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• Diana Gutiérrez Paredes

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Área: FINANZAS

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Contenido: INFORME FINANCIERO Cómo elaborar un flujo de caja ....................................................................................................................................

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PREGUNTAS Y RESPUESTAS ....................................................................................................................................

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Cómo elaborar un flujo de caja

¿Qué es el flujo de caja? Es un resumen de las entradas y salidas en efectivo esperadas por la ejecución de las actividades de la empresa. El flujo de caja esperado como resultado de la ejecución de un plan de actividades de la empresa es un presupuesto (presupuesto de caja o presupuesto financiero) que muestra los movimientos de efectivo dentro de un período de tiempo establecido, no el ingreso neto o rentabilidad de la empresa. Elaboración del flujo de caja Para estimar los recursos financieros requeridos es necesario un flujo de caja, que esté relacionado con los movimientos de fondos del negocio, es decir, con la entradas y salidas de dinero que representan la operación del negocio. Para elaborar un flujo de caja se debe determinar las partidas que se utilizarán, clasificándolas en ingresos y egresos. Éstas deben ser elaboradas cada mes. Los ingresos deben incluir todas las partidas que generen entradas de dinero. Se dividen en: • Operacionales: son aquellos que provienen de la operación habitual del negocio, es decir, los que se generaron en el negocio, la partida más común en esta categoría son las ventas. • No operacionales: no provienen de la operación habitual del negocio; ejemplo los ingresos por arriendo, entre otros. Egresos son todos los que generan salidas de dinero. Se clasifican en: • Operacionales: como insumos o materia prima, remuneración, alquiler de instalaciones, etc. • No operacionales: son los que no son producto de la operación habitual del negocio muebles, maquinarias, decoración, etc. Proceso para la elaboración de un flujo de caja El siguiente proceso lo guiará paso a paso en la preparación de una proyección de flujo de caja:

Paso 1. Efectivo disponible Cuente el efectivo del que dispone al comienzo del primer mes de la proyección. Este importe es su "efectivo disponible" durante los meses sucesivos, el balance final de caja de cada mes será traspasado como el inicial del mes siguiente. Paso 2. Recibos de caja Registre las ventas al contado, las ventas con tarjetas de crédito, los cobros de las cuentas de crédito y los ingresos por intereses si los hay. La clave para hacerlo con éxito es registrar los recibos en los meses en los que usted espera obtener el dinero efectivamente, y no en aquellos en los que se concretan las ventas. Paso 3. Cuentas por cobrar Registre los valores por cobrar en los meses en que usted espera que el cobro se haga efectivo. Si usted no lleva registros que le muestren cuánto tarda cada cliente en pagar sus cuentas, calcule su "período de cobro medio" dividiendo sus ventas totales del año anterior por 365. Esto le dará su volumen medio de venta diaria. Paso 4. Ingresos varios de efectivo Incluya los ingresos previstos de efectivo, tales como nuevos préstamos de los bancos o de miembros de su familia u ofertas de compra de acciones. Paso 5. Efectivo total disponible Esta cifra muestra su efectivo total disponible mes a mes. Paso 6. Efectivo pagado Ahora debe calcular cuánto dinero piensa que va a gastar cada mes durante los doce meses siguientes. Primero, evalúe los gastos de operación. Aquí, el secreto es registrar cada gasto en el mes en que será pagado y no en el mes en que se lo origina. No deje de incluir los siguientes puntos en su lista de gastos de operación: • Remuneraciones brutas, incluyendo el tiempo extra previsto. • Distribución de utilidades mensuales a propietarios. • Contribuciones sociales. • Subcontrataciones y servicios externos, incluyendo el costo de mano de obra y de materiales.

• Compras de materiales para la elaboración de su producto o servicio, o para reventa. • Insumos para uso de la empresa. • Reparaciones y mantenimiento (no omita gastos grandes ocasionales tales como refacciones, renovaciones, etc.) • Gastos de envase, envío y entrega. • Castos de viajes, vehículos y estacionamiento. • Publicidad y promociones, incluyendo volantes, correo directo, anuncios impresos o en televisión, publicación en Páginas Amarillas, diseño y mantenimiento del sitio en la web. • Servicios profesionales tales como honorarios pagados a abogados, contadores, consultores, etc. • Alquileres. • Telecomunicaciones: teléfono, fax, proveedor de servicios de internet. • Servicios generales tales como agua, calefacción, electricidad y gas. • Seguros, incluyendo incendios, riesgos legales, indemnizaciones a trabajadores, etc. • Impuestos. • Intereses sobre préstamos. • Varios (incluya una pequeña reserva para gastos varios). Cuando haya terminado, calcule el subtotal de sus gastos operativos. Paso 7. Otros gastos Calcule los gastos corrientes restantes que ocasionaría mantener a su empresa en funcionamiento. No deje de completar los siguientes puntos: • Amortizaciones de capital de préstamos: vehículos, compras de equipos, etc. • Gastos de capital: gastos sujetos a depreciación tales como equipos, vehículos, construcción de mejoras en edificios existentes y mejoras en instalaciones y oficinas arrendadas. Paso 8. Total de efectivo pagado Una vez que haya detallado todos los demás gastos de funcionamiento de su empresa, súmelos al total de gastos operativos. Este valor es su "total de efectivo pagado", que refleja su estimación de la erogación mensual que deberá hacer. Paso 9. Determine su flujo de caja mensual Reste el total de efectivo (Paso 8) del efectivo total disponible (Paso 5). La diferen-

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N.° 118

F I N A N C I E R O

PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006

Mario Apaza Meza Miembro del staff interno de la revista Actualidad Empresarial

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INFORME FINANCIERO

cia es su posición mensual de caja o flujo de caja. Al graficar su flujo de caja proyectado, compruebe que la posición de caja sea positiva. Si no es así, tome acción cuanto antes para cubrir estas brechas previstas. Ajuste su proyección mensualmente, introduciendo las correcciones necesarias por los gastos o ingresos inesperados que ocurran. A medida que se hagan efectivas las ventas y los desembolsos, ingrese los importes reales junto a los estimados en la proyección. Verifique la precisión de su proyección y haga los ajustes necesarios para los meses subsiguientes. Al finalizar cada mes, agregue un mes más al final de su proyección. Caso Práctico Flujo de Caja Proyectado en una empresa de servicios La empresa Servicial S.A., proveedora de servicios de reparación de maquinarias y equipos, tiene que confeccionar el flujo de caja para los próximos 12 meses. Mes INGRESOS Cobranzas-Servicios contado Cobranzas-Servicios a 30 días Otros TOTAL INGRESOS EGRESOS Pagos a proveedores Gastos de administración Gastos de ventas fijos Gastos de ventas variables Compra de activos fijos Costo de servicios-fijos Costo de servicios-variables Gastos impositivos Gastos de financiación Retiros particulares TOTAL EGRESOS OPERAT. FLUJO OPERATIVO NETO

Ene-06

Feb-06

Cuenta con los siguientes datos y estimaciones: Su saldo actual de caja es de S/. 1,200 Los servicios estimados y las compras estimadas para los próximos meses son: Mes Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05

Ventas estimadas 12,600 11,400 10,900 10,900 13,500 12,900 15,200 12,600 11,400 13,600 14,900 18,900

Compras estimadas 1,500 1,550 1,550 1,700 1,750 1,550 1,550 1,550 1,400 1,400 1,450 1,500

Datos adicionales Los servicios se cobran 70% al contado y 30% a 30 días. Mar-06

Abr-06

May-06

Jun-06

Jul-06

Ago-06

El saldo de créditos por ventas al inicio (que se cobra en enero -2006) es de S/. 4,500. Los insumos se compran al contado. Los gastos previstos son los siguientes: Gastos de administración: S/. 700 por mes. Tener en cuenta que con las gratificaciones se incrementa la erogación en los meses de julio y diciembre en S/. 500 Gastos de ventas mensuales: S/. 200 Gastos de venta: S/. 1,100 por mes. Tener en cuenta que las gratificaciones incrementan la erogación en los meses de julio y diciembre en S/. 700. Gastos impositivos por mes: S/. 750. Gastos de producción: contienen una parte fija que asciende a S/. 4,000 mensual y una parte variable que asciende al 10.00% de las ventas estimadas en cada mes. También hay que adicionar las gratificaciones de los empleados de producción en julio y en diciembre S/. 2,200 en cada mes. Los retiros a cuenta de distribucion de utilidades serán de S/. 1,500 por mes. Sep-06

Oct-06

Nov-06

Dic-06

TOTAL

8,820 4,500

7,980 3,780

7,630 3,420

7,630 3,270

9,450 3,270

9,030 4,050

10,640 3,870

8,820 4,560

7,980 3,780

9,520 3,420

10,430 4,080

13,230 4,470

111,160 46,470

13,320

11,760

11,050

10,900

12,720

13,080

14,510

13,380

11,760

12,940

14,510

17,700

157,630

1,500 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500 11,010

1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500 10,940

1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500 10,890

1,700 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500 11,040

1,750 700 200 1,100 0 4,000 1,350 750 0 1,500 11,350

1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,290 750 0 1,500 11,090

1,550 1,200 200 1,800 0 6,200 1,520 750 0 1,500 14,720

1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500 11,060

1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500 10,790

1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,360 750 0 1,500 11,010

1,450 700 200 1,100

1,500 700 200 1,800

18,450 8,900 2,400 14,600

4,000 1,490 750 0 1,500 11,190

6,200 1,890 750

52,400 15,880 9,000

1,500 14,540

18,000 139,630

2,310

820

160

-140

1,370

1,990

-210

2,320

970

1,930

3,320

3,160

18,000

Movimiento de Caja

PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 20060

Inicial 1,200 3,510 4,330 4,490 4,350 5,720 7,710 7,500 9,820 10,790 12,720 16,040 Flujo Operativo Neto 2,310 820 160 -140 1,370 1,990 -210 2,320 970 1,930 3,320 3,160 SALDO DE CAJA ACUMUL. 3,510 4,330 4,490 4,350 5,720 7,710 7,500 9,820 10,790 12,720 16,040 19,200 El presente flujo de caja proyectado nos muestra excedentes de liquidez, por lo que la empresa tiene capacidad de pago. Aprovechando esta ventaja de liquidez se solicita a cualquier institucion financiera un prestamo, ya sea para modernizar su activos fijos y prestar un servicio más eficiente y de calidad a sus clientes o ampliar las operaciones de la empresa, emprendiendo un nuevo proyecto.

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INSTITUTO PACÍFICO