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• Lina Maria Gonzalez Chauta

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DEPARTAMENTO DE FINANZAS PROPOSITO Somos un área de finanzas: confiable, eficiente y ético; el propósito de este Departamento consiste en Implementar los procedimientos administrativos que permitan gestionar la administración financiera del Servicio, fundamentalmente en los procesos presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la Dirección. VISION Ser un área líder en el control de cada uno de los servicios pertenecientes al sector financiero y contable en nuestra empresa, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, proveedores, capital humano y sociedad, y que de esta forma se alcance la eficiencia en los procesos administrativos. METAS 

Obtener una tasa de rentabilidad neta del patrimonio de un 20% en un año.

OBJETIVOS   

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Abastecer a la organización de recursos financieros para la operación de proyectos y de la organización misma Administrar los recursos financieros y hacerlos altamente rentables Dotar a la organización de información clara, confiable , exacta y responsable del área de contabilidad en tiempo y forma para los efectos que competan Contribuir a los procesos de trabajo mediante el buen funcionamiento de los sistemas informáticos y su desarrollo Contribuir al desarrollo organizacional

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. Optimizar la ejecución de los recursos presupuestarios, a través de la correcta aplicación de los procedimientos establecidos. 2. Diseñar y ejecutar los proyectos de habilitación y remodelación de bienes inmuebles, sobre la base de estándares reglados mediante normativa vigente, en pro de condiciones ambientales seguras para los funcionarios y usuarios del Servicio. 3. Mejorar el registro de bienes muebles inventariables, mediante la incorporación de nuevas herramientas de tecnologías de la información y gestión.

4. Estandarizar los procedimientos administrativos en el área de compras y contrataciones, generando instrucciones para la racionalización de los procesos. POLITICAS Esta área financiera está dedicada al control interno como externo de quienes se ven afectados por cada proceso que se realiza en ella y por los departamentos de su competencia, basándose en un sistema de gestión de calidad eficaz que permite el mejoramiento continuo de sus procesos, sobre la base de un personal profesional, motivado y comprometido. Poe ello tendremos que cumpliremos con las siguientes políticas: 1. No detener más de un DIA el presupuesto solicitado. 2. El cheque para nómina debe ser puntual 3. No dejar solo el departamento en horario de trabajo 4. No exceder gastos y comprobarlos.

ESTRATEGIAS  

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Reducir el inventario tanto como sea posible, cuidando siempre no sufrir pérdidas en venta por escasez de materias primas y/o productos terminados. Acelerar los cobros tanto como sea posible sin emplear técnicas muy restrictivas para no perder ventas futuras. Los descuentos por pagos de contado, si son justificables económicamente, pueden utilizarse para alcanzar este objetivo. Retardar los pagos tanto como sea posible, sin afectar la reputación crediticia de la empresa, pero aprovechar cualquier descuento favorable por pronto pago.

REGLAMENTO  Los trabajadores iniciarán y terminarán sus labores en los lugares que la empresa designe y deberán atender cualquier otra actividad conexa a su ocupación principal 

Al iniciarse la jornada de trabajo diariamente, los trabajadores deberán firmar en la bitácora de asistencia y de inmediato procederán a instalarse en sus lugares de trabajo.

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Los trabajadores tendrán una hora para tomar sus alimentos, este tiempo se computará como parte de la jornada de trabajo.

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Los trabajadores están obligados a solicitar permisos para faltar a sus labores, por escrito y dirigido a su jefe inmediato con 48 horas de anticipación.

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El trabajador que necesite retirarse de la empresa dentro de su jornada de trabajo por enfermedad, razones personales o extraordinarias, deberá solicitar el permiso a su jefe inmediato, quien le entregará la autorización correspondiente.

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Portar el uniforme mientras se encuentre dentro del horario de operación.

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Mantener una imagen impecable mientras se encuentre en funciones, manteniendo el calzado adecuado y limpio, pelo corto y arreglado en el caso de los hombres y manos limpias con las uñas arregladas en el caso de las mujeres.

 Tener disponible todo el material requerido para realizar sus funciones. 

Utilizar un lenguaje digno y abstenerse de utilizar señas o lenguaje obsceno.

 No ingerir bebidas alcohólicas, fumar, comer, mascar chicle mientras se encuentre en funciones.  Utilizar los canales establecidos para sugerir mejoras, hacer comentarios y observaciones.  Mantener en todo momento un trato respetuoso con los compañeros de trabajo, evitando en todo momento las discusiones y la violencia.  No alejarse de su área ni descuidar sus funciones en ningún momento, estas deben ser atendidas en todo momento.  Atender inmediata e invariablemente todas las indicaciones del Jefe Directo.  Contribuir con el desarrollo y crecimiento del establecimiento.  Mantener en óptimas condiciones e higiénicas el área de trabajo, mobiliario, herramientas y equipo.  Mantener un estricto control de las notas, el efectivo y el registro de información en los formatos y controles establecidos para tal efecto.  No entregar ni hacer ningún préstamo en efectivo a ninguna persona.

 No entregar ningún producto si no se lleva a cabo el procedimiento necesario.  Invitar a la gente a adquirir nuestros productos.

PRODUCTOS / PROCESOS ESTRATÉGICOS 1. Financiero-Contable Formulación, distribución, administración y control de presupuesto Institucional, gestionar las modificaciones presupuestarias que correspondan para asegurar el normal funcionamiento del Servicio. 2. Apoyo Logístico Proporciona el soporte en materias de provisión y control de bienes de consumo, administra y controla los contratos de competencia logística, respecto a servicios de apoyo logístico, el sistema de administración de vehículos y el proceso de control de inventario de bienes muebles, además de controlar el flujo de ingreso y salida de documentación en forma eficiente y oportuna. 3. Compras y Contrataciones Gestiona la provisión de bienes y servicios que la Institución requiere con estándares de calidad, oportunidad y precios convenientes, mediante la elaboración, gestión y ejecución del Plan Anual y Programa de Compras y Contrataciones de la Institución. A continuación se describe uno de los procesos importantes del área de finanzas como lo es el programa de contratación la maquinaria requerida por día para la realización del proyecto. Maquinaria

Costos (día)

Apisonador

43.000

Concretadora Eléctrica

37.600

Cortadora de Ladrillo

32.500

Pluma Grúa Eléctrica (300 kY)

32.000

Pulidora Eléctrica (1100 Voltios)

23.000

Regla Vibratoria

35.000

Vibrocompactadora o rana

33.200

Minicargador

60.000

Cargador retroexcavadora CAT 426 4X2

90.000

Grúa Torre Fija

2.906.107,13 (mensual)

Andamio Tubular (1.50 x 1.50 m)

800

FUNCIONES a. Asesorar al Director, Jefe Administrativo, Departamentos y producción, en cualquier aspecto de índole Financiero-Contable, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, que tengan relación con la administración e inversión de los recursos económicos asignados. b. Proponer normas y procedimientos, con el fin de lograr una adecuada gestión financiera de la empresa, proyectando una estandarización en los procesos afines. c. Llevar los registros computacionales Financiero-Contables, informando al Director del avance de ejecución presupuestaria, con la finalidad de proporcionar información para toma de decisiones. d. Exigir y controlar que toda recepción de recursos económicos o pagos, se efectúen a través del Departamento Finanzas. e. Participar en el proceso de formulación presupuestaria de la empresa y sus Departamentos, de acuerdo a la planificación Ministerial y a las instrucciones que se impartan sobre la materia. f. Firmar los cheques y documentos de respaldo emitidos por las diferentes contabilidades, en su condición de cuentadante. g. Presentar para la aprobación del Director, toda la documentación relacionada con la administración financiera del Departamento Finanzas. h. Remitir Balances, Informes Mensuales y Rendiciones de Cuenta de las Contabilidades, en las fechas dispuestas por la Dirección y otras Organizaciones. i. Intervenir en el proceso de adquisiciones de la empresa, estableciendo con su firma en las Órdenes de Compra la disponibilidad de recursos para contraer compromisos, controlando que la Sección de Abastecimiento haya dado

cumplimiento al proceso disposiciones legales.

de

cotizaciones,

adjudicaciones

y

demás