.

La Municipalidad no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos que contenga

actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos. EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 9. No se ha evidenciado Directiva para acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude. 10. No se ha evidenciado Directiva de evaluación “costo-beneficio”, que brinde seguridad razonable de que el costo de la implementación del control no supere al beneficio que se espera obtener. 11. No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado. 12. No se ha evidenciado Directiva que norme

el procedimiento de verificaciones de ejecución

de procesos, actividades y tareas. 13. No se ha evidenciado Directiva,

que norme la entrega y rendición

de fondos por comisión

de servicio. EN EL COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 14. No se ha evidenciado Directiva que norme la revisión de los sistemas de información. 15. No se ha evidenciado Directiva que norme la administración de la información que emite la Municipalidad

XII. PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Unidad Orgánica: Logística v Servicios Generales • Planificación de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de bienes y servicios. Falta de planificación adecuada ocasiona controversia funcional con la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Rationalizatión, demora en la atención de los requerimientos, demora en la entrega de las conformidades y malestar en el cumplimiento de pago a proveedores. • Carencia de un local para cochera y taller de maestranza. Dificulta un control adecuado de la salida y retorno así como del estado de las unidades vehiculares. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad • Elaboratión de Estados Financieros Trimestrales y Anuales. Por información fuente inoportuna. Por receptión de conciliaciones bancarias con atraso. Por actualizaciones realizadas cercanas a la fecha de presentatión. • Conciliación de Cuentas Trimestrales por Cobrar Por diferencias entre los reportes de Tesorería y Rentas, a nivel de detalle. • Conciliación entre Libra bancos y las conciliaciones bancarias Por diferencias entre rubra caja y bancos y Tesorería. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería • Custodia de dinero Falta o inadecuada seguridad interna en plataforma de atención al contribuyente. GERENCIA DE RENTAS Sub Gerencia de Administratión Tributaria • Información al contribuyente en temas tributarios Por falta de capacitación. Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria •

Fiscalización de casa habitatión y/o zona industrial

•

Emisión de Resoluciones de determinatión y de multas

•

Oficios de requerimientos y de presunta

Por falta de personal y/o capacitación. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización v Licencias • Autorización de Licencia de Funcionamiento Por desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación •

Autorización para la Ubicación de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios. Por instalaciones de anuncios publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.

•

Elaborar y Mantener Actualizado el Registro de las MYPES.

Por carencia de registro histórico sistematizado y carencia de personal. GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro v Habilitaciones Urbanas •

Catastro de los Predios del Distrito.

•

Elaboratión de expedientes técnicos de habilitación urbana de oficio.

•

Verificatión de predios in situ

•

Orientatión y recepción adecuada de documentación para trámites municipales •

Emisión de constancias de posesión para factibilidad de servicios básicos. Por falta de personal especializado y/o capacitación.

Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas v Control Urbano •

Expeditión de Licencia de obras para edificaciones (modalidades a, b, c y d).

•

Recepción de expedientes incompletes

•

Fiscalización y control urbano de obras mediante la supervisión constante.

Por falta de conciencia de la población para solicitar licencias, falta de ética profesional de proyectistas y falta de personal. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas • Evaluatión de las liquidaciones de obras públicas No se cuenta con documentación completa GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL Sub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes v Medio Ambiente • Reclutamiento de personal para los servicios de barrido de calles y mantenimiento de áreas verdes Escasa oferta de mano de obra • Mantenimiento de áreas verdes Por cambio climático y entrega de herramientas fuera de tiempo • Recojo de residuos sólidos(basura en las calles) fuera del horario de recojo

Por actitud negativa de los vecinos al cumplimiento de las disposiciones Municipales. GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION •

Conciliatión de ingresos y gastos (EP-1)

•

Evaluatión Presupuestal Segundos Semestres

CLINICA MUNICIPAL • Carencia de capacitación del personal administrativo XIII. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: CRITERIOS METODOLÓGICOS La formulatión del presente Diagnóstic del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, se ha realizado siguiendo la metodología y los lineamientos establecidos en la Resolutión de Contraloría N° 458-2008-CG - “ Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado”, es decir se ha efectuado: •

Recopilación y estudio selectivo de la informatión y documentatión disponible sobre las medidas, disposiciones, procedimientos y prácticas instituidas por la Entidad como parte de su Sistema de Control Interno, así como toda la normatividad interna o externa vinculada con el control interno vigente.

•

Revisión de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los ejecutivos y funcionarios claves, y pruebas operativas a los controles identificados.

•

Validatión de resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los funcionarios responsables.

•

Identificatión de debilidades y fortalezas. •

Determinatión del nivel de implementatión y adecuación de la estructura de control interno, en línea con los componentes y subsistemas de control establecidos, identificando, analizando y concluyendo, en los aspectos siguientes:



El nivel de desarrollo, organizatión y grado de madurez del Sistema de Control Interno



actual. o Los estándares o elementos de control que conforman el sistema existente y su grado de formalidad.



Las deficiencias, vacíos y oportunidades de mejora que presenta el Sistema de Control Interno (en su conjunto) en operatión.



La metodología de control de gestión estratégica. o Los ajustes o adecuaciones que deben efectuarse e implantarse.



Una estimatión de los recursos económics y de personal requerido para la



implementatión de las deficiencias, vacío y oportunidades antes mencionadas, las cuales



serán presentadas en un Plan de Actión. Asimismo, la metodología empleada ha considerado el uso de técnicas de

indagación, inspectión, cálculo, confirmatión, observatión, entre otras; así como la aplicación de las herramientas de reflectión de informatión desarrolladas especialmente para este propósito en la Municipalidad Distrital de Santa Anita, como son: encuestas de perceptión, entrevistas de contestatión por componentes y factores y cuestionarios de control interno por procesos,

orientados en conjunto a la evaluatión y determinatión del grado de madurez del control interno de la Entidad, tanto a nivel general como por sus unidades orgánicas conformantes.

AMBIENTE DE CONTROL

1. La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control interno reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visión y Misión. 2. Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la organización. 3. La Alta Dirección apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los ciudadanos del

Distrito de

Santa Anita y cumplir con los

Objetivos. 4. Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo. 5. En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso de desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel destacado, los elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y Valores Éticos”, “Órgano de Control Institucional” y “Comunicación externa.” 6. Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas para la formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades. EVALUACION DE RIESGOS A la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 1.- Los Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los recursos o archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas; documentación y revisión de procesos, actividades y tareas; controles para tecnologías

de

la

información

y

comunicación

vienen

desarrollándose

adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminación del Plan Estratégico Institucional 2013-2015. 2.- Es necesario una normativa interna para la implementación de la evaluación del desempeño del personal que considere indicadores adecuados a la Visión y Misión de la Municipalidad. Es necesario una normativa interna para la implementación de la metodología “costobeneficio” a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichos controles.

INFORMACION Y COMUNICACIÓN 1. Los elementos de información y comunicación se dan en la organización en calidad y suficiencia. 2. Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha establecido un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para gestionar sus funciones de manera eficiente. 3. Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas

y documentos normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de todos los manuales, reglamentos y directivas necesarios. 4. Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con

que se cuenta, para incentivar su uso eficaz. SUPERVISIÓN Se desarrollan las actividades de prevención y monitoreo. La OCI cumple su papel de controlador posterior. El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva a concluir que este componente se encuentra desarrollado. XIV. CONCLUSIÓN DEL DIAGNÓSTICO La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento y mejora.

CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo CONSULTOR

XV

RECOMENDACIONES

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR A NIVEL DE ENTIDAD

EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1. Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno. 2. Divulgación conveniente del Código de Ética al personal de la MDSA. 3. Culminación del Plan Estratégico Institucional 2013-2015, divulgarlo convenientemente al personal, reenmarcando la Misión, Visión y sus objetivos estratégicos. 4. Actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF). 5. Actualizar el Manual de Procedimientos (MAPRO). 6. Formulación de un Clasificador de Cargos actualizado, para la Unidad de Personal 7. Formulación de una Directiva para la Evaluación del Desempeño. EN EL COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS 8.

Implementación de un Plan de Administración de Riesgos, alineado a la metodología

COSO, que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos. EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 9. Formulación de una Directiva que norme acciones de rotación del personal asignado a puestos susceptibles a riesgos de fraude. 10. Formulación de una Directiva de Evaluación “costo- beneficio” al reforzamiento del Sistema de Control Interno, a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichos controles. 11. Formulación de una Directiva de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso no Autorizado. 12. Formulación de una Directiva de Verificaciones de Ejecución de Procesos , Actividades y Tareas. 13. Formulación de una Directiva, que norme la Entrega y Rendición de Fondos por Comisión de Servicio. EN EL COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION 14.

Formulación de una Directiva que norme el Procedimiento para la Revisión de los

Sistemas de Información.

15. Formulatión de una Directiva que norme la Administratión de la Informatión que emite la Municipalidad IMPLEMENTACION A NIVEL DE PROCESOS GERENCIA DE ADMINISTRACION Unidad Orgánica: Logística v Servicios Generales •

Efectuar una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios.

•

Implementar un local para cochera y taller de maestranza.

Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad •

Entregar a Contabilidad la informatión pertinente para la Elaboratión de Estados Financieros Trimestrales y Anuales, en fecha oportuna.

•

Tesorería y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de detalle.

•

Tesorería entregue a Contabilidad Informatión conciliada de Libra Bancos y Estados Bancarios

Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería •

Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero y valores.

GERENCIA DE RENTAS Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Administratión Tributaria •

Reforzar la capacitación para brindar Informatión al contribuyente en

temas tributarios. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria •

Reforzar el apoyo de personal y capacitación adecuada para el desarrollo

de los indicados procesos. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización v Licencias •

Medidas de persuasión u otro mecanismo, contra el desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación

•

Medidas de persuasión u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.

•

Implementar el registro histórico sistematizado y apoyo de personal.

GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro v Habilitaciones Urbanas •

Apoyar con personal especializado y capacitado convenientemente para

el desarrollo de los procesos indicados. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas v Control Urbano •

Concientizar: A la población para solicitar licencias; a proyectistas para

comportamiento ético y brindar apoyo de personal necesario, para el desarrollo de los procesos indicados. Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas •

Dispositión para la presentación-recepción de documentatión completa.

GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL Unidad Orgánica: Sub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes v Medio Ambiente •

Incentivar y/o motivar demanda de mano de obra.

•

Dispositión para entrega-recepción de herramientas en forma oportuna. •

Dispositión para campaña de concientización a los vecinos a la adoptión de actitud positiva en el cumplimiento de las disposiciones Municipales.

GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION •

Coordinatión permanente para la correcta ejecución del Presupuesto,

corolariode una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios. CLÍNICA MUNICIPAL Conveniente capacitación al personal administrativo ROL DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS Los funcionarios de las Unidades Orgánicas deben brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Rationalizatión, suministrando informatión base de sus unidades para la formulatión y/o actualizatión de los instrumentos normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad.

Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a fin de consolidar la información que reciba de las unidades y proceda a la formulación y/o actualización del Plan Estratégico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO). AL COMITÉ DE CONTROL INTERNO La implementación y/o reforzamiento de las observaciones y procesos críticos, en armonía con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de continuar con la dinámica desarrollada, así como por la naturaleza temporal y circunstancial del diagnóstico presentado.

CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo CONSULTOR

XVI

ESQUEMAS DE OBSERVACIONES Y PROCESOS CRÍTICOS

ESQUEMA DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO Componente de Control Interno

Observaciones

Recomendaciones de Implementación

AMBIENTE DE CONTROL Necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno. El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MDSA, que revelan parcialmente conocer su existencia.

Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno. Divulgar convenientemente el Código de Ética al personal de la MDSA.

El Plan Estratégico Institucional Actualizar el Plan Estratégico 2013-2015, se encuentra en Institucional 2013-2015. proceso de actualización en la Oficina de Planificación, Presupuesto y Racionalización. El Manual de Organización y Actualizar el Manual de Funciones (MOF), no se Organización y Funciones encuentra actualizado. (MOF), El Manual de Procedimientos Actualizar el Manual de (MAPRO), no se encuentra Procedimientos (MAPRO). actualizado. El área de personal no Actualizar el Clasificador de cuenta con un clasificador de Cargos de la Unidad de cargos actualizado, Personal. El área de personal no cuenta con Formular una Directiva de una Directiva para la evaluación “Evaluación del Desempeño”. del desempeño. Evaluación de Riesgos La Municipalidad no cuenta Implementar un Plan de con un Plan de Administración Administración de Riesgos de Riesgos que contenga que contenga actividades actividades de identificación, de identificación, valoración y valoración y respuesta a los respuesta a los riesgos. riesgos. Actividades de Control Gerencial No se ha evidenciado Directiva Formular una Directiva para para acciones de rotación de acciones de rotación de personal asignado en puestos personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude. susceptibles a riesgos de No se ha evidenciado Directiva Formular fraude. una Directiva de evaluación “costo-beneficio”. de “Evaluación “CostoBeneficio””, que brinde seguridad razonable de que el costo del reforzamiento del control Interno no superará al beneficio que se espera obtener.

No se ha evidenciado Directiva Formular una Directiva de de medidas de seguridad de “Medidas de Seguridad de activos expuestos a robos o uso no Activos Expuestos a Robos o autorizado. Uso No Autorizado”. No se ha evidenciado Directiva Formular una Directiva de “ que norme el procedimiento de Procedimiento de Verificaciones verificaciones de ejecución de de Ejecución de Procesos, procesos, actividades y tareas. Actividades y Tareas”. No se ha evidenciado Directiva que norme la entrega y rendición de fondos por comisión de servicio. Información y Comunicación

Formular una Directiva de “Entrega y Rendición de Fondos por Ccomisión de Servicio”.

No se ha evidenciado Directiva o Formular un Instructivo de Instructivo de manejo del “Manejo del Sistema de Sistema de Información con Información de la Municipalidad que cuenta la Municipalidad, para Distrital de Santa Anita”. su uso eficaz por parte del personal. No se ha evidenciado Directiva Formular una Directiva que que norme la revisión de los de “Revisión de los Sistemas sistemas de información. de Información de la Municipalidad Distrital de Santa Anita”. No se ha evidenciado Directiva Formular una Directiva de que norme la administración de “Administración de la Información la información que emite la que Emite la Municipalidad Municipalidad Distrital de Santa Anita” ESQUEMA DE PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS Unidades Orgánicas

Procesos Críticos

Recomendaciones de Implementación

Logística y Servicios Generales Planificación de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de bienes y servicios, especialmente a fines del ejercicio. Local para cochera taller de maestranza.

y

Efectuar una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios. Implementar un local para cochera y taller de maestranza.

Contabilidad Elaboración de Estados Entregar a Contabilidad la información pertinente para la Financieros Trimestrales y Elaboración de Estados Anuales. Financieros Trimestrales y Anuales, en fecha oportuna. Tesorería y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de detalle. Tesorería entregue a Conciliación entre Libro Contabilidad Información bancos y Estados bancarios conciliada de Libro Bancos y Estados Bancarios Custodia de dinero y valores Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero y valores. Administración Tributaria Conciliación de Cuentas Trimestrales por Cobrar

Tesorería

Fiscalización Tributaria

Información al contribuyente Reforzar la capacitación en temas tributarios para brindar Información al contribuyente en temas tributarios. Fiscalización de casa Reforzar el apoyo de habitación y/o zona industrial personal y capacitación - Emisión de Resoluciones adecuada para el desarrollo de de determinación y de los indicados procesos. multas - Oficios de requerimientos y de presunta Comercialización y Licencias Autorización de Licencia de Funcionamiento

Medidas de persuasión u otro mecanismo, contra el desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación

Autorización para la Ubicación de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios.

Medidas de persuasión u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.

Elaborar y Mantener Implementar el registro histórico Actualizado el Registro de las sistematizado y apoyo de MYPES. personal. Catastro y Habilitaciones Urbanas Catastro de los Predios Apoyar con personal del Distrito -Elaboración de especializado y capacitado expedientes técnicos de convenientemente para el de predios in situ Orientación y recepción adecuada de documentación para trámites municipales Emisión de constancias de posesión para factibilidad de Privadas servicios básicos. Obras y Control Urbano Expedición de Licencia de Concientizar: A la población obras para edificaciones para solicitar licencias; a (modalidades a, b, c y d) proyectistas para -Recepción de expedientes comportamiento ético y brindar incompletos -Fiscalización y apoyo de personal necesario, control urbano de obras para el desarrollo de los procesos mediante la supervisión indicados . Obras Públicas Evaluación de las Disposición para la liquidaciones de obras presentación-recepción de Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente Reclutamiento de personal para Incentivar y/o motivar demanda los servicios de barrido de de mano de obra calles y mantenimiento de áreas verdes Mantenimiento de áreas verdes Disposición parar entrega.recepción de Disposición para campaña de Recojo de residuos sólidos(basura en las calles) concientización a los vecinos a la adopción de actitud positiva en el fuera del horario de recojo cumplimiento de las disposiciones Municipales. Planificación, Presupuesto y Racionalización

Conciliación de ingresos y gastos (EP-1)

Coordinación permanente para la correcta ejecución del Presupuesto, corolario de una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y

Evaluación Presupuestal Segundos Semestres Clínica de la Municipalidad de Santa Anita Carencia de capacitación del personal administrativo

CPC Jorge Luís Alvarez Vazallo CONSULTOR

del

Reforzar capacitación personal administrativo.