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• William Tapara Huaman

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EJÉRCITO DEL PERÚ

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL “CHASQUI”

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GUÍA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL EMPLEO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL “CHASQUI” 1) VERIFICACIÓN DE REGISTRO DE CUENTA El personal que es dado de alta en el activo, al momento de replegarse a su dependencia debe de solicitar al personal de su DETEL/SETEL la debida instrucción para poder obtener sus respectivas credenciales de acceso al correo electrónico institucional “Chasqui” 2) INGRESO AL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL “CHASQUI” a) Las interfaces de acceso al correo electrónico institucional que están autorizados para su uso en Ejército son el Outlook Web Access (para estaciones de trabajo), Microsoft Outlook para Android y IOS (teléfonos móviles) los cuales serán implementados por el DETEL/SETEL de cada dependencia. b) Para estaciones de trabajo: Internet Explorer 10 o superior, Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera todas en su última versión. c) Para teléfonos móviles (Android, IOS): Microsoft Outlook. d) Para conectarse al correo electrónico institucional “Chasqui” existen tres (03) direcciones URL, las cuales le mostrara la siguiente pantalla: 1. https://chasqui.ejercito.mil.pe/owa 2. http://www.ejercito.mil.pe (Página del Ejército). 3. http://sistemas.ejercito.mil.pe/sistemas (Portal del Ejército).

Grafico 01: Pantalla Inicial para acceder al correo electrónico institucional “Chasqui”

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e) Digitar su usuario y contraseña del correo electrónico institucional “Chasqui”.

Ejemplo 1 Usuario Contraseña

: Oliveira Mera Juan : joliveiram : # Administrativo

Grafico 02: Modo de acceder al correo electrónico institucional “Chasqui”

f) En caso de existir homónimos se utilizará la inicial del segundo nombre. Ejemplo 2 Usuario Contraseña

: Oliveira Mera Juan Luis : jloliveiram : # administrativo

g) A continuación, configurar el idioma: español Perú y en zona horaria: UTC-05:00 Bogotá, Lima, Quito y Rio Branco. 3) CAMBIO DE CONTRASEÑA a) Según las normas y disposiciones vigentes el usuario se encuentra en la obligación de cambiar inmediatamente la contraseña luego de iniciar sesión, que por seguridad debe de contar con un grado de complejidad y de tipo alfanumérico (números y letras), asimismo se debe hacer este procedimiento periódicamente, según se muestra en la siguiente imagen.

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Grafico 03: Pasos para cambiar la contraseña de acceso al correo electrónico institucional “Chasqui”

b) Luego se presentará la pantalla para proceder a el cambio de contraseña.

Grafico 04: Pantalla de cambio de contraseña del correo electrónico institucional “Chasqui”

c) En esta pantalla se debe de ingresar la contraseña anterior, generar una nueva y confirmar (por medidas de seguridad la contraseña debe tener un grado de complejidad “números y letras mayúsculas y minúsculas”), luego clic en guardar.

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4) PERSONALIZAR TU CUENTA a) Asignar foto de perfil 1. Personalizar el perfil de cuenta de usuario (deberán colocar una (01) foto de frente en 1A sin prenda de cabeza en el perfil de su respectivo correo electrónico institucional “Chasqui”. 2. Clic en la parte superior derecha, clic en la opción “cambiar”

Grafico 05: Pantalla de cambio de contraseña del correo electrónico institucional “Chasqui”

3. Clic en examinar, colocar una fotografía con uniforme 1ª sin prenda de cabeza.

Grafico 06: Pantalla para adjuntar la fotografía en el perfil de usuario

4. Clic en abrir y luego en guardar

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b) Diseñar autofirma de pie de pagina 1. Todos los correos institucionales deben tener definida la autofirma del remitente, para efectos de una fácil identificación del usuario dentro y fuera de la Institución. 2. Clic el nombre de la cuenta de correo, luego en opciones.

Grafico 07: Primer paso para crear la firma del usuario

3. Luego clic en configuración, se presenta un recuadro diseñar la firma de su respectivo correo electrónico institucional “Chasqui”, Ejemplo: MIGUEL ESCALANTE ARENAS CAP COM JEFE DEL DPTO DE ABASTECIMIENTO COMANDO DE SALUD DEL EJÉRCITO

4. Clic en el check “Incluir mi firma automáticamente en los mensajes que envíe”

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Grafico 08: Pantalla para crear la firma del usuario

5) MANTENIMIENTO DEL BUZÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL “CHASQUI” Mantener el buzón del correo electrónico institucional “Chasqui”: a) Organizar. b) Eliminar los correos antiguos (semanalmente). c) Existe una opción automática de vaciar la carpeta Elementos eliminados al cerrar sesión, los pasos son los siguientes: 1. Clic el nombre de la cuenta de correo, opciones,

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Grafico 09: Paso para configurar la eliminación automática de la carpeta “elementos eliminados”

2. Clic en configuración, deslizar hacia la parte inferior.

3. Marcar el check en “vaciar la carpeta Elementos eliminados al cerrar sesión” y guardar. d) Si el usuario desea realizar esta acción a su discreción debe de tener en cuenta de “Vaciar constantemente (eliminar) la Papelera de reciclaje del correo”. e) Se debe mantener los mensajes que se desea conservar, agrupándolos por temas en carpetas personales. f) La política de respaldo respecto al correo electrónico institucional, es de responsabilidad del usuario final.

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6) MODO DE ENVIÓ Y RECEPCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO a) Redacción de nuevo mensaje. 1. Clic en nuevo correo, en la opción “Para” escribimos en apellido paterno del destinatario y clic en “Buscar en contactos y directorio” (en el caso de no encontrar al destinatario se debe de colocar el apellido materno).

2. Esta opción completara los datos completos del destinatario, así como su dirección de correo electrónico.

3. Utilizar siempre el campo “asunto” a fin de resumir el tema del mensaje. 4. Expresar las ideas completas, con las palabras y signos de puntuación adecuados en el cuerpo del mensaje. 5. Enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de letras mayúsculas. 6. No utilizar tabuladores, ya que existen softwares administradores de correo que no reconocen este tipo de caracteres, lo que puede introducir caracteres no válidos en el mensaje a recibirse. 7. Revisar el texto y la lista de destinatarios antes de enviar un mensaje, para corregir posibles errores de ortografía, forma y fondo. 8. Tener en cuenta que al enviar un correo electrónico donde se desea informar algún evento que involucre adjuntar un video debe insertar únicamente la URL del destino del video, en el caso que este material multimedia sea de autoría y de interés institucional se debe solicitar a la DINFE el almacenamiento, publicación y explotación de la URL.

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9. El sistema de correo electrónico está diseñado para el envío y recepción de mensajes y archivos digitales de tamaño no mayor a 40 Mb.

Grafico 10: Elaboración de un nuevo mensaje de correo electrónico.

10. A menos que sea un mensaje muy importante y si acredita una confirmación de lectura (cuando el destinatario aperture el mensaje enviado, este enviará un correo al emisor, dando aviso), de no ser necesario evitar el uso de la opción de confirmación de entrega y lectura. Para configurar esta opción se debe de dar los siguientes pasos: (1) Una vez elaborado el mensaje, clic en “mostrar opciones de mensaje”

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Grafico 10: Paso inicial para la configurar la confirmación de lectura del correo enviado.

(2) En esta opción se puede dar un grado privacidad del mensaje (“normal, personal, privado, confidencial”), luego clic en “solicitar una confirmación de lectura”.

Grafico 11: Pantalla de como activar la opción “confirmación de lectura del correo enviado”.

11. A su vez también se puede establecer un grado de importancia a criterio del usuario (“alta, normal, baja”)

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Grafico 12: Pantalla de cómo establecer niveles de importancia en un nuevo mensaje de correo.

12. Una vez configurados todos los parámetros descritos se encuentra listo para enviar el mensaje a su (s) destinatario (s). b) Evitar enviar mensajes a listas globales, a menos que sea un asunto oficial que involucre a toda la institución. c) Evitar en lo posible enviar mensajes con archivos adjuntos a grupos de usuarios. d) Enviar de forma masiva publicidad o cualquier otro tipo de correo no solicitado, “spam”. e) Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, debe ser reenviado hacia el Administrador de correo electrónico institucional, a fin de que se tomen las acciones pertinentes. f) Evitar él envió de mensajes a personas que no se conocen, a menos que sea por un asunto oficial que los involucre. g) Evitar suscribirse por Internet a listas ajenas a la función institucional, para no saturar la recepción de mensajes. h) No incluir ningún archivo adjunto que se pueda haber recibido originalmente, a no ser que se haya realizado modificaciones al(los) archivo(s). 7) RENVIO DE MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL a) Al responder un correo masivo verificar a que destinatario se envía a fin de dar el acuse de recibo al remitente y no a todo el grupo (OFICIALES, TCOS, SSOO, EECC). Departamento de Infraestructura de TI

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b) Al enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, se deberá tener la precaución de revisar que dicha lista esté conformada por los usuarios que se desean como destinatarios. c) Para el reenvío de un mensaje, incluir el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto en que se está dando el mensaje que recibe. No incluir ningún archivo adjunto que se pueda haber recibido originalmente, a no ser que se haya realizado modificaciones al(los) archivo(s). 8) RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES a) Es restringido utilizar el correo electrónico interno para cualquier propósito personal y/o ajeno a la institución. b) Participar en la propagación de mensajes encadenados o participar en esquemas piramidales o similares. c) Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos a la moral. d) Dirigir a un usuario o al propio sistema de correo electrónico, mensajes que tengan el objetivo de paralizar el servicio por saturación de las líneas, de la capacidad del servidor de correo, o del espacio de la cuenta de usuario. e) Falsificar las cuentas de correo electrónico. f) Se considera contenido inadecuado a todo lo que constituye complicidad con hechos delictivos, por ejemplo: apología del terrorismo, uso y/o distribución de programas piratas, todo tipo de pornografía, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o código hostil en general. Asimismo, el contenido fuera de contexto en un foro temático. g) Se considera falta grave facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzón del correo electrónico institucional a terceras personas, los usuarios deben conocer la diferencia de utilizar cuentas de correo electrónico institucionales y cuentas privadas ofrecidas por otros proveedores de servicios en Internet. Asimismo, se considera falta grave el intentar apoderarse de claves de acceso de otros usuarios y acceder y/o modificar mensajes de un usuario que no le corresponde. Departamento de Infraestructura de TI

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h) En el caso del mal uso del servicio de correo electrónico o la detección de irregularidades contra lo establecido por el Ejército, el centro de informática del Ejército tomará las medidas pertinentes, pudiendo suspender o cancelar la cuenta, con el respectivo informe a la secretaria general y al jefe de la dependencia a la que pertenece. 9) DISPOSICIONES DEL SR. GENERAL DE EJÉRCITO COMANDANTE GENERAL DEL EJÉRCITO. a) Disponer el uso OBLIGATORIO de correo electrónico institucional “Chasqui” con la finalidad de reducir el uso excesivo de material de escritorio (papel, tinta, cintas etc.) en el trámite documentario y en la difusión de información a las diferentes reparticiones y dependencias del Ejército. b) Disponer el uso del correo electrónico institucional “Chasqui” al personal bajo su mando. c) Ingresar diariamente a su correo electrónico institucional “Chasqui” d) Disponer que, para el envío de correspondencia oficial, personal y/o de gestión entre el personal militar y civil que se encuentre en actividad, entre las diferentes entidades gubernamentales y privadas, sean a través del correo electrónico institucional “Chasqui”. e) Queda terminantemente prohibido el uso de correos comerciales para gestionar, transmitir, recibir y difundir información de índole laboral y/o institucional. f) Cualquier eventualidad relacionada a la creación, actualización y/o modificación de la cuenta personal del usuario, así como envió y/o recepción de mensajes de correo electrónico, deberá ser comunicada inmediatamente al CINFE (departamento de operaciones – sección data center) para brindar la asesoría y/o soporte correspondiente ([email protected]).

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