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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA PAZ

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA MATERIA: DIAGNOSTICO Y EVALUACIÓN EMPRESARIAL MAESTRO: LIC. JOSÉ LUIS MARTINEZ MOTA

INTEGRANTES:  CERVANTES COTA LUIS ANDRÉS  COTA LAGARDA MARITZA  COVARRUBIAS CASTRO DANIA YAHENI  PACHECO ARVIZU STEPHANIA NAYELI  VELEZ GALINDO NADIA  VENTURA AGUILAR JAZMÍN GUADALUPE LIC. EN ADMINISTRACIÓN GRUPO: 7- L

MARTES 29 DE AGOSTO DEL 2017

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 4 OBJETIVOS ........................................................................................................... 5 1.

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................ 6 1.1 ANTECEDENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. .. 6 1.1.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................................. 6 1.1.2 ANTECEDENTES................................................................................... 6 1.1.3 ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................. 9 1.1.3.1 ENFOQUE DE WILLIAM LEONARD ................................................ 9 1.1.3.2 ENFOQUE DE FERNÁNDEZ ARENA ............................................ 11 1.1.4 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: LINEA DEL TIEMPO ......................... 13 1.2 NATURALEZA Y ALCANCE DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...... 14 1.2.1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA FUNCIONAL Y ANALITICA ............... 14 1.2.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........................... 14 1.2.3 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION DE LA AUDITORIA ................ 15 1.3 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................. 16 1.3.1 SENTIDO DE EVALUACION ................................................................ 16 1.3.2 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACION .......................... 17 1.3.3 HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS ...... 17 1.3.4 CUADRO COMPARATIVO DE AUDITORIA ......................................... 18 1.3.5

CLASIFICACION DE PRINCIPIOS DE AUDITORIA ......................... 19

1.4 PERFIL Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR ......................................... 22 1.4.1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ......................................................... 23 1.4.1.1 FORMACIÓN ACADÉMICA............................................................ 25 1.4.1.2 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA ............................................... 26 1.4.1.3 FORMACIÓN EMPÍRICA ............................................................... 26 1.4.2 HABILIDADES Y DESTREZAS ............................................................ 27 1.4.3 EXPERIENCIA ..................................................................................... 29 1.4.3.1 RESPONSABILIDAD PROFESIONAL ............................................ 30 1.4.4 ÉTICA ................................................................................................... 32 1.4.5 CÓDIGO DE ÉTICA .............................................................................. 33 2

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.4.6 CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ÉTICAS ..................... 35 1.4.7 MECÁNICA PARA LA TOMA DE DECISIONES ÉTICAS ..................... 36 1.4.8 RESPONSABILIDAD SOCIAL .............................................................. 37 1.4.9 ESTRUCTURA DE PENSAMIENTO..................................................... 39 1.4.10 RESPONSABILIDAD DE SU EJERCICIO .......................................... 40 1.5 INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU CAMPO DE ACCION .................................................................................. 45 1.5.1 CAMPOS DE APLICACIÓN .................................................................. 54 1.6 MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................................................................ 57 1.6.1 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 57 1.6.2 OBSERVACIÓN DIRECTA ................................................................... 60 1.6.3 ACCESO A REDES DE INFORMACIÓN .............................................. 60 1.6.4 ENTREVISTA ....................................................................................... 60 1.6.5 CUESTIONARIOS ................................................................................ 62 1.6.6 CÉDULAS............................................................................................. 63 CONCLUSIÓN .................................................................................................. 64 FUENTES DE REFERENCIA ........................................................................... 65

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

INTRODUCCIÓN El siguiente trabajo contiene el desarrollo, investigación y estudio de la primera unidad, que lleva por nombre generalidades de la auditoria, dentro del cual abordaremos conceptos básicos que son esenciales para poder comprender este tema tan importante, así mismo se analizan los antecedentes, que al estudiarlos nos facilitan la comprensión del tema ya que nos hacen adentrarnos más en él y de esta forma conocer cuáles fueron las primeras aportaciones desde épocas muy antiguas hasta años más recientes y que dieron base a lo que hoy en día es la auditoria administrativa. Enseguida encontraremos parte de la naturaleza, el alcance y principios del mismo tema, así como instrumentos normativos que la rigen, las características y funciones del auditor, que es la persona encargada de poner en marcha la auditoria y tiene grandes responsabilidades como brindar un diagnostico a una organización especifica acerca de las deficiencias que tiene en su sistema de administración y algunas formas o recomendaciones de mejora para la misma. La información presentada es de diversos autores y tiene el objetivo de aportar hacia nosotros como estudiantes una base sólida y bien fundamentada acerca de la auditoria administrativa.

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Habilitar para buscar y analizar información proveniente de fuentes diversa, capacidad de análisis y síntesis, comunicación oral y escrita, habilidades básicas en el manejo de computadora, trabajo en equipo, capacidad de aprender y capacidad de comunicación profesional de otras áreas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Análisis de los temas: a) Antecedentes y enfoques de la auditoria administrativa. b) Naturaleza y alcance de una auditoria administrativa c) Principios de la auditoria administrativa d) Perfil y responsabilidad de un auditor e) Instrumentos normativos de la auditoria administrativa y su campo de acción f)

Métodos para el desarrollo de una auditoria administrativa

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1. GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.1 ANTECEDENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

1.1.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Una auditoría administrativa es una revisión analítica de manera total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Enrique Benjamín Franklin Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las metas fijadas. J. Rodríguez Valencia

1.1.2 ANTECEDENTES Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Los estudiosos trataron problemas cotidianos inmediatos: problemas de planeación, de organización, etc.; problemas de recursos humanos, materiales, de tecnología y producción. En la búsqueda sistemática de soluciones naturalmente utilizaron la ciencia y la metodología científica. Este enfoque pragmático y sus soluciones “científicas” dieron lugar a una orientación técnica hacia la auditoria administrativa.

La primera contribución documentada corresponde a la civilización sumeria en el año 5000 a. de C., donde se encuentran evidencias de prácticas de control administrativo. 6

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. En orden cronológico se deben mencionar las correspondientes a los egipcios, en el año 4000 a. de C., en las cuales se destaca el reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y regular. En el 2000 a. de C., el uso de consejos para ordenar las acciones de sus gobernantes. En 1925 Henri Fayol, En una entrevista menciona que: “El mejor método para examinar una organización y encontrar mejoras es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, organización, mando, coordinación y el control están adecuadamente atendidos” El enfoque de Fayol estaba hecho específicamente hacia la evaluación del proceso administrativo con el objeto de detectar las fallas y determinar mejoras generales en la organización. En 1932 T. G. Rose, Consultor inglés, Expuso una tesis en la que menciona, independientemente lo útil que es la auditoría tradicional financiera, deberían auditarse de manera extensa también las funciones básicas de la dirección. Su metodología habitualmente era utilizada por los consultores de administración. En 1935 James Mckinsey, Sentó las bases de la auditoria administrativa y menciono que las empresas deberían auditarse periódicamente, trataba de evaluar a la empresa en todos los aspectos. En 1945 Instituto de Auditores Internos, proporciono los primeros escritos sobre lo que sería la auditoria de operaciones; tratando en una discusión de expertos lo referente al “alcance de la auditoria interna de operaciones técnicas”. En 1948 Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Standard Oil of California, Escribe un artículo sobre la “Auditoría de Operaciones” por medio del cual trata de llamar la atención sobre la existencia de otra rama de auditoría operacional y la desliga del campo de la auditoría administrativa. En 1950 Jackson Martindell, Fundador del American Institute of magnament, desarrolla uno de los primeros programas de auditoria administrativa, un 7

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. procedimiento de control directo y sistema de evaluación, publica su obra Apreciación de la gerencia para ejecutores e inversionistas. En 1955A. G. Larke, Plantea la necesidad de llevar a cabo auto auditorias para pequeñas empresas con el fin de evaluar su forma de operar. En 1962 William P. Leonard, Realizo un estudio completo, trato los métodos para iniciar, organizar, interpretar y presentar una revisión administrativa, lo cual es una aportación muy valiosa. En 1964 Cadmus y Bradford, Plantearon la auditoria operativa, seleccionan una actividad en lugar de un departamento para un profundo estudio y evaluación. En 1968 John C. Burton, Plantea la importancia de estudiar cual será la condición de la auditoria y el grado de calificación del auditor, invita a construir un marco total para auditoria. En 1970 F. E. Norbeck, Proporciona la base para entender aspectos generales de la auditoria administrativa. En 1975 D. Keith y R. Bloomstrom, Exponen que las auditorias se han desarrollado con los años como forma de evaluar la eficiencia y eficacia de los sistemas de una organización. En 1980 G. M. Whitmore, Expone que la auditoria administrativa ha sido utilizada para asistir a funcionarios públicos con gerentes de empresas privadas. En 1983 Spencer Hayden, Expone la necesidad de evaluar procedimientos administrativos y aplicar correcciones para obtener una máxima eficiencia en el futuro, desarrolla el procedimiento de la auditoria y trata el tema de la consultoría administrativa con detalle. Enfoca la auditoria administrativa dentro de las técnicas para el cambio organizacional. En 1984 Robert J. Thierauf, Trata la auditoria administrativa como una técnica para evaluar las áreas operacionales de una organización.

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.1.3 ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los enfoques del análisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Existen diversos enfoques creados por autores distintos, dentro de los que están: 

William Leonard



John Burton



Norbeck



Fernández Arena



Cervantes Abreu S.



J. Rodríguez Valencia

1.1.3.1 Enfoque de William Leonard Propósito y finalidades Descubrir irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar las posibles mejoras. El propósito perseguido es revisar y evaluar métodos en todas las áreas, los factores a evaluar son las perspectivas económicas, estructura orgánica, cumplimiento de las políticas y procedimientos, métodos de protección sobre los bienes, causas de variación con respecto a las metas fijadas, etc. Alcance de la auditoria administrativa Tiene un alcance total, ya que puede comprender determinadas funciones o actividades, desde un departamento o un grupo de estos hasta la empresa en su totalidad. En el mismo sentido, las áreas de investigación pueden incluir una, apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas medidas de actuación, costos, etc. Lo anterior implica cubrir de forma integral un área de control interno administrativo u operativo. Programa de auditoria Factores a revisar y evaluar 9

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes: 

Planes y objetivos: Claridad de objetivos y la existencia de planes convenientes, una de las mayores deficiencias en las empresas es que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización. En algunas empresas las deficiencias se descubren por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos y carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes encaminados al logro de las metas fijadas.



Estructura orgánica: Es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias de una estructura orgánica más comunes en las empresas son: o Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa. o Funciones no coordinadas y controladas. o Falta de delegación, autoridad y responsabilidad. o Personal no calificado en puestos clave. o Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.



Políticas: Son esenciales para una administración eficaz, estas deben estar dadas a conocer por escrito y comunicadas sirven para coordinar a toda la organización. La expresión de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.



Sistemas y procedimientos: El auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus méritos con respecto a cómo sirve a la empresa, lo importante es que el sistema este proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, determinar lo que se hace, donde, cómo, cuándo y por quien, cada paso debe ser estudiado y evaluado.

10

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 

Recursos humanos y materiales: El auditor debe llevar a cabo un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificaciones de méritos y desarrollo de actividades.

Método de William Leonard •

Estudio preliminar

•

Programa de auditoria

•

Investigación

•

Análisis, interpretación y síntesis

•

Preparación del informe

•

Discusión con los afectados

•

Informe final a dirección y revisión sistemática

1.1.3.2 Enfoque de Fernández Arena Este autor propone la realización de la auditoria administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. El esquema de estudio 1. Los objetivos de la empresa: 

De servicio: Enfocados en satisfacer necesidades de los consumidores, ofreciéndoles buenos productos y servicios.



Sociales: Protección de los intereses económicos, personales y sociales de empleados de empresas, gobierno y la comunidad, mediante buena relaciones.



Económico: Protección de los intereses económicos de la empresa, sus acreedores y accionistas, logrando la satisfacción mediante la obtención de utilidades.

11

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 2. La dirección: Función ejercida por altos niveles jerárquicos quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuanto a objetivos basándose en políticas.

3. Los recursos: Se busca lograr una utilización equilibrada: 

Recursos humanos (empleados)



Recursos materiales (dinero, instalaciones)



Recursos técnicos (Sistemas y procedimientos)

4. El proceso administrativo: Los objetivos de la organización requieren del proceso administrativo que consiste en planear, implementar y controlar.

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.1.4 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: LINEA DEL TIEMPO

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.2 NATURALEZA Y ALCANCE DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA •

Auditoría; es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y competente.

1.2.1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA FUNCIONAL Y ANALITICA •

Auditoria funcional: evaluación de la calidad, tanto individual como colectiva de los gerentes.

•

Auditoria analítica: evaluación de la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo.

1.2.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA •

De control; destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

•

De productividad; encauza las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instruida por la organización.

•

De organización;

determinan que su curso apoye la definición de la

estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. •

De servicio; representan la manera en que se puede constatar que la organización esta inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente con las expectativas de sus clientes.

•

De calidad; disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

14

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. •

De cambio; la transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

•

De aprendizaje; permite que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

•

De toma de decisiones; traduce su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

1.2.3 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION DE LA AUDITORIA Todo lo que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una empresa en lo que corresponde a su estructura, niveles, relaciones y forma de actualización. En cuanto a su campo de aplicación, la auditoría puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea pública, privada o social. ASPECTOS DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA •

Tamaño de la empresa o entidad

•

Número de empleados

•

Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento

•

Naturaleza jurídica

•

Criterios de funcionamiento

•

Enfoques estratégicos

TIPOS DE INFORMACION •

Auditorias administrativas de información cuantificable, donde se incluyen los estados financieros de la empresa o entidad, y las declaraciones de los ingresos individuales para impuestos.

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. •

Auditorias administrativas de información subjetiva, se refiere a la eficacia de los sistemas de cómputo y la eficiencia de las operaciones de manufactura.

REGLAS BASICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA •

Conocer la causa

•

Conocer el efecto

•

Conocer los objetivos

•

Normas

•

Hechos

•

Controles.

1.3 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Los principios que rigen cualquier actividad hacen referencia a determinados fundamentos básicos que deben respetarse, de forma que su incumplimiento en el desarrollo de la actividad en cuestión puede degradar los resultados de la misma. En este sentido, se consideran principios de auditoría “las ideas fundamentales que rigen en el desarrollo de la práctica auditora”. Los principios básicos de la Auditoría Administrativa, vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por es necesario recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: 1.3.1 SENTIDO DE EVALUACION La Auditoría Administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos 16

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica. 1.3.2 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACION Una responsabilidad de la Auditoría Administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor, piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de Auditoría Administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. 1.3.3 HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). Es decir, preguntarse ¿Qué necesitara conocer acerca del trabajo que se ésta desarrollando?, ¿Cómo planear el trabajo?, ¿Cómo medir el desempeño alcanzado?, ¿Cómo motivar al personal?, ¿Cómo controlar el trabajo asignado? ¿Cómo asegurarse de que el trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente? En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

17

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.3.4 CUADRO COMPARATIVO DE AUDITORIA

18

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.3.5 CLASIFICACION DE PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Existe un consenso generalizado en el ámbito internacional al establecer la siguiente clasificación de los principios de auditoría: a) Principios relativos al sujeto auditor, o principios generales. Los principios relativos al sujeto auditor son de naturaleza personal y afectan a la competencia profesional del auditor y su equipo, a la independencia de los órganos de control y de los auditores, a la diligencia profesional de los auditores y al alcance de su responsabilidad. •

Formación técnica y capacidad profesional

La auditoría deberá ser realizada por personas con formación técnica y capacidad profesional adecuadas. Formación, experiencia, actualización. •

Independencia

Durante su actuación profesional tanto los órganos de control externo como los auditores mantendrán una actitud independiente y una posición de objetividad total, especialmente frente a la propia estructura administrativa. 

Diligencia profesional

La ejecución de los trabajos y la emisión de los informes se llevarán a cabo con el debido cuidado profesional. El cuidado en el cumplimiento de las normas, la supervisión, el recurso a especialistas, el recurso a auditores externos y los límites a la aceptación de realización de auditorías. •

Responsabilidad

El auditor deberá realizar su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría establecidas y será responsable de su informe con las limitaciones al alcance expresadas, en su caso, en el mismo. Delimitación de la responsabilidad del auditor y a las limitaciones de alcance. •

Secreto Profesional 19

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Los auditores deberán mantener y garantizar la confidencialidad sobre la información obtenida en el curso de sus actuaciones. Finalidad de la información, uso debido de la información, conservación de la información.

b) Principios relativos a la realización del trabajo de auditoría. Cuando se efectúen auditorías siguiendo los principios recomendados para la realización de estos trabajos, se tendrá la garantía de que los auditores aplican procedimientos que les permitirán, en circunstancias dadas, alcanzar los objetivos de auditoría. El cumplimiento de los principios señalados proporcionará pruebas suficientes y válidas para apoyar razonablemente las opiniones, juicios y conclusiones, respecto a los objetivos de auditoría. Planificación El auditor deberá planificar su trabajo con el fin de identificar los objetivos de la auditoría a realizar y de determinar el método para alcanzarlos de forma económica, eficiente y eficaz. La prioridad, los objetivos, el plan global, los programas, el calendario y la memoria de planificación. •

Supervisión

La supervisión del trabajo realizado por todos y cada uno de los miembros del equipo es esencial para asegurarse el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el mantenimiento de la calidad del trabajo. Sujeto supervisor, objetivos de la supervisión, Fines de la supervisión. •

Control interno

El auditor, para determinar la naturaleza y la extensión de la auditoría a efectuar, deberá estudiar y valorar el control interno existente. Auditoría financiera, auditoria de cumplimiento de la legalidad, auditoria operativa. •

Evidencia

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UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Para fundamentar sus opiniones y conclusiones, el auditor deberá obtener evidencia suficiente, pertinente y válida, mediante la realización y evaluación de las distintas pruebas de auditoría que se consideren necesarias. Pruebas materiales, pruebas documentales, pruebas testimoniales, pruebas analíticas. •

Revisión del cumplimiento legal

Deberá revisarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. Cumplimiento de la legalidad y su control, alcance suficiente y detección de situaciones irregulares. •

Importancia relativa

El auditor deberá considerar la importancia relativa y el riesgo en la auditoría cuando planifica, selecciona la metodología, determina los sondeos a efectuar y los procedimientos a aplicar, especialmente cuando decide introducir una salvedad sobre un punto dado. •

Riesgos de la auditoria

c) Principios para la elaboración y presentación de informes. Los informes recogen por escrito los resultados y conclusiones de las fiscalizaciones y deberán contener cuanta información considere necesario facilitar el órgano auditor, de la que asume la responsabilidad en los propios términos que se señalen en el informe. •

Presentación de forma debida

Las actuaciones de los órganos de control externo darán lugar a informes por escrito, que presenten la información de acuerdo con los requisitos de claridad, concisión, objetividad, ponderación y adecuado fundamento o soporte. Forma escrita, claridad y uniformidad en el lenguaje. •

Entrega a los destinatarios

21

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Los informes se entregarán en tiempo oportuno a los destinatarios que establezca la normativa legal, que, en principio, son los respectivos Parlamentos o Plenos. Oportunidad, destinatarios. •

Adecuada Preparación

Los informes deberán prepararse, como regla general, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas, adaptadas a la realidad del sector público y al contenido de las presentes normas. Asimismo, será conveniente recabar de los responsables de las entidades auditoras manifestaciones por escrito relativas a aspectos significativos del trabajo de auditoría realizado. Conformidad con las normas de auditoria, adaptación a la realidad, adaptación al contenido de las presentes normas, manifestaciones por escrito •

Contenido mínimo del informe

El informe deberá recoger, como contenido mínimo, el título, la identificación de las personas, entidades u órganos auditados y la de aquéllos a los que va dirigido, una descripción clara de las razones de la fiscalización, sus objetivos, alcance y norma de auditoría aplicadas, comentarios sobre cuestiones e incidencias relevantes, la opinión o conclusión, las recomendaciones, en su caso, la fecha y la firma del emisor del informe. •

Publicidad

Los informes se publicarán de acuerdo con la normativa aplicable a cada órgano de control externo.

1.4 PERFIL Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de mayor importancia en el proceso de decisión de aplicar una auditoria administrativa, en virtud de que 22

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, ejecutarla y lograr los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria depende en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que debe revisar, elementos que implican la conjugación de los conocimientos, habilidades, destrezas y experiencias necesarios para realizar un trabajo esmerado y competente. 1.4.1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO El conocimiento en la auditoria administrativa es, por mucho, una ventaja competitiva si se parte de la idea de que este es el conjunto de creencias cognitivas y habilidades confirmadas, experimentadas y contextuadas que se transforman en la capacidad de resolver problemas de manera eficaz En este orden de ideas, cuando los datos, debidamente agrupados, clasificados, formateados y procesados se convierten en información, se abre la posibilidad de separarlos, analizarlos y validarlos para convertirlos en conocimiento informativo, que evaluado se convierte en conocimiento productivo, el cual finalmente sometido a un proceso de decisión, adquiere valor para llevarlo a la acción. Cando el auditor logra captar la pericia y experiencia de los integrantes de una organización, puede acceder al contexto físico, social y cultural producto de su empleo y crecimiento, en ese momento, la valoración que realice adquiere significado y propósito. No obstante, las dos formas en que se presenta el conocimiento son tan sutiles que el auditor debe tener suficiente sensibilidad para distinguirlas. Por una parte, el conocimiento tácito, que está implícito en la forma de afrontar el trabajo, no está codificado y se registra como público o propio. Por otra parte, el conocimiento explicito que se expresa de manera formal porque esta codificado en las normas, rutinas, procedimientos y procesos de operación, que se deriva de la habilidad personal o del sentido común. 23

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Es un hecho que la base de creación del conocimiento en una organización es precisamente su conversión de tácito a explícito y a la inversa, lo cual se logra de cuatro formas. 

Socialización: (tácito a tácito) Es aquel que se produce al compartir experiencias personales



Exteriorización: (tácito a Explícito) Es el que traduce las experiencias personales en modelos documentados



Combinación; (Explícito a explícito) Es el que procesa las experiencias y modelos documentados para convertirlos en nuevos conocimientos



Interiorización: (Explícito a Tácito) Es el que se genera al asimilar el conocimiento documentado

En sus diferentes formas, este conocimiento involucra aspectos tanto como sociales como técnicos, por lo que su velocidad y alcance está íntimamente relacionados con la cultura organizacional imperante. Por lo tanto, su amplificación agrega valor por medio de los procesos siguientes que lo crean 

Facilitar la creación de una memoria corporativa



Coadyuvar en la formulación y el monitoreo de indicadores clave



Habilitar la mejora continua



Estimular la retroalimentación constante para depurar y mejorar la mecánica de trabajo



Apoyar la alineación de las estrategias con las competencias centrales de la organización



Desarrollar recursos estratégicos difíciles de imitar o sustituir

Por otra parte, esta visión del conocimiento fundamentado en la formación de auditor posibilita asegurar que en una organización, el conjunto de activos intangibles que se originan en los conocimientos, habilidades, valores, actitudes e ideas de las personas que forman parte de ella constituyan su capital intelectual, el cual para efectos de interpretación, se divide en las siguientes categorías

24

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 

Activos del mercado. Potencial derivado de los bines no materiales que guardan relación con el mercado



Activos de propiedad intelectual. Conocimientos acerca de los procesos, patentes, marcas



Activos centrados en el individuo. Capacidades y habilidades de los miembros de la organización



Activos de infraestructura. Tecnologías, procesos y metodologías

Cuando se planea la estrategia para implementar una auditoria administrativa es prioritario considerar las características del capital intelectual de una organización, ya que la interrelación de sus componentes, conforma un marco de referencia muy valioso. El capital humano, debido a que integra el conocimiento, tácito o explícito, es útil para la organización, ya que es el que posee su personal y equipos, así como la capacidad para regenerarlos, es decir su capacidad de aprender. El capital estructural, en razón de que reúne los conocimientos estructurados de los que se deriva su forma de trabajo, como los sistemas, procesos, tecnologías y formas de gestión El capital relacional, porque agrupa las relaciones con el exterior, como el contacto con los clientes, proveedores, competidores, autoridades, grupos de afiliación, organismos internacionales y organizaciones de otras industrias. En función al alcance y estrategia que se establezcan, es conveniente que el auditor tenga una idea clara de su situación, esto le permitirá acercarse a los niveles de conocimiento que el capital intelectual de la organización necesita para interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una manera u otra manera de emplearan durante el desarrollo de la auditoria. 1.4.1.1 Formación Académica Para realizar una auditoria se requieren estudios de nivel técnico, licenciatura o posgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública. Relaciones industriales, ingeniería industrial, contabilidad,

25

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. ingeniería en sistemas, pedagogía, derecho, relaciones internacionales o diseño gráfico. Otras especialidades como matemáticas, ingeniería, arquitectura, etc. Pueden considerarse siempre que quieres las ejerzan hayan recibido, de manera previa, una preparación que les permita intervenir en la auditoria, así como una capacitación

específica

en

el

desarrollo

de

proyectos

de

intercambio

académico/profesional con instituciones de educación superior en el país o extranjero. Es conveniente señalar que todas las profesiones, sin importar su especialidad, desempeñan un papel relevante en la auditoria administrativa, todas a su vez que pueden aportar elementes de juicio por su conocimiento en ciertas áreas de la organización 1.4.1.2 Formación Complementaria El ejercicio de la auditoria implica un elevado grado de instrucción en la materia, logrado a lo largo de una vida profesional mediante la participación activa en eventos de formación, capacitación, desarrollo y actualización, como seminarios, congresos, paneles, encuentros, cursos, talleres, foros o conferencias. 1.4.1.3 Formación Empírica Este requisito involucra el conocimiento resultante de la implementación de auditorías administrativas o iniciativas de mejora en diferentes instituciones aun sin contar

con

un

grado

académico

forma.

Entre los conocimientos idóneos para coadyuvar con la preparación y ejecución de la auditoria se destacan: 

Administración

de



operaciones

Administración del servicio a clientes



Administración de procesos



Administración estratégica



Administración del cambio



Administración por valores



Administración



Administración

conocimiento

del

por

competencias 26

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 

Comercio internacional



Finanzas corporativas



Calidad (Control estadístico,



Inteligencia de negocios

control total, administración,



Logística

mejora continua)



Manejo de grupos y equipo

Comportamiento



Marketing estratégico

organizacional



Outsoursing estratégico



Programación

 

Evaluación

y

control

de

proyectos 

Evaluación

neurolingüística y

control



de

proyectos

Sistemas

de

información

administrativa

Además, es necesario que el auditor sepa operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar el o los idiomas que sean parte de la dinámica de la organización que debe auditar. También tendrá que considerar y comprender el comportamiento organizacional

cifrado

en

su

cultura.

Una actualización continua de sus conocimientos le permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa. 1.4.2 HABILIDADES Y DESTREZAS En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o de práctica, el auditor debe contar con otro tipo de cualidades determinantes en su actividad, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter. La expresión de estos atributos pueden variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, pero es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la función de auditor, posea las siguientes características: 

Actitud positiva



Capacidad de observación



Capacidad de análisis



Claridad en la comunicación



Capacidad de negociación

oral y escrita 27

UNIDAD 1: GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 

Comportamiento éticos



Concentración



Conciencia de los valores propios y de su entorno



Creatividad



Discreción



Estabilidad emocional



Facilidad para trabajar en equipo



Imaginación



Iniciativa



Objetividad



Respeto a las ideas de los demás



Sentido institucional



Saber escuchar

28

1.4.3 EXPERIENCIA Uno de los elementos fundamentales que se deben destacar entre las características del auditor, es el relativo a su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones Debido a la naturaleza de la función que desempeña, existen varios campos que debe dominar: a) Conocimiento

de

las

áreas

sustantivas

de

la

organización

El dominio de este campo implica la experiencia que brinda el contacto permanente con las iniciativas o programas orientados hacia la producción de resultados específicos para la organización de acuerdo a su objeto y atribuciones esenciales, estrategia y competencias centrales b) Conocimientos

de

las

áreas

adjetivas

de

la

organización

La competencia en este rubro se deriva de la experiencia en la implementación constante de decisiones de orden administrativo para emplear de manera puntual los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos como soporte de las áreas o proyectos sustantivos de la organización c) Conocimientos

de

esfuerzos

anteriores

Este requisito implica entender el proceso de aplicación de una auditoria, producto de experiencias anteriores, el cual puede haber sido adquirido de las siguiente maneras : 

En

la

organización

bajo

estudio.

condición significativamente favorable porque abre la posibilidad de capitalizar la experiencia adquirida en la ejecución de la auditoria administrativa 

En

otras

instituciones

Factor que permite establecer un marco de referencia basado en la experiencia que otorga el conocimiento de tareas similares realizadas en otras organizaciones, industrias y sectores

d) Conocimientos

de

casos

prácticos

es la percepción de la naturaleza, alcance y condiciones de las técnicas que se utilizan para auditar una organización, derivada de la capacitación, formación o simulación obtenida en los centros de trabajo o estudio e) Conocimiento

derivado

organizacionales

de

la

implementación

de

de

otra

estudios naturaleza.

Implica la apreciación de ros requerimientos necesarios para instrumentar una auditoria a partir de la practica lograda en la participación de otro tipo de análisis o diagnostico administrativo, f) Conocimientos

personal

basado

en

elementos

diversos

este tipo de conocimientos implica el dominio de diversas áreas de la administración, métodos de trabajo, técnicas de estudio o influencia en la organización

por posición jerárquica o grupal, respeto, capacidad,

integración en el medio e intereses de desarrollo sustentado por: 

Liderazgo formal. Circunstancia derivada de la posición jerárquica, lineal o staff,, que merece la credibilidad de los individuos, unidades, grupos y equipos de trabajo



Liderazgo informal. Capacidad de convocatoria para hacer que las personas se sumen y apoyen las iniciativas de cambio



Inteligencia. Atributo producto del manejo de las ideas comprobado por la capacidad para resolver problemas y alcanzar resultados, que se consideras un factor de pesos en los procesos de decisión



Sentido común. Facultad de percibir de manera intuitiva alternativas de solución a planteamientos específicos.



Interés de aprender. Apertura al conocimiento, que se muestra médiate la voluntad y actitud, que motiva a participar en la exploración de la forma de llevar a cabo en términos positivos unas propuesta de mejora

1.4.3.1 Responsabilidad Profesional El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategias y técnicas que habrá de aplicar en la

pág. 30

auditoria administrativa, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para lograr estos resultados, se debe poner especial cuidado en: 

Preservar su independencia mental.



Realizar su trabajo sobre la base de conocimientos y capacidad profesional



Cumplir con las normas y criterios que se le señalen



Capacitarse de manera continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, porque en todo momento debe preservar su autonomía e imparcialidad, esta actitud de independencia otorgará el valor y consistencia necesarios para su participación. Es conveniente señalar que los impedimentos a los que se puede enfrentar son de

tipo

personales

y

externos.

Los primeros son circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempaño 

Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que debe auditar



Interés económico personal en la auditoria



Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas



Relación con instituciones que interactúan con la organización



Ventajas previas obtenida en la forma licita o no ética

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor para llevar a cabo du función de manera puntual y objetiva. 

Ingeniera externa en la selección o aplicación de técnicas o metodologías para la ejecución de la auditoria



Interferencia con los órganos internos de control



Recursos limitados que pueden desvirtuar el alcance de la auditoria



Presión injustificada para propiciar errores

pág. 31

En estos casos el auditor tiene el deber de informar a la organización su situación para que se tomen las providencias necesarias. Por último, el auditor no debe olvidar que la credibilidad de su función y proyección personal están sujetas a la medida en que afronte su compromiso con el respeto en apego a las normas profesionales tales como: 

Objetividad. Mantener una visión independiente de los hechos, lo cual significa evitar la formulación de juicios sin sólidos fundamentos o caer en omisiones que alteren de alguna manera los resultados de su trabajo



Responsabilidad. Observa una conducta profesional, es decir cumplir con sus tareas de manera oportuna y eficiente



Integridad. Preservar sus valores por encima de las presiones



Confidencialidad. Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos



Compromiso. Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios



Equilibrio. No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos



Honestidad. Aceptar su condición y aportar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando compromisos o tratos de cualquier tipo.



Institucionalidad. No olvidar que la ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece



Criterio. Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada



Iniciativa. Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y eficaz



Imparcialidad. No involucrarse en forma personal en los hechos, esto es, conservar la objetividad al margen de preferencias personales

1.4.4 ÉTICA Uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, que a veces se considera de manera multidimensional, es el relativo a la ética, quizá porque se considera intrínseco al comportamiento y a las relaciones de trabajo. Sin embargo,

pág. 32

es determinante para el individuo y su medio, ya que de ella dependen la claridad y la transparencia de las acciones que de una u otra manera se traducen en hechos. La ética, entendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los demás y sentido de responsabilidad, constituye uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización, sin importar su actividad y entorno. Desde un punto un punto de vista organizacional, la ética puede definirse como el conjunto de principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. Estos principios y normas forman parte de los códigos de ética o conducta que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el periodo de formación académica y, posteriormente, en el transcurso de la vida profesional. 1.4.5 CÓDIGO DE ÉTICA El código de ética es la declaración formal de los valores de una organización en relación con aspectos éticos y sociales. Por lo general, se basan en dos tipos de declaraciones: en principios y en política. 

Las declaraciones basadas en principios, también conocidas como credos corporativos, definen los valores que fundamentan la cultura organizacional, responsabilidad, calidad de los productos y servicios y el trato para con el personal.



Las declaraciones basadas en política son las que establecen los lineamientos para ordenar y encauzar de manera transparente el funcionamiento socialmente responsable de la organización.

Es conveniente destacar que los códigos de ética de los licenciados en administración destinan un espacio para incluir declaraciones en materia de auditoría administrativa, las cuales, por lo general, se denominan Normas Generales de Auditoría cuyo contenido, en términos generales, se presenta a continuación:

pág. 33



Tener independencia de criterio, esto es, que el profesional no debe estar limitado por influencias internas o externas, o de cualquier otra índole.



Poseer una adecuada formación y capacidad profesionales para aplicar las técnicas requeridas en la auditoría.



Mantenerse actualizado en los conocimientos inherentes al desarrollo y la aplicación de la auditoría.



Tener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar auditorías y elaborar los informes correspondientes.



Informar a las instancias competentes sobre cualquier limitación en la ejecución de la auditoría.



La labor debe ser planificada, supervisada y soportada por documentos de trabajo debidamente sustentados.



Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes que permitan contar con una base sólida y razonable para emitir opiniones.



Mantenerse alerta a situaciones que impliquen un posible fraude, abuso u otros actos ilícitos.



Los informes se deben elaborar por escrito y ser revisados, en borrador, por los auditados y por los funcionarios que solicitaron la auditoría.



Los informes deben ser imparciales, objetivos, oportunos y presentados de manera puntual.



Los informes deben presentar los datos en forma veraz, exacta y razonable, y describir los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa.



Los informes deben incluir una mención especial sobre los logros obtenidos, destacando las fortalezas y debilidades.



Las observaciones, sugerencias y recomendaciones deben constituirse en una fuente de cambio que permita generar conocimiento e ideas nuevas para aprender.



Las sugerencias y recomendaciones deben ser concretas, pertinentes y viables.

pág. 34



Observar las normas permite que las auditorías aporten elementos completos y sólidos para respaldar los hallazgos, validar las evidencias y emitir observaciones y sugerencias defendibles, así como orden y disciplina en el trabajo.

La ética es pues, un elemento primordial del desempeño del auditor, ya que todas sus acciones deben sustentarse en ella. Si bien el efecto y credibilidad de su trabajo depende de la precisión y calidad de sus resultados, invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética. De ahí que se hayan realizado meticulosos estudios para establecer las bases de un sistema ético a partir de programas basados en el cumplimiento y en la integridad para lograr el desarrollo de un liderazgo y control éticos en los niveles de decisión y construir mecanismos de promoción del comportamiento ético en las organizaciones. Esto es particularmente visible cuando una organización enfrenta un dilema ético que surge en una situación en la que cada elección o comportamiento alternativo es indeseable debido a consecuencias potencialmente dañinas. 1.4.6 CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ÉTICAS La intensidad moral, entendida como la medida en la cual los individuos consideran que un problema constituye un asunto ético, está integrada por seis componentes: 

Magnitud de las consecuencias: anticipación del nivel que tendrá el efecto del resultado sobre una acción específica.



Consenso social: grado del acuerdo que hay entre los miembros de una sociedad respecto de la valoración ética de un acto.



Probabilidad del efecto: la intensidad de un problema crece o decrece en la medida que las personas anticipan las consecuencias.



Inmediación temporal: intervalo que existe entre el momento en que ocurre la acción y el inicio de sus consecuencias.



Proximidad: cercanía física, psicológica y emocional que siente el individuo que toma la decisión con quienes resultan afectados por ella.

pág. 35



Concentración del efecto: grado en que las consecuencias se concentran en unos cuantos individuos o se dispersan entre muchos.

Por lo que se refiere a normas y valores, la ética utiliza varios enfoques específicos para describir los valores que deben guiar la toma de decisiones. 

Enfoque utilitario. Estima que el comportamiento moral produce el mayor bien para el mayor número de personas.



Enfoque individualista Propone que los actos son morales cuando promueven los mejores intereses a largo plazo para el individuo.



Enfoque de derechos morales Señala que las decisiones morales son las que defienden mejor los derechos de las personas que se ven afectadas por este tipo de decisiones.



Enfoque de justicia Sostiene que las decisiones morales deben basarse en normas de equidad, justicia e imparcialidad

1.4.7 MECÁNICA PARA LA TOMA DE DECISIONES ÉTICAS En la práctica, la consistencia y objetividad de las decisiones éticas se puede precisar si se atienden los siguientes aspectos: 

Definir el asunto a resolver Para este efecto se analiza el contexto del asunto, se determina a quién afecta, se solicitan diferentes puntos de vista para tener la certeza de que no se omiten datos y se analiza el conjunto de elementos considerados.



Identificar los valores fundamentales Este criterio considera tanto el punto de vista de quien decide como el de la organización, e identifica claramente los componentes éticos que fundamentan una decisión.



Ponderar los valores en conflicto y seleccionar una alternativa para balancearlos Determinar el peso de los valores, jerarquizándolos de conformidad con las normas éticas de la organización.



Definir y valorar la estrategia para presentar la decisión esto es, estudiar la mejor forma de manejar la decisión en cuanto a consenso y aceptación.

pág. 36



Implementar la decisión Dar a conocer a toda la organización la decisión con el fundamento puntual de los elementos considerados en el proceso.



Monitorear el efecto de la decisión Dar seguimiento a todos los aspectos relacionados con la aceptación y consecuencias de la decisión, particularmente su efecto en la cultura organizacional.

El comportamiento ético es fundamental para el auditor, ya que representa la base moral de su actuación, el sustento de valores que valida sus recomendaciones técnicas e imprime cohesión a una auditoría administrativa en su conjunto. Se puede afirmar que la ética es tan profunda en sus raíces, que debe formar parte del accionar y reaccionar del auditor de manera natural en lo que podría denominarse imaginación moral, entendida como una superestructura de valores y comportamiento implícita en todos y cada uno de sus hechos. Es imprescindible que el auditor sea consciente de que la ética es para los valores lo que la responsabilidad social es para las decisiones.

1.4.8 RESPONSABILIDAD SOCIAL La responsabilidad social se entiende como el compromiso que asume una organización para emprender acciones sustentadas por criterios, políticas y normas para proteger y mejorar el bienestar de la sociedad La responsabilidad social corporativa hace hincapié en cuatro criterios: económico, legal, ético y de responsabilidad discrecional. 

Responsabilidad económica Sostiene que las organizaciones son la unidad económica básica de la sociedad, cuya responsabilidad es generar los productos y servicios que la sociedad requiere y maximizar las utilidades para sus propietarios y accionistas.



Responsabilidad legal Considera lo que la organización valora como relevante en relación con un comportamiento apropiado dentro del marco legal de actuación.

pág. 37



Responsabilidad

ética

Considera

los

comportamientos

que

no

necesariamente están enmarcados en la ley o en los intereses económicos de la organización, pero que velan por la justicia, equidad e imparcialidad con la que se trata a las personas. 

Responsabilidad discrecional Examina lo que la organización observa de manera voluntaria con el deseo de hacer aportaciones sociales que no son obligatorias económica, legal o éticamente.

Asimismo, y de manera específica, la responsabilidad social puede enfocarse desde las siguientes perspectivas: 

Personal y de valores Atiende a la composición de su estructura, relaciones con socios y sindicatos, respeto por sus trabajadores, valoración de la diversidad, compromisos éticos y cultura organizacional.



Proveedores Analiza el vínculo y la forma de trabajar con proveedores y personal subcontratado.



Clientes Revisa la atención que brinda a sus consumidores o usuarios en materia de servicio, calidad y garantía de los bienes y servicios que produce.



Competidores Evalúa su interacción con organizaciones en su misma u otra industria, sector de actividad y con organizaciones potencialmente competidoras.



Medio ambiente Considera el efecto ambiental de los procesos productivos, condiciones éticas y congruencia en la prestación de servicios.



Comunidad Toma en cuenta la relación con las personas que la integran, así como en función de la inversión en proyectos sociales y su relación con las instancias del sector social encargadas de la promoción de la equidad, inclusión y reconstrucción del tejido social.



Gobierno Responde a la legislación vigente y a las relaciones de coordinación con las instituciones gubernamentales que regulan su gestión

pág. 38

1.4.9 ESTRUCTURA DE PENSAMIENTO La conjunción de conocimientos, habilidades y experiencia, aunada a la formación personal, cultura, valores, creencias, integridad, interés en crecer, búsqueda del conocimiento, permeabilidad y actitud constituyen la base para estructurar una línea de pensamiento capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un proyecto de auditoría se traduzca en un proyecto innovador sólido. Este esquema de pensamiento, correctamente direccionado, hace posible que un auditor logre que su intervención propicie: 

Seguir todos los caminos para obtener los mejores resultados.



Ser selectivo con creatividad.



Unificar la razón y la intuición.



Iniciar, desarrollar y retroalimentar los modelos que aplicará.



Integrar, no fragmentar la visión.



Ser analítico y provocativo.



Efectuar el seguimiento de ideas y sus posibilidades de cambio.



Contemplar una alternativa lógica y el camino opuesto en forma simultánea.



Analizar las causas y efectos de manera sistémica.



Comprometerse con la verdad.



Explorar e inferir propuestas desde cualquier ángulo.



Respetar la vía institucional sin etiquetar de antemano su visión.



Observar los hechos sin enjuiciarlos.



Preservar la objetividad por encima de las presiones.



Adecuar las ideas en respuesta a nueva información.

En la medida en que el(los) auditor(es) se inserta(n) en una frecuencia de pensamiento homogénea, su trabajo se convierte no sólo en un factor de sinergia, sino de un cambio abierto que permite que fluyan en forma constante elementos de

pág. 39

juicio que enriquecerán las acciones tendientes a la valoración real del universo bajo estudio.

1.4.10 RESPONSABILIDAD DE SU EJERCICIO La ejecución de una auditoría administrativa puede recaer en un: 1. Auditor interno. 2. Auditor externo. 3. Equipo combinado. En el primer caso corresponde al titular designar al personal de su propia organización para integrar al auditor o equipo que se encargará de la aplicación de la auditoría. En el segundo caso, la organización debe analizar, de acuerdo con las condiciones del trabajo, la contratación de auditores externos. En el tercer caso, se puede optar por formalizar el apoyo externo, respaldado por auditores de la propia organización para conformar un solo equipo de trabajo. AUDITOR INTERNO Como parte de la organización, el auditor interno es seleccionado por el órgano directivo en atención a su conocimiento de la misión, objetivos, funciones, clientes y entorno, tomando en cuenta sus conocimientos, habilidades, destrezas, experiencia y estructura de pensamiento. También juega un papel importante que se le considere confiable, leal y capaz de responder a retos, pero, sobre todo, que comparta la visión de la organización, esto es, que domine el campo de trabajo con un sentido institucional, característica muy apreciada por la alta dirección. La función del auditor interno puede ser considerada viable y pertinente, pero, como en todo proceso de estudio que implica una evaluación y cambio, tiene que ser valorada a la luz de las consecuencias que su intervención entraña para la organización. Para asegurar la eficacia de su intervención, se deben ponderar las posibles ventajas y desventajas de asignarlo a esta tarea:

pág. 40

Ventajas 

Conocimiento profundo de la organización.



Conciencia de la dinámica organizacional.



Posibilidad de identificarse con el personal.



Compartir la cultura prevaleciente.



Provoca menor resistencia al cambio.



Aceptación de los participantes.



Percepción de sentirse apoyado.



Conocimiento de los mecanismos internos de negociación.



Velocidad de respuesta a sus indicaciones.



Conocimiento de la disponibilidad de recursos que pueden destinarse al proyecto.



Conocimiento de la imagen de la organización.



Entendimiento de las expectativas de los clientes de acuerdo con el tipo de producto y/o servicio que ofrece la organización.



Tranquilidad para negociar la entrega de reportes de avances y resultados.

Desventajas 

Mayor subjetividad para analizar a la organización.



Exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de respuesta.



Mayor conformismo en la medición de avances y resultados.



Presión del compromiso de no afectar a sus compañeros.



Manejo de los reportes de avances y resultados a su conveniencia.



Búsqueda del “lucimiento personal”.



Preferencia por un área, unidad administrativa o persona.



Conferir más importancia a los medios que a los fines de la auditoría.



No contar con una visión completa de las necesidades de los clientes.



Reducción de la calidad de su trabajo en cuanto a la precisión, claridad y objetividad con que maneja sus informes.

pág. 41

AUDITOR EXTERNO Como profesional independiente, su participación en una auditoría administrativa es muy valiosa, ya que se acepta que tiene una visión objetiva de los hechos, lo que incrementa y mejora las expectativas de lograr los resultados esperados en las circunstancias y tiempos estimados. La labor de un auditor externo, en definitiva, permite abrir una gama de opciones complementarias a las de un auditor interno, en virtud de que posee conocimientos y experiencia en la materia, además de que se le ha capacitado para cumplir con esta función de manera específica. Cabe destacar que, debido a la naturaleza de su trabajo, este profesional está obligado a mantener actualizados sus conocimientos, lo que implica que debe estar al tanto de todo tipo de avances en las técnicas de análisis administrativo y alternativas para enfrentar problemas y proponer soluciones con celeridad y eficacia. Con el fin de disponer de elementos de decisión para integrar un criterio de selección, a continuación se presentan las ventajas y desventajas más sobresalientes que deben ofrecer para ser contratados: Ventajas  Contar con una visión imparcial de la organización.  Experiencias análogas en el campo de trabajo.  Disponer del apoyo de un equipo de trabajo especializado en la materia.  Velocidad de respuesta.  Independencia de criterio para formular observaciones.  Obligación contractual de brindar resultados consistentes.  Rapidez de acceso a los niveles de decisión.  Racionalización de recursos para que la auditoría tenga el menor costo posible para la organización.  Tranquilidad de que puede señalar cualquier anomalía sin el temor de perjudicar a persona alguna.

pág. 42

 Mayor coherencia para cumplir con su función.  Contar con el respeto de la organización. Desventajas  Rigidez excesiva al formular sus observaciones.  Actitud impersonal ante la dinámica de la organización.  Resistencia al cambio.  Que los integrantes de la organización lo consideran ajeno a su grupo.  Presión del personal originada por su temor a lo desconocido y/o pérdida del empleo.  Conocimiento relativo de la cultura organizacional.  No conocer las expectativas de los clientes de la organización.

EQUIPO COMBINADO Cuando la organización toma la decisión de emprender una auditoría administrativa, tiene que valorar con precisión los resultados que espera obtener, la magnitud de las tareas a realizar, los compromisos que se adquieren y el seguimiento que se tiene que efectuar Sin embargo, como estos factores no se pueden atender en forma aislada de la mecánica de funcionamiento de la organización, sino que forman parte de toda una gama de variables que coinciden con su implementación, tiene que analizar: • Las cargas de trabajo de las distintas áreas. • El personal necesario para desahogarlas. • El personal que por sus características puede ser asignado a la auditoría. • El tiempo y recursos que tiene que destinar. • La coordinación que debe prevalecer entre el trabajo cotidiano y el de los auditores. • La duración probable de la auditoría.

pág. 43

Una vez cuantificados estos elementos, así como la capacidad económica para sostener el costo de un auditor independiente, la organización puede tomar la decisión de integrar un equipo de auditores que combine tanto personal propio como externo. No obstante, para seguir adelante con esta decisión, la organización debe analizar con detenimiento las ventajas y desventajas que implica esta decisión: Ventajas  Integrar visiones distintas pero complementarias.  Capitalizar de mejor manera la experiencia de los auditores externos.  Contar con personal que conozca las diferentes áreas de la organización.  Disponer de la alternativa de distribuir en forma equilibrada las cargas de trabajo de la auditoría.  Tener mayor y mejor acceso a los niveles de decisión.  Manejar los recursos en forma racional.  Atenuar la resistencia al cambio.  Supervisar los avances de la auditoría de manera más efectiva.  Agilizar la implementación de la auditoría.  Posibilidad de intercambiar o de suplir personal en caso de necesidad o contingencia.  Conformar la infraestructura para dar seguimiento a las recomendaciones. Desventajas  Tomar demasiado tiempo para unificar criterios de trabajo.  Generar expectativas que pueden resultar infructuosas.  Extrapolar recomendaciones no aplicables a la realidad de la organización.  Atención de los asuntos con exceso de confianza.  Propiciar un conflicto de intereses entre el personal interno y los auditores externos.  A la larga, mayores costos para la organización.  Crear mayor presión en el personal de la organización.

pág. 44

 Producir incertidumbre a las instancias que interactúan con la organización. 1.5 INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU CAMPO DE ACCION

Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se

especifiquen

objeto,

naturaleza,

duración,

costo,

obligaciones

y

responsabilidades de las partes. Para cumplir con este requisito, el cliente y el auditor pueden definir la clase y contenido de este documento en la forma que estimen más conveniente para sus necesidades, incluso pueden apoyarse en su departamento jurídico o en un especialista en la materia, lo cual posibilita que se constituya un vínculo apegado a derecho. Los modelos de este tipo de documento pueden ser: • Carta convenio. • Convenio de servicios profesionales. • Contrato de prestación de servicios.

pág. 45

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pág. 52

pág. 53

1.5.1 CAMPOS DE APLICACIÓN



SECTOR PÚBLICO



SECTOR PRIVADO



SOCIAL

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autónomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales

pág. 54

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: 1. Tamaño de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en: 

Microempresa



Empresa pequeña



Empresa mediana



Empresa grande

Al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa Telecomunicaciones, Transportes, Energía, Servicios Construcción, Petroquímica, Turismo, Cinematografía, Banca, Seguros, Maquiladora, Electrónica Automotriz, Manufactura, Textil, Agrícola, Pesquera, Química, Forestal, Farmacéutica, Alimentos y Bebidas, Informática, Siderurgia, Publicidad y Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas También tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportación 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administración 4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas 5. Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

pág. 55

1. Tipo de organización Por su tipo de organización son: 1. Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios 2. Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas: Educación, Cultura, Salud y seguridad social, Política, Empleo, Alimentación, Derechos humanos, Apoyo a marginados y discapacitados

pág. 56

1.6

MÉTODOS

PARA

EL

DESARROLLO

DE

UNA

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas: • Investigación documental • Observación directa • Acceso a redes de información • Entrevista • Cuestionarios • Cédulas 1.6.1 Investigación documental Este aspecto de la auditoría implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son: a. Normativa • Acta constitutiva • Ley que ordena la creación de la organización • Reglamento interno • Reglamentación específica • Tratados y convenios • Decretos y acuerdos • Normas (nacionales e internacionales) • Oficios circulares b. Administrativa

pág. 57

• Organigramas • Manuales administrativos • Sistemas de información y certificación • Cuadros de distribución del trabajo • Estadísticas de trabajo • Plantilla de personal • Proyectos estratégicos • Inventarios de mobiliario y equipo • Redes para el análisis lógico de problemas • Sociogramas • Indicadores financieros y de gestión • Estudios de mejoramiento • Auditorías administrativas previas c. Mercado Productos y/o servicios • Áreas • Población • Ingresos • Factores limitantes Comportamiento de la demanda • Situación actual • Características • Situación futura (proyectada) Comportamiento de la oferta • Situación actual • Análisis del régimen de mercado

pág. 58

• Situación futura (previsible) • Determinación de precios d. Ubicación geográfica • Localización • Orden espacial interno • Características del terreno • Cercanía con el mercado (clientes y proveedores) • Distancias y costo de transporte • Alternativas de conexión con unidades nuevas • Justificación en relación al tamaño y procesos e. Estudios financieros • Recursos financieros para inversión • Análisis y proyecciones financieras • Programas de fi nanciamiento • Evaluación fi nanciera • Creación de valor f. Situación económica • Sistema económico • Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía • Aspectos sociales • Variables demográficas • Relaciones con el exterior g. Comportamiento del consumidor

pág. 59

• Cultura • Estratos sociales o nivel socioeconómico • Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación x y generación y) • Familia • Ciclo de vida del consumidor • Factores internos de influencia (percepción, aprendizaje y motivación) • Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior). 1.6.2 Observación directa Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observación directa, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría. 1.6.3 Acceso a redes de información El acceso a redes, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. 1.6.4 Entrevista Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

pág. 60

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: 1.

Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. Para ello se

recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una guía de entrevista que contenga la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas. 2. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las áreas o unidades a auditar. 3. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. 4. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelación a la hora convenida al área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos: a. Concentrarse de manera relajada. b. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. c. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. d. No hacer preguntas irrelevantes. e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. f. Asegurarse de no presionar la entrevista. g. Evitar la confianza en su memoria. h. Dejar “abierta la puerta”.

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5. Clasificar la información que se obtenga. Esto significa diferenciar la situación real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. 6. Registrar la información en una bitácora. 1.6.5 Cuestionarios Estos instrumentos, que se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica, con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización. La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Cuando el proyecto de auditoría sea muy amplio o la estrategia de implementación así lo exija, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera de la auditoría, por lo cual se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las áreas de la organización. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la información, establecen cuál es la mínima cantidad de información representativa del todo — muestra— que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

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1.6.6 Cédulas Estas herramientas se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoría. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amén de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporación al proyecto de auditoría permite abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el análisis de resultados. También hacen más fácil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condición que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnóstico y evaluación posibilitan no sólo revisar las variables bajo análisis, sino apreciar su influencia en otras variables o áreas de operación, lo que se transforma en un eslabón entre factores, indicadores, registros y consecuencias. También simplifican el proceso de captación de la información pues permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.

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CONCLUSIÓN

Al concluir con el trabajo de investigación sobre la unidad 1 denominada generalidades de la auditoria administrativa, podemos concluir que es un tema muy importante en las organizaciones ya que tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones. Una auditoria nos aporta un sinfín de ventajas a la organización, es por ello que es de gran relevancia tener estos conocimientos para que en un futuro podamos saber aplicarlos en cualquier situación que se nos pueda presentar. Saber cómo se debe elaborar y que métodos podemos utilizar para la realización de esta. Como futuros administradores debemos tener en cuenta aumentar la productividad en las empresas, así como ser más eficientes y eficaces. Hacer auditorias cada cierto tiempo, para observar cómo han estado avanzado los cambios que se hicieron anteriormente y si realmente ha funcionado. Siempre tomando en cuenta al capital humano y los recursos con los que contamos. La auditoría administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

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FUENTES DE REFERENCIA

ALVIN A. ARENS, R. J. (2007). AUDITORIA: UN ENFOQUE INTEGRAL. MÉXICO: PRENTICE HALL, DECIMO PRIMERA EDICION. FRANKLIN,

E.

B.

(2007).

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA:

GESTION

ESTRATEGICA DEL CAMBIO. MÉXICO: PEARSON EDUCACION. VALENCIA, J. R. (2012). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. MÉXICO: TRILLAS. http://www.txostenak.es/pdf/PNASP.pdf

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