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INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PUBLICO “TRUJILLO”

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL

INTRODUCCIÓN.La presupuestación de capital es el proceso de planificar y controlar los desembolsos estratégicos (largo plazo) y tácticos (corto plazo), para la ampliación y la contracción de las inversiones en activos operacionales (fijos). DESEMBOLSOS DE CAPITAL.Es el uso de fondos para adquirir activos operacionales que ayuden a generar futuros ingresos o reduzcan futuros costos. Los desembolsos de capital comprenden activos fijos tales como propiedades inmuebles, planta equipo, renovaciones mayores y patentes; los proyectos de desembolsos de capital involucran fuertes sumas de dinero, así como otros recursos y deuda, que se inmoviliza durante periodos prolongados. Los desembolsos de capital constituyen inversiones que exigen el compromiso de recursos, para percibir beneficios económicos más elevados en el futuro. Los desembolsos de capital se convierten en gastos en futuro, a medida que vayan siendo utilizados sus correspondientes bienes y servicios con el fin de obtener mejores utilidades futuras derivadas de los futuros ingresos o para lograr ahorros en los futuros costos. Los gastos futuros como la depreciación, se identifican con los futuros periodos, cuando las adiciones de capital se emplean para los fines a los que se les destinó. Por lo que los desembolsos de capital afectan a dos fases de la planificación y el control: Las inversiones y gastos. Un aspecto importante de la planificación de los desembolsos de capital es el problema de asegurar que una compañía tenga la capacidad de producir, adquirir o poder entregar los bienes y servicios que se necesitan para cumplir los planes de ventas y servicios. También permite poder controlar los desembolsos reales de fondos, es que los fondos estén disponibles cuando se incurra en los desembolsos.

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CLASIFICACION.Los desembolsos se clasifican en general, en un presupuesto de desembolsos de capital que son: 

Proyectos mayores de adiciones de capital.Implican futuros compromisos de fondos para activos operacionales, tienden a ser a ser proyectados muy especiales y no recurrentes que representan nuevas direcciones y pasos de gran amplitud, así como avances tecnológicos. Ejemplo: Se citan las adquisiciones de terrenos de nuevos edificios y las renovaciones mayores, mejoras importantes y mantenimiento, a cada proyecto se le asigna una denominación particular.



Desembolsos menores o pequeños de capital.Se trata de desembolsos de capital poco costosos recurrentes y ordinarios. Normalmente los desembolsos menores se agrupan en una sola partida mensual. Las reparaciones y el mantenimiento rutinarios y normales no deben incluirse en el presupuesto de desembolsos de capital, sino el en presupuesto de gastos. Ejemplo: Los reemplazos respectivos y el mantenimiento de activos operacionales, así como la compra de herramientas y accesorios.

ORIENTACION HACIA LOS PROYECTOS EN EL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL A causa del largo periodo de tiempo y de los cuantiosos compromisos de recursos, los desembolsos mayores de capital normalmente se presupuestan como proyectos diferentes. Cada proyecto en particular a un activo o a un grupo específico de activos, al monto y fuentes de su financiamiento y a sus respectivos tiempos. Los proyectos mayores reciben un nombre, se enumeran, analizan, planifican, aprueban y rechazan, desarrollan y controlan en forma separada Por lo tanto el presupuesto de desembolso de capital se compone principalmente de una serie de proyectos identificados y relacionados con dimensiones específicas del tiempo.

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IMPORTANCIA DE LA IMFORMACION RELACIONADA CON LOS PROYECTOS Un desembolso de capital es de transcendencia para las operaciones en curso de cada entidad También es importante la información que se utilizan en el análisis y la evaluación de los proyectos sustitutos o alternos. Los datos que se empleen deben ser confiables, precisos y pertinentes, porque la administración superior tal vez utiliza estos datos para llegar a una decisión acerca del presupuesto de desembolso de capital. Sin embargo, esta es una de las principales debilidades del proceso de desembolso de capital Los distintos elementos de los datos pueden clasificarse y disponerse en cada forma de matriz DATOS FINANCIEROS

NO FINANCIEROS

EXTERNOS Tendencias del mercado

Regulación gubernamental Adelantos tecnológicos

INTERNOS Flujos de salida de efectivo Flujos de entradas de efectivo Volúmenes operacionales Impacto de la productividad

Uno de los elementos más importantes desde la perspectiva de un presupuesto de desembolso de capital está constituido por:  Flujos de salida de efectivo.Comprenden el costo del proyecto en términos de las erogaciones de efectivo efectuadas en varias ocasiones durante la vida de un proyecto. Deben tomarse en consideración las probables reglamentaciones gubernamentales y los más recientes adelantos tecnológicos. Asimismo deben estimarse el valor de desecho o recuperación del equipo viejo, las pérdidas fiscales incurridos en la disposición del mismo y los costos de los fondos necesario que se en préstamo.  Flujos de entrada de efectivo.Deben planificarse con cuidado, por periodos de tiempo los ingresos de efectivo esperados, deducidos ya los gastos de operación que abran de desembolsarse en efectivo

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DIMENSIONES DE TIEMPO EL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL A las dimensiones de estrategia y tácticas de tiempo en un plan integral de utilidades y a la propia importancia de los proyectos de desembolso de capital, el presupuesto de desembolso de capital abarca 3 dimensiones 1. Una dimensión de tiempo requerida por un proyecto en particular, que se centra lo más lejanamente en el futuro 2. Una dimensión de tiempo de conformidad con el plan estratégico de utilidades de largo alcance 3. Una dimensión de tiempo congruente con el plan de utilidades de corto plazo

Por lo normal el presupuesto de desembolso de capital se prolonga más allá del plan de utilidades de largo alcance, a causa de la naturaleza de largo plazo de algunas adiciones de capital  PRESUPUESTO ESTRATEGICO El presupuesto estratégico de largo plazo, de desembolso de capital. Cabe observar que dicho presupuesto identifica por separado los proyectos, muestra de designaciones de los proyectos, las fechas planificadas de iniciación, los fondos comprometidos y los tiempos de los correspondientes pagos de efectico.  PRESUPUESTO TACTICO El presupuesto táctico de corto plazo de desembolso de capital, muestra los detalles de los proyectos mayores solo para un año. Sin embargo, la asignación anual para los desembolso menores de capital, difícilmente puede clasificarse en detalle. Por lo tanto, el método acostumbrado para dichas partidas es planificarse en detalle; emplear una suma no asignada, como “apropiación” abierta, la que se detalla por áreas o centros de responsabilidad y no por proyectos.

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BENEFICIOS DE UN PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL Un presupuesto de desembolso de capital brinda numerosos beneficios, desde el ventajoso punto de vista de la planificación y el control administrativo. El presupuesto de desembolso de capital permite a la administración ejecutiva planificar el monto de lo recursos que deben invertirse en adiciones de capital, para satisfacer las demandas de los clientes, cubrir las exigencias que impone la competencia y asegurar el crecimiento. El presupuesto de desembolso de capital intensifica la coordinación entre los centros de responsabilidad porque las decisiones a cerca de nuevas adiciones de capital con frecuencia afectan a toda la compañía, aunque no estén en la misma forma para todas las unidades de la organización. El proceso presupuestal para alas adicciones de capital es esencial para que la administración evite: a) La ociosidad de la capacidad operacional b) La capacidad excedente c) Las inversiones en capacidad que produzcan un rendimiento menos que suficiente sobre los fondos invertidos. RESPONSABILIDADES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL La responsabilidad es la principal en los proyectos y otros presupuestos, debe incluir a los gerentes divisibles y de departamento. Deben establecer se procedimientos para desembolsos mayores de capital, provenientes de fuentes internas he incluso de fuera de la compañía . Los referidos procedimientos deberán exigir que el autor de la propuesta la presente por escrito incluyendo:     

Una descripción de la misma Las razones en que funda sus recomendaciones La fuente de los datos pertenecientes Las ventajas y desventajas de la propuesta Las fechas recomendadas de inicio y terminación

Con base en el análisis ajustado a estos lineamientos, la administración superior puede decidir desechar la propuesta o proseguir con el análisis y la evaluación futuros, sobre una base de proyectos designados. Las solicitudes para la inclusión en el presupuesto de desembolsos menores (esto es de bajo costo repetitivo. De capital deben provenir de los gerentes de las áreas de responsabilidad. CONTABILIDAD III

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EJEMPLO DE PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL Serví Montal S.A.C, Es una empresa de Mantenimiento y Servicios, la cual necesita hacer una inversión para su mayor desarrollo y menor gasto, para que pueda desempeñar mejor sus actividades. 

Inversión de Transporte: La empresa decide invertir en 2 transportes porque tiene muchos gastos por los alquileres, será más rentable comprar para tenga mejor crecimiento en el capital de la empresa.



Inversión en Máquinas y Herramientas: Aquí también se evita los alquileres de estos equipos, así la empresa tiene más activos fijos.



Inversión en Publicidad: Es importante para dar a conocer la empresa y cuáles son los servicios que presta.



Mantenimiento en transportes: Tenemos que tener un capital disponible para las emergencias extras que se puedan presentar al momento de realizarle el mantenimiento a los transportes.



Dotación para el Personal: La empresa tiene que estar preparada con los recursos que utilizan sus empleados, porque pueden presentar muchos casos como el que se retire un empleado sin avisar o tenga un accidente, la empresa tiene que reclutar nuevo personal que ocupe el cargo, puede ser de manera definitiva o por realizar una suplencia.

La empresa recibe ofertas y promociones por compras en algunos establecimientos. También ha recibido crédito de bancos.

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Serví Montal S.A.C Programación del Presupuesto Desembolso de Capital Año 2014, Primer semestre del año

CONCEPTO 1. Automóviles 1.1 Camioneta Toyota 1.2 Vans Toyota 2. Máquinas y Herramientas

GASTO INICIAL S/.

S/.

340,000,000.00 130,000,000.00

S/. 25,000,000.00 10,000,000.00

210,000,000.00

15,000,000.00

5,000,000.00

2.1 Compresor 2.2 Escaleras

1,800,000.00 850,000.00

2.3 Rodillos 2.4 Esmeril

350,000.00 1,500,000.00

Destornilladores 3. Otros Gastos

500,000.00 20,000,000.00

S/.

3.1 Dotación de Personal

6,000,000.00

3.2 Mantenimiento de transporte 3.3 Publicidad

10,000,000.00

TOTAL

MODIFICACIONES Ampliaciones

S/.

S/.

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S/.

S/.

5,240,000.00

100,000.00 50,000.00

1,900,000.00 900,000.00

90,000.00

350,000.00 1,590,000.00 500,000.00 S/. 22,100,000.00

2,100,000.00 3,000,000.00 2,100,000.00 1,500,000.00

S/.

365,000,000.00 140,000,000.00 225,000,000.00

240,000.00

4,000,000.00 S/. 365,000,000.00

INVERSION FINAL

Anulaciones

27,340,000.00 S/. 4,500,000.00

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3,000,000.00 12,100,000.00 2,500,000.00 S/. 392,340,000.00