• Author / Uploaded
• Juanse Tv

Citation preview

YISELL DAYANNA CORREA MEDINA

Ensayo

Capacitadora Delcy Garnica

Instituto De Educación Tecnológica Multitech Asistencia Administrativa Bucaramanga 2019 CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO LEY 594 DE 2000...................................................................................................................................3 CONCLUCIÓN .......................................................................................................................................9 BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................................... 10

LEY 594 DE 2000 Es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia empresa, esta legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre otros. Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio, departamento, e incluso de un país. Además esta ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. También comprende la función archivística las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. También este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental. Son los documentos conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de los más importantes que pueda contener dicha ley. De igual forma la gestión documental hace parte de los parámetros fundamentales de las actividades administrativas, pues son estas las técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o información que requiramos en su momento y así mismo a la protección de escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo. 

La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios

son:

Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno. 

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, está incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.



El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades

tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información. 

El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.



El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.



El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse

las

condiciones

y

aplicar

y

utilizar

los

sistemas

correspondientes para la organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley. 

El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e

información. El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de existir de una empresa. Son los documentos donde se ha registrado información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o gestiones de un país entero. Es por ello que la modernización es parte de la organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su función y se aprovechara mejor este recurso. 

El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación de esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos. Esta entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya que está generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida y esta despertando a las empresas del letargo nocivo como es el desconocimiento del valor de la información.

La información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier administración, en nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción todos y cada uno de nosotros debemos contribuir no solo en nuestros empleos sino, dando a conocer el tema a nuestra familia, amigos, en fin... para que aprendamos a valorar la información. Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno nacional ni a las empresas ya sean públicas o privadas, igual nosotros como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este sueño se cumpla. La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según

organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos están obligados a organizar sus archivos. Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y participación del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo el personal que en la empresa de una u otra forma maneja información. En él título IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación conformar los archivos públicos, también indica que cada administración pública es responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información. La información pública debe manejarse con ética y para ello se requiere de personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante tener muy claro cuáles son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta importante tarea. La Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo los archivos públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es irrecuperable.

Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos esmerarnos por conocer cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si aún no se ha propuesto un programa de gestión documental, es nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con ahínco en este propósito

como empleados, como civiles y sobre todo como colombianos. Siendo multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir a que algún día nuestra Colombia sea diferente: halla orden y tengamos paz.

CONCLUCIÓN La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que con esta vemos todos los esquemas más importantes que se deben de tener en cuenta en el momento de abrir una institución pública cuyo final es brindar un servicio a la comunidad ya que con esta se pretende tener un buen orden a la hora de organizar todo archivo que ingrese a nuestra institución dándole un uso adecuado.

BIBLIOGRAFIA

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf http://archivocentralcamaracali.blogspot.com/2008/05/analisis-la-ley-594-de-2000.html