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• Juan Alfredo Zarate Pinedo

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Material de estudio – Cursos de Educación Continua

Curso: Manejo de hojas de cálculo – Nivel Intermedio Tema: Filtros

Desarrollo del contenido Los filtros constituyen una herramienta muy útil para encontrar subconjuntos de datos en una tabla y trabajar con ellos. Cuando se filtra una lista, sólo se visualizarán los datos de las filas que cumplen un conjunto de condiciones de búsqueda llamadas criterios. Tipos de filtros: Autofiltro Se permite mostrar un subconjunto de información de manera rápida, solo es necesario que la tabla o lista donde quiere aplicar el filtro contenga todos los encabezados. Para ello, debe realizar los siguientes pasos: 1. Seleccione una celda con dato de la tabla que se filtrará.

2. Seleccione la ficha Datos. Luego, dar clic en el ícono Filtro.

3. Aparecen las flechas en la parte inferior derecha de todas las celdas de los encabezados de la tabla, lo cual indica que se podrá filtrar por cualquiera de ellos.

4. Las flechas indican que existen listas desplegables con los criterios de cada campo. Dar clic en la flecha para seleccionar el criterio de filtro. 5. Se mostrará en la parte inferior el listado ordenado de los elementos de la columna. De esta lista, si es fácil ubicar el filtro que se necesita, se deja solo seleccionada dicha opción. 6. Por defecto, Excel muestra seleccionado todo, debe desactivar primero el casillero (Seleccionar todo) para luego, seleccionar el filtro que desea, por ejemplo, MAESTRO.

7. Y el resultado será el siguiente:

Observe que la flecha ha cambiado a

para indicar que esa columna está filtrada.

Para anular el filtro automático pulse el ícono:

Filtro personalizado Se utiliza para especificar condiciones dentro de los criterios de filtro utilizando operadores lógicos.

1. Siga el mismo proceso que para el autofiltro hasta el paso 4. 2. Selecciona la opción que se muestre sobre el listado de datos de la columna. Siguiendo el ejemplo, ubicarse sobre Filtros de texto y dar clic en Filtro Personalizado.

3. Aparecerá la siguiente ventana:

4. Aquí usted debe definir los criterios utilizando operadores lógicos y los criterios de los filtros:

5. Dar clic en Aceptar y obtendrá lo siguiente:

Nota: solo se puede utilizar una lista con filtro por cada hoja de cálculo.

Filtro avanzado Esta opción permite filtrar la tabla en su ubicación original, debajo o en otra hoja de cálculo. Es necesario definir una tabla de criterios externa, la cual debe colocarse debajo o al costado de la tabla de datos. En esta tabla de criterios se indican los aspectos que se van a filtrar. Cuando se filtra la tabla, se ocultan temporalmente todas las filas que no cumplen con los criterios especificados. Si se cambian los datos en la tabla de criterios y vuelve a filtrarlos, Excel aplicará los criterios a todos los datos de la tabla original, es decir, tanto a las filas ocultas como a las filas mostradas después del primer filtro que aparece en la tabla. Rango de criterios Es un rango de celdas que incluye el nombre de campo (debe ser idéntico a los nombres de campos de la tabla) y una condición debajo del nombre de campo. Para crear la tabla de criterios es importante considerar que estos pueden ser de los siguientes tipos: 

Cuando hay una serie de caracteres que se desea hacer coincidir Para localizar datos que contengan un valor exacto, escriba el texto, número, fecha o los valores lógicos en la celda debajo del nombre de campo de la tabla de criterio.



Utilizando caracteres comodines Los caracteres comodines nos permiten localizar datos que comparten algunas características. Carácter comodín



Función

?

Localiza un carácter único en la misma posición que el signo de interrogación.

*

Localiza cualquier número de caracteres a partir de la posición que ocupa el asterisco.

Cuando hay una cantidad que se desea comparar Esta opción sirve para mostrar solo las filas comprendidas dentro de ciertos límites establecidos. Utilice un operador de comparación (, =, =, ) seguido de un valor en la celda debajo de los nombres de campos de la tabla de criterios.

Por ejemplo, queremos filtrar a todo personal que tenga más de 35 años, que sea soltero y que su apellido empiece con G. Entonces nuestra tabla de criterios será:

Para emplear Filtro Avanzado se realiza lo siguiente: Cuando el filtro se obtiene en la misma hoja donde está la tabla de datos 1.

Se crea la tabla de criterio, debajo o al lado de la tabla, y en ella indicar el criterio a filtrar, tal como se muestra en la siguiente figura:

2. Ubicarse en cualquier celda dentro de la tabla que desea filtrar y dar clic en el icono Avanzadas.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Filtro avanzado, donde deberá definir el rango de la lista y el rango de criterios. Si estuvo ubicado dentro de la lista, el rango de esta aparecerá automáticamente, como se muestra en la figura:

4. Si se elige la primera acción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, el filtro se mostrará sobre la misma tabla de datos. 5. Si se desea obtener el filtro debajo de la tabla de datos, se elige la acción Copiar a otro lugar.

6. Seleccione el rango de criterios (encabezados y criterios), dando clic en el recuadro o sobre el icono de la derecha.

7. Se regresa al cuadro de diálogo Filtro avanzado. 8. Observe que si activa la opción Copiar a otro lugar, los datos filtrados se mostrarán donde le indiquemos.

9. Por ejemplo, si se escoge al final de la tabla como indica la figura:

10. Finalmente, haga clic en Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

Cuando el filtro se obtiene en otra hoja donde no se encuentra la tabla de datos 1. En la nueva hoja de cálculo, se define la tabla de criterios (encabezados y criterios). 2. Luego, se asigna un nombre al rango de celdas de la tabla de datos, la cual se encuentra en otra hoja de cálculo. Por ejemplo, se asigna el nombre DATOS. 3. Desde esta nueva hoja donde se define la tabla de criterios, dar clic en la ficha Datos y dar clic en Avanzadas.

4. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro Avanzado, donde se completan los datos, asumiendo que la nueva hoja de cálculo es Hoja1, de la siguiente manera:

En Acción, se selecciona Copiar a otro lugar. En Rango de lista, se coloca el nombre asignado a la tabla de datos. Luego, ubicarse en el recuadro de Rango de criterios y se selecciona el rango de celdas de los criterios incluyendo encabezados y criterios. Ubicarse en el recuadro Copiar a, seleccionar la celda desde donde se mostrará el filtro

Casos Prácticos Descarga el archivo Ejercicios-Clase3.xlsx para desarrollar el siguiente caso: Caso 1: Se desea obtener, a través de Filtros avanzados y en una hoja nueva, los registros de los tipos de organización, cuyo nombre empieza con la letra C, prioridad Alta y el monto aprobado está entre 2’800,000 y 3’000,000. Solución: 1. Se inserta la hoja FiltroAvanzado, donde se determina la tabla de criterios. Los encabezados serían Tipo de organización, Prioridad y Monto aprobado. Para no confundirse, se recomienda copiar los encabezados de la tabla de datos y pegar en la hoja FiltroAvanzado.

2. Se colocan debajo de los encabezados, los criterios correspondientes. El tipo de organización debe empezar con la letra C. Por lo tanto, se coloca la letra C seguido del asterisco que representa a muchos caracteres a continuación. Luego, debajo de prioridad como debe ser Alta, se coloca directamente el texto. Sin embargo, como se desea determinar que el monto aprobado está entre 2’800,000 y 3’000,000. Este criterio no se puede colocar en una sola celda. Por ello, se debe duplicar el encabezado Monto aprobado y debajo de cada uno, se considera el signo de comparación con el número.

Los criterios se muestran en la misma fila para garantizar que todos se cumplen a la vez (intersección), tal como se implementan los argumentos de la función Y. En caso que se coloque más de un criterio en una misma columna, esto significará que se analizará los criterios por fila, reuniendo los resultados de los filtros (unión). 3. Dar un nombre al rango de celdas de la hoja Créditos. Se le asigna como nombre DATOS. 4. Desde esta nueva hoja, dar clic en la ficha Datos y clic en Avanzadas. 5. En el cuadro de diálogo, configurar de la siguiente manera:

6. Se obtiene como resultado del filtro lo siguiente:

Caso 2: Se desea obtener, a través de autofiltros y filtro personalizado en la misma hoja Créditos, los registros de las empresas, cuyo nombre tiene como segunda letra la A, rubro Banca y el monto solicitado está entre 3’000,000 y 4’000,000. Solución: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar cualquier celda con dato de la tabla en la hoja Créditos. Dar clic en ficha Datos y clic en Filtros (icono embudo). Se observará que en cada encabezado se agregó una flechita. Se determina sobre qué campos o columnas se filtrará. En este caso, serían Empresa, Rubro y Monto solicitado. 5. Dar clic en la flechita del encabezado Empresa, como será complicado determinar a simple vista de la lista cuáles son las empresas cuya segunda letra sea A, se empleará Filtro personalizado, dando clic en Comienza por.

6. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, se determina a través de los comodines ? y * que la segunda letra sea A. Luego, dar clic en Aceptar.

7. Ahora, se da clic en la flechita del encabezado Rubro. Se observa que de la lista inferior se puede dejar solo la opción Banca seleccionada. Luego, dar clic en Aceptar. Aquí se está empleando Autofiltro.

8. Dar clic en la flechita del encabezado Monto solicitado. Se observa que es complicado determinar aquellos montos entre 3’000,000 y 4’000,000 directamente de la lista inferior. Por ello, ubicarse en Filtros de número y dar clic en Entre.

9. Luego, se mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, donde se ingresará los valores sin considerar puntos ni comas decimales. Dar clic en Aceptar.

10. Se obtendrá el siguiente resultado:

Links de interés

Filtrar datos: https://support.office.com/es-es/article/Filtrar-datos-de-un-rango-o-una-tablad80e0c9c-a930-4ec4-ab95-54271910faed

Filtro avanzado: https://exceltotal.com/filtro-avanzado/