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PROCESO ADMINISTRATIVO

ENTREGA FINAL TRABAJO COLABORATIVO

APP TIENDA A LA MANO TIENDAS DE BARRIO A UN CLICK

INTEGRANTES TATIANA ARANGO MURILLO COD.1921023230 FABIO URIEL GONZALEZ MORENO COD.1611023180 MARYORY TATIANA GUTIERREZ CARDONA COD.1611982397 CARMEN SUSANA LEGUIZAMON ESTRADA COD.1921020460 CINDY TATIANA ABRIL VELASQUEZ COD.0811133137

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO 2020

Introducción Debido a la afectación en la economía principalmente de negocios independientes por la pandemia COVID-19 las personas alrededor del mundo se ven obligadas a adoptar otro tipo de prácticas especialmente apegándose la tecnología con temas como ventas por internet y domicilios. En Bogotá más del 52% de las ventas de alimentos se hacen por medio de las tiendas de barrio, debido a todos estos cambios obligatorios que se han tenido que implementar hemos creado una idea de negocio buscando apoyar principalmente las tiendas de barrio. Según indicadores demográficos en la localidad de Puente Aranda hay alrededor de 215.191 personas, y encuestas indican que por cada 50 personas hay una tienda de barrio en Bogotá, esto se traduce a que en esta localidad puede haber alrededor de 4300 tiendas, esto nos deja muy buen margen para iniciar nuestra idea de negocio.

Objetivos Objetivo general   Desarrollar una idea de negocio que se pueda implementar en un periodo de tiempo de 6 meses y permita mejorar las condiciones del comercio al por menor, tenderos específicamente para subsanar las pérdidas de sus negocios debido a la pandemia del COVID-19 y propiciar nuevos métodos de consumo como es a través del comercio digital.      Objetivos específicos   Realizar un análisis de la situación actual del público objetivo a impactar para identificar sus necesidades.    Presentar una idea que permita de negocio que permita incluir a los tenderos en plataformas tecnológicas para propiciar el comercio electrónico con las necesidades que se lograron identificar.   Desarrollar un análisis general para evaluar la viabilidad de la idea.    Establecer un plan de ejecución y control de la idea presentada.    Presentar un análisis financiero de la idea.   Definir la viabilidad de la idea propuesta y analizada. 

Sector servicios El sector servicios en Colombia ha tenido un gran crecimiento en las últimas décadas. Según el DANE, es el sector con mayor participación del PIB nacional y ha tenido un crecimiento superior al del PIB total durante el siglo 21 (4.1% vs 3.9%). El 37% de los trabajadores ocupados en el país se desempeñan en alguna actividad relacionada con servicios, convirtiéndose en la actividad de mayor generación de empleo en la economía, pues más de 8,2 millones de colombianos laboran en el sector. Pese a que el sector servicios sea el de mayor participación en el PIB es el que tiene menor participación en las exportaciones del país con menos del 1%, en Bogotá, el sector servicios es el más importante. El 63% de empresas constituidas en la ciudad pertenecen al sector de servicios. Además, de ser el 60% del PIB distrital. Por lo anterior, al ver la importancia y crecimiento permanente del sector es muy llamativo para generar emprendimientos. El crecimiento del sector con temas relacionados a las nuevas tecnologías se ha consolidado fuertemente durante la última década.

Problemática Actualmente, los tenderos tradicionales de la ciudad de Bogotá trabajan únicamente con clientes que los visiten de forma física y no se han acogido a las nuevas tecnologías para desarrollarse en el mercado. Además, por la problemática de salud pública actual su clientela ha tenido más dificultades para acceder a los productos por prevención y cuidado a la salud y también por disminución de recurso capital, lo que desencadena en una reducción de sus ventas considerablemente.

Servicios a Desarrollar Según Nielsen de Colombia, durante los meses de marzo y abril se han cerrado el 15% de las tiendas tradicionales debido a la cuarentena por tener que cerrar o regular la entrada de clientes. Por lo cual, se evidencia la necesidad de ayudar a los tenderos a fomentar el consumo y a conectarse con sus clientes. Los tenderos se enfrentan a problemas por la competencia durante los últimos años, las tiendas de conveniencia o los hard discounters han afectado las ventas de las tiendas pertenecientes al canal tradicional. Debido a esto es necesario implantar nuevos elementos para generar ventajas competitivas y seguir en el mercado. Otro inconveniente es su baja publicidad, por lo cual al desarrollar una plataforma para mostrarse más mejoraría a su visibilidad actual que es la voz a voz.

Presentación de la idea Presentamos nuestra idea de negocio la cual consta de una aplicación dirigida inicialmente a la localidad de Puente Aranda, esta constaría de una base de datos en la que incluiríamos las tiendas de barrio de esta localidad, cada tendero debe incluir una lista de productos disponibles para la venta y está encargado de su debida actualización. Para ser incluido debe cumplir dos condiciones, la primera es pagar una suscripción mensual por un valor de $25.000 y la segunda contar con mínimo un domiciliario, esto también ayudaría con la generación empleo a familias afectadas en sus contratos por la pandemia. El consumidor final serían las familias quienes por maximizar los cuidados propios y de los suyos prefieren hacer pedidos por medio de domicilios y apuntamos a aquellas que no tienen pleno acceso a compras por las otras aplicaciones en el mercado debido al alto costo de los domicilios y a la cantidad limitada de tiendas que generalmente son los almacenes de cadena y grandes estructuras, o simplemente buscan y están abiertos a otras opciones para hacer sus compras; Estas familias solo deberán descargar la aplicación de forma gratuita y por medio de su ubicación encontraran tiendas disponibles en un radio de alrededor de 1km, realizan su pedido y finalmente esperan al domiciliario. Conjuntamente este pedido llegará a la aplicación en el celular o computador del tendero y este dispondrá su organización para el despacho. Esto también incentivara a manejar precios estándar entre las tiendas y a una sana competencia para el crecimiento y sobre todo el sustento de los negocios en esta difícil situación.

MISIÓN Convertirnos en la app líder en el mercado, que mejore la calidad de vida de los tenderos del país, impulsando su sostenibilidad e incluso generando crecimiento económico.

VISIÓN Ser una compañía innovadora y confiable, líder en la integración tecnológica para tenderos, consolidándonos como una plataforma que agiliza y promueve la comunicación y venta de los productos de estos establecimientos.

Matriz DOFA

Objetivos corporativos    

Innovar con servicios a la vanguardia que logren mejorar la atención a clientes a través del uso de la aplicación. Optimizar la capacidad técnica y tecnológica para la prestación de los servicios de la empresa. Afianzar relaciones duraderas con los clientes para la prestación de los servicios de la empresa. Lograr posicionarse como una de las mejores apps en el mercado de las tecnologías.

Estrategia corporativa Crear una aplicación útil y de fácil manejo para tenderos de barrio y personas del común. Esta aplicación trabajara en un área de 1km a la redonda y se ubicaran las tiendas alrededor de la ubicación del usuario final.

Objetivos funcionales     

Ser una empresa líder en el mercado tecnológico y de comunicación. Lograr obtener la mayor cantidad de clientes dentro de la app. Superar a la competencia en ámbito de innovación y facilidad de uso de la app, dentro del mercado. Imponer una tendencia de consumo novedosa y ágil. Convertirse en el mejor empleador del país imponiendo una cultura de responsabilidad y honestidad en los trabajadores.

Estrategias funcionales por área Estrategia de Diseño: Se creará una app de fácil entendimiento y uso para los tenderos de barrio y para las personas que requieran la compra de sus productos. La persona genera la necesidad de compra de los productos, al tendero le llega la orden o el pedido de compra, de inmediato el tendero aprueba a un domiciliario para recoger y entregar los productos en la ubicación brindada por el cliente. Estrategia de marketing: Inicialmente se lanzará la app en la Play store o Apple store, se hará publicidad por redes sociales y se hará una campaña de difusión en dichas redes. Adicional a ello, se motivarán a clientes iniciales con un % de descuento para su primer pago de suscripción y por referir amigos. también tendremos personal contratado que se acercará tienda por tienda y hará la respectiva presentación y capacitación de la aplicación. Estrategia financiera: El dinero inyectado para crear la app se reunirá entre los socios. La recuperación de dicho capital y a su vez las ganancias se generan del ingreso de las suscripciones mensuales. El costo del domiciliario o envío será adicional al de los productos y este lo determinará el tendero. Se les hará una sugerencia de entre $1.000 y $2.000 por domicilio. Estrategia de RRHH: Como es una app abierta para todo tipo de público, se tendrá una calificación tanto para el tendero, para el domiciliario como para la persona que realiza la compra al final del proceso de la misma, dependiendo de ello, si la calificación es baja o con comentarios adicionales a la prestación ineficiente del servicio, se bloqueará a la persona y en caso de los domiciliarios o tenderos, se bloquearán del uso de la app.

Plan de montaje

(Elaboración propia, 2020)

La elaboración de nuestro plan está mejor explicada a continuación: Para el inicio del proyecto, nuestro equipo de trabajo realizó una reunión inicial en donde se debatiría Qué, Cómo, Cuándo? definir la idea empresarial. La elección del proyecto no fue una tarea fácil, por lo cual nos llevó un tiempo de 5 días elegir y realizar una aplicación que sea acorde a las necesidades de la cadena básica de provisionamiento de alimento en la localidad de Puente Aranda. Una vez definida la idea empresarial; el punto siguiente fue el de definir un nombre claro para nuestros usuarios, y llegamos a la siguiente conclusión: Tienda a la mano y como slogan Tiendas de barrio a un click.

El punto interesante de nuestro proyecto es el presupuesto, ya que existen en el mercado diversas maneras de crear una APP, como simplemente contratar un programador o elaborar la idea y enviarla directamente a una multinacional como Google, Apple entre otras. Para esto debimos tener en cuenta el alcance de nuestro proyecto, el cual debe contar con las siguientes especificaciones:         

Inscripción (Registro de usuarios) Listado de tiendas Listado o sección de productos Precios Formas de pago (transferencia, PSE, Tarjeta débito o crédito, otros) PQR’s (Fidelización) Devoluciones Licencias de funcionamiento Seguros

Contando con estas especificaciones nuestro presupuesto oscila entre los $ 30.000.000 y $40.000.000M/cte para iniciar con el proyecto, los cuales pueden observar con detalle en el archivo presupuestoapp.xls, en este punto tuvimos un tiempo de trabajo de tres días, ya que en línea contamos con amplios recursos y una vez identificadas las necesidades nos centramos en trabajar y finalizar el presupuesto. Una vez contemos con el desarrollo de los puntos anteriormente mencionados, se realiza una campaña de publicidad, previamente contamos con una base de datos por tal razón se hará publicidad por redes sociales. Para lograr más afluencia de posibles clientes se reparten volantes puerta a puerta de los hogares de la localidad, los cuales serán entregados por la asesora de ventas TAT y sistema de megáfono los días del lanzamiento, Para esto dispusimos de un mínimo de 16 días, con el fin de expandir la idea y que llegue a más posibles clientes. El día del lanzamiento, se realizará el sistema de megáfono indicando que ya está a disposición la APP al público en general para esta labor se dispone de 5 días.

Estrategia de comunicación

Marketing digital (redes socaiales): para la propuesta de negocio se espera contactar a la mayor cantidad posible de personas que logren transmitir el uso y mensaje positivo de la app. Para ello, se planea pagar publicidad en redes sociales a través de Inbound Marketing, logrando hacer reconocible la app al público. Al ingresar con un solo clic, la primer pregunta que se lanza es: ¿Eres tienda o eres comprador? Se espera que así, las personas (clientes) ingresen a conocer y usar la app con un bono incentivo de 10.000 en su primer compra. Por otro lado, se realiza un análisis más profundo a través de una encuesta web donde el tendero da conocer su interés en hacer uso de la herramienta y la forma en que realizaría las entregas, tiempos, costos y demás, para lograr ingresarlo al sistema.

Fases del proceso administrativo 1. Planeación

La idea de negocio tiene como objetivo ser una APP líder en el mercado en la integración tecnológica para los tenderos tradicionales, de manera que se logre la mejora de la calidad de vida a través del crecimiento económico de estos micronegocios. Para lo anterior se requiere completar las siguientes tareas

Ilustración 1. Cronograma de planeación

(Elaboración propia, 2020)

Con base al esquema planeado se busca que se desarrolle todo el proyecto, partiendo del objetivo inicial que es la misión que se plantea para la idea de negocio.

2. Organización Para el desarrollo del proyecto se requiere de un equipo multidisciplinario que estaría conformado por áreas, tal como se muestra en el siguiente esquema

Ilustración 2. Esquema de organización del proyecto

(Elaboración propia, 2020)

Cada una de las áreas del proyecto estará encargada de las actividades que le corresponden, apoyadas por el área de recursos humanos pues esta es la que brindará el personal requerido en cada uno de los departamentos del proyecto. El trabajo que se realizará por área permitirá establecer una serie de objetivos y realizar así el control de los diferentes procesos del proyecto.

3. Ejecución Para la ejecución de las tareas planteadas en el proceso de planeación, cada una de las áreas tendrá a cargo las tareas que le corresponden de la siguiente manera

Tabla 1. Ejecución del proyecto

(Elaboración propia, 2020)

4. Control

Para el desarrollo de las actividades de control, que estará a cargo de la dirección general del proyecto se desarrollarán una serie de indicadores que permitan evaluar cuales son las condiciones que deben mejorarse y además las metas que deberían alcanzarse a lo largo del desarrollo del proyecto Tabla 2 Indicadores por actividad

(Elaboración propia, 2020)

Cálculo del precio de venta Para la creación de la App necesitamos alrededor de $ 30.840.000 los cuales serán invertidos en el desarrollo y creación de la app y en la subida de esta a la Play Store y Apple Store. *Trámites legales y Seguros, *Recurso Humano, *Programador, *Publicidad, Asesor de Ventas TAT, *Gastos e imprevistos, y así se daría inicio a esta idea empresarial. En cuanto al precio de venta para el cliente nuestro que sería el tendero es por medio de suscripción mensual por un valor de $25.000 y estimamos meta de impacto inicial de 2.500 tiendas.

Para el mes de junio contamos con una inversión de $ 17.340.000, veamos al detalle. En *Licencias de Funcionamiento y subida a tiendas virtuales pago (anual) Suscripción en Play Store y/o Apple Store presupuestamos un valor total de seiscientos cuarenta mil pesos M/cte $ 640.000. En *Trámites legales (anual) en un seguro todo riesgo por valor de $ 1.000.000 En *Recurso Humano para el diseño y creación de APP presupuestamos el valor de $ 7.500.000. En * Publicidad está incluida el diseño e impresión de volantes, sistema de megáfono y demás requerimientos para una buena apertura del negocio. El valor de $ 5.000.000. por Asesor de Ventas TAT (tres asesoras por lanzamiento) $ 3.000.000. En *Gastos e imprevistos $ 200.000 por si ocurre algo inesperado. Para el mes de julio contamos con una inversión de $ 13.500.000, veamos al detalle. En *Recurso Humano para el diseño y creación de APP presupuestamos el valor de $ 7.500.000. En * Publicidad está incluida el diseño e impresión de volantes, sistema de megáfono y demás requerimientos para una buena apertura del negocio. El valor de $ 5.000.000. por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 Para el mes de agosto contamos con una inversión de $ 5.700.000, veamos al detalle.

En *Recurso Humano en Mantenimiento de App $ 2.000.000 y para el contador $ 2.500.000 En * Publicidad por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 En *Gastos e imprevistos $ 200.000 por si ocurre algo inesperado. Para el mes de septiembre contamos con una inversión de $ 6.000.000, veamos al detalle. En *Recurso Humano en Mantenimiento de App $ 2.000.000 y para el contador $ 2.500.000 En * Publicidad impresión de volantes 500.000 y por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 Para el mes de octubre contamos con una inversión de $ 5.700.000, veamos al detalle. En *Recurso Humano en Mantenimiento de App $ 2.000.000 y para el contador $ 2.500.000 En * Publicidad por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 En *Gastos e imprevistos $ 200.000 por si ocurre algo inesperado. Para el mes de noviembre contamos con una inversión de $ 6.000.000, veamos al detalle. En *Recurso Humano en Mantenimiento de App $ 2.000.000 y para el contador $ 2.500.000 En * Publicidad impresión de volantes 500.000 y por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 Para el mes de diciembre contamos con una inversión de $ 5.700.000, veamos al detalle. En *Recurso Humano en Mantenimiento de App $ 2.000.000 y para el contador $ 2.500.000 En * Publicidad por Asesor de Ventas TAT (una asesora a término fijo) $ 1.000.000 En *Gastos e imprevistos $ 200.000 por si ocurre algo inesperado. Viabilidad de la idea. De acuerdo con el cálculo del valor de suscripción mensual y la meta mínima a cubrir estimamos tener un ingreso mensual de $62.500.000 por esto determinamos nuestra idea de negocio como viable, trabajaremos por mantener la meta establecida y con este ingreso mensual podremos obtener ganancia y hacer el respectivo mantenimiento de la aplicación en cuanto sea necesario. Consideramos una idea innovadora y competente en cuanto a precio ya que otras apps como rappi y domicilios.com están enfocadas únicamente en domicilios de restaurantes y tiendas de gran magnitud, esto nos dará una total acogida por parte de las tiendas de barrio y por supuesto apoyará al mantenimiento y la situación económica de estas.

Manejo de personas

El manejo de las personas será bastante complicado debido principalmente a dos razones, la primera que las personas relacionadas estarán a una gran distancia por lo cual el único contacto será a través de la aplicación y los asesores tienda a tienda, y la segunda es controlar su comportamiento al no ser empleados de la organización sino personas afiliadas. Para controlar como efectuarán sus actividades entorno al cliente se tendrá una calificación después de cada servicio por parte de los clientes buscando mantener un buen nivel de servicio. Se realizarán actividades para incentivar la buena atención a los usuarios finales y se dará a conocer medidas para que al tener varias calificaciones negativas serán afectados como negocio. Estas iniciativas también beneficiarán a los que más ventas realicen. Los tenderos de cada negocio tendrán un canal de atención directo con la compañía para resolver inconvenientes e inquietudes. La idea es tener contacto permanente para tener un control de como se va desarrollando la operación. También, se tendrán asesores destinados específicamente a mantener la relación directa con cada tienda para conocer a detalle cómo se va desarrollando el programa y poder implementar acciones de mejora directas.

Mecanismos de control Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Buscamos con la aplicación de los mecanismos de control incidir directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Se tendrán tres tipos de mecanismos de controlar: El primer tipo es el Control preliminar, con este control será antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. El segundo tipo es el control concurrente, el cual se ejecuta durante la fase de la acción de puesta en marcha de la operación de la compañía incluyendo que la dirección ejecute adecuadamente, vigilando y sincronizando las actividades de la operación cuando vayan ocurriendo. El último es el control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información obtenida sobre cómo ha ocurrido la operación de la compañía buscando eliminar errores y mantener una mejora continuo permanente. Principalmente se tendrá una combinación de dos mecanismos de control para mantener la participación en el mercado, será entre mantener un gran volumen y escala de usuarios y socios de negocio debido a que buscamos tener un gran volumen de ventas que será un gran número de afiliados para garantizar una cobertura en toda la localidad y trabajar en conjunto con todos los negocios para tener un crecimiento compartido que permita fortalecer la relación empresarial y que sea siempre gana a gana.

Definición organizacional A continuación, está la estructura organizacional que tendrá la empresa:

Consejo de administració n (socios)

Gerente de marketing

Gerente de IT

Gerente financiero

Gerente de RRHH Asesores tienda a tienda

Conclusiones



 

Luego de haber realizado varias consultas y de analizar los sectores más comprometidos económicamente desde la llegada del COVID-19 pudimos establecer y crear una idea empresarial que ampare y ayude uno de estos sectores tan golpeados por la economía en tiempos de pandemia. Con esta idea empresarial podemos incentivar a otras personas a crear empresa y comenzar a ayudar a la economía sobre todo de quienes más necesitan apoyo ahora. Pudimos desarrollar y practicar estrategias para mejorar el trabajo en equipo.

Bibliografía

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https://www.larepublica.co/empresas/domicilios-se-cuadruplican-en-tiempos-decuarentena-por-el-covid-19-2983817

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https://www.elespectador.com/noticias/bogota/tiendas-de-barrio-bogota-venden-masalimentos-los-hiper-articulo-254065