• Author / Uploaded
• pedrocala

• Categories
• Planificación
• Presupuesto
• Gestión de proyectos
• Mercado (economía)
• Economias

Citation preview

Universidad ECCI Especialización En Gerencia De La Seguridad Y Salud En El Trabajo Gerencia de Proyectos

IMPORTANCIA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS EN LA VIDA COTIDIANA

Autor: Cala Aguirre, Pedro Agustín Tutor: Cruz Mican, Edgar Correo electrónico: [email protected]

Bogotá, Junio de 2019

Introducción La gestión de proyectos es una disciplina de gestión que se está implantando de forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes. Los proyectos son una parte del quehacer de las corporaciones hoy en día, y en realidad no son otra cosa que una forma estructurada de planificar el quehacer diario, en función de objetivos ya sean estos estratégicos, de corto, mediano o largo plazo (o todos los anteriores) que tienen como característica tener metas, plazos y presupuestos, que si están correctamente formulados deberán ser coherentes entre sí. En los últimos años se ha venido desarrollando todo un instrumental para asegurar esta coherencia y sobre todo para procurar la obtención de los objetivos en cantidad y calidad pertinentes y de hacerlo en el tiempo y presupuesto adecuados. En otras palabras se ha venido recopilando buenas prácticas para procurar la eficacia y eficiencia de las inversiones de las empresas públicas y privadas en función de los intereses y objetivos de la sociedad.

La gerencia de proyectos data desde el inicio de la civilización, con el tiempo y el avance de la Globalización económica y la complejidad de los negocios, esta particular forma de administrar esfuerzos temporales en procura de objetivos específicos, ha venido ganando terreno en las corporaciones ya sean estas públicas o privadas. Esto tiene una vinculación directa con la forma en que se administra hoy el mundo en que vivimos, con la forma en que se relacionan los sectores productivos, la sociedad civil y los grupos de interés en todas las actividades de nuestra vida cotidiana. La gerencia de proyectos es la metodología para plantear un proyecto a lo largo de diferentes fases que van desde su inicio hasta su fin. El encargado de gestionar esta gestión de proyectos es el Project Manager o director de proyectos, que es el encargado de elaborar el plan y de controlar y monitorizar cada uno de los pasos. Una vez elaborado el plan tiene que ocuparse de la gestión de tiempos acciones y recursos, además de planificar quiénes serán los colaboradores tanto internos como externos. Así como también es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes. La definición de proyecto siempre hace parte de nuestra vida cotidiana ya que continuamente estamos realizando actividades coordinadas que buscan cumplir con un objetivo o alcanzar una meta y allí donde nos planteamos las distintas fases para llegar a tal fin.

Ahora bien, cuando pensamos en gerencia de proyectos tendemos a solo enfocarnos en proyectos de construcción. Sin embargo, los principios de la gerencia de proyectos podemos aplicarlos a nuestra vida. Todo lo que realizamos a diario, incluso nuestros planes personales a corto y largo plazo son proyectos. Es por esto que la Gerencia de Proyecto es la aplicación del conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a actividades que cumplan con los requisitos de dichos proyectos. El éxito de la gerencia de proyectos es la aplicación apropiada de alrededor de 50 procesos lógicos los cuales se dividen en 5 grupos o etapas de procesos. Estos son: 

Inicio: es la etapa donde se define el Proyecto y se obtiene el visto bueno para dar comienzo con el mismo.



Planificación: nos ayuda a establecer la visión del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para cumplir con los objetivos.



Ejecución: se realizan los procesos para completar el plan definido que satisfagan los requisitos del proyecto.



Monitoreo: estos procesos requieren velar, revisar y regular el progreso y rendimiento del proyecto; identificar áreas que requieran cambios al plan; y el inicio de cualquier cambio necesario.



Control y cierre: en esta etapa vez el cumplimiento de tu plan.

Así como también la Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costos planteados a su inicio.

Por ende, un proyecto puede o no tener complejidad, puede ser simple, sencillo o complicado, pero siempre debe tener un principio y un fin, un tiempo límite establecido para su ejecución y contar con lo necesario para lograr la meta. En cuanto a la clasificación de los proyectos, en este caso particular, se destacarán dos categorías, los proyectos de inversión públicos o sociales y los de inversión privados o productivos. ¿Pero qué es un proyecto de inversión? Covarrubias, (2010), en sus apuntes teóricos sobre formulación y evaluación financiera de proyectos de inversión dice: Un proyecto de inversión es, pues, un ejercicio de simulación donde se considera una situación base y a partir de allí se realizan los estudios que demuestren la conveniencia o no de llevar a cabo el proyecto. De manera que el objetivo general de un proyecto de inversión no puede ser otro que demostrar si es conveniente o factible llevar a cabo la inversión o el negocio considerando lo que puede pasar con el mismo en el futuro. (s.p) Por esto toda organización tiene la necesidad de crear valor en las actividades que realiza, para lo cual tiene que organizar, dirigir y administrar los recursos tanto material (dinero, herramientas…) como intelectuales (habilidades, técnicas…) o humanos, a fin de evitar despilfarros en el proceso de ejecución a esta disciplina se le llama gestión de proyectos la cual hoy por hoy ha retomado un gran valor ya que permite el alcance de los objetivos y metas, en tiempo y coste planteados desde su inicio. Por dicha razón podemos especificar que una de las capacidades relevantes en un gerente de proyectos en especial en el sector informático es la de poseer la habilidad de trabajar en equipo, no sólo por su altas condiciones técnicas de su trabajo, sino por el rol más importante en una organización el del líder, el cual debe ser comunicador, planeador e integrador; además, de poseer una visión clara de los procesos y de tener la capacidad de formular y trabajar bajo un

adecuado sistema que posibilite el fácil manejo de los detalles requeridos para lograr con un alto grado de calidad en los objetivos pre-definidos. Cuando pensamos en la utilidad de las metodologías y las herramientas para la gestión de proyectos, casi siempre pensamos en sectores clásicos como el mundo de la ingeniería, la arquitectura, la industria, el sector aeroespacial o el desarrollo de software. Podemos incluso imaginar la utilidad que tendrán estos recursos en sectores tales como el de las agencias de viajes o la restauración, gestionando negocios de hostelería o incluso una ONG. Cualquier actividad compleja a acometer en nuestra esfera personal también debe ser enfocada como un proyecto y tratada como tal, con metodología y herramientas apropiadas y llevada a cabo como si de un proyecto profesional se tratara. De acuerdo con esto, nuestra principal gerencia está en la que hacemos con nuestra vida. Esto plantea en forma inmediata, sobre cuáles son los objetivos que perseguimos con ella y que, si tomamos el concepto de misión, ella puede llegar a clarificarse en el término de nuestra adolescencia, cuando definimos gran parte de lo que queremos ser el resto de nuestra existencia y que, claro está, se encuentra condicionada por nuestras experiencias infantiles y de adolescentes y, sobre todo, por la presencia de nuestros padres o figuras de importancia en valores y en modelaje. Desde esta conceptualización podemos generalizar que todos los seres humanos somos gerentes y que, a medida que vamos viviendo y especializándonos en diferentes áreas como la afectiva, la erótica, la intelectual y la económica, estamos haciendo gerencia social, en el sentido de estarle dando a los otros, un recurso escaso uno que tienen que manejar de manera adecuada

para que se tengan los mejores resultados en la obtención de sus objetivos. Sin que esto cause molestias, podemos afirmar que todos somos recursos de todos. De aquí surge y comienza a crecer la importancia del impacto de la gerencia, en este sentido estricto, en todas las áreas de nuestras vidas individuales y, de manera muy especial en la vida social que nos integra o que nos excluye de acuerdo a cómo estemos gerenciando nuestros diferentes tipos de recursos. Evaluada desde aquí, una buena vida individual o colectiva, podrá ser percibida e incluso, evaluada, de acuerdo a toda una serie de parámetros que tendrán la claridad necesaria, en la misma medida en que nos podamos plantear cómo hacer esta gerencia, es decir, con qué instrumentos físicos, psicológicos, emocionales, morales, éticos, ideológicos, comunicacionales podemos enfrentar el manejo de nuestras vidas para lograr lo que necesitamos o deseamos y, de la misma forma, cómo esto va a formar parte de los diferentes grupos y equipos de los que somos integrantes obligados o voluntarios, conscientes o no y, de los cuales, como consecuencia, somos parte de los recursos naturales no renovables. Lo que permite involucrar el concepto de proyecto como unidad o disciplina básica de análisis de gestión, efectuar una mejor planeación, monitoreo y control para establecer en cualquier momento el estado real de la organización. Dentro de la organización existe la gerencia del día a día que es irreemplazable por su dinámica en la planeación estratégica en el cumplimiento de la perdurabilidad del negocio. Pero la gerencia de proyectos permite optimizar y crear mayor eficiencia en las actividades de la empresa que exigen un desarrollo especial para conseguir crecimiento.

Por tal motivo todos los proyectos por insignificante que parezca tienen grados de riesgo. La gran ventaja de la gerencia de proyectos es la posibilidad de planificar, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente el riesgo por medio de escenarios con niveles de probabilidades, análisis de sensibilidad, del valor monetario esperado y mediante árboles de decisión. Es importante mencionar que los gerentes de proyecto enfrentan un desafío mucho más complejo. En la mayoría de los casos tienen que alcanzar el único objetivo del proyecto mediante una serie de objetivos contradictorios. El gerente de proyecto tiene que equilibrar el tiempo según el costo y el costo según el desempeño para alcanzar el fin deseado y satisfacer todos los objetivos posibles. Este debe lograrlo bajo condiciones de alto riesgo de cambio trabajando con un equipo multidisciplinario altamente interdependiente. Como si esto fuera poco, el equipo es temporal, y las personas que lo integran saben que una vez que termine el proyecto volverán a sus viejos trabajos o iniciarán otro proyecto. Por lo tanto, los gerentes de proyecto necesitan una gama de habilidades diferentes. En la mayoría de los casos, los gerentes de proyectos deben contar con habilidades técnicas precisas que sean relevantes al sector en el cual trabajan. Necesitan habilidades aplicadas de planificación y control de costos, planificación y control de tiempo, y planificación y control de desempeño para equilibrar los objetivos de los proyectos. Los gerentes de proyecto también necesitan conocimientos precisos de gestión de cambios y de gestión de riesgo ya que los proyectos operan bajo condiciones de cambio. Es importante una buena Gestión de proyectos debido a que son una parte del que hacer de las corporaciones hoy en día, y en realidad no son otra cosa que una forma estructurada de planificar el quehacer diario, en función de objetivos ya sean estos estratégicos, de corto, mediano o largo plazo (o todos los anteriores) que tienen como característica tener metas, plazos

y presupuestos, que si están correctamente formulados deberán ser coherentes entre sí. Hoy más que nunca, que el medio cambia con vertiginosa rapidez. La economía, la tecnología, las leyes, la ecología y la cultura que prevalecen en cada país y que están en constante evolución, debido tanto a la investigación y desarrollo de productos y servicios, como al intercambio comercial y cultural que se da hoy en día entre todos los países del mundo. La globalización de los mercados y los avances en la comunicación moderna, vuelven a los habitantes de todo el mundo más sensibles ante una infinidad de productos y servicios que se producen y venden en lugares remotos y que, posiblemente muy pronto veremos en los establecimientos cercanos a nuestros hogares. Será indispensable una buena administración de los proyectos y que se realicen intensas investigaciones de mercado, a fin de conocer al detalle las estrategias más adecuadas, para comercializar sus productos y servicios en todo el mundo. En los últimos años se ha venido desarrollando todo un instrumental para asegurar esta coherencia y sobre todo para procurar la obtención de los objetivos en cantidad y calidad pertinentes y de hacerlo en el tiempo y presupuesto adecuados. En otras palabras se ha venido recopilando buenas prácticas para procurar la eficacia y eficiencia de las inversiones de las empresas públicas y privadas en función de los intereses y objetivos de la sociedad. Un proyecto tiene que ser delimitado principalmente por los siguientes aspectos: 

Sus objetivos: son metas de corto y largo plazo que se esperan alcanzar, en términos cuantitativos y cualitativos. La suma de los objetivos es la meta principal del proyecto.



Sus actividades: son las tareas que se deben realizar con el fin de completar el proyecto. Se encuentran enmarcadas y definidas por los objetivos.



Su ubicación espacial y geográfica: el proyecto debe estar convenientemente localizado (definida la región y el mercado que afectará con su ejecución).



Su ubicación en el tiempo: se deben indicar las fechas de iniciación y terminación.



Los grupos afectados por el proyecto: A quienes beneficiará, quienes lo financiarán, quienes lo ejecutarán.



La magnitud de los recursos: necesarios para ejecutarlo y ponerlo en funcionamiento Los proyectos no solo son interesantes para una compañía, de igual manera son atractivos

para que una persona pueda con esta ayuda importante lograr superar metas personales, consolidar la idea de organizarse - gestionarse así mismo con nuevos conocimientos y prácticas, que sirven para disminuir los errores, logrando obtener toda la información necesaria para generar un visión mayor la cual permita tomar la mejor decisión posible y que los costos por una mala gestión, se puedan minimizar al máximo. En una sociedad altamente competitiva y cada vez más tecnológica, los gerentes necesitan y buscan una técnica que mejore a cada momento su gestión, que les brinde las herramientas necesarias las cuales generen una probabilidad mayor de éxito, al implementar un estándar de calidad en proyectos, se pueden adquirir las competencias y las habilidades necesarias las cuales permitan ser cada día más competitivos en el mercado, el cual es cada vez es más dinámico. Son las malas decisiones, inversiones o proyectos realizados sin ningún tipo de gestión, los que generan una pérdida, que en muchos casos no solo afecta a quien es el responsable, si no que se traduce en decrecimiento de plazas de empleo o capital importantes, esto se puede evitar si se gestiona un apoyo en las herramientas y conocimientos necesarios que permitan cumplir

con las exigencias del entorno cambiante, no solo por los consumidores cada vez más especializados y con mejor acceso a la información, también en la competencia que las organizaciones deben afrontar. Para aumentar el nivel de competitividad y disminuir estas posibles pérdidas es que se necesita de una gestión de proyectos, ya que es una guía muy necesaria para lograr una probabilidad mayor de alcanzar objetivos grandiosos (Estrada, 2015). Es por ello, que se ha implementado cada vez más en las organizaciones los sistemas de calidad en la gestión de proyectos, donde las diversas prácticas y técnicas son importantes para las organizaciones que se ven sujetas a adoptar el modelo que mejor les ayude a lograr ese cambio constante y permita alcanzar un mayor nivel de profesionalismo. Es la gestión de proyectos una ayuda importante para disminuir la probabilidad de fracaso, evitar pérdidas de dinero y tiempo importantes, los cuales son factores valiosos en las economías actuales en donde la competencia busca incesantemente un grado de adelanto o innovación mayor que le permita lograr una subsistencia en un ambiente cada vez más difícil y especializado. De allí surge la importancia que requiere analizar las diferentes tendencias de la gestión de proyectos a nivel mundial, ya que las empresas y las personas siempre se encuentran en la búsqueda y la implementación de proyectos novedosos para alcanzar objetivos o necesidades que puedan aparecer en diferentes situaciones y escenarios en la vida o el mercado. De igual manera es la importancia que se tiene el conocer cuáles son las organizaciones que se dedican a la estandarización de proyectos, son estas las que generan una base de conocimiento cada vez más innovador, mejoran los niveles de procedimientos, capacitan

profesionales y son las que trabajan para que la gestión de proyectos obtenga un mayor reconocimiento. Son estas prácticas una forma de asegurar el éxito, el cual se alcanza si se apoya el conocimiento adquirido en estándares los cuales han tenido una trayectoria exitosa en el pasado, así muy seguramente las decisiones tomadas en el futuro serán mucho más eficientes y eficaces, además de proveer un desarrollo profesional exponencial para aquellos que busquen una diferenciación.

Conclusión Como se ha señalado anteriormente, un proyecto es una secuencia de actividades únicas, complejas y relacionadas, que tienen un propósito o una meta y debe ser completada en un tiempo específico dentro de un presupuesto y de acuerdo a unas especificaciones dadas. Cada día observamos más y más problemas en nuestra sociedad, el plan de acción, el conjunto de actividades y tareas propuestas para solucionar esos problemas, bien sea desde la comunidad, desde el hogar, desde una empresa pública o privada, se cataloga como un proyecto. Es pensar ordenadamente todo lo que debemos hacer para conseguir lo que necesitamos. Los proyectos se caracterizan por tener una duración finita, por tener un resultado único, por tener un carácter evolutivo y desarrollarse bajo incertidumbre.

Referencias Bibliográficas Avelino, M. (2016). Gestión de proyectos en la vida personal. Recuperado de: https://pmimad.org/index.php/socios/articulos-direccion-proyectos/993-gestion-de-proyectos-en-lavida-personal Covarrubias, I. (2010). Apuntes teóricos sobre formulación y evaluación financiera de proyectos de

inversión

privada.

Recuperado

de:

http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ve/2010/icm.htm#1 Estrada, J. (2015). Análisis de la gestión de proyectos a nivel mundial. Recuperado de: https://www.palermo.edu/economicas/cbrs/pdf/pbr12/BusinessReview12_02.pdf García, C. (2010). Ensayo de gerencia de proyectos (Project management). Recuperado de: https://www.monografias.com/trabajos81/ensayo-gerencia-proyectos-projectmanagement/ensayo-gerencia-proyectos-project-management.shtml Instituto Europeo de Posgrado (s.f). Qué es la gerencia de proyectos. Recuperado de: https://www.iep-edu.com.co/que-es-gerencia-de-proyectos/ Revista Dinero (2006). Gerencia de proyectos. Recuperado de: https://www.dinero.com/edicionimpresa/management/articulo/gerencia-proyectos/35519 Rodríguez, J. (2017). Gerencia de proyectos: como aplicarla a nuestra vida. Recuperado de: http://www.smartprecisesolutions.com/2017/05/gerencia-de-proyectos-como-aplicarlanuestra-vida/ Sánchez,

R.

(s.f).

Gerencia

de

https://es.scribd.com/doc/100534792/Gerencia-de-Vida

vida.

Recuperado

de:

Wallace,

W.

(2014).

Gestión

de

proyectos.

Recuperado

https://www.ebsglobal.net/documents/course-tasters/spanish/pdf/pr-bk-taster.pdf

de: