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• Yanuri Solano Rodriguez

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AUDITORIA INTERNA

GRUPO 10

CONTROL INTERNO GENERAL 1. Objetivos El presente informe de control interno general se centrará principalmente en la estructura interna de control que se necesita en una sociedad, desde el punto de vista organizativo y financiero, para llevar a cabo las transacciones propias de la actividad asegurando una seguridad, eficiencia y responsabilidad en todo el proceso o circuito de información generado y reflejado en los estados financieros de la empresa. Estructura interna general de la empresa ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA FINANCIERA

➢ Organigrama general ➢ Definición – asignación autoridades ➢ Responsabilidades ➢ Manual de procedimientos y criterios ➢ Gestión de datos contables ➢ Calendarios de cierres de información ➢ Supervisión administrativa ➢ Confección de estados financieros ➢ Análisis económicos, financieros, patrimoniales ➢ Comparativos con presupuestos. Estudio variaciones. ➢ Informes financieros. Reporting

Así pues, los objetivos a considerar en esta área general para el alcance de un buen sistema de control interno serán:

a) Objetivo N° 1: La entidad tendrá establecida y definida una operativa organizativa de gestión clara, precisa y responsable con el fin de crear una información rápida, fiable y resolutoria.

b) Objetivo N° 2: Toda las transacciones administrativas-contables se realizan de acuerdo con unas normas y criterios establecidos, y en las fechas definidas, con la supervisión de los responsables correspondisntes.

c) Objetivo N° 3 Se genera una información financiera y contable necesaria de manera adecuada y exacta, en los periodos definidos, la cual tras un estudio y analisis dara lugar a la toma de decisiones.

d) Objetivo N° 4 Los informes generados surgirán a partir de los estados financieros de la entidad las cuales estarán sujetas a verificaciones contables de gestión con carácter periódico por personas independientes o externas a la entidad .

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e) Objetivo N° 5 Salvaguardia y custodia de todos los registros contables, financieros y de gestión relacionados con la operativa de la entidad, así como de todo sus informes y análisis. El objetivo primordial de un buen sistema de control interno en una empresa es obtener, mediante una operativa de gestión apropiada y de funcionamiento correcto, toda la información real y adecuada a partir de las transacciones generadas e incurridas en su actividad empresarial. Esta información se reflejará en los estados financieros de la entidad dando lugar a un fiel reflejo de la situación económica-financiera de la misma, así como de los resultados de todas sus operaciones. TRANSACCIONES ACTIVIDAD ➢ Organigrama general ➢ Definición-asignacion de autoridades ➢ Responsabilidades

➢ Procedimientos y criterios ➢ Principios contables ➢ Evaluación, verificación

➢ Ciclos: compras ventas tesorería almacén producción ➢ áreas cuentas a pagar cuentas a cobrar cajas y bancos nominas activo fijo stocks inversiones otras deudas ➢ interrelaciones

IMAGEN FIEL / TOMA DE DECISIONES ➢ Estados financieros: Balances Cuenta resultados (gastos e ingresos) ➢ Memoria explicativa ➢ Comparativos. Desviaciones ➢ Previsiones / presupuestos ➢ Análisis. Ratio

2. procedimientos y controles Los procedimientos y controles a tener en cuenta en la estructura organizativa, administrativa y financiera de una entidad dependerán principalmente de la naturaleza de la actividad, de su tamaño, del volumen de transacciones y operaciones existentes y de los tipos de información requeridos para la marcha de la empresa. Haciendo referencia a los objetivos definidos en el apartado anterior se especificarán los siguientes controles y procedimientos para el cumplimiento de los mismos:

a) Referente al objetivo N° 1 Operativa organizativa de gestión clara, precisa y responsable para un circuito de información rápido, fiable y resolutorio.

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➢ Se establecerá un organigrama tanto jerárquico como funcional, como base para el diseño de organización de la entidad. Esta estructura organizativa deberá de venir siempre definida junto con una descripción detallada de: • Tareas y funciones a realizar por departamento y trabajador. • Departamentos y puestos • Procedimientos y criterios a considerar en la ejecución de la gestión. • Responsabilidades y autoridad. Toda esta organización de gestión empresarial estará constatada en un manual de procedimientos definido, escrito y aprobado por el comité de dirección de la entidad. Dicho manual se actualizará, previa autorización de la dirección. ➢ Periódicamente se realizará verificaciones de funcionamiento de la gestión organizativa de la entidad, por parte de personas independientes a cada departamento o a la entidad, confirmando el cumplimiento de lo establecido en el manual de organizaciones de la sociedad. ➢ Los responsables de cada departamento de la entidad velaran y comprobaran que toda la información generada es autorizada, revisada, supervisada y transmitida al departamento financiero para su correspondiente reflejo en los estados financieros. Departam ento Ventas

Departam ento Nominas

Departam ento Logística

Departam ento Fabrica

Departam ento Compras

Tesorería

INFORMACIÓN ECONÓMICA FINANCIERA CONTABLE (flujo de operaciones y documentos)

DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE

INFORMES FINANCIEROS

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b) Referente al objetivo 2: Realización de las transacciones administrativas y contables de acuerdo con las normas y criterios establecidos, en los periodos establecidos y con la supervisión correspondiente ➢ Se tendrán definidos unos criterios y procedimientos operacionales para toda las áreas de los estados financieros y ciclos de la entidad con el fin de que las transacciones generadas reflejen una información financiera-contable lo mas fiable y adecuada posible. Todos ellos controlados por los responsables correspondientes y supervisados globalmente por la dirección financiera de la entidad como responsable final de la preparación de los informes financieros. Criterios: • Valoración de activos: existencias, inversiones, activo fijo, amortizaciones aplicables. • Reconocimiento de ingresos y gastos. • Dotación de provisiones de morosos, obsolescencia, inversiones. • Contabilización de las transacciones de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados y definidos y en cumplimiento con la normativa mercantil vigente. Procedimientos: Principalmente mediante conciliaciones entre los registros contables y registros extracontables, verificaciones físicas de los activos, autorizaciones y aprobaciones de todo los procesos y flujos de operaciones por parte de los responsables asignados, salvaguardia, custodia y correcto archivo de registros y documentos, sistemáticas de verificación de controles implantados, etc. Todo estos criterios y procedimientos se actualizarán periódicamente a medida que se incorporen nuevas operaciones o sistemáticas en la gestión de la entidad. ➢ Existirá un plan de cuentas contable debidamente descrito, codificado y aprobado por la dirección. Todas las transacciones una vez autorizadas, supervisadas y documentadas, serán codificadas de acuerdo al plan definido (además de otras posibles codificaciones internas que existan por centro de coste) e imputadas a la cuenta contable correspondiente. ➢ Todos los asientos que se realicen en el libro mayor de la entidad implicaran que proceden de: • Transacciones documentadas y aprobadas por los responsables asignados • Documentos con evidencia reflejada de las comprobaciones y verificaciones de los datos (exactitud numérica, precios acordados, etc.). • Clasificación correcta de la cuenta contable en base a un plan de cuentas. • Comprobantes del diario prenumerados. • Operaciones contables supervisadas por el responsable financiero o contable.

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➢ Los procesos contables serán siempre revisados por el responsable financierocontable y, principalmente, los correspondientes a las delegaciones o sucursales de la entidad (criterios uniformes siempre con lo establecido para la central). ➢ Se definirá un calendario mensual de cierres de información para cada periodo donde toda las áreas financieras y contables deberán de incorporar toda la información generada en dicho periodo. Cada departamento o sección de la entidad remitirá toda la documentación o registros correspondientes del periodo al departamento de contabilidad para su anotación en los estados contables. El encargado financiero-contable tendrá la responsabilidad en el seguimiento y cumplimiento del calendario definido, junto con los responsables de la preparación de la información.

Ejemplo de calendario de cierre de información financiera EMPRESA XXX S.A. FECHA DE CIERRE EN EL MES Concepto Responsabilidad Mes 1 Mes 2 Mes… Facturación … … … … Compras … … … … Conciliaciones … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Informes financieros Balance Resultados

Mes 12 … … … … … …

…

…

…

…

…

... …

... …

... …

... …

... …

c) Referente al objetivo 3: Adecuada y exacta confección de información financiera y contable la cual, tras estudio, análisis, da lugar a la toma de decisiones. ➢ El responsable financiero supervisara la confección, existencia y presentación al registro mercantil de libros oficiales de la entidad (libro mayor, diario, registro de compras, registro de ventas, balances de comprobación, etc.) en cumplimiento de las normativas mercantiles y se sociedades vigentes. ➢ Se elaborará de una manera periódica, y en base a unos calendarios de cierres establecidos por la dirección, una serie de documentos en donde se sentencien toda la información económica y financiera de la entidad. Principalmente serán los estados financieros. (el balance de comprobación, y el estado de resultados) acompañados de una memoria explicativa para su entendimiento. ➢ Antes del comienzo de los ejercicios económicos del consejo de administración de la empresa aprobara los presupuestos económicos y financieros presentados por la dirección o comité de dirección de la entidad (inversiones, gastos, ingresos, etc.). Estos

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presupuesto0s controlaran, analizaran y compararan periódicamente con los estados financieros reales generados, estudiando las desviaciones que originen. ➢ El responsable financiero preparara, normalmente de manera mensual; los siguientes informes financieros: • Balance de situación del periodo comparativo con el periodo anterior • Estado de resultados del periodo comparativo con periodos anteriores. Análisis de las variaciones. • Estado de resultados del periodo comparativo con el presupuesto aprobado, con análisis y explicaciones de las desviaciones. • Cash-flow financiero del periodo. • Presupuesto de tesorería para los periodos posteriores. • Análisis económico y financiero (ratios, plazos de cobros y pagos, análisis de márgenes comparativos con periodos anteriores). Los informes financieros se expondrán y presentaran en las diversas reuniones y juntas que se una manera periódica (normalmente de carácter mensual o trimestral) mantiene el consejo administrativo o comité de dirección de la entidad. Esta información servirá como base para, una vez profundizada y estudiada, tomar decisiones. Adicionalmente estos análisis permitirán evaluar aspectos como: • Capacidad de atención de pagos • Endeudamiento apropiado • Gestión correcta de inversión de activos • Capitalización correcta de la entidad • Autosuficiencia financiera • Evoluciones de ventas, márgenes y gastos estructurales • Viabilidad de la empresa • Cumplimiento de objetivos financieros establecidos A continuación, se detallan algunos formatos de informes financieros, necesarios para la realización de análisis y estudios financieros de la empresa: Ejemplo de análisis del estado de resultados

AÑO N%

AÑO N+1%

AÑO N+2%

AÑO N+3%

Ventas Costo de ventas Margen bruta Gastos fijos Amortización Beneficio de explotación Gastos financieros

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Beneficio antes de impuestos Impuestos Beneficio neto Ejemplo de análisis del balance de comprobación: Año N

Activo

Año N+1

Año N+2

Año N

Pasivo

Fijo

Patrimonio neto

Existencias

Exigible a largo plazo

Realizable

Exigible a corto plazo

Total activo

Total pasivo

Año N+1

Año N+2

Ejemplo formato de presupuesto de tesorería. Enero

Febrero

Marzo

Abril

…

diciembre

Saldo inicial Previsión cobros Previsión pagos Saldo final Ejemplo de análisis económico y financieros Año N

Ratios Solvencia

𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑖𝑟𝑐𝑢𝑙𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑢𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑐𝑜𝑟𝑡𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜

Tesorería

𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑏𝑙𝑒 + 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒 𝑒𝑥𝑖𝑔𝑖𝑏𝑙𝑒 𝑎 𝑐𝑜𝑟𝑡𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜

Disponibilidad Endeudamiento Rotación activo fijo Rotación circulante

Año N+1

Año N+2

Año N+3

𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒 𝑒𝑥𝑖𝑔𝑖𝑏𝑙𝑒 𝑎 𝑐𝑜𝑟𝑡𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑢𝑑𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑓𝑖𝑗𝑜 𝑛𝑒𝑡𝑜 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑖𝑟𝑐𝑢𝑙𝑎𝑛𝑡𝑒

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Rotación existencias Plazo cobro Plazo pago

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𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 + 𝑒𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 + 𝑒𝑓. 𝑐𝑜𝑚𝑒𝑟 𝑥365 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑥365 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

RENTABILIDAD Económica Financiera

𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑐𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑝𝑖𝑜𝑠 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

ventas

d) Referente al objetivo 4: Verificaciones contables y de gestión periódicas de los estados financieros por personas independientes o externas a la entidad. ➢ Los estados financieros utilizados con base para la confección de los informes financieros, sobre los que se toman decisiones, convendrá que sean revisados y verificados, al menos una vez al año, por el departamento de auditoria interna de la entidad o personas independientes a la misma (auditores o profesionales externos). El objeto de esta verificación de las cuentas es principalmente asegurar: • • •

La aplicación de los procedimie4ntos y criterios en la gestión y operativa de las transacciones de acuerdo con lo establecido y aprobado por la entidad. Cumplimiento de la normativa mercantil vigente y de los principios de contabilidad generalmente aceptados. El reflejo de la imagen fiel de la situación financiera y patrimonial de la sociedad, así como del resultado de sus operaciones en los estados financieros.

e) Referente al objetivo 5: Salvaguardia y custodia de registros, informes y documentos contables.

•

•

•

Restricción en el acceso a registros contables, documentación contable e informes financieros autorizado únicamente a las personas responsables asignadas para la utilización de las mismas. Se llevará una custodia prenumerada y controlada de la documentación contable la cual será archivada adecuadamente en lugares seguros y de acceso limitado. Copias de seguridad de los archivos informativos.

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3. ESQUEMA – CUESTIONARIO con el fin de poder evaluar los procedimientos y controles de la estructura general de una entidad desde el punto de vista de estructura organizativa y financiera, se adjunta el siguiente cuestionario a efectos generales.

1. Verificar si se tiene definida la estructura organizativa de la entidad por medio de la existencia de un organigrama jerárquico y funcional debidamente actualizado. 2. Verificar que se mantenga un manual de procedimientos que defina los sistemas administrativos y contables a seguir, revisar si estos se actualizan periódicamente en base a nuevos criterios y políticas. 3. Evaluar la existencia de una sección de auditoria interna en la entidad, se existe, revisar la información que suministra y a quien lo suministra. Y muy importante ver cual es el nivel jerárquico de dicho departamento. 4. Revisar que se tenga definido un plan contable de cuentas debidamente descrito y codificado de acorde con las transacciones de la entidad, y ver si esta aprobado por la dirección de la entidad. 5. Ver si el jefe de contabilidad comprueba la adecuación de los asientos contables en cuanto a su descripción, soporte y autorización. 6. ¿Qué tipo de informes financieros se preparan y con qué frecuencia? 7. ¿Se confeccionan mensualmente los estados financieros de la entidad? ¿Se realizan análisis financieros, económicos y patrimoniales en base a los mismos? 8. ¿Se analizan y se revisas con la Dirección o Comité de Dirección los estados financieros mensuales y demás informes? ¿Se estudian las variaciones con respecto a lo presupuestado? 9. ¿Se ejerce un control presupuestario sobre gastos y costos incurridos? ¿existe un procedimiento de aprobación de dichos gastos? 10. ¿Están las obligaciones fiscales controladas por su responsable? ¿se verifican por personas independientes o externas? 11. ¿se realizan revisiones por parte del responsable financiero de los procesos contables que se ejecutan en las delegaciones, sucursales o empresas participadas de la entidad? 12. ¿Está la cobertura del seguro de la entidad adaptada a las políticas definidas? 13. ¿se realizan revisiones periódicas de la estructura organizativa, económica y financiera de la entidad por personas externas?

4. EJEMPLO CASO PRÁCTICO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA E INFORMACIÓN FINANCIERA CONTABLE Se trata de detallar cual es el procedimiento de control y la sistemática de gestión interna con que opera la Sociedad “XXX” para el seguimiento de su actividad y que tipo de información financiera genera y obtiene para una adecuada toma de decisiones, especificando de qué manera y con qué frecuencia. La sociedad “XXX” es una empresa mediana, cuenta con 104 empleados, 03 delegaciones (zona norte, sur, y este) y depende en su totalidad de la sociedad “ZZZ”, poseedora del 100% del capital

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de la Sociedad “XXX”, lo que le exige a reportarle los días de 10 de cada mes una información financiera y contable determinada de la sociedad basada principalmente en los estados financieros reales comparados con los presupuestos establecidos y comentarios de las desviaciones.

a) Estructura organizativa La sociedad “XXX” tiene definido y aprobado por escrito un manual de procedimientos operativos (distribuido a todo su personal) para su gestión de la actividad. En él se detalla la siguiente estructura general): CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DIRECCION (1)

DEPARTAMENTO GENERAL (2)

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA (3)

DEPARTAMEN TO COMERCIAL

DEPARTAMENT O ADMINISTRATIV O FINANCIERO

DEPARTAMENTO PRODUCCION COMPRAS

DEPARTAMEN TO LOGISTICA

DEPARTAMEN TO LOGISTICA

Total: 104 empleados

Esta estructura departamental esta desglosada y definida mediante un organigrama funcional de cada departamento.

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DEPARTAMENTO COMERCIAL

DIRECTOR COMERCIAL (SR. RUIZ)

SECRETARIA GENERAL

DELEGACION NORTE 1 DELEGADO VENDEOR 4 VENDEDORES

DELEGACION SUR

DELEGACION CENTRAL

DELEGACION ESTE

1 DELEGADO

7 VENDEDORES

1 DELEGADO 2 VENDEDORES

3 VENDEDORES

DIRECTOR LOGISTICA (SR. GOMEZ)

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACION PEDIDOS - CAPTACION 1 RESPONSABLE ADMINISTRATIVO 4 ADMINISTRATIVOS

ALMACEN PRODUCTO ACABADO PREPARACION PEDIDOS 1 JEFE DE ALMACEN 9 ALMACENEROS

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DEPARTAMENTO FÁBRICA DIRECTOR FABRICA (SR. MARTINEZ)

SECRETARIA CONTROL PERSONAL

COMPRAS 1 JEFE

PLANIFICAC ION PRODUCCIO N 1ENCARGA DO

ADMINITRACION DE PRODUCCION

CONTROL DE CALIDAD 1ENCARG ADO

CONTROL DE PRODUCCI ON

JEFE DE PRODUCCION

OFICINA TECNICA

ALMACEN MATERIALES

1ENCARG ADO

1ENCARGADO 1OPERATIVO

1ENCARGA DO 2ADMINIS TRATIVOS

TALLER/MANIPULA DO 2 JEFES DE SECCION 28 OPERATIVOS

SERVICIOS 1 MECANICO 2 REPARTIDORES

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DEPARTAMENTO FINANCIERO

DIRECTOR

FINANCIERO/ADMINISTRATIVO (SR. MARTINEZ) SECRETARI ADMINISTRATIVA

CONTABILIDA D 1JEFE

CONTROL CLIENTES

1ENCARGAD O 1ADMINISTRA TIVO 1ADMINIST RATIVO

TESORERIA

FACTURACION 1RESPONSAB CONTROL DE PROVEEDORES 1ENCARGADO LE /ACREEDORES 1ADMINISTRATI 1ADMINISTR 1ENCARGADO VO ATIVO

COSTO/VALOR ACION 1ENCARGADO

ADMINISTRACI ON GENERAL

NOMINAS/PERSO NAL

1RECEPCIONIST A

1ENCARGADO

1CORREO INTERNO

Cada departamento de la Sociedad “XXX” tiene definido por su responsable correspondiente todo el conjunto de tareas que se deben ejecutar y objetivos a alcanzar y lo controles y supervisiones necesarias a realizar. Todo ello se ha entregado por escrito a cada empleado para asegurar un correcto funcionamiento en la gestión.

b) Calendario establecido de cierres de información La dirección de la Sociedad “XXX” tiene definidos unos calendarios de cierres de información mensuales los cuales de planifican con carácter anual. El cumplimiento de este calendario es de suma importancia, ya no solo por la necesidad de reportar a la empresa matriz la información financiera correspondiente en las fechas fijadas (reporting) sino para confeccionar, adicionalmente, los informes y detalles económicos, financieros y patrimoniales definidos por la sociedad con el fin de estudio y análisis tras mostrar la realidad de la empresa. El calendario que tiene definido la Sociedad “XXX” junto con la información requerida es el siguiente:

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MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

Logística/comercial

2

3

1

3

2

3

2

2

2

3

2

2

Pedidos delegaciones

Logística/comercial

3

4

2

4

3

4

3

3

3

4

3

3

Comisiones ventas mes

Comercial

5

6

4

6

5

6

5

5

5

6

5

5

Productos terminados

Logística/finanzas

6

7

5

7

6

7

6

6

6

7

6

6

Producción en curso

Fabrica/finanzas

6

7

5

7

6

7

6

6

6

7

6

6

Materia prima

Fabrica/finanzas

6

7

5

7

6

7

6

6

6

7

6

6

Compras/provisiones

Compras/fabrica

3

4

2

4

3

4

3

3

3

4

3

3

Nominas

Finanzas

30

30

31

30

30

31

31

31

31

30

30

30

Facturación

Finanzas

5

6

4

6

5

6

5

5

5

6

5

5

Cajas

Finanzas

2

3

1

3

2

3

2

2

2

3

2

2

Conciliación bancos

Finanzas

6

7

5

7

5

7

6

6

6

7

6

6

Clientes

Finanzas

5

6

4

4

5

6

5

5

5

6

5

5

Información contable (confección informes)

Finanzas

9

10

9

9

9

9

10

8

9

10

9

9

CONCEPTO

RESPONSABLE

Pedidos central

Existencias/valoración

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Con este calendario lo que se pretende es que incluyan en los estados contables todas las transacciones generadas en el periodo correspondiente mediante un orden de fechas establecidas, teniendo en cuenta los principios y criterios de contabilidad según la normativa vigente y los procedimientos y demás criterios definidos y establecidos por la Sociedad (todos ellos incluidos en su manual de procedimientos departamental).

c) Información financiera periódica La Dirección financiera de la Sociedad “XXX” tiene la responsabilidad de tener preparado mensualmente (día N° 10 de cada mes) la siguiente relación de información financiera de la Sociedad: -

Estado de situación financiera y Estado de resultados. Flujo de caja financiamiento generado comparado con el presupuestado. Provisión de tesorería del mes siguiente. Detalle de las deudas con entidades de crédito (disponible y dispuesto) y situación de tesorería al cierre de cada periodo. - Información sobre clientes: • Impagos y recuperaciones. • Nuevas provisiones de mora y cancelaciones. • Saldos de morosos por antigüedad. - Información sobre el personal: nuevas adicciones y retiros. • Numero de plantilla fija. • Numero de plantilla temporal. • Numero de independientes (comisionistas, etc.). - Informe especial para la casa Matriz (reporting)

Toda esta información es la que sirve de base para la confección posterior del análisis financiero y de rentabilidad, así como de los estudios de las desviaciones en base a los presupuestos establecidos, los cuales son expuestos y comentados mensualmente mediante reuniones del Comité de Dirección de la Sociedad.

d) Control de la información financiera La Dirección antes de dar por validos los estados financieros generados mensualmente procede a realizas unas verificaciones de control general junto con los responsables de sus su departamentos. El Chek-list que tiene definido para estas comprobaciones es el siguiente:

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CHEK - LIST DEPARTAMENTO DE FINANZAS CONTABILIDAD

SI

NO

OBSERVACIONES

1. Todas las transacciones registradas en contabilidad tienen la aprobación del jefe de contabilidad o dirección financiera y llevan una secuencia numérica. 2. Todos los registros han sido clasificados en las cuentas contables de acuerdo con el plan de cuentas definido por la sociedad y con su codificación correspondiente. 3. todos los apuntes contables proceden de documentación soportada, aprobada y firmada por la dirección del departamento a la que corresponde la transacción. 4. La documentación soporte de los asientos contables existe y esta archivada y custodiada con su numeración correlativa apropiada, en el departamento de contabilidad (en original o copia). 5. Se ha recibido toda la información necesaria procedente de todos los departamentos o sub departamentos para su anotación en los estados contables: a) fabrica: - Inventario de materia prima y producción en curso al cierre del periodo. b) compras: - Facturas de compra del periodo y los pedidos de compra recibidos pendientes de recepción de factura (provisiones). c) Logístico: - Inventario de producto terminado al cierre del periodo. - Pedidos suministrados o servidos pendientes de facturar al cierre del periodo. - Devoluciones pendientes de notificar.

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CHEK - LIST DEPARTAMENTO DE FINANZAS CONTABILIDAD

SI

NO

OBSERVACIONES

d) Tesorería: - Conciliaciones bancarias mensuales. - Cierre de cajas mensuales. - Efectos descontados pendientes de vencimiento. - Gastos financieros devengados y no pagados. Periodificacion. e) Facturación: - Registro de facturas emitidas en el periodo f) Comercial: - Comisiones de ventas del periodo. - Descuentos, rappels. g) Clientes/control créditos: - Relación de impagados y morosos. Provisión de clientes de dudoso cobro. - Balance de clientes del periodo. h) Proveedor/acreedores: - Balance de proveedores/acreedores al cierre del periodo. - Gastos devengados pendientes de recibir factura. i) Nominas/personal: - Listados del periodo de la nómina y sus descripciones. FACTURACIÓN 6. La facturación incluye todas las ventas del periodo al cierre y ha sido visada por el encargado. 7. las ventas del periodo no facturados están en la partida ventas de facturas pendientes de emitir. 8. el listado - resumen de facturación cuadra con contabilidad y los estados financieros.

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CHECK-LIST DEPARTAMENTO FINANCIERO SI NO

OBSERVACIONES

9. Se han incluido todos los abonos de venta del periodo den la facturación de ese pedido CLIENTES/CONTROL CRÉDITOS 10. El registro auxiliar de clientes cuadra con el saldo de clientes en el balance. 11. Se han analizado los saldos acreedores de clientes. 12. La provisión de clientes de dudoso cobro coincide con el registro extra contable de control de morosos. 13. El listado de antigüedad de deuda cuadra con el saldo de clientes. PROVEEDORES/ACREEDORES 14. El registro o composición auxiliar de proveedores y acreedores cuadra con el saldo de cuentas a pagar a proveedores/acreedores. 15. Se han actualizado los saldos deudores de proveedores y acreedores. 16. El listado-control de vencimientos de deudas a pagar cuadra con el saldo de proveedores/acreedores. COSTO/VALORACIÓN 17. El inventario valorado de materias primas, productos terminados y producción en proceso coincide con el saldo de existencias al cierre del periodo en el balance. 18. La valoración de existencias corresponde a los costos estándar definidos y aprobados por la sociedad. TESORERÍA 19. Las conciliaciones bancarias mensuales tienen la aprobación del responsable de tesorería. 20. Se han calculado los intereses devengados de las deudas con entidades de crédito. 21. Se ha realizado el arqueo mensual de caja. El saldo de caja en el balance coincide con el detallado en el arqueo. 22. El listado de remesas de efectos descontados y pendientes de vencimiento al cierre del periodo cuadra con lo especificado en los estados financieros. 23. La relación de anticipos y préstamos concedidos y autorizados al cierre del periodo están reflejados en las cuentas deudoras del balance. PLANILLA/PERSONAL

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24. El listado de composición mensual de trabajadores que detalla la planilla por conceptos está revisada y cuadrada con contabilidad y su saldo con el listado de cuentas a pagar. 25. En planilla se han actualizado las nuevas altas y bajas de empleados durante el periodo. 26. Los datos para el asiento de las planillas incluyen todas las deducciones a aplicar en el periodo correspondiente a anticipos o préstamos concedidos. OTROS/GENERAL 27. Todos los gastos generales incurridos por los diferentes departamentos están incluidos en los registros contables al cierre del periodo. 28. Las compras realizadas y recibidas y los servicios devengados y no facturados están anotados en los estados financieros. 29. Las cuentas de anticipos de gastos de los vendedores tienen en cuenta los gastos incurridos al cierre del periodo. 30. Las deudas en moneda extranjera se han actualizado al tipo de cambio del cierre del periodo. 31. Las cuentas deudoras y acreedores correspondientes a empresas del grupo se han conciliado y confirmado. 32. El registro de activo fijo al cierre del periodo por ventas de activo fijo están consideradas en las cuentas de resultados al cierre. 33. Los beneficios y pérdidas generadas en el periodo por ventas de activo fijo están consideradas en las cuentas de resultados al cierre. 34. Todas las declaraciones y pendientes de liquidar están anotadas en el pasivo del balance. Igual las que resultan deudoras. 35. Todos los extractos auxiliares de las cuentas contables han sido revisados en su composición y saldo y cuadros con los estados financieros. 36. Se ha obtenido un balance de comprobación al cierre de cada periodo. Este check-list siempre debe ser afirmativo para validar los estados financieros de la Empresa. En caso contrario, se necesitará la autorización de la Dirección para su validación.

e) Análisis Financieros y económicos de cada periodo Una vez obtenidos lo es EE.FF. de la Empresa “XXX” (balance de situación financiera y estado de resultados) en cada periodo y realizadas las comprobaciones de control generales (check-list del periodo), el Gerente financiero procede a realizar un análisis financiero y económico de la información en cada periodo. Estos análisis se profundizan

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mediante reuniones mensuales que realiza el Comité de Dirección de la Empresa para obtener la realidad económica-financiera de la empresa y toma de decisiones. En el periodo 12, coincidiendo con el cierre económico del ejercicio, La Gerencia financiera realizó el siguiente análisis y confección de informes. 1. Balance de Situación Financiera de la Empresa “XXX” al 31/12/16: se confecciona comparativamente con el periodo económico anterior para estudiar deviaciones

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo y equivalentes de efectivo Cuentas por cobrar comerciales (neto) Otras cuentas por cobrar (neto) Existencias (neto) Provisión para insolvencias TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Inversiones mobiliarias (neto) Intangibles (neto) Inmueble, maquinaria y eq. (neto) TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO

EMPRESA “XXX” ESTADO DE SITACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 EXPRESADO EN MILES DE SOLES 2016 2015 PASIVO 2016 PASIVO CRRTE / NO CRRTE 32,209

12,142

300,568 20,261 72,598 -50,932

252,300 14,310 40,258 -45,200

302,106

233,552

43,468 12,142 200,884 256,494 631,198

Cuentas por pagar comerciales (neto) Obligaciones financieras Otras cuentas por pagar Deudas Largo Plazo

2015

286,200 85,312 55,400 112,500

262,400 52,300 43,514 -

426,912

358,115

16,840 4,312 133,725

TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital social Reservas Resultados acumulados

25,000 45,572 21,214

25,000 32,602 102,970

154,877 428,687

TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

91,786 631,198

70,572 428,687

2. Estado de Resultados de la Empresa “XXX” al 31/12/16: se confecciona comparativamente con el año anterior y se analiza de una manera analítica con los porcentajes sobre ventas para el cálculo de rentabilidades y posterior estudio de desviaciones y desfases significativas. EMPRESA “XXX” ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 EXPRESADO EN MILES DE SOLES VENTAS Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Gastos de personal Otros gastos Otros Ingresos UTILIDAD OPERATIVA Amortizaciones Provisiones Exceso provisiones Gastos financieros Ingresos Financiero Ingresos por activo fijo

2016 1,100,202 (474,735) 625,467 (325,065) (224,928) 43,563 92,037 (21,250) (14,352) 8,620 (33,552) 2,340 932

%

2015 902,301 (475,007) 427,294 (277,302) (137,802) 48,657 60,847 (14,307) (22,402) 5,200 (8,402) 938 -

%

EL TIEMPO AVANZA, LA CONTABILIDAD TAMBIÉN

UNT

AUDITORIA INTERNA

Perdida por venta de activo fijo Resultados extraordinarios UTILIDAD ANTES DEL IMPUESTO A LA RENTA

(1,250) (12,629) 21,214

GRUPO 10

(8,904) 12,970

3. Comparativo entre el Estado de Resultados al 31/12/16 y el presupuesto de gastos e ingresos para el ejercicio 2016: Este comparativo se confecciona para el análisis de las desviaciones en base a lo previsto y para el estudio de las razones que han motivado tales diferencias. EMPRESA “XXX” COMPARATIVO DEL ESTADO DE RESULTADOS AL 31/12/16 CON PRESUPUESTO 31/12/16 PRESUPUESTO DIFERENCIA VENTAS Nacionales 968,178 1,100,000 -131,822 Exportaciones 130,024 250,000 -117,976 Total

1,100,202

1,350,000

-249,798

55,455

60,000

-4,545

507,075 -32,340 352,065 12,901 39,209 59,302 75,209 38,307 33,552 21,250 14,352

540,000 10,000 405,000 10,000 50,000 60,000 85,000 40,000 50,000 25,000 10,000

-32,925 -42,340 -52,935 2,901 -10,791 -698 -9,791 -1,693 -6,448 -3,750 4,352

1,120,882

1,285,000

-164,118

RESULTADOS ACUMULADOS

12,629

10,000

2,629

RESULTADO DEL EJERCICIO

21,214

115,000

-93,786

OTROS INGRESOS GASTOS Compras Variación de existencias Personal Tributos Transportes Trabajos incurridos Suministros y servicios Gastos diversos Gastos Financieros Amortizaciones Provisión de insolvencias Total

EL TIEMPO AVANZA, LA CONTABILIDAD TAMBIÉN

UNT

AUDITORIA INTERNA

GRUPO 10

4. Cash-Flow financiero: análisis de los flujos de caja financiero habidos en el periodo 12, y su comparativo con el Presupuesto de Tesorería existente para ese mes. 31/12/16 PRESUPUESTO % VARIACIÓN COBROS Clientes Recuperaciones Descuentos efectos Préstamos Otros

145,060 9,612

200,000 10,000

2,360 5,600

1,000 3,000

72,512 35,414 22,642 92,300 12,800

75,000 32,000 20,000 70,000 10,000

235,668

207,000

-73,036

7,000

PAGOS Proveedores/Acreedores Planilla Préstamos/Intereses Impuestos Otros Total Saldo 31/12/16

EL TIEMPO AVANZA, LA CONTABILIDAD TAMBIÉN

UNT