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• Saurimal Silva

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La Ecuación Contable o Ecuación Patrimonial es una igualdad que consta de tres variables: activos, pasivos y patrimonio. La definición legal de los elementos o variables que hacen parte de la ecuación contable está en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, tal como se muestra a continuación: Activo: Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Artículo 35) Pasivo: Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (Artículo 36) Patrimonio: El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. (Artículo 37) En adición puede mencionarse que los elementos de Ecuación Patrimonial son además: 

Activo: Los bienes y derechos de propiedad de la empresa con los cuales se espera generar beneficios futuros.



Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que el ente económico asuma con terceros.

Bajo las dinámicas del mercado, para una empresa no es rentable realizar todas su compras de contado, puesto que éste tipo de práctica no sólo afecta su liquidez, sino que le resta posibilidades de inversión, de explotación del valor del dinero en el tiempo, y de aprovechamiento de costos de oportunidad; es por estos motivos que empresarialmente se hace uso de la figura de compras a crédito, o adquisición de deudas que es lo que contablemente se denominan pasivos. Los pasivos también representan bienes por entregar o servicios por prestar 

Patrimonio: representa las obligaciones del ente económico con los socios y/o accionistas.

En virtud de lo anterior, la ecuación contable genérica es: Activos = Pasivos + Patrimonio Esta ecuación se formula bajo la premisa de que el total de los activos de un ente económico está financiado, bien será por capital de terceros (deudas o pasivos) o por capital propio (pasivos). Dado que la ecuación también responde al principio de partida doble, se puede hacer uso de las posibilidades matemáticas para reordenar los términos de las siguientes dos formas: Patrimonio = Activos – Pasivos Pasivos = Activos – patrimonio Es importante tener en cuenta demás, que si bien cada uno de los elementos que conforman la Ecuación son actualizados permanente de acuerdo a las transacciones que realice el ente económico, dicha igualdad también varía permanente. Ejemplo: Con el ánimo de constituir una empresa, tres socios se unen y realizan aportes según lo indicado en el siguiente cuadro: Socio Socio A Socio B Socio C

Clase de aporte Efectivo Vehículo Equipo de oficina

Valor aporte $ 5.000.000 $ 6.000.000 $ 3.000.000

Contablemente, los $14.000.000 aportados por los socios se verán reflejados en la cuenta 3115 aportes sociales; del Patrimonio. Además, cada uno de los bienes aportados serán registrados en sus correspondientes cuentas del Activo: 1105 Caja, 1540 flota y equipo de transporte y 1524 Equipo de oficina. En ese momento la ecuación patrimonial sería: Activos = Pasivos + Patrimonio $14.000.000 = $0 + $ 14.000.000 Posteriormente, la empresa compra maquinarias por valor total de 10.000.0000 del cual el 70% fue adquirido a crédito. En esta transacción, se genera entonces un egreso de caja (1105) por 3.000.000 que corresponde al 30% que es pagado de contado y un aumento en maquinaria y equipo (1520) por el valor total de la maquinaria, 10.000.000; ambos movimientos se realizaron en el activo. Además se registra un pasivo por 7.000.0000 correspondiente a la cuenta por pagar equivalente al 70% que fue financiado; así pues la ecuación contable sería: Activos: 14.000.000 – 3.000.000 + 10.000.000 = 21.000.000 Activos = Pasivos + Patrimonio 21.000.000 = 7.000.000 + 14.000.000 21.000.000 + 21.000.000

Significado de Activo y pasivo Qué es Activo y pasivo: En Contabilidad, se conoce con el nombre de activos y pasivos cada una de las partes que constituyen el balance general o balance de situación de una empresa. Los activos vendrían a ser lo que la empresa tiene y los pasivos lo que la empresa debe. El balance es el informe financiero en el cual, a partir de la confrontación de los activos con los pasivos, se puede conocer la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado. El patrimonio, en este sentido, es la suma de las aportaciones de los propietarios en relación con los resultados de operación de la empresa. De allí que, tanto los activos como los pasivos. sean fundamentales para efectuar la contabilidad de una empresa.

Vea también Balance general.

Activo Como activo se denomina el conjunto de todos los bienes y derechos que son propiedad de una empresa, institución o individuo, que pueden ser convertidos en un momento dado en dinero. Ejemplos de activos serían el mobiliario, las acciones, los productos que la empresa vende o cualquier otro tipo de bienes de que la empresa sea propietaria.

Tipos de activos 

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Activo no corriente o fijo: es aquel constituido por bienes y derechos que no están a la venta, sino que se han adquirido para el uso de la empresa, como, por ejemplo, maquinarias, computadoras, bienes inmuebles. Como tal, se deprecian con el tiempo. Activo corriente o circulante: es aquel que comprende aquellos bienes y derechos que una empresa tiene y que pueden ser convertidos en dinero rápidamente, como, por ejemplo, los productos para la venta.

Pasivo Como pasivo se denomina el valor monetario que, en total, suman las deudas y compromisos que una empresa, institución o individuo ha asumido con terceros, como bancos, entidades cretidicias, proveedores, empleados, etc.

Tipos de pasivos  

Pasivo no exigible: es aquel constituido por los fondos propios de la empresa, como su capital social y las reservas. Pasivo exigible: es aquel que comprende la totalidad de las deudas de la empresa ante terceros. Se subdividen, además, en pasivos exigibles a largo plazo, cuando su vencimiento está a más de un año de la fecha del balance, y pasivos exigibles a corto plazo, que son aquellos que deben ser saldados antes de un año a partir del balance general.           

Clasificacion y plan de las cuentas 1.

ACTIVO.- Se divide en: 1.1 CORRIENTES.- Es todo el dinero que se encuentra en circulación: caja y banco. 1.2 REALIZABLES.- Se refiere a la mercadería. 1.3 EXIGIBLES.- Se refiere a los documentos y cuentas por cobrar. 1.4 FIJOS.- Se refiere a todo lo que posee la empresa, Ej. Escritorios, mesas, computadores, entre otros. 2. PASIVO.- Se divide en: 2.1 EXIGIBLES.- Se refiere a las cuentas y documentos por pagar.

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2.2 FIJO O LARGO PLAZO.- Son las deudas por documentos que respalda la ley. 3.

PATRIMONIO.- Se divide en: 3.1 CAPITAL.- Es todo lo que a invertido el comerciante para que funcione su negocio. 4. INGRESOS.- Se divide en: 4.1 OPERACIONALES.- Se refiere a los ingresos en la acción de vender 4.2 NO OPERACIONALES.- Ingresos extras: interés, comisiones o arriendo. 5. GASTOS.- Se divide en: GASTOS DE ADMINISTRACION.- Son gastos internos como, suministros de oficina, sueldos, salarios. GASTOS DE VENTAS.- Son los que se utilizan para Publicidad, Limpieza, Transporte, Agua, Luz, etc.

Ecuación Contable y sus Componentes

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Es una herramienta básica de la contabilidad que permite medir los cambios en el Activo, Pasivo y Patrimonio su fórmula es

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Activo = Pasivo + Capital Contable

Ampliada: Activo = pasivo + Capital Contable + ingresos – gastos Activo: son medios, recursos que posee una empresa o negocio o que adquiere una empresa.

Ejemplo: efectivo, mobiliarios, vehículos, cuentas por cobrar, terrenos, efectos o documentos po anticipos dados a los proveedores, suministro de oficina.

Pasivo: Deudas u obligaciones que contrae la empresa. Ejemplo: cuentas por pagar, efectos p pagar, anticipos dados a los clientes, prestaciones sociales por pagar, salario (nómina por pagar ).

Capital: es lo líquido que le queda a una empresa después de deducir sus obligaciones, es la parte después de deducir los pasivos. Ejemplo: si al comparar los ingresos con los egresos (gastos) da aumentar, de lo contrario si la empresa arroja pérdidas va a disminuir. O sea al capital contable per

Partes de las cuentas contables Se conoce como cuentas contables a la serie de registros en el cual se detallan las transacciones que suceden en un ente económico, lo cual se llega a detallar de una manera cronológica.

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¿CUALES SON SUS PARTES? 1 ¿Cuáles son las partes de las cuentas contables? o 1.1 Titular o 1.2 Débito o 1.3 Saldo o 1.4 Crédito 2 Cuentas de la contabilidad o 2.1 Activos o 2.2 Gastos o 2.3 Capital o 2.4 Ingresos o 2.5 Pasivos o 2.6 Costos 3 Tipos de cuentas contables o 3.1 Cuentas nominales o 3.2 Cuentas reales

¿Cuáles son las partes de las cuentas contables? Titular Corresponde al nombre de la cuenta, o sea es el nombre de la cuenta con la cual se está registrado.

Débito También se le conoce como debe, esta parte llega a representar todo aquello que entra al negocio, o simplemente indica la razón del por qué algo salió. Suele ubicarse en el área izquierda de la cuenta.

Saldo Se trata de la diferencia que existe entre el haber y el debe. Cuando la suma de los débitos de la cuenta llegan a ser superiores que la suma de los créditos, la cuenta tendrá un saldo deudor; ahora bien, si el total de los créditos llega a superar el total de los débitos entonces el saldo será acreedor.

Crédito Usualmente se le nombra haber. Se sitúa en el área derecha de la cuenta y llega a mostrar todos aquello que sale de una empresa, o simplemente representa el motivo del por qué algo entró.

Cuentas de la contabilidad Existen ciertas cuentas consideradas como básicas, en la cual se llega a registrar distintos tipos de transacciones, como son:

Activos Estos llegan a representar los derechos y bienes que tiene una empresa. Estos bienes y derechos pueden ser tangibles o físicos, como es el caso de un terreno, del dinero o de un edificio, y pueden ser intangibles como es una marca o la propiedad intelectual.

Gastos Se conoce como gasto a la salida o egreso de dinero que se utiliza en la distribución de un bien o producto.

Capital Se trata de las aportaciones que realizan los propios dueños del negocio.

Ingresos Se trata del dinero que una empresa tiene a causa de las actividades económicas que ocurren en esta.

Pasivos Se refiere a las obligaciones que un negocio tiene con una entidad. Cuando una empresa solicita un préstamo para seguir realizando sus actividades comprometiéndose así hacer frente ante su deuda pagando por esta mensualmente. Es esta obligación que tiene la empresa de pagar el préstamo a lo cual se le llama como pasivo. Las cuentas de capital que más se utilizan son: las cuentas de dividendos, que corresponde al dinero que es pagado a los accionistas; el capital contribuido, que corresponde a la cantidad de dinero que brindan los dueños de negocios; y las ganancias retenidas, que llega a ser las ganancias que tiene la empresa desde que es creada.

Costos Se trata de un desembolso monetario que se realiza para adquirir un activo que posteriormente tendrá beneficios económicos a la empresa.

Tipos de cuentas contables Cuentas nominales En estas cuentas se suele incluir los costos, los ingresos y los gastos. Los gastos son los usados en el Estado de Resultados, lo cual también se le suele llamar como pérdidas o Estado de ganancia.

Cuentas reales Aquí se suele incluir el capital, ls pasivos y los activos. Estas se suelen usar en el estado de situación financiera, ya que permanecen abiertas superando el período contable manteniendo así sus balances.

ECUACIÓN CONTABLE

INTRODUCCIÓN La ecuación de contabilidad, o ecuación contable, es uno de los conceptos fundamentales en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble. Algunos autores utilizan también los términos Ecuación de Balance, Ecuación Contable Fundamental, Ecuación

de Situación, Ecuación Básica, Ecuación de las Cuentas Reales o Ecuación de las Cuentas Patrimoniales. DEFINICIÓN Se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma:

Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios). La suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o capital (fondos propios). Cuando como consecuencia de la actividad el Pasivo supera en valor al Activo, con lo que se obtendría un valor negativo de la partida de capitalización, se habla de una quiebra, técnicamente hablando desde un punto de vista contable.

A Luca Pacioli se le reconoce el ser el primero en publicar una descripción del método de contaduría que los mercaderes venecianos utilizaron durante el renacimiento italiano, la contabilidad por partida doble.

¿Cuáles son las reglas de la Partida doble? Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes:        

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No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor; El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita; El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos); En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa; Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan; Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas); Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias).

Síntesis:

En Contabilidad sólo tienes que aprenderte “de memoria” las reglas de la partida doble, todo lo demás debe ser razonado.

ECUACIÓN BÁSICA CONTABLE Y SU REPRESENTACIÓN GRÁFICA Como hemos visto, la ecuación contable es el pilar de la contabilidad, y esta se basa en un sistema de registro por partida doble, lo que es igual que a todo cargo corresponda un abono, y la podemos definir como la igualdad que existe entre los elementos que la conforman, que son: Activo = Pasivo + Capital Por lo tanto la ecuación contable se aplica en todo momento desde el inicio de operaciones de la empresa, de la misma forma cuando realiza diferentes tipo de transacciones comerciales, entendiendo por transacción al hecho o condición que requiere un asiento en libros o registro contable. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA “ECUACIÓN CONTABLE” Para tener más claro el concepto y demostrar numéricamente la relación de igualdad financiera en la ecuación de balance, es necesario que conozcamos los componentes de dicha ecuación. Como se mencionó anteriormente los elementos que componen a esta ecuación fundamental son: ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL. Primer elemento de la ecuación contable: ACTIVO Conocemos por activo: al conjunto de bienes, derechos y/o valores que posee una entidad, dichos bienes tienen un valor económico expresado en términos monetarios, y se clasifica en:

Activo Circulante:   

Caja o efectivo. Bancos Inventarios o Mercancías

Bienes muebles e inmuebles, maquinaria y equipo, todos estos utilizados para el desarrollo normal de sus actividades, también lo conocemos como: Activo No Circulante:   

Documentos por cobrar Maquinaria Mobiliario y equipo de oficina.

También tenemos los bienes inmateriales o intangibles, son aquellos que como patentes, inventos, etc. Que coadyuvan el desarrollo de actividades de la empresa.

Segundo elemento de la ecuación contable: “PASIVO U OBLIGACIONES A TERCEROS” Un Pasivo es una obligación presente de la empresa que proviene de hechos pasados, cuya liquidación se espera que produzca un beneficio económico. También lo conocemos como el conjunto de deudas y obligaciones a terceras personas pendiente de pago a una fecha determinada. Dicho de otra manera una empresa u organización tiene un pasivo cuando “debe algo” que puede expresarse en términos monetarios (efectivo o especie) y se clasifica en:

Tercer elemento de la ecuación contable: “CAPITAL” El capital representa la inversión efectuada por el propietario o socios que conforman la empresa, se refleja a través del resultado neto obtenido de las operaciones que aumentan o disminuyen el capital inicial y representa en todo momento la diferencia entre el activo y el pasivo.

Ya teniendo claro los conceptos de los elementos de dicha ecuación, y en conclusión puedo decir que Todas las empresas u organizaciones al inicio de sus actividades al realizar sus transacciones y continuar con estas durante su periodo de vida comercial requieren de inversiones (Activos), que desde luego pueden ser obtenidas mediante financiamientos externos (Pasivos) o internos (Capital), de esta realidad se desprende la denominada Ecuación contable.

Representación gráfica de los elementos de la ecuación y como se afecta contablemente la cuenta

Representación gráfica de los elementos de la ecuación y como se afecta contablemente la cuenta Un poco más de informacion en el video….

Naturaleza de las cuentas contables

En la publicación anterior ya les había mencionado las diferentes cuentas contables y su clasificación, pero faltó mencionar algo fundamental que es la explicación de cuándo una cuenta contable es de naturaleza deudora o cuando es acreedora. Conocer esta información es de vital importancia al momento de realizar un registro contable, ya que de esta forma podemos entender el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo.

Cuentas de activos: Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que aumentan su saldo cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse. Veamos un ejemplo práctico sobre esto para quede aún más claro… Vamos a suponer que un negocio vende mercancías al contado por un valor de $20,000.00 y necesitamos asentar esa transacción en el libro Diario General. Al analizar la transacción podemos observar que están sucediendo dos cosas: 1) Está entrando dinero al negocio. 2) Ese dinero está entrando por algún motivo, en este caso por ventas de mercancías. Como nos está entrando dinero entonces le damos un débito de $20,000.00 a la cuenta de efectivo ya que este está aumentando y como mencioné más arriba las cuentas de activos aumentan su saldo con débito. Además de eso damos un crédito por la misma cantidad a la cuenta de venta de mercancías, cumpliendo así con el principio de partida doble de la contabilidad.

Cuentas de pasivos: Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, lo que significa que aumentan su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito. Veamos otro ejemplo ilustrativo… Una empresa compra un equipo de transporte a crédito por un valor de $ 75,000.00 y necesitamos registrar esa transacción también en el libro Diario General. Ahora vamos a analizar lo que está pasando: El negocio está adquiriendo un activo, que en este caso es un equipo de transporte, por lo tanto se le da un débito. Pero no lo está pagando inmediatamente, así que ahora tiene una deuda u obligación con el vendedor – Un pasivo. Esta deuda se registra dándole un crédito a cuentas por pagar. La razón por la que se le da un crédito es porque las deudas de la empresa ( los pasivos) están aumentando y como dije anteriormente los

pasivos aumentan su saldo con crédito.

Capital o patrimonio: La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y por lo tanto el saldo de la cuenta aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito. Algunas de las cuentas de capital que disminuyen el mismo son: los retiros y dividendos, los cuales se debitan ya que como mencioné, el capital disminuye con débito y cuando se habla de retiros es obvio que el capital de la empresa está disminuyendo. Algunas de las cuentas que aumentan el capital son las ganancias netas del negocio o las aportaciones de los dueños. Cuando se va a realizar el registro contable éstas se acreditan para así indicar que el capital está aumentando.

Cuenta de ingresos: Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye cuando hay algún débito. Si un negocio funciona, esta es una de las cuentas con más movimientos y las ganancias de la empresa suben cada vez que hay alguna venta de mercadería (en caso de ser una empresa comercial), por lo tanto estas transacciones se acreditan para indicar que el saldo ha incrementado. Pero también puede darse el caso en el que un cliente decide devolver mercancías y esa devolución se considera como una reducción a los ingresos, por lo que hay que darle un débito para indicar que el saldo ha disminuido.

Costos y Gastos: Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acreditan. No es muy común que las cuentas de gastos se reduzcan, aunque no pasa lo mismo con la de costos ya que en una empresa comercial puede darse el caso en el que luego de comprar mercancías, decidimos devolver una parte. En un caso como este el asiento contable se debe de registrar dándole un débito a devolución de mercancías y un crédito a compra de mercancías para que así se reduzca. Acá te dejo una imagen ilustrativa del origen de las cuentas: Naturaleza de las cuentas contables Como puedes ver, entender la naturaleza de las cuentas contables es bastante sencillo y es una de las cosas que todo contador necesita saber. Ya para finalizar debo mencionar que la naturaleza de las cuentas también es conocida como la teoría del cargo y el abono.

Las cuentas contables son el conjunto de registros cronológicos de todos los movimientos financieros y contables que ocurre en una empresa o entidad. Para ello, se registran en dos partes según el origen de la transacción: débito o crédito.

Partes que componen las cuentas contables:  





Nombre de la cuenta: En este espacio se diligencia el titular al que se refiere a la cuenta en la que estamos registrando. Detalle del Debe o Débito: Se registra en el lado izquierdo de la cuenta e indica lo que entra a la empresa. Si la suma de los débitos es mayor a los del Crédito se evidencia un saldo deudor en las cuentas contables. Detalle del Haber o Crédito: Se registra en el lado derecho de la cuenta y en él se refleja todo lo que sale de la empresa. Si la suma de los créditos es mayor que la de los débitos el saldo es acreedor. Saldo: aquí se detalla la diferencia entre el ‘debe’ y el ‘haber’.

Estructura de la cuenta T

Clasificación de las cuentas contables: Las cuentas contables se clasifican en dos grupos según la transacción de la empresa:

1. Cuentas Reales: Se le denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable conservando sus balances. Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación Financiera. En estas cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:

  

Activos: Reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o intangibles. Pasivos: Reflejan las obligaciones que tiene un negocio en alguna entidad. Ejemplo, la obligación que tiene una empresa de pagar algún préstamo. Capital: Reflejan las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que hacen los inversores externos.

2. Cuentas Nominales: Se le denominan así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable, luego de esto su balance o registro iniciará de desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el Estado de Resultado o Estado de Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes subcuentas principales:   

Ingresos: Reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades económicas de la misma. Costos: Es el reflejo de todo desembolso de dinero cuyo fin es generar un activo que sea un beneficio económico a la empresa. Gastos: Se refleja los egresos o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto. [Te podría interesar: ¿Qué son los gastos en contabilidad?]

Naturaleza de las cuentas contables: En Colombia se organiza de acuerdo a como se reglamenta en el Art. 14 del PUC (Plan Único de cuentas) del Decreto 2650 de 1993:    

Clase: Primer digito. Grupo: Dos primeros dígitos Cuenta: Cuatro primeros dígitos Subcuenta: Seis primeros dígitos

Ejemplo:

Luego de tener claro lo anterior, se define que cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas hacemos referencia al modelo ya establecido para registrar las operaciones en una cuenta contable. Este tipo de cuentas se registra de la siguiente forma según su naturaleza:

Cuentas según su naturaleza

¿Por qué es importante contabilizarlas en la empresa? Registrar esta información es muy importante para la empresa debido a que este registro contable permite entender el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo y así construir un estado financiero de valor que permita tomar mejores decisiones frente a accionistas, inversionistas y dueños de la empresa.

¿Cómo implementar el registro de las cuentas contables? Si actualmente no tienes un medio para realizar este registro contable o no cuentas con un contador que lo resuelva, existen software de contabilidad que facilitarán la gestión contable de tu negocio. En Siigo, podrás contar con un módulo especialmente a la contabilidad de tu empresa, en donde habrá funcionalidades que te permita tener el control de esta área de una forma más eficiente.

3.8 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN: a) Cuentas reales o de balance b) Cuentas nominales o de resultado c) Cuentas de orden CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances CUENTAS AUXILIARES Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

CUENTAS REALES O DE BALANCE Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa

cuando pasó por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeograbación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.

CUENTAS DE ORDEN Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando. Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra". NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas: 1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. 2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones. 3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva. 4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones. 5. Tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales. 6. Al finalizar cada período o cada mes, según el caso, para reconocer

el efecto de la inflación, se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por contra. [D2649,1993. Art 110]

NATURALEZA DE LAS CUENTAS Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus características particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:

CLASE Real

NATURALEZA

AUMENTA

DISMINUYE

DEL SALDO

CON LOS

CON LOS

Deudor

Débitos

Créditos

Acreedor

Créditos

Débitos

CUENTAS Activo Complementaria

Real de activo Real

Pasivo

Acreedor

Créditos

Débitos

Real

Patrimonio

Acreedor

Créditos

Débitos

Nominal

Ingresos

Acreedor

Créditos

Débitos

Operacionales Nominal

Costos

Deudor

Débitos

Créditos

Nominal

Gastos Operacionales

Deudor

Débitos

Créditos

Nominal

Ingresos no

Acreedor

Créditos

Débitos

operacionales Nominal

Gastos no operacionales

Deudor

Débitos

Créditos

De Orden

Deudoras

Deudor

Débitos

Créditos

De Orden

Acreedoras

Acreedor

Créditos

Débitos

3.9 CUENTAS DE ACTIVO Son todas las cuentas que representan recursos de propiedad del ente económico y que este utiliza para desarrollar su objeto social o sea la producción de un bien o un servicio. Los recursos de propiedad del ente pueden ser materiales o inmateriales. "Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. [D2649,1993. Art 35] Pueden ser: 

Recursos disponibles en forma inmediata tales como el efectivo en caja o bancos,



Recursos realizables sobre los cuales se espera obtener un beneficio futuro tales como

inventarios de mercancías, cuentas por cobrar, inversiones en títulos,



Recursos productivos utilizados para desarrollar directamente el objeto social tales como

maquinaria, vehículos de reparto, la edificación de la fábrica, los muebles, las marcas, patentes, minas, 

Valores pagados por servicios que aún no se han recibido

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD "Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados, y cuyos beneficios económicos futuros se espera fluyan a la empresa. [NIC,1994]

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO También denominadas Cuentas de Valuación de Activos, representan las cuentas que permiten llevar a su verdadero valor un activo. Estas cuentas permiten que el recurso refleje su valor de realización o su realidad económica. Son cuentas complementarias del respectivo activo, son accesorias del recurso y no pueden existir de manera independiente y sufren la suerte de la cuenta principal, es decir los hechos que afecten la cuenta principal afectan también la cuenta complementaria, si la cuenta principal desaparece, la complementaria también, si la principal es ajustada, la complementaria también debe ser ajustada. Las cuentas de valuación de activos tienen un saldo de naturaleza contraria al de la cuenta que valúan, es decir son de naturaleza acreedora. El valor real de la cuenta valuada o valor en libros, es el saldo que tiene menos el saldo de la cuenta complementaria. Las principales cuentas complementarias son:    

Provisión para cuentas de difícil cobro o Provisión para inventarios Depreciación acumulada Amortización acumulada Agotamiento acumulado

La cuenta provisión para deudas de difícil cobro llevan a su valor real las cuentas por cobrar comerciales o deudores clientes, pues su saldo representa el valor estimado de las cuentas incobrables. De acuerdo a lo dicho el valor en libros de los deudores clientes es la diferencia entre el saldo de la cuenta principal y el saldo de la cuenta complementaria. La provisión para inventarios es una cuenta complementaria que representa el valor estimado de los inventarios deteriorados, vencidos u obsoletos que por este motivo han perdido su potencial de realización. El valor en libros de los inventarios es la diferencia entre el saldo de inventarios y la provisión para inventarios. La cuenta depreciación acumulada representa el valor distribuido del costo histórico de un recurso productivo en la producción de un bien o un servicio El valor de la depreciación acumulada es la parte del costo del recurso productivo recuperada por medio del desarrollo del objeto social del ente. Todo bien productivo debe distribuir su costo en la producción a través de su vida útil con excepción de los terrenos. El valor en libros del bien productivo es también la diferencia entre el saldo del recurso productivo y el saldo de la depreciación acumulada de ese mismo recurso. La amortización acumulada representa el valor distribuido del costo histórico de un recurso productivo de naturaleza intangible o inmaterial en la producción. La amortización acumulada es la parte recuperada del costo del recurso productivo intangible en desarrollo del objeto social. El valor en libros del bien productivo intangible es la diferencia entre el saldo del recurso productivo intangible y el saldo de la amortización acumulada de dicho recurso intangible. El agotamiento acumulado es el valor distribuido del costo histórico de una mina o recurso natural productivo extraíble en la producción. El agotamiento acumulado es la parte extraída de la mina o recurso natural en el desarrollo del objeto social. El valor en libros del recurso natural

es la diferencia entre el saldo del recurso natural y el saldo del agotamiento acumulado del recurso natural.

3.10 CUENTAS DE PASIVO Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de terceros originadas en el desarrollo del objeto social. Las obligaciones pueden ser de pagar una suma de dinero, entregar un bien o prestar un servicio. "Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. "[D2649,1993. Art. 36] Las cuentas de pasivo más frecuentes se originan en: 

Obligaciones para con instituciones financieras

 Obligaciones para con las personas naturales o jurídicas que suministran a la empresa bienes o servicios que constituyen su objeto social  Obligaciones para con el Estado en cualquiera de sus órdenes nacional, departamental o municipal relacionados con el pago de tributos 

Obligaciones para con los trabajadores originados en la relación laboral



Obligaciones cuyo valor no se conoce con exactitud u obligaciones estimadas



Obligaciones por servicios o bienes aún no prestados o entregados

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD "Un pasivo una obligación presente de la empresa derivada de eventos pasados, el pago de los cuales se espera resulte de un egreso de recursos de la empresa que implican beneficios económicos.” [NIC,1994]

3.11 CUENTAS DE PATRIMONIO Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de sus dueños, propietarios o socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto generalizado es que las cuentas de patrimonio representan lo que queda después de deducir los pasivos, pero consideramos que este es un concepto muy corto y que podría tener aplicación para conceptuar el patrimonio de una persona natural, no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la actividad económica o empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo adeuda a terceros o a sus dueños. "El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.” [D2649,1993 Art. 36] Las cuentas de patrimonio de mayor uso están originadas en: 

Aporte inicial de recursos para el inicio de la empresa y sus posteriores aumentos o capital

 Los mayores valores potenciales de los activos por el desarrollo del objeto social o por un aumento de valor de los mismos o superávit de capital o superávit por valorizaciones. .  Las separaciones de utilidades originadas en disposiciones legales, estatutarias o voluntarias o reservas.



La revalorización del patrimonio originado por la inflación.



Los dividendos o participaciones decretadas en acciones, cuotas o aportes de interés social.



Los resultados del ejercicio y de ejercicios anteriores.

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD "Capital es el interés residual en los activos de la empresa, después de deducir todos sus pasivos.” [NIC,1994]

3.12 CUENTAS DE INGRESOS OPERACIONALES Son todos los aumentos brutos del patrimonio originados directamente en el desarrollo del objeto social del ente, distintos de los aumentos en los aportes de los propietarios. Un ingreso operacional tiene relación directa con la producción de un bien o servicio que constituye el objeto social de la empresa. Todo ingreso operacional representa una fuente bruta interna de recursos y resulta del giro ordinario del negocio. Es importante anotar que un ingreso de recursos no necesariamente constituye un ingreso, pues para que lo sea se requiere que el recurso ingresado aumente en forma bruta el patrimonio del ente. El pago de un deudor en efectivo significa un ingreso de efectivo, pero no es un ingreso ya que el efecto neto sobre el patrimonio es nulo, pues representa simplemente el cambio de un recurso por otro, se disminuye un recurso realizable y aumenta un recurso disponible en el mismo valor. Es diferente cuando se vende, bien sea al contado o a crédito, pues en esta situación existe un aumento en los recursos del ente y por ende en el patrimonio. Los ingresos operacionales se generan por:  La venta de bienes no elaborados en la empresa que constituyen el objeto social del ente, (empresas de servicio de comercialización)  La venta de un bien elaborado en la empresa que constituye el objeto social del ente, (empresas productoras) 

La venta de un servicio que constituye el objeto social del ente (empresas de servicios)

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD "Ingreso son todos los incrementos de los beneficios económicos durante el período contable en forma de entradas o aumentos de activos, o decrementos de pasivos que resultan en incrementos de capital, diferentes a aquellos relativos con contribuciones por parte de los socios.” [NIC,1994]

3.13 CUENTAS DE GASTOS OPERACIONALES Son todas las disminuciones brutas del patrimonio originadas en el desarrollo del objeto social del ente distintas de la distribución de utilidades a los propietarios. Los gastos operacionales tienen relación directa con el giro ordinario de los negocios.

De igual manera que en los ingresos, todo desembolso de recursos no implica un gasto, pues para que lo sea se necesita que disminuya en forma bruta el patrimonio. El pago en efectivo a un proveedor significa una disminución de un recurso, pero no es un gasto porque el efecto neto sobre el patrimonio es nulo, ya que se ha disminuido también una obligación. El utilizar los servicios públicos aunque no se hayan pagado, representa un gasto, pues se ha contraído una obligación por el uso del servicio y esta obligación disminuye en forma bruta el patrimonio. Los gastos operacionales se producen en: 

Erogaciones necesarias para administrar el ente y permitir el desarrollo del objeto social



Erogaciones necesarias para vender el bien o servicio del objeto social del ente.

 Distribuciones del costo histórico de bienes productivos (depreciaciones, amortizaciones y agotamiento) NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD "Gastos son todos los decrementos en los beneficios económicos durante el período contable en forma de salidas o agotamiento de activos o incurrencias de pasivos que resultan en decrementos de capital, diferentes a los relacionados con distribuciones de capital a los socios.” [NIC,1994]

3.14 CUENTAS DE COSTOS

Son todas las erogaciones o distribuciones del costo de un bien productivo (depreciaciones, amortizaciones y agotamiento) que se requieren para producir en forma directa los ingresos operacionales.

Los costos se generan en:



El valor de los bienes no elaborados por el ente vendidos durante el período.



El valor de los tres elementos del costo de producción, materia prima, mano de obra y costos indirectos de producción de los bienes producidos en la empresa y vendidos durante el período.



El valor mano de obra y costos indirectos de producción de los servicios vendidos durante el período. NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD

"La definición de gastos abarca tanto pérdidas como gastos que surjan en el curso de las actividades normales de una empresa, los cuales incluyen, por ejemplo costo de ventas, gastos por sueldos, y depreciación. Los mismos normalmente forman la toma de una salida o agotamiento de activos, tales como efectivo y sus equivalentes, inventarios, propiedad, planta y equipo.” [NIC,1994]

3.15 CUENTAS DE INGRESOS Y EGRESOS NO OPERACIONALES

CUENTAS DE INGRESOS NO OPERACIONALES Son todos los aumentos brutos del patrimonio originados en forma indirecta al desarrollo del objeto social del ente, distintos de los aumentos en los aportes de los propietarios. Un ingreso no operacional no tiene relación directa con la producción de un bien o servicio que constituye el objeto social de la empresa. Todo ingreso no operacional también representa una fuente bruta interna de recursos y resulta de operaciones distintas del giro ordinario del negocio. Los ingresos no operacionales se generan por:  La venta de bienes no elaborados en la empresa diferentes a los que constituyen el objeto social del ente y que representan un incremento bruto del patrimonio.  La venta bienes elaborados en la empresa diferentes a los que constituyen el objeto social del ente y que representan un incremento bruto del patrimonio. 

La venta servicios diferentes a los que constituyen el objeto social del ente.

CUENTAS DE EGRESOS NO OPERACIONALES Son todas las disminuciones brutas del patrimonio originadas en actividades diferentes al desarrollo del objeto social del ente distintas de la distribución de utilidades a los propietarios. Los gastos no operacionales no tienen relación directa con el giro ordinario de los negocios. Los gastos no operacionales se producen en:  Erogaciones diferentes a las necesarias para administrar el ente y permitir el desarrollo del objeto social  Erogaciones diferentes a las necesarias para vender el bien o servicio del objeto social del ente.

3.16 PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES

Para unificar a nivel nacional la contabilidad financiera de los comerciantes, el Gobierno colombiano expidió el decreto 2195 de 1992 por medio del cual se adoptaba el Plan Único de Cuentas para comerciantes. Posteriormente expidió el decreto 2650 de 1993 el cual derogó el anterior PUC y adoptó un nuevo PUC que modificaba y corregía algunos de los defectos del plan inicial. El Plan Único de Cuentas para Comerciantes establece un catálogo de cuentas con su codificación y la descripción dinámica de cada una, estableciendo Clases, Grupo, Cuenta Mayor y Cuenta Auxiliar, determinando la codificación de la siguiente manera: para la Clase un dígito,

para el Grupo dos dígitos, para la Cuenta Mayor cuatro dígitos y para la cuenta auxiliar de siete dígitos en adelante.

ESTADO FINANCIERO

CLASE REALES O

BALANCE GENERAL

NOMBRE

CÓDIGO

DE

1 2 3

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

4 5 6

INGRESOS GASTOS

BALANCE ESTADO DE RESULTADOS

NOMINALES O DE RESULTADO

7 8

CUENTAS DE ORDEN

9

CLASE ACTIVO

GRUPO

CÓDIGO

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9

11 12 13 14 15 16 17 18 19

CLASE PASIVO

GRUPO

CÓDIGO

2

1 2 3 4 5 6 7 8 9

21 22 23 24 25 26 27 28 29

COSTOS DE VENTAS COSTO DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

NOMBRE DISPONIBLE INVERSIONES DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS INTANGIBLES DIFERIDOS OTROS ACTIVOS VALORIZACIONES

NOMBRE OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS GRAVÁMENES y TASAS OBLIGACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES DIFERIDOS OTROS PASIVOS BONOS Y PAPELES COMERCIALES

CLASE PATRIMONIO

GRUPO

CÓDIGO

3

1 2 3 4 5 6 7 8

31 32 33 34 35 36 37 38

GRUPO

CÓDIGO

1

41

OPERACIONALES

2

42

NO OPERACIONALES

7

47

AJUSTES POR INFLACIÓN

GRUPO

CÓDIGO

1

51

OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

2

52

OPERACIONALES DE VENTAS

3

53

NO OPERACIONALES

4

54

IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

9

59

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

CLASE INGRESOS

4

CLASE EGRESOS

5

CLASE COSTOS DE VENTAS 6

CLASE COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE

GRUPO

NOMBRE CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES EN ACCIONES RESULTADOS DEL EJERCICIO RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

NOMBRE

NOMBRE

CÓDIGO

NOMBRE

1

COSTOS DE VENTAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2

COMPRAS

GRUPO

CÓDIGO

NOMBRE

OPERACIÓN

7

CLASE CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

8

CLASE CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

9

1

71

MATERIA PRIMA

2 3 4

72 73 74

MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS CONTRATOS DE SERVICIOS

GRUPO

CÓDIGO

1

81

DERECHOS CONTINGENTES

2 3 4 5 6

82 83 84 85 86

DEUDORAS FISCALES DEUDORAS DE CONTROL DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA DEUDORAS FISCALES POR CONTRA DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA

NOMBRE

GRUPO

CÓDIGO

NOMBRE

1

91

RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

2 3 4 5 6

92 93 94 95 96

ACREEDORAS FISCALES ACREEDORAS DE CONTROL RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA ACREEDORAS FISCALES POR CONTRA ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA

Ejemplo de codificación de una empresa utilizando el PUC:

CLASE

GRUPO

MAYOR

CÓDIGO DEL AUXILIAR

Caja General Oficina Principal

1

11

1105

110501-01

Caja General Sucursal Alfa

1

11

1105

110501-01

Caja Menor Oficina Principal

1

11

1105

110510-01

Caja Menor Sucursal Alta

1

11

1105

110510-01

Banco de Los Andes Cta. 9273918

1

11

1110

111005-01

Banco de Los Andes Cta. 9273919

1

11

1110

111005-02

Banco de Los Andes Cta. 9273920

1

11

1110

111005-03

Banco de Venezuela Cta.845127187

1

11

1110

111010-01

Banco Perú Cta. 5471892781928

1

11

1110

111010-02

NOMBRE DE LA CUENTA

Banco del Ecuador 883738383883

1

11

1110

111010-03

Banco de Los Andes Ahorros 17272

1

11

1120

112005-01

Banco de Los Andes Ahorros 17273

1

11

1120

112005-02

Banco de Los Andes Ahorros 17274

1

11

1120

112005-03

Corporación de A. V. Cta. 00393993

1

11

1120

112010-01

Corporación de A. V. Cta. 00393994

1

11

1120

112010-02

Corporación de A. V. Cta. 00393995

1

11

1120

112010-03