Documentos Primarios y Secundarios. Insumos dela contabilidad Son todos los documentos que contienen la información cont
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Documentos Primarios y Secundarios. Insumos dela contabilidad Son todos los documentos que contienen la información contable delos movimientos que realiza una empresa, y que sirven de soporte para el registro y asiento de esa información de un periodo determinado. Documentos Primarios. Son los instrumentos o formatos, donde se registran los hechos y fenómenos económicos sucedidos, con sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y su origen. Estos documentos son de mucha importancia en la contabilidad, no pueden obviarse, de ellos dependerá que el proceso de registro delos hechos económicos ocurridos obtener una información que suministre los elementos de juicio para la acertad planificación y dirección delas tareas económicas. Documentos primarios de uso más frecuentes. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Vale para pagos menores Informe de recepción Tarjeta kardex (Estiba) Facturas Factura provisional Anticipos y Liquidación de gastos de viajes. Solicitud de Materiales (Requisa de materiales) Registro de Asistencia Solicitud de compra De orden de compra 10) Solicitud de servicio Recepción de servicio por orden de trabajo 11) Recepción de servicios (de trabajo) 12) Reembolso para pagos menores 13) Inventario (conteo Físico) 14) Transferencia entre almacenes.
1. Vale para Pagos Menores. Es el documento cuyo objetivo es formalizar lo pagos en efectivos que ser realizan por concepto de gastos menores, por ejemplo: gastos de viajes locales: compra de sellos de correo de Nicaragua, timbres, imposición de telegramas, envíos de encomiendas por correo (valija), dietas, etc. Todo pago que se realice de esta naturaleza con el fondo destinado para ello requiere del correspondiente vale.
El monto para el fondo dela caja chica y/o caja general en las empresas del estado es asignado de acuerdo a las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI). En las empresas privadas es de acuerdo a su política económica, por lo general existe sólo una caja. La distribución de este documento es dela siguiente forma: Original: cajero de contabilidad. Vale provisional de caja chica
Fecha:______________ Entrega a:________________________________
Por c$: ___________ (____________________________________) En concepto de: ________________________________________________, Fecha de rendición de cuentas: ____________________________________
_________________ __________________ Entregado por cajera (o)
______________ Autorizado por Gerente General
Recibo Conforme Mensajero
2. Informe de recepción. Este documento tiene el objetivo de formalizar la recepción delos productos en los almacenes que proceden de otra entidad o de la propia entidad por concepto de transferencias recibidas o por concepto de producción terminada. El documento de informe de recepción (formato) lo emite el almacén receptor en cuadruplicado a como es orientado; una vez verificado e inspeccionado el producto recibido se realiza el llenado del formato por cada factura o documento similar. Cuando se destacan faltantes, sobrantes, averías o cambio en las especificaciones delos productos, se establece la reclamación correspondiente, mediante los documentos legalmente establecidos, acompañados del documento original de informe de Recepción. 3. Tarjeta Kardex (estiba). Las tarjetas de estibas se utilizan (elaboran) con el objetivo de mantener controlado todos los productos que se encuentran en un almacén, para ello se confecciona una tarjeta por cada producto,
dándole entrada mediante un informe de Recepción y la salida a través de un Vale de salida ( o requisa de salida).
Dirección: xxxxxxx Siuna, Nicaragua Ruc: j03100000002005 Teléfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255
Tarjeta Auxiliar Kardex. Nombre del Artículo: Unidad: Código: Control de Unidades Concept Entrada Salida Costo o Existencias s s Unitario.
Fecha
__________________ Elaborado:
____________________
Control de Valores Debe
Haber
__________________________ _
Revisado: Modelo de Master Kardex
Autorizado:
Tarjeta de Master Kardex URBANSERVICE S.A. Admón. y Economía
Bodega:
"Javier Enrique Sánchez" Código:
No. de Tarjeta:
Nombre del Artículo: ___________________________________________ Fecha
Descripción
U. M
Existencias Entradas Salida
Valores Sald
Entrada
Salida Sald
s
o
s
s
os
Tarjeta de control. La importancia de esta tarjeta es para mantener la cantidad mínima de materiales requeridos.
URBANSERVICES S.A Para la Admón. Y la Economía Control de Asistencias.
Fecha
Descripción
Cantidad Cantida Inventari d Entrad Existenci o fechamínima as Salidas as Ejec.
Reg _____
Obse
4. Facturas. Este documento formaliza las ventas de los productos y prestaciones de servicios que se efectúan, así como las entregas de productos en consignación o en depósito. Se distribuye dela siguiente forma: El original y el duplicado para el comprador Triplicado y cuadriplicado para el consumidor Quintuplicado para el transportador. La factura es un documento obligatorio para las entidades, el suministrador (proveedor). Se llena cuando efectúa una venta, excepto las empresas minoristas (por ejemplo las pulperías) que venden a la población y cuando se entreguen productos en consignación o depósito. También la emite el consignatario (receptor) cuando se liquidan mediante órdenes de pagos las consignaciones (comisiones - consignaciones) realizadas, y por el vendedor cuando se efectúen ventas de productos. En las devoluciones de productos se escribe o se señala de forma visible la palabra “Devolución” con letras mayúsculas, por la entidad que efectúa la devolución de los productos.
MODELOS:
FACTURA DE CONTADO Urbanservice S.A Dirección: xxxxxxx Siuna, Nicaragua Ruc: j03100000002005 Teléfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255 Día
Mes
Año
FACTURA DE CINTADO. Cliente: _____________________________________ Nº de Cedula: ________________________________ Dirección: ____________________________________ CANT.
DESCRIPCIÓN
P/UNIT.
VALOR
Subtotal -1 Descuento Retención 2% Subtotal -2 IVA 15% TOTAL ________________ _ Recibí Conforme FACTURA DE CRÉDITO.
___________________ Entregue Conforme
Urbanservice S.A Dirección: xxxxxxx Siuna, Nicaragua Ruc: j03100000002005 Teléfono: 2794-2255 Fax. 2794-2255 Día
Mes
Año
FACTURA DE CRÉDITO Cliente: _____________________________________ Nº de Cedula: ________________________________ Dirección: ____________________________________ CANT.
DESCRIPCIÓN
P/UNIT.
VALOR
Subtotal -1 Descuento Subtotal -2 IVA 15% TOTAL ________________ _ Recibí Conforme
Factura Comercial.
___________________ Entregue Conforme
Día
FACTURA COMERCIAL Crédito: _________
Mes Año
Contado: ________
LIC. COM
RUC:
Cliente Dirección Descripción Cantidad.
P. UNITARI O
TOTAL
TOTAL c$ No se aceptan devoluciones
Gracias por su compra, le esperamos de nuevo.
______________________
Recibí Conforme
____________________
Entregué Conforme
5. Factura Provisional. La factura provisiona es u documento que formaliza las entregas parciales de productos, amparando el tránsito delos mismos hasta su destino. La factura oficial se utiliza como factura provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación en los lugares o en el momento de efectuar las entregas. La distribución es dela siguiente forma: Original y duplicado para el receptor. Triplicado para el suministrador Cuadruplicado para el transportador. El formato debe ser llenada con lapicero, máquina o electrónicamente; es de uso obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador; para aquellos productos a incluir en una misma factura o transferencia entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren transportarse en varios viajes, en este caso se coloca el sello que diga FACTURA PROVISIONAL, para las entregas parciales, cuando ya se haya realizado le entrega total, se emite la factura oficial con todos los sellos de recibido y entregado. Ejemplo:
Dia
FACTURA COMERCIAL
Me Año s
Contado: ________
Crédito: _________
LIC. COM
RUC:
Cliente Dirección Descripción Cantidad.
P. UNITARI O
TOTAL
FACTURA PROVISIONAL TOTAL c$ No se aceptan devoluciones
Gracias por su compra, le esperamos de nuevo.
______________________
Recibí Conforme
____________________
Entregué Conforme
6. Anticipos y Liquidación de Gastos de Viajes. Es un documento en el que se registra el control delos anticipos y la liquidación delas dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por la entidad en las tareas que se le asigne. Este documento es obligatorio y se utiliza cuando el trabajador esté en alguna misión fuera de su centro de trabajo. En el mismo se anotan los gastos de desayuno, almuerzo y hospedaje, ya sea por un día o varios. Además en la contabilidad de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de dietas.
Ejemplo: NÓMINA PARA GASTOS DE MOVILIZACION DE PERSONAL
Nº
Anticipos y liquidación de gastos de viajes Transporte Nombres y Almuerz (ida y vuelta, Desayuno Cena Apellidos o taxi)
Elaborado:_______________________ __
Hospedaje
Tota l
Autorizado por:_______________________
7. Solicitud de Materiales (requisa de materiales) El documento tiene como objetivo solicitar materiales a los almacenes; sirve de base para el control de salida delos materiales y equipos del almacén. Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los productos que salieron del almacén. La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma, tal a como en el pie del formato. Ejemplo: URBANSERVICE S.A Para la Admón. y la Económica "Javier Enrique Sánchez" Requisa de Materiales #
Fecha;
Unidad Solicitante Código
Descripción
UM
Cantidad Solicitada
Autorizada
Entregada
Original Contabilidad, 1era copia unidad solicitada, 2da Copia Admón.
__________________________ _______________ _____________________ Solicitado por. Autorizada Entregada por _________________________ Jefe de Departamento
_______________________________ Recibido Por
8. Registro de Asistencia. Este es un documento de control, en él se anota la asistencia de los trabajadores, así como el tiempo de trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral, las impuntualidades y las causas de las mismas, las ausencias y las autorizaciones que amparan a éstas, se escribe el número del expediente o código interno, nombres y apellidos del trabajador, firma, tiempo de horas extras, observaciones. Lo emite el personal facultado para esta actividad; es utilizado por todas las instituciones ya sea de forma manual o electrónica. Ejemplo.
Área: ______________________________ Turno: ____________ Nombres Códig H/Entrad Firm H/Extra y Observaciones o a a s Apellidos
9. Solicitud de servicios (ORDEN DE SERVICIOS) El objetivo que persigue este documento es solicitar los servicios para una fecha o un período determinado a los proveedores la prestación de sus servicios; el uso de este formato es obligatorio, la solicitud se puede llenar de forma manual, con máquina de escribir o electrónicamente. Este documento se distribuye dela siguiente forma: Original: Contabilidad Copia: Unidad solicitante Copia: unidad de servicios General
Ejemplo: URBANSERVICES S.A Para la Admón. y Economía
"Javier Enrique Sánchez" Solicitud de servicios Fecha: ____________________ No: _____________ Unidad Solicitante: ___________________________ Equipo a Reparar: ____________________________ Código: __________ DESCRPCION DEL SERVICIO _____________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ _________________ _________________ Firma Responsable Autorizado Por _______________________ Firma del Director General. Original: Contabilidad Copia: Unidad Solicitante Copia: Unidad de servicio General. 10.
Recepción de servicios (por Orden de trabajo)
Ejemplo:
URBANSERVICES S.A Para la Admón. y Economía "Javier Enrique Sánchez" RECEPCION DE TRABAJO POR ORDEN DE COMPRA Fecha: Solicitud: __________________ Orden de servicio No: _______ ___________ Área solicitante: ____________________ Código: ____________________________ Fecha de Conclusión del trabajo: ___________________________________________ Descripción del trabajo realizado: __________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ________________ _ Realizado Por
___________________________________
Recibido por serv. Grales / Mantenimiento __________________________________
__ Responsable del Área solicitante
11.Reembolso Para Pagos Menores. El documento de reembolso resume los vales para pagos menores, la compra de productos (limpieza por ejemplo), los anticipos y liquidación de gastos de viaje y otros gastos afines a su reembolso y contabilización. Los vales deben resumirse por unidades de trabajo, departamentos, oficinas o centros de costos, el reembolso se solicita cuando ya hay por lo menos el 50% de gastos de la caja. Ejemplo: