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CONTABILIDAD UNSAAC- FACACET “UNIVERSIDAD NACIONAL COMPUTARIZADA I DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO”

DS-CONT A S I G N AT U R A : DOCENTE:

C O N TA B I L I D A D C O M P U TA R I Z A D A I D r. C P C R E N N É P É R E Z VILLAFUE RTE

ALUMNA:

DOCENTE: Dr. CPC RENNÉ PÉREZ VILLAFUERTE

DEYSI HUARHUACHI DIAZ ALUMNA: DEYSI HUARHUACHI DIAZ

CONTABILIDAD COMPUTARIZADA I

UNSAAC- FACACET

MANUAL

DS CONT

¿Qué es DS-CONT y para quién es? El programa DS CONT es un sistema contable, diseñado para satisfacer las necesidades del profesional contable. Es un software diseñado para llevar la contabilidad de su empresa. Por medio de la creación de asientos Contables. El sistema automáticamente elabora los reportes de los Libros de Caja, Registros de Ventas, Compras, Diario, Hoja de Trabajo, Balance de Comprobación, Estados Financieros, entre otros. El sistema permite procesar la contabilidad patrimonial de organizaciones comerciales, industriales, gubernamentales, de servicios, etc. DS CONT posee reportes de acuerdo a la legislación vigente, como lo señalan las últimas disposiciones de la SUNAT, el CNC (Consejo Normativo de Contabilidad) y el NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).

¿Qué ventajas tiene usar el DS CONT? • Con el sistema puede ahorrar hasta un 80% de su tiempo. • Rapidez de procesamiento de información. • Posee un Analizador de Datos que le permite generar sus propios reportes. • Posee un Importador de datos para transferir gran cantidad de información al DS CONT. • Posee reportes acorde a las últimas disposiciones de la SUNAT. • La licencia es ilimitada en lo que respecta al número de máquinas donde puedo instalar el sistema. • Tenemos más de dos décadas de experiencia en el mercado laboral

DOCENTE: Dr. CPC RENNÉ PÉREZ VILLAFUERTE

ALUMNA: DEYSI HUARHUACHI DIAZ

¿Cómo puedo capacitarme para utilizar el DS CONT? • Al adquirir el sistema, la empresa DATA SERVICE CAPACITACIÓN le ofrece como parte de la post venta, clases de capacitación del DS CONT. • Utilizar los tutoriales o manuales que han sido

diseñados para aprender el DS CONT de la manera más fácil posible. • Solicitar capacitación en instituciones educativas, como por ejemplo universidades, institutos, en el área de contabilidad.

TEMA 01: UN RECORRIDO RAPIDO POR EL DS-CONT Este primer tutorial nos dará una visión panorámica del flujo de trabajo general con el DS-CONT. Realizaremos una pequeña monografía con el propósito de darnos una idea básica de la forma como se trabaja con el DS-CONT.

CREAR UNA CONTABILIDAD.

Proceso inicial:

El flujo de trabajo con el DS-CONT implica dos clases de procesos:

Proceso cotidiano

Este proceso se debe a que el DS-CONT está diseñado para llevar la Contabilidad de varias empresas y dentro de cada empresa la información de varias sucursales. Los Estados Financieros y los reportes se pueden obtener para cada sucursal o para toda la empresa, es decir los Estados Financieros Consolidados. La información Contable  de cada empresa se almacena en una base de datos independiente, por tanto, antes de empezar a trabajar primero se debe Crear la Empresa, para luego registrar los movimientos contables. Este proceso sólo se efectúa una vez, al inicio de cada periodo contable.

Una vez creada la empresa, se puede ingresar movimientos, obtener los Estados Financieros, reportes, etc., las veces que el usuario los requiera. Estos procesos implican: ?   Iniciar el DS-CONT ?   Ingresar Asientos. ?   Obtener Reportes.                                        

LECCION 1. INICIAR EL DSCONT Para realizar cualquier acción o proceso (ingresar asientos, obtener Estados Financieros, procesar una planilla, etc.), se debe iniciar el DSCONT.

Recuerde que después de instalar el DS-CONT en el escritorio de Windows debe mostrarse el ícono de acceso al programa, tal la siguiente figura:

Al ejecutarse el DS-CONT L.E., se pueden dar dos posibilidades: a) b)

Cuando se ejecuta por primera vez Cuando no es la primera vez que se ejecuta

a)

Cuando se ejecuta por primera vez Si es la primera vez que esta utilizando el DS-CONT L.E., entonces, será necesario que defina el password (palabra clave) que utilizará para acceder al DS-CONT. Es importante que defina un password de por lo menos 6 caracteres y una mezcla de letras, números y símbolos especiales, de modo que no puede ser deducido (o adivinado) por personas que usted no desea que tengan acceso al sistema. También es importante que sea un password que usted pueda recordar fácilmente, para acceder al sistema en las subsiguientes ocasiones. Se mostrará la siguiente ventana:

b)

Cuando no es la primera vez que se ejecuta

Si ya ejecutó con anterioridad el DS-CONT L.E., entonces, significa que ya definió un password para acceder al sistema. El usuario principal siempre será ADMINISTRADOR, aunque el sistema también le permite definir otros usuarios y con diferentes niveles de responsabilidad. El sistema le mostrará una ventana similar a:

En este caso, también se mostrará la pantalla de seleccionar o crear de empresa del DS-CONT L.E., tal la siguiente figura:

El DS-CONT L.E. ya viene por defecto con una empresa (ENTRENA), el propósito de esta empresa es que usted pueda practicar en esta empresa, efectuando los diferentes procesos del DS-CONT. Para efectos de este tutorial, trabajaremos con una empresa nueva, que nos permitirá ilustrar cómo se crea una nueva empresa.

LECCION 2. CREAR UNA CONTABILIDAD Para mayor comodidad, el DS-CONT MMX ya tiene registrada la información básica necesaria para trabajar con la Contabilidad, información tal como: 

Las diferentes tablas establecidas por la normatividad (Resoluciones de Superintendencia/SUNAT, CONASEV y Otros) (por ejemplo: Libros y Registros, Tipos de documentos, Monedas, Entidades bancarias, etc.).  Catálogo de Cuentas (PCGE y PCGR)  Modelos o Plantillas de asientos. (Asientos Tipo)  Etc.

Esta información ya está registrada en la base de datos y permiten empezar a trabajar con el DS-CONT con un mínimo de esfuerzo. El DS-CONT MMX ofrece tres opciones para crear empresas:  Por defecto (Básico)  En base a un modelo  Personalizado Estas opciones se muestran en la ventana del lado derecho. Para efectos de esta práctica se utilizará la primera opción, que nos permitirá crear una empresa para llevar una contabilidad en base a la información mínima requerida.

Una vez creada la empresa, automáticamente ésta debe aparecer en el listado de empresas que se muestra en la ventana del lado izquierdo de la pantalla, tal la siguiente figura

LECCION 3. INGRESAR ASIENTOS

Una vez activado el DS-CONT ya estamos en condiciones de ingresar asientos. El DS-CONT dispone de varios mecanismos y herramientas para optimizar considerablemente el ingreso de los asientos, así:  Digitación directa en el módulo de ingreso de asientos.  Utilizar plantillas o modelos de asientos  Utilizar arrastres para asientos de estructura similar  Utilizar el módulo de operaciones (Varios asientos como una operación)  Utilizar importador de datos desde hojas EXCEL En esta lección nos concentraremos en el mecanismo más básico, la digitación directa en el módulo de ingreso de asientos. En esta lección se registrará un asiento de apertura, con la información que se muestra a continuación:

Para ingresar el asiento de apertura, se va revisar los siguientes tópicos: Seleccionar Contabilidad Activar el módulo de Asientos Ingresar asientos

Salir del módulo de Asientos3.1.Seleccionar Contabilidad Antes de ingresar asientos, primero se debe ingresar al DS_CONT (tal como se explicó en las lecciones anteriores), luego se mostrará la pantalla con la relación de todas las contabilidades que se haya creado hasta el momento; de éstas, se debe seleccionar la contabilidad con la que se desea trabajar.

Se mostrará la pantalla principal del DS-CONT L.E., tal la figura: 1.8

En la parte superior de esta pantalla se presenta el Menú principal del DS_CONT, con las diferentes opciones que ofrece el sistema. Cada opción a su vez contiene un conjunto de sub opciones. 3.2.- Activar el módulo de Asientos

Se mostrará el módulo de Ingresar Asientos 3.3.-

Ingresar asientos

Esta es la pantalla para ingresar asientos a cualquier libro o auxiliar. Es una pantalla genérica que permite ingresar asientos al Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro de Caja, etc.

Ingresar asientos es el proceso más importante del DS-CONT, en consecuencia, se explicará con mayor detalle.

-

En el DS-CONT, los datos del asiento se registran en tres áreas: Área de los campos clave (donde se digita: Libro, Periodo y Número de asiento). Área de datos generales (donde se digita: Fecha, documento, RUC, Etc.). Área del detalle (donde se digita las cuentas y sus respectivos montos al debe o haber). Cada área se explicara a continuación:

3.3.1.-

Ingresar campos clave

En la siguiente figura se ilustra el área de los campos clave (recuadro rojo). En este área se debe ingresar el Libro, el Periodo y el número de asiento. En base a estos datos el DS-CONT determina si se desea registrar un asiento nuevo o se desea modificar/borrar uno ya existente. Para efectos de esta lección vamos a digitar un asiento nuevo.

El campo Asiento Tipo (Modelos de asientos) déjelo en blanco por el momento, más adelante veremos como utilizar asientos tipo.

Después de seleccionar el periodo, el DS-CONT automáticamente propondrá el Número de Asiento, el cual se sugiere no modificar (Permita que el DS-CONT lleve el control de la numeración correlativa de los Asientos). Al terminar de digitar los datos del área de los campos clave, se activan y muestran las áreas de Datos generales y Detalle. En la siguiente figura se muestra la pantalla de asientos completa, con las tres áreas.

3.3.2.-

Ingresar datos generales del asiento

En el área de los Datos Generales ubíquese en el campo fecha y digite 01/01/2009, luego ubíquese en el campo glosa y digite Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al Inicio del Ejercicio. El asiento de apertura no necesita más datos. La pantalla debe quedar como:

3.3.2.-

Ingresar el detalle del asiento

En el área de Detalle se registran las cuentas contables y sus respectivos valores al debe o al haber. En esta lección sólo nos interesan las tres primeras columnas. El resto de columnas se verá en lecciones posteriores. :

Ubíquese en la columna del código de cuenta y digite el asiento de apertura, que se muestra a continuación

Recuerde que las cuentas ya existen en la base de datos de la empresa creada.

Las cuentas deben digitarse al último nivel. El DS-CONT no aceptará cuentas que no estén al último nivel. También notar que las filas del área del detalle irán aumentando automáticamente a medida que se vaya digitando los datos.

Antes efectuar el Paso 3 (grabar el asiento), el DS-CONT L.E. verificará si los datos son o no correctos, en caso de no serlo, mostrará un mensaje de error y los rechazará. Uno de los procesos de verificación que se realiza es si el asiento está o no balanceado. En la parte inferior se muestran los totales del debe y haber. El DS-CONT no almacenará asientos cuyo total al Debe no sea igual al Total Haber. Después de grabar el asiento, se mostrará un formato en blanco para registrar un nuevo asiento.

3.4.-

Salir del módulo de Asientos

LECCION 3. OBTENER HOJA DE TRABAJO El DS-CONT MMX ha sido diseñado para que los asientos se procesen automáticamente, a medida que éstos se registren. Esta característica hace que no se requieran procesos intermedios ni tiempos adicionales, tales como: mayorización, centralización etc. En consecuencia, podemos obtener reportes en cualquier momento. En esta lección vamos a ver la “Hoja de trabajo” para verificar si el asiento de apertura que hemos ingresado es o no consistente. Para reportar la “Hoja de trabajo”, se va revisar los siguientes tópicos:

4.1.- Iniciar el módulo de Hoja de Trabajo

Previamente nos ubicamos en la pantalla principal del DS-CONT MMX, tal como muestra la siguiente figura:

4.2.- Ingresar campos requeridos

En la siguiente pantalla se debe ingresar valores para los campos: Periodo Inicial y Periodo Final. Considerando que hemos digitado el asiento de apertura en el periodo 2009-00, entonces, ingresar periodo 2009-00 para ambos casos.

Se muestra la hoja de trabajo

4.3.- Mostrar Hoja de Trabajo

4.4.- Mejorar la visibilidad Normalmente la vista previa de los reportes (tal como la pantalla anterior) no es fácil de leer, sobre todo si éste tiene mucha información. Para facilitar la lectura se debe aumentar el porcentaje de visibilidad en la parte superior de la ventana (Por ejemplo a 150%). Luego de mejorar la visibilidad, sobre esta pantalla aún se pueden efectuar otros procesos.

4.5.- Salir del módulo de Reporte

TEMA 02: OPTIMIZAR EL INGESO DE MOVIMIENTOS CONTABLES UTILIZANDO AMARRES Y ASIENTOS TIPO

En este segundo tema, veremos como utilizar los Asientos Tipo y su funcionalidad en el uso del software contable. Para darnos una idea básica de la forma como se debe trabajar con este módulo del DS-CONT; realizaremos unos pequeños ejemplos referidos a Compras y a Ventas. Cada uno de estos procesos lo veremos como una lección.

Para empezar a trabajar en este tema debemos haber iniciado el DS-CONT y estar en el menú principal, tal la siguiente figura

En esta lección nos concentraremos en realizar un registro de un asiento de compras, utilizando el módulo de ingreso de asientos y dentro de éste los Amarres. Mostraremos como registrar un asiento típico de compras, con la información que se muestra a continuación:

Asiento Contable por la Compra de mercaderías al Proveedor XX 1

debe

haber

6011

MERCADERÍAS MANUFACTURADAS

40111

IGV - CUENTA PROPIA

1,000.0 0 190.00 1,190.0 0

4212

EMITIDAS Por la compra de mercadería según 10/01/XX factura. 2 20111

COSTO

6111

MERCADERÍAS MANUFACTURADAS

1,000.0 0 1,000.0 0

10/01/XX Por el destino a almacén. Fig. 2.2.- Asiento de compra para registrar en el DS-CONT L.E.

Notar que la idea de amarre en este caso, implica que al registrar la cuenta 6011 y su respectivo importe, el DS-CONT automáticamente deberá registrar las cuentas 20111 y 6111 con el mismo importe de la cuenta 6011. Para ingresar asientos utilizando Amarres, revisaremos los siguientes tópicos:   

Iniciar el módulo de Asientos Ingresar Asientos Salir del módulo de Asientos

1.1.- Activar el módulo de Asientos

1.2.- Ingresar Asientos utilizando Amarres Aquí se explicará al detalle el ingreso de un Asiento utilizando Amarres.

Dejar en blanco el campo de Asiento Tipo y dejar que el DS-CONT proponga el número del asiento (Pasar sobre estos campos presionado dos veces la tecla ). Una vez ingresado los datos, se debe mostrar la siguiente pantalla:

:

Después de ingresar la fecha se mostrará el siguiente mensaje

Este mensaje no debe preocuparnos, si no estamos registrando asientos en otra moneda. Hagamos simplemente clic en el botón OK. Luego se debe mostrar en el asiento los datos digitados, la pantalla debe ser similar a:

El DS-CONT no tiene en su base de datos los RUC’s de los proveedores, en consecuencia, es de esperar que nos muestre el siguiente mensaje:

El DS-CONT momentáneamente abandona el módulo de asientos y nos muestra una pantalla para registrar al proveedor en la base de datos.

El RUC de este proveedor ahora ya está registrado en la base de datos, por tanto, de aquí en adelante podemos utilizarlo y ya se mostrará en las pantallas de consulta o ayuda. Luego, se vuelve a activar el módulo de Asientos:

Al presionar la tecla , automáticamente mostrará la razón social del proveedor que hemos ingresado anteriormente, tal como se muestra en la figura 2.9 Luego, ya estamos en condiciones de registrar el detalle del asiento.

Luego, presione la tecla de avance de cursor < ↓ >. En este punto el DS-CONT verificará si en la base de datos hay o no definido un Amarre asociado a la cuenta ingresada, en caso de existir, automáticamente “disparará” las cuentas de Amarre y las mostrará en la pantalla:

Esto significa, que cada vez que utilicemos la Cuenta 6011 y registremos un importe al Debe, el DS-CONT automáticamente agregará dos filas al detalle del asiento con las cuentas 20111 y 6111 y con un importe similar al ingresado. Luego, completemos el asiento ingresando las cuentas e importes que faltan. Es decir, la cuenta 40111 con un importe de 190 al Debe y la cuenta 4212 con un importe de 1190 al haber. Finalmente el asiento debe quedar como se muestra a continuación:

Notar que la cuenta a la que está asociada el amarre se muestra en color Azul y negrita, mientras que las cuentas generadas por el amarre se muestran en color azul y el resto de cuentas se muestran en color negro.

1.3.- Salir del módulo de Asientos

LECCION 2. INGRESAR MOVIMIENTOS UTILIZANDO ASIENTOS TIPOS Una vez activado el DS-CONT ya estamos en condiciones de ingresar asientos haciendo uso de Asientos Tipo. El ingreso de Asientos Tipo está diseñado para optimizar considerablemente el registro y la digitación de los movimientos contables más comunes en la empresa. En esta lección nos concentraremos en realizar un registro de un asiento de compras y de ventas, utilizando el módulo de ingreso de asientos y dentro de éste los Asientos Tipo. Mostraremos como registrar un asiento típico de compras, con la información que se muestra a continuación:

  

Normalmente esta lección debería estar divida en tres tópicos: Iniciar el módulo de Asientos Ingresar Asientos utilizando Asientos Tipo Salir del módulo de Asientos Sin embargo, como los proceso de Iniciar y Salir del módulo de asientos es similar al efectuado en la lección anterior y consideramos que el lector ya está familiarizado con este proceso, vamos a centrarnos en Ingresar Asientos utilizando Asientos Tipo.

Empezamos asumiendo que ya hemos iniciado el módulo de Asientos.

El asiento tipo de código COMP-IGV ya ha sido definido previamente en el DSCONT.

Notar que después de haber ingresado el Libro, el Periodo, haber seleccionado el Asiento tipo y presionado la tecla , el DS-CONT nos mostrará un típico asiento de compras, con los datos generales, luego se deberá completar los datos específicos de la transacción a registrar, y de esta manera completar el asiento.

Como se puede ver, sólo se han ingresado algunos datos, propios de la compra. Es importante resaltar que el asiento tipo ya está diseñado de modo que al ingresar el importe total de la compra, automáticamente, a partir de éste se deduzcan los montos correspondientes a las otras cuentas.

El asiento finalmente debe quedar como la siguiente figura:

De esta manera se puede ingresar otras compras, si se tuviese.

LECCION 3. OBTENER REPORTE DE “REGISTRO DE COMPRAS” El DS-CONT ha sido diseñado para que los asientos a medida que se registren se procesen automáticamente en sus respectivos registros, esto lo podemos apreciar en los diferentes reportes. En esta lección vamos a ver el reporte del “Registro de Compras” para verificar si los asientos de compras que ingresamos se muestran correctamente.

   

Para reportar el “Registro de Compras” vamos a revisar los siguientes tópicos: Iniciar el módulo de Registro de Compras Ingresar los datos requeridos para reportar el Registro de Compras Mejorar la visibilidad Salir del módulo de Reporte 3.1.-

Iniciar el módulo de Registro de compras

Asumimos que ya nos encontramos en la pantalla principal del DS-CONT

Se muestran las sub opciones de la opción elegida.

3.2.- Ingresar los datos requeridos para reportar el Registro de Compras

3.3.- Mejorar la visibilidad

Se puede mejorar la visibilidad aumentando el porcentaje. También se puede utilizar las barras de desplazamiento para revisar las otras áreas del reporte.

3.3.- Salir del módulo de Reporte

De la misma manera proceder para obtener el reporte de ventas.

TEMA 03: OPERACIONES, EL “EXPERTO” QUE OPTIMIZA EL INGRESO DE ASIENTOS

El DS-CONT L.E. cuenta con una característica denominada OPERACIONES que permite optimizar grandemente el ingreso de asientos. Esta característica hace del DS-CONT un “experto” que con un mínimo necesario de digitación se puede ingresar varios asientos simultáneamente, los correspondientes a una transacción. Para el mejor entendimiento de este tema, lo revisaremos en las siguientes lecciones.

LECCION 1. ¿Qué SON LAS OPERACIONES EN EL DS-CONT L.E? Es común que los documentos que sustentan los hechos financieros dentro de la contabilidad se tengan que registrar en más de un asiento y en diferentes libros contables. Por ejemplo, una factura de compra se tiene que registrar primero en el registro de compras y luego en el libro caja. Una venta al crédito puede significar registrar el mismo comprobante de pago en varios asientos, registrar la venta misma, el pago de inicial y el pago de las diferentes cuotas. Al registrar la información en el módulo de asientos simples (como se explicó en las lecciones anteriores) no hay ninguna relación entre los asientos que han sido originados por el mismo documento.

VENTAJAS

Reduce tiempos de digitación

Al registrar una transacción (considerando como una transacción todos los asientos que son originados por el mismo documento), se registran varios asientos a la vez, en una pantalla y  con un solo ingreso.

LECCION 2. Ingresar al módulo de operaciones

      

 Mejor organización información

Los asientos están articul se puede saber que asie originados por el mismo también se puede dete operaciones están compl no lo están.

En esta lección se asume que el lector está familiarizado con los procesos necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E. Por tanto, vamos a empezar en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrará las sub-opciones de Asientos.

LECCION 3. Ingresar movimientos utilizando el experto (operaciones tipo)

Se mostrará el módulo de ingreso de operaciones. El sistema automáticamente propone un número de operación correlativo. Ahora ya estamos listos para registrar una operación.

En esta lección nos concentraremos en optimizar el ingreso de datos utilizando el experto (operaciones tipo) del DS-CONT L.E., mediante el cuál, veremos cómo con un mínimo de digitación, registraremos una transacción de venta, registrando la información simultáneamente en el Registro de Ventas y en el Libro de Caja y Bancos. La información a registrar es la siguiente:

Procedamos al registro de esta transacción de venta.

Se mostrará la ventana de ayuda con la relación de Operaciones tipo predefinidos en el DSCONT.

Puede Ud. Cambiar de un asiento a otro haciendo clic en la respectiva pestaña. Es recomendable que verifique que el primer asiento corresponde al registro de ventas (incluida las cuentas que le corresponden) y el segundo asiento corresponde al libro caja (también con las cuentas que le corresponden).

Se mostrará la pantalla para ingresar los datos necesarios para registrar la operación.

La operación tipo está diseñada de modo que al ingresar datos en el área de Datos Referenciales (El área delimitada por el recuadro rojo en la figura anterior), éstos automáticamente son trasladados a los asientos, a los campos donde corresponden. Es decir, al momento de ingresar el RUC, usted debe notar que éste se muestra automáticamente en el campo RUC del asiento. Lo propio sucede al registrar el tipo del documento y el resto de los datos. Otro aspecto relevante, es el hecho que al registrar el Monto Base, a partir de este valor se “deducen” los valores que deben de ir en el detalle del asiento, correspondiente a cada cuenta y en la columna del Debe o Haber. En suma, con un mínimo de esfuerzo se ha registrado la información en los dos asientos. Es decir, a partir de los datos ingresados en el área de Datos Referenciales, se ha “deducido” toda la información que debe ir en los dos asientos. Se puede verificar el contenido de cada asiento haciendo clic en la respectiva pestaña. A continuación se muestra como debió quedar la pantalla, considerando que previamente hemos revisado la información del asiento de la primera pestaña y que luego hemos seleccionado el asiento de la segunda pestaña.

Para salir del módulo de Operaciones, haga clic en el botón salir .

TEMA 04: OPERACIONES, EL “EXPERTO” QUE OPTIMIZA EL INGRESO DE ASIENTOS

El modulo “Revisar Asientos” del DS-CONT nos provee una fácil administración de todos los asientos ingresados, otorgando al usuario la capacidad de verificar que los datos ingresados sean los correctos, mediante una comparación visual con los documentos correspondientes a los asientos. Consideramos que este proceso es importante, en la medida en que el Profesional Contable debe preocuparse también por validar el trabajo que hace y por la calidad de información que procesa.

LECCION 1. Ingresar al módulo de revisión de asientos En esta lección se asume que el lector está familiarizado con los procesos necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E.. Por tanto, vamos a empezar en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrará las subopciones de Asientos.

LECCION 2. Revisar asientos

En esta pantalla se podrá hacer la revisión individual de los asientos sin tener la necesidad de saber su número exacto de asiento. El proceso de revisión de asientos implica a su vez los siguientes sub-procesos:

Seleccionar Asientos para su Revisión. Revisión de la información de cada Asiento Edición del  Asiento.            

2.1.- Seleccionar Asientos para su Revisión El DS-CONT L.E. ofrece varios mecanismos para seleccionar los asientos que se desea revisar, para esto se puede realizar búsquedas en base a diferentes parámetros que ofrece el sistema como son sucursal, libro o periodo. También es posible seleccionar asientos utilizando algún dato referencial, por ejemplo el número del documento, alguna palabra especial de la glosa, parte de la razón social, etc.

En esta sección vamos a ver todas las posibilidades de seleccionar asientos. Esta es la opción más rápida y más simple.

Si no se especifica el libro, periodo o algún dato referencial, entonces el DS-CONT muestra la relación de todos los asientos de la sucursal activa.

En el caso del presente ejercicio, se mostrarán sólo los asientos que hemos ingresado en los tutoriales anteriores.

Tengamos en cuenta que a medida que utilicemos el DS_CONT, en la base de datos se tendrá miles de asientos y listarlos todos no es una práctica adecuada, pues podría demorar en su procesamiento, por lo que es mejor establecer procesos de revisión de asientos en base a diferentes criterios.

2.1.2.- Seleccionar asientos de un libro y/o periodo En este caso es suficiente indicar el libro y/o el periodo cuyos asientos deseemos seleccionar para revisarlos.

En circunstancias especiales, es posible que no recordemos exactamente el libro ni el periodo, o que además del libro y/o el periodo deseemos reducir el espectro de búsqueda en base a algún dato referencial adicional. En estos casos utilizamos la opción Texto a Buscar.

2.1.3.- Seleccionar asientos en base a un dato referencial En esta opción debemos de tener algún dato referencial del asiento o asientos que deseemos seleccionar. Por ejemplo, podría ser la parte inicial del número del documento, una palabra específica en la glosa del asiento, etc. Esta es la opción más potente y podemos considerarla como una búsqueda exhaustiva, donde el DS-CONT buscará y seleccionará aquellos asientos donde alguno de sus atributos tenga el texto o dato referencial que le hemos suministrado. Esta búsqueda y selección puede demorar algunos segundos o minutos, dependiendo de la cantidad de información que tengamos en la base de datos.

Se mostrará los asientos que en alguna parte tengan la palabra “pasivo”

En la pantalla anterior se puede verificar que el asiento listado en alguna parte tiene la palabra “pasivo”, para lo cual, desplacemos la barra de desplazamiento horizontal hasta ubicar el atributo en el que se encuentra dicha palabra.

Además de los tipos de selección y búsqueda explicados anteriormente, este módulo ofrece la posibilidad de utilizar filtros.

2.1.4.- Filtrar asientos Para ilustrar esta característica, previamente vamos a seleccionar y mostrar todos los asientos. Es posible establecer un filtro en cada una de las columnas del listado de asientos. Para efecto de la práctica vamos a utilizar la columna Cod_Libro.

Se mostrará una pequeña ventana con las opciones y valores que existen en dicha columna, tal la siguiente figura.

Se debe mostrar sólo los asientos que cumplan con el filtro.

Se puede utilizar los filtros para diferentes necesidades, de acuerdo al criterio y necesidad del usuario. Sin embargo, dos de los usos más frecuentes son: 

Para seleccionar asientos de acuerdo a su estado. En la primera columna se tiene la columna Estado, en la que se puede tener los siguientes valores: PENDIENTE, OBSERVADO y REVISADO. La razón de estos valores se explicará más adelante. En este punto, nos limitaremos a manifestar que con la capacidad de los filtros podemos filtrar sólo los asientos PENDIENTES u OBSERVADOS.  Para seleccionar los asientos digitados por una determinada persona o auxiliar y en una determinada fecha o periodo de tiempo, con el propósito de revisar el trabajo realizado por esta persona; o que cada persona después de digitar sus asientos debe validarlos, revisándolos. 2.2.- Revisión de la información de cada Asiento

En el proceso de revisión de asientos, éstos toman 3 posibles estados: 

PENDIENTE.- Todo asiento tiene el estado de PENDIENTE en el momento en que fue digitado. En este contexto PENDIENTE significa que el asiento aún no está revisado.  REVISADO.- Un asiento cambia su estado a revisado cuando alguien ya lo revisó, en consecuencia, validó la información registrada.  OBSERVADO.- SI al momento de revisar un asiento, no estamos seguros de la información del asiento y no tenemos a la mano los elementos necesarios para corregirlo, rechazarlo o validarlo, entonces cambiamos su estado a OBSERVADO, en la intención de revisarlo más adelante.  

El proceso de revisión de asientos implica básicamente efectuar dos actividades: Ver la información ingresada en cada asiento Cambiar el estado de los Asientos.

2.2.1.- Ver la información ingresada en cada asiento Para ver la información ingresada en cada asiento, primero ubicamos el cursor en el primer asiento del listado.

.

Se mostrará la siguiente pantalla

Como se puede ver, la pantalla se divide en dos áreas:  

Área del listado de asientos seleccionados para su revisión (Parte superior). Área de visualización de la información del asiento (Parte inferior). Esta área tiene el mismo aspecto de la pantalla de ingreso de asientos. La información del asiento mostrado en el área de la parte inferior corresponde al asiento seleccionado del listado de asientos del área de la parte superior (Primer asiento, número: 01-00001). El asiento se pone en modo de NO edición, esto significa, que en este modo sólo se puede ver la información, más no modificarlo. Esta característica es importante, en la medida en que nos garantiza que no hay posibilidad de que modifiquemos accidentalmente la información del asiento. En caso de que deseemos expresamente modificar un asiento, entonces, debemos cambiar el modo del asiento a modo de edición. Este proceso se verá más adelante. 2.2.2.- Cambiar el estado de los Asientos

Al mostrarse toda la información del asiento, ésta se puede contrastar contra el documento fuente que lo originó, en consecuencia, se puede cambiar su estado según corresponda, haciendo clic en cualquiera de los botones que permiten cambiar dicho estado.

Para efectos de esta lección, vamos a considerar que la información de ese asiento es correcta, por tanto, debemos cambiar su estado a REVISADO.

Notar que al hacer clic en el botón Revisado se efectúan las siguientes acciones: Automáticamente cambia el estado del asiento (Primera columna del listado de asientos).  El cursor en el listado de asientos avanza a la siguiente fila, mostrándose en consecuencia en la parte inferior la información del asiento correspondiente al asiento de esta fila. 

Al ir cambiando el estado de los asientos como consecuencia de su revisión y contrastación con sus respectivos documentos fuente, el cursor irá avanzando de fila en fila, hasta llegar al final.   

Los estados se mostrarán en diferentes colores, a saber: Los asientos con el estado Pendiente se mostrarán en color Azul. Los asientos con el estado Revisado serán mostrarán en color Verde. Los asientos con el estado Observado se mostrarán en color Rojo. 2.3.- Editar un asiento Si al momento de revisar un asiento, detectamos que la información no es correcta o es diferente a la del documento fuente que la originó, entonces, podemos corregir la información del asiento. Para este propósito debemos activar el modo de edición (modificación) del asiento.

Notar que recién al activar el modo de edición del asiento se muestran los botones de Grabar y Borrar el asiento. Así mismo, se desactiva los botones de cambio de estado.

Para modificar la información del asiento, nos ubicamos en el elemento cuya información es errónea, efectuamos la modificación, finalmente hacemos clic en el botón Grabar. Si los datos modificados del asiento son consistentes, entonces el sistema después de grabar mostrará el siguiente mensaje.

Luego, se desactivará automáticamente el modo de edición, regresando al modo de revisión de asientos. Para salir del módulo hacer clic en el botón Salir.

TEMA 05: LA MAGIA DE LA IMPORTACION DESDE EXCEL

LECCION 1. Proceso

LECCION 2. ¿Por qué importar datos?

INPUT Ingreso de datos

 

PROCESO (Cálculos y procesamie nto realizado por el computador )

OUTPUT Obtención de resultados, generalmente en forma de reportes

   Facilidad

en la digitación de datos en EXCEL

¿PORQUE IMPORTA R?

 Integración con otros sistemas

Muchos profesionales de prefieren digitar sus datos a electrónicas y solamente los r a su software de contabilidad se importan los datos a

Muchas empresas ya cuenta ventas, compras, caja etc. So por ejemplo ya se emiten los pago. Al momento de efectu vendedor digita toda la in comprobante de pago y ésta base de datos del software información ya está en la entonces, para que volver a contabilidad, incurriendo en y recursos.

LECCION 3. Mas hechos, menos palabras. Importemos información de ventas Consideraciones iníciales Antes de efectuar la secuencia de pasos correspondientes a esta lección, previamente iniciar el DS-CONT (tal como se explicó en lecciones

Tener abierta una hoja EXCEL con la información de ventas (como resultado de digitación directa en la hoja o reporte de un software de ventas). Puede ser similar a:

        

Para explicar el proceso de importación se revisarán los siguientes tópicos: Iniciar el módulo del Importador General Iniciar el módulo de Importar Asientos Pegar la información de la hoja EXCEL en el importador “Instruir” al DS-CONT los criterios de importación Indicarle al DS_CONT que "recuerde" el proceso para futuras ocasiones Verificar e importar RUC´s Verificar consistencia de la información de los asientos Importar asientos Verificar el proceso de Importación

3.1.-

Iniciar el módulo del Importador General

Se mostrará la pantalla principal del subsistema de Importación, similar a la figura:

Este subsistema también tiene un Menú en la parte superior y ofrece varias opciones, por ejemplo: importar cuentas contables, importar asientos, etc.

3.2

.-

Iniciar el módulo de Importar Asientos

En esta pantalla podemos observar que el menú gráfico de la parte superior ocupa espacio innecesariamente.

Después de minimizar el menú gráfico, la pantalla del módulo Importar Asientos se debe mostrar tal la siguiente figura:

En esta pantalla se pueden distinguir dos áreas:  El área del asiento.- Parte superior, cuya estructura es similar al del módulo de ingresar asientos (visto en lecciones previas).  El área de la hoja electrónica.- Parte inferior, que es similar a una hoja electrónica. 3.3.-

Pegar la información de la hoja EXCEL en el importador

Para pegar la información de la hoja EXCEL en el importador, primero se debe seleccionar la información en la hoja EXCEL, luego copiar al “Porta papeles” y finalmente pegar del “Porta papeles” en el importador. La secuencia de pasos a seguir es:

Ubíquese en la hoja electrónica de EXCEL donde tiene los datos de ventas

Luego, ubíquese nuevamente en el importador.

Luego de pegar, el importador debe tener en la parte inferior (en el área de la hoja electrónica) los datos que se desea importar. La pantalla debe mostrarse como:

Notar que el importador automáticamente asume que los datos de la primera fila corresponden a los títulos o encabezados de las columnas. En el caso de este ejercicio las líneas de encabezado son 2.

Luego de ajustar el número de filas de encabezado a 2, la pantalla debe quedar como:

3.4.-

“Instruir” al DS-CONT los criterios de importación

Una vez que los datos están en la parte inferior de la pantalla, debemos “enseñarle” al DS-CONT como debe trasladar esta información a los asientos. Esta es la parte más importante del importador del DS-CONT. En esta sección le indicaremos al DS-CONT la información de cada columna a que campo del asiento corresponde. En este punto es necesario recordar que la información de cada fila se trasladará a un asiento. Si la hoja tiene 15 filas, se importarán 15 asientos.

3.4.1.-

Ingresar los datos generales del asiento

En la parte superior ingresamos el código de sucursal, el código del libro contable y el periodo sobre el que vamos a efectuar la importación.

Nota.- Si los valores del Código de Sucursal, Libro contable y Código del Periodo, se encuentran también en la hoja electrónica, entonces, se debe seguir el procedimiento explicado en la siguiente sección.

3.4.2.- Hacer corresponder los datos de la hoja electrónica con los datos generales del asiento Para hacer corresponder el valor de una columna de la hoja de trabajo con un campo del asiento, se debe ubicar el puntero del ratón sobre la letra que identifica la columna, luego, manteniendo presionado el botón arrastrar hasta el campo del asiento al que corresponde. Por ejemplo: Ubique el puntero del ratón en la columna A (sobre la letra A) de la hoja, luego, presione el clic y sin soltar arrastre hasta el campo fecha de la parte superior.

Después de realizar esta acción, el DS-CONT ya “sabe” que el valor de la primera fila y de la columna A será trasladado al campo “Fecha” del asiento. Efectuar la misma acción de “arrastrar y soltar” para el resto de las columnas, haciendo corresponder columna con campo, tal como indica las trayectorias en línea roja del siguiente gráfico:

Notar que a medida que se va haciendo corresponder la columna con un campo del asiento, en el asiento se va mostrando la información de la primera fila de la hoja. Luego, ingresar o seleccionar la moneda en el campo Moneda (01 Para moneda nacional). La pantalla debe quedar como:

3.4.3.- Hacer corresponder los montos de los comprobantes de pago con las cuentas contables en el área de detalle del asiento. En el detalle del asiento digite las cuentas contables correspondientes al valor venta, IGV y Total. La cuenta 70111 para el valor venta, la cuenta 40111 para el IGV y la cuenta 1212 para el total. Luego haga corresponder las columnas de los importes con las celdas del Debe o Haber de la cuenta respectiva, mediante la técnica de “Arrastrar y soltar”.

3.4.4.- Verificar que el importador haya “entendido” la forma de trasladar los datos de la hoja electrónica a asientos. Para verificar es suficiente con que nos ubiquemos en cualquier fila del área de la hoja electrónica, automáticamente, el importador mostrará los datos de esa fila en el área del asiento. Por ejemplo, haga clic en la fila 2 del área de la hoja electrónica; fíjese que en la parte superior en el área del asiento, el importador ya trasladó los datos de la segunda fila de la hoja.

Si bajamos con las teclas del cursor a la tercera fila, se mostrarán los datos correspondientes a la tercera fila. Y, así sucesivamente, se puede verificar fila a fila cómo se va trasladando la información del área de la hoja electrónica al área del asiento.

3.5.Indicar al DS-CONT que “recuerde” el proceso para futuras ocasiones Es conveniente que el DS-CONT almacene estas instrucciones (Formato), de modo que cuando en los siguientes periodos (u ocasiones) deseemos importar una hoja electrónica con la misma estructura, simplemente recuperemos el formato y lo utilicemos, sin tener que volver a “instruirle” al DS-CONT la correspondencia de las columnas con los campos del asiento.

Este proceso es IMPORTANTE, porque en los siguientes periodos (u ocasiones), utilizar el importador se simplificaría a tres pasos:  Pegar la hoja electrónica  Recuperar el formato  Importar

Se mostrará la siguiente ventana:

3.6.-

Verificar e Importar RUC’s

La información de RUC y Razón Social de algunos de nuestros clientes, es posible que aún no esté en la base de datos del DS-CONT. Para almacenar los RUC’s y su respectiva Razón Social en la base de datos, efectuar lo siguiente:

Se mostrará la siguiente ventana:

Al hacer clic en el botón Continuar, se mostrará:

Hacer clic en el botón Grabar Todos (si continúa apareciendo el mensaje de que el RUC no es valido, siga clikeando en GRABAR hasta que aparezca la siguiente ventana)

Nota. Sólo se agregarán los RUC’s que no existiesen en la base de datos.

3.7.Verificar la consistencia de la información de los asientos

Antes de efectuar el proceso de importación, es necesario verificar si todas las filas de la hoja electrónica podrán ser aceptadas por el DS_CONT como asientos consistentes.

Se efectuará el proceso de verificación y luego debe mostrarse el resumen del proceso:

Los asientos válidos corresponden a las filas cuya información es consistente, por tanto, pueden importarse sin ningún problema. Las filas correspondientes a estos asientos se muestran en color Verde. Los asientos no válidos corresponden a las filas cuya información no es consistente, que presentan errores garrafales que invalidan el asiento (Por ejemplo, un asiento cuyos totales Debe y Haber son diferentes). Éstos no podrán ser importados. Las filas correspondientes a estos asientos se muestran en color Rojo. Los asientos observados corresponden a las filas cuya información no es consistente, sin embargo, no representan errores que invaliden el asiento. Las filas correspondientes a estos asientos se muestran en color Anaranjado. Al ubicar el “Ratón” sobre la fila de color Rojo o Anaranjado, se mostrará un mensaje con la explicación respectiva sobre la razón de la inconsistencia. Respecto a los colores, ver una explicación más exhaustiva haciendo clic en el botón leyenda.

3.8.-

Importar Asientos

Luego de efectuar el proceso de verificación, si todas las filas del área de la hoja electrónica se muestran en color Verde o Anaranjado, entonces se puede efectuar el proceso de importación.

Durante el proceso de importación, la información de cada fila, en un primer paso se trasladará al asiento de la parte superior de la pantalla y en un segundo paso se grabará en la base de datos de DS_CONT.

Las filas del área de la hoja electrónica, a medida que se vayan procesando, se mostrarán en color Azul si han sido importadas satisfactoriamente y en color rojo si por alguna razón no fueron importadas. Al final del proceso se debe mostrar un resumen del número de registros procesados y el número de asientos importados. Adicionalmente, el sistema propone un número correlativo de importación.

El Nro. De Importación y la descripción son importantes, porque mediante éstos atributos podremos más adelante identificar el proceso de importación para su revisión.

LECCION 4: ¿La magia de la importación se habrá realizado?

Una vez efectuado el proceso de importación, es necesario revisar si la importación se realizó satisfactoriamente. Para empezar con el proceso de revisión de la importación de asientos, ubíquese en la pantalla principal del importador.

4.1.-

Iniciar el módulo Revisar Asientos Importados

Se mostrará la pantalla correspondiente al módulo de Revisar Asientos.

En esta pantalla se puede considerar tres áreas principales (las demarcadas con los recuadros rojos). El DS_CONT sólo muestra la última importación (Ver área 1), porque asume que es esta importación la que desea revisar. Sin embargo, se puede recuperar y revisar también las otras importaciones.

4.2.-

Revisar asientos importados

Para seleccionar una importación, ubicar el cursor sobre la importación que se desea revisar (Área 1). Notar, que en el área 2, automáticamente se mostrará los asientos correspondientes a la importación seleccionada. (Utilizar las teclas de cursor para desplazarse de una importación a otra en la relación de importaciones). Si se desea revisar la información a detalle de cualquier asiento de la importación seleccionada, ubicar el cursor sobre dicho asiento (Área 2); automáticamente en el área 3 se mostrará la información del asiento. (Utilizar las teclas de cursor para desplazarse de un asiento a otro sobre la relación de asientos de una importación).

4.3.-

Eliminar todo un proceso de importación

Si al revisar una importación se detecta que hubo errores considerables en el proceso de importación (Por ejemplo, que se importó sobre un libro inadecuado, en un periodo que no corresponde, etc.), entonces, tal vez se podría considerar la posibilidad de borrar toda la importación y volver a efectuar correctamente el proceso de importación.

El DS_CONT permite eliminar toda una importación (incluido los asientos correspondientes a esta importación) de la manera siguiente:

4.4.-

Eliminar algunos asientos de un proceso de importación

Al revisar una importación cabe también la posibilidad de que sólo algunos asientos presentan algún tipo de error, en consecuencia, sólo éstos deben borrarse. El DS_CONT permite eliminar sólo algunos asientos de la manera siguiente:

TEMA 05: ESTADOS FINANCIEROS

En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico. La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros, que comprenden:    

Balance General. Estado de Ganancias y Pérdidas. Estado de flujo de Efectivos. Cambios en el Patrimonio Neto.

LECCION 1: Balance general El Balance General es un Estado Financiero que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado en el tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. Por otra parte el programa DS-CONT le da la facilidad de poder obtener los reportes convenientes del Balance General. Para poder mostrar este reporte vamos a revisar los siguientes tópicos:   

Iniciar el módulo del Reporte Balance General. Ingresar los parámetros con los cuales se desea mostrar el reporte. Vista previa, impresión y Exportación.

1.1.- Iniciar el módulo del Reporte Balance General En esta lección se asume que el lector está familiarizado con los procesos necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E.. Por tanto, vamos a empezar en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrará las sub-opciones de Estados financieros.

Se mostrará el módulo de Balance General Comparativo.

1.2.- Ingresar los parámetros con los cuales se desea mostrar el reporte. Luego se debe ingresar los parámetros necesarios para el reporte. Se debe seleccionar la sucursal o sucursales para las que de deseamos el reporte, el periodo inicial y el periodo final. El módulo también nos permite mostrar un balance general comparativo a dos columnas, donde podemos comparar el balance del año anterior con el actual o de dos periodos distintos del periodo actual. Esta opción no se verá en esta lección, se explica en otro tutorial.

Se mostrará la vista previa del reporte.

1.3.- Vista previa, impresión y exportación

Fig. 6.5. Reporte de Balance General Comparativo Para mejorar la visualización aumente el porcentaje de visualización. También puede utilizar las barras de desplazamiento para revisar completamente el reporte.