• Author / Uploaded
• ZXVega

• Categories
• Papel
• Diseño
• Información
• Archivo de computadora
• Color

Citation preview

1.- INTRODUCCIÓN Debido a la división del trabajo y la resultante especialización de funciones, las necesidades primordiales de recursos humanos para la organización, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante una representación de descripción y determinación de cargos. La descripción del cargo señala los quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.

2.- DEFINICION Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

3.- DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseño, diseño y post-diseño. Fases para el diseño Fase pre diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos. Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo. Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales. Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real. Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase: Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, número de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

3.1.- DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS DEL FORMULARIO Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

3.2.- LA ESPECIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES A SER CUMPLIDAS POR EL FORMULARIO Es necesario especificar las funciones que deberá cumplir el formulario, en lo posible se debe procurar que un mismo formulario cumpla más de una función. Ej.: Que el formulario de Orden de pago sirva para el pago de proveedores y también como asiento contable de la operación realizada

3.3.- LA DETERMINACIÓN DEL CONTENIDO DEL FORMULARIO Se debe determinar el contenido del formulario. El contenido es el conjunto de datos que consta en el formulario y puede variar de acuerdo al objetivo y funciones del mismo.

3.4.- LA REDACCIÓN DEL TEXTO DEL FORMULARIO Principales aspectos que deben ser considerados a la hora de diseñar el formulario: Brevedad: El formulario debe contener solo la cantidad necesaria de palabras, las frases utilizadas deben ser objetivas y concisas. Utilizar términos claros y de fácil compresión:

Elaboración y Control de Formularios

Page 2

Los términos utilizados en la redacción de un formulario deben ser claros y de una sola interpretación, tanto para quien lo diseña como para los que lo utilizaran. Ej.:En un pagaré, en vez de escribir simplemente “fecha”, se debe escribir «fecha de emisión o fecha de vencimiento« en un recibo de cobranza, en vez de escribir “dirección” se debe escribir “dirección particular” o “dirección comercial”; en una ficha de control de stock, en vez de escribir “cantidad”, se debe escribir “cantidad de entrada”, “cantidad de salida” FACILITAR LA INFORMACIÓN: Las preguntas formuladas deben ser simples, de modo que las respuestas sean breves y fáciles. Ejemplo: Nombre y apellidos: _____________________________________ Nacionalidad: ___________________________________________ Fecha de nacimiento: _____________________________________ Lugar de nacimiento: _____________________________________ Estado civil: _____________________________________________ ACEPTACIÓN DE LOS USUARIOS El texto debe ser redactado de manera a no crear oposición de las personas que deberán utilizar el formulario. COLOCACIÓN DEL NOMBRE, DIRECCIÓN Y LOGOTIPO EMBLEMA DE LA EMPRESA. Todo formulario debe tener el nombre, la dirección y el logotipo o emblema de la empresa en la que será utilizado. Además, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por las normas reglamentarias de la Sub Secretaria de Tributación del Ministerio de Hacienda, por lo cual se establecen normas para la emisión de la documentación relativa los Impuestos al Valor Agregado(IVA), Renta y Tributo Único . NUMERACIÓN INDIVIDUAL Y CORRELATIVA Todas las copias de un mismo formulario deben llevar una numeración individual, en la parte superior derecha, con el fin de poder diferenciar entre dos o más ejemplares del mismo Para todos los comprobantes de ventas existe disposición legal para la numeración individual, de los formularios. Así la Resolución N° 42/92 de la Subsecretaria de Tributación del Ministerio de Hacienda establece la Elaboración y Control de Formularios

Page 3

obligatoriedad de la numeración correlativa desde el número uno, en forma ininterrumpida y sin repetición alguna, hasta el final. La numeración individual y correlativa es muy útil para llevar un adecuado control de la utilización de los formularios. Ejemplo: en un momento dado se puede determinar con facilidad y precisión, que cantidad de formularios se ha utilizado y que cantidad queda en stock. TITULO ADECUADO Todo formulario debe tener un título que permita su fácil identificación. El título del formulario debe ser lo más descriptivo posible a los efectos de definir con claridad y precisión la función del mismo y evitar que sea confundido con otro formulario. La Resolución N 42/92 de la Subsecretaría de Tributación establece la especificación del comprobante con la denominación según corresponda .Por ejemplo: Nota de Débito, Nota de Crédito, Nota de Remisión, Factura y otros. NUMERACIÓN GENÉRICA O CÓDIGO. Todos los formularios deben llevar una numeración genérica o código o sea de identificación, en la parte inferior izquierda del mismo. Mediante esta numeración o código se pueden distinguir entre dos tipos diferentes formularios. REGISTRO DE LA SERIE Y DE LA FECHA DE IMPRESIÓN. Es muy importante la colocación del número de serie y de la fecha de impresión, estos pueden llevarlos en la parte inferior derecha del formulario. Esas indicaciones resultan de mucha utilidad para el analista de organización y Procesos Empresariales(o& M0 durante la realización de un estudio, pues le permite conocer en un determinado momento el ritmo de consumo y otros datos indispensables para racionalizar el uso de formularios.

3.5.- EL DISEÑO DEL FORMULARIO En el diseño de un formulario se deben considerar la disposición de los títulos y de los espacios o campos que han de ser llenados. Aunque no existen reglas específicas con respecto al orden y la localización de los datos e informaciones en un formulario, se debe ordenar cada título de una forma lógica, yendo de lo general a lo particular y determinar los espacios o campos teniendo en cuenta si han de ser llenados a mano, máquina o electrónicamente. Una vez que se hayan ordenado lógicamente los títulos que han de ser llenados, se debe trazar las líneas verticales y horizontales que indiquen los espacios respectivos, considerando la estética en cuanto al aspecto y la economía en cuanto al espacio.

Elaboración y Control de Formularios

Page 4

3.6.- LA ADECUACIÓN AL PROCEDIMIENTO Cada formulario se elabora con un objetivo específico por lo que se constituye en un instrumento esencial para el proceso o procedimiento para el cual fue diseñado. Para adecuar el formulario a un determinado proceso o procedimiento se debe estudiar cada paso del mismo, los sectores que intervienen y los nombres y cargos de las personas que utilizarán el formulario.

3.7.- LA DETERMINACIÓN DE LA CANTIDAD DE COPIAS La cantidad de copias de un formulario puede ser determinada teniendo el número de personas o sectores que deberán utilizarlo. Así un formulario que tenga tres destinatarios deberá ser emitido en triplicado. Ejemplo, la nota de crédito que es emitida por el Departamento de Ventas, se distribuye del siguiente modo:   

Original, entrega al cliente. Duplicado, remite al departamento de Contabilidad. Triplicado, en archivo del Departamento de Ventas (talonario).

3.8.- EL FORMATO El tamaño o las medidas de un formulario dependen del texto o contenido del mismo así como de los medios empleados para su impresión y/o procesamiento como, impresora láser, tamaño del escáner, etc. Además es importante considerar la durabilidad, economía del papel y facilidad de archivo. Existen medidas estándar reconocidas universalmente, como la serie de formatos DIN (Deutsche Industrie Normen) y otros.

3.9.- LAS CONSIDERACIONES DE ORDEN FISICO DEL PAPEL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Las medidas. El tipo y la calidad del papel. El color del papel que será utilizado. El tipo de letra y color de la tinta que será utilizado. La impresión del formulario. La forma de presentación. Archivo de los originales de cada formulario.

Elaboración y Control de Formularios

Page 5

3.10.- EL TIPO Y CALIDAD DEL PAPEL Son los principales aspectos que determinan la importancia del formulario y la duración necesaria, depende mucho si su uso será externo o interno si será de carácter formal e informal si será provisorio o definitivo el espesor del formulario se tendrá en cuenta si será llenado a mano o impreso.

3.11.- EL COLOR DEL PAPEL QUE SE HA UTILIZAR El color de los formularios es utilizado para distinguir su área de selección para su respectivo manejo en cada proceso

3.12.- EL TIPO DE LETRA Y COLOR DE LA TINTA A UTILIZAR Se refiere al tamaño y formato de las letras del texto pre impreso. Una pauta para diseñar un formulario es tratar de utilizar una tipografía uniforme y legible. La uniformidad de la letra también se aconseja cuando hay que leer mucho en el formulario, a no ser que se desee destacar algún texto. A veces se utilizan diferentes tipos de letras para identificar o destacar instrucciones sobre el llenado del formulario.

3.13.- IMPRESIÓN DEL FORMULARIO La impresión del formulario se debe realizar de acuerdo con las especificaciones del analista de (O&M) como ser color del papel, color de la tinta, cantidad de copias, si es en una cara o a doble cara, numeración individual y genérica.

3.14.- LA FORMA DE PRESENTACIÓN Si los formularios son pre impresos, generalmente son coleccionados en bloques de 50 juegos, cuando se emite en más de una copia y en bloques de 100 cuando se emite una copia. Eje.: una factura en triplicado puede ser coleccionada en bloques de 50 juegos cada uno.

3.15.- ARCHIVO DE LOS ORIGINALES DE CADA FORMULARIO Finalizado el proceso de impresión de un formulario, el analista de (O&M) debe proceder al archivo del original del diseño mismo. Este documento es de mucha utilidad para estudios y evaluaciones posteriores. Si es un formulario electrónico, se procede al archivo por medio magnético u óptico.

Elaboración y Control de Formularios

Page 6

4.- OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS Los formularios tienen diversos objetivos: COMUNICAR.- Cuando el objetivo del formulario es transmitir una información o mensaje con respecto a algo. TOMAR NOTA.- Cuando el objeto del formulario es facilitar el registro de datos o hechos. CERTIFICAR.-Cuando el objeto del formulario consiste en asegurar o afirmar la certeza de algo REMITIR.- Cuando el objeto del formulario facilita él envió o remisión de algo a alguna parte. ORDENAR.- Cuando el formulario permite ordenar o disponer la realización de algo. CONTROLAR.- Cuando el formulario facilita comprobar o verificar la realización de algo, o controlar el cumplimiento de ciertas disposiciones.

5.- FORMULARIOS ESPECIALES Los formularios especiales son aquellos:  Preparados para cierto tipo de trabajo.  Características físicas fuera de lo tradicional.  Diseños especificados y precisados individualmente. Estos tipos de formularios son más costosos que los comunes debido a que su diseño es diferente a los formularios comunes. PREPARACIÓN DE FORMULARIOS ESPECIALES Su preparación es para casos concretos, por ejemplo:  Cuando se utilizan equipos electrónicos.  Cuando existe la necesidad de llenar gran cantidad de un mismo formulario en un solo lugar y momento.  Cuando un formulario se emite en varias copias y su contenido requiere un registro perfecto de todas las copias.  Cuando el formulario presenta características especiales. Uno de los principales formularios es el continuo los cuales son confeccionados en bandas o tiras, es decir no están divididos o cortados como los formularios comunes. Es el tipo de formulario más utilizado actualmente debido al uso de la tecnología de la informática.

6.- CONTROL DE FORMULARIOS El control de los formularios debe ser planificado, sistematizado y sujeto a una política empresarial u organizacional, por lo que debe estar a cargo de un órgano especializado y capacitado para estudiar y comprender los problemas y aplicar soluciones prácticas.

Elaboración y Control de Formularios

Page 7

IMPORTANCIA

Los formularios son instrumentos esenciales para el desarrollo, procedimientos y trámites administrativos, constituyéndose en el sistema nervioso de cualquier tipo de organización.

Anexos:

Numeración individual y correlativa.

Titulo adecuado

Elaboración y Control de Formularios

Numeración genérica o código.

Page 8

Formularios de remisión

Elaboración y Control de Formularios

Page 9

1.- ¿Cuál es el objetivo de los formularios? El objetivo es mejorar u optimizar la gestión administrativa mediante la estandarización de los registros, transmisión, recepción y análisis de los datos e informaciones de cualquier proceso o procedimiento administrativo. 2.- ¿Cuál es la finalidad de que los formularios tengan título? La finalidad es: Fácil identificación, definir con claridad y precisión la función del mismo. 3.- ¿Cómo debe ser el control de los formularios? El control de los formularios debe ser planificado, sistematizado y sujeto a una política empresarial u organizacional. 4.- ¿Por qué los formularios se adecuan a los procedimientos? Porque Cada formulario se elabora con un objetivo específico por lo que se constituye en un instrumento esencial para el proceso o procedimiento para el cual fue diseñado.

Elaboración y Control de Formularios

Page 10