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• Kenia Katty Castillo Márquez

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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politécnica De la Fuerza Armada Nacional UNEFA – Barinas.-

Bachiller:  Bello Ninoska. C.I:19.612.881

Actividad Complementaria IV

Barinas, octubre del 2012.INTRODUCCION

Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas, para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un público objetivo. Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, publico objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas. Todo evento tiene características diferentes, nunca un evento se repite dos veces, así, lo hagamos varias veces.

EVENTO Eventual, de vez en cuando, esporádico. EVENTO DEPORTIVO Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el estado, competitivo o no, que se realiza en un escenario deportivo y que cuenta con la presencia del público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter estatal, nacional o internacional ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO O RECREATIVO. 1. Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento. 2. Definir el tipo de evento. 3. Saber con que recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos). 4. Saber a donde lo haremos. 5. Definir hora y lugar. Conocer características de asistentes o participantes.

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Según la capacidad organizativa se pueden organizar: Grandes, medianos o pequeños eventos. Grandes Eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto numero de personal de apoyo. Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de futbol. Medianos eventos: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados. Festivales escolares. Pequeños eventos: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y recursos. Ej: Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS La organización de eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.

COMO SE ORGANIZAN EVENTOS DEPORTIVOS PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen término un certamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros. En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos. Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos. Las personas que van a trabajar para organizar y llevar a feliz término el evento se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico. El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en

la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios. Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijación del precio y los comités que van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificación del evento el cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el certamen. En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente evento con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad. En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiación y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formación de valores por medio de la práctica deportiva. El grupo organizativo debe tener en cuenta la organización de los equipos, la atención a los delegados, la información oportuna sobre las fechas y jornadas que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a cargo de los partidos, la premiación, el costo de la inscripción y la acreditación de deportistas, entrenadores y delegados. En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.

COMO SE ORGANIZAN EVENTOS DEPORTIVOS EDUCATIVOS UNIVERSITARIOS, COMUNITARIOS Los Juegos Deportivos Estudiantiles se celebrarán todos los años. El desarrollo de los Juegos Deportivos Estudiantiles se programa dentro de un calendario Competitivo por fases que a continuación se describe: Fase Intercursos y/o Intersecciones: Es la fase que da inicio a los juegos deportivos internos de cada plantel educativo y al ciclo de competencias del Calendario Deportivo Estudiantil, en ella se incorpora la mayor cantidad de estudiantes a la práctica sistemática y organizada de actividades deportivas. Su desarrollo es permanente durante todo el año escolar en las disciplinas deportivas convocadas por categoría y género, así mismo las que desee incorporar cada institución.

Fase Municipal: Se convierte en el espacio de encuentro de las/los estudiantes y los equipos representantes de cada uno de los planteles educativos y clubes según el espacio territorial correspondiente (Aquellos Distritos Escolares y/o Municipios que por sus características puedan desarrollar durante todo el año competencias que contribuyan al desarrollo y masificación del deporte estudiantil así lo harán previa presentación de los proyectos ante el Colectivo de Gestión Estadal). Fase Estadal: Participan las y los estudiantes y los equipos clasificados de la Fase Municipal. Fase Regional: En ella participan las y los estudiantes y los equipos clasificados de la fase Estadal. Fase Nacional: Es la última fase de los Juegos Deportivos Estudiantiles. Reúne a las y los estudiantes y equipos en representación de sus Entidades Federales, clasificados en la Fase Regional. Para el desarrollo de cada fase se establece una fecha de inscripción de las y los estudiantes y equipos que participarán, que se señalará en el Reglamento General de los Juegos Deportivos Estudiantiles. Las Unidades Educativas de Talento Deportivo inician su participación en los Juegos Deportivos Estudiantiles a partir de la Fase Municipal Dentro del programa de los Juegos Deportivos Estudiantiles y sus fases de competencia, previa autorización del Directorio del Instituto Nacional de Deportes, podrán ser incluidos los deportes, edades y especialidades necesarias para la integración de las y los estudiantes con diversidad funcional, del Sistema Educativo Bolivariano, para dar cumplimiento al artículo 81 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Los mismos serán objeto de reglamentación especial por parte del Instituto Nacional de Deportes a través de la Dirección General de Educación Física y Deporte Estudiantil Los Juegos Deportivos Estudiantiles, en su fase Regional y Nacional, podrán realizarse en una, o más Entidades Federales de acuerdo a la decisión del Directorio del Instituto Nacional de Deportes. El Directorio del Instituto Nacional de Deportes, previo estudio y consideración de las solicitudes cursadas a tal fin, otorgará la(s) sede(s) de la Fase Nacional de los Juegos Deportivos Estudiantiles con por lo menos seis (6) meses a la fecha de celebración de dichos juegos. La solicitud de sede debe ser presentada al Directorio del Instituto Nacional de Deportes por el Colectivo de Gestión Estadal, acompañada de una declaración oficial suscrita por el/la Gobernador(a) del Estado, en la cual conste que se comprometen a apoyar todos los compromisos inherentes a la organización y realización de la Fase Nacional de los Juegos Deportivos Estudiantiles, determinados en esta Carta Fundamental y su Reglamento General.

EVENTOS DEPORTIVOS UNIVERSITARIOS Los eventos deportivos constituyen para los universitarios, uno de los móviles fundamentales para crear espacios y actividades, que contribuyan a la recreación sana y útil a la cual aspiramos en nuestras Universidades. El antecedente de este movimiento se encuentra en la Comisión Atlética Universitaria, que fue fundada por Julio Antonio Mella, el 16 de enero de 1922. En homenaje a ello, durante el VI Congreso de la Federación Estudiantil Universitaria, se acordó celebrar en esta fecha el “Día del Deporte Universitario”. Los JUVINES o Juegos venezolanos de Instituciones de educación superior los eventos deportivos nacionales que reúnen a los atletas universitarios de todo el pais. Los Juvines son organizados por la La Federación Venezolana Deportiva de Educación Superior (FEVEDES). Los deportes que se practican en los Juegos Universitarios de verano son: Ajedrez, Atletismo, Baloncesto, Béisbol, Esgrima, Fútbol, Fútbol Sala, Gimnasia Rítmica, Judo, Kickingball, Lucha, Fútbol, Softball, Karate, Polo Acuático, Taekwondo, Tenis, Tenis de mesa, Voleibol, Voleibol de playa, Halterofilia y Natación. Comprende varias etapas para su desarrollo: JUEGOS INTERNOS. Competencias internas de larga duración. Participan todos los estudiantes universitarios matrícula de esa estructura. Se desarrollaran todos los deportes que se encuentran en la convocatoria del Proyecto Técnico Organizativo para el ciclo de la Universidad, más los deportes que consideren los organizadores según sus posibilidades JUEGOS DE CENTROS Y MUNICIPIO. Competencias de centros con una semana de duración. Se realizan a nivel de Universidad, participan los estudiantes universitarios matrícula oficial de esa estructura que hayan intervenido en la etapa anterior, integrado en las selecciones de las facultades COMO PLANIFICAR UN EVENTO DEPORTIVO PLANEACION DE UN EVENTO DEPORTIVO Organizar un evento deportivo o recreativo, no importa de la envergadura que sea, implica considerar una serie de aspectos que hay que planificar de antemano, y plasmar en un programa que marcará el plan a seguir. Los aspectos más importantes a tener en cuenta en la planificación de un evento o espectáculo deportivo, y que serán los apartados en que se divida el programa, son: 1 - Una introducción. 2 - Una justificación del proyecto. 3 - Su objetivo. 4 - Los contenidos. 5 - Una programación de actividades. 6 - La metodología.

7 - Los recursos humanos y materiales. 8 - La difusión del evento. 9 - Se elaborará un presupuesto y se determinarán las formas de financiación del proyecto.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

BENEFICIOS ECONÓMICO SOCIAL IMAGEN EXTERIOR. TURÍSTICO DEPORTIVO INFRAESTRUCTURA

FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS. 1. Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y actividades. 2. Establecer la estructura organizativa. 3. Definir nivel descentralización toma de decisiones. 4. Posibilitar coordinación y comunicación. 5. Formular planificación operativa COMITÉS Y COMISIONES QUE INTEGRAN UN EVENTO DEPORTIVO Las comisiones más conocidas son: 1. Administrativa. 2. Marketing. 3. Técnica. 4. Comunicaciones y protocolo. 5. Servicios Varios. 6. Médica. 7. Equipo Regional. 8. Obras. 9. Disciplinaria. 10. Logistica.

COMISIÓN ADMINISTRATIVA Encargada de los presupuestos, auxilios, recaudaciones, pago de salarios, contratación, comercialización,

elaboración de boletería, pases de cortesía, invitaciones, cumplir con las exigencias legales, almacén, inventarios inicial y final, compras, entregas. COMISIÓN TÉCNICA Está integrada por los coordinadores de los diferentes deportes y el coordinador general, como su nombre lo indica tiene a su cargo todos los aspectos técnicos que conlleven las realizaciones deportivas. COMISIÓN DE COMUNICACIONES Responsable de toda la parte protocolaria, invitaciones, recepción, zonas de honor o VIP, guías, heraldos, madrinas, uniformes de la Comisión, horarios distintivos, entre otras cosas. COMISIÓN DE SERVICIOS VARIOS Encargada del transporte el cual debe ser permanente, suficiente, oportuno, establece rutas, horarios de desplazamiento, tiene la responsabilidad de alojamiento de los deportistas, directivos, autoridades deportivas, invitados, delegados y demás. COMISIÓN MÉDICA Esta Comisión debe elaborar el menú diario de las delegaciones y pasarlas a la Comisión de Servicios Varios, elabora los exámenes, presta los primeros auxilios, hospitaliza, poseer botiquines, cruz roja, ambulancias permanentes y disponibles en los escenarios y hoteles, estar presente en los escenarios de competencia. COMISIÓN EQUIPO REGIONAL Encargada de contratar a los entrenadores de sus equipos, preselecciona y escoge a los deportistas, lleva a cabo intercambios deportivos o partidos amistosos, torneos relámpagos, fogueos, planifica y desarrolla su concentración definitiva. COMISIÓN DISCIPLINARIA Es un estamento creado para preservar la ética, los principios, el decoro y la disciplina que deben regir la actividad deportiva y a la vez asegurar el cumplimiento de las reglas de competición y las normas deportivas generales que regirán el desarrollo de los juegos. Se compone máximo por tres personas. Comisión de Logística, Seguridad Garantizar la seguridad física de los participantes como ser Atletas, Delegados, Jueces, Directivos, Comunidad Universitaria y público en general tanto dentro y fuera de las instalaciones donde se desarrollen los eventos competitivos. Garantizar la logística en las diferentes actividades de los Juegos, para lograr el desarrollo adecuado del evento. COMISION DE MARKETING Fomentar la imagen del Evento, a fin de mercadear su logotipo todas aquellas empresas comerciales que sus productos sean afines y compatibles. Buscar en el mercado todas aquellas empresas que se quieran vincular con el Evento creando programas de mercadeo que beneficien a los interesados.

COMITÉ DE HONOR Lo componen las máximas autoridades que no tienen una participación expresa en el evento en sí, pero que figuran en el citado comité para dar una imagen y realce del acontecimiento, por razón de su elevada representación social. (Alcalde, director de policía, párroco y demás.) COMITÉ ORGANIZADOR Es el responsable de la planeación, organización, dirección y supervisión de las competencias, Entre las funciones que debe desarrollar están: •Definir las políticas generales que regirán las competencias. •Garantizar la financiación de las competencias. •Estudiar y aprobar el presupuesto general de las competencias. •Estudiar y definir los escenarios parea las competencias. •Estudiar y aprobar los diferentes cronogramas sobre los cuales se desarrollarán las competencias. •Las demás que a su juicio sea prudente y necesario efectuar con el fin de garantizar la ejecución de las competencias.

CONCLUSIONES

La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen término un certamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros. En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.

BIBLIOGRAFIA

http://miguel-angel-martinez-tamayo517.blogspot.com/2011/03/organizacion-y-administracion-de-la.html http://intranet.mindeporte.gob.ve/estudiantiles/aplicacion/html/textos/j udes/Manual%20de%20los%20Juegos%20Deportivos%20Estudiantiles %20%2818-06-12%29.pdf http://somosfeu.wordpress.com/vida-univ/mdu/ http://eventosempresariales.foroes.net/t109-como-realizar-un-eventodeportivo http://dxtalalatayalgomas.blogspot.com/2011/01/comisionesdefiniciones-pasos-seguir.html http://www.tuabogado.com/leyes/legislacion/reglamentos/1801reglamento-del-decreto-con-rango-valor-y-fuerza-de-ley-de-creacion-delterritorio-insular-francisco-de-miranda