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ENSAYO LEY 594 DEL 2000

Presentado por: John Fredy Aroca Garzón

Presentado a: Tutor: Alejandro Passo Fonseca

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Legislación Documental en el Entorno Laboral 2018, noviembre

Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia empresa, esta legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre otros. La Ley 594 de 2000 expresa la importancia

de

la

conservación

del

archivo

para

una

buena

gestión

Empresarial. Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio, departamento, e incluso de un país. Además, esta ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. También comprende la función archivística las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Así mismo este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental son los documentos conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de los más importantes que pueda contener dicha ley. Es importante para una empresa la conservación de los documentos y el mantenerlos clasificados y ordenados para poder tomar decisiones acertadas ya que estos documentos representan su memoria y son de vital importancia para su buen funcionamiento y supervivencia.

Un buen manejo, clasificación y conservación de los archivos permite a la empresa actual que se enfrenta a la globalización y condiciones actuales del mercado a ser más competitiva y tener un mejoramiento es los procesos contando con centros de información disponible, satisfaciendo requerimientos de consulta e información, podrá contar con una base de datos oportuna y organizada sin perder tiempo en búsquedas. También para la empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del manejo del archivo encuentre la información que busca en el menor tiempo posible, para esto es necesario clasificar los documentos de manera lógica, teniendo en cuenta los criterios o características existentes dentro de la empresa. Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es irrecuperable. Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o información que requiramos en su

momento y así mismo a la protección de escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas. Para concluir podemos decir que esta ley es la rige y vigila la parte documental y la parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean bien elaborados y bien presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso y sobretodo es la que le da legalidad a todos los títulos o documentos.