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• Gustavo Geromini

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UNIVERSIDAD DEL CENTRO EDUCATIVO LATINOAMERICANO ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CURSOGRAMAS - CASOS 2015 Procedimiento de Cobranzas El Cobrador retira del legajo del Cliente el duplicado de la factura a cobrar y con ella visita al Cliente. El Cliente le entrega un cheque por un importe menor al facturado. Con el cheque, el Cobrador emite una nota de crédito por triplicado por pronto pago de la mercadería. Entrega el original al Cliente, el duplicado lo envía a Cuentas Corrientes donde se baja el saldo en cuenta corriente del cliente por ese importe, y se archiva definitivamente la nota de crédito duplicado. El Cobrador conserva la factura duplicado, la nota de crédito triplicado y el cheque, y al final de la semana entrega la documentación y los valores en Tesorería.

Procedimiento de Compras El Sector Solicitante emite un pedido de materiales por duplicado. Conserva el duplicado y envía el original a Compras, donde se archiva transitoriamente. Compras consulta en computadora cuál fue el último proveedor al que se compró ese material y emite una orden de compra a su favor por triplicado. El original se lo envía al Proveedor, el duplicado lo envía al Sector Solicitante, quien lo archiva transitoriamente y el triplicado lo archiva definitivamente. El Proveedor envía a Recepción la mercadería acompañada del remito original y la factura original. Recepción firma el remito y lo devuelve al Proveedor; envía la mercadería al Sector Solicitante. La factura original se envía a Compras, donde se retira de un archivo transitorio el pedido de materiales original y se compara lo facturado con lo pedido. Si coincide, registra en computadora el aumento del stock y el aumento del saldo a pagar al proveedor, y archiva definitivamente la factura original y el pedido de materiales original.

UNIVERSIDAD DEL CENTRO EDUCATIVO LATINOAMERICANO ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CURSOGRAMAS - CASOS 2015 Procedimiento de Compras y Recepción de Insumos Al detectarse una necesidad de compra de insumos, Almacenes confecciona y envía al Jefe de Compras original y copia de la solicitud de compras. El Jefe de Compras revisa que contenga toda la información necesaria (especificación técnica del material solicitado, cantidad requerida, código del material, centro de costo asignable, fecha de entrega solicitada). Firma la copia de la solicitud de compras y la reenvía a Almacenes. Envía el original al Comprador. Almacenes recibe del Jefe de Compras el duplicado de la solicitud de compras y la archiva en forma transitoria hasta recibir los insumos del Proveedor. El Comprador selecciona al proveedor y emite la orden de compra por cuadruplicado. En la misma se detallan cantidades, precio unitario, condiciones de venta y plazos de entrega. Luego envía el original al Proveedor, el duplicado a Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando el cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la solicitud de compras. Almacenes recibe el insumo del Proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su copia de la solicitud de compras). De no estar bien la cantidad y calidad del producto, es una variable no relevada. De estar de acuerdo, emite el comprobante de recepción de materiales (donde figura el insumo y la cantidad que ingresó) en original y copia. Envía el original a Cuentas a Pagar y archiva en forma definitiva el duplicado de la recepción de materiales junto con el duplicado de la orden de compra y el duplicado de la solicitud de compras. El proceso en Cuentas a Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siendo una variable no relevada.

Procedimiento de Pago a Proveedores Cuentas a Pagar recibe del Proveedor el original de la factura por los insumos que vendió. Rescata de su archivo el triplicado de la orden de compra y original del comprobante de recepción de materiales. Revisa toda la información. Emite por original y copia el formulario orden de pago. En el mismo se detalla a quién se le paga, importes y retenciones tributarias de existir. Confecciona el cheque de pago. Envía el original de la orden de pago más la factura del proveedor, el triplicado de la orden de compra, el original del comprobante de recepción de materiales y el cheque al Gerente Administrativo Financiero. Archiva en forma definitiva el duplicado de la orden de pago. El Gerente Administrativo Financiero revisa la información, firma el original de la orden de pago y el cheque y envía todo el legajo a Tesorería. Tesorería, al recibir el legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el día de pago. Entrega el cheque al proveedor y obtiene por el pago un recibo del mismo. Archiva toda la operación en un legajo en forma definitiva.

UNIVERSIDAD DEL CENTRO EDUCATIVO LATINOAMERICANO ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CURSOGRAMAS - CASOS 2015 Procedimiento de Control de Productos Terminados y Salidas por Ventas Almacén recibe una copia de la nota de pedido enviada por Cuentas Corrientes. Controla si hay existencia suficiente para satisfacerla. En ese caso, envía a Expedición los artículos solicitados y asienta el egreso en la ficha o listado de stock. Al finalizar el día, prepara por duplicado una planilla o listado de salidas por ventas. Remite el original con las notas de pedido a Contabilidad de Almacenes y guarda la copia. La planilla debe contener un número correlativo, la fecha, el código del artículo, la cantidad y unidad, el precio unitario y total, y la existencia resultante luego de cada registro. Una vez llegada toda la documentación a Contabilidad de Almacenes, se comparan las notas de pedido con la planilla de salidas por ventas. Este sector también completa las columnas de valores basándose en las fichas de mayor valorizado de almacenes y asienta el egreso en éste y en el libro diario de stock. Se controla si el stock remanente concuerda con la columna de “existencia resultante luego de cada registro” de la planilla de salidas por ventas. Posteriormente, se conserva por orden cronológico el original de la planilla de salidas por ventas junto con el ejemplar de las notas de pedido. Por último, se prepara un comprobante resumen mensual de todos los egresos por ventas y se lo envía a Contabilidad General, siendo el procedimiento dentro de este sector una variable no detallada.