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SESIÓN VIRTUAL

MODULO TRANSVERSAL: INVESTIGACION TECNOLOGICA. SEMANA 16: EJEMPLO DEL MARCO TEORICO EN UNA INVESTIGACION INSTITUCIONAL

OBJETIVOS: 

Conocer la estructura y elaborar el marco teórico en una investigación institucional.

CONTENIDO TEMATICO: ELABORACION DEL MARCO TEORICO EN LA INVESTIGACION  Ejemplo para la elaboración del marco teórico.

EJEMPLO PARA LA ELABORACION DEL MARCO TEORICO TITULO DE LA INVESTIGACION: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO AMAZÓNICO, DEL DISTRITO DE TARAPOTO, PROVINCIA Y REGIÓN SAN MARTÍN, 2016”

2.3 MARCO REFERENCIAL CIENTIFICO. 2.3.1 MARCO TEÓRICO. 2.3.1.1 VARIABLE INDEPENDIENTE: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. A.- CONCEPTO. Según, FRANKLIN (2009), los manuales de procedimientos “Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización”. Según, ORTEGA, Pedro (2009); señala que un manual de procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus

atribuciones y

tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Con base a los conceptos mencionados se puede definir que un Manual de Procedimientos busca establecer una secuencia lógica de las actividades que se deben desarrollar en una empresa, en donde se identifican y se determinan políticas, formularios y documentos que se ven involucradas en los procedimientos, así como los responsables para cada actividad.

B.- DEFINICION. Según, MÚNICH, Lourdes (2005); los manuales lo define como documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.

Según,

BENJAMIN,

FRANKLIN

(2004),

lo

define

que

el manual de

procedimientos constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización.

C.- IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Según, PINEDA, Cristina (2010), representó de una manera clara y sencilla la importancia de contar con un manual de procedimientos dentro de su empresa:

Son un fuerte eslabón en el sistema administrativo que contribuye al éxito; sirven como una soporte que auxilia al usuario a aclarar sus dudas con respecto a las actividades; además dan valor agregado, ya que hace eficiente el uso de los recursos disponibles; también hay un claro enfoque por el cumplimiento de los objetivos, por lo tanto se obtienen resultados. Los manuales de procedimientos nos ofrecen una serie de posibilidades para la mejora de las actividades; se consideran como una herramienta valiosa para la mejora continua dentro de cualquier organización o grupo de trabajo. Según, Benjamín Franklin (2002); describe algunos casos en los cuales se presenta la importancia de crear un manual de procedimientos:

 Que existan trámites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.  Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los tramites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con descripciones claras de los mismos.  Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas, etc.  Que se vaya a establecer un sistema de información, o bien modificar el ya existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de información, para lo cual son muy valiosos los manuales de procedimientos, puesto que contienen información necesaria para la determinación de los flujos de esta.

D.- OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIETOS. Los manuales representan un medio de comunicación para señalar las decisiones administrativas, que tiene como propósito señalar en forma ordenada y sistemática la información. (Rodríguez, J. 2002) Los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:  Presentar una visión de conjunto del organismo social.  Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.  Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.  Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

 Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.  Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.  Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas áreas.  Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

E.- UTILIDAD DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Según, JOSÉ PALMA (2003): La utilidad que tienen los manuales de procedimientos son las siguientes:  Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.  Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.  Interviene en la consulta de todo el personal.  Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.  Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.  Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.  Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.  Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

F.- VENTAJAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. Según, GUERRA, Juan Carlos (2013), en su tesis haciendo referencia al autor Gómez (1994); las Ventajas más importantes, que se encuentran al realizar un manual de procedimientos son siguientes:  Logra y mantiene un sólido plan de organización.  Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.  Facilita el estudio de los problemas de organización.  Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.  Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.  Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.  Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.  Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.  La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.  Según, PINEDA, Cristina (2010), mencionan alguna de las ventajas que permite la implementación de un manual de procedimientos:  Colabora con la mejora de la eficiencia, la calidad y productividad de las actividades.  Es fuente de información al alcance del personal sobre las actividades de la empresa y tiende a que el personal se haga responsable de sus propios deberes.  Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.  Es un registro importante que facilita la revisión, evaluación y actualización de las actividades.  Se evitan errores en las actividades por la falta de información.  Se evitan conflictos internos por diferencia de criterios en cierto proceso, fijando dichos criterios, creando un estándar con el uso de nomenclaturas.  Es una herramienta para un entrenamiento efectivo y capacitación. Ya que describe detalladamente las actividades de cada puesto.  Es una herramienta de consulta.  Es una guía de trabajo para ejecutar  Da facilidad para que el personal cumpla con las normas, funciones y procesos establecidos. Así como la interacción de las distintas áreas.  Crea un historial, quedando este como una memoria.

G.- DESVENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Según, GUERRA, Juan Carlos (2013), las desventajas del manual de procedimientos son las siguientes.  Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.  Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

H.- ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Según, BENJAMIN FRANKLIN (2004), la forma de cómo debe de ir estructurado un manual de procedimientos se describe a continuación. I.

Identificación: la debe incluir los siguientes datos:

 Logotipo de la organización.  Nombre de la organización.  Denominación extensión del manual.  Lugar y fecha de elaboración.  Número de páginas.  Sustitución de páginas (actualización de la información).  Unidades responsables de su elaboración. revisión y/o autorización.  Clave de la forma que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el número de esta y el año. II.

Índice o contenido: Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

III.

Prologo y/o introducción: exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente. Contiene el mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

IV.

Objetivos de procedimientos: explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

V.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: se refiere a la esfera de acción que cubren los procedimientos.

VI.

Responsables: son las áreas unidades administrativas, y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

VII.

Políticas o normas de operación: criterios o lineamientos generales de la acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas estancias que participan en los procedimientos.

VIII.

Conceptos: palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento y cuyo significado, por su grado de especialización, requiere mayor información para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

IX.

Procedimiento (descripción de las operaciones): presentación por escrito, en forma narrativa secuencial, de cada una

de las operaciones que se

realizan en un procedimiento; además de explicar en qué consisten como, donde y con que se hacen, señala a los responsables de efectuarlos.

X.

Formularios, impresos e instructivos: son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

XI.

Diagramas de flujo: es la representación gráfica de la sucesión en que se realzan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de las formas o materiales; en ella se muestran las áreas o unidades administrativas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) en cada operación descrita. Además, pueden el equipo y los recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representan el manual en

forma sencilla y accesible describe claramente las operaciones, lo que facilita su comprensión.

XII.

Glosario de términos: es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. Sirven de apoyo para su uso y consulta.

I.- METODOLOGIA PARA SU DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. De acuerdo con FRANKLIN Y GOMEZ CEJA (2004), la metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:  Planeación Del Estudio: El primer paso en la planeación del estudio será definir la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución de un plan de trabajo que incluya el inventario de procedimientos ya jerarquizados.  Investigación De La Situación Actual: Cubre a finalidad de obtener una visión del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta fase incluye básicamente:  Recopilación de la información.  Registro y documentación del procedimiento actual.  Obtención de la aprobación correspondiente.  Análisis y Crítica de la Información: Una vez concluida la fase de investigación de la situación actual, se procederá a la realización de un examen crítico, aplicando el análisis y el diagnostico.

 Diseño Gráfico y Descriptivo de Procedimientos: Una vez efectuado el análisis, el analista tiene ya un conocimiento completo de todas las operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema en estudio; por lo tanto a partir de este momento, está en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias, de acuerdo con el resultado de dichos análisis: Rediseño de formas.  Diseño de nuevas formas.  Reportes.  Registros.  Creación o supresión de archivos.  Eliminación de operaciones innecesarias.  Creación de nuevos controles. Y en fin, todo aquello que conduzca a la obtención de los objetivos fijado con eficiencia y eficacia como:  Representación Del Procedimiento: una vez analizada la información del o de los procedimientos, es posible proceder a graficarlos y/o redactarlos.  Diagramación Para El Manual De Procedimientos: Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Esta metodología propuesta por Benjamín Franklin, Guillermo Gómez Ceja (2004), pretende una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una

cuidadosa

identificación

y

definición

del

problema,

avanzando

sistemáticamente hasta alcanzar su solución, mediante la documentación e implementación de los procedimientos.

J.- PRINCIPIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Según, GRAHAM. J (2011), los principios de los manuales presentan sistemas y técnicas específicas, que señalan el adecuado desempeño de la entidad a seguir el trabajo de todo el personal o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña labores específicos cumpliendo con los siguientes principios:

 Sustituir un enfoque de un manual de normas y procedimientos por el de manual de organización y regulaciones internas que integra en un único mecanismo todos los tipos de regulaciones y el análisis de la estructura y funciones de la entidad, lo que facilita la coherencia del sistema en su conjunto a disminuir el tiempo de detección de fallas organizacionales.  Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, con una redacción que no conduzca a interpretaciones ambiguas, así como una forma de presentación que garantice la rápida comprensión por parte de todos los destinatarios.  No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con las regulaciones de carácter estatal o internacional, vigentes lo que demanda de la existencia de un supervisor al nivel de la entidad que se encargue de velar por el cumplimiento de este aspecto.  Definir claramente el destino y alcance de cada uno de los tipos de regulaciones autorizadas.  Garantizar el sistemático y pleno acceso de todos los miembros de la organización a esta información.

K.- ENFOQUE DEL MANUAL DE PROCESOS. El Manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización; algunas de las funciones básicas del manual de procesos son:  El establecimiento de objetivos  La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.  La evaluación del sistema de organización.  Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.  La aplicación de normas de protección y utilización de recursos.  La generación de recomendaciones.  La creación de sistemas de información eficaces.  La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.  El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

2.3.1.2 VARIABLE DEPENDIENTE: GESTIÓN ADMINISTRATIVA. A.- CONCEPTO: …………………………………………………………………….

NOTA: SE SIGUE EL ESQUEMA PROPUESTO POR LA INSTITUCION PARA LA VARIABLE INDEPENDIENTE