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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO SECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TARIJA - BOLIVIA

GR-III/1

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S. POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016 PLANILLA DE DEFICIENCIAS REF P/T

CONDICIÓN

CRITERIO

1 Lo expuesto RETIRO DE FONDOS anteriormente EN FECHA contraviene lo ATRAZADA enmarcado en la ley Se pudo evidenciar que el desembolso por REPSOL fue en el mes de Mayo, realizando el retiro de dinero de la C.U.A. el mes de Septiembre y recién contabilizando a la Libreta del convenio de Repsol.

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

Dicha atraso se presenta a causa de negligencia por parte del Coordinador al no presentar su solicitud de traspaso del dinero y del Departamento de Finanzas por no ser agilizar los trámites.

Lo descrito anteriormente puede ocasionar irregularidad en las operaciones al no tener el Coordinador los fondos necesarios para cumplir con las tareas respectivas.

Se recomienda al Coordinador presentar su documentación para retirar los fondos de la CUA.

REF P/T

GR-III/2

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AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S. POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016 PLANILLA DE DEFICIENCIAS REF P/T

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

2 INEXISTENCIA DE UN REGLAMENTO ESPECÍFICO DE GASTOS

Lo expuesto anteriormente contraviene lo enmarcado en la ley Nº1178 Capítulo VI, Articulo 27, que indica que cada entidad del sector Publico elaborara en marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos, para el funcionamiento de los sistemas de administración y control.

Dicha omisión se presenta a causa de negligencia por parte de la dirección administrativa y financiera al no instruir la elaboración del reglamento específico para la asignación de los gastos con recursos de REPSOL

Lo descrito anteriormente puede ocasionar un manejo irregular en las operaciones por parte del coordinador de la Estación experimental Puerto Margarita. Al no tener un conocimiento de cómo manejar los recursos de manera eficiente.

Se recomienda al Rector de la UAJMS, instruir a la dirección administrativa y financiera, ordene mediante una circular interna la elaboración y aprobación de un reglamento específico para los gastos con recursos de REPSOL

Se pudo evidenciar que la UAJMS no cuenta con un reglamento específico de gastos, que tenga por Objetivo normar la asignación y uso de los gastos.

REF P/T

GR-III/3

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AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S. POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016 PLANILLA DE DEFICIENCIAS REF P/T

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

3 FACTURAS EMITIDAS A TERCERAS PERSONAS Realizada la verificación a la documentación requerida, de Gastos de energía eléctrica proporcionada por la U.A.J.M.S, Se pudo evidenciar que las facturas de estos pagos no están dirigidas a la universidad sino a una tercera persona.

Lo expuesto anteriormente incumple al principio contable ENTE, el cual indica que los estados financieros se refieren siempre a un ente.

Esto se presenta debido a la falta de modificación del nombre al cual será dirigida la factura.

Lo descrito anteriormente genera falta de confiabilidad del manejo de gastos.

Se recomienda al Rector de la UAJMS, instruir al director administrativo y financiero el cambio del nombre de la factura de energía eléctrica a la correspondiente entidad.

REF P/T

GR-III/4

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CONDICIÓN 4 FALTA DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO 4.1 Falta de pasaje ticket Realizada la verificación a la documentación requerida, del pago de pasajes y viáticos proporcionada por la UAJMS, Se pudo evidenciar que todos los comprobantes no cuentan con documentación de respaldo pertinente. 4.2. Falta cronograma de actividades Realizada la verificación a la documentación requerida, de Gastos por alimentación y otros similares proporcionada por la UAJMS, Se pudo evidenciar que ninguno cuenta con un

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

Lo expuesto anteriormente incumple las normas básicas del sistema de contabilidad integridad, título II, capítulo I, artículo 26, relativo al archivo de comprobantes contables y documentos de respaldo.

Esto se presenta debido a que no se ejerció un control y supervisión necesaria en la recepción, presentación y archivo de la documentación requerida.

Lo descrito anteriormente puede generar la falta de confiabilidad, control, supervisión y legalidad del registro de los comprobantes por parte del contador al no exigir documentación que sustente las operaciones realizadas así mismo puede originarse responsabilidades.

Se recomienda al Rector de la UAJMS, instruir a la dirección administrativa y financiera, ordene mediante una circular interna al jefe de la unidad de contabilidad, que todos los comprobantes contables cuenten con la documentación requerida de respaldo.

Como también el Reglamento de Adquisición de bienes y Contratación de Servicios Articulo3

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cronograma detallado de las actividades realizadas. 4.3. Falta de cotizaciones, contrato de trabajo, acta de conformidad y otros De acuerdo a la verificación de la documentación sobre los contratos de Bienes y Servicios se pudo observar que algunos gastos no cuentan con la documentación suficiente. 4.4. Falta de Facturas y/o recibos, planillas y otros Realizando la verificación de la documentación que contiene los comprobantes se evidencio que faltan facturas y/o recibos y otros que respalden los gastos realizados

GR-III/4.1 GR-III/5

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PLANILLA DE DEFICIENCIAS REF P/T

CONDICIÓN 5

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

Lo expuesto anteriormente incumple a lo establecido por Impuestos Nacionales que indica que la descripción de los servicios de la factura debe contener los datos del emisor como del receptor, motivo por el cual se emite la factura. Esto no es otra cosa que la descripción de los servicios o de la operación económica que se está llevando a

Esta situación se presentó debido a la falta de control y supervisión por parte del responsable de la unidad administrativa y financiera al no exigir que se presenten facturas con detalles completos de los servicios que se están realizando

Lo descrito anteriormente genera incertidumbre acerca de los gastos realizados ya que se puede interpretar que algún vehículo distinto al del programa esté siendo beneficiado con dichos servicios.

Se recomienda al Rector de la UAJMS, instruir al director administrativo y financiero ejecutar procedimientos de control y supervisión en la recepción de facturas y que las mismas presenten todos sus atributos correspondientes.

FACTURAS SIN LA DESCRICION ADECUADA DE LOS SERVICIOS Realizada la verificación a la documentación requerida, de Gastos de Combustible y Limpieza, proporcionada por la U.A.J.M.S, Se pudo evidenciar que las facturas de estos pagos no presentan una descripción adecuada del servicio ya que no se especifica el número de cabo. placa del vehículo.

REF P/T

GR-III/6 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO REF P/T

CONDICIÓN 6

CRITERIO

CAUSA

Lo expuesto anteriormente Esto

EFECTO se

presenta Lo

REF P/T

RECOMENDACIONES descrito Se

recomienda

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al

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CARGA DE incumple las normas básicas debido a la falta de anteriormente Rector de la U.A.J.M.S, COMBUSTIBLE A del sistema de contabilidad procedimientos de genera falta de instruir por escrito a la VEHICULO EXTERNO AL integridad, título II, capítulo I, control y supervisión trasparecía y dirección PROGRAMA artículo 24, relativo al archivo en la recepción de confiabilidad del uso administrativa y Realizada la de comprobantes contables: documentación de de los recursos financiera, contador verificación a la los comprobantes contables respaldo por gastos donados por REPSOL que proceda a cumplir documentación son producto del SIC; las realizados, así también a la U.A.J.M.S. así con toda la requerida, de Gastos transacciones registradas en la falta de exigencia de también información documentación de por Combustibles, los comprobantes contables un informe que contable poco respaldo de las Lubricantes y Derivados deben estar suficientemente explique y respalde por confiable. operaciones P/ Consumo respaldados por contratos , qué se dio tal situación. administrativas y proporcionada por la facturas ,planillas , financieras para dar U.A.J.M.S, Se pudo autorizaciones escritas y otros cumplimiento a lo evidenciar que se en originales o copias establecido por el realizó la carga de legalizadas. Sistema de combustible a vehículo Contabilidad Integrada, externo que no con finalidad de evitar pertenece al programa posibles indicios de en Puerto Margarita, responsabilidad por la de la Estación función pública. Experimental. GR-III/7 AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S. POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016 PLANILLA DE DEFICIENCIAS UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S. POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016 PLANILLA DE DEFICIENCIAS FECHA ELABORADO POR ELABORADO POR SUPERVISADO POR

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REF P/T

CONDICIÓN 7 CARGA DE COMBUSTIBLE FUERA DE LO ESTABLECIDO POR LA TABLA DE ASIGNACION Realizada la verificación a las facturas emitidas por la Cuenta Combustible y lubricantes se evidencio que algunas cargas no cumplen lo establecido por la tabla de asignación.

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

Esto se presenta debido a no existir un control de kilometraje o llenado de la planilla de bitácora.

Lo descrito anteriormente puede ocasionar un manejo irregular de los recursos, realizando gastos más de lo establecido.

Se recomienda al Rector de la U.A.J.M.S, hacer conocer al coordinador de la Estación Experimental Puerto Margarita, toda aquella reglamentación referida a las cargas de combustible.

REF P/T

GR-III/8

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REF P/T

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIONES

8 INEXISTENCIA RECEPCION

Lo expuesto anteriormente contraviene lo enmarcado en el DS. 0181 NB- SABS Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, título II, capitulo II, articulo 121 relativo al manejo de Bienes y Recepción de Bienes. Bienes Donados o Trasferidos. I: Los bienes de uso o consumo que perciba una entidad por concepto de donación y/o transferencia deberán ser recibidos por la comisión de recepción, conformada por servidores públicos de la entidad, técnicamente calificados y que deberán ser designados por la MAE o el servidor público delegado por esta, debiendo levantar acta detallando el tipo de bien, cantidad y especificaciones técnicas de los mismos.

Esto se presenta debido a la ausencia de una comisión de recepción que pueda realizar la verificación de los bienes recibidos.

Lo descrito anteriormente puede ocasionar un manejo irregular en las operaciones, así también la falta de credibilidad en cuanto a los bienes que están ingresando al programa, la incertidumbre de que los mismos puedan haber sido desviados.

Se recomienda al Rector de la U.A.J.M.S, designar o delegar a un servidor público para que se establezca una comisión de recepción y se cumpla con los procedimientos establecidos en el DS. 0181 NB-SABS.

DE

Realizada la verificación a la documentación requerida, de Gastos por Alquiler de Equipo y Maquinaria proporcionada por la U.A.J.M.S, Se pudo evidenciar que no se cuentan con un encargado de almacén en Puerto Margarita, Estación Experimental del programa que recepcione y verifique el bien que llega.

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