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GUÍA TÉCNICA PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS

2010 Departamento de Soporte Jurídico Febrero de 2010

CONTRALORÍA INTERNA DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección de Normatividad y Situación Patrimonial Guía Técnica para Elaborar Organigramas

APROBÓ

Departamento de Soporte Jurídico Febrero 2010

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CONTRALORÍA INTERNA DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección de Normatividad y Situación Patrimonial Guía Técnica para Elaborar Organigramas

ÍNDICE PÁGINA PRESENTACIÓN ......................................................................................................................... 5 I.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS................................................................................................ 6 1.1.- CONCEPTO........................................................................................................... 7 1.2.- CONTENIDO Y DIVISIÓN ..................................................................................... 8 1.3.- FINALIDAD............................................................................................................. 9 II.- REQUISITOS FUNDAMENTALES .......................................................................................... 11 2.1. PRECISIÓN ............................................................................................................ 11 2.2. VIGENCIA ............................................................................................................. 11 2.3. UNIFORMIDAD ..................................................................................................... 11 2.4. REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA .................................. 11 III.- LIMITACIONES ................................................................................................................... 12 IV.- TIPOS, CLASIFICACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE ORGANIGRAMAS ........................... 14 4.1. POR SU CONTENIDO........................................................................................... 14 4.1.1. GENERALES .......................................................................................... 14 4.1.2. ESPECÍFICOS ........................................................................................ 14 4.1.3. ANALÍTICOS ......................................................................................... 14 4.1.4. ESTRUCTURALES ................................................................................... 15 4.1.5. FUNCIONALES ..................................................................................... 16 4.1.6. DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES .................... 16 4.1.7. ORGANIGRAMA DE UBICACIÓN ..................................................... 17 4.2. POR SU REPRESENTACIÓN ................................................................................. 17 4.2.1. VERTICALES .......................................................................................... 17 4.2.2. HORIZONTALES .................................................................................... 17 4.2.3. MIXTOS ................................................................................................. 18 4.2.4. DE BLOQUE .......................................................................................... 18 4.2.5. CIRCULARES ........................................................................................ 18 V.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS ........................................... 19 5.1. AUTORIZACIÓN Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES ............................... 19 5.2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ............................................................ 20

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5.2.1. INFORMACIÓN BÁSICA ..................................................................... 20 5.2.2. FUENTES DE INFORMACIÓN............................................................... 20 5.2.3. MÉTODOS DE RECOLECCIÓN ........................................................... 20 5.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN ...................................... 21 5.4. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 21 5.5. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA ........................................................................... 22 VI.- CRITERIOS DE ELABORACIÓN Y RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES ..................................................... 23 6.1. FIGURAS................................................................................................................ 24 6.1.1. FORMA ................................................................................................. 25 6.1.2. DIMENSIÓN .......................................................................................... 25 6.1.3. COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS....................................................... 25 6.2. LÍNEAS DE CONEXIÓN ........................................................................................ 27 6.2.1. RELACIÓN PRINCIPAL DE AUTORIDAD (RELACIÓN LINEAL) ......... 27 6.2.2. RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL .......................................... 28 6.2.3. RELACIÓN DE ASESORÍA O STAFF ..................................................... 28 6.2.4. RELACIÓN DE COORDINACIÓN....................................................... 28 6.2.5. RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS ............... 29 6.2.6. RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS ........................................................................... 29 6.2.7. RELACIÓN DE LAS COMISIONES ....................................................... 29 6.2.8. COORDINACIÓN INTERNA Y PROGRAMACIÓN ............................ 30 6.2.9. LOS NOMBRES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS U ORGÁNICAS .................................................................................... 31 VII.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN......................................................................................... 32 VIII.- DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES ........................................................... 33 IX.- DIVULGACIÓN .................................................................................................................. 35 X.- GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................................. 36 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 40 ANEXOS (GRÁFICOS DEL NO.1 AL 26) .................................................................................. 41 GUÍA PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS EN COMPUTADORA ........................................ 73

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PRESENTACIÓN De conformidad con las atribuciones que le confiere la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, en su Artículo 33 fracción III; la Contraloría Interna a través de la Dirección de Normatividad y Situación

Patrimonial,

presenta

la

“Guía

Técnica

para

Elaborar

Organigramas”. La Contraloría Interna de Gobierno del Estado emite la presente guía como parte de las acciones que contempla nuestro marco de actuaciones, ante la necesidad de otorgar al Gobierno Estatal las herramientas necesarias para lograr una organización más eficiente, transparente y responsable, mediante el fortalecimiento de la organización interna, para mayor satisfacción de nuestra sociedad. La presente guía se realizó con el propósito de orientar a los servidores públicos responsables de elaborar y mantener actualizados los manuales de organización al interior de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. Este documento presenta los requisitos fundamentales que deben cubrir los organigramas, así como su clasificación, el proceso para su elaboración, recomendaciones para el diseño, líneas de conexión, además, algunos parámetros para su revisión y actualización. Por lo anterior, me es grato poner a disposición de los servidores públicos de la Administración Pública Estatal, la presente guía que servirá de apoyo administrativo.

ATENTAMENTE “EL TRABAJO TODO LO VENCE” M. en A. NORMA JULIETA DEL RÍO VENEGAS CONTRALORA INTERNA DE GOBIERNO DEL ESTADO DE ZACATECAS

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I.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS Orígenes de los Organigramas. Historia. Documentalmente se tiene el registro de que el primer organigrama fue creado en 1854 por Daniel McCallum, superintendente de la compañía del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum convirtió el organigrama en una forma que, el escritor Henry Varnum llamó ", una pobre semblanza de un árbol". Sus ramas eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros y cargas sus hojas, representaban a los varios agentes vendedores de pasajes, a los agentes de cargas, a las tripulaciones y capataces, y así sucesivamente. Históricamente, el organigrama es un símbolo de la evolución de la industria occidental que partió de ser fundamental de naturaleza individual a otro ámbito de la empresa, en la cual la creación de capacidades organizativas se convirtió en un requisito previo para la supervivencia.

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1.1.- CONCEPTO. A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y nombres con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de una empresa o institución, entre ellos tenemos: 1. Carta de Organización; 2. Diagrama de Organización; 3. Cartógrafa; 4. Organograma; 5. Cuadro jerárquico, y 6. Organigrama, siendo este último el más utilizado en el sector público. Cada organización tiene una estructura de organización formal e informal. Los ejemplos de estructuras de organización son: ƒ

Estructura jerárquica (típica para la organización pequeña, de nuevos emprendimientos).

ƒ

Estructura del personal de Staff (o de apoyo y/o consultoría).

ƒ

Estructura funcional o departamental (basada en áreas funcionales, productos/servicios, tipo de cliente, región geográfica).

ƒ

Estructura matricial (línea de reporte dual). Estas estructuras formales de las organizaciones se pueden presentar

bajo la forma de un mapa organización, a veces también denominado diagrama

organizacional,

organigrama,

organograma,

o

carta

organizacional. Muestra gráficamente la jerarquía de autoridades, los roles y las responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de una organización. Para un nuevo empleado, el organigrama le ayudará a entender cómo funcionan las Dependencias, Entidades y unidades administrativas (La estructura informal representaría qué está ocurriendo realmente dentro de la organización).

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El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Según lo anterior, podemos concluir que un organigrama es pues una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global. Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar: ƒ

Los principales estratos o niveles jerárquicos o gerenciales;

ƒ

Las principales áreas orgánicas (unidades de línea o asesoramiento);

ƒ

Líneas de autoridad y comunicación;

ƒ

Relación de autoridad con los colaboradores (subordinados);

ƒ

Vías de supervisión;

ƒ

Centralización o desconcentración.

1.2.- CONTENIDO Y DIVISIÓN Un organigrama puede contener diversos datos para su identificación, entre ellos: 1. Título del documento; 2. Nombre de quien elaboró , dictaminó y autorizó el organigrama, y 3. Gráficos y simbología utilizada en la representación del mismo. Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensión en organigramas generales o específicos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los principales componentes de la institución, y los específicos, muestran el nivel de segregación; es decir, la departamentalización en que se divide la organización. Entre más se desagregue, mayor será la comprensión de los mismos.

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1.3.- FINALIDAD En la ciencia de la administración, los organigramas sirven de asistencia y orientación de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al reflejar la estructura organizativa. En el área de organización y métodos, sirve para reflejar la estructura organizativa; así como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones, las cuales se dan a conocer en los manuales de organización. Para la administración de la Dependencia, sirve para elaborar la descripción y análisis de puestos. ƒ

Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución y/o representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información;

ƒ

Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución;

ƒ

Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica;

ƒ

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control, y

ƒ

Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información. Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el título o

jerarquía de los puestos, es por eso que el diagrama de la organización se elabora con base en los procesos de la institución y no en los puestos que lo componen. Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una estructura de organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la Dependencia o Entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas nos revelan: 9

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ƒ

La división de las funciones;

ƒ

Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una Dependencia o Entidad, y

ƒ

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

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II.- REQUISITOS FUNDAMENTALES. 2.1.- PRECISIÓN. En

los

organigramas,

los

órganos

de

la

Dependencia

y

sus

interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

2.2.- VIGENCIA. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

2.3.- UNIFORMIDAD. Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier Dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

2.4.- REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA ƒ

El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.

ƒ

De la base inferior del rectángulo debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.

ƒ

En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías.

ƒ

Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones.

ƒ

Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura, proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación.

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III.- LIMITACIONES Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos; de aquí que una de las limitaciones de estos es que expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las Dependencias o Entidades. Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que componen la Dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la Dependencia, pueden los organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios. VENTAJAS

DESVENTAJAS

1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general relaciones de trabajo.

y

las

3. Muestra quién depende de quién.

4. Indica algunas peculiaridades importantes de la estructura de una Dependencia, sus puntos débiles y fuertes.

1. Muestra solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera las informales y las relaciones de información. 2. Imprecisión en el grado de autoridad disponible a los distintos niveles aunque ésta disminuye con líneas de apoyo. (un organigrama con demasiadas líneas, pierde su practicidad).

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VENTAJAS

DESVENTAJAS

5. Sirve

como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y como medio de información al público.

6. Son apropiados para que los

3. Con frecuencia indica la organización tal y como debería de ser y cómo era debido a la falta de actualizaciones.

organización

4. Ocasiona confusión entre la autoridad y el status.

7. Indica a los administradores y al

5. No muestra las cargas de trabajo y presenta información incompleta.

principios operen.

de

personal de nuevo ingreso, la forma en que se integran a la organización.

6. Son rígidos e inflexibles.

8. Se

utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes de corto a largo plazo, y formula el plan ideal.

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IV.- TIPOS, CLASIFICACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE ORGANIGRAMAS En la actualidad, los organigramas por su amplitud y debido a la complejidad de las Dependencias, deben ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su: ƒ

Contenido

ƒ

Presentación

4.1.- POR SU CONTENIDO: Este primer grupo, a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos, estructurales, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades. 4.1.1.- GENERALES: El

organigrama

general

consiste

en

presentar

la

estructura

organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente. Es aquel que se limita únicamente a las unidades de mayor importancia. (Fig. 1 de Anexos). 4.1.2.- ESPECÍFICOS: El

organigrama

organizacional

de

específico una

unidad

consiste

en

presentar

administrativa

hasta

la

estructura

jefatura

de

departamento o equivalente. Es aquel en el que se refleja un nivel más de desagregación de los procesos de trabajo. (Fig. 2 de Anexos). 4.1.3.- ANALÍTICOS: El organigrama analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán

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representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización. Además, para lograr identificar la composición de los puestos y tener claramente las funciones que desarrollan, se deberá citar el puesto funcional, de tal forma que si en un Órgano Administrativo existe un coordinador técnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto deberá citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el puesto deberá citarse secretario o secretaria; un analista técnico, que realiza funciones de limpieza de oficina, en el puesto deberá citarse intendente; y así sucesivamente. Además, deberán definirse las líneas de mando de forma analítica para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerárquico. (Fig. 3 de Anexos). Es sumamente importante destacar la relevancia de plasmar mediante este medio a toda la organización, incluyendo los órganos desconcentrados, y en su caso, se deberá determinar la conveniencia de acuerdo a la complejidad de una unidad administrativa u órgano desconcentrado de desagregar los organigramas de las áreas que lo ameriten. 4.1.4.- ESTRUCTURALES: Son aquellos que tienen por objeto la presentación gráfica de la estructura administrativa (unidades administrativas) de una institución, así como de las relaciones de jerarquías o dependencias. Su importancia radica en que sirve de base para el diseño de otros gráficos. Este tipo de organigramas debe aparecer como parte integrante de los manuales de organización de las Dependencias y Entidades.

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4.1.5.- FUNCIONALES: Son llamados también “organigramas de funciones”, y tiene por objeto indicar en el cuerpo de la gráfica, las unidades prioritarias que componen la unidad o Dependencia, sus relaciones y sus principales funciones o funciones vitales que deberán desempeñar cada una de ellas. Esto facilita el análisis y comprensión de todo lo que se lleva a cabo en dichas áreas orgánicas que conforman a la organización; éstas pueden transcribirse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso. Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados (Fig. 4 de Anexos); estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso. 4.1.6.- DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, el número de plazas existentes o requeridas, o también llamadas por algunos autores como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios. (Fig. 5 de Anexos).

CARACTERÍSTICA DE OCUPACIÓN LITERAL

SIGNIFICADO

O

PLAZAS OCUPADAS

V

PLAZAS VACANTES

H

PLAZAS OCUPADAS P/HOMBRES

M

PLAZAS OCUPADAS P/MUJERES

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4.1.7.- ORGANIGRAMAS DE UBICACIÓN: Son aquellos que integran a todo el personal en la unidad administrativa, e incorpora en cada figura geométrica el rol que le toca jugar dentro de la unidad orgánica y el nombre de los servidores públicos que lo ocupan. (Fig. 6 de Anexos)

4.2.- POR SU PRESENTACIÓN: Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares. 4.2.1.- VERTICALES: En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos se representa de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos. Las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente. (Fig. 6 de Anexos). Por la facilidad de su interpretación y por ser los más generalizados se recomienda el uso de este tipo de organigrama en los manuales de organización. 4.2.2.- HORIZONTALES: Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales. (Fig. 7 de Anexos) Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.

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4.2.3.- MIXTOS: Se

representa

la

estructura

de

una

organización

utilizando

combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo. Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la medida que el número de éstas aumenta se puede replegar su diseño. (Figs. 8 y 8 A de Anexos) 4.2.4.- DE BLOQUE: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles. (Fig. 9 de Anexos) 4.2.5.- CIRCULARES: Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía. (Fig. 10 de Anexos)

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V.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS: Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas: ƒ

Autorización y apoyo de los niveles superiores;

ƒ

Acopio de la información;

ƒ

Clasificación y registro de la información;

ƒ

Análisis de la información, y

ƒ

Diseño del organigrama.

5.1.- AUTORIZACIÓN Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES. La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama. Por otra parte, es importante señalar que cuando los titulares de las Dependencias y/o Entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructura orgánica, derivada ésta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se hará necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la Dependencia en cuestión. Para esto, habrá que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, así como a las modificaciones que se realicen a los Decretos de Creación, en el caso de las Entidades.

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5.2.- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. 5.2.1.- INFORMACIÓN BÁSICA: Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del organigrama. Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a: ƒ

Los órganos que integran dicha(s) área(s);

ƒ

El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica;

ƒ

Las relaciones que guardan entre ellos;

ƒ

La naturaleza de estas relaciones;

ƒ

Las funciones que realizan y, en su caso,

ƒ

Los puestos y el número de plazas que los integran. 5.2.2.- FUENTES DE INFORMACIÓN: Para elaborar el organigrama de una Dependencia o Entidad, se

tendrán como principales fuentes: ƒ

Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)

ƒ

Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio. 5.2.3.- MÉTODOS DE RECOLECCIÓN: A continuación se señalan los principales métodos para reunir la

información básica ya descrita: ƒ

Investigación Documental: La investigación proveniente de este método, es producto de la

consulta bibliográfica y en el caso particular que nos ocupa, las principales

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fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el compromiso de metas y programas a cumplir, así como los manuales administrativos que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de estudio, etc.

ƒ

Investigación de campo: Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos

niveles de la unidad sujeta a investigación, aplicando cuestionarios; o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan obtener la información requerida. La investigación de campo, permite también verificar la información documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades. 5.3.- CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN: Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que se organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada, para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro. 5.4.- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio.

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Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada, se procederá al diseño del organigrama. 5.5.-DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son: ƒ

Figuras para representar los órganos;

ƒ

Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos, y

ƒ

El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas. En el siguiente apartado, se señalan algunas de las principales reglas

para el diseño de los organigramas, debiéndose tener siempre en cuenta que no existen normas rígidas, puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representación gráfica.

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VI.- CRITERIOS DE ELABORACIÓN Y RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES: No existen reglas para diseñar un organigrama, pero sí existe cierto lenguaje técnico administrativo que se compone de signos, figuras geométricas, prácticas aceptadas, conceptos convencionales, con el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos gráficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan información sobre la organización. Con esta finalidad, la Dirección de Normatividad y Situación Patrimonial a través del Departamento de Soporte Jurídico, propone el siguiente lenguaje, mismo que no surge de la casualidad, sino del análisis de diferentes tratadistas y estudiosos de la organización, así como de las prácticas y criterios que a través de los años se han usado en la Administración Pública. Pensando en que todas las instituciones deberán organizarse de tal forma que se ejerzan las funciones jerárquicas: Direcciones, Planeación y Control, Apoyos y Operación. Los componentes de la estructura dependerán de la magnitud de los recursos humanos, materiales y técnicos. Nomenclatura convencional: Elementos gráficos. Como ya se explicó, los organigramas reflejan entre otros aspectos, la forma de trabajo en una institución determinada, por lo que es importante lo siguientes: ƒ

Las figuras geométricas;

ƒ

La ubicación que se da a cada unidad orgánica en el organigrama;

ƒ

Las líneas de conexión, y

ƒ

Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgánicas.

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6.1.- FIGURAS: Las figuras se utilizan para representar los órganos, pueden ser: directivos, operativos o sustantivos, de apoyo, de asesoría, desconcentrados y descentralizados. Las figuras geométricas: Simbolizan o representan a las unidades administrativas del organismo en el organigrama. Las figuras sirven para expresar

gráficamente

algunas

particularidades

de

las

unidades

representadas, por lo tanto, todas las figuras deberán ser de preferencia rectangulares y todas del mismo tamaño y dimensión. Se recomienda que siempre estén con línea delgada. (Ver la tabla de la nomenclatura página 34) La ubicación que se da a cada unidad administrativa u orgánica en el organigrama, depende de las relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo al órgano de dirección y las unidades de staff en la parte superior y las áreas que representan los procesos vitales (componente de línea u operacional), de izquierda a derecha según se da respuesta a la misión o razón de ser y a continuación, las áreas de apoyo; es decir, si se trata de una organización dedicada al servicio público, entonces los primeros componentes serán los titulares, después los servicios auxiliares y al último, las áreas de logística y administración que son las que dan el apoyo a las áreas. Los organigramas se componen de tres partes: en la primera se ubica la alta dirección, en el centro se encuentra el staff que son las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el tercer componente se encuentran las unidades de línea u operacional. En la ubicación de las unidades por niveles jerárquicos, hay que considerar lo siguiente: en la parte superior del organigrama se representan los órganos de

gobierno de la Dependencia u organismo con sus

respectivas unidades de staff (ubicadas por su importancia) y en la parte inferior del organigrama se colocan las unidades de línea u operacional que

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son las que desarrollan las funciones más importantes de la institución u organismo ubicadas en términos de la razón de ser o misión. En el staff se encuentran todas las áreas que prestan un servicio especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares; en el primero se consideran las unidades que requieren directa y estrecha vinculación con la alta dirección a la cual sirve; estas unidades tienen facultades para asesorar, investigar y recomendar. En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo del nivel del staff de asesoramiento consultivo y tiene la facultad de asesorar a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de éste; además tienen autoridad funcional sobre las demás áreas del organismo. 6.1.1.- FORMA: Como regla general, se recomienda usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los elementos que integran el organigrama. Debido a la facilidad de lectura que ofrecen los títulos escritos horizontalmente, así como por ser una figura de trazo más sencillo, es recomendable utilizarla para representar los diferentes tipos de órganos. (figs. 11 y 12 de Anexos) 6.1.2.- DIMENSIÓN: Aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras con la importancia

del

órgano,

no

deben

reducirse

progresivamente

sus

dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que éstas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico. (figs. 13 y 14 de Anexos) 6.1.3.- COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS: La ubicación de las figuras en el gráfico debe atender los siguientes aspectos:

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a).- Nivel Jerárquico o Gerencial Los niveles se emplean para identificar procesos esenciales (los procesos esenciales son aquellos que están relacionados con la misión y naturaleza de la unidad administrativa u orgánica) de la organización, y se refiere a la posición relativa que ocupan estos en los organigramas. Las posiciones en un mismo nivel horizontal, tienen la misma importancia jerárquica, se dibujan de izquierda a derecha y por último se ubican los procesos de apoyo. b).- Diferente nivel jerárquico La colocación se dará con arreglo a los diferentes niveles jerárquicos de la organización. En la Administración Pública Estatal, refiriéndonos a una Dependencia, estos niveles normalmente son: Primer nivel: Secretaría; Segundo nivel: Subsecretaría o equivalente; Tercer nivel: Dirección General o equivalente; Cuarto nivel: Dirección de Área; Quinto nivel: Subdirección General; Sexto nivel: Subdirección, y Séptimo nivel: Departamento. Por la numeración utilizada en la estructura orgánica deberán aparecer en primer lugar las unidades operativas o sustantivas y a continuación las de apoyo. (figs. 15 y 15 A de Anexos) c).- Dentro del mismo nivel jerárquico Para la posición de las distintas figuras que han de aparecer en el organigrama dentro de un mismo nivel jerárquico, se recomienda que la organización aparezca estructurada de acuerdo a la participación o secuencia de actividades. (fig. 16 de Anexos)

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6.2.- LÍNEAS DE CONEXIÓN: Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, se representan con líneas. A continuación, se proporcionan

criterios

específicos

con

el

objeto

de

uniformar

su

presentación. Las líneas de conexión, nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura orgánica del organismo. Estas líneas deberán utilizarse en un trazo más grueso que las líneas de los rectángulos del organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores. Además, debe evitar el cruce de líneas, por lo que se recomienda estudiar el diseño. Existen varios tipos de líneas utilizadas para diversos tipos de representación: 6.2.1.-Relación principal de autoridad. (relación lineal) Es aquella que implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades y subalternos. Recomendaciones: ƒ

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve sólo uno de los componentes de la relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente, o sea la relación de responsabilidad. (figs. 17 A y B de Anexos)

ƒ

El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior, queden ligadas a él por una sola línea. (figs.17 C y D de Anexos)

ƒ

Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados. (figs. 17 E y F de Anexos) No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se

descienda a los sucesivos niveles, ya que no es necesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. (figs. 17 G y H de Anexos)

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Para evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mínimo. 6.2.2.-Relación de autoridad funcional Es aquella que representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La autoridad funcional está limitada al método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad de línea, o entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea. (como personal, programación y presupuesto, etc.) Se puede representar este tipo de vínculo por medio de líneas cortas de trazo discontinuo. (fig. 18 de Anexos) 6.2.3.-Relación de asesoría o Staff Es la relación que se da entre los órganos que proporcionan información técnica o conocimientos especializados a los órganos de mando de línea y suelen representarse por medio de líneas de trazo discontinuo, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del órgano al que asesoran. (fig. 19 de Anexos) ƒ

Interna.- Son de carácter permanente y pertenecen a la organización; de estos hay dos tipos, los que trabajan permanentemente y aquellos que únicamente sesionan esporádicamente.

ƒ

Externa.- Son aquellas que no pertenecen a la institución; de éstas existen dos tipos, las que reciben recursos de la institución y las que no los reciben. 6.2.4.-RELACIÓN DE COORDINACIÓN: La relación de coordinación (colaboración) es aquella que tiene por

objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organización; podrá darse entre unidades de mismo nivel jerárquico, o entre unidades del órgano central y las de unidades técnico-administrativas desconcentradas.

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Este tipo de relaciones suele representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo. (figs. 20 y 20 A de Anexos) 6.2.5.-RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel del organigrama. Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia, deberá trazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos. (figs. 21 y 21 A de Anexos) En caso de que se desee especificar las diferentes relaciones que guardan los órganos desconcentrados con el resto de las unidades centrales, se deberá representar un tipo general de organización de las unidades desconcentradas en el último nivel gráfico. (fig. 22 de Anexos) 6.2.6.-RELACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS La relación de este tipo de órganos, es una relación de autoridad de línea o directa, ya que dependen de niveles más altos de la organización, su colocación se plasma al final de los niveles jerárquicos, después de anotar una línea discontinua. (Fig. 23 de Anexos). Se caracterizan por contar con personalidad jurídica y patrimonio propio. 6.2.7.-RELACIÓN DE LAS COMISIONES Son aquellas áreas internas o externas que colaboran de manera permanente o eventual en el desempeño de servicios de carácter público, con la finalidad de realizar alguna gestión. Cuando se incluyan estas comisiones en el organigrama, deberá tomarse en cuenta si se trata de una comisión intersecretarial, desconcentrada o interna de administración, a saber: ƒ

Intersecretariales.- Son las integradas por los representantes de diversas instituciones para coordinar determinadas acciones de dos o más organismos.

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ƒ

Desconcentradas.- Son aquellas que tienen facultades de decisión, pero están sujetas a la planeación y control de sus actividades por el órgano del cual dependen, aunque cuenten con cierta autonomía.

ƒ

Internas de Administración.- Estas comisiones dependen directamente del titular de la Dependencia u Organismo. Por la relación que guardan las comisiones con el órgano central,

pueden ser clasificadas en: ƒ

Comisiones Interinstitucionales: Son aquellas integradas por los representantes de las diversas

instituciones

gubernamentales

y

que

tienen

por

objeto

coordinar

determinadas acciones de dos o más organismos. Cuando quieran incluirse estas comisiones en el organigrama de la Dependencia que los engloba, deberán colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo, que estará ligado por una línea de coordinación, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma. (fig. 24 de Anexos) ƒ

Comisiones Desconcentradas: Éstas tienen facultades de decisión, pero siguen sujetas a la

planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior; cuentan con cierta autonomía: la relación de autoridad de línea no desaparece, por lo que deberán colocarse en el último nivel del gráfico, de la misma manera en que fueron situados los órganos desconcentrados (fig. 25 de Anexos). 6.2.8.-COORDINACIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y PROGRAMACIÓN: Dado que esta comisión o unidad depende directamente del titular de la Dependencia, aparecerá inmediatamente después del mismo utilizando rectángulo de trazo discontinuo. (Fig. 26 de Anexos)

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6.2.9.- LOS NOMBRES ORGÁNICAS:

DE

LAS

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS

U

Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u orgánicas, aparezca sin abreviaturas y que corresponda principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal manera que no surjan dudas en la comprensión, análisis o diseño de los organigramas.

Nota: La nomenclatura debe reflejar el proceso principal del trabajo, no el nombre del puesto que ocupa el servidor público.

ƒ

CORRECTO Departamento de Auditoría

ƒ

ƒ

Dirección de Planeación

ƒ

INCORRECTO Jefe del Departamento de Auditoría Director de Planeación

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VII.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN La revisión de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en función de los cambios que sufra la Dependencia o Entidad en su estructura orgánica. El titular de cada órgano será responsable de señalar los cambios correspondientes a su área, reportándolos al área administrativa o personas de la misma Dependencia, encargadas de actualizar los organigramas específicos y generales. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios, este organigrama se pueda adaptar; por ejemplo, para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio, debe ajustarse a la realidad, deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas que los consulten.

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VIII.- DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES Para dibujar o representar organigramas estructurales, debemos seguir los siguientes criterios o elementos gráficos de diseño, mismos que pueden ser utilizados para representar todo tipo de organigramas, a excepción de los matriciales: Símbolos y referencias convencionales de mayor uso: ƒ

Las líneas llenas sin interrupción son aquellas que indican la autoridad formal, la relación de líneas de mando, la comunicación y la vía jerárquica;

ƒ

Las líneas horizontales señalan la especialización y la correlación;

ƒ

Cuando la línea cae sobre la parte media y por encima del recuadro, indica relación de mando;

ƒ

Cuando la línea se coloca perpendicular a otra, indica asesoramiento, y

ƒ

Las líneas discontinuas por debajo del gráfico, indican relación en unidades desconcentradas y descentralizadas. Las figuras geométricas a utilizar siempre serán de forma rectangular y

todas deben ser de un mismo tamaño; dicho de otra manera, el tamaño de los recuadros no indica diferencia jerárquica, dado que esto se refleja por niveles.

ƒ

Un recuadro indica autonomía.

ƒ

Un rectángulo con línea continua indica una unidad de trabajo permanente y forma parte de la organización.

ƒ

Rectángulo formado por línea discontinua, indica que no pertenece a la institución, o bien, son comisiones o comités internos.

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SÍMBOLO

UTILIZADO PARA REPRESENTAR 1) A unidades permanentes de trabajo propias del organismo e institución o que forma parte de éste. 2) A unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo e institución. 3) A unidades externas del organismo o institución y que recibe recurso de éste. 1) A unidades internas que sesionan esporádicamente como lo son las que se encuentran en staff (comisiones o comités). 2) A unidades externas que sesionan esporádicamente y no reciben recursos del organismo o institución (Consejos Ciudadanos). 3) A unidades que conforman en cierta manera al organismo o institución. (Juntas de Gobierno) La jerarquía lineal que existe en el organismo o institución, siempre debe de ir más gruesa que las líneas de las figuras geométricas. Si la línea sale por la parte inferior de una figura geométrica y se conecta a otra en la parte superior o en uno de sus lados, indica que tienen jerarquía lineal. La relación que existe entre el director de la organización o institución con sus asesores consultivos externos y siempre se conecta de la parte inferior de la figura geométrica a otra figura en uno de sus lados. La coordinación que existe entre las diversas áreas del organismo o institución: 1) Si la línea punteada sale por la parte inferior de la figura geométrica y se une a otra también por la parte inferior, indica que tienen que coordinarse o colaborar entre ellas para lograr un fin determinado. Si la línea punteada sale por la parte inferior de la figura geométrica y se conecta a otra en la parte superior, indica, que tienen jerarquía funcional. La visión que existe entre las unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo o institución, se coloca en la parte inferior del organigrama de lado a lado con línea gruesa, y debajo de esta se ubican las figuras geométricas que representan dichas unidades.

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IX.- DIVULGACIÓN: Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la Dependencia o Entidad, y para aquellas personas o instituciones con las que se guarda alguna relación. También, las unidades de orientación e información y quejas (módulo de información y atención al público), deben contar con esta información, lo cual facilitará la identificación y ubicación de las unidades a que debe acudir el público.

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X.- GLOSARIO DE TÉRMINOS: Organigrama: Es una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica interna y formal de la unidad administrativa de manera objetiva y global. Organización: Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo y la relación que guardan estas unidades entre sí, así como la forma en que están repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el organigrama es el retrato o la representación gráfica de la organización. Por lo tanto, la organización supone: A).- Una estructura, y B).- Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los órganos. Estructura Orgánica: Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. Unidad Administrativa: Es el órgano que tiene funciones y actividades al interior de la Dependencia o Entidad, que la distinguen y diferencian de las demás Dependencias y Entidades, conformándose a través de una infraestructura organizacional específica y propia, denominadas áreas administrativas.

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Puesto: Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas. Plaza: Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un servidor público a la vez, que tiene una adscripción determinada y debe respaldarse presupuestalmente. Jerarquía: Es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institución. Nivel Jerárquico: Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de función que se les encomiende. Proceso: Conjunto o secuencia de un procedimiento sistemático que transforma los insumos de información, materiales y recursos humanos en productos y servicios que satisfacen a los clientes o usuarios. Procesos Esenciales: Son aquellos que están relacionados con la misión y naturaleza de la Unidad Administrativa u Orgánica. Autoridad de Línea: Se genera en la realización de subordinación que existe entre jefes y subalternos directos.

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Autoridad funcional: Se genera en la relación de mando especializado que es la que existe entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea. Relación de Asesoría: Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea; sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan. Órgano Administrativo Desconcentrado: Son instancias jerárquicamente subordinadas a las Dependencias o Entidades, con facultades específicas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los Órganos Desconcentrados cuentan con autonomía administrativa, pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio. Entre sus características principales tenemos: ƒ

Creados por una ley o reglamento;

ƒ

Dependen siempre del Ejecutivo, de una Secretaría o Dirección;

ƒ

Su competencia deriva de las facultades del órgano superior;

ƒ

Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede tener presupuesto propio;

ƒ

Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano del cual dependen, y

ƒ

No pueden tratarse de un órgano superior, siempre dependen de otro.

Organismo Público Descentralizado: Es creado invariablemente por un acto legislativo y por decreto del Ejecutivo Estatal.

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ƒ

Tienen régimen jurídico propio;

ƒ

Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto legislativo;

ƒ

Tienen órganos de dirección, administración y representación;

ƒ

Cuentan con una estructura administrativa interna;

ƒ

Cuentan con patrimonio propio;

ƒ

Objeto propio, y

ƒ

Régimen fiscal.

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BIBLIOGRAFÍA: ƒ

“Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Públicas”. Miguel Duahalt Krauss. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. Textos Universitarios Segunda edición 1977.

ƒ

“Guía Técnica para la elaboración de Organigramas”. Coordinación General de Estudios Administrativos de la Presidencia de la República (1973-1974).

ƒ

“Guía Técnica para la Elaboración de Organigramas”. Gobierno del Estado de México. Secretaría de Administración.

ƒ

Dirección de Organización y Documentación. Benjamín Franklin y Guillermo Gómez Ceja. “Organización y Métodos, Un Enfoque Competitivo”. Editorial Porrua, México 2002”.

ƒ

George R. Terry, Ph. D. “Principios de la Administración” Editorial CECSA. México. Novena Impresión marzo 1967.

ƒ

Libro: Roberto Simons – Palancas del Diseño de Organización. 2005

ƒ

Compendio de Auditoría y Práctica. Autor: Edgar Guillermo.

ƒ

Eleidio Rodríguez/William Rodríguez. Edición 1998, pág. 128.

ƒ

Enciclopedia del Manegement Océano/Centron Editora Autor: L Rittell J. Ramse. Pág. 523.

ƒ

Fundamento y Técnica Organización. José B. Beato. 1998.

ƒ

Plantación y Organización de Empresas Guillermo Gómez Cejas. Pág. 229.

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ANEXOS

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FIG. 1

CONTRALORÍA INTERNA

Ejemplo 1

ORGANIGRAMA GENERAL CONTRALORÍA INTERNA

SECRETARÍA TÉCNICA

ASESORES

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA Y VIGILANCIA DEL GASTO PÚBLICO

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA PÚBLICA

DIRECCIÓN DE LICITACIONES Y CONTRATOS

COORDINACION DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA SOCIAL

DIRECCIÓN JURÍDICA Y DE RESPONSABILIDADES

DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y SITUACIÓN PATRIMONIAL

ÓRGANOS DE CONTROL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOS

ÖRGANOS DESCONCENTRADOS

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ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DEPTO.

DEPTO.

DEPTO

DIRECCIÓN

DEPTO.

DEPTO

DEPTO

DEPTO

Contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general, o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

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FIG. 2 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

Dirección General

Dirección de Mejora Operativa

Subdirección de Evaluación Operativa

Dirección de Mejora de Trámites y Servicios

Subdirección de Mejora de Trámites y Servicios

Departamento de Estándares de Trámites y Servicios Departamento de Análisis y Mejora de Procesos

Departamento de Reglamentos Interiores

Departamento de Organización

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DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ORGANIGRAMA ANALÍTICO

FIG. 3

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FIG. 4 CONTRALORÍA INTERNA DE GOBIERNO DEL ESTADO ORGANIGRAMA FUNCIONAL

CONTRALORÍA INTERNA DE GOBIERNO DEL ESTADO 1.- DIRIGIR LOS PLANES, PROGRAMAS Y ACCIONES DE LA CONTRALORÍA, DE CONFORMIDAD CON LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LOS LINEAMIENTOS QUE A EFECTO EMITA EL GOBERNADOR DEL ESTADO. 2.SOMETER AL ACUERDO DEL GOBERNADOR DEL ESTADO LOS ASUNTOS CONFIADOS A LA CONTRALORÍA. 3.- DESEMPEÑAR LAS COMISIONES Y FUNCIONES QUE EL GOBERNADOR DEL ESTADO LE CONFIERA Y MANTENERLO INFORMADO SOBRE EL DESARROLLO DE LAS MISMAS. 4.- LAS DEMÁS QUE CON ESE CARÁCTER SE ESTABLEZCAN POR LEY, REGLAMENTO O LE CONFIERAN EL GOBERNADOR DEL ESTADO.

DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD, Y SITUACIÓN PATRIMONIAL: 1.COORDINARSE CON LAS DIRECCIONES, UNIDADES Y COORDINACIONES DE LA CONTRALORÍA PARA IMPLEMENTAR MEDIDAS TENDIENTES A EFICIENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN, CONTROL, EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD. 2.- MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO EL PADRÓN DE DECLARANTES DE SITUACIÓN PATRIMONIAL. 3.- EMITIR LOS LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS AL PÚBLICO, DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y AUXILIARLAS EN LA FORMULACIÓN DE LOS MISMOS.

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN Y SUPERVISIÓN DE OBRA PÚBLICA: 1.- ORIENTAR LOS PROGRAMAS DE TRABAJO HACIA EL ANÁLISIS Y APLICACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA FORTALECER EL SISTEMA ESTATAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL. 2.- VIGILAR Y CONTROLAR QUE LOS PROGRAMAS DE INVERSIÓN DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y EN SU CASO DE LOS MUNICIPIOS, SE REALICEN CONFORME A LOS OBJETIVOS, METAS Y POLÍTICAS DERIVADAS DEL PLAN ESTATAL DE DESARROLLO Y SUS PROGRAMAS SECTORIALES. 3.INTEGRAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE LA OBRA PÚBLICA REALIZADA EN EL ESTADO, CON RECURSOS PROVENIENTES DE LOS PROGRAMAS DE INVERSIÓN DE LOS TRES ÁMBITOS DE GOBIERNO.

DIRECCIÓN JURÍDICA Y DE RESPONSABILIDADES: 1.FORMULAR Y PROPONER AL CONTRALOR LAS INICIATIVAS, DECRETOS, REGLAMENTOS, ACUERDOS ADMINISTRATIVOS, CONVENIOS, CONTRATOS, CIRCULARES Y DEMÁS DOCUMENTOS RELATIVOS A LA COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA. 2.- PRACTICAR DE OFICIO O POR QUEJA O DENUNCIA, LAS INVESTIGACIONES QUE CORRESPONDAN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS E INSTRUIR EL PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDADES, DE CONFORMIDAD CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE. 3.-SUSTANCIAR LAS INCONFORMIDADES Y RECURSOS QUE SE INTERPONGAN EN LAS LICITACIONES PÚBLICAS Y EN LOS RECURSOS POR INVITACIÓN RESTRINGIDA, CONVOCADAS POR LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES, ETC.

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal, y presentar a la Dependencia en forma general

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FIG. 5 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ORGANIGRAMA POR PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES DIRECCIÓN GENERAL

NIVEL 12

DIRECTOR GENERAL COORD. TÉCNICO JEFE DE OFICINA

8 7

11

DIRECCIÓN DE MEJORA OPERATIVA DIRECTOR

1

10

SUBDIRECTOR

1

NIVEL

NIVEL 9 9

NIVEL 9

NIVEL 9 8

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO COORDINADOR DE ÁREA

DEPARTAMENTO DE REGLAMENTOS INTERIORES JEFE DE DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y MEJORA DE PROCESOS JEFE DE DEPARTAMENTO COORDINADOR TÉCNICO

O

PLAZAS V H M

1

1

1

2

1

1

PLAZAS O V

H

M

11

DIRECCIÓN DE MEJORAS DE TRÁMITES Y SERVICIOS DIRECTOR

NIVEL

SUBDIRECTOR DE MEJORAS

NIVEL

1 1

PLAZAS O V

H

1

1

2

1

M

O

V

1

H

M

O

V

H

1

1

2

1

M

1

PLAZAS

9

2

2

7 5

1 1

1

NIVEL

8

PLAZAS

1

O V 1

9

1

PLAZAS V H M

10 1

PLAZAS

O

DEPARTAMENTO DE ESTÁNDARES T Y S JEFE DE DEPARTAMENTO COORDINADOR TÉCNICO

H 1

M

1

PLAZAS O V

H

1

1

3

1

PLAZAS OCUPADAS PLAZAS VACANTES TOTAL PLAZAS TOTAL HOMBRE TOTAL MUJERES

M

2

22 0 22 10 12

Indica las necesidades en cuanto a los puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También pueden incluir el nombre de las personas que ocupan las plazas.

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FIG. 6 ORGANIGRAMA VERTICAL

SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DEPARTAMENTO

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

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FIG. 7 ORGANIGRAMA HORIZONTAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN DIRECCIÓN GENERAL SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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FIG. 8 ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL - HORIZONTAL DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN A

DIRECCIÓN B

DIRECCIÓN C

DIRECCIÓN D

DIRECCIÓN E

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO C

DEPARTAMENTO C

DEPARTAMENTO C

DEPARTAMENTO C

DEPARTAMENTO C

DEPARTAMENTO D

DEPARTAMENTO D

DEPARTAMENTO D

DEPARTAMENTO D

DEPARTAMENTO E

Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en caso de Dependencias con gran número de unidades en la base.

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FIG. (8-A) DISEÑO REPLEGADO

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN A

DIRECCIÓN B

DEPARTAMENTO A

DEPARTAMENTO A

OFICINA A

OFICINA A

OFICINA A

OFICINA B

OFICINA B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

DEPARTAMENTO B

OFICINA A

OFICINA A

OFICINA A

OFICINA B

OFICINA B

OFICINA B

OFICINA B

DIRECCIÓN C

DEPARTAMENTO A

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FIG. 9 ORGANIGRAMA DE BLOQUE

SECRETARIO

SUBSECRETARIO

1.

DIRECCIÓN

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3

DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA

1.2

SUBSECRETARIO

SUBSECRETARIO

3. DIRECCIÓN

5. DIRECCIÓN

3.1 DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA

5.1 DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA

3.2 DEPARTAMENTO

5.2 DEPARTAMENTO

3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA

5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA

4. DIRECCIÓN

6. DIRECCIÓN

4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA

6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA

4.2 DEPARTAMENTO

6.2 DEPARTAMENTO

4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA

6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA

DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA

2.

DIRECCIÓN

2.1

DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA

2.2

DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA

Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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FIG. 10 ORGANIGRAMA CIRCULAR

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA A

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA B

DIRECCIÓN

SECRETARÍA 1

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA D

SUBSECRETARÍA C

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

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FIG. 11 FORMA DE LAS FIGURAS

SECRETARIO

SUBSECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

UNIDAD

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

SUBSECRETARÍA

UNIDAD

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

UNIDAD

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

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FIG.12 FORMA DE LAS FIGURAS

SUBSECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

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FIG. 13 DIMENSIÓN DE LAS FIGURAS INCORRECTO

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FIG. 14 EMPLEO DE RECTÁNGULOS DE DIMENSIONES SEMEJANTES

INCORRECTO

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR

DIRECTOR

DIRECTOR

CORRECTO

SECRETARIO

SUBSECRETARIO

DIRECTOR GENERAL

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FIG. 15 COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS EN EL GRÁFICO

SECRETARIO

1.0

1-0.1

Subsecretaría A 1.1

Subsecretaría 1.2

Subsecretaría 1.3

1.1.0.1

1.1.1

1.1.2

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.3.1

1.3.2

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FIG. 15-A COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS EN EL GRÁFICO

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FIG. 16 COLOCACIÓN DE UNIDADES EN EL GRÁFICO

Gobierno del Estado de Zacatecas

Secretaría de Gobierno

Secretaría de Finanzas

Secretaría de Educación y Cultura

Secretaría de Planeación y Desarrollo Regional

Secretaría de Obras Públicas

Secretaría de Desarrollo Agropecuar io

Secretaría de Desarrollo Económico

Secretaría de Turismo

Contraloría Interna

Oficialía Mayor

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FIG.17 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN PRINCIPAL DE AUTORIDAD INCORRECTO A

INCORRECTO C

INCORRECTO E

CORRECTO B

CORRECTO D

CORRECTO F

CORRECTO H INCORRECTO G

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FIG.18 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL

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FIG.19 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE ASESORÍA

-

63

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FIG.20 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE COORDINACIÓN O COLABORACIÓN

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FIG. 20-A REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE COORDINACIÓN O COLABORACIÓN

65

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FIG. 21 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN

ÓRGANOS DESCONCENTRADO

66

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FIG.21-A RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL

ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL

67

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FIG. 22 RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

RELACIÓN DE AUTORIDAD RELACIÓN DE COORDINACIÓN Y/O COLABORACIÓN RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS SEPARACIÓN ENTRE LOS ÓRGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS

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FIG. 23 REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCENTRALIZADOS SECRETARÍA

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN

SUBSECRETARÍA

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

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FIG. 24 COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL INCORRECTO SECRETARIO

COMISIÓN A COMISIÓN B COMISIÓN C

CORRECTO SECRETARIO

COMISIÓN A COMISIÓN B COMISIÓN C

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FIG. 25 COMISIONES DESCONCENTRADAS

UNIDAD TÉCNICO ADINISTRATIVAS DESCONCENTRADAS

COMISIÓN X COMISIÓN Y COMISIÓN Z

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FIG. 26 COORDINACIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y PROGRAMACIÓN

SECRETARIO

CIDAP(COORD. INTERNA DE ADMON. Y PROGRAMACIÓN)

SECRETARIO

CIDAP

Todos los formatos utilizados para la guía son ficticios, por lo que se utilizaron sólo determinantes para clarificar los ejemplos.

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GUÍA PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS EN COMPUTADORA

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Crear un diagrama.

Para crear un diagrama debemos hacer clic sobre el botón

de la barra de

dibujo, se nos abre el diálogo Galería de diagramas donde podemos seleccionar entre 5 tipos de diagramas diferentes (el primer tipo, organigrama, ya lo hemos visto) y pulsar el botón Aceptar.

Diagrama de ciclo. Suele utilizarse para crear diagramas que tienen un flujo continuo y repetitivo. Por ejemplo el ciclo del agua: desde el mar se evapora y pasa a las nubes, luego precipita y llega a los ríos y finalmente vuelve otra vez al mar.

Diagrama radial. Suele utilizarse para mostrar todos los componentes de un elemento principal. Por ejemplo, si el elemento principal es un coche, los círculos de alrededor serían los componentes del coche, a saber (ruedas, volante, puertas, etc.).

Diagrama piramidal. Suele utilizarse para mostrar relaciones basadas en jerarquías o niveles. Por ejemplo la típica pirámide empresarial, con el director en la punta y los trabajadores en la base.

Diagrama de Venn. Suele utilizarse para mostrar áreas de superposición entre los elementos. Por ejemplo, puede ser muy útil cuando se estudia teoría de conjuntos. 74

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Diagrama de círculos concéntricos. Suele utilizarse para mostrar los pasos necesarios para lograr un objetivo. Por ejemplo, cada círculo representa un objetivo y van desde el más interno hasta el más externo. Para realizar el más externo, antes deben de haberse realizado los interiores.

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La barra de herramientas de diagramas. Cuando hemos seleccionado un diagrama y hemos pulsado Aceptar, se inserta el diagrama donde teníamos situado el cursor, y además aparece una barra de herramientas adjunta con las opciones que podemos utilizar con los diagramas.

Este botón sirve para insertar más formas del tipo del diagrama seleccionado. Por ejemplo, si tenemos un diagrama de ciclo al pulsar nos añade un paso más. Mover

forma. Estos botones cambian dependiendo del

diagrama seleccionado y sirven para mover los elementos del diagrama, hacia atrás o hacia adelante respectivamente. En la barra de arriba los botones pertenecen al diagrama de círculos concéntricos y en esta imagen pertenecen al diagrama de ciclos. Invertir diagrama. Sirve para darle la vuelta al diagrama. Por ejemplo en un diagrama de ciclo las flechas por defecto giran de izquierda a derecha, al pulsar este botón el sentido se invierte, es decir las flechas irán de derecha a izquierda. Este botón sirve para modificar el diseño del diagrama, si

pulsamos sobre el

triángulo negro de la derecha del botón aparece unas opciones para modificar el diseño del diagrama, según podemos ver en la imagen de la derecha.. - Ajustar diagrama al contenido. Sirve como su propio nombre indica, para ajustar el diagrama al rectángulo habilitado para él. - Expandir diagrama. Expande el diagrama todo lo que necesite.

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- Cambiar el tamaño del diagrama. Al seleccionar esta opción aparecen unas marcas en los puntos claves del marco del diagrama para que podamos modificar el tamaño del diagrama. - Autodiseño. Es la opción por defecto, y con esta opción el diagrama no puede ser modificado, pero si lo desmarcamos podemos hacer modificaciones sobre el diagrama. Por ejemplo, en el diagrama de ciclo podemos modificar el tamaño, la forma y la situación de las flechas. Autoformato. Al pulsar este botón aparece el diálogo Galería de estilos de diagrama, donde podemos escoger un estilo predefinido por Word.

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Seleccionamos el diseño que más nos guste y pulsamos Aceptar. Este botón sirve para cambiar entre los distintos diagramas disponibles. Al pulsar sobre el triángulo negro aparecen los posibles diagramas que podemos escoger. En la imagen de la derecha podemos escoger entre Radial, Pirámide, Venn y Círculos concéntricos, el de Ciclo no lo podemos escoger porque es el diagrama que tenemos actualmente. Ajuste

de

texto.

Sirve

para

ajustar

el

diagrama en el documento de la forma que mas nos convenga. Al pulsar sobre éste botón se despliega la lista que ves en la imagen donde puedes seleccionar el ajuste que más te guste.

Crear

un

diagrama

de

secuencia

manualmente. Además de los diagramas predefinidos por Word puede que queramos crear un diagrama personalizado como puede ser un diagrama de secuencia que por defecto Word no tiene una plantilla. Para crear diagramas personalizados podemos utilizar las autoformas de la barra de dibujo

.

Al pulsar este botón se nos despliega una lista con los diferentes tipos de autoformas clasificados por tipo. Por ejemplo dentro de Diagramas de flujo disponemos de diversas formas que podemos utilizar para crear un diagrama de flujo. Dentro de Líneas podemos encontrar las diferentes tipos de líneas que podemos incluir en nuestro diagrama.

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Cuando tenemos un diagrama predefinido podemos modificar los conectores utilizados si tenemos desactivado el autodiseño con los Conectores que hay dentro autoformas.

Bibliografía: http:\\www.aulaclick.es

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