• Author / Uploaded
• Aleja Sanchez

Citation preview

ENSAYO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ENTORNO LABORAL

MARIA ALEJANDRA SANCHEZ MIRAVAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA

INSTRUCTOR: RAQUEL VARELA AREVALO

CURSO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ENTORNO LABORAL

2019

El orden de una empresa es necesario para el progreso de ella, la administración documental hace parte de este orden donde se involucra los elementos de la empresa para tener accesibilidad a la información en un orden donde sea fácil acceder a ella. El origen de esta importante labor se remonta desde el principio de la escritura donde aprendimos a escribir sobre todo los sucesos importantes de lo cotidiano para después guardarse si se necesitaba más adelante. En su evolución aparece el primer registro administrativo conocido en los siglos Xll y Xlll, un siglo después este archivo se encuentra bien estructurado se asemejaba a un documento más complejo que en los siglos anteriores no se hallaba. En el principio de la era moderna el archivo se fue clasificando y organizando aún más de tal manera que ahora se catalogan de la siguiente manera: -

Según su organización Según su uso Según su naturaleza Según su ciclo vital

Las cualidades del documento son importantes para saber el componente de un archivo ya que pueden ser Económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos.

La importancia de esta en la actualidad en las empresas es notable porque es vista como una a necesidad de organizar toda la información de dicha empresa u organización. Los archivos cumplen la funcionalidad de custodiar la información en determinados factores como: Valoración: consiste en el análisis e identificación del valor documental para criterios de disposición y transferencia. Valor documental: son los documentos en el que se les confieren características administrativas, legales, fiscales. Valor administrativo: aquel que posee un documento para el área productora relacionado con un trámite, asuntos o temas. Valor contable: se posee un documento que sirve de explicación. Valor histórico: posee un documento como fuente principal para la historia. Valor jurídico: documentos que refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas -

Valor legal. Documento que sirve de testimonio ante la ley.

Valor primario: es aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Valor secundario: se adquiere el documento una vez pierde sus valores primarios con utilidad histórica.

En conclusión Los archivos son la retentiva del país, con un adecuado significado es por eso que los archivos deben tener un ciclo de vida donde los documentos tengan un buen manejo para el fácil acceso a él.