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• Jhoel Guerra

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“Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático”

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Ciclo

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Ciclo

:

Docente :

Integrantes:

DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

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Dedicatoria Este

trabajo

está

dedicado

primeramente a Dios, también a nuestras familias por apoyarnos moral y espiritualmente.

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PROLOGO En este tratado de documentación empresarial, usted encontrará la información más actualizada sobre la documentación empresarial, y los documentos que el estado requiere para en funcionamiento empresas.

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INTRODUCCIÓN

La documentación empresarial es la disciplina que trata del estudio de los diversos documentos que intervienen en las transacciones empresariales ya sea en la comercialización y distribución de los productos; para su estudio y comprensión lo clasifica de acuerdo a su importancia y efecto legal. Son los documentos dispuestos por el Estado, que registran la transacción comercial de los productos y su distribución. Son los documentos que se utilizan en las transacciones, con la finalidad que su registro, nos muestre una información correcta sobre su desarrollo. Es el estudio de diversos documentos que intervienen en las transacciones mercantiles ya sea en la comercialización y distribución de los productos.

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LA EMPRESA, DEFINICIÓN Y ALCANCES La empresa es la asociación o agrupación de personas dedicadas a realizar proyectos o negocios de importancia, concurriendo de manera común a los ingresos y gastos que origina. Las empresas, en el Perú estas reguladas por la ley general de sociedades Nº 26887. Según la gran enciclopedia de economía la empresa es un conjunto de factores de producción coordinados, cuya función es producir y cuya finalidad viene determinada por el sistema de organización económica en el que la empresa se halle inmersa. En el sistema capitalista o de economía de mercado, el fin de la empresa ha consistido tradicionalmente en la obtención del máximo beneficio o lucro. Pero la empresa es algo más que un simple conjunto de bienes materiales. La empresa es un sistema de coordinación central; una unidad de dirección o planificación.

SOCIEDADES La sociedad según la ley general de sociedades 26887 artículo 1, dice “quienes constituyen la sociedad, convienen en aportar bienes o servicios para el ejercicio en común de actividades económicas” Según la norma societaria establece que las sociedades pueden ser constituidas por cualquier persona: natural o jurídica. La personas naturales, son las personas humanas, mayores de edad que tienen capacidad jurídica para asumir derechos y obligaciones. Las personas jurídicas son entidades sin apariencias física, constituidas por personas naturales o entes jurídicas, que la ley le concede existencia legal. Para la existencia formal de una persona jurídica, tiene que estar inscrito en los registros públicos. Mediante la inscripción en la ficha registral, la entidad tiene un nombre, un domicilio, un patrimonio y capacidad jurídica para ejercer la actividad empresarial. Esta persona jurídica es representada por una o más personas naturales.

Clases de sociedades:  Sociedad anónima Cerrada 6

 Sociedad anónima abierta  Sociedad de Responsabilidad Limitada simple  Sociedad de responsabilidad Limitada  Sociedad en comandita por acciones  Sociedad Colectiva

DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

CONCEPTO: Es la disciplina que trata del estudio de los diversos documentos que intervienen en las transacciones empresariales ya sea en la comercialización y distribución de los productos; para su estudio y comprensión lo clasifica de acuerdo a su importancia y efecto legal.

Son los documentos dispuestos por el Estado, que registran la transacción comercial de los productos y su distribución.

Son los documentos que se utilizan en las transacciones, con la finalidad que su registro, nos muestre una información correcta sobre su desarrollo.

Es el estudio de diversos documentos que intervienen en las transacciones mercantiles ya sea en la comercialización y distribución de los productos.

DOCUMENTOS: Contrato laboral Un contrato laboral es aquel documento donde se recoge el acuerdo establecido entre una empresa y un trabajador y en donde se incluye el salario acordado, horas de trabajo, precio de horas extraordinarias, días de vacaciones ( y fecha ), fecha de caducidad del contrato ( 6 meses, 1 año o fijo ), y demás detalles.

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Nómina La nómina es el documento donde se recoge o se justifica el cobro salarial de un empleado. El trabajador tiene que firmar en la nómina conforme ha cobrado su sueldo de la empresa.

Nota de pedido La nota de pedido u hoja de pedido es el documento donde se indican las solicitudes de compra. En ella, una empresa o un particular indica el producto que desea y a quién se hace el pedido (a qué empresa). También se indican las unidades deseadas, el precio de cada unidad, el número de producto o de serie (si lo tiene) y la fecha en que se ha solicitado el pedido.

Carta comercial La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se

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indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión. 

En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.



En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.



• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre: El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son `distinguido(s) señor(es)' o `distinguida(s) señora(s)'. Otra forma un poco más personal es `Estimado señor' y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor

se

dirige

al

destinatario

siempre

con

`usted'

o

`ustedes'.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión `C.c.' seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación `P.O.' (por orden) o `P.A.' (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable. Currículum vitae

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Un currículum vitae es el texto o documento que recoge los datos biográficos, estudios, experiencia, honores y cargos de una persona. Se presenta cuando se solicita un trabajo, una beca, un traslado, etc. Tiene 3 partes:  Datos personales: nombre, apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, DNI, etc.  Historial académico: estudios, grado académico, títulos, idiomas dominados, experiencia laboral, honores, etc.  Otros: aficiones, viajes realizados, disposición de tiempo libre, posesión del carné de conducir, coche, etc.

Factura La factura es el documento que acredita el pago de los materiales que figuran como entregados en el albarán. Por lo tanto la diferencia que tiene con los otros dos documentos de compraventa es que en la factura se incluye la importe a pagar y también se puede dar detalle de las unidades solicitadas, la cantidad de unidades y el precio final (con IVA incluido).

Cheque Documento que sirve para extraer o realizar pagos a la cuenta corriente indicada en el cheque. Aparecen impresas el nombre de la entidad de crédito donde está la cuenta corriente, el destinatario del pago, el importe en números y letras, lugar y fecha de expedición y la firma del titular de la cuenta corriente. Existen 4 tipos:  Cheques al portador: son aquellos donde aparece la cláusula: " al portador”.

- Cheques nominativos: son aquellos en que se debe identificar la persona que lo cobra.

- Cheques cruzados: Lleva dos líneas paralelas que indica que sólo puede ser cobrado si se ingresa en la cuenta corriente del beneficiario. 10

* Cheques conformados: cuando la entidad de crédito depositaria de los fondos de la cuenta corriente con la que se va a hacer frente a un pago confirma, a través de una diligencia hecha en el dorso que todos los datos consignados en él son ciertos.

Letra de cambio Es un documento que es capaz de funcionar a la vez como instrumento de crédito o bien de pago.

Tarjetas de crédito Existen distintos tipos de pago y su concesión y utilización responden a un contrato entre banco, empresa y particular en el que existen distintas condiciones como por ejemplo: obtención de la tarjeta, utilización de la misma, obligaciones, facturación, cantidades pendientes (deudas), jurisdicción, etc.

El informe El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: ¿Qué es lo que se investiga exactamente? ¿Por qué? ¿Según qué método? ¿Cuáles son los resultados? ¿Cuáles son las conclusiones?

De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación: Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación) Descripción del problema Manera de trabajo Resultados Conclusión 11

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos,

especialmente

si

son

informes

de

tipo

técnico.

Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Memorándum Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje. Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:

MEMORÁNDUM PARA: DE: FECHA: ASUNTO:

Circular Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

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Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial. El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.  Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.  Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.  Lugar, fecha de emisión.  De: Indicación de quien envía la circular  A: Indicación de a quien se envía.  Cuerpo: El contenido de la misma  Frase de despedida  Nombre, apellido y cargo

Oficio El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, oficinas de gobierno, etc.

Oficio simple o directo Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estandar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

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Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación. El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.  La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:  El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio

Oficio de transcripción La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

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Partes: Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio. Lugar y fecha Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso. Numeración En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso. Destinatario Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. Asunto Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo. Referencia Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. Cuerpo o texto Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen

expresiones

para

iniciar

el

texto,

tales

como:

"Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..."

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"Tengo el honor de dirigirme..." "Tengo el agrado de dirigirme..."

Despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

Firma y pos firma Firma:- Se escribe la rúbrica a mano. Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo. Iníciales Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento. Anexo Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. Distribución Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Ponencia Suelen ser trabajos breves, monográficos o no, que se destinan además a la lectura y discusión colectiva, que una persona presenta ante algún evento de tipo científico: seminario, congreso, simposio, etc. Los organizadores de tales reuniones son quienes definen el carácter que habrán de tener las mismas, según los fines que persigan y las condiciones prácticas existentes. Articulo Un artículo es un texto que presenta la postura personal de un 16

periodista frente a un acontecimiento o un problema actual o de interés general. Mediante estos textos se pretende muchas veces influenciar la opinión de los lectores. Para lograrlo el escritor emplea argumentos o razones que convenzan al lector para convencerlo o persuadirlo, acercándolo a su postura, respecto a un hecho o un tema. En el artículo, se parte del planteamiento de un problema o situación problemática, o sea, de opiniones encontradas u opuestas. Quien escribe un artículo no solo analiza los hechos, sino que al interpretarlos o dar su opinión, argumenta a favor o en contra de ellos. Todos estos factores hacen del artículo un texto argumentativo. El siguiente es el articulo de divulgación es el más importante de los artículos en la lengua castellana. El artículo es un texto que presenta la postura personal en la cual se pretende que la opinión de los lectores cambie; también se parte una situación problemática y argumenta factores que hacen del articulo de un texto argumentativo.

IMPORTANCIA:

El estudios de la documentación es importante: Para el comerciante y la empresa Porque los documentos representan un medio probatorio de las transacciones que ha realizado a través de los períodos económicos; por que puede probar la autenticidad de la transferencia de un bien; y porque utiliza dichos documentos para los registros con el que

prueba el resultado de la gestión.

Para el Estado Porque a través de los documentos se verifica las diversas transacciones realizadas por las personas naturales y jurídicas, y se da fe de la forma de librar, aceptar, registrar y de la aplicación de las leyes y disposiciones vigentes.

Para la colectividad

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Porque a través del tiempo y espacio se puede autenticar la propiedad del derecho y la obligación que le asiste ante quienes directa e indirectamente desean conocer el fin y el origen de los mismos.

CERTIFICADO DE DEPOSITO EL WARRANT Artículo 224.- Empresas autorizadas a emitir y contenido 224.1 Las sociedades anónimas constituidas como almacén general de depósito, están facultadas a emitir el Certificado de Depósito y el Warrant a la orden del depositante, contra el recibo de mercaderías y productos en depósito, expresando en uno y otro documento: a) La denominación del respectivo título y número que le corresponde tanto al Certificado de Depósito como al Warrant correspondiente, en caso de emitirse ambos títulos; b) El lugar y fecha de emisión; c) El nombre, el número del documento oficial de identidad y domicilio del depositante; d) El nombre y domicilio del almacén general de depósito; e) La clase y especie de las mercaderías depositadas, señalando su cantidad, peso, calidad y estado de conservación, marca de los bultos y toda otra indicación que sirva para identificarlas, indicando, de ser el caso, si se tratan de bienes perecibles; f) La indicación del valor patrimonial de las mercaderías y el criterio utilizado en dicha valorización; g) Modalidad del depósito con indicación del lugar donde se encuentren los bienes depositados, pudiendo encontrarse en sus propios almacenes o en el de terceros, inclusive en locales de propiedad del propio depositante; h) El monto del seguro que debe ser contratado por lo menos contra incendio, señalando la denominación y domicilio del asegurador. El almacén general de depósito podrá determinar los demás riesgos a ser cubiertos por el seguro, en cuyo caso éstos serán señalados en el mismo título;

MISION DE LA DOCUMENTACION EMPRESARIAL: Es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a 18

demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

RELACION DE LA DOCUMENTACION CON LA CONTABILIDAD: La documentación se relaciona con la contabilidad por que le proporciona los instrumentos necesarios que le sirve de base para el registro contable; la contabilidad ordena, analiza y registra loas operaciones contenidas en dichos documentos, para luego resumir y proporcionar resultados del período.

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA SOBRE LA GESTIÓN: La importancia para la administración radica que a través de estos documentos empresariales se puede hacer negocios tanto con los proveedores y los clientes de la empresa, así mismo con las diferentes instituciones financieras que prestan su servicios a las empresas haciendo más dinámico el sector empresarial correspondiente ya sea este en la comercialización y producción de bienes, y prestación del servicio.

MARCO LEGAL Ley de títulos y valores 27287 Perú 74.3 En los casos de títulos valores pagaderos con cargo en una cuenta que se mantenga en empresas del Sistema Financiero Nacional, conforme a lo previsto en el Artículo 53, las constancias señalando la causa de la falta de pago que ellas están obligadas a dejar en el mismo título a simple petición del tenedor surten todos los efectos del protesto. Sin embargo, es facultad del tenedor optar por el protesto mediante fedatario, conforme a lo señalado en el último párrafo del Artículo 73.

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CONCLUSIONES

Las Empresas constituyen una unidad económica imprescindible en el desarrollo y avance del proceso económico de nuestro País y del mundo. Estas unidades económicas son organismos creadores de fuentes de trabajo y a su vez se convierten en satisfactores de las necesidades colectivas de la comunidad a través de la producción de bienes y servicios.

Los títulos valores Tiene un valor en la actividad económica en general y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la economía de un país, interesa que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar en circulación económica como los demás bienes.

Son todos los documentos de la empresa referentes a su regularidad fiscal. Es importante para comprobar la veracidad de la empresa, Permite observar en qué estado se encuentra la empresa contablemente. Los documentos empresariales permiten llevar un correcto desempeño de sus actividades frente al esta y a sus trabajadores.

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BIBLIOGRAFÍA



https://www.depsa.com.pe/legislacion/leytitval.pdf



https://www.google.com.pe/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd= 9&cad=rja&uact=8&ved=0CFAQFjAI&url

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http://www.perianistas.org/revista/pdf/09/.pdf

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http://www.banrep.gov.co/docum/ftp/borra429.pdf



http://www.banrep.gov.co/politica-monetaria/index.html

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http://www.oecd.org/dataoecd/6/3/43801303.pdf



http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/leccione s/12monedypolmonet3.htm



http://gestionpyme.com/concepto-de-empresa/

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Anexos

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Índice Dedicatoria .................................................................................................................. 3 PROLOGO ................................................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 5 LA EMPRESA, DEFINICIÓN Y ALCANCES ................................................................ 6 SOCIEDADES .............................................................................................................. 6 DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL ........................................................................... 7 CONCEPTO: ................................................................................................................ 7 Nómina ........................................................................................................................ 8 Nota de pedido ............................................................................................................ 8 Carta comercial ........................................................................................................... 8 Factura....................................................................................................................... 10 Cheque ...................................................................................................................... 10 - Cheques cruzados:................................................................................................. 10 Letra de cambio ........................................................................................................ 11 Tarjetas de crédito .................................................................................................... 11 Memorándum ............................................................................................................ 12 Oficio ......................................................................................................................... 13 CERTIFICADO DE DEPOSITO EL WARRANT ......................................................... 18 MISION DE LA DOCUMENTACION EMPRESARIAL: ............................................... 18 RELACION DE LA DOCUMENTACION CON LA CONTABILIDAD: ......................... 19 IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA SOBRE LA GESTIÓN: ...................................... 19 MARCO LEGAL ......................................................................................................... 19 CONCLUSIONES ....................................................................................................... 20 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 21 Anexos....................................................................................................................... 22 Índice ......................................................................................................................... 23

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