• Author / Uploaded
• NoeAdame

• Categories
• Logística
• Planificación de recursos empresariales
• Tecnología
• Sistema de informacion
• Calidad (comercial)

Citation preview

EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTÁNDARES BUSCANDO LAS EFICIENCIAS EN SUS PROCESOS DENTRO DEL CICLO COMERCIAL

INVESTIGACIÓN AMECE Abril 2007

Página 1 de 11

SITUACIÓN ACTUAL, INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA, Y LOS ESTÁNDARES La empresa cuenta con 26 tiendas, de las cuales 18 están en las Ciudades de Tampico y Altamira y 1 en la Ciudad de González, Tamaulipas; 2 se encuentran en las Ciudades de Álamo y Tuxpam Veracruz; 4 en las Ciudades de Tamoin y Valles, San Luis Potosí y 1 en Hidalgo. ARTELI cuenta con dos formatos en sus tiendas: Tiendas ARTELI y Súper Bodegas. Objetivos ARTELI en base a Estándares     

Llevar a cabo de manera sencilla el proceso de alineación, primeramente Una adecuada planeación para las negociaciones entre proveedores y el comercio Uso real de los Estándares Desarrollar un proceso de retroalimentación de errores y/o problemáticas con los proveedores Actualización constante sobre el conocimiento sobre las mejoras prácticas en los procesos

Los sistemas de información en ARTELI han permitido a administradores, ejecutivos y al resto de áreas en los últimos años, contar con información oportuna y de calidad para desarrollar sus actividades eficientemente. Y en paralelo, implementando el uso eficiente de los estándares internacionales. Dentro de la infraestructura tecnológica de la Cadena, el ERP de la empresa es sometido periódica y permanentemente a actualizaciones y mejoras continuas, como lo es por ejemplo, la integración de nuevos atributos relacionados con los estándares. Dentro de la visión y estrategias inmediatas, en términos de mejoras para procesos complementarios a la implementación de la Factura Electrónica, ARTELI ha considerado trabajar sobre la Alineación de la Información de la mano con la AMECE durante 2007, mejorando su flujo comercial desde las bases, y ya que se cuenta con procesos aislados. El objetivo del Modelo ARTELI - AMECE, es automatizar el Ciclo Comercial incorporando:  Cat@lógalo  Ordenes de Compra  Acuse de recibo  Aviso de Embarque  Recibo de Mercancía  Factura Electrónica  Aviso de Pago ARTELI no considera que el nivel de seguridad en la comunicación por Internet sea una barrera para el uso perfecto de la Factura Electrónica. Al inicio se tenía un poco de temor sobre las transferencias electrónicas, hoy ya no es así. La implementación de su ERP ha permitido consultar los márgenes de inventarios en línea, en cualquier día y horario. El personal asignado ya no tiene que esperar el cierre de mes, las utilidades se obtienen por día.

Página 2 de 11

SOCIOS COMERCIALES Este proyecto de implementación tecnológica ARTELI 2007, busca cumplir el objetivo de compartir la información mediante estándares internacionales y envíos de datos (individualizados vía formato propio) con sus Socios Comerciales. Los principales enlaces compartidos con Socios Comerciales incluyen: Compras, Inventarios, Pedidos, Devoluciones y Pagos. Para medir el nivel de eficiencia con el proveedor, la empresa desarrolla estimaciones con los CEDIS. En el pasado estos indicadores estaban abiertos, ahora se tienen plazos por ejemplo: el poder realizar futuras evaluaciones de las eficiencias vía un operador logístico, el intermediario, el análisis y las evaluaciones correspondientes, para ser implementadas en este año. ARTELI ha implementado un portal web, en donde se pueden consultar los pagos, las devoluciones, inventarios, antigüedad de saldos, estados de cuenta por proveedor. Adicionalmente esta aplicación web permite revisar el desglose de los pagos, el estatus de las facturas. Este sistema facilita las negociaciones y operaciones comerciales con Socios Comerciales ARTELI desde finales del 2003.

ARTELI aprox. cuenta actualmente con 800 proveedores, con 4 de ellos está realizando pruebas piloto para recibir Factura Electrónica. El nivel de eficiencia en este momento es bajo con respecto a la implementación de estándares para procesos logísticos, en general de un 50%. De ahí que se está trabajando en la construcción de un área de logística eficiente. Se tiene planeado para mediados del 2007 un crecimiento interesante sobre los procesos logísticos automatizados, una transición total hoy de la cadena. Actualmente ARTELI cuenta con 5 compradores (Gerentes de Negocio), con la implementación de este proyecto tendrán una menor participación manual en los procesos de compras y las negociaciones con la industria, donde la mercancía no catalogada no será solicitada. Se están vislumbrando las bondades de administrar correcta y automáticamente las compras. El departamento de compras ya tiene presente y entiende los beneficios de la información alineada y con la calidad. Los resultados eficientes más las utilidades permitirán obtener mejores negociaciones. En el área de implementaciones se tiene un proyecto con 4 proveedores que son COLGATE, LA COSTEÑA, MARINDUSTRIAS y FÁBRICAS DE JABÓN LA CORONA, con ellas se pretende probar el ciclo comercial completo empezando por la alineación de información y terminando con la factura electrónica. Hoy en día el piloto sigue en desarrollo, ninguno ha concluido. Desde el punto de vista ARTELI, los cambios en México han sido adoptado con mayor velocidad, no sucede lo mismo con otras regiones de Latinoamérica, donde las prácticas de autoservicio no son aún tan eficientes, siguen siendo demasiado tradicionales. ARTELI considera que el detallista marca una innovación y las tendencias tecnológicas en el mercado y en el país. Cabe señalar que la ciudad de Tampico no ha estado tan influenciada de EEUU como sucede con la Ciudad de Monterrey, aquí en Tampico los cambios han sido más lentos. La entrada de Wal-Mart representó un gran impacto, vino a cambiar casi todo el modelo tradicional, procesos, estrategia de precios bajos, logística, sistemas de información, y el esquema proveedores en general. Hoy se aprovecha esa experiencia de mejores prácticas que se han introducido al país para obtener ventajas y beneficios de gestionar inventarios de la mejor forma, y así lograr mejores márgenes.

Página 3 de 11

TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS ARTELI requiere explotar su esquema logístico, y una mejor funcionalidad eficiente sobre el Número de Identificación (Código de Barras) de sus productos. El mantenimiento de la información de los productos en la empresa está basado en el formato catalógalo AMECE, con la finalidad de poder cumplir con el estándar de alineación y sincronización de los datos en la cadena de abasto del país. Los intercambios de datos en los procesos operativos se llevan a cabo vía transacciones electrónicas vía EDI apoyados en los servicios de un proveedor tecnológico. ARTELI considera que las transacciones electrónicas vía EDI proporcionan calidad y control para su información, una completa seguridad en las comunicaciones para los puntos de venta, y una mejor organización interna y con sus Socios Comerciales. En su plan tecnológico y estrategias directivas están contemplados los procesos electrónicos vía estándares internacionales. ARTELI considera que las transacciones electrónicas son una herramienta de impacto, y en términos de beneficios económicos como consecuencia. ARTELI obtiene hoy un impacto real en la reducción de costos por procesos mediante el apoyo de las comunicaciones electrónicas, y obtiene un crecimiento anual muy atractivo, gracias a los ahorros y a la optimización de recursos por el uso de las transacciones electrónicas. Entre las ventajas que adquiere la empresa por el uso de las transacciones electrónicas destacan:  Adopción de las mejores prácticas  La homologación bajo el estándar  Información limpia Sin embargo para ARTELI, aún no cuenta con el completo dominio sobre las tendencias a mediano y largo plazo hacia una integración efectiva de sus servicios y productos, con el apoyo de la automatización de procesos en su operación. De igual forma, no se han identificado nuevas oportunidades potenciales específicas prometedoras con el apoyo de un modelo B2B.

ORDEN DE COMPRA En el caso específico de Órdenes de Compra electrónicamente, los recursos que la empresa utiliza actualmente para facilitar este manejo son: IMPLEMENTADOS  Colocación electrónica de pedidos a otros proveedores  Recepción electrónica de pedidos de clientes  Recepción electrónica de pagos de clientes EN DESARROLLO  Reconocimiento y validación electrónica de pedidos  Consulta electrónica del estatus de pedidos  Pago electrónico a proveedores El proceso para la generación de la Orden de Compra hoy en día no es electrónica aún al 100%. ARTELI actualmente envía una Orden en formato XML a través de un buró de servicio a algunos proveedores, otros la siguen recibiendo en papel. De aquí el interés y el impacto que se desea mejorar en colaboración con la AMECE, quién cuenta con la Orden de Compra de acuerdo a estándares, la cual se busca implementar.

Página 4 de 11

RECEPCION DE MERCANCÍA El proceso de Recepción de Mercancía en sus Centros de Distribución se realiza de la siguiente manera: un Centro de Distribución para Secos y otro para Perecederos; ambos localizados en la ciudad de Tampico. La Tienda elabora sus pedidos diariamente y el proceso entre las tiendas y los Centros de Distribución están completamente automatizados. Las Transferencias de Mercancía se registran aún en papel, aunque solo para llevar un control temporal, puesto que el pedido, la transferencia y la entrega se realiza de forma electrónica. La transportación es una responsabilidad la lleva a cabo la misma empresa en su totalidad. La Recepción de la Mercancía hasta los pagos es un proceso completamente automatizado, y al final, se genera la impresión de una ficha de entrada: 1. Se captura la orden de compra, se lleva a cabo vía scanner la lectura de código de barra de los productos. El sistema valida la entrega contra la recepción. 2. El folio de la factura también se captura, con los archivos previamente cotejados se imprime la ficha correspondiente. En este proceso para la Recepción de los Productos, el escáner lee la etiqueta de la caja y la información se carga directa y automáticamente en el ERP. La empresa cuenta con registros y una correcta gestión en términos de control de errores en esta operación, la cual también se aplica a las devoluciones y daños en la mercancía. La operación en el reabasto hacia las diversas tiendas ARTELI es eficiente, pero aunque los artículos llegan a tiempo y en forma aún no se logra cumplir con la demanda real de las tiendas, por lo que en términos de procesos logísticos al finalizar este proyecto, se habrán podido afinar ciertas funciones manuales actuales. Como complemento sobre esta línea, ARTELI ha decidido implementar parte de los Estándares Internacionales AMECE durante 2007, con la finalidad de continuar apoyando las mejoras en el nivel de crecimiento de la Empresa. Hoy en día ARTELI se encuentra diseñando el área de logística para incrementar su nivel de cumplimiento en la entrega de productos y además se encuentran en definición para trabajar con un operador logístico que regule la parte de compras y proveedores y con ello generar análisis y evaluaciones que permitan crear indicadores y otros factores de medición.

Página 5 de 11

LA FACTURA ELECTRÓNICA ARTELI planea recuperar la inversión sobre la implementación de la Factura Electrónica efectuada, en el transcurso de este mismo año... Como un tema de gran impacto para el país en estos días, la Factura Electrónica permite almacenar información electrónicamente reemplazando al papel y con valor legal, y se recibe y se procesa el mismo día, estas son las principales razones por las que la Factura Electrónica tuvo un interesante crecimiento durante 2006 en México, gran ejemplo el Caso de la Empresa ARTELI en la región noreste del país. ¿ Pero por qué está tardando en masificarse en todo el país ?... aunque la inversión inicial es mínima, y se recupera en cuestión de meses, primeramente por las autorizaciones que se tuvieron que liberar de las entidades certificadoras para la expedición de certificados digitales para la seguridad de los datos, y posteriormente por la homologación de ciertos otros factores para la obtención final de un documento estándar. Finalmente, en términos fiscales y legales, la validez oficial de la información electrónica mediante la Factura Electrónica está abriendo la oportunidad de nuevos servicios legales en el país. En el caso particular en ARTELI, se dieron 3 razones principales para implementación de la Factura Electrónica:  El beneficio potencial de su uso después de la positiva experiencia de implementar otras soluciones tecnológicas  La disposición oficial de SAT de utilizar esta herramienta tecnológica  Facturación empleando soluciones electrónicas, la oportunidad de completar el ciclo de manejo de órdenes eficientemente sin errores: colocación – pago Además del requerimiento por parte del SAT, ARTELI tuvo otros factores que motivaron para la implementación de la Factura Electrónica, como una creciente productividad, ahorros y estrategias compartidas con Socios Comerciales.

… EL SAT La implementación de la Factura Electrónica no ha sido sencilla para la empresa, han surgido a la largo del camino, inquietudes y dudas de diversas índoles. La experiencia ha sido intensa, pero finalmente ya se inició su utilización y se tienen beneficios al respecto, desde la simplificación del proceso hasta un mejor flujo de la información global. ARTELI se adapta al cambio ante una necesidad, absorbe el conocimiento, Y se familiariza con lo desconocido. ARTELI maneja 18,000 facturas mensuales, lo que se traduce a 18,000 movimientos con el proveedor y con todos los datos correctos al 100%, desde la consulta del RFC del proveedor se obtiene información de su situación de pago, así como los datos del cheque. Se revisaron a todos los proveedores de ARTELI uno por uno, se detectaron 400 aprox. de ellos con algún tipo de inconsistencia. El personal del área contable dio la bienvenida a la Factura Electrónica. Hoy en día cada tienda tiene una mesa de control para la validación de las cuentas por pagar; en donde colaboran 11 personas en esta actividad, y 2 personas adicionales para el archivo. Una vez que la Factura Electrónica entre en operación al 100%, estas personas se enviarán a las tiendas a las mesas de control.

Página 6 de 11

El personal ARTELI involucrado en este proyecto ha requerido de otros apoyos por parte del SAT para la implementación de la Factura, destacando: 1. Definiciones con mayor claridad. Un objetivo de la empresa es la fiscalización mensual, por lo que el SAT puede facilitar esta tarea validando y enviando los folios a los clientes, así como almacenando la información. Hay mucho que hacer aún, falta afinar el cómo y las formas, por ejemplo los talones de los cheques. Ante todo esto se tiene la completa voluntad para hacerlo 2. El SAT había informado que la plataforma quedaría lista en octubre del año pasado, y al parecer no quedará lista en este año 2007 3. Menores conflictos de configuración, existe cierta confusión e indecisiones 4. La impresión vía web 5. Otras validaciones del modelo SAT Todo el esfuerzo involucrado en el proyecto Factura Electrónica, ha permitido que el personal en la empresa se sienta más tranquilo y con un mayor conocimiento en cuanto a los temas del SAT como, la fiscalización, los trámites de certificado detenido, los problemas con la información, los trámites de los folios, y la validación de los folios y sellos. El portal del SAT permite la generación de la firma electrónica de ARTELI desde hace tiempo, ahora se renueva cada 2 años. Se tiene un conocimiento y dominio en otras aplicaciones como el SOLCEDI, el CertiSAT web y el SICOFI, y se reconoce que falta mayor información sobre el estándar tecnológico y de criptografía XML / PKI. La empresa apoya en términos del estándar, que la AMECE debería desempeñar un mejor papel como intermediario entre el SAT y la comunidad empresarial. Los cierres mensuales de ARTELI están automatizados en su totalidad, solo el recibo se imprime en papel. La contabilidad de la empresa cumple con el principio de simultaneidad en ventas, y el área de compras ejecuta su proceso generando la póliza al final del mes. Respecto al control de los CFD, la empresa ya se encuentra en pláticas con algunos proveedores de tecnología. La empresa tiene total disposición de su infraestructura tecnológica para hacer la implementación, uso y operación eficiente en los procesos de la Factura Electrónica. El área responsable ha evaluado a 2 proveedores, solicitando que las facturas “que pasan”, sean validadas con firma correspondiente, además de entregarlas en el esquema fiscal requerido.

Página 7 de 11

ALINEACION DE LA INFORMACIÓN y cat@lógalo AMECE Aunque aún no se está utilizando cat@lógalo, ya se hizo la interfase para la descarga de información a través de un web service, pero por el momento no se utiliza sino hasta terminar con las fases del piloto. Las Bases de Datos en términos de Código de Barras se mantienen limpias. Las aplicaciones en la infraestructura tecnológica ARTELI, cuentan con catálogos internos para este tipo de procesos, permitiendo identificar posibles duplicidades de GTINs. ARTELI ha invertido últimamente en tecnología diseñada para facilitar la alineación y sincronización de datos entre socios comerciales, en especial entre integrantes de su cadena de suministros. La Dirección General y el Consejo en ARTELI, han apoyado completamente el proyecto de Alineación de la Información. Como una necesidad con prioridad y gran impacto, es la manera en la que ARTELI define a este proyecto. Actualmente se está revisando el catálogo maestro de los 800 proveedores, y con los 4 proveedores piloto, se tiene un avance del 70%. ARTELI estima que se mejorarán los niveles de inventario por la implementación de un modelo de Alineación de la información. Tiendas ARTELI se encuentran registradas ya en cat@lógalo, aunque el nivel de uso real en cat@lógalo es todavía bajo. No ha sido liberado aún, se encuentra dentro del plan estratégico ARTELI 2007. Se tiene ya la aplicación para actualizar el formato cat@lógalo, se mantiene hoy la prueba piloto con los 4 proveedores mencionados. Solamente el corporativo es quien cuenta con claves de acceso para cat@logalo. El desarrollo para extraer la información desde cat@lógalo, ya está desarrollado, cuando los 4 proveedores terminen las fases del piloto se harán descargas masivas y la actualización de la información de la base de datos. A los empleados sólo se les indicará en el nuevo procedimiento de uso de información y generación de pedidos, por ello se comentaba que para los empleados será transparente, porque no tendrán que entrar a cat@lógalo y descargar la información. Aún no se ha trabajado con las bases de datos, solo los 4 proveedores del piloto están actualizando su información ARTELI estima que se mejorarán los niveles de su inventario primeramente por la implementación de un modelo de Alineación de la información, en apoyo de la AMECE. Las tiendas se encuentran registradas ya en Cat@lógalo. El nivel de uso de Cat@lógalo en las tiendas es mínimo, no ha sido liberado todavía, se encuentra dentro de este ambicioso proyecto 2007. Se tiene ya la aplicación para actualizar el formato Cat@lógalo, se mantiene hoy la prueba piloto con 4 proveedores. ARTELI cuenta con un plan sobre su Modelo de Negocio terminado y funcionando correctamente hacia la alineación y sincronización. ARTELI no tuvo problema alguno en cuanto a los requisitos de sistema (configuraciones) para operar con Cat@lógalo, ni existió desconocimiento y/o fallas técnicas para su acceso y consulta. Existe un desarrollador particular y exclusivo del sistema, siendo el responsable de cat@lógalo y del tema de Alineación en las tiendas. Al principio se presentó un poco de resistencia sobre este tema debido a su complejidad, inmediatamente se trabajó sobre una eficiente y recíproca comunicación, el miedo al rechazo no existe hoy. ARTELI se ha documentado y cuenta con el conocimiento sobre la infraestructura tecnológica y funcionalidad de la herramienta cat@lógalo y el tema Alineación de la Información, con base a:  Guía de Calidad de la Información  Guías rápidas para Compradores  Manual de Alineación y Sincronización de la Información  Manual de Usuario Cat@lógalo  Guía de Atributos  Reglas de Asignación  Otros

Página 8 de 11

ALGUNOS DE LOS BENEFICIOS ARTELI espera obtener los siguientes beneficios por el uso de la Orden de Compra en productivo:  Reducción en tiempos de entrega  Calidad de servicio, órdenes correctas entregadas ó recibidas  Reducción de errores  Mayor control sobre el status de las órdenes y pedidos colocados  Mejores relaciones con los clientes Espera obtener los siguientes beneficios por el uso de la Factura Electrónica:  Aprobación más eficiente de facturas  Reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento  Mejorar relaciones entre socios comerciales  Reducción en el rastreo de errores y resolución de disputas en cuentas por pagar  Mejora en los pronósticos de flujo de efectivo y ganancias para la compañía  Mayor control sobre fechas de realización de pagos Los recursos que ARTELI considera necesarios para lograr un buen uso de la factura electrónica son:  Recurso humano técnicamente capacitado  Apoyo financiero para la adquisición de tecnologías de soporte  Capacitación en el proceso de implementación de la factura electrónica en general  Conocimiento detallado sobre las etapas de solicitud de la factura, su validación, ruteo, procesamiento de aprobación y emisión  Conocimientos legales sobre la factura electrónica

Página 9 de 11

CONCLUSIONES ARTELI considera que este proyecto sobre el uso de Estándares el cual se está llevando a cabo es factible para continuar y mejorar sus prácticas correctamente a un futuro a corto plazo con Socios Comerciales, donde la mayoría de los procesos estén completamente alineados y estandarizados. Los costos no han son excesivos durante el desarrollo de este proceso, y los tiempos de procesamiento tienden a reducirse significativamente. Por el momento no existen otros proyectos regionales que complementen a este proceso. A partir del 2006 en ARTELI se han estado creando varios procesos en paralelo buscando mejorar las eficiencias internas de la Organización, se ha puesto en marcha en la empresa un proceso de identificación y retroalimentación de errores dentro del intercambio de información entre Proveedor - Cadena, mediante el apoyo e involucramiento de la AMECE. Una de las metas ARTELI para este año 2007 es ser innovador, un participante activo de las transacciones electrónicas dentro de los nuevos modelos tecnológicos en la región. ARTELI busca aumentar fuertemente sus eficiencias, considera que las transacciones electrónicas apoyarán hacia una verdadera rentabilidad y un crecimiento real del negocio en este sector. ARTELI se encuentra hoy redefiniendo cómo va a retener y a eficientar sus relaciones con sus Socios Comerciales en términos de tecnología. ARTELI está consciente y convencido que los Organismos reguladores y el Gobierno en México están brindando en mayor medida apoyo a la Comunidad Empresarial Mexicana, y en este caso particular ARTELI, alcanzar el objetivo de obtener eficiencias reales para el negocio. Este año 2007 ARTELI planea operar automatizadamente al 100% mediante soluciones electrónicas sus órdenes de compra, avisos de embarque, entrega y recepción de mercancía. Para ARTELI es importante contar con el conocimiento indispensable sobre el comercio electrónico nacional y global, sobre los servicios para la implementación y uso de estándares, para lo cual se mantiene en comunicación con AMECE en un aprendizaje continuo. ARTELI ha participado en el Programa de Seminarios AMECE en ciertos cursos, y en paralelo la empresa ha recibido una excelente asesoría y compromiso por parte del Líder de Proyecto del Área de Implementación de Proyectos AMECE, adicionalmente a esta asesoría que han obtenido por las conferencias.

Página 10 de 11

ANEXO. CALENDARIO PROYECTOS ARTELI-AMECE 2006/2007 AMECE ha apoyado a ARTELI, y mantiene una relación continua en…  Revisión de Procesos  Acercamiento de Proveedores  Vinculación con las Soluciones Técnicas  Asesorías  Conocimiento en el uso real de otros estándares  Cursos AMECE impartidos: Código de Barras y cat@lógalo Implementación de las transacciones: CALENDARIO DE ETAPAS Transacción Cat@lógalo Orden de Compra Acuse de Recibo Aviso de Embarque Recibo de mercancía Factura Electrónica Pago Electrónico Aviso de pago

Fecha 30 NOV 06 ¿? 31 ENE 07 ¿? 28 FEB 07 ¿?

ARTELI ha implementado el Web Service que les permite descargar de manera automática, la información de cat@lógalo. Paebsa es el proveedor de tecnología que ha colaborado con la empresa y es quien desarrolló la orden de compra; además están iniciando algunas pruebas con tres proveedores. Por otro lado, están integrando el acuse de recibo para concluir la primera fase del proyecto. En la segunda etapa, AMECE está trabajando en el mapa de la guía para Aviso de Embarque y Recibo de Mercancía. Se seleccionaron 4 proveedores de ARTELI para darles seguimiento desde el principio. Una vez probado el ciclo comercial completo con ellos, se iniciará el proceso de masificación con el resto de los 931 proveedores. La empresa tiene preparado un plan de adopción y uso para el 2007, sobre los estándares internacionales relacionados principalmente con Entrega y Recepción de Mercancía; sin temor alguno dentro de la empresa para su implementación.

Página 11 de 11