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• Verónica Linda

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Encuesta DNC: el inicio de la capacitación

¿Qué ventajas me ofrecerá una DNC?

i. I ii.

¿Cómo hacer una DNC? La evaluación del personal

iii.

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES INDIVIDUALES DE CAPACITACIÓN

iv.

v.

Índice

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES GRUPALES DE CAPACITACIÓN

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El mundo de hoy cambia constantemente, y este escenario obliga a las organizaciones y colaboradores que se desarrollan en ellas estar capacitados correctamente para poder ejercer sus funciones de una forma eficiente y con la especificidad que lo exigen sus labores. Tomando esto en consideración, los procesos orientados en Recursos Humanos y Desarrollo de Personas han desarrollado una forma de evaluación y control de conocimientos y capacidades de los colaboradores de una organización: el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC), un proceso que permite el diseño y estructuración de planes para conocer los niveles de una o varias personas en un área de trabajo, y ayudarlos a nivelar de acuerdo a sus funciones en la organización.

Este proceso de evaluación es ampliamente utilizado por todo tipo de organizaciones para determinar qué tipo de conocimientos y nivel tienen los colaboradores, y cuáles son los áreas que quieren profundizar. La DNC es expresada en reportes, en los que se presentan los tópicos relevantes a la organización. Esto nos lleva a la siguiente pregunta: “¿cuándo hacer una DNC?”. Las respuestas pueden ser muchas, pero es necesario hacerla cuando en la empresa vemos que hay: Problemas de la organización Desviaciones en la productividad Cambios culturales, de políticas, métodos o técnicas Baja o alta de personal Cambios de puestos y responsabilidades de personal Solicitudes de personal (cuando los colaboradores sugieren el uso de nuevas herramientas tecnológicas, métodos o recursos para continuar con su labor)

I.

¿Qué ventajas me ofrecerá una DNC?

¿Qué ventajas me ofrecerá una DNC? Este sistema tiene por objetivo orientar las actividades de detección de necesidades de todo el personal que puede incluir colaboradores administrativos, de base, de confianza, de mandos medios y superiores. Esto también permitirá abordar puntos cómo: Corregir problemas en la organización Evitar o reconducir las desviaciones en la productividad Cambios organizacionales Unificar procesos de inducción

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II.

¿Cómo hacer una DNC?

¿Cómo hacer una DNC? Lo primero que se debe establecer es la “Situación Ideal (SI)”, que es la cantidad y nivel de conocimientos con los que debería contar el personal al que se quiere desarrollar la DNC. La SI se puede establecer según el grupo, área, equipo de trabajo o personal individual y su rol dentro de la organización que se quiere capacitar. A partir de este punto se va a establecer la “Situación Real” (SR), que es la evaluación de las competencias, conocimientos, herramientas y desempeño del personal al que se realizó la “Situación Ideal”. 8

La evaluación de la SR arrojará resultados en base a los objetivos que tiene la organización y si sus colaboradores en este proceso de DNC los cumplen. Esto establece una comparación entre ambos estados y los impedimentos que intervienen en nuestros objetivos. Los impedimentos en esa comparación entre la SI y la SR son los siguientes:

¿CÓMO HACER UNA DNC?

Por que no puede (lograr el objetivo): Aquí el problema son los medios, herramientas, métodos y recursos disponibles por los que el personal seleccionado no alcanza los objetivos.

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No quiere (lograr el objetivo): Aquí el problema es la motivación y la actitud del personal. Este impedimento también puede solucionarse a través de la capacitación.

No sabe (lograr el objetivo): Aquí el personal no cuenta con los conocimientos. Aquí la solución es una capacitación. Otra variación es una falla organizacional o de procesos en los que la comunicación no es efectiva.

IiI.

La evaluación del personal

La evaluación del personal Ya con los obstáculos entre la SI y la SR conocidos, se procede a la evaluación completa de los perfiles seleccionados. Esto incluye:

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LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL

Detección individual de requerimientos de capacitación:

Detección de requerimientos por proyecto:

Diseñar y distribuir una herramienta - que puede ser un formulario - y que sea completado lo antes posible por el personal. Este formulario no es anónimo y debe incluir la profundidad que se requiere de conocimientos por parte de ese colaborador, que dependerá de la organización y el campo. Un ejemplo básico son los campos “nivel de profundidad Avanzado, Medio, Básico y Ninguno”, con lo que implica cada nivel.

Diseñar una estrategia de capacitación de cara a un proyecto con plazos, conocimientos y roles específicos. También se puede utilizar un formulario, que debe ser respondido de manera individual y por los colaboradores que tendrán que asumir el proyecto.

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LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL

Aquí abordamos en ambos casos la utilización de un formulario, pero hay otras formas de detectar requerimientos de capacitación:

Observación en tiempo real: aquí los encargados de desarrollar y utilizar el proceso de evaluación, superiores o incluso jefes deben ver el desempeño del personal de primera mano y decidir el alcance de las necesidades de capacitación.

Sesiones de grupo: establecer en grupo y a través del consenso las necesidades más importantes de capacitación.

Entrevistas personalizadas: conversar con el candidato a capacitación y su entorno sobre la brecha de conocimiento establecidos entre SI y SR.

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Los puntos mencionados previamente son una mirada al proceso básico de creación de una DNC y que puedes personalizar según los requerimientos de tu organización y personal específicos. A continuación encontrarás una planilla basada en la percepción personal de un colaborador individual y de un grupo de trabajo para desarrollar la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC).

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iv.

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES INDIVIDUALES DE CAPACITACIÓN

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES INDIVIDUALES DE CAPACITACIÓN

Pensando en los conocimientos y habilidades necesarios para el desempeño laboral en tu puesto de trabajo, y en los desafíos o metas que tiene tu cargo, en esta encuesta debes priorizar aquellas que consideres más importantes a desarrollar durante el próximo año.

¿Qué habilidades interpersonales en tu entorno laboral son más importantes?

Comunicación efectiva Dirección de equipos Liderazgo Trabajo en equipo Negociación Solución de conflictos

Son habilidades que facilitan el relacionamiento con otras personas a nivel laboral. Prioriza de acuerdo a aquellas que consideras que requieres desarrollar durante el próximo año:

¿Cuál es mi comprensión de la empresa en que trabajo? Elige aquellos temas relacionados al funcionamiento de la empresa en que trabajas que consideres necesarios para profundizar durante el próximo año y mejorar el desempeño:

16

Inducción a la empresa y al negocio Cultura organizacional Innovación Planes de seguridad Normas, procesos y políticas internas Beneficios Procesos operacionales (cómo funcionan las distintas áreas) Trabajo en equipo interáreas y generación de redes Marco legal de nuestro negocio

¿Cuáles son las temáticas asociadas al área específica de trabajo? Son conocimientos y habilidades, profesionales o técnicos, que se requieren de manera específica en el área de desempeño. Elige las que creas más necesarias de desarrollar durante el próximo año:

¿Qué idiomas son requeridos para mi desempeño laboral?

Legislación laboral Desarrollo de habilidades comerciales Administración y finanzas Planificación Gestión de Personas Servicio al cliente Marketing Tecnología

Sí No

Indica si requieres aprendizaje o reforzamiento del idioma inglés para mejorar tu desempeño laboral:

¿Qué herramientas tecnológicas debo manejar? Elige las herramientas que crees que son necesarias para mejorar el desempeño laboral durante el próximo año:

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Herramientas de desarrollo web Offimática (Ejemplo: Excel) Programación aplicada Administración de base de datos (Ejemplo: Access) Herramientas de marketing digital

¿Cuáles herramientas de gestión debo manejar? Elige las herramientas que crees que son necesarias para mejorar tu gestión laboral durante el próximo año:

¿Poseo herramientas de eficacia personal? Son herramientas que permiten mejorar el desempeño personal. Prioriza las que requieren mayor desarrollo, pensando en el próximo año:

Otros Indícanos si hay otra temática o habilidad que sea importante para tu desempeño:

18

Planificación estratégica Gestión de proyectos Balanced Scorecard BSC Control de Gestión Elaboración de Objetivos/KPI’s Metodologías ágiles

Manejo del Estrés Administración del tiempo Presentaciones Efectivas Empowerment Inteligencia Emocional Autogestión Trabajo con sentido

v.

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES GRUPALES DE CAPACITACIÓN

ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DE NECESIDADES GRUPALES DE CAPACITACIÓN

Pensando en los conocimientos y habilidades necesarios para el desempeño laboral de tu equipo de trabajo (si tienes gente a cargo, tus colaboradores; si no tienes gente a cargo, tus pares), prioriza aquellas que consideres más importantes a desarrollar durante el próximo año.

¿Qué habilidades interpersonales se necesitan en mi entorno laboral?

Comunicación Efectiva Dirección de Equipos Liderazgo Trabajo en equipo Negociación Solución de conflictos

Son habilidades que facilitan el relacionamiento con otras personas a nivel laboral. Prioriza de acuerdo a aquellas que consideras que requieren desarrollo durante el próximo año:

¿Cuál es la comprensión de la empresa en que trabajo? Elige aquellos temas relacionados al funcionamiento de la empresa en que trabajas que consideres necesarios de profundizar durante el próximo año para mejorar el desempeño:

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Inducción a la empresa y al negocio Cultura organizacional Innovación Planes de Seguridad Normas, procesos y políticas internas Beneficios Procesos operacionales (cómo funcionan las distintas áreas) Trabajo en equipo interáreas y generación de redes Marco legal de nuestro negocio

¿Cuáles son las temáticas asociadas al área específica de trabajo? Son conocimientos y habilidades, profesionales o técnicos, que se requieren de manera específica en el área de desempeño. Elige las que creas más necesarias de desarrollar durante el próximo año

¿Qué idiomas son requeridos para el desempeño laboral?

Legislación laboral Desarrollo de habilidades comerciales Administración y finanzas Planificación Gestión de Personas Servicio al cliente Marketing Tecnología

Sí No

Indica si requieres aprendizaje o reforzamiento del idioma inglés para mejorar tu desempeño laboral:

¿Qué herramientas tecnológicas debo manejar? Elige las herramientas que crees que son necesarias para mejorar el desempeño laboral durante el próximo año:

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Herramientas de desarrollo web Offimática (Ejemplo: Excel) Programación aplicada Administración de base de datos (Ejemplo: Access) Herramientas de marketing digital

¿Cuáles herramientas de gestión debemos manejar? Elige las herramientas que crees que son necesarias para mejorar la gestión laboral durante el próximo año

¿Cuáles herramientas de eficacia personal posee mi equipo? Son herramientas que permiten mejorar el desempeño personal. Prioriza las que requieren mayor desarrollo, pensando en el próximo año:

Otros Indícanos si hay otra temática o habilidad que sea importante para tu desempeño:

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Planificación estratégica Gestión de proyectos Balanced Scorecard BSC Control de Gestión Elaboración de Objetivos/KPI’s Metodologías ágiles

Manejo del Estrés Administración del tiempo Presentaciones Efectivas Empowerment Inteligencia Emocional Autogestión Trabajo con sentido

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