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EVIDENCIA 4 INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO POR: ANDRES FELIPE ARIAS RIVEROS

TECNÓLOGIA EN GESTIÓN LOGÍSTICA FICHA: 1749884 DICIEMBRE DE 2019 CHINCHINA – CALDAS

La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil comprensión para todos los niveles. Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las normas para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre la cual ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje. Para dicho fin realice lo siguiente: 1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos, incluyendo:   

Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de devoluciones. Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico. Sistemas de medición de los procesos.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:           

Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas). Breve presentación del producto de la empresa. Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los actores que la conforman. Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la descripción de equipos, materiales y herramientas. Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos. Sistema de distribución. Proyecciones de ventas. Plan de compras, producción y ventas. Presupuestos. Indicadores de gestión o KPI por áreas. Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.

Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos EMPRESA: Alpina S.A Logística de aprovisionamiento. La logística de aprovisionamiento de la empresa se realiza bajo la supervisión del área de compras que es la encargada de realizar las negociaciones con los proveedores, en cada una de sus plantas ubicadas alrededor de país cada una de ellas realiza las negociaciones pertinente se encargan de proyectar la demanda y realizan negociaciones con proveedores. Logística de las instalaciones. Las instalaciones de la empresa Alpina tiene ubicadas plantas de producción en Chinchiná – Caldas, Entre ríos – Antioquia, Sopo – Cundinamarca, Caloto – Cauca, Facatativá – Cundinamarca. Cuenta con centros de distribución en las principales regiones del país y en cada uno de ellos se encuentran oficinas para personal de ventas-conductores-administrativos. Logística de distribución. La logística de distribución se realiza por la gestión comercial cada vendedor realiza visita a sus clientes y se montan pedidos por medio de un sistema de información el cual genera una orden de pedido el cual su tipo de negociación es de entrega a 48 horas, después de montada dicha orden se realiza la elaboración de los pedidos y la entrega al área de logística para su respectiva distribución, facturación y entrega a clientes, se realiza el cargue de los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que se ha realizado Logística de devoluciones. En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas por la compañía solo se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes novedades Producto en mal estado, si en la entrega se detecta que el producto se encuentra en mal estado se realizara el cambio del producto o la afectación en la factura indicando cual es la novedad. Según negociación con almacenes de cadena se recibirá mercancía que no rote y que tenga corta fecha de vencimiento, para esto cada establecimiento tiene un mercaderista que se encarga de realizar la respectiva revisión y adecuada rotación de los productos con el fin de no tener devoluciones por este motivo. Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico. El sistema de información actual de la empresa es la plataforma SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos), este sistema es el encargado de administrar todo el proceso en la cadena de abastecimiento en la

empresa comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las ordenes de pedido desde clientes, hasta llegar a el área logística se encarga de realizar todo el procedimiento necesario para recibir, almacenar, alistar y despachar los pedidos en las fechas establecidas. Sistemas de medición de los procesos. Contamos con un sistema llamado OEE (Overall Equipment Effectiveness), El OEE es un indicador que mide la eficacia de la maquinaria industrial, y que se utiliza como una herramienta clave dentro de la cultura de mejora continua. Los procesos de la cadena de abastecimiento de Alpina son medidos por informes mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanal mente a la junta directiva. Marco estratégico de la empresa. Alpina S.A Alpina Productos Alimenticios S.A. es una empresa multinacional colombiana productora de alimentos  a base de lácteos. Tiene operación en Colombia, Ecuador, Venezuela y Estados Unidos y comercializa sus productos en centro América. Alpina se caracteriza por sus productos que son en su mayoría enfocados a los niños. Su CEO y presidente actual es Ernesto Fajardo. Fue fundada en el año 1945 por los inmigrantes suizos Walter Gogel y Max Banzinger, que llegaron al país con el fin de iniciar una nueva vida luego de huir de la Segunda guerra mundial. Se establecieron en el Valle de Sopó, a las afueras de Bogotá e iniciaron la producción de quesos. En ese entonces, compraban 500 botellas de leche y manualmente elaboraban el queso Emmental, Gruyère y Parmesano. Durante 8 años, los amigos Goggel y Bazinger dirigieron directamente la producción, distribución y comercialización de los productos. Luego, con un préstamo bancario adquirieron un terreno de siete fanegadas para construir la fábrica y producir exquisitos quesos y mantequillas. En 10 años Alpina ya procesaba 3000 litros de leche por día. Hoy en día compra 397 780 455 litros de leche al año, tiene 6 Plantas en Colombia y operaciones en Estados Unidos, Venezuela y Ecuador. Así mismo, comercializa sus productos en el mercado centroamericano. Hoy en día Alpina llega al 95% de la población en Colombia, y según Kantar Worldpanel, 9 de cada 10 hogares compran algún producto Alpina, abarcando el 72% del mercado de las bebidas lácteas.

Misión. Ser una empresa innovadora, eficiente y responsable, que produce y comercializa productos lácteos de calidad garantizada, a través de una cultura de servicio y crecimiento, aportando al desarrollo de la industria nacional y contribuyendo a una alimentación saludable de nuestros clientes. Visión. Alpina tiene la visión de ser la empresa líder en innovación de productos alimenticios saludables, de mayor preferencia a través de una organización ligera, eficiente, sólida y comprometida Valores. En la empresa contamos con 7 valores guía los cuales son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Somos un equipo, somos alpina Tenemos pasión por ganar Trabajamos por y para nuestros consumidores Innovamos para mejorar Privilegiamos simplicidad y acción Trabajamos con humildad y respeto Actuamos con integridad, coherencia, y responsabilidad

Políticas.  Buscamos el desarrollo integral de las personas.  Nos comunicamos positivamente con nuestra Gente, con nuestros Clientes, Proveedores y los miembros de la compañía en general.  Enfatizamos en las políticas y procedimientos.  Establecemos objetivos desafiantes.  Establecemos objetivos Promovemos el aporte de ideas.  Trabajamos en equipo.  Promovemos el compromiso con el trabajo y con la compañía.  Utilizamos y motivamos el uso de la tecnología.  Valoramos la conciencia en gastos, costos y rentabilidad. Breve presentación del producto de la empresa. En este espacio me es muy complejo hablar de un producto solamente pero pues en este caso hablaremos del producto que he trabajado durante todo el proceso de formación el cual es la compota 113 gramos, la cual es un alimento especial para bebes en donde tiene propiedades, vitaminas y minerales de mucha aceptación por los niños es un producto que cumple con todas las normas de

calidad y a su vez es un producto totalmente inocuo es decir que no pone en riesgo la salud del consumidor. Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores que la conforman. Los actores de la cadena de abastecimiento son:

Compras: el área de compras analiza los de que se tenga en las bodegas de materias primas, realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer cada una de sus plantas. Proveedores: Tiene el 85 % de los proveedores en Colombia y maneja un 15% de importaciones Producción: son las áreas encargadas de la fabricación de los productos. Almacenamiento: es el área encargada de almacenar la mercancía, realizando un correcto inventario de manera eficaz y rápida. Distribución primaria: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia y esta se desplaza a lo largo del país.

Centros de distribución: Están ubicados en cada departamento del país. Detallista: tiendas, supermercados, restaurantes, almacenes de cadena. Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la descripción de equipos, materiales y herramientas. Compras: el área de compras analiza los de que se tenga en las bodegas de materias primas, realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer cada una de sus plantas, estos datos lo sacan de los sistemas de información existentes. Proveedores: son los encargados de abastecer de materia prima cada una de las plantas de producción para, la realización de los productos. Producción: área encargada de realizar la labor de hacer productos de alta calidad con todos los estándares que exige la ley y en donde con maquinaria industrial se procede a fabricar estos productos. Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la mercancía para realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar la entrega a los transportadores Transporte: se realiza la revisión de cada tique y revisión contra factura del producto terminado, como el transporte es propio se realiza la entrega según rutero y negociación de citas de entrega. Ventas: el área de ventas se encarga es las encargada de visitar a los clientes y enviar la información desde su sistema para realizar las ordenes de producción. Técnicas de almacenamiento. El almacenamiento en el centro de distribución se realiza en canastillas, casi toda la mercancía va en estibas de madera y estas van ubicadas en racks de mercancía en donde cada rack puede ir desde 5 a 6 pisos según la capacidad de almacenamiento. Técnicas de preparación de pedidos. El alistamiento de pedidos en la empresa se realiza con el sistema DFR el líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de acuerdo a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiques para realizar picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que el picking está listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las mercancías y las cantidades de las mismas.

Técnicas de despachos. El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las facturas de cada punto de venta y tiques que salen desde el sistema, si hay novedades son reportadas al líder de turno los vehículos deben salir a reparto antes de la 6:00am Sistema de distribución. El sistema de distribución se encuentra seccionado por localidades, las cuales se visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de mercancía que sale facturada cada vehículo debe llevar mínimo 10 puntos Proyecciones de ventas. Alpina trabaja continuamente para garantizar la inocuidad y consistencia de sus productos, siguiendo sus dos pilares de la calidad: la frescura de sus productos y la calidad del servicio, de esta forma se genera una proyección a futuras ventas, para de esta forma tener mayores clientes satisfechos. Plan de compras, producción y ventas. La empresa realiza un pronostico de ventas en el cual incluye historiales de los años anteriores, se gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda y como se viene comportando el mercado para de esta manera realizar un plan de compras con al menos 4 meses de anticipación de cada abastecimiento que es realizado mensualmente en cada una de las regionales. Presupuestos. El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y sus accionistas. Más conocido como el EBITDA. Indicadores de gestión o KPI por áreas. Indicadores del área de producción 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cantidad de productos conformes Cantidad de productos no conformes Eficiencia operacional Mermas Costos Cantidad de productos rechazados

Indicadores del área de logística: 1. Cantidad de Entregas perfectas. 2. Cantidad en devoluciones 3. Gestión de stock. Indicadores del área ventas: 1. 2. 3. 4.

Ventas mensuales. Ventas semanales. Campañas de publicidad al mes. Asistencia a eventos.

Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora. En este caso podemos decir que algún punto crítico en la cadena de suministro puede ser la falta de materia prima para los productos ya que esto retrasa la producción, y al verse afectada atrasa todo el proceso para la elaboración, este caso lo podemos mejorar realizando pedidos de manera oportuna y con muchos días de anticipación para que estas falencias no sean factor de atraso y podamos cumplir con todo lo pronosticado.