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UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA CAMPUS: TUXTLA GUTIÉRREZ, CHIAPAS

ENSAYO DE “PLANEACIÓN Y CONTROL”

AUDITORÍA I

DOCENTE: HÉCTOR MANUEL PORTILLA GONZÁLEZ. DOCTORANTE EN ADMINISTRACIÓN

ALUMNO: SÁNCHEZ ROJAS GREGORIO LAE 6TO SEMESTRE, MIXTO DOMINGOS

TUXTLA GUTIÉRREZ, CHIAPAS 15 DE NOVIEMBRE DE 2013.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3 PLANEACIÓN Y CONTROL ................................................................................... 4 LA IMPORTANCIA DEL CONTROL ........................................................................ 5 EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO ............................................ 6 IMPLANTACIÓN DE CONTROLES ........................................................................ 6 LA PLANEACIÓN EN LA IMPLANTACIÓN DE CONTROLES................................ 8 EL ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE CONTROLES. ......................................... 9 CONTROL DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS .......................................................................................................... 10 SU IMPORTANCIA ............................................................................................... 11 GENERALIDADES SOBRE CONTROL ................................................................ 12 ESTÁNDARES ...................................................................................................... 14 EL PROCESO DE CONTROL............................................................................... 15 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL .................................................. 18 TIPOS ................................................................................................................... 18 LA EVALUACIÓN COMO ELEMENTO DE CONTROL ......................................... 21 CONCLUSIÓN ...................................................................................................... 22 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 23

INTRODUCCIÓN

La Teoría Administrativa comprende varios factores que ayudan a que la organización se centre en el logro de sus objetivos y que sea por ello que busque la eficiencia, la eficacia y obtener así la productividad en su interior. Para ello es necesario tomar los subsistemas administrativos como entes que ayuden a que la puesta en marcha de esos objetivos sea la más conveniente, para ello surge en primera instancia LA PLANEACIÓN, como recurso principal e inicial para la ejecución de alguna estrategia. En este trabajo se pretende mostrar cómo ha evolucionado hasta nuestros días, la incidencia que tienen en ella varios factores y además su relación con otras áreas, para ello es necesario comenzar diciendo que desde hace muchos siglos la planeación se ha llevado a cabo así sea implícitamente, todo desde que el hombre ha tenido algo de racional.

La planeación es la determinación de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de políticas, objetivos, redacción de programas, definición de métodos específicos, procedimientos y el establecimiento de las células de trabajo y otras más. Es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos.

Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas.

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PLANEACIÓN Y CONTROL

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los límites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control.

Así como el control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y evaluación de los resultados que la organización espera, la planeación lleva al interior de su proceso típico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programación a plazo medio que integra los planes funcionales, la función administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisión de las condiciones reales y comparándola con los resultados esperados. Aunque la planeación y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables. La prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuerzos deben producir los “resultados deseados”. Para determinar esto necesita criterios mediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. El control es función de todos los administradores, desde el gerente general hasta los supervisores de línea, en todas las organizaciones. Algunos administradores, en particular los de los niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de la ejecución de planes y objetivos se convierte en el principal responsable de llevar a cabo el control. Mc Gregor lo hacía latente en su teoría Y donde se aspira al Autocontrol. La Previsión y la Planeación resulta ser un pre-requisito para un control efectivo. Es absurdo suponer que el control se puede lograr sin una planeación. Si no existe planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los resultados que se desea.

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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

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EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La palabra control sugiere la idea de comprobación, inspección, verificación, revisión, supervisión, etc. El control es la función de administración que cierra el proceso administrativo, es la consecuencia lógica del acto de administrar, es una función indelegable de todo cargo con responsabilidad de conducción, ya que ambos conceptos están unidos.

La organización, para ser tal, siempre debe de procurar:

a) Cuidar que sus planes y objetivos se cumplan, entre estos se encuentre el de aportar a la sociedad la satisfacción de necesidades, objetivos sociales, objetivos económicos el de satisfacer las necesidades de sus inversionistas, la responsabilidad ante el gobierno en sus impuestos y a la vez satisfacer las necesidades del público o sociedad en un precio que sea accesible, el saber balancear estos tres aspectos solo será posible si se toma en cuenta el siguiente punto. b) Distribuir económicamente; optimizando la utilización de sus recursos organizacionales.

IMPLANTACIÓN DE CONTROLES

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino. La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

 Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.  Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas. 6

 Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.  Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.  Constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.  Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición. Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío. 7

LA PLANEACIÓN EN LA IMPLANTACIÓN DE CONTROLES

El control puede ser analizado como el proceso de evaluación tendiente a determinar la real o efectiva aplicación del sistema de planeamiento integral establecido para la organización.

El establecimiento de normas de control, estándares o indicares de desempeño. Esta etapa se relaciona directamente con la fase de planeamiento. En esta última se definen los objetivos o acciones a realizar. La fase de control surge como la instancia necesaria para medir el cumplimiento de lo planeado. Se requiere entonces de la definición de una base, un estándar o un indicador de la gestión. Es decir, el nivel de desempeño esperado (unidad de medida) para una acción o un objetivo.

La medición del rendimiento real. En esta etapa del proceso se evalúa el grado de rendimiento real sobre los parámetros preestablecidos. Para ello se recurre a diferentes fuentes como: La observación directa tiene como ventaja proveer información no filtrada a través de otra persona. Sin embargo, demanda mucho tiempo y siempre estará sujeta a los sesgos personales del observador. Datos estadísticos: La accesibilidad actual de los sistemas informáticos ha permitido expresar la información a través datos estadísticos. Este recurso no se limita sólo a datos numéricos sino también gráficos, diagramas de barras, entre otros. Si bien este tipo de informes permite visualizar rápidamente datos numéricos, la información que ofrecen pasa a ser limitada al no poder informar sobre factores importantes de tipo subjetivos. Los informes verbales presentan como ventaja la rapidez y la posibilidad de retroalimentación instantánea. Sin embargo, sus desventajas son semejantes a la observación directa sumada a la imposibilidad de documentar la información. Los informes escritos, al igual que los estadísticos son más lentos y más formales. A menudo resultan más completos que los verbales y permiten su archivo.

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La comparación del rendimiento real con un estándar. En esta etapa del proceso se determina el grado de variación entre el rendimiento real y el estándar. En esta etapa es crítico para el administrador determinar el rango de variación aceptable. Este parámetro fijado de antemano, permitirá reconocer aquellas desviaciones que exceden dicho rango considerándolas significativas. El administrador considerará entonces aquellas desviaciones significativas en particular por la magnitud y dirección de esas variaciones.

La identificación y el análisis de las desviaciones (rendimiento real vs. estándar) Como producto de la comparación se identifican las desviaciones significativas. La tarea del administrador requerirá avanzar en el análisis de la/s causa/s que dieron origen a esas desviaciones. Para ello deberá valerse de herramientas y la información necesaria para identificar las causas más probables. Esta tarea garantizará el diseño de acciones correctivas más eficientes.

La definición y de la/s acción/es correctiva/s. Identificadas y analizadas las desviaciones significativas, se avanza hacia el diseño e implementación de las acciones correctivas. Por un lado, el administrador podrá corregir el rendimiento real si la fuente de la desviación ha sido la presencia de acciones de trabajo deficientes, o bien, podrá tomar la decisión de revisar el estándar. Esta última acción puede darse cuando la desviación identificada es resultado de la utilización de un estándar poco realista. En este caso, el objeto de acción correctiva es el estándar.

EL ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE CONTROLES.

Objetivos: Cuyas Normas o estándares pueden ser cuantificados por medidas exactas. Subjetivos: Aquellos en cuyo análisis ha de intervenir el juicio o apreciación de carácter personal.

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Mixtos: Serán aquellos que participan parcialmente de las características de los dos enunciados anteriormente.

Otra clasificación:  Controles de Ventas  Controles de Producción  Controles Financieros y Contables.  Controles de Administración  Controles Generales  Control de Controles.

Control Interno: Es el conjunto de normas y procedimientos que están incluidos en la estructura de una empresa

y que tienen como objeto la comprobación y

verificación automática de las personas y activos y por último, la obtención de la información real, oportuna, con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano. En esta definición encontramos como fines del control: a) Eficiencia b) Seguridad c) Información real y oportuna

CONTROL DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente”. (Henry Fayol).

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“El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado” (George R. Terry). “Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan”. (Harold Koontz y Ciril O´Donell).

El control para la Administración tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuación deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones. 2) Comparación de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparación surge una evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas, que como resultado de la evaluación realizada rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados. Esta tipo de control, si bien tiende a hacerse "Normativo" por el tipo de sanción que implican los incumplimientos, es en definitiva "Utilitario" y refleja el concepto del control administrativo en su forma más amplia. Primero existe una norma, luego una comparación entre plan y acción, una evaluación de los desvíos y luego la corrección de la autoridad competente.

SU IMPORTANCIA

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

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Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control.

GENERALIDADES SOBRE CONTROL

Para el Administrador la función de Control es el asegurar que las operaciones que se están realizando están de acuerdo con lo Planeado y Organizado, Control 12

es un americanismo que indica la acción y efecto de controlar; Controlar es un verbo que significa: “ Supremacía Gobierno, manejo o dirección

Examinar y

censurar con autoridad suficiente, formando un juicio, con el cual estaremos aprobando, reprobando o corrigiendo , lo que no estuviese en forma o a modo debido“

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propósito y función del control. El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de cuatro pasos básicos:

 Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.  Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)  Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

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 Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

ESTÁNDARES

Los estándares son aquellas normas usuales, los propósitos, los objetivos, a alcanzar, las metas a alcanzar y aquellos índices que integran los planes, y todo dato o cifra que pueda emplearse como medida para cumplirlas, son considerados como estándares. Estas medidas son indispensables para el control, ya que indican la manera en que deseas que se ejecute una actividad. En la práctica, son los objetivos declarados y definidos de la organización y por esa razón los estándares deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de los resultados logrados.

Características de los estándares.  Realistas  Dinámicos  Medible  Concertado Importancia de los Estándares Es importante para el logro de la eficiencia y la eficacia. Fuentes de los estándares  La experiencia  La evaluación  El método científico Los Estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado.

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La capacidad para seleccionar los puntos críticos de Control es una de las artes de la Administración, lo da la experiencia,

la estadística,

la intuición,

la

observación personal. Con estos Estándares los

Aumentando su

Aplicando

Administradores, podrán manejar

tramo de Control

INDICADORES

un mayor número de subordinados

EL PROCESO DE CONTROL

Cómo se controla Los diversos niveles, dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinta medida los sistemas de control definidos anteriormente. El Nivel Inferior controla basado básicamente en el contacto personal y ayudado, en proporciones variables, en canales informales, según la personalidad del supervisor. El Nivel Medio o de jefatura departamental, debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados por la Dirección Superior, para ello recibe información por la vía jerárquica. Utiliza el márgen de discrecionalidad que se le ha otorgado para ajustar la actividad al estándar fijado. Revisa personalmente los problemas que salen de las normas y resuelve en consecuencia. Pero no interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por excepción ante casos determinados, o por intervenciones sorpresivas para controlar el grado de cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo.

El contacto personal y la vía informal son más frecuentes a nivel inferior y más cerrado en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente con el lugar de trabajo, mientras que el jefe departamental utiliza la recorrida periódica y breve como medio de control.

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Qué se controla

1) Los Bienes, propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo. 2) Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su capacidad y remuneración. 3) Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse.

Instrumentos de medición o de control

El soporte o instrumento físico que se utilizará como vehículo de la información para el control puede adoptar diversas formas o maneras, que admiten las siguientes clasificaciones: Una primer distinción que cabe adoptar es la de separar entre medios sistemáticos de control, a los cuales se denominará Instrumentos, y medios accidentales de información, como las comunicaciones verbales no rutinarias, memorándums, etc. que por su carácter asistemático no adquieren el status de instrumentos de uso cotidiano. Luego, dentro de los Instrumentos, se pueden efectuar otras dos grandes divisiones:

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Los de control de progreso, tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión. No contienen información sobre la actividad en sí, sino con su desarrollo temporal. Son instrumentos de este tipo: a) La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. b) Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información. c) Las planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite. d) Los gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar.

Los instrumentos informativos de control propiamente dichos, a diferencia de los anteriores que se refieren a cuándo se cumple el proceso, estos atienden a cómo se desarrolla el mismo, incluyendo datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los procesos bajo control. Son instrumentos de este tipo: a) Los reportes diarios o informes de actividad diaria: reúne datos referidos a una actividad determinada para poder seguirla durante un corto período de tiempo. P.ej.: Saldos de Caja, de Recaudación, Pagos, etc. b) Las planillas o formularios informativos: contienen una serie de datos homogéneos sobre un aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario. c) Los gráficos: que permiten una rápida visualización de las series bajo control. Dentro del nombre Gráficos se incluyen a: Los gráficos cartesianos, los gráficos de barras, los gráficos circulares d) Los informes de auditoría operativa: que posibilitan mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organización, habitualmente se utilizan 17

planillas o gráficos, pero se hace hincapié en la rutina de recepción de informes estructurados según un patrón o modelo a través de los cuales se conocen los hechos

anormales,

los

procesos

o

cosas

revisadas,

su

intensidad

y

recomendaciones de cambio.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL

Los sistemas de control, para lograr un uso óptimo, deben poseer ciertas características, que son las siguientes: 1. Deben ser oportunos. Un control es oportuno cuando se dispone de él en el momento apropiado. 2. Seguir una estructura orgánica. La función de control puede sustituir una estructura orgánica. 3. Ubicación estratégica. No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo, aun cuando éste sea de pequeña o de mediana magnitudes. Por tanto, es necesario establecer controles en ciertas actividades de la operación siguiendo un criterio estratégico. 4. Un control debe ser económico. Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y provocar un efecto sofocante en el personal. 5. Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de preparar, ya que sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente la actividad por controlar. Aunque tales mediciones muestran una visión de la situación presente, no revelan necesariamente la tendencia de la ejecución.

TIPOS DE CONTROL.

El margen de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guarda relación funcional con la ubicación del sujeto de control dentro de la 18

organización y las características de la información a recibir. En función de ello, se pueden distinguir tres tipos de control:

 El simple o interno: que se establece creando pautas de organización para que en forma conjunta con la ejecución del trabajo operativo de las unidades de organización, se establezcan controles por oposición de intereses y se creen registros o archivos susceptibles de ser controlados. Este tipo de control se establece sobre las operaciones rutinarias y se localiza en los niveles inferiores de la pirámide cargos-funciones. Dentro de este tipo de control simple se ubican las "Normas de Control Interno", que son las reglas prescritas por la Organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes y la regulación de las actividades a que se dedica.  El operativo o por realimentación u homeostático: se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados. Este tipo es realizado por la gerencia media o las jefaturas departamentales que se ubican a continuación de los niveles superiores de la organización.  El Superior o Gerencial: cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros curso de acción. Sin embargo, puede establecerse un Sistema de Control Superior, previendo un esquema de información dirigida a la Dirección Superior de la organización con el propósito de permitirle evaluar la marcha y el desarrollo de los programas y políticas en vigencia. La estructuración de un sistema de este tipo se logra sobre la base de un "Manual de Control Superior", que debe reunir en un sólo cuerpo orgánico: 1.- Los cuadros, gráficos y demás instrumentos informativos que fueran diseñados para la organización.

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2.- La designación de responsables de reunir y presentar la información en tiempo y forma, así como la debida especificación de las tareas o funciones para lograrlo. 3.- El cronograma de preparación, presentación y circulación de todos los instrumentos informativos que forman el "Manual".

La dirección superior puede instrumentar controles de tres tipos básicos

1. antes de que una actividad comience 2. mientras esta tiene lugar 3. Posterior a la actividad. En la figura siguiente se muestra la función de control y la descripción de los tipos de control, adaptado de Donelly,Gibson e Ivancevich (fundamentos de la dirección, UTEHA, p.12) RECURSOS Recursos Humanos. Recursos Financieros.

Mientras el personal

*Recursos Materiales.

Trabaja

Después de que el personal trabaja

*Recursos Técnicos.

Precontrol

Control Incurrente

Control retroalimentario

1. El precontrol. Se refiere antes de que el trabajo sea ejecutado.1

1

EL precontrol elimina desviaciones significativas antes de que ocurran. Al respecto la

dirección superior crea políticas, procedimientos, programas encaminados a eliminar el comportamiento que causara resultados en el trabajo. El precontrol se centra en la eliminación de los problemas previstos a futuro.

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2. El control concurrente. Este se realiza a medida en que el trabajo está siendo ejecutado. El control incurrente no solo se relaciona con el desempeño humano, sino también con áreas tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento. 3. Control retroalimentarlo. Esta se centra en el desempeño organizacional pasado, es decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción.

LA EVALUACIÓN COMO ELEMENTO DE CONTROL

Establecer controles involucra un marco de incertidumbre en cuanto a los resultados finales. Debido a esa incertidumbre, la administración ha llegado a la conclusión de que conviene efectuar revisiones periódicas de los diversos controles. Por tanto, habrá que dar contestación a las interrogantes siguientes:  ¿El o los controles operan como se esperaba?  ¿La inversión en los controles es compensada con los resultados alcanzados?  ¿Será necesario efectuar una revisión del sistema de control?  ¿Qué medidas hay que tomar para estudiar los controles?

En el momento de elaborarse y de ser puestos en práctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente, pero con el tiempo y sobre todo debido a los cambios de importancia que experimente la organización, siempre encontraremos la necesidad de realizar modificaciones en los sistemas.

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CONCLUSIÓN

El ensayo realizado ha sido de suma importancia, ya que nos hace mención de la importancia que tiene la planeación y el control dentro de una estructura organizacional, la planeación nos sirve para tener un buen control de nuestras operaciones. La planeación y el control están muy relacionados, porque el proceso administrativo está en constante cambio o retroalimentación, el control nos ayuda a evaluar los avances o retrasos, regular actividades de acuerdo a los requisitos de los planes y asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización.

El control dentro de una organización son de tres tipos: Físico, Material o Simbólico. Se dice que es Físico cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano. Es Material cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control utilitario y su principal símbolo es el dinero. Es Simbólico cuando se busca la obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo.

En resumen podemos decir que en la administración y en nuestra vida diaria siempre tenemos presente la planeación, el proceso que vamos a seguir para llevar a cabo un trabajo o cualquier otra cosa y durante este proceso llevamos a cabo el control, de ver o revisar nuestro plan y de esta manera detectar desviación de nuestro objetivo y de esta manera corregirlo mediante algún sistema determinado.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE MÉXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutiérrez García. El Material aquí reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización

por

escrito.

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DERECHOS

RESERVADOS

Prohibida

su

reproducción total o parcial.

http://jcvalda.wordpress.com/2010/03/10/el-control-administrativo-su-importancia/

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitu lo4/Pages/4.6/46Relacion_planeacion_control.htm

http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=29226

RUIZ de Velasco, Auditoria Administrativa, México. Editorial Banca y Comercio, 2002.

CONLA, Código de Ética, México. ACAFSA, Thompson Learning, 2000.

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