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• Andrés Álvarez Perea

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Introducción a los procesadores de textos

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1. Introducción a los procesadores de textos

Lección 1: Introducción a los procesadores de textos

Inicio del material docente

Ya has leído las instrucciones generales del curso, así que ya sabes lo que tienes que hacer. Resumiendo, lo siguiente:

Leer con detenimiento cada sección, asimilando los conceptos y haciendo en tu ordenador lo mismo que se muestra en los apuntes.

Realizar TODOS los ejercicios que se te proponen. La práctica es fundamental para conseguir un buen nivel de uso del programa.

Cuando un ejercicio sea para entregar, utiliza la herramienta de entrega de ejercicios para enviar al profesor tu solución. Una vez corregido, consulta los comentarios de corrección. Si suspendes un ejercicio, soluciona los errores detectados y vuelve a enviárselo al profesor. Una vez que tengas todos los ejercicios aprobados podrás presentarte al examen final.

Debes estar pendiente de los mensajes de correo que recibas (Comunicación con tutor) y de los mensajes que se publiquen en los foros (al menos los del foro General).

Y también debes estar pendiente de los mensajes de correo y de los foros del Espacio de coordinación CFI, la asignatura que te habrá aparecido en la lista con el nombre CURSOS DE FORMACIÓN INFORMÁTICA (ECC) (sobretodo los mensajes del foro de Comunicados oficiales). Si es la primera vez que sigues un curso on-line en el Campus Virtual, conviene que te detengas un poco y leas la explicación de las herramientas que tienes en la página de Información y ayuda. Requisitos previos

Para comenzar a estudiar este curso basta con que seas usuario de Microsoft Windows. Deberás tener el programa Microsoft Word (2007 preferentemente) instalado en el sistema, de forma independiente o como parte del paquete Office de Microsoft. ¿Has leído ya las instrucciones generales del curso? Si no lo has hecho, vuelve a la página Inicio del curso y léelas con detenimiento antes de empezar. Hay información muy importante que debes conocer. Objetivos de la Lección 1

Presentar el procesador de textos Word y familiarizarse con su aspecto. Comenzar a realizar algunas operaciones básicas, como la introducción y la edición de textos. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 1.1 El procesador de textos Microsoft Word

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1.2 Elementos de la aplicación 1.3 Un primer documento 1.4 Más sobre inserción de texto 1.5 Corrección automática 1.6 Desplazamiento por el documento 1.7 Selección de texto 1.8 Búsqueda y reemplazo Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta primera lección no tiene complejidad, por lo que se puede cubrir fácilmente en menos de una semana.

1.1. El procesador de textos Microsoft Word Sección 1.1

El procesador de textos Microsoft Word

Los procesadores de textos son probablemente las aplicaciones informáticas más ampliamente utilizadas y las primeras que se suele aprender a utilizar. Microsoft Word es el procesador de textos más popular y el que aprenderás a utilizar por medio de este curso. Antes de empezar a aprender a utilizar una aplicación informática es importante tener claro para qué sirve y qué tareas son las que intenta facilitar o automatizar. Y para saber eso resulta útil conocer el tipo de documentos o archivos que utiliza. Los documentos de Word

Los documentos de los procesadores de textos son, como su nombre indica, textos. El término texto se debe entender en un sentido amplio, ya que, aunque la base de estos documentos es la información textual en forma escrita, los “textos” también pueden contener otro tipo de información, como gráficos, figuras o imágenes. Así, estos documentos van a contener una combinación de textos e ilustraciones, compuesta en un determinado orden y con unos formatos determinados (aspectos o formas).

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El soporte sobre el que se componen los textos e ilustraciones es una secuencia de “páginas”, que representan una serie de páginas de papel. Aquí es donde más claramente vemos la utilización del modelo de escritorio en una aplicación ofimática. El objetivo último de los procesadores de textos es la obtención de documentos impresos en papel, por medio del envío a una impresora de los correspondientes documentos que se manejan en el programa. Siendo así, qué mejor que hacer que los documentos de la aplicación se parezcan lo más posible a los documentos impresos que finalmente se obtendrán. Y para que en este caso sea así, lo primero que debemos tener es el papel —la representación o simulación, en la pantalla, de las páginas de papel—, el soporte sobre el que se colocará todo lo demás (textos e ilustraciones). Pues, efectivamente, como comprobaremos en seguida, en el procesador de textos un documento es una secuencia de páginas y, siguiendo el modelo de escritorio, en la pantalla veremos el contenido del documento sobre una secuencia de páginas. Realmente, el procesador de textos nos permitirá elegir entre distintas vistas del documento. Algunas de las vistas muestran el documento de forma similar a la que tendrá su copia impresa en papel, mientras que con otras vistas la semejanza es menor. Obviamente, cuantos más textos e ilustraciones contenga un documento, más páginas serán necesarias para albergar ese contenido. Cuando se llena una página, se genera otra a continuación donde colocar los textos e ilustraciones que siguen. Documento = Secuencia de páginas Página = Combinación de textos e ilustraciones Además, en la pantalla y sobre las distintas páginas del documento, veremos los textos e ilustraciones con la misma apariencia que tendrán en una copia impresa, de acuerdo con los formatos que hayamos dispuesto para ellos mediante la utilización del procesador de textos. Esta característica de las aplicaciones de mostrar en la pantalla lo mismo que se obtendrá en la impresora se conoce como WYSIWYG, acrónimo en inglés de “lo que se ve es lo que se obtiene”. Inicio de Word

Bueno, basta de “generalidades” por el momento. Pasemos ahora a ver cómo es un procesador de textos concreto: Word de Microsoft. Lo primero, obviamente, es iniciar la aplicación. Para iniciar Word debemos localizar su entrada (aquella en la que ponga Microsoft Word) en el menú Inicio (a través del submenú [Todos los] Programas) y pulsar en ella. También puede que haya un icono en el escritorio o un acceso en la barra de inicio rápido. >>> Inicia el procesador de textos Microsoft Word. Sea cual sea la forma con la que hayas iniciado Word, verás aparecer su ventana, en la que podemos identificar distintos elementos:

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En las próximas secciones veremos cada uno de los elementos de esta aplicación. Aplicación multidocumento

Lo primero que tenemos que saber de Word es que es una aplicación “multidocumento”, es decir, una aplicación que permite tener abiertos al mismo tiempo varios documentos, aunque en cada momento sólo se trabaje sobre uno de ellos. Al tener varios documentos abiertos, podemos pasar de uno a otro rápidamente, lo que resulta útil cuando se están preparando varios documentos simultáneamente (varios capítulos de una misma publicación, por ejemplo), o tener accesible información de distintos documentos que se va a utilizar para crear uno nuevo. En versiones anteriores de Word los distintos documentos se mantenían en diversas ventanas que se encontraban dentro del área de trabajo de la ventana de la aplicación Word. Cada una de esas ventanas se podía minimizar (dentro de Word), maximizar para que ocupe toda la zona de área de trabajo de la ventana de Word (como ocurre en la ilustración anterior) o dejar con un tamaño intermedio. En las versiones más recientes de Word las cosas han cambiado. Cada documento reside en una ventana de Word completa, conteniendo todos los elementos de esa ventana (barra de título, menús, barras de herramientas y barra de estado). Ahora, ventana de la aplicación y ventana del documento es lo mismo, habiendo sobre el escritorio de Windows tantas ventanas de Word abiertas como documentos se hayan abierto en Word. Por eso, cuando se maximiza, restaura o minimiza una ventana de documento, esas operaciones se realizan sobre el escritorio, de la misma forma que ocurre con cualquier otra ventana en Windows. Por tanto, por cada documento abierto, habrá un botón en la barra de tareas de Windows que se corresponderá con la ventana de Word que contiene ese documento. Cuando se tiene un solo documento abierto, la ventana de Word tiene los controles de ventana en la barra de título y un botón de cierre adicional (debajo de los anteriores) que sirve para cerrar el documento sin cerrar la aplicación. Cuando se tienen varios documentos abiertos en Word, cada ventana tiene los controles de ventana en la barra de título, de forma que si, por ejemplo, se cierra la ventana, se cierra el documento que contiene esa ventana, pero las demás ventanas permanecen abiertas. Cuando tenemos en Word varios documentos abiertos, podemos pasar de uno a otro pulsando el botón de la barra de tareas de Windows que se corresponde con la ventana del documento en cuestión. También podemos elegir el documento en el menú Ventana. >>> Para familiarizarte con la forma en la que se gestionan las ventanas de documento en Word, crea un nuevo documento utilizando el botón

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Nuevo documento en blanco de la

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barra de herramientas de acceso rápido, o usando la opción Nuevo que aparece al pulsar el botón de Office

. Aparece otro documento (Documento2) en una ventana distinta.

>>> Ahora ve a Vista >> Ventana >> Cambiar ventanas y comprueba que contiene dos opciones que son los nombres de los dos documentos abiertos. Selecciona uno de ellos y verás cómo cambias a la ventana de ese documento.

1.2. Elementos de la aplicación Sección 1.2

Elementos de la aplicación

La interfaz de usuario de la versión 2007 de Word, como en las demás aplicaciones de Office, es muy diferente de la interfaz de la versión 2003 y de cualquier otra aplicación de Windows. Vamos a familiarizarnos con cada uno de los elementos que conforman la aplicación. La cinta de opciones

En lugar de la típica aplicación con menús desplegables y barras de herramientas a la que estamos acostumbrados, la ventana de Word 2007 muestra una mezcla de menús y barras de herramientas en lo que ahora denomina cinta de opciones:

La cinta de opciones contiene varias Fichas, cada una con controles que permiten realizar acciones que tienen que ver con el nombre de esa ficha. Por ejemplo, en la ilustración anterior está activada la ficha Inicio, que incluye las opciones más generales que tienen que ver con el formato (fuente, párrafo) o los estilos, entre otras cosas. La mayoría de las opciones sólo están accesibles cuando hay una tabla abierta. Para pasar a otra ficha basta con pulsar sobre su nombre. Por ejemplo, la ficha Insertar contiene las opciones de inserción de los distintos tipos de elementos que se manejan en las hojas de Word:

También hay fichas que sólo aparecen en determinados momentos, dependiendo de que sus opciones se puedan o no aplicar. 5 de 173

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En cada ficha hay varios grupos de opciones que reúnen las opciones relacionadas (Páginas, Tablas, Ilustraciones, ...) El nombre del grupo aparece debajo. Cada opción puedes ser un botón o una lista desplegable. Cuando se ve una pequeña punta de flecha hacia abajo a la derecha o debajo del botón de opción , se trata de una lista desplegable: pulsando sobre la flecha se despliega una lista de subopciones entre las que elegir. En algunos grupos, a la derecha del nombre (esquina inferior derecha del grupo) hay un pequeño recuadro con flecha ( ) que permite acceder al cuadro de diálogo de ese grupo de opciones. Por ejemplo, podemos acceder al cuadro de diálogo Párrafo cuando se pulsa este botón especial del grupo Párrafo. Es otra forma de acceder a los cuadros de diálogo antiguos, que se mantienen en esta versión (ampliados, en algunos casos).

IMPORTANTE Cada vez que indiquemos cómo llegar a un menú de opciones nos referiremos como Ficha >> Grupo de opciones >> Opción Si queremos abrir el cuadro de diálogo asociado a ese grupo, nos referiremos como Ficha >> Grupo de opciones >> #

. Es el que tiene forma circular. Al pulsarlo se despliega una lista con opciones para las operaciones que se En la parte superior izquierda de la ventana está el Botón de Office pueden realizar sobre el documento (abrir, guardar, imprimir, ...). Con el botón de Office también se accede a la lista de últimos documentos sobre los que se ha trabajado:

En la parte inferior del menú del botón de Office hay un botón que permite establecer las opciones del programa. Por último, hay una barra de herramientas de acceso rápido a la derecha del botón de Office, en el borde superior de la ventana. Permite tener más a mano las opciones del menú del botón de Office que se usan más a menudo. Su menú desplegable permite elegir las opciones que se verán en esa barra de herramientas:

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>>> Prueba a agregar y a quitar botones de la barra de herramientas de acceso rápido de Word. Muchas de ellas las irás conociendo a lo largo de este curso. Los botones de la barra de herramientas así como las opciones de la cinta de opciones muestran pistas sobre su utilidad cuando se coloca el puntero del ratón sobre ellos. Y los que aparecen atenuados (en gris) no están disponibles en ese momento. >>> Intenta descubrir para qué sirve cada una de las opciones que aparecen en la cinta de opciones: detén el puntero del ratón sobre cada uno y lee la pista de pantalla que surge. No te preocupes si en muchos casos la pista no te dice mucho. Ya te lo explicaremos. En los menús contextuales (que aparecen al pulsar el botón derecho del ratón) hay ahora más opciones que nos resultarán muy útiles a la hora de trabajar con Word 2007. Las abreviaturas de teclado

Como en los procesadores de texto es donde se hace un mayor uso del teclado, ya que se escribe mucho, cada vez que hay que quitar la mano del teclado para coger el ratón se pierde tiempo. Si puedes hacer algo con el teclado, en lugar de con el ratón, hazlo. Por ejemplo, para guardar el documento se puede utilizar el botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o la opción Guardar dentro del botón de Office. Sin embargo, mucho más rápido será usar la abreviatura de teclado Ctrl+G. Mientras escribes un documento debes guardarlo a menudo, por si se va la luz u ocurre algún otro problema. Si cada vez que quieres guardar el documento pulsas Ctrl+G y sigues escribiendo ahorras tiempo, el tiempo que te supone coger el ratón, ir al menú Archivo, luego a su opción Guardar, pulsarla, dejar el ratón y llevar la mano de nuevo al teclado. En Word 2007 hay muchas abreviaturas de teclado, la mayoría ya se usaban en las versiones anteriores de Word. Si quieres conocer más abreviaturas consulta la Tarjeta de referencia rápida - Métodos abreviados de teclado en Word 2007. >>> Memoriza con el tiempo las abreviaturas de teclado de las operaciones que realices a menudo y úsalas para ahorrar tiempo. Opciones desplegables Algunas de las opciones de la cinta de opciones presentan una pequeña flecha (

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) que nos permite expandir la opción seleccionada, presentando nuevas funcionalidades.

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Iremos viendo la utilidad de las opciones a medida que las vayamos necesitando. Algunas de las opciones dan paso a cuadros de diálogo en los que se puede concretar la información necesaria para efectuar la correspondiente operación (Si una opción da paso a un cuadro de diálogo, normalmente el nombre de la opción en el menú termina en puntos suspensivos). >>> Dedica unos minutos a familiarizarte con las distintas opciones de Word, entrando en los submenús donde los haya. Nuevamente te resultarán extrañas muchas de las opciones, pero no te preocupes: las veremos en su momento. La barra de estado

La barra de estado de Word se encuentra en la parte inferior de la ventana. Contiene diversos elementos:

A la izquierda aparece información sobre la página en la que nos encontramos, así como el número de palabras que llevamos escritas. A continuación aparece el idioma con el que Word revisará la ortografía y la gramática del texto en el que se encuentra el cursor. Más a la derecha aparecen las distintas vistas del documento, de las que hablaremos más adelante. Por último tenemos una barra deslizadora con la que podemos hacer zoom sobre el contenido del documento. La barra de estado es personalizable. Puedes añadir o quitar información que se presenta en esta barra. Para ello, pulsa el botón derecho sobre ella: aparecerá un menú contextual en el que podremos añadir nueva información (como, por ejemplo, el número de línea en el que se encuentra el cursor) o podremos eliminar información ya existente (que son las opciones del menú que tienen un símbolo de "tick" a su izquierda). La esquina de cambio de tamaño, situada a la derecha del todo de la barra de estado, sirve para arrastrarla cuando queramos cambiar el tamaño de la ventana de Word. Si la ventana de Word se encuentra maximizada, no se verá esa esquina de cambio de tamaño, ya que no se puede cambiar el tamaño de una ventana maximizada. Las vistas del documento

El documento actual (activo) se puede mostrar en la ventana de documento con distintas vistas. Una vista es una representación visual del documento concreta. Las distintas vistas se pueden seleccionar mediante opciones del grupo de opciones Vistas del Documento, en la pestaña Vista, o usando los botones de vistas de la barra de estado (abajo a la derecha).

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De forma predeterminada el documento se encuentra en la vista Diseño de impresión (o en la última vista en la que se vio el documento actual). En la vista Diseño de impresión las páginas del documento se muestran con el mismo aspecto que el que tendrá en una copia impresa. Además, las páginas del documento se ven como páginas de papel reales e incluye los márgenes. Otra vista también muy usada es la vista Borrador. La diferencia entre las dos está en que con la segunda vista vemos el documento con un aspecto muy parecido al que tendrá una vez impreso, pero sin márgenes. Además, las páginas aparecen una detrás de otra, sólo separadas por una línea puntuada. La vista Diseño web muestra el documento con el aspecto que tendrá si se guarda como una página web. La vista Lectura de pantalla completa muestra el documento a dos páginas y con el texto agrandado. Obviamente esta vista no es para trabajar con el documento, sino simplemente para poder leerlo más cómodamente. El aspecto no se parece al del documento impreso y algunos textos ajustados a la derecha pueden no verse bien. Por último, la vista Esquema nos permite ver y trabajar con el documento de forma esquemática. >>> Cambia entre las distintas vistas y observa cómo cambia el aspecto del área de trabajo y de las opciones que la rodean. (Para salir de la vista de lectura pulsa el botón Cerrar.)

1.3. Un primer documento Sección 1.3

Un primer documento

Vas a empezar a trabajar con tu primer documento. Cuando se inicia Word automáticamente se abre un documento nuevo. Podemos crear nuevos documentos con la opción Nuevo que aparece al pulsar el botón de Office. Los documentos nuevos están vacíos, no contienen todavía nada. Aunque en los documentos de Word puede haber también ilustraciones y otras cosas, comenzaremos por el elemento más importante: el texto. Más adelante aprenderemos a complementar el texto con otro tipo de cosas. Es muy importante que entiendas primero cómo se organiza el texto de los documentos. El texto de un documento se compone de párrafos. Y como no puede ser de otra forma, un párrafo es una secuencia de texto que termina con un punto y aparte (o pulsando la tecla Intro). Obviamente, el texto de un párrafo puede no caber entero entre los márgenes de la página, de forma que se extenderá a lo largo de varias líneas. Pues bien, lo primero que debes saber es que de distribuir el texto de un párrafo entre varias líneas se encarga Word. No tienes que encargarte tú. Tú simplemente debes indicar cuándo acaba el párrafo mediante la pulsación de la tecla Intro. Así, para introducir el texto de cada párrafo, simplemente escribe el texto utilizando el teclado, sin preocuparte de cambiar de línea cuando se esté llegando al margen derecho (cerca del borde derecho de la ventana de documento). Word cambiará automáticamente de línea cuando sea necesario. Los caracteres que introduces se colocan uno tras otro en la posición del cursor de texto (con forma de barra vertical). Cuando termines de escribir un párrafo, para pasar al siguiente basta con que pulses la tecla Intro. El cursor de texto se colocará al principio de la línea siguiente, preparado para que introduzcas el texto del siguiente párrafo.

Estando junto al borde derecha, a medida que escribo la siguiente palabra ("anterior" en el ejemplo) se sigue automáticamente en la siguiente línea.

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Nota: Si las letras desaparecen por el borde derecho de la ventana, entonces es que el margen derecho no está a la vista. Basta con que amplíes la ventana de Word, maximizándola por ejemplo. Siempre es buena idea trabajar con la ventana de Word maximizada, de forma que veamos la mayor parte posible del documento. Hay ocasiones en las que puedes necesitar cambiar de línea manualmente pero no quieres cambiar de párrafo. Para hacer esto pulsa May+Intro. Verás que has cambiado de línea pero que este texto se comportará como si fuera un único párrafo. Si cometes errores mientras escribes, puedes pulsar la tecla Retroceso para borrar los caracteres equivocados y volver a escribir los correctos. Los ejercicios Como habrás visto, a menudo te pedimos que hagas algo al hilo de la explicación en curso, para comprobar algo o ver el efecto de algo. En otras ocasiones, como en la que sigue, te pediremos que realices algo que te llevará un poco más de tiempo y por eso verás el enunciado de lo que tienes que hacer dentro de un recuadro con un símbolo de laboratorio a la izquierda como este:

Son ejercicios que debes realizar para practicar las técnicas que te hemos explicado. A veces tendrás que enviarnos el ejercicio realizado y otras veces no. Te lo diremos en cada caso. Realiza los ejercicios siempre, pues pueden ser parte de uno que debas entregarnos.

Inicia Word si aún no lo ha hecho y asegúrate de tener activada la vista Diseño de impresión . En un documento nuevo cambia el tamaño de letra a 12 (despliega la lista Tamaño de fuente de la barra Formato y selecciona 12). Ahora, escribe el texto que se muestra a continuación:

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No te preocupes si cometes errores mecanográficos. Los que detectes según vayas escribiendo corrígelos con Retroceso. Los no detectados sobre la marcha los corregirás más tarde. Para terminar de momento, guarda el documento. Para hacerlo, pulsa Ctrl+G (o el botón

de la barra de herramientas de acceso rápido; o la opción Guardar del Botón de

Office. Acepta el nombre de "Mi primer documento de Word" que te propone el cuadro de diálogo Guardar. Muchas veces tendrás a tu disposición varias formas de realizar una misma operación: abreviatura de teclado, botón de barra de herramientas de acceso rápido u opción de boton de office. Recuerda que siempre es preferible la abreviatura de teclado, aunque de momento puedes utilizar la que te resulte más cómoda. Errores ortográficos y gramaticales

A menudo algunas palabras del texto del documento se verán subrayadas con líneas quebradas rojas o verdes. Por ejemplo, en la ilustración anterior lo están todas las palabras "Intro". Esta es una señal de que el corrector ortográfico y gramatical que incorpora Word ha hecho su trabajo de revisión del documento y nos indica con esos subrayados los errores ortográficos (en rojo) y gramaticales (en verde) que ha detectado. Esos errores se pueden corregir con la ayuda del corrector, pero eso lo veremos más adelante. Corrección de errores mecanográficos

Si has cometido errores mecanográficos al introducir el texto de los que no te diste cuenta, puedes corregirlos ahora. Tienes básicamente dos formas de corregir errores: colocar el cursor de texto (|) detrás de los caracteres erróneos y usar la tecla Retroceso para borrarlos y escribir los correctos, o colocar el cursor de texto delante de los caracteres erróneos y usar la tecla Supr para borrarlos y escribir los correctos. De momento, para colocar el cursor de texto en un sitio puedes pulsar con el puntero del ratón sobre ese lugar o desplazar el cursor de texto usando las teclas de flecha hasta que esté en el sitio deseado. Por ejemplo, supongamos que en el segundo párrafo del texto del ejemplo anterior pusiera “Cuando se llega a la margen derecho ...”. Para corregir el error podrías colocar el cursor de texto detrás de la palabra “a”. Luego, pulsar la tecla Supr para eliminar el espacio en blanco. Luego, pulsando la tecla de flecha derecha, colocar el cursor de texto tras la letra “l” y, nuevamente pulsar la tecla Supr, terminando de solucionar el error:

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A medida que realizas cambios en el texto de un párrafo, Word automáticamente reajusta el texto entre los márgenes. Y, como verás más adelante, los márgenes pueden ser mayores o menores, cabiendo más o menos texto en cada línea. Eliminación de texto

A menudo querrás eliminar texto en un documento. La forma de eliminarlo dependerá de qué sea exactamente lo que quieras quitar. A continuación se muestran las teclas (o combinaciones de teclas) que se utilizan para borrar con indicación de lo que eliminan: Supr elimina el carácter a la derecha del cursor de texto. Retroceso elimina el carácter a la izquierda del cursor de texto. Ctrl+Supr elimina la palabra o resto de palabra a la derecha del cursor de texto. Ctrl+Retroceso elimina la palabra o inicio de palabra a la izquierda del cursor de texto. Si está seleccionado un trozo de texto (en seguida veremos cómo seleccionar), pulsando la tecla Supr se elimina todo lo seleccionado, aunque también se puede eliminar reemplazándolo por lo que se escriba justo después de seleccionarlo. (Para que se reemplace lo que esté seleccionado con lo que se escriba es necesario que esté activada la opción La escritura reemplaza al texto seleccionado en las Opciones de edición. Estas opciones se encuentran en las opciones de Word Avanzadas. Las Opciones de Word son accesibles desde el botón

, que aparece abajo a la derecha al pulsar el Botón de Office).

1.4. Más sobre introducción de texto Sección 1.4

Más sobre introducción de texto

Inserción de caracteres especiales (símbolos)

Si en algún momento necesitas introducir algún carácter que no puedas obtener a través del teclado (símbolos o letras de idiomas extranjeros), puedes utilizar Insertar >> Símbolos >> Símbolo, teniendo el cursor de texto en la posición donde quieres colocar el carácter. Ahí aparecen los símbolos más comúnmente usados. Sin embargo, si necesitas algún otro símbolo que ahí no aparece puedes pulsar en la opción Más símbolos... que aparece más abajo. Aparecerá un cuadro de diálogo Símbolo similar a este:

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El cuadro de diálogo contiene dos fichas. La ficha Símbolos te permite insertar cualquier carácter de cualquier fuente (juego de caracteres) que se haya identificado en Word como fuente de símbolos. La fuente se puede escoger en la lista desplegable Fuente, viéndose en la tabla central los caracteres que están definidos en la fuente seleccionada. Los caracteres se agrupan por categorías (subconjuntos), pudiendo elegir otros subconjuntos. En versiones anteriores de Word se puede pulsar sobre un carácter de la lista para verlo más grande; en ésta se ven ya bastante grandes. Si quieres insertar en el texto un carácter, basta con que lo selecciones y pulses el botón Insertar (o con que pulses dos veces sobre el carácter). Si cambias de idea puedes pulsar el botón Cancelar, que se sustituye por el botón Cerrar cuando ya has insertado algún carácter; este botón lo utilizarás para cerrar el cuadro de diálogo tras haber introducido uno o más símbolos. El botón Autocorrección sirve para activar la característica de autocorrección para el símbolo seleccionado (más adelante hablaremos de esta característica). Y el botón Teclas te permite asignar una abreviatura de teclado al carácter especial seleccionado, lo que te resultará útil si hay alguno que utilices muy a menudo (ten cuidado de no elegir combinaciones de teclas que ya estén asignadas a operaciones que también realices frecuentemente). La ficha Caracteres especiales te permite introducir caracteres tipográficos habituales que puedes seleccionar de la lista que muestra:

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Inserción de la fecha y la hora

Si quieres insertar, en el lugar en que se encuentre el cursor de texto, la fecha y/o la hora actuales, puedes seleccionar la orden Insertar >> Texto >> Fecha y hora. Aparecerá el cuadro de diálogo Fecha y hora:

En el cuadro de lista Formatos disponibles elige la forma con la que quieres insertar la fecha/hora. Si activas la casilla de verificación Actualizar automáticamente, lo que se insertará cuando pulses Aceptar será una marca de fecha/hora, de forma que cada vez que abras o imprimas el documento se mostrará la fecha/hora actual. Si no activas esa opción, lo que se inserta es la fecha/hora actual. La lista Idioma permite, obviamente, seleccionar el idioma. El botón Predeterminar, presente en muchos cuadros de diálogo, sirve siempre para que las elecciones que hagas se recuerden y sean siempre las que se te propongan por defecto cuando entres en el cuadro de diálogo. Inserción automática de texto

Word puede insertar texto de forma automática. Para ello, proporciona distintas facilidades, algunas de las cuales veremos aquí.

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La orden Repetir ... En la barra de herramientas de acceso rápido existe un botón Repetir que permite volver a realizar la última acción (si no hay nada que repetir estará desactivada). Su abreviatura de teclado es Ctrl+Y (buena candidata a aprender enseguida). Dependiendo de cuál haya sido la última opción realizada, la opción del menú se denomina "Repetir" seguido del nombre de esa última acción. Por ejemplo, si lo último que has hecho es escribir algo de texto, en el menú figurará la opción Repetir Escritura. Si quieres, por ejemplo, escribir una lista de elementos que se denominan todos de forma similar (diferenciándose, por ejemplo, en un número de orden), puedes escribir el primero (terminando con Intro) y utilizar la orden Repetir Escritura para que se inserten automáticamente el resto de los elementos y luego modificar lo que sea distinto en cada uno.

>>> Crea un nuevo documento y reproduce el ejemplo anterior. 1.5. Corrección automática Sección 1.5

Corrección automática

Cambios automáticos

Word puede realizar correcciones a medida que escribimos y sin necesidad de que utilicemos ninguna orden para indicárselo. Se trata de la utilidad Autocorrección, que se puede configurar con el cuadro de diálogo de igual nombre al que se accede a través de las Opciones de Word, accesibles desde el botón de Office, en la opción que aparece a continuación:

Al pulsar en el botón Opciones de Autocorrección aparece el cuadro de diálogo que buscamos:

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Aunque este cuadro de diálogo permite activar muchos cambios automáticos, nos centraremos en los cambios que afectan únicamente al texto en sí y no a su formato. Tampoco veremos las ficha Autocorrección matemática ni Etiquetas inteligentes. Así pues, las fichas que nos interesan de este cuadro de diálogo son Autocorrección y Autoformato mientras escribe. En la ficha Autocorrección se pueden activar varios cambios automáticos que se realizarán a medida que se escribe. Activando las correspondientes casillas de verificación, podemos hacer que, si accidentalmente ponemos dos mayúsculas seguidas, Word cambie automáticamente la segunda a minúscula, que si por error hemos dejado la primera letra de una frase en minúscula, Word la cambie a mayúscula, o que si se ha activado accidentalmente la tecla Bloq. Mayús, Word corrija el texto introducido todo en mayúsculas y desactive esa tecla. Para las dos primeras correcciones se pueden establecer excepciones pulsando el botón Excepciones. También hay una casilla de verificación, Reemplazar texto mientras escribe, que si está activada hace que se reemplace automáticamente cada palabra a la izquierda de la lista inferior por el texto a su derecha. El cambio se realizará sin intervención del usuario y en el momento en que se termina de escribir la palabra “incorrecta”. Por ejemplo, un elemento de la lista tiene a la izquierda la palabra “fué”, que no es correcta, y a la derecha la palabra correcta, “fue”. Al estar activada la casilla de verificación, tan pronto como el usuario escribe "fué" como palabra, Word la corrige automáticamente. La corrección se lleva a cabo en el momento en que se identifica como una palabra, lo que ocurre al introducir, tras la última letra, un espacio o un signo de puntuación. Esto es lógico, ya que si no, se “corregirían” palabras que empiecen así, como por ejemplo “fuéramos”. En la lista de reemplazos automáticos se encuentran de forma predeterminada muchos elementos, que corresponden a errores comunes que se cometen al teclear y a métodos alternativos para introducir símbolos que, en la mayoría de los casos, no se pueden introducir mediante el teclado (recuérdese que los símbolos también se pueden introducir mediante el cuadro de diálogo Símbolo). Por ejemplo, en el principio de la lista se puede ver que si se escribe la “palabra” (c), Word la reemplazará automáticamente por el símbolo ©. Nosotros podemos incluir entradas propias en la lista y eliminar entradas que no nos convengan. Para incluir una nueva entrada se utilizan los cuadros de texto Reemplazar y Con. En el primero se introduce la palabra a reemplazar y en el segundo el texto con el que reemplazarla. Si en el documento hay un texto seleccionado en el momento de abrir el cuadro de diálogo Autocorrección, ese texto aparecerá de forma automática en el cuadro Con. Para añadir el nuevo elemento a la lista, hay que pulsar finalmente el botón Agregar. Si has seleccionado texto en el documento, de forma que éste ya aparece en el cuadro de texto Con, puedes elegir entre las opciones Texto normal y Texto con formato. Si eliges la primera, que está activada de forma predeterminada, al reemplazar esa entrada simplemente se escribe el texto. Eligiendo la segunda, el texto se introduce con el mismo formato de tipo de letra, tamaño, etc. que tenga el texto seleccionado.

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Cuando se selecciona una entrada de la lista y se modifica el cuadro Con, el botón Agregar es sustituido por el botón Reemplazar. Parece lógico. Y para eliminar una entrada, basta con seleccionarla y pulsar el botón Eliminar. Como ya se dijo, pulsando el botón Excepciones se pueden establecer excepciones para la corrección de dos mayúsculas seguidas o de una minúscula al principio de una frase. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Algunas excepciones ya están establecidas (muchas abreviaturas, que al terminar en punto harían que Word creyera que tras ellas comienza una nueva frase). Podemos añadir nuestras propias excepciones y eliminar cualquiera de la lista. Si la opción Agregar automáticamente palabras a la lista está activada, cuando corrijamos una autocorrección, Word “tomará nota” y añadirá automáticamente la palabra a la lista de excepciones correspondiente, con lo que no volverá a realizar esa autocorrección en adelante. Para que se incluya la palabra como excepción, es necesario que en el momento en que Word realiza el cambio inadecuado, se deshaga ese cambio pulsando la tecla Retroceso cuantas veces sea necesario para borrar lo que ha cambiado y se vuelva a escribir lo correcto. Por ejemplo, si escribimos “Dpto. de” y al introducir un espacio a continuación vemos que Word cambia ese texto a “Dpto. De” (corrección de minúscula inicial), pulsaremos tres veces la tecla Retroceso y volveremos a escribir “de” y el espacio. En ese momento Word añade la excepción sin que nosotros hagamos nada. La ficha Autoformato mientras se escribe permite establecer otros cambios automáticos, cada uno de los cuales se puede activar independientemente mediante su correspondiente casilla de verificación. Investiga por tu cuenta las opciones de esa ficha:

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Recuerda que si no estás de acuerdo con un cambio automático que acaba de realizar Word, siempre puedes deshacerlo pulsando Ctrl+Z (o mediante el botón herramientas de acceso rápido, que tiene asociada una lista que permite deshacer varias de las últimas acciones).

de la barra de

1.6. Desplazamiento por el documento Sección 1.6

Desplazamiento por el documento

Como ya sabemos, el cursor de texto parpadeante indica el lugar donde se realizará la siguiente operación de inserción o eliminación de caracteres. A menudo necesitaremos cambiar de sitio el cursor de texto para realizar esas operaciones en otra parte del documento. Para colocar el cursor de texto en cualquier sitio del documento basta con pulsar con el ratón exactamente sobre ese sitio. Para hacerlo puede ser necesario desplazarse o recorrer el documento para que el sitio deseado esté visible en la ventana. Sin embargo, si el sitio al que se quiere llevar el cursor de texto es un sitio cercano o bien localizado (siguiente palabra, final de la línea, etc.) se pueden utilizar determinadas teclas o combinaciones de teclas, lo que resulta más rápido (a costa de tener que recordarlas). Desplazamiento de la parte visible del documento

Para desplazar la parte visible del documento (la que se ve en la ventana en cada momento) se utilizan las barras de desplazamiento vertical y horizontal. La barra de desplazamiento horizontal resultará innecesaria si mostramos todo el ancho del documento en la ventana (la forma habitual de trabajar). Sin embargo, salvo que trabajemos con un documento muy corto, resultará imposible tener a la vista todo el texto a lo largo, por lo que haremos uso de la barra de desplazamiento vertical. Para desplazar la parte visible una línea hacia abajo, de forma que se vea la línea anterior en la parte superior de la ventana, se utiliza el botón de "flecha hacia arriba" de la barra de desplazamiento. El "botón de flecha" hacia abajo realiza la operación contraria. Pulsando en una zona de la barra de desplazamiento por debajo del deslizador se avanza “una ventana”, 18 de 173

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pasándose a ver lo que sigue en el documento justo a continuación de lo que se veía anteriormente. Pulsando en una zona de la barra de desplazamiento por encima del deslizador se retrocede “una ventana”. Esto es igual que en las demás aplicaciones de Windows. Se pueden mantener pulsados los botones de flecha para que se desplace el documento línea a línea de forma continua. Y si se pulsa y arrastra el deslizador sobre la barra de desplazamiento, el documento se desplaza rápidamente en la dirección correspondiente (cuando se hace esto, junto al puntero del ratón van apareciendo los números de las páginas o los títulos a medida que se pasa por ellos). Desplazamiento del cursor de texto

A continuación se muestra una tabla que indica cómo desplaza el cursor de texto cada tecla o combinación de teclas:

>>> Pulsa aquí para obtener un ejemplo de documento. Cuando te pregunte si quieres abrirlo o guardarlo, dile Guardar. Una vez guardado te ofrecerá abrirlo: dile que lo abra (si no te ofrece abrirlo, usa Word para abrirlo ). Una vez que veas el documento abierto en Word, practica el desplazamiento por el documento: primero con las barras de desplazamiento y luego con las combinaciones de teclas para desplazar el cursor de texto. Los ratones modernos suelen disponer de una rueda entre los dos botones que permite desplazarse por el documento, adelante y atrás, de forma mucho más cómoda.

1.7. Selección de texto Sección 1.7

Selección de texto

La selección de texto se puede realizar de varias formas. Con las operaciones de selección puedes seleccionar algo simplemente o extender la selección actual (ampliar o reducir la parte seleccionada, incluyendo una parte adyacente o excluyendo una parte del final de la selección). Lo que se selecciona aparecerá resaltado en vídeo inverso, con los colores del texto y del fondo (normalmente blanco) intercambiados:

La clave de las operaciones de selección se encuentra en el uso de la tecla Mayúsculas. Cuando manteniendo pulsada Mayúsculas pulsas otra tecla (o combinación de teclas) de desplazamiento del cursor de texto, lo que consigues es seleccionar el texto que haya entre la posición actual del cursor (inicio de la selección) y la posición donde se desplazaría (final 19 de 173

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de la selección). Si ya estaba seleccionado algo, es el punto final de la selección lo que se desplaza de acuerdo con las teclas pulsadas, aumentando o disminuyendo la cantidad de texto seleccionado. Sabiendo cómo desplazan el cursor de texto las teclas y combinaciones de teclas que vimos en la sección anterior, te resultará sencillo saber cómo seleccionan texto cuando se utilizan con la tecla Mayúsculas presionada. >>> Vuelve a la sección anterior, a la tabla de teclas de desplazamiento, coloca el cursor de texto en algún lugar en medio del documento de ejemplo y practica la selección: prueba varias veces seguidas cada tecla o combinación de teclas de la tabla añadiendo la tecla Mayúsculas en todos los casos. Si lo que quieres seleccionar es todo lo que contiene el documento, puedes seleccionar en Inicio >> Edición >> Seleccionar >> Seleccionar todo (o pulsar Ctrl+E). También puedes seleccionar texto con la ayuda del ratón. Si lo que quieres seleccionar es una palabra, una frase o algo similar, mira en la tabla que sigue. Si no es así, basta con que coloques el cursor de texto en el punto inicial de lo que quieres seleccionar y luego pulses con el puntero del ratón en el punto final mientras mantienes presionada la tecla Mayúsculas.

La barra de selección es la zona en blanco que se encuentra entre el borde izquierdo del documento y el margen izquierdo del texto. Cuando el puntero del ratón entra en la zona o barra de selección, cambia su forma a una flecha que apunta hacia arriba y un poco a la derecha

.

>>> Practica las técnicas de selección de la tabla anterior. Copia y desplazamiento de lo que está seleccionado

Una vez que tienes algo seleccionado en el documento, puedes copiar o trasladar la selección a otro lugar. Para llevar la selección a otro lugar puedes simplemente arrastrarla hasta ese lugar. Mientras arrastras, bajo la flecha del puntero del ratón se ve un recuadro y se va desplazando un cursor vertical por el texto, indicando el lugar exacto donde se insertará la selección al soltar el pulsador del ratón:

Si en lugar de trasladar la selección quieres colocar una copia en el otro lugar, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras. En este caso, el puntero del ratón mostrará también un signo más (+) dentro de un recuadro, indicando que se va a añadir. Uso del Portapapeles de Windows Para copiar y desplazar algo seleccionado podemos usar las órdenes Cortar, Copiar y Pegar, que se encuentran en el grupo de opciones Inicio >> Portapapeles. Sin embargo es mucho mejor hacer uso del Portapapeles de Windows ya que sus abreviaturas de teclado son generalmente de las primeras que aprendemos. Para desplazar la selección, primero se corta la misma con la orden Cortar (Ctrl+X) para luego colocar el cursor de texto en el destino e insertar la selección con la orden Pegar (Ctrl+V). Para copiar la selección se sigue el mismo proceso pero en lugar de la orden Cortar se utiliza la orden Copiar (Ctrl+C).

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Estas tres órdenes están accesibles también al final del menú contextual de la selección (recuerda: el que surge si pulsas el botón derecho del ratón estando su puntero sobre la selección). Pero definitivamente recomendamos las abreviaturas de teclado. >>> Practica las operaciones de corte, copia y pegado utilizando los distintos medios que se han mencionado. El portapapeles contiene el último fragmento que se ha cortado o que se ha copiado. Sin embargo, el portapapeles de Word tiene capacidad para almacenar más de un texto. Para mostrar el portapapeles y su contenido hay que seleccionar Inicio >> Portapapeles >> # (recuerda: el botón ). El portatapeles aparecerá sobre el panel de tareas y mostrará todo el contenido almacenado hasta ahora:

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El contenido puede ser imágenes o texto recogido de Word o de otras aplicaciones. La procedencia del contenido nos la indica el icono que se encuentra a la izquierda del mismo. El portapapeles nos permite seleccionar el contenido almacenado para, o bien pegarlo en la posición actual del cursor de texto, o bien eliminarlo del portapapeles. >>> Abre tu portapapeles y practica con él: corta y copia texto o imágenes de Word o de otras aplicaciones y pégalas sobre el documento actual.

1.8. Búsqueda y reemplazo de texto Sección 1.8

Búsqueda y reemplazo de texto

Vamos a terminar esta lección explicando las utilidades de búsqueda y reemplazo de texto de Word. Para practicar la búsqueda y el reemplazo, asegúrate de tener abierto el documento de ejemplo que te proporcionamos. Coloca el cursor de texto al principio del documento (Ctrl+Inicio). Búsqueda de texto Para localizar un determinado texto en el documento pulsa Ctrl+B o usa la opción Inicio >> Edición >> Buscar. Aparecerá este cuadro de diálogo:

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Es el mismo cuadro de diálogo que se utiliza para reemplazar texto, solo que cuando pulsas Ctrl+L (o ejecutas Inicio >> Edición >> Reemplazar), el cuadro muestra la ficha Reemplazar. La ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede no tener el aspecto de la ilustración anterior, habiendo una parte inferior. Para hacer que se vea la mitad inferior se usa el botón Más, que se encontrará en el lugar del botón Menos, que sirve para ocultar esa mitad. La primera mitad te permite introducir en el cuadro Buscar el texto que quieres que se localice (o seleccionar un texto ya utilizado en una búsqueda anterior en la lista desplegable adjunta a ese cuadro). >>> Introduce "aplicación" como texto a buscar (¡sin las comillas!). Una vez que ya está el texto en el cuadro, basta pulsar el botón Buscar siguiente para que se localice en el documento la siguiente ocurrencia a partir de la posición actual del cursor de texto. Si no se encuentra, verás un cuadro de mensaje notificándolo. En caso contrario, en la ventana (detrás del cuadro de diálogo) verás la parte del documento donde se ha encontrado la siguiente ocurrencia, cuyo texto aparecerá seleccionado. >>> Pulsa el botón Buscar siguiente y observa cómo se localiza esa palabra. El cuadro de diálogo se cierra pulsando el botón Cancelar. Si quieres realizar algún tipo de cambio en la parte del texto localizada para luego seguir buscando, puedes pulsar sobre el documento y trabajar con él. Para que no moleste el cuadro de diálogo, puedes desplazarlo hacia otra posición según te convenga. Una vez terminada la edición, puedes volver a utilizar el cuadro de diálogo para realizar otra búsqueda. >>> Comprueba que puedes pulsar sobre el documento y editar el texto. La mitad inferior del cuadro de diálogo te permite especificar opciones de búsqueda avanzadas e indicar si se debe buscar hacia delante, hacia atrás o en todo el documento (lista desplegable Buscar:). Si no está seleccionado Todo, cuando al buscar se llega la final (o al principio) del documento, se pregunta si se quiere seguir buscando en el resto del documento. Los botones inferiores permiten indicar si se debe localizar el texto sólo si está escrito con una fuente concreta, si tiene un estilo determinado, etcétera. (botón Formato) o localizar fácilmente caracteres especiales (botón Especial). La opción Sin formato elimina cualquier especificación de formato previa.

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En la línea Opciones: que hay justo debajo del texto a buscar se van indicando las opciones de búsqueda que se han elegido. >>> Coloca el cursor de texto al principio del documento y busca la palabra "documento". Realiza varias búsquedas cambiando las opciones de búsqueda (hacia adelante, hacia atrás, distinguiendo mayúsculas y minúsculas, sólo palabras completas). Reemplazo La ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es muy parecida:

Para reemplazar se debe primero localizar aquello que se quiere reemplazar, por lo que en la ficha Reemplazar también hay una mitad inferior exactamente igual que la de la ficha anterior y con opciones que funcionan igual. Con el cuadro Reemplazar indicas el texto con el que quieres que se reemplace el texto localizado. Las opciones de búsqueda de la mitad inferior de la ficha (oculta en la ilustración anterior) se pueden utilizar tanto para el texto a buscar como para el texto con el que reemplazar, dependiendo de cuál de los dos cuadros esté activo (con el texto seleccionado o con el cursor de texto en él). El botón Buscar siguiente funciona igual que en la ficha anterior, localizando el texto buscado y mostrándolo seleccionado (si lo encuentra, claro), pero sin reemplazarlo. Para

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reemplazar esa ocurrencia pulsarás el botón Reemplazar, que provoca después la búsqueda de la siguiente ocurrencia. Si no quieres reemplazar esa ocurrencia, puedes usar de nuevo el botón Buscar siguiente o pulsar Cancelar para interrumpir el proceso. Si quieres reemplazar todas las ocurrencias sin tener que confirmar cada una puedes utilizar el botón Reemplazar todos. Aunque resulta muy útil, debes utilizar este botón con sumo cuidado y siempre estando totalmente seguro de haber proporcionado toda la información oportuna y que no hay ninguna excepción en el documento. Un error muy común se produce cuando se olvida activar la casilla de verificación Palabras completas y el texto buscado, además de encontrarse en el documento como palabras, también existe como parte de otras palabras (por ejemplo, al querer reemplazar “casa” con “hogar”). Se reemplazará el texto también en las palabras de las que forma parte (por ejemplo, “casado” cambiará a “hogardo”). Por supuesto, siempre se puede acudir al botón Deshacer (o, mejor, pulsar Ctrl+Z). >>> Reemplaza "documento" por "escrito", cambiando las opciones de búsqueda y observando el resultado de cada caso. Después de haber reemplazado las palabras, cierra el cuadro de diálogo, observa el resultado, deshaz la acción (Ctrl+Z) y vuelve a reemplazar usando opciones distintas.

2. El formato del texto

Lección 2: El formato del texto

Planteamiento

Requisitos previos

Haber completado la Lección 1. Objetivos de la Lección 2

Conocer las distintas opciones de formato que contempla Word para el texto. Formato de texto y formato de párrafo. Introducción del concepto de estilo. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 2.1 El aspecto del texto 2.2 Características de formato del texto 2.3 Formato de párrafo 2.4 Tabulaciones 2.5 Numeración y viñetas 2.6 Bordes y sombreado 2.7 Columnas 2.8 Cómo dar formato correctamente 2.9 Estilos 2.10 Ejercicios para practicar 2.11 Ejercicios para entregar Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran.

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Duración estimada

Esta segunda lección te llevará un poco de tiempo, pero no más de dos semanas.

2.1. El aspecto del texto Sección 2.1

El aspecto del texto

En la lección anterior hemos visto las características más importantes de Word de las que se puede hacer uso para la introducción y edición del texto de los documentos. Ahora nos vamos a ocupar del aspecto del texto, estudiando los distintos formatos y estilos que se pueden aplicar a cualquier texto seleccionado, así como los cambios de formato que se pueden realizar a medida que se escribe para que se apliquen a lo que se introduzca a continuación. Dar formato a un texto consiste en especificar características tales como el tipo de letra (fuente), el tamaño, el espaciado, el ajuste con relación a los márgenes (a la izquierda, centrado, etcétera) y muchos otros. El formato se puede especificar tanto en caracteres, como en palabras o en párrafos. Recordamos que un párrafo es una secuencia de texto que termina con un punto y aparte (o pulsando la tecla Intro). Por tanto, el párrafo puede estar compuesto por una sola línea, como podría ser el caso de los títulos de un apartado o el de los elementos de una lista en una enumeración. El párrafo es el elemento clave a la hora de dar formato a un documento. Esto es debido a que muchas de las características de formato, como por ejemplo el ajuste con relación a los márgenes, sólo se establecen para los párrafos, ya que no tienen sentido para una sola parte del texto de un párrafo. Al conjunto de las características de formato establecidas para un párrafo se le puede asociar un nombre de estilo. Así, en los documentos estarán establecidos distintos estilos, cada uno con un nombre único y con unas características de formato concretas. Cada uno de esos estilos se puede aplicar a un párrafo seleccionado, haciendo que el párrafo automáticamente adopte las características de formato de ese estilo. El estilo es otro elemento capital a la hora de asignar formato a un documento ya que su uso nos simplificará mucho el trabajo. En Word ya están definidos varios estilos de forma predeterminada, estilos que se pueden modificar (realizando cambios en sus características de formato como sea necesario). Además, los usuarios podemos añadir nuestros propios estilos. El estilo que se asigna por defecto a los párrafos del documento se denomina Normal. Además de poder establecer el aspecto general de cada párrafo asignándole un determinado estilo, se pueden modificar muchas de las características de formato de trozos de texto del párrafo (caracteres, palabras, frases) para que tengan un aspecto distinto del que establece el estilo general del párrafo. Comenzaremos primero estudiando los cambios de formato que se pueden realizar sobre textos que no constituyen un párrafo entero y luego trataremos los estilos de los párrafos.

2.2. Características de formato del texto Sección 2.2

Características de formato del texto

Cuando se determina el estilo de un párrafo, todo el texto que contiene adopta las características de formato definidas en ese estilo. Por defecto el estilo de un párrafo es el estilo Normal. Las características de formato de dicho estilo en Word son, entre otras, las siguientes: Fuente: Calibri (cuerpo) en estilo de fuente Normal (sin negrita ni cursiva). Tamaño: 11 puntos. Interlineado: Múltiple 1,15 líneas Espaciado posterior: 10 ptos . 26 de 173

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Alineación del texto: ajustado al margen izquierdo y no al margen derecho. >>> Crea un documento y escribe el texto del ejemplo anterior. Guarda el documento con el nombre de "texto". Ten en cuenta que en tu documento las líneas del párrafo pueden ser más cortas o más largas, dependiendo de los márgenes que estén establecidos para la página (en la siguiente lección veremos cómo cambiar las dimensiones de los márgenes). A cualquier parte de un párrafo se le pueden modificar las características de formato. Para hacerlo, lo primero es seleccionar el texto cuyas características se quieren modificar. Una vez seleccionado, para ver y/o modificar dichas características, se pueden usar la opción Inicio >> Fuente o bien Inicio >> Parrafo:

El cuadro de diálogo Fuente

Teniendo una sección de texto seleccionada, puedes cambiar sus características de formato con el cuadro de diálogo Inicio >> Fuente >> # o bien mediante el menu contextual (recuerda que para llegar al menú contextual debes pulsar el botón derecho del ratón teniendo el puntero sobre el texto seleccionado). El cuadro de diálogo Fuente tiene este aspecto:

El tipo de fuente (seleccionable en la lista Fuente) indica la forma general de los caracteres (letras, números, símbolos):

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Las fuentes concretas que estén disponibles para aplicar al texto son las que se hayan instalado en el sistema operativo (Windows en este caso), por lo que la lista puede variar. Se distinguen dos clases generales de fuentes: Proporcionales: Cada carácter ocupa exactamente el espacio que necesita (menos espacio para la ‘i’ y más para la ‘m’, por ejemplo). La mayoría de las fuentes son de esta clase, que también se denomina de Espaciado de caracteres variable. No proporcionales: Al contrario de las anteriores, con estas se colocan los caracteres ocupando todos exactamente el mismo espacio. También se denominan de Espaciado de caracteres fijo. Por ejemplo, este párrafo está escrito (como la mayoría del texto de este documento) usando la fuente Verdana, una fuente proporcional. Este otro párrafo, sin embargo, está escrito con Courier New (fuente no proporcional). Puedes apreciar fácilmente la diferencia. >>> Selecciona todo el texto del documento anterior y aplícale fuentes distintas, observando el resultado. Prueba bastantes fuentes para irte familiarizando con sus nombres. Dentro de un tiempo utilizarás normalmente sólo unas pocas, aquellas que más te gusten o que más se ajusten a tus documentos, pero las demás te servirán para ocasiones especiales. La ficha Fuente te permite ajustar muchas otras características de formato. En la parte superior también puedes establecer el estilo y el tamaño: El estilo de fuente Normal no añade ninguna característica adicional a los caracteres, mientras que si eliges Negrita en la lista Estilo de fuente los caracteres serán más gruesos y si eliges Cursiva los caracteres serán finos e inclinados (la cursiva también se conoce como itálica o como letra bastardilla). No todas las fuentes admiten negrita y cursiva, y en algunas se pueden combinar los dos efectos. El tamaño de las los caracteres se mide en puntos, una medida tipográfica utilizada tradicionalmente en las imprentas. El tamaño habitual es de 10 ó 12 puntos, pero puedes hacerlo mayor o menor según te interese (lo mejor es probar distintos tamaños y comprobar el resultado). El tamaño de fuente se puede cambiar tanto seleccionando un tamaño de la lista que aparece en el cuadro Fuente como escribiendo directamente el tamaño en el lugar donde aparece. >>> Selecciona trozos de texto y ponlos en negrita, en cursiva o en ambos estilos. Selecciona luego todo el texto y cambia su tamaño. Prueba varios tamaños, desde los más pequeños hasta los más grandes. Debes tener cuanto antes una idea aproximada del tamaño que corresponde a cada valor de puntos, aunque puede varias ligeramente de una fuente a otra. La ficha Fuente del cuadro de diálogo Fuente te permite también aplicar distintos tipos de subrayados, establecer el color de los caracteres y aplicar otros efectos que se activan con las correspondientes casillas de verificación. Si despliegas el menú Color de fuente aparecerá una paleta de colores son algunos colores predeterminados por Word. Si pones el cursor sobre uno de ellos aparecerá el nombre de este color (que te será muy útil para hacer los ejercicios de este curso). Por otro lado, de entre todos los efectos destacaremos los siguientes: Mayúsculas: pone el texto siempre con aspecto de letras mayúsculas, sin importarnos si lo hemos escrito usando minúsculas o mayúsculas. Versales: es un tipo especial de aspecto de letras mayúsculas. Si usamos el efecto versales, todas las letras aparecerán en mayúsculas. Sin embargo, las letras tendrán diferente tamaño dependiendo de si se escribieron en mayúsculas o en minúsculas, siendo estas las de menor tamaño. Por ejemplo, el texto "La conferencia se celebró en la Facultad de Informática" tendría el siguiente aspecto en versales: . Fíjate que la 'L' inicial, la 'F' y la 'I' son un poco más grandes que el resto de las letras. Subíndice y superíndice: son efectos muy útiles para escribir fórmulas y textos matemáticos. >>> Selecciona trozos de texto, ponlos de distintos colores, aplica distintos tipos de subrayados y prueba todos los efectos de la ficha Fuente. Normalmente utilizarás el grupo de opciones Inicio >> Fuente para aplicar las características más comunes: el tipo de fuente

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, el tamaño

, negrita, cursiva o

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subrayado

y el color

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. Pero los efectos y algunos tipos de subrayados sólo se pueden aplicar por medio de la ficha Fuente.

¿Alguna duda? A menudo te surgirán dudas mientras lees los apuntes o realizas los ejercicios. Cuando te asalte una duda, lo primero que debes hacer es buscar información que te ayude a resolverla. ¿Dónde? En los foros:

Hay un foro por cada lección y práctica (ejercicio). Mira si en el foro correspondiente hay alguna intervención cuyo título (asunto) tenga que ver con tu duda. Si es así, lee la intervención y las respuestas que haya tenido. IMPORTANTE: Asegúrate de estar viendo todos los mensajes publicados en los foros, no sólo los que no hayas leído todavía. Si en un foro no ves mensajes o ves menos de los que se supone que debería haber, mira a ver qué botón "Mostrar:" está pulsado:

El botón que dejes pulsado afectará a todos los foros. No hace falta que lo hagas en cada foro. Y seguirá así la próxima vez que entres en el curso. Si no encuentras la respuesta en el foro, entonces publica tú un mensaje solicitando ayuda a tus compañeros. Asegúrate de que el asunto del mensaje dé bien a entender cuál es tu problema. Hay unas normas de comportamiento en los foros que debes conocer y respetar. Pulsa aquí para ver esas normas. Finalmente, si pasados unos días nadie te ha resuelto la duda, entonces envía un mensaje preguntando al profesor (herramienta Comunicación con tutor).

Abre el documento de la lección anterior (Mi primer documento de Word) y realiza sobre él lo que se te pide a continuación: Pon la palabra “negrita” en negrita y la palabra “cursiva” en cursiva. Cambia el tipo de letra de la palabra “Word” a la fuente Arial todas las veces que aparezca. Primero hazlo sin utilizar la utilidad de reemplazo (Sección 1.8). Luego, deshaz todos los cambios y usa esa utilidad para conseguir los mismos resultados. Inserta un nuevo último párrafo que contenga el texto siguiente en color azul, con la fuente Courier New y en un tamaño de 12 puntos. Usa los efectos de fuente para subíndices, superíndices, tachado, sombra, relieve, mayúsculas y versales:

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El cambio de línea no tiene por qué coincidir. Guarda el documento. El cuadro de diálogo Fuente contiene otra ficha. La ficha Espacio entre caracteres te permite realizar ajustes en la forma en que se distribuyen los caracteres horizontal y verticalmente. Es una opción para usuarios avanzados y entornos profesionales (imprentas), por lo que no la vamos a tratar aquí, aunque puedes jugar con ella y comprobar los resultados.

En las dos fichas hay un cuadro inferior denominado Vista previa que muestra con un ejemplo (texto seleccionado, palabra sobre la que se encuentra el cursor de texto o nombre de la fuente seleccionada) el resultado de aplicar las distintas características de formato. Formatos mientras se escribe

Si no hay texto seleccionado en el documento, los cambios que realices en las características del formato se aplicarán al texto que escribas a continuación. Cuando a un párrafo que estamos escribiendo le hemos establecido unas características de formato particulares, al terminar el párrafo y pulsar Intro para empezar un nuevo párrafo, ese nuevo párrafo adopta automáticamente las mismas características de formato del anterior. Si queremos que el nuevo párrafo (o cualquier otro) tenga unas características de formato iguales a las de otro párrafo del documento, podemos seleccionar ese otro párrafo, pulsar el botón Copiar Formato del grupo de opciones Inicio >> Portapapeles y a continuación seleccionar todas las líneas de los párrafos a los que queremos dar esas características de formato. Ésta es una forma rápida de hacer cambios esporádicos de formato de párrafos. Sin embargo, como veremos más adelante, no es la mejor solución si estos cambios se van a realizar muy a menudo a lo largo de todo el texto. Y resulta conveniente recordar al menos tres abreviaturas de teclado nuevas: Ctrl+N sirve para poner o quitar negrita, Ctrl+K sirve para poner o quitar cursiva y Ctrl+S sirve para poner o quitar subrayado. Actúan como interruptores: si no está aplicado el estilo lo aplican y si ya está aplicado el estilo lo quitan.

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2.3. Formato de párrafo Sección 2.3

Formato de párrafo

Obviamente, las opciones Inicio >> Fuente que hemos visto en la sección anterior se pueden usar también para el párrafo completo. Para modificar las características de formato de todo un párrafo, selecciona primero todo el párrafo. No obstante, para las opciones que aparecen a continuación es suficiente con que el cursor de texto se encuentre dentro del párrafo. En esta sección y en las que siguen veremos distintos aspectos de formato que son específicos de los párrafos. Los cambios que se realizan en los correspondientes cuadros de diálogo afectan de forma global al párrafo o párrafos seleccionados. Comenzamos por el espaciado y ajuste. El cuadro de diálogo Párrafo

El cuadro de diálogo Párrafo te permite determinar el espaciado y el ajuste del párrafo principalmente. Para llegar a él usa la orden Inicio >> Párrafo >> # o la orden Diseño de página >> Párrafo >> # o el menú contextual. El cuadro tiene dos fichas. La primera, Sangría y espacio, se muestra a continuación:

De las dos listas desplegables que se encuentran en la parte superior de la ficha, hablaremos ahora sólo de la primera. La lista Alineación te permite elegir entre cuatro posibles ajustes del texto del párrafo con relación a los márgenes izquierdo y derecho del documento: Izquierda, Centrada, Derecha y Justificada. Si eliges la opción Izquierda, el texto del párrafo (como ocurre en este mismo) se alinea con el margen izquierdo, sin importar cómo quede respecto del margen derecho, terminando algunas líneas más cerca de ese margen y otras más lejos (también se conoce como en bandera). Si quieres comprobarlo mejor, disminuye el ancho de la ventana del navegador. 31 de 173

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La opción Derecha es justo la contraria. Hace que el texto del párrafo se alinee con el margen derecho sin importar cómo queden respecto del izquierdo (como en este párrafo). Seleccionando Centrada haces que las líneas del párrafo (como en éste) se centren entre ambos márgenes, quedando los extremos de cada una a igual distancia de los dos márgenes. Por último, la opción Justificada es la más habitual para los párrafos de un documento tipo libro (exceptuando párrafos que se quieran destacar, tales como los títulos o encabezamientos). La mayoría de los párrafos de este documento, como también este mismo, están justificados, lo que significa que se ajustan las líneas tanto al margen izquierdo como al derecho, añadiendo espacios extra entre las palabras para conseguirlo. En el grupo de opciones Inicio >> Párrafo hay un botón para cada tipo de ajuste: >>> Prueba los distintos ajustes posibles en los párrafos del documento. La sección Sangría de la ficha se ocupa, como su nombre indica, de la configuración de las sangrías del párrafo. Por defecto, las líneas de un párrafo tienden a abarcar todo el ancho de la página (independientemente de la Alineación que tenga el párrafo). Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario dejar espacio libre entre el margen izquierdo de la página y el margen izquierdo del párrafo o entre el margen derecho de la página y el margen derecho del párrafo; ese es el cometido de las sangrías. Una sangría es un espacio libre que se deja tanto a la izquierda como a la derecha de un párrafo. Mediante la opción Izquierda de la sección Sangría, hacemos que se respete espacio adicional (es decir, que se deje en blanco) entre el margen izquierdo y el texto. La opción Derecha, hace lo mismo pero con la parte derecha. La opción Primera línea (de la lista Especial) permite hacer que la primera línea del párrafo empiece más a la derecha que el resto del párrafo. Mientras que la opción Francesa (de la lista Especial) permite que sean el resto de líneas las que empiecen más a la derecha que la primera línea del párrafo.

En el grupo de opciones Inicio>> Párrafo hay un par de botones para aumentar o disminuir el espaciado a la izquierda

. Estos botones también son accesibles desde Diseño de

página >> Párrafo. No obstante, se recomienda configurar las sangrías desde el cuadro de diálogo Párrafo para tener un mejor control de los valores que se les asignan.

La última sección de la ficha, Espaciado, permite indicar el espacio entre las líneas del párrafo y si se debe añadir espacio extra antes y después del párrafo. La lista Interlineado permite establecer el espaciado entre líneas; las opciones más habituales son Sencillo, 1,5 líneas y Doble. También permite indicar el interlineado exacto, en puntos eligiendo la opción Exacto o en líneas eligiendo la opción Múltiple.

En el grupo de opciones Inicio >> Párrafo hay un botón para ajustar el interlineado

. También está accesible desde Diseño de página >> Párrafo >> Espaciado.

Los cuadros Anterior y Posterior permiten añadir espacio extra antes y después del párrafo. Los valores adecuados dependerán del tipo de documento del que se trate y del tipo de párrafo concreto. En los documentos sencillos se suele dejar algo de espacio entre los párrafos normales (espacio posterior de 6 ptos, por ejemplo) y algo de espacio delante de los títulos de secciones. >>> Prueba todas las opciones de espaciado sobre párrafos del documento: juega con las sangrías, con el interlineado y con el espaciado anterior y posterior. 32 de 173

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Al igual que en el cuadro de diálogo Fuente, en la parte inferior de éste hay un cuadro de vista previa donde se puede comprobar el efecto de los cambios antes de aplicarlos. La otra ficha de este cuadro de diálogo se denomina Líneas y saltos de página:

A continuación se indica para qué sirve cada opción: Control de líneas viudas y huérfanas: si activas esta casilla evitarás que se quede la primera línea del párrafo sola en la página anterior (viuda) o que la última línea esté sola en la página siguiente (huérfana); al menos habrá dos líneas del párrafo en cada página. Conservar con el siguiente: si activas esta casilla harás que el párrafo esté en la misma página que el párrafo que le sigue; esto resulta útil para los párrafos que sean títulos, de forma que no se quede solo el título en la página anterior y el primer párrafo de su sección en la página siguiente. Conservar líneas juntas: si activas esta casilla harás que todas las líneas del párrafo estén en la misma página. Salto de página anterior: si activas esta casilla harás que el párrafo sea el primero de una página. En la siguiente lección hablaremos con detenimiento de las páginas de los documentos. ¿Y qué pasa con las dos opciones Suprimir números de línea y No dividir con guiones? Averigua por tu cuenta su utilidad mientras pruebas el sistema de ayuda de Word. Para acceder rápidamente a la ayuda pulsa el botón con un interrogante que hay en la parte superior derecha del cuadro de diálogo (junto al botón de cierre). En versiones anteriores de Word había que pulsar entonces sobre un elemento del cuadro de diálogo y se ofrecía una pequeña descripción, pero en las últimas versiones, surge la ventana de ayuda sobre la de Word:

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Pulsa sobre Ficha Líneas y saltos de página y se desplegará información sobre los controles de esa ficha. ¿Hay algo que todavía no tengas claro? Por ejemplo, ¿qué son los guiones automáticos? Pregúntaselo a la ayuda de Word: primero sal del cuadro de diálogo y luego fíjate que en la parte superior derecha de la ventana de Word (bajo los botones de minimización, restauración y cierre) hay un signo azul de interrogacción, presiona sobre él e inmediatamente se desplegara un cuadro Ayuda de Word, exactamente igual al anterior donde podremos escribir en él nuestras preguntas:

Pulsa en el cuadro y escribe "guiones automáticos" (sin las comillas) y pulsa Intro. Sobre el documento aparecerá la barra Resultados de la búsqueda:

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Esta barra nos muestra distintas páginas que tratan sobre el concepto buscado y nos permite realizar nuevas búsquedas incluso en Internet. Pulsa sobre el ítem Insertar Guiones y se abrirá la ventana de ayuda de Word igual que antes, pero ahora con información sobre los guiones. Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Párrafo hay un botón Tabulaciones... que te permite establecer las posiciones de tabulación del párrafo, pero de esto hablaremos en la siguiente sección. Crea un nuevo documento y guárdalo con el nombre de "formatos". Luego, trabajando en la vista Diseño de impresión (Sección 1.2) intenta reproducir el siguiente documento:

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Los márgenes en tu caso pueden ser distintos, de forma que las líneas no se corten en los mismos sitios, no debiéndote preocupar por ello. Algunos datos que te pueden faltar para establecer los formatos adecuados son los siguientes: Título superior (primer párrafo): fuente Verdana a 12 puntos, en negrita y en color verde; el texto expandido en 5 puntos; obviamente centrado; 24 puntos de espaciado posterior. Párrafo con la fecha: fuente Arial Narrow a 12 puntos; obviamente ajustado a la derecha; 6 puntos de espaciado posterior. Párrafo con el nombre: fuente Times New Roman a 12 puntos; ajustado a la izquierda; 10 cm. de espaciado a la izquierda y 60 puntos de espaciado anterior. Párrafo final con el cargo: fuente Times New Roman a 12 puntos y en color añil; ajustado a la izquierda; 10 cm. de espaciado a la izquierda. Los demás párrafos explican sus propios ajustes.

2.4. Tabulaciones Sección 2.4

Tabulaciones

Si cuando estamos introduciendo el texto de una línea pulsamos la tecla Tab , lo que escribimos a continuación se coloca a partir de la siguiente posición de tabulación. Las posiciones de tabulación, o simplemente tabuladores, se encuentran a determinadas distancias del margen izquierdo e indican dónde se colocará el cursor de texto cada vez que se pulse la tecla Tab. Cuando se pulsa esa tecla, el cursor de texto se lleva a la siguiente posición de tabulación que haya hacia la derecha, de forma que lo que se escribe a continuación comienza en esa posición. La función de las tabulaciones es ayudar a colocar texto en forma de tabla (de ahí su nombre) de manera que en cada fila los elementos se coloquen alineados en las mismas posiciones. De manera más general, se puede decir que las tabulaciones permiten crear párrafos (que normalmente serán de una sola línea) en los que, entre cada palabra (o grupo de palabras) de la línea, deba haber un cierto espacio en blanco. Las tabulaciones permiten definir las posiciones que ocuparán los elementos que queremos tabular y la alineación del texto que se coloque en cada una de esas posiciones.

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De forma predeterminada hay una posición de tabulación cada 1,25 cm. a partir del margen izquierdo y hacia la derecha. Cada vez que pulsemos la tecla Tab el cursor de texto se desplazará hasta la siguiente posición de tabulación definida. Haz que se vea la regla horizontal (Vista >> Mostrar u ocultar >> Regla) y verás en ella unos puntos que representan las posiciones de tabulación predeterminadas:

Las posiciones de tabulación se pueden modificar en cada párrafo, pero eso lo veremos en seguida. De momento, veamos el efecto que se consigue al pulsar la tecla Tab:

En la ilustración puedes ver cómo al pulsar la tecla Tab, lo que sigue lo hace a partir de la siguiente posición de tabulación, que en ese caso es la que está a 3,75 cm. del margen izquierdo. Sin embargo, cómo se coloque el texto a partir de la siguiente posición de tabulación tras pulsar Tab depende del tipo de tabulador que esté establecido en la siguiente posición de tabulación. Cuatro son las posibilidades: izquierda, centrado, derecha o decimal. El tipo indica cómo se alinea el texto siguiente respecto de la posición de tabulación. Los tabuladores predeterminados son todos del primer tipo, de forma que el texto se coloca hacia la derecha a partir de la posición de tabulación. Para establecer posiciones de tabulación propias utilizamos el cuadro de diálogo Tabulaciones, al que accedes a través de Inicio >> Párrafo >> # (ver esquina inferior izquierda) :

Con ese cuadro de diálogo puedes añadir cuantos tabuladores quieras, para ello sigue los siguientes pasos. 1. 2. 3. 4.

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Introduce la posición deseada en cm. desde el margen izquierdo del documento Elige la alineación que desees, seleccionando el botón de radio correspondiente (el tipo Barra sirve para colocar una línea vertical de separación en la posición especificada) Indica si se debe rellenar el espacio en blanco con puntos, guiones o una línea. Pulsa el botón Fijar para añadirlo.

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Una vez establecidos todos los tabuladores que desees, pulsa Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. El cuadro también te permite establecer tabulaciones predeterminadas distintas de 1,25 cm. En este siguiente ejemplo:

se han fijado estos cuatro tabuladores: Izquierdo a 2 cm. sin relleno Derecho a 5 cm. sin relleno Centrado a 7,5 cm. con relleno de puntos Decimal a 10 cm. sin relleno Como puedes ver, con un tabulador con alineación derecha el texto se coloca hacia su izquierda, con uno centrado se centra en esa posición y con un tabulador decimal se coloca la coma decimal en esa posición. Observa el efecto del relleno en el tercer tabulador, así como las marcas que representan cada tipo de tabulador en la regla. Fíjate también en los símbolos de tabulación que aparecen en la regla y que te indican el tipo de tabulación fijada en cada punto. >>> Recrea el documento anterior y prueba todas las opciones de los tabuladores. Si ya has establecido tabuladores previamente, en el cuadro de diálogo Tabulaciones aparecerán esos tabuladores en la lista (identificados por sus posiciones). Pulsando uno de ellos puedes modificar sus características o eliminarlo. Recuerda que si quieres modificar un tabulador siempre has de pulsar el botón Fijar para que los cambios que has realizado surtan efecto. Las posiciones de tabulación también se pueden colocar utilizando el ratón. Para hacerlo, se utiliza primero el cuadro de tabulación y sangrado, que permite elegir entre los distintos tipos de tabuladores:

Cada vez que se pulsa sobre él, el icono que contiene cambia de forma ( ...), representando un tipo distinto de tabulador, aquel que es como la marca que se coloca en la regla para cada tipo. Una vez que el icono representa el tabulador deseado, basta pulsar sobre la regla en la posición y un tabulador de ese tipo se establece ahí. Estas tabulaciones no son muy precisas por lo que hay veces en que es necesario utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones, visto anteriormente. Los tabuladores resultan muy útiles para crear tablas, aunque, como veremos más adelante, Word contempla otra forma más eficiente y adecuada para crearlas. Los tabuladores se utilizan cuando el texto a tabular es escaso y la tabla a crear es sencilla. Además, los tabuladores se manejan mejor si el párrafo en cuestión tiene establecida una alineación a la izquierda y contiene una sola línea. Utilizando los mismos tabuladores en sucesivos párrafos de una sola línea (líneas-párrafo), conseguimos que el conjunto de líneas-párrafo constituyan una tabla en la que cada fila corresponde a cada línea-párrafo. Crea la siguiente tabla en un documento nuevo, siguiendo las indicaciones que se proporcionan:

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Guarda el documento con el nombre de "Tabulaciones". Además de la creación de tablas, otro uso clásico de las tabulaciones es el de la creación de un índice (o tabla de contenidos) en el que a la izquierda se encuentra el título de los capítulos y secciones, y a la derecha se encuentra el número de página. La posición de los títulos y de los números de páginas deben ir determinados por tabulaciones y el espacio entre ambos (relleno) puede ser una línea punteada o continua. 2.5. Numeración y viñetas Sección 2.5

Numeración y viñetas

En los documentos también resulta habitual la existencia de listas, entendiendo como lista una secuencia de párrafos relacionados, cada uno de los cuales describe o enumera una opción de un conjunto de opciones existentes, una categoría, un paso de un proceso, etc. Cada elemento de la lista es un párrafo y los distintos párrafos o elementos están identificados como tales por medio de viñetas o números de orden colocados al principio de los párrafos. Por ejemplo, lo que sigue es una lista con viñetas que describe las distintas posibilidades que ofrece Word precisamente para la creación de listas: Lista con viñetas: Una serie de párrafos, como estos, que se colocan respetando un espacio adicional (sangría) a la izquierda y en los que a la izquierda de la primera línea figura un símbolo que identifica el párrafo como un elemento de la lista. El símbolo se denomina viñeta o bala y puede tener distintas formas, a elección del usuario, siendo lo más habitual un punto grueso o un pequeño cuadro.

Lista numerada: Como en el caso anterior, pero en lugar de haber una viñeta a la izquierda de la primera línea, lo que hay es un número que suele ser el 1 para el primer elemento de la lista y se incrementa en una unidad para cada elemento siguiente.

Listas multinivel: Una lista numerada con varios niveles de numeración, de forma que a cada elemento de la lista le puede seguir una sublista numerada; cuando termina una sublista se vuelve al nivel anterior y continúa la numeración de ese nivel. Normalmente cada nivel tiene una sangría izquierda mayor. Enseguida veremos un ejemplo.

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Para crear una lista con viñetas o numerada, así como una lista multinivel, podemos introducir primero los párrafos de los distintos elementos de la lista o esquema y luego aplicarles el estilo de lista o esquema; pero también podemos aplicar el estilo al primer elemento-párrafo y continuar escribiendo, de forma que cada vez que pulsemos la tecla Intro pasaremos a un siguiente elemento-párrafo que adoptará automáticamente la forma correspondiente. Para una lista multinivel veremos en seguida cómo cambiar de nivel. Para establecer el formato de lista se utiliza la ficha que aparece al pulsar el botón desde el menú contextual.

en el grupo de opciones Inicio >> Párrafo donde se visualiza una Biblioteca de viñetas o también

La opción Biblioteca de viñetas permite crear una lista con viñetas, mostrando siete opciones en forma de ejemplos con símbolos distintos que se pueden utilizar como viñetas. Si se quiere utilizar otro símbolo como viñeta se puede pulsar la opción Definir nueva viñeta, y aparecerá un cuadro de diálogo con el que, podrás elegir un símbolo o una imagen o cualquier carácter de cualquier fuente como símbolo de viñeta. También podrás establecer la alineación de la viñeta (izquierda, centrada o derecha).

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Para crear una lista numerada pulsa en el botón

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que aparece en el grupo de opciones Inicio >> Párrafo. Aparecerá la Biblioteca de numeración:

Esta ficha se utiliza de forma similar a la anterior, habiendo distintas opciones con distintos tipos de numeraciones. Los párrafos se numerarán de forma consecutiva. También, si queremos personalizar el estilo de numeración podemos utilizar el botón Definir nuevo formato de número..., apareciendo un cuadro de diálogo donde podemos elegir el estilo de número, la alineación de los números y la fuente, que es el texto que pondremos a continuación o antes del número, por ejemplo, 1.-

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Una vez que hayas puesto numeración a un párrafo, cada vez que pulses Intro te aparecerá un nuevo párrafo con el siguiente número. Sin embargo, habrá ocasiones en las que querras que la numeración vuelva a reiniciarse en 1 o que empiece en un número distinto de éste. Para poder hacer esto usa el menú contextual que aparece al pulsar sobre un párrafo numerado. Si pulsas en Reiniciar en 1 el valor por el que te encontrabas desaparecerá y pasará a ser 1. Sin embargo, si pulsas en Establecer valor de numeración, podrás cambiar el valor de la numeración usando el cuadro de diálogo tal y como aparece en la figura.

Tanto en los párrafos que tienen viñetas como en los que usan listas numeradas podemos tener un control más fino de la posición de la viñeta o número y del sangrado del párrafo en el que se encuentra. Esto se consigue pulsando el botón derecho del ratón sobre el párrafo que queremos ajustar y seleccionando la opción Ajustar sangrías de lista en el menú contextual que aparece.

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Selecciona todo el texto y pulsa en Ajustar sangrías de lista... del menú contextual

Pulsa Aceptar

En el cuadro de diálogo Ajustar sangrías de la lista podemos, como se puede ver en la imagen, ajustar la distancia a la que se colocará el número o la viñeta con respecto al margen izquierdo (Posición del número), así como la distancia a la que queremos que se coloque el resto del texto del párrafo (Sangría de texto). Podríamos hacer incluso que la primera línea se coloque con respecto al número o la viñeta a una distancia distinta del resto de líneas del párrafo. Esto lo haríamos activando la casilla Agregar tabulaciones en: y estableciendo aquí la posición de la primera línea con respecto al margen izquierdo. Ya que detrás del número o de la viñeta Word añade una tabulación, el texto de la primera línea se moverá justo a la posición de la tabulación que acabamos de establecer. Crea un documento que contenga la siguiente lista numerada:

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Guarda el documento con el nombre de "Lista numerada". Observa que tanto mediante las viñetas, como mediante los números, hacemos listas de un solo nivel de profundidad (es decir, no permite que existan elementos que "cuelguen" dentro de cada item de la lista). Sin embargo, podemos necesitar una lista con subapartados (lo que implica distintos niveles anidados en la lista) y que, además, combine viñetas y numeración. A eso se le llama lista multinivel. Mediante el tercer botón del grupo de opciones Inicio >> Párrafo ( aparece la siguiente Biblioteca de listas :

) se crea o se modifica una lista multinivel. Podemos ver que

La configuración de la lista se hace desde Definir nueva lista multinivel:

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En la lista que aparece arriba a la izquierda se elige el nivel del esquema que queremos configurar. Mediante el botón Más se despliega un panel con opciones avanzadas que quedan fuera del ámbito del curso. Como puedes ver, para cada nivel puedes cambiar el tipo de viñeta que usas o, incluso, si quieres usar números y letras para ir numerando los elementos. Prueba a seleccionar distintos estilos en la lista desplegable Estilo de Número. También puedes cambiar la fuente, el tamaño y el color del número o viñeta (usando el botón Fuente), así como la alineación y la colocación del número o viñeta (en las opciones Posición). Por ejemplo, con los valores que aparecen en el cuadro anterior, la posición de las numeraciones de nivel 1 serán como las que aparecen a continuación:

En ocasiones Word hace cosas "raras". Por ejemplo, es muy probable que, al hacer lo anterior, no os salga como aparece en la figura debido a que está aplicando un nivel de lista distinto. Para cambiar el nivel de lista puedes usar el menú contextual, elegir la opción Numeración y, en el submenú, elegir Cambiar el nivel de lista. Ahora aparecerá todos los niveles definidos para que puedas seleccionar el que más te interese. Cuando se elige un tipo de lista multinivel para un párrafo, se establece ese párrafo como el primero de la lista, siendo un elemento del primer nivel. Cuando se pulsa Intro, el siguiente párrafo se asume como siguiente del mismo nivel que el anterior. Para empezar un nuevo nivel se puede cambiar de nivel tal y como se explicó un poco más arriba o pulsando el botón Aumentar sangría del grupo de opciones Inicio>>Párrafo. Para volver al nivel anterior, de forma que el párrafo sea el siguiente elemento del nivel anterior, se pulsa el botón Disminuir sangría . Supongamos que elegimos el segundo tipo de lista multinivel (1., 1.1., 1.1.1., ...) para el primer párrafo del esquema. Veamos un ejemplo de utilización de esos botones:

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Crea un documento que contenga un esquema numerado con los siguientes títulos de secciones, colocando a la derecha números de página (recuerda que se explicó cómo hacer esto último al final de la lección anterior):

Guarda el documento con el nombre “Tabla de contenido”. 2.6. Bordes y sombreados Sección 2.6

Bordes y sombreados

Word permite colocar líneas alrededor de los párrafos (bordes) con distintos estilos y con o sin efecto tridimensional o de sombra, así como elegir un color de fondo (sombreado) con o sin trama. Para hacerlo se selecciona el cuadro de diálogo Borde y sombreados, al que se accede al pulsar sobre la flecha que aparece a la derecha del botón

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opciones Inicio >> Párrafo y seleccionando en el menú desplegable la última opción: Bordes y sombreado.

La segunda pestaña, Borde de página, se utiliza para aplicar efectos similares pero en lugar de a un párrafo a las páginas del documento. Con la ficha Bordes podemos elegir el tipo de recuadro que se ha de colocar alrededor del párrafo cuando se pulse el botón Aceptar. En la lista podemos ver los distintos tipos de recuadro que existen. Si seleccionamos Cuadro, se colocará un recuadro alrededor del párrafo usando líneas como la que esté seleccionada en la lista Estilo, y con el color y el ancho seleccionados en las listas respectivas. Si el valor elegido es Sombra, se dibujan trazos adicionales debajo y a la derecha para crear un efecto de sombra que hace que el párrafo parezca estar un poco elevado por encima de la página. Con el valor 3D se aplica un efecto de “iluminación” sobre los bordes interiores inferior y derecho del recuadro que hacen que éste, el recuadro, tenga un aspecto tridimensional, de forma que parezca sobresalir de la página. El efecto tridimensional sólo se consigue con algunos tipos de línea de la lista Estilo. El valor Ninguno se usa para eliminar un recuadro existente.

El recuadro se puede personalizar, haciendo que cualquiera de los cuatro lados (o bordes) tenga su propio aspecto (o que no esté presente). Para hacerlo se utiliza la seccióne Vista previa, que además muestra una representación del aspecto que tendrá el párrafo recuadrado. Podemos establecer primero un tipo de recuadro “normal” como acabamos de ver y luego seleccionar el valor Personalizado para modificar las características de algunos de los cuatro bordes o directamente seleccionar ese valor y establecer “desde cero” el aspecto de cada borde. Cuando está seleccionado Personalizar como valor se pueden utilizar los cuatro botones de la sección Vista previa que representan cada borde para ocultar o establecer el aspecto de cada uno. Si un borde va a estar presente en el recuadro, su botón correspondiente aparecerá presionado. Pulsando con el ratón sobre un botón “presionado”, el botón pasa a estar no presionado, con lo que el borde correspondiente no se verá. Además, si se selecciona un tipo de línea, color o ancho diferente, al “presionar” el botón de uno de los bordes, ese borde adoptará ese nuevo aspecto.

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Para establecer un color de fondo para un párrafo se utiliza la ficha Sombreado:

En la sección Relleno se elige el color y en la sección Tramas la forma en que se aplica el color al fondo del párrafo. Obviamente se pueden aplicar bordes y sombreados a la vez. Si tu color deseado no es uno de los predeterminados (recuerda que al poner el cursor sobre ellos te aparecerá el nombre del color, algo útil para la realización de los ejericicios de este curso), pulsa el botón Más colores... y aparecerá un selector de color con dos fichas, una para elegir entre una amplia gama y la otra para determinar de forma precisa el color, indicando la cantidad de rojo, azul y verde de la mezcla (entre 0 y 255 cada valor):

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Tanto los bordes como los sombreados se pueden aplicar con el alcance de todo el párrafo o sólo del texto que contiene. Si se aplican al párrafo, los bordes y los sombreados cubrirán todo el espacio del párrafo, independientemente de que haya texto o no. Si hay un texto seleccionado, se pueden aplicar al texto, de forma que sólo cubran al propio texto. Con el botón

que se encuentra en Inicio >> Párrafo >> Bordes aparece una lista desplegable que permite ajustar todos y cada uno de los bordes:

El botón recuerda el último borde ajustado y para repetirlo basta con pulsar el botón, sin desplegar la lista. >>> Prueba las distintas opciones de bordes y sombreados para asegurarte de que conoces sus posibilidades.

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Crea un documento denominado “Recuadros” como el siguiente:

2.7. Columnas Sección 2.7

Columnas

Si quieres crear un documento con un formato de texto en varias columnas a lo ancho de la página, como se hace habitualmente en los periódicos y en las revistas, necesitarás utilizar el cuadro de diálogo Columnas. El estilo en columnas se puede aplicar a todo un documento, también a una parte concreta dentro de un documento, para lo cual, antes de utilizar este cuadro de diálogo, se debe seleccionar la parte que se quiera distribuir en columnas. O también a lo que haya desde la posición actual del cursor de texto y hasta el final del documento. Podemos establecer rápidamente un estilo de columnas seleccionándolo de entre una de las opciones que aparecen al pulsar la opción Diseño de página >> Columnas. Si en esta lista seleccionamos la opción Más Columnas aparecerá el cuadro de diálogo Columnas desde donde podremos configurar de forma más precisa el estilo de las columnas.

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El resto de los elementos del cuadro de diálogo sirve para especificar el número de columnas entre las que se debe distribuir el texto a lo ancho de la página (entre los márgenes, claro), el espacio de separación entre las columnas y si se ha de dibujar una línea de separación entre las columnas. El número de columnas se indica con el cuadro correspondiente o eligiendo uno de los modelos de la sección Preestablecidas. Eligiendo uno de los modelos se establecen automáticamente los anchos de las columnas y las separaciones entre ellas, aunque se pueden modificar esos valores según interese. Una vez establecido el número de columnas, en la sección Ancho y espacio puedes ajustar el ancho de cada una y la separación entre cada dos (aparecen los valores de tres columnas, pero si se indica un número mayor de columnas, aparecerá una barra de desplazamiento para ver o cambiar los valores de las otras columnas). Si activas la opción Columnas de igual ancho, bastará con que especifiques el ancho de la primera columna y el espacio de separación con la siguiente. Se aplicarán esos valores a todas las columnas. Por último, activando Línea entre columnas se dibujan líneas de separación. A continuación se muestra un ejemplo de un texto a dos columnas. Para ver su efecto es necesario activar la vista Diseño de impresión.

Como indica el texto del ejemplo, la parte del documento que tiene formato a varias columnas se identifica como una sección aparte del documento, siendo otras secciones lo anterior y lo posterior. Cuando se quiere tener en un documento una parte con unas características de formato de página particulares y distintas de las otras partes (número de columnas, márgenes, orientación del papel, etcétera), se crea una sección. Veremos algo más sobre secciones en el siguiente tema. Si estamos escribiendo un texto en varias columnas y queremos pasar a la siguiente columna sin llegar hasta el final de la columna actual, entonces debemos insertar un salto de columna. Para ello hay que seleccionar Diseño de Página >> Configurar Página >> Saltos >> Saltos de página >> Columna. Prueba la inserción de saltos de columna en un texto.

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2.8. Cómo dar formato correctamente Sección 2.8

Cómo dar formato correctamente

Para comprender mejor las buenas costumbres a la hora de dar formato, vamos a ver los siguientes documentos de muestra: documento correcto y documento incorrecto. Como puedes ver, el aspecto de ambos documentos es muy similar. Sin embargo, a uno se le ha dado formato de manera correcta mientras que en el otro nos hemos dedicado a hacer "chapucillas" para que, aparentemente, tenga un aspecto similar al correcto. Nuestra intención en este curso es que dejemos de hacer estas "chapucillas" que todos hemos realizado en algún momento y que hagamos un uso correcto de Word. La ficha Mostrar, que aparece en la figura, está accesible desde el Botón de Office, en las Opciones de Word:

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Dentro de esta ficha solo nos interesa la sección Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla. Selecciona la opción Mostrar Marcas de formato de la sección y observa cómo aparecen tus documentos. ¡Verás que se han llenado de símbolos que tú anteriormente no veías! Esos símbolos son las marcas de formato. Vamos a comentar algunas de ellas: El símbolo ¶ indica que hay un salto de línea, es decir, que has pulsado la tecla Intro. Entre dos párrafos consecutivos solo debe existir un salto de línea. El símbolo · es el espacio en blanco. En tus documentos sólo debería aparecer este símbolo entre las palabras. Si no es así, entonces es que has estado usando los espacios en blanco para algo que no debías (alinear texto, colocar una imagen...). El símbolo indica que has usado la tecla Tab . Si has usado bien las tabulaciones no deberían aparecer varios de estos símbolos seguidos. Las indicaciones de salto de página, de sección, etc aparecen como una línea horizontal en gris que contiene un texto indicando el tipo de salto que es. Vamos a abrir los documentos de muestra (documento correcto y documento incorrecto). Sin las marcas de formato, ambos documentos son aproximadamente iguales. Sin embargo, haz que se vean todas las marcas y observa las diferencias entre ambos documentos. En el primer documento el formato se ha aplicado correctamente. Sin embargo, en el segundo documento podrás ver un exceso de marcas de formato. Vamos a comentar los errores más importantes que se han cometido en él: Uso de los espacios en blanco y de tabulaciones para alinear el texto. Esto se puede ver en el texto "Informe presentado por...". Lo correcto es establecer el texto como alineado a la izquierda. Separación del texto de un párrafo de múltiples líneas en múltiples párrafos de una línea (separados mediante un salto de línea). Esto también se ve en el texto

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"Informe presentado por...". La división del párrafo en subpárrafos se ha hecho para colocar el texto, pero no es la manera adecuada de hacerlo. Lo correcto es agrupar todo el texto en un único párrafo y aplicar una sangría por la izquierda para acotar el margen izquierdo de dicho párrafo. Uso de saltos de línea adicionales para separar párrafos. Se puede apreciar entre el título y el subtítulo del documento o antes del esquema del informe. Lo correcto sería configurar adecuadamente el espaciado anterior o posterior de los párrafos correspondientes. Uso de saltos de línea para pasar de una página a otra. Esto sucede al final de la página 1. Se soluciona insertando un salto de página. De los distintos tipos de saltos se hablará posteriormente. Uso indiscriminado de tabulaciones para colocar el texto. Esto se ha aplicado en la tabla. Lo correcto es usar un único tabulador para separar dos fragmentos de texto. Si el tabulador definido no se adecua a nuestras necesidades debemos configurarlo como hemos visto en una sección anterior. Sustitución de listas y esquemas numerados por tabulaciones y espaciados "a ojo". Esto sucede en el "Esquema del Informe" y en la lista del punto 1. Lo correcto es definir de forma precisa un esquema numerado o una lista (de viñetas o de números) que se adecúe a nuestras necesidades. Puedes pensar que si el resultado final de los documentos es prácticamente el mismo, ambas alternativas son igual de válidas. Si es así, estás equivocado. Para convencerte de lo contrario, puedes probar a hacer cambios en el formato de ambos documentos o a modificar el texto y observar cuál es el resultado en ambos casos. Por ejemplo, aumenta (o disminuye) de manera sensible el tamaño de la fuente del texto "Informe presentado por..." o del "Esquema del Informe" . Prueba también a añadir más texto en el párrafo "Informe presentado por..." o en alguno de los elementos de la tabla. Las diferencias entre el comportamiento de uno y otro documento son muy claras. Modificar el tamaño de la fuente de un párrafo y añadir o quitar algo de texto en un documento ya formateado es algo habitual y el aspecto global del documento no debe variar sensiblemente por esas pequeñas alteraciones. Esta es la razón por la que debes hacer un buen uso de los formatos. De aquí en adelante, ten estos conceptos en mente cuando prepares tus documentos Word y, por supuesto, cuando entregues los ejercicios de este curso. Evidentemente, estos son algunos aspectos que los profesores tenemos en cuenta en la evaluación. El manejo de estilos es otro punto clave para aprender a dar formato de forma elegante y con poco esfuerzo a un documento. A dicho punto se dedica la siguiente sección.

2.9. Estilos Sección 2.9

Estilos

Éste es uno de los conceptos básicos que debes aprender para manejar correctamente Word. Un uso correcto de los estilos te permitirá dar formato a documentos largos ahorrándote mucho trabajo. Es importante que trabajes a fondo los conceptos que se explicarán en esta sección. Un estilo es conjunto de características de formato determinadas que se aplican sobre uno o más párrafos y que hace a esos párrafos distintos en algo, mucho o poco, de los demás párrafos del documento. Hay que entender la palabra párrafo en un sentido amplio que puede referirse también a los títulos de las secciones, a los pies de las ilustraciones, a los pies de páginas, a las listas con viñetas, una fila de una tabla creada mediante tabulaciones, etc. Supongamos que tenemos un documento con párrafos de distinto formato, y que añadimos un nuevo párrafo al que le queremos asignar el formato de un párrafo anterior. Para hacer esto existen dos posibilidades: podemos copiar el formato de otro elemento del mismo tipo utilizando el botón Copiar formato , o crear un estilo para ese tipo de párrafos y aplicar ese estilo. La segunda opción es la más recomendable cuando el documento es de tamaño medio o grande y cuando hay un número considerable de formatos distintos a utilizar. La copia de formatos utilizando el botón Copiar formato resulta incómoda porque primero hay que localizar un párrafo con las características de formato deseadas y esa búsqueda puede llevar tiempo si no hay cerca un párrafo adecuado. Lo más cómodo, cuando se ha de aplicar un formato más o menos habitual a un párrafo, es tener definido un estilo con un nombre concreto, de forma que baste con elegir ese nombre de una lista de estilos para aplicarlo al párrafo (o párrafos) seleccionado(s). Identificación de estilos

Cuando creamos un nuevo documento ya hay unos pocos estilos definidos de forma predeterminada. Básicamente se trata del estilo de párrafo denominado Normal, el de los párrafos “normales” del documento, y una serie de estilos para los párrafos que sean títulos de apartados o secciones de nuestro documento (Título 1, Título 2, etcétera). Los nombres de los estilos que están disponibles en cada momento en un documento se pueden ver en Inicio >> Estilos:

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Los estilos que aparecen en la lista pueden variar. En la lista, los nombres de los estilos se mostrarán con la apariencia que tendrán los párrafos a los que se les aplica ese estilo concreto. Además, si colocas el ratón sobre uno de los estilos verás que el párrafo en el que se encuentra el cursor dentro de tu texto cambia automáticamente para que puedas ver el efecto que tiene aplicar este estilo. Sin embargo, si quitas el ratón de dicho estilo, el texto volverá a su estilo original. Para aplicar el estilo de manera permanente al párrafo (o párrafos) seleccionado(s) basta con que lo selecciones en esa lista. Los que aquí aparecen son los llamados estilos rápidos de plantilla. Sin embargo, estos no son los únicos estilos que, por defecto, trae la plantilla normal de Word. Si abres el panel de Estilos (puedes hacerlo a través de Inicio >> Estilos >> # ) verás que abajo tiene un botón Opciones... Pulsa sobre él y aparecerá un cuadro de diálogo llamado Opciones del panel de estilos. En Seleccionar estilos que desea mostrar selecciona la opción Todos los estilos de la lista desplegable y pulsa el botón Aceptar. Verás que en el panel de Estilos ahora aparece una lista mucho mayor en la que podrás ver todos los estilos que Word ya ha predefinido por ti.

El panel Estilos lo vamos a utilizar bastante a lo largo de esta sección. Así que, recuerda: podrás acceder a él a través de Inicio >> Estilos >> #. Creación de estilos

Tú también puedes crear tus propios estilos. Los nombres que les pongas aparecerán posteriormente en el panel Estilos. Para crear un nuevo estilo lo más fácil es que ajustes las características de formato en el primer párrafo que haya de ese estilo y, a continuación, pulses sobre el botón Nuevo Estilo diálogo:

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del panel de Estilos. Aparecerá el siguiente cuadro de

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Pon el nombre de tu nuevo estilo en donde pone Nombre (en este caso, le hemos llamado Capítulo) y pulsa el botón Aceptar. Se habrá añadido el nuevo nombre de estilo a la lista de estilos. A partir de ahora, cada vez que queramos que un párrafo tenga ese estilo, bastará seleccionar el párrafo y elegir ese nombre de estilo en la lista del panel Estilos. Modificación de estilos

Supongamos que queremos modificar el nuevo estilo creado Capítulo. Desde el panel Estilos podemos modificar cualquiera de los estilos existentes. Al colocar el ratón sobre cualquiera de los estilos de la lista verás que a su derecha aparece una flecha ( ). Pulsa sobre ella y selecciona la opción Modificar... Verás que aparece el cuadro de diálogo Modificar el Estilo.

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... Pulsa en la flecha ...

... y pulsa en Modificar ...

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En la sección de Propiedades puedes cambiar el nombre del estilo, el estilo base cuyas características se toman como punto de partida y el estilo que se dará al siguiente párrafo mientras se escribe. En la sección de Formato tienes algunos botones útiles para modificar las características más habituales, así como una vista previa. Pero con el botón Formato que hay abajo a la izquierda, puedes acceder a los cuadros de diálogo de formato que hemos visto en esta lección (y alguno más):

En los cuadros de diálogo puedes realizar ajustes finos de las características de formato. Activando la casilla de verificación Actualizar automáticamente, Word modificará el estilo cada vez que cambies el formato de un párrafo con este estilo. Y la casilla Agregar a la plantilla permite añadir el estilo a la plantilla del documento, de forma que esté disponible también para otros documentos. Recordatorio

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Es importante que hayas comprendido bien la diferencia entre modificar el formato del texto de manera directa y hacerlo utilizando estilos. No sigas adelante si no tienes estos conceptos claros, pues son fundamentales. Modificar directamente el formato de un párrafo que tenga un estilo previamente asignado no es una buena costumbre si estás manejando estilos en el documento. Esta opción sólo es adecuada si, por ejemplo: quieres resaltar alguna palabra en negrita o en cursiva, si tienes que usar superíndices o subrayados, si vas a hacer un cambio que sólo quieres que afecte a dicho párrafo (o a un fragmento de él) pero no al resto de párrafos que utilizan el mismo estilo, etc. Sin embargo, si quieres que dicha modificación aparezca en todos los párrafos que utilicen dicho estilo (y en los estilos que se basen en él), debes modificar el estilo correspondiente tal y como se ha explicado en esta sección

2.10. Ejercicios para practicar Sección 2.10

Ejercicios para practicar

Formatos y más formatos

Te damos un documento de Word con el texto sin ningún formato y debes conseguir que tenga el aspecto más parecido al documento solución: Pulsa aquí para obtener el documento de partida Pulsa aquí para ver cómo debes dejar el documento

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Las únicas dos fuentes que se utilizan en el documento solución son Times New Roman y Arial. No te damos más pistas. Estilos y más estilos

Te damos un documento de Word con el texto sin ningún formato y debes conseguir que tenga el aspecto más parecido al documento solución. Este es un ejercicio guiado, por lo que es muy recomendable que lo hagas: Pulsa aquí para obtener el documento de partida Pulsa aquí para ver cómo debes dejar el documento Pulsa aquí para ver el documento de ayuda para hacer el ejercicio El documento es largo (6 páginas), por lo que debes hacer todo lo posible para ahorrar trabajo. Trabaja con estilos: crea uno para cada tipo de párrafo y aplícalo luego donde resulte adecuado.

2.11. Ejercicios para entregar Sección 2.11

Ejercicios para entregar

Ejercicio 1: Formato

Te damos un documento de Word con el texto sin ningún formato y debes conseguir que tenga el aspecto más parecido al documento solución. Puedes descargarte este archivo comprimido (ZIP) con todo el material necesario para hacer este ejercicio. O puedes descargarte el material archivo a archivo: Pulsa aquí para obtener el documento de partida

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Pulsa aquí para ver cómo debes dejar el documento A continuación se dan algunas pautas para resolver el ejercicio: A lo largo del texto verás que hay palabras y párrafos que tienen algunas propiedades de formato de fuente distintas. Añade las que consideres oportunas. También verás que hay cierta separación adicional entre algunos párrafos. Incrementa esta separación usando el espaciado anterior y posterior convenientemente. Todo el texto está en Verdana 12 ptos. y con un espaciado posterior de 6 ptos. excepto: El título, que está en Arial Narrow a 22 y 36 ptos, en negrita, versales y con sombra. Haz que el título quede alineado más o menos como en el modelo usando las sangrías de párrafo. El autor, que está en Arial 10 ptos. en azul y centrado. La información del juego, que está en Times New Roman 10 ptos en cursiva (OJO: Todo el texto está en un único párrafo. No puedes usar saltos de línea para que quede como en el documento de muestra. Usa convenientemente las sangrías). Sobre el formato de los títulos de las secciones hablaremos más adelante. Las notas finales, que están a tamaño 9 ptos. Crea dos listas multinivel distintas: Una para las numeraciones del índice (y que tendrás que usar para el título de cada una de las secciones del documento). Esta lista tiene las siguientes características: Nivel 1: Alineación de los número izquierda a 0cm, sangría de texto en 0,6cm y número seguido de espacio. Nivel 2: Alineación de los número izquierda a 0,6cm, sangría de texto en 1,2cm y número seguido de espacio. Nivel 3: Alineación de los número izquierda a 1,6cm, sangría de texto en 2,2cm y número seguido de espacio. Para las títulos de las secciones, además de usar las listas multinivel, tendrás que ponerlos en versales y en negrita y con un espaciado anterior de 12ptos. Otro para las listas de viñetas de los apartados 2 y 3 (Los símbolos de las viñetas pertenecen a la fuente Wingdings): Nivel 1: Alineación de la viñeta a 0cm, sangría de texto en 0,3cm y número seguido de espacio. Nivel 2: Alineación de la viñeta a 0,4cm, sangría de texto en 0,9cm y número seguido de espacio. Recuerda que tendrás que cambiar el espaciado de los párrafos que forman estas listas multinivel para indicar que sí hay que agregar espaciado entre párrafos del mismo estilo. La "tabla" del final del documento has de crearla usando tabulaciones. Una ayuda: Los tabuluadores ya han sido insertados en el texto base. Configúralas a 1cm, 7cm, 9,5cm, 12cm y 14cm y d ecide cómo alinear el texto en estos tabuladores para que quede como en la muestra. Los símbolos que aparecen en las tablas y en las notas del final los has de insertar tú. Aparecen dentro de los caracteres de la fuente Wingdings (cuadrado y diana) y tienes que ponerlos como superíndices. IMPORTANTE: No uses saltos de línea para añadir espacio entre párrafos, ni espacios en blanco y/o tabuladores "a ojo" para alinear o centrar párrafos. Si lo necesitas, usa las propiedades de párrafo (espaciado anterior y posterior, sangría, etc.) que has estudiado en esta lección. Una vez terminado el ejercicio usa la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el documento (ejercicio1.docx). Este ejercicio está identificado como Ejercicio 1: Formato. Ve a la página de Inicio y pulsa en el icono Entrega de ejercicios:

Llegarás a la lista de ejercicios para entregar:

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El primero de ellos tiene el título que te corresponde ahora. Pulsa sobre el nombre (Ejercicio 1: Formatos) y llegarás a la pantalla que te permite enviar tu solución:

Para enviar tu archivo solución debes pulsar el botón Cargar archivo. Puedes cargar varios archivos, aunque normalmente te pediremos sólo uno (la base de datos en este caso).

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Con el botón Examinar localizas y seleccionas el archivo a cargar. Pulsando el botón Cargar se envía el archivo. Lo que tarde dependerá de lo grande que sea el archivo. Nota: Los nombres de archivos no pueden tener ni vocales acentuadas, ni eñes ni otros caracteres especiales. Una vez enviado el archivo lo verás en la lista de archivos cargados:

Si tuvieras que enviar más archivos, bastaría con que usaras más veces el botón Cargar archivo . Una vez cargados todos los archivos debes usar el botón Enviar trabajo para que se realice el envío. Una vez que el profesor haya calificado tu ejercicio podrás ver la calificación en la herramienta Mis calificaciones (página de Inicio). Aparecerá un chivato en la asignatura en tu lista de asignaturas del CV. Recuerda que puedes ver los comentarios de corrección del ejercicio utilizando el vínculo "Calificado" que aparecerá, una vez que se haya calficado, debajo del nombre del ejercicio dentro de Entrega de ejercicios:

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Si pulsas en el vínculo "Calificado", verás los comentarios de corrección:

El profesor puede tardar un poco en corregirte el ejercicio. Dependerá de la cantidad de ejercicios que hayáis enviado los alumnos del curso. En condiciones normales no tardará más de una semana, pero en algunas épocas de muchas entregar puede que tarde un poco más. 2.12. Ejercicios para entregar (2) Sección 2.12

Ejercicios para entregar (2)

Ejercicio 2: Estilos

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Te damos un documento de Word con el texto sin ningún formato y debes conseguir que tenga el aspecto más parecido al documento solución. El documento es largo, por lo que debes hacer todo lo posible para ahorrar trabajo. Trabaja con estilos: crea uno para cada tipo de párrafo y aplícalo luego donde resulte adecuado. En el documento de muestra se han anotado los estilos que has de usar usando unos recuadros con fondo amarillo. Estas anotaciones NO han de aparecer en tu solución. Pulsa aquí para decargar un archivo ZIP con todo el material necesario para completar la práctica Pulsa aquí para obtener el documento de partida Pulsa aquí para ver cómo debes dejar el documento NOTA: Los cuadros amarillos sirven para que entiedas qué estilos se aplican a los párrafos. NO has de añadirlos al documento final Pulsa aquí para obtener los datos de los estilos que has de definir Es muy recomendable revisar el ejercicio para practicar sobre estilos (en la sección 2.9) antes de hacer este ejercicio. Una vez terminado el ejercicio usa la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el documento (Ejercicio2.docx). Este ejercicio está identificado como Ejercicio 2: Estilos. Recuerda que podrás ver los comentarios de corrección del ejercicio utilizando el vínculo "Calificado" que aparecerá, una vez que se haya calificado, debajo del nombre del ejercicio dentro de Entrega de ejercicios.

3. Formato de página

Lección 3: Formato de página

Planteamiento

Requisitos previos

Haber completado la Lección 2. Objetivos de la Lección 3

Conocer las distintas opciones de formato que contempla Word para las páginas. Tamaños, márgenes y bordes. Encabezados y pies de página. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 3.1 El aspecto de la página 3.2 Orientación y márgenes 3.3 Números de línea y bordes 3.4 Encabezados y pies de página 3.5 Secciones y saltos Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta tercera lección no te llevará mucho tiempo, menos de una semana.

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3.1. El aspecto de la página Sección 3.1

El aspecto de la página

En este tema nos ocuparemos de aquellas características de formato que tienen que ver con el soporte sobre el que se encuentra dispuesto el documento: las páginas. Aprenderemos a establecer los márgenes y los bordes de las páginas, a colocar la numeración de las páginas, así como encabezados y pies. También veremos cómo cambiar el formato de determinadas páginas del documento mediante el establecimiento de secciones. >>> En esta lección practicarás con un ejemplo de documento. Pulsa aquí para obtener el ejemplo de documento (es el mismo de la Sección 1.6). Cuando te pregunte si quieres abrirlo o guardarlo, dile Guardar. Una vez guardado te ofrecerá abrirlo: dile que lo abra (si no te ofrece abrirlo, usa Word para abrirlo). El diseño general de las páginas

Las características generales de las páginas de un documento se establecen a través del cuadro de diálogo Configurar página, al que accedes seleccionando la opción Diseño de página >> Configurar página >> #. Con este cuadro de diálogo puedes establecer el tamaño del “papel”, su orientación, los márgenes y ciertos aspectos relativos a la encuadernación. Los ajustes se realizan mediante las distintas fichas que componen el cuadro de diálogo. Lo primero que debes establecer es el tamaño del papel que utilizarás para imprimir el documento, de forma que el aspecto del documento sea el mismo en Word que en el papel donde lo imprimirás. Si el tamaño de las páginas en Word no coincide con el tamaño de las hojas de papel donde se imprime el documento, o bien habrá más espacio en blanco en las hojas impresas del que se desea, o bien los márgenes derecho e inferior se verán más pequeños en las hojas impresas, pudiendo incluso perderse texto por la derecha o por abajo. En la siguiente ilustración se pueden ver estos problemas:

El tamaño habitual de página en España es A4. Es el tamaño de página que Word asigna por defecto, aunque se puede cambiar si se quiere imprimir el documento en hojas de distinto tamaño, así como en cuartillas o sobres. Podemos cambiar el tamaño de la página seleccionando uno de los tamaños existentes en la lista desplegable Diseño de página >> Configurar página >> Tamaño. En algunos casos puedes necesitar especificar un tamaño especial que no esté contemplado en la lista. Para establecer este tamaño específico de la página utilizaremos el cuadro de diálogo Configurar página, accesible desde Diseño de página >> Configurar página >> #:

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Otra forma de acceder a este cuadro de diálogo es desde Diseño de página >> Configurar página >> Tamaño >> Más tamaños de papel :

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Para establecer nuestro propio tamaño de página usaremos los cuadros Ancho y Alto que aparecen en este cuadro de diálogo. También puedes indicar en esa ficha el origen del papel en la impresora para las páginas, distinguiendo entre la primera y las demás. Si la primera página es una portada, puede que quieras imprimirla en el papel (cartulina, por ejemplo) de otra bandeja distinta de donde está el papel normal para el resto de las páginas. Y el botón Opciones de impresión... (esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Configurar página) da paso al cuadro de opciones de Word, en particula a la opción Mostrar >> Opciones de impresión, que te permite especificar tus preferencias generales de impresión:

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Impresión del documento

Ahora que hemos visto las preferencias de impresión, hagamos un inciso para saber cómo se imprimen los documentos. Por supuesto, para poder imprimir es necesario que esté instalada alguna impresora en Windows. Si es así, desde el Botón de Office >> Imprimir se da paso al cuadro de diálogo Vista previa e impresión del documento. Selecciona Imprimir, para imprimir todas las páginas con los ajustes de impresión predeterminados:

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El cuadro de diálogo tiene las siguientes secciones y controles: 71 de 173

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Impresora: Permite elegir la impresora de la lista desplegable. El botón Propiedades permite configurar la impresora, lo que obviamente depende de cada impresora concreta y sus posibilidades. Es importante saber que el documento, además de en papel, se puede imprimir (o importar) a un archivo (p.ej. un archivo de formato PDF o MDI), para llevar ese archivo de impresión a otra máquina donde esté la impresora donde imprimir. Intervalo de páginas: Por defecto se imprimen todas las páginas del documento, pero se puede elegir imprimir la página actual o lo que esté seleccionado, así como especificar un intervalo de páginas. Copias: Se puede indicar que se impriman varias copias y si es así, cómo se deberán imprimir las páginas: todas las de la primera copia antes de empezar con la segunda (casilla Intercalar activada) o todas las primeras, luego todas las segundas y así sucesivamente. Imprimir e Imprimir sólo: Para indicar que se impriman determinadas partes del documento y para imprimir sólo las páginas pares o las impares. Zoom: Permite ahorrar papel imprimiendo varias páginas por hoja, así como escalar el documento para imprimirlo en hojas de tamaño distinto al establecido para el papel en el cuadro Configurar página. Recuerda que para ver cómo queda el documento de forma precisa puedes usar la Vista Preliminar, seleccionando esta opción del cuadro de diálogo Vista previa e impresión del documento. Recuerda que a él accedemos desde el Botón de Office >> Imprimir. Debe haber alguna impresora instalada para que esté disponible la vista preliminar.

Asegúrate de tener abierto el documento "Ejemplo" que has cargado al principio de esta página. Entonces, sigue estos pasos: Observa la forma que tiene el documento actual con la vista preliminar: ¿cuántas páginas tiene? ¿qué tamaño de papel tiene establecido? Cambia el tamaño del papel a A3: ¿cómo ha cambiado el documento? ¿cuántas páginas tiene ahora? Cambia ahora el tamaño del papel a A5: ¿cómo ha cambiado el documento? ¿cuántas páginas tiene ahora? Cambia ahora el tamaño del papel a 10 cm. por 15 cm.: ¿cómo ha cambiado el documento? ¿cuántas páginas tiene ahora? Deshaz todos los cambios para dejar el documento como al principio (o ciérralo sin guardar los cambios y vuelve a abrirlo).

3.2. Orientación y márgenes Sección 3.2

Orientación y márgenes

Para poder ver el efecto que tiene el cambio de los márgenes sobre las páginas del documento, asegúrate de que ves los límites del texto. Para ello has de acceder a las Opciones de Word (recuerda que están accesibles desde el Botón de Office) y en la opción Avanzadas buscar la sección Mostrar contenido del documento y activar la casilla de verificación Mostrar límites de texto.

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Además, asegúrate de tener seleccionada la vista Diseño de impresión (en el grupo de opciones Vista >> Vistas de documento). Ahora podrás ver delimitada por finas líneas la zona de la página donde se ubicará el texto de los párrafos del documento:

La zona exterior es la que corresponde a los márgenes del documento, zona en blanco a respetar para que el documento no tenga un aspecto recargado (imagina un documento sin márgenes, con el texto llegando al borde mismo del papel). Aunque en algunos de los márgenes puede haber algo de texto, como los encabezados y los pies de página, e incluso

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pueden colocarse textos breves en los márgenes, por medio de cuadros de texto, que sirvan como anotaciones. Los márgenes se establecen desde Diseño de página >> Configurar página >> #, o bien desde Diseño de página >> Márgenes >> Márgenes personalizados... De ambas formas se accede al mismo cuadro de diálogo:

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Esta es la ficha que sirve para establecer, en primer lugar, la orientación del papel. La sección Orientación te permite indicar si quieres un documento con hojas verticales (lo más habitual) o apaisadas (horizontales). La orientación también se puede cambiar fácilmente desde la opción Diseño de página >> Configurar Página >> Orientación.

Y tras establecer la orientación, lo siguiente que debes indicar es cuál es el diseño general de las páginas, dentro de las posibilidades que te ofrece la lista Varias páginas. Además, de la disposición normal que se muestra en el cuadro anterior, tienes estas otras posibilidades:

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Márgenes simétricos sirve para documentos que se van a imprimir a doble cara y entonces, en lugar de hablar de margen izquierdo y derecho hablamos de margen interior y margen exterior. Las páginas pares e impares tienen los márgenes cambiados (simétricos), de forma que al encuadernar haya la misma separación entre el texto y la encuadernación. Observa que al elegir esta opción los cuadros Izquierdo y Derecho de la sección márgenes pasan a llamarse Interior y Exterior. Las otras dos opciones sirven para ahorrar papel al colocar más de una página en cada cara del papel. En nuestro caso se supone que el documento va a ser impreso a una cara (una página por hoja) y se pueden establecer medidas para los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho, de forma que todas las páginas tendrán exactamente esos márgenes. Si el documento va a ser encuadernado, se puede establecer un margen adicional de encuadernación, que se añadirá al margen izquierdo para respetar el espacio que se necesita para la espiral, el canutillo o la goma que se utilizará para encuadernarlo:

En la ficha Márgenes puedes especificar las medidas de todos esos márgenes. Además, si vas a encuadernar el documento por el lado más corto, elige Arriba en la lista Posición del margen interno, en lugar de Izquierda. Definiendo los márgenes simétricos, además de definir el documento como a doble página, se hace que el margen izquierdo de las páginas impares sea igual que el margen derecho de las páginas pares (margen interior en ambos casos) y que el margen derecho de las páginas impares sea igual que el margen izquierdo de las páginas pares (margen exterior en ambos casos). De esta forma, tras imprimir, el espacio ocupado por el contenido del documento en cada cara de una hoja coincide (si se mira al trasluz, se podrá comprobar). La tercera ficha del cuadro de diálogo Configurar página, la ficha Diseño ofrece más opciones para el diseño general de la página:

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Los encabezados, como veremos en seguida, son textos que se colocan en el margen superior. Los pies, en cambio, se sitúan en el margen inferior. En la sección Encabezados y pies de página hay opciones que afectan a cómo los debe colocar Word en las páginas. A menudo hacemos que la primera página del documento sea diferente, por ejemplo para que no haya encabezado y/o pie de página (si el encabezado coincide con el título del documento que ya se ve en la primera página, ponerlo resulta redundante; o indicar que esa primera página es la número 1 también puede sobrar). Y si el documento se va a imprimir a doble cara para ser encuadernado, a menudo se prefiere tener encabezados o pies simétricos, para lo cual hay que tratar las páginas pares y las impares de forma diferente. En la siguiente ilustración puedes apreciar cómo los márgenes de las páginas pares e impares del documento son simétricos y cómo los encabezados y pies de las páginas impares son distintos de los de las pares:

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En la misma sección de la ficha puedes especificar la distancia a la que se han de poner los encabezados y pies, desde el margen superior e inferior, respectivamente. En la siguiente sección puedes indicar cómo se ha de ajustar el texto dentro de la página. Lo normal es que se ajuste al margen superior. Por último, desde esta ficha también puedes establecer un borde a todas las páginas del documento, pulsando el botón Bordes en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo Configurar Página. Verás que con este botón accedes al cuadro de diálogo Bordes y sombreado que ya estudiaste con anterioridad en la lección 2. Hablaremos más sobre los bordes de página en la siguiente sección.

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Abre el documento "Ejemplo", si no lo tienes ya abierto, y sigue estos pasos: ¿Qué márgenes tiene establecidos el documento? Cambia la orientación del documento a horizontal. ¿Cómo cambian los márgenes? Observa cómo cambia el aspecto del documento en la vista preliminar. Vuelve a poner la orientación en vertical. Cambia el margen derecho para que sea igual que el izquierdo y observa cómo quedan de simétricas las páginas. Ahora, observa cómo cambia el documento al establecer el margen de encuadernación en 1 cm., 2 cm. y 3 cm. sucesivamente. ¿Hay diferencias entre las páginas pares y las impares? Vuelve a poner 0 en el margen de encuadernación y a 2 cm. el margen derecho. El documento debe estar ora vez en su estado original. Selecciona ahora cada una de las otras tres opciones del menú Varias páginas: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja y Libro plegado. Observa cada vez cómo queda el documento mediante la vista preliminar. Observa especialmente el resultado de la opción de márgenes simétricos y los cambios en los márgenes. Deja finalmente seleccionada esta opción y asegúrate de que la orientación sea vertical (cambia automáticamente a horizontal cuando se elige Libro plegado). Estando activada la opción Márgenes simétricos, establece 1 cm. de margen de encuadernación. Observa el resultado. Deshaz todos los cambios para dejar el documento como al principio (o ciérralo sin guardar los cambios y vuelve a abrirlo).

3.3. Números de línea y bordes Sección 3.3

Números de línea y bordes

Números de línea

En el grupo de opciones Diseño de página >> Configurar página hay un botón Números de línea en el margen izquierdo. En el menú desplegable puedes elegir distintas opciones:

que permite hacer que Word añada automáticamente números de línea

También puedes acceder al cuadro de diálogo Números de línea desde Diseño de página >> Configurar página >> Números de línea >> Opciones de numeración de línea:

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Sus distintas opciones no necesitan explicación (pruébalas). Bordes de página

Para añadir bordes en todas las páginas utilizas la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y sombreado, a la que puedes llegar desde el botón de bordes (recuerda que el aspecto de este botón varía dependiendo de cuál fue la última acción que hiciste con él), que está en el grupo de opciones Inicio >> Párrafo, seleccionando de la lista desplegable la opción Bordes y sombreado:

Como vimos en la sección anterior, esta ficha también es accesible desde el cuadro de diálogo Configurar Página. Esta ficha es prácticamente la misma que la ficha Bordes que ya vimos en la lección anterior. Aquí podrás configurar tanto el estilo como el color y el ancho del borde que rodeará toda la página. La única diferencia es la lista desplegable Arte que te permite crear bordes artísticos tipo grecas:

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El primer ejemplo es un borde tipo Sombra y el segundo tipo tridimensional, que sólo funciona con algunos estilos concretos de líneas múltiples. Los tres de abajo se han creado con la lista Arte. El botón Opciones... abre el cuadro de diálogo Opciones de bordes y sombreado, que te permite especificar, entre otras cosas, la distancia desde el borde de la página (o desde el texto) hasta el borde decorativo.

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Ten en cuenta que la mayoría de las impresoras no pueden imprimir demasiado cerca del borde de la página. Cuando ajustas los márgenes de las páginas, Word te avisa si te sales del área imprimible, pero con los bordes no te dice nada. Puede que tengas que hacer algunas prueba de impresión hasta encontrar el mejor ajuste. Abre el documento "Ejemplo", si no lo tienes ya abierto, y haz lo siguiente: Haz que se vean números de líneas. Prueba estas opciones: reiniciar en cada página, continua (¿cuántas líneas dice que hay en total?), números a 1,5 cm. del texto, iniciar en 10 y mostrar en intervalos de 10 en 10. Observa el resultado de cada cambio antes de realizar el siguiente. Quita los números de línea e intenta reproducir los cinco bordes de página que se mostraron como ejemplos hace un momento. Juega con el espaciado del cuadro de opciones: acércalo al borde de la página y luego al texto. Deshaz todos los cambios para dejar el documento como al principio (o ciérralo sin guardar los cambios y vuelve a abrirlo).

3.4. Encabezados y pies de página Sección 3.4

Encabezados y pies de página

Números de página

En los documentos resulta habitual que las páginas estén numeradas. Para que Word coloque automáticamente el número en las páginas, basta seleccionar la opción Insertar >> Encabezado y pie de página >> Número de página y aparecerá una lista desplegable desde la que podremos seleccionar las configuraciones más comunes de numeraciones de página:

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Con esta lista establecemos si queremos que se coloquen los números en el pie de página (Final de página) o en el encabezado (Principio de página). Los encabezados y pies se tratan en esta misma sección. Verás que al pulsar en una de estas dos opciones aprece un gran número de formatos predefinidos con los que podrás indicar el lugar donde se ha de colocar el número dentro del pie o del encabezado (en el extremo izquierdo, en el extremo derecho o en el centro) así como si quieres añadirle algún otro estilo adicional.. Podemos tener un control más fino del formato de la numeración de página a través del cuadro de diálogo Formato de los números de página. A él accedemos desde la opción Formato del número de página del menú desplegable anterior:

Entre otras cosas, con este cuadro de diálogo puedes establecer el estilo de numeración (árabe, romano o con letras), usando la lista Formato de número, e indicar si quieres que la numeración comience en un número determinado (Iniciar en). La opción Continuar desde la sección anterior de momento simplemente hace que la numeración empiece en el 1. También hay una sección en el cuadro para numerar incluyendo número de capítulo. Para esto tu documento deberá usar estilos (ya los viste en la lección anterior) ya que, como ves en la imagen, habrá que indicar qué estilo es que el representa el número del capítulo. Puedes poner texto junto a los números de página, pero esto veremos cómo hacerlo en seguida. Encabezados y pies

Todos los documentos pueden tener encabezados y pies de página. Son rótulos que se colocan, respectivamente, en el margen superior y en el margen inferior, y que se repiten en todas las páginas. Aquí, antes de nada hay que distinguir entre los documentos a simple página y los que van a doble página. En los primeros, todas las páginas, excepto quizás la 83 de 173

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primera, contendrán el mismo encabezado y el mismo pie. En los documentos a doble página, las páginas impares pueden tener un encabezado y pie distintos de los de las páginas pares. En cualquier caso, como veremos, basta con introducir una vez cada encabezado y pie, y Word se encargará de colocarlos de forma automática en el resto de las páginas. Los encabezados y pies de página se pueden insertar desde las opciones con el mismo nombre en el grupo de opciones Insertar >> Encabezado y pie de página. Al seleccionar la opción deseada se desplegará una lista de opciones con diferentes diseños de encabezados y pies de página. También los podremos cambiar "a mano" con la opción Editar encabezado o Editar pie de página que aparece en sendas listas desplegables. Otra opción es, pulsar dos veces sobre el margen superior o sobre el margen inferior.

En la ilustración anterior puedes ver, además de la barra, la zona reservada para el encabezado con el cursor de texto preparado para aceptar texto y las tabulaciones que ya están establecidas para ese párrafo: una con alineación centrada en el centro y otra con alineación a la derecha en el extremo derecho. Estos ajustes permiten colocar fácilmente un texto a la izquierda, otro en el centro y otro a la derecha, tan sólo pulsando la tecla Tab para separarlos. Si los tabuladores no están en su sitio deberás colocarlos bien antes de seguir.

Por supuesto, el texto del encabezado (o del pie) se puede seleccionar (en parte o todo el párrafo) para establecer las características de formato que se deseen. El encabezado de la ilustración anterior está en fuente Arial Narrow a 10 puntos. También se pueden insertar imágenes en línea con el texto (como veremos en la próxima Lección) Si el documento tiene establecidas diferencias entre las páginas pares e impares, en lugar de aparecer solamente encabezado o pie de página sobre la zona correspondiente, se indica también si es el de las páginas impares o el de las pares. Y si se ha establecido que la primera página es diferente, habrá además un encabezado y pie distintos para ella. Recuerda que estas diferencias entre páginas se establecen en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Configurar página (Sección 3.2). Mientras que estás modificando un encabezado verás que aparece una nueva ficha llamada Herramientas para encabezado y pie de página: Diseño. A través de las opciones de esta ficha se puede, entre otras cosas, insertar texto automático en los encabezados y pies, y desplazarse entre los distintos encabezados y pies:

El grupo de opciones Insertar permite insertar textos especiales, fecha y ahora e imágenes y el botón Cerrar cierra la barra. Los botones para pasar al siguiente o al anterior que aparecen en el grupo de opciones Exploración sólo funcionan si se trata de un documento a doble página y permiten cambiar entre los encabezados o pies de las páginas pares, los de 84 de 173

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las impares o los de la primera página. Vemos que desde aquí también podremos añadir y modificar la numeración de las páginas (en el grupo de opciones Encabezado y pie de página) así como modificar la posición de los mismos con respecto a los márgenes (grupo de opciones Posición). Abre el documento "Ejemplo", si no lo tienes ya abierto, y haz lo siguiente: Haz que los márgenes sean simétricos en las páginas pares y las impares. Haz que se vean las áreas de encabezados y pies (Ver >>> Encabezado y pie de página). Asegúrate de que haya un tabulador exactamente en el centro (8 cm.) y otro en el margen derecho; si no es así, arrástralos a su posición correcta (tanto en el encabezado como en el pie). Crea el siguiente encabezado (fuente Arial a 10 puntos, 6 puntos de espacio posterior y borde inferior):

y el siguiente pie (también en Arial a 10 puntos, sin espacio anterior ni posterior) insertando directamente en el pie el número de página con el botón de la barra de herramientas, sin usar la opción de insertar números de página:

Observa cómo todas las páginas tienen el encabezado y el pie iguales. Ahora, haz que las páginas pares y las impares tengan diseños diferentes (ficha Diseño del cuadro de diálogo Configurar página) y observa cómo desaparecen los encabezados y pies en las páginas pares. Crea para las páginas pares el siguiente encabezado (fuente Arial a 10 puntos, 6 puntos de espacio posterior y borde inferior):

y el siguiente pie (también en Arial a 10 puntos, sin espacio anterior ni posterior) nuevamente insertando directamente en el pie el número de página:

Observa cómo ahora las páginas pares y las impares tienen encabezados y pies distintos. Ahora, haz que la primera página tengan un diseño diferentes (ficha Diseño del cuadro de diálogo Configurar página) y observa cómo desaparecen los encabezados y pies de esa primera página. Crea para ella el siguiente encabezado (fuente Arial a 10 puntos, 6 puntos de espacio posterior y borde inferior):

Deja vacío el pie de página. Observa cómo quedan todas y cada una de las páginas del documento. Guarda el documento (ahora si).

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3.5. Secciones y saltos Sección 3.5

Secciones y saltos

Seguramente te has fijado que en algunos cuadros, como en el de configuración de la página, hay una lista desplegable que permite indicar dónde se han de aplicar los cambios: en todo el documento o de aquí en adelante. Si todas las páginas van a tener el mismo aspecto, la opción de todo el documento resulta adecuada, pero ¿qué pasa si necesitamos que alguna página tenga orientación distinta o márgenes distintos? La respuesta está en la secciones. Una sección es una parte del documento que tiene un aspecto distinto a lo anterior (o a lo siguiente). En ocasiones se crean secciones automáticamente: por ejemplo, cuando hacemos que una parte del documento tenga varias columnas. A medida que vamos creando secciones para las necesidades especiales, tenemos distintas zonas del documento que se pueden configurar independientemente. Cuando hay varias secciones a menudo se nos pregunta a qué sección queremos aplicar los cambios que hacemos en cuadros de diálogo. Debemos tener cuidado, pues podemos creer que estamos haciendo cambios en una sección y que se estén aplicando sobre otra por no fijarnos en cuál es la que se indica. Supongamos que quieres tener una de las páginas en horizontal, manteniendo la orientación vertical para las demás. Lo que debes hacer primero es colocarte al principio del texto donde requieres esa orientación horizontal. Por ejemplo al principio del título "Inicio de Word" en el documento de ejemplo:

Luego inserta una nueva sección: Diseño de página >> Configurar página >> Saltos >> Saltos de sección: Página siguiente. Verás que el párrafo "Inicio de Word" ha cambiado automáticamente de página.

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Luego, elige Diseño de página >> Configurar página >> Orientación y se cambia la orientación a horizontal. Podrás comprobar que efectivamente la orientación cambia a partir de ese párrafo:

Si pasas a la vista Borrador verás que hay una indicación de que hay un cambio (salto) de sección. Ahora el documento tiene dos secciones:

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Si quieres que la nueva sección empiece obligatoriamente en página par o en página impar, puedes indicarlo en la lista Diseño de página >> Configurar página >> Saltos, en la sección Saltos de Sección. Observa que, además de las opciones ya comentadas, existe una opción que nos permite cambiar de sección dentro de una misma página: la opción Sección Contínua. Puedes crear más secciones. Por ejemplo, pon el cursor al principio del título "La barra de estado" y haz que a partir de ahí la orientación vuelva a ser vertical. Ahora tienes tres secciones en documento. Observa cómo ha quedado éste con la vista preliminar. Aprovechando que ya conoces el cuadro de diálogo Salto, vamos a verlo a fondo: La opción Salto de página permite continuar en la página siguiente. La opción Salto de columna permite continuar en la columna siguiente, en un texto dispuesto en columnas, como ya vimos anteriormente. La opción Salto de ajuste de texto termina la línea actual y fuerza al texto a continuar debajo de una imagen, tabla u otro elemento. El texto continúa en la siguiente línea en blanco que no contenga una tabla alineada con el margen izquierdo o derecho.

4. Ilustraciones

Lección 4: Ilustraciones

Planteamiento

Requisitos previos

Haber completado la Lección 3. Objetivos de la Lección 4

Conocer las distintas herramientas de Word que permiten incluir ilustraciones en los documentos, así como crear dibujos sencillos. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 4.1 Inclusión de ilustraciones en los documentos 4.2 Manipulación de las ilustraciones 4.3 Herramientas de dibujo

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4.4 Texto artístico 4.5 Diagramas y cuadros de texto 4.6 Ejercicios para practicar 4.7 Ejercicios para entregar Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta tercera lección no te llevará mucho tiempo, más o menos una semana.

4.1. Inclusión de ilustraciones en los documentos Sección 4.1

Inclusión de ilustraciones en los documentos

“Una imagen vale más que mil palabras”. Los documentos suelen ser más completos y amenos cuando incluyen diagramas, gráficos, fotografías, imágenes, etcétera. La mayoría de las ilustraciones que incorporaremos en nuestros documentos serán archivos generados por otras aplicaciones más especializadas en la edición de gráficos y/o imágenes. Sin embargo, veremos más adelante algunas de las herramientas que dispone Word para la creación de elementos gráficos sencillos. Las ilustraciones se pueden insertar en cualquier parte del documento. Lo más habitual es insertar la imagen como un párrafo vacío (que sólo contenga la imagen), pero nada impide insertar imágenes en medio párrafos con texto o ponerlas sobre el texto o detrás de él. Otra manera de insertar las imágenes es hacerlo dentro de un lienzo de dibujo o dentro de un cuadro de texto (hablaremos de lienzos de dibujo y de cuadros de texto en secciones posterior de esta lección). Las inserción de imágenes y formas se hace desde el grupo de opciones Insertar >> Ilustraciones:

A continuación se explican brevemente las opciones existentes (y las veremos en detale a lo largo de esta lección): Imagen: Permite indicar el archivo del disco que contiene la imagen que se quiere insertar. El cuadro de diálogo Insertar imagen que aparece es el típico cuadro de diálogo de apertura de documentos. Imágenes prediseñadas: Imágenes que vienen con Word (Office) y que están organizadas en una galería. En seguida hablamos un poco más de ellas. Formas: Nos permite añadir dibujos ya creados e incorporados en una galería de Word o lienzos. Un lienzo es un dibujo cuyo tamaño podemos ajustar y que está preparado para contener dibujos creados con las herramientas de dibujo del procesador. SmartArt: Permite la creación de organigramas sencillos que se insertan como imágenes Gráfico: Gráficos de Excel que se crean directamente en Word, con una mini hoja de cálculo, y que se insertan como imágenes. También se pueden pegar ilustraciones que estén en el portapapeles de Windows (por haber sido copiadas de alguna forma mediante la tecla Impr Pant, o mediante Word u otra aplicación). Teniendo el cursor de texto en la posición en la que quieras que esté la ilustración, basta con pegarla (Ctrl+V o con la orden de menú Inicio >> Portapapeles >> Pegar ). Imágenes prediseñadas

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Con Insertar >> Ilustraciones >> Imágenes prediseñadas... haces que aparezca a la derecha el panel de igual nombre en el que puedes buscar y seleccionar las imágenes que quieras colocar en tus documentos:

Se trata de imágenes que vienen con las aplicaciones de Office. El organizador permite ver las imágenes prediseñadas y localizar otros archivos de imágenes del disco de tu ordenador. Además, permite realizar búsquedas y especificar el tipo de archivos que se quieren localizar. Además, si tienes conexión a internet, también podrás buscar imágenes en la colección en línea que pone a tu disposición Microsoft. Para acceder a ella puedes usar la opción Imágenes prediseñadas de Office online, o a través del cuadro de diálogo desde el que puedes organizar los clips contenidos entu disco duro. Una vez localizada la imagen deseada, pulsando en ella se inserta en el documento. A la derecha de la imagen seleccionada (con el puntero del ratón encima) hay una flecha que da paso a un menú que permite insertar la imagen (igual que pulsando en ella) o copiarla al portapapeles, entre otras cosas. >>> En un documento nuevo inserta una imagen prediseñada.

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La imagen, independientemente de cómo se haya insertado (prediseñadas, del portapapeles, de un archivo, etcétera), se coloca en la posición del cursor de texto. Si la imagen no cabe entre los márgenes, se reduce (proporcionalmente en anchura y altura) hasta que quepa. Tras insertarla, la imagen está dentro de un párrafo, como si se tratara de otro carácter más (eso sí, muy grande). De hecho, puedes escribir texto antes y después:

La imagen está, por tanto, anclada al párrafo, ligada a él. Veremos que si queremos podemos desligar la imagen del párrafo para moverla libremente. El párrafo con la imagen, tenga texto o no, se puede formatear como cualquier otro párrafo (por ejemplo, hacer que esté centrado, de forma que también lo esté la ilustración, o ponerle bordes; cualquier cosa que se pueda hacer con párrafos). >>> Reproduce el siguiente efecto (la imagen, la que hayas insertado tú previamente).

Ilustraciones en archivos

Si la ilustración que quieres insertar se encuentra en un archivo de alguna otra aplicación, para insertarla utilizas Insertar >> Ilustraciones >> Imagen. Surge el típico cuadro de diálogo de apertura de archivo con el que puedes localizar el archivo de imagen y abrirlo para que se coloque su contenido como una ilustración en la posición del cursor de texto.

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Word dispone de numerosos filtros gráficos, cada uno de los cuales le permite “entender” el formato de los archivos que contienen un determinado tipo de imagen o gráfico. Así, en Word se pueden insertar imágenes y gráficos que estén en los formatos más populares (TIFF, BMP, JPEG, GIF y un largo etcétera).

4.2. Manipulación de las ilustraciones Sección 4.2

Manipulación de las ilustraciones

Las ilustraciones de los documentos, sean imágenes, dibujos, etc., son objetos del documento que se pueden manipular. Aquí hablaremos de imágenes, pero lo que se dice se puede aplicar al resto de tipos de ilustraciones. >>> Crea un documento nuevo como el siguiente, aunque con la imagen que tu quieras (de un tamaño parecido):

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(Los tres párrafos tienen un espaciado posterior de 6 puntos. Observa que en este caso la imagen es el único elemento del segundo párrafo, porque tras introducirla se ha pulsado Intro) Si pulsas sobre la imagen, verás que aparecen unos recuadros pequeños en su borde. Como puedes imaginar, son asas de cambio de tamaño que puedes arrastrar para hacer la imagen más grande o más pequeña. Además, aparecerá la ficha Herramientas de Imagen, de la que hablaremos enseguida.

Las asas pueden ser pequeños círculos en lugar de pequeños recuadros. Cuando son círculos, además de poder cambiar el tamaño arrastrándolos, puedes girar la imagen arrastrando el círculo verde adicional que aparece. Las imágenes tienen unas características de aspecto propias que se pueden modificar a través la ficha de Herramientas de Imagen que aparece cuando pulsamos sobre una imagen. Veremos las opciones de esta ficha a continuación. La ficha Herramientas de Imagen: Formato

Como hemos visto, cuando pulsas (seleccionas) una imagen aparece la ficha de Herramientas de Imagen a la derecha del resto de fichas de la cinta de opciones. A continuación las opciones de la ficha:

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>>> Pasa el ratón por encima de los botones y lee la descripción que aparece de cada uno de ellos. Prueba los distintos botones sobre la imagen del documento a medida que te los explicamos. Cada vez que pruebes un botón (o una pareja de botones), pulsa Ctrl+Z o Formato >> Ajustar >> Restablecer Imagen para deshacer la última acción y dejar la imagen como estaba. Con el primer grupo de opciones (Ajustar) podemos: Aumentar o reducir el contraste de la imagen (Contraste). Aumentar o reducir el brillo de la imagen (Brillo). Cambiar el esquema de color (Volver a colorear): automático, escala de grises, blanco y negro, o marca de agua. Comprimir imágenes: Word procesará la imagen para que ocupe menos espacio cuando guardes el documento. Ten cuidado porque comprimir la imagen puede suponer una pérdida de calidad de la misma. Restablecer la imagen. Deshace todos los cambios de fomato que se hicieron en la imagen. Con el grupo de opciones Estilo de Imagen podemos añadir contornos y efectos a nuestra imagen. A la izquierda aparece toda una galería de marcos y estilos que puedes aplicar a la imagen. Así mismo, puedes hacer que la imagen quede recortada por el contorno de una autoforma (Forma de la imagen), ponerle un borde (Contorno de la imagen) y añadirle todo tipo de efectos como sombras, reflejos, resplandores, etc (Efecto de la imagen). >>> Juega con los estilos de la imagen. Prueba los distintos estilos y efectos que puedes añadir y observa el resultado. Recuerda que para devolverla a su estado original puedes usar la opción Formato >> Ajustar >> Restablecer Imagen. Si la imagen no está en línea con el texto (veremos más adelante cómo cambiar esto) podremos añadirle un borde utilizando el grupo de opciones Borde. Con la opción Borde de la imagen puedes cambiar el color del borde, mientras que con Guiones y Grosor puedes cambiar el estilo (sólido, punteado, con guiones...) y el grosor del borde. La opción Borde >> # nos llevará al cuadro de diálogo Formato de Imagen, que veremos más adelante. El grupo de opciones Organizar es clave a la hora de definir cómo se relaciona la imagen insertada con el texto que la rodea en el documento. Al pulsar el botón de Ajuste del texto se despliega un menú con todas estas posibilidades:

Por defecto el ajuste se establece En línea con el texto, lo que significa que la imagen se trata como otro carácter más del párrafo en el que está y se mueve junto con el texto. La imagen quedará insertada en el texto justo en el punto en el que estaba el cursor de texto en el momento de la inserción. Esto quiere decir que si añades más texto justo antes de la imagen, ésta se irá desplazando. Si insertas una imagen dentro de un párrafo con la opción En línea con el texto, suele ser conveniente que la imagen sea pequeña para que perturbe menos el texto de alrededor. Sin embargo, si insertas la imagen En línea con el texto como un párrafo aparte, la imagen podrá ser todo lo grande que quieras y se comportará como un párrafo cualquiera en el que podrás configurar su formato de párrafo (espaciado anterior y posterior, bordes, etc). El resto de ajustes existentes hacen que la imagen se convierta en lo que se denomina un objeto flotante, lo que significa que en lugar de comportarse como texto y moverse junto con éste, el gráfico flota por sí mismo y se puede manipular de forma independiente al texto (sin ser considerado como un párrafo o como parte de él). De entre los ajustes de este tipo están el ajuste Cuadrado que respeta el contorno de la imagen y que hace que el resto del texto la bordee. El ajuste Detrás del texto que coloca la 94 de 173

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imagen al fondo y deja que el texto pase sobre ella sin alterar su disposición. El ajuste Delante del texto que es similar al anterior, pero situando la imagen sobre el texto. La opciones de ajuste Estrecho y Transparente detectan en la imagen las áreas transparentes o sin relleno y ajusta el texto automáticamente "invadiendo" dichas áreas en la medida de lo posible. La opción Arriba y abajo hace que el texto nunca se coloque a los lados de la imagen. A continuación vemos ejemplos de estos tipos de ajustes:

En línea con el texto

Cuadrado

Detrás del texto

Delante del texto

Estrecho y transparente Arriba y Abajo La opción Modificar puntos de ajuste te permite establecer exactamente la zona que queremos que "invada" el texto y la que queremos que "respete". Word investiga la forma de la imagen y sugiere un área de ajuste que puedes modificar arrastrando el contorno como te interese (por las asas o directamente por la línea punteada):

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Mira cómo cambia la posición del texto tras arrastrar unos cuantos puntos de ajuste Recuerda que cuando eliges un ajuste distinto de "en línea con el texto", quitas el ancla de la imagen con el texto, de forma que puedes colocar la imagen donde quieras. El texto se redistribuirá de acuerdo con el ajuste elegido. >>> Prueba a mover la imagen a otros puntos de la página con distintos tipos de ajustes y observa cómo cambia (o no) el aspecto. En el grupo de opciones Organizar hay más opciones interesantes para colocar una imagen en un documento. Con la opción Posición podemos establecer la imagen en unas posiciones predeterminadas de una página y con distintos ajuste de texto. Las opciones Traer al frente y Enviar al fondo nos permiten colocar unas imágenes (o cuadros de texto) sobre otras y cambiar el orden en el que están superpuestas. La opción Alinear muestra una lista de opciones que nos permite colocar la imagen en distintas alineaciones (izquierda, derecha, superior, inferior, centros horizontales y verticales) con respecto a los márgenes (si la opción Alinear al margen está activada) o con la página (si es la opción Alinear a la pagina la que se encuentra activa). También se puede configurar una cuadrícula (Configuración de la cuadrícula) para tener un ajuste fino de las posiciones en las que se puede colocar las imágenes. Así mismo, podemos Agrupar varias imágenes para que se comporten como una sola o desagruparlas si fuese necesario. Por último, la opción Girar nos permite hacer giros de 90º sobre la imagen, así como obtener su imagen especular (con Voltear horizontal y verticalmente). La imagen también puede ser girada libremente usando el círculo verde que aparece cuando no tiene un ajuste en línea con el texto. El último grupo de opciones, Tamaño, nos permitirá cambiar el tamaño de la imagen, modificando su tamaño absoluto en centímetros. Verás que si cambias el ancho, el alto se ajustará automáticamente para mantener la proporcionalidad de la imagen, y viceversa. Es posible cambiar este comportamiento y hacer cambios de tamaño en porcentajes a través del cuadro de diálogo Formato de imagen, que aparece si seleccionamos la opción Tamaño >> #.

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Desde este último grupo de opciones también podemos recortar la imagen. Tras pulsar el botón veremos que las anclas de la imagen cambian de aspecto y el puntero del ratón cambia de aspecto al aproximarnos a la figura. Podemos recortar a partir de las ocho asas, que ahora se llaman controladores de recorte: coloca el puntero sobre uno de los ocho controladores y arrastra hacia dentro de la imagen:

Si quieres recortar los dos lados a la vez, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras.

4.3. Herramientas de dibujo Sección 4.3

Herramientas de dibujo

Autoformas

Podemos crear directamente en Word nuestros propios gráficos utilizando la opción Insertar >> Ilustraciones >> Formas. Al pulsar sobre esta opción aparecerá una lista desplegable con una gran cantidad de líneas, autoformas y otros objetos gráficos similares que podemos insertar libremente en el documento.

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Las autoformas son dibujos predeterminados que vienen con Word y que podemos usar en nuestras ilustraciones. Una vez insertada la forma, la puedes manipular de la misma forma que cualquier otro objeto gráfico. Además, en algunos casos además de las asas aparece algún rombo amarillo que permite modificar en cierto sentido el aspecto de la forma. Por ejemplo, si se inserta una flecha en curva se pueden arrastrar los rombos para que el aspecto de la flecha cambie (cuando el puntero se coloca sobre un rombo cambia a una punta):

Las características de cada forma se pueden ajustar con el cuadro de diálogo Formato de autoforma, un cuadro de diálogo similar al de Formato de imagen y al que se accede seleccionando la opción correspondiente del menú contextual de la forma seleccionada. A través del menú contextual también puedes hacer que una autoforma contenga texto en su interior. Esto se hace seleccionando la opción Agregar texto. >>> Investiga las opciones del cuadro de diálogo Formato de autoforma, realizando cambios sobre alguna autoforma y observando los resultados. Podemos también modificar las opciones de la forma usando la Ficha Herramienta de dibujo, de la cual hablaremos a continuación.

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Lienzos y la herramienta de dibujo

En Word 2007 los objetos gráficos pueden también colocarse dentro de un lienzo de dibujo, de forma que se consideren todos como parte de una ilustración que se podrá colocar donde se quiera. Para poner los gráficos dentro de un lienzo, usa la opción Nuevo Lienzo de Dibujo que aparece al final de la lista desplegable anterior:

Puedes ajustar el tamaño del lienzo a tus necesidades arrastrando los conectores que aparecen alrededor del lienzo. Además, mientras que el lienzo está seleccionado verás que en la cinta de opciones aparece una nueva ficha Herramienta de dibujo: Formato. Revisa las distintas opciones de esta nueva ficha.

>>> Investiga la utilidad de cada botón de la barra Dibujo: coloca el puntero del ratón sobre cada botón y aparecerá una indicación de su utilidad. El grupo de opciones Insertar Formas te permite insertar los correspondientes objetos gráficos. Los dibujos que crearemos serán una composición de distintos objetos gráficos, que pueden ser líneas, flechas, rectángulos o elipses, pero también autoformas, textos artísticos, diagramas, imágenes o cuadros de texto. De esos objetos gráficos especiales nos ocuparemos después. Tras seleccionar el tipo de objeto gráfico a insertar tienes que pulsar donde quieres que se coloque y arrastrar para establecer su tamaño. Los objetos bidimensionales se pueden rotar, arrastrando el pequeño círculo verde que aparece como asa adicional. Este asa aparece siempre que la imagen está seleccionada:

Para modificar las propiedades de un objeto gráfico primero debes seleccionarlo, pulsando en alguna parte de su contorno (o de su área, si es bidimensional). Aparecen asas de cambio de tamaño. Además de poder modificar el tamaño del objeto arrastrando esas asas, puedes establecer el color de las líneas y el relleno con el grupo de opciones Estilos de Forma. Al pulsar la opción de Relleno de forma aparece una lista desplegable desde la que podremos establecer la manera en la que rellenaremos el objeto gráfico.

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Además de usar varias paletas de colores (si dejas el ratón sobre un color aparecerá el nombre del mismo; esto te resultará muy útil de cara a los ejercicios), Word contempla varios efectos de relleno: usando degradados creados con uno o dos colores (o elegidos de una lista de preestablecidos), texturas, tramas o incluso imágenes. Si, en lugar de los estilos predefinidos que aparecen, seleccionamos la opción Más degradados, Más Texturas o Tramas , aparecerá el cuadro de diálogo de Efectos de relleno.

También puedes establecer el grosor y el estilo de línea para el objeto gráfico, por medio de la opción Contorno de forma de flecha con el botón correspondiente para los objetos gráficos que son simplemente líneas.

. Desde esta misma opción se puede establecer un estilo

Para los objetos bidimensionales puedes establecer un estilo de sombra y un estilo 3D. Pulsa en la opción Efectos de Sombra para que veas una lista desplegable con los distintos estilos que puedes aplicar a la sombra. También verás que con la última opción del menú desplegable puedes incluso cambiar el color de la sombra. Los botones que aparecen a la derecha de la opción Efectos de sombra sirven para colocar la posición de la misma, empujándola en una de las cuatro direcciones. Juega con estas opciones para ver los distintos efectos que producen. 100 de 173

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Para modificar el estilo 3D de la imagen puedes usar la opción Efectos 3D. Al pulsar sobre esta opción aparecerá una lista desplegable con todos los estilos 3D disponibles. Una vez que lo hayas seleccionado podrás modificar su aspecto final usando los botones que aparecen a la derecha. Normalmente los extremos de los objetos gráficos que dibujas se ajustan a una cuadrícula invisible que facilita que se junten unos objetos con otros. Si quieres cambiar las dimensiones de esa cuadrícula, que se vea o hacer que los objetos no se ajusten a la cuadrícula, usa la opción Herramienta de dibujo >> Organizar >> Alinear >> Configuración de la cuadrícula. Y si quieres que un objeto tape a otro parcialmente, o lo que es lo mismo, que esté encima de ese otro, puedes usar las opciones Traer al frente y Enviar al fondo del mismo grupo de opciones Herramienta de dibujo >> Organizar. Para desplazar un objeto poco a poco, en lugar de ajustándose a las posiciones de la cuadrícula, selecciona y usa las teclas de flecha mientras mantienes pulsada la tecla Ctrl. Y para desplazar un objeto sólo horizontalmente o sólo verticalmente, mantén pulsada la tecla Mayúsculas mientras lo arrastras. Para clonar un objeto, es decir, crear otro como una copia de uno existente, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el objeto. Habiendo ajustado la cuadrícula a unas dimensiones de 0,2 cm. en altura y en anchura, reproduce el siguiente lienzo de dibujo:

Si seleccionas varios objetos puedes agruparlos, de forma que sean parte de un objeto más complejo que puedes modificar como un todo (por ejemplo, al cambiar de tamaño la agrupación se cambia proporcionalmente el tamaño de todos los objetos que componen la agrupación). También podrás desagrupar los objetos que son agrupación de otros objetos. Como curiosidad es interesante que sepas que muchas de las imágenes prediseñadas de Microsoft Office se pueden desagrupar. Esto se realiza con la opción Herramienta de dibujo >> Organizar >> Agrupar y las distintas opciones disponibles en el menu desplegable. Teniendo varios objetos seleccionados tienes muchas opciones de alineamiento, como puedes ver en la lista desplegable que aparece en Herramienta de dibujo >> Organizar >> Alinear.

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Y también puedes girar los objetos 90º o volterlos. Y determinar cómo se ha de ajustar el texto en relación a la ilustración que constituye el lienzo de dibujo, lo que ya vimos en la sección anterior (deberás tener seleccionado el propio lienzo), todo ello desde el grupo de opciones Herramienta de dibujo >> Organizar. Todas estas opciones de dibujo que hemos visto en esta sección hacen que los gráficos se puedan crear con un alto grado de calidad, dentro siempre de las posibilidades del editor gráfico de Word, que no son demasiadas, pero que, con ingenio y destreza, dan bastante juego. Si necesitas crear gráficos más sofisticados, deberás utilizar alguna aplicación especializada en gráficos. Por último, ten en cuenta que las características de cada objeto de dibujo se pueden ajustar con el cuadro de diálogo Formato de autoforma, un cuadro de diálogo similar al de Formato de imagen y al que se accede de la misma forma: seleccionando la opción correspondiente del menú contextual de la autoforma seleccionada. 4.4. Texto artístico Sección 4.4

Texto artístico

WordArt

En el grupo de opciones Insertar >> Texto aparece la opción WordArt. Si pulsamos sobre ella aparecerá una lista desplegable con la galería de estilos de WordArt, donde puedes elegir la forma que quieras para un texto artístico:

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Tras elegir la forma del texto, aparece un cuadro en el que se puede insertar el texto, texto que colocará en el documento con la forma que se haya elegido (fuente, tamaño y estilo):

A continuación se muestran ejemplos de textos artísticos que muestran algunas de las formas que pueden tener:

Los textos artísticos también son objetos gráficos cuyas características puedes modificar de la misma forma que los demás: con las asas que se muestran al seleccionarlos, con el 103 de 173

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menú contextual o con las opciones de la nueva ficha Herramienta de WordArt: Formato que aparece cuando se selecciona un texto artístico:

El grupo de opciones Texto permite modificar el texto del que tienes seleccionado, así como algunas características de su formato de texto, como el espaciado entre caracteres, la alineación del párrafo o la orientación (horizontal o vertical) del texto escrito. El grupo de opciones Estilos de WordArt permite cambiar el formato del texto artístico, contorno y relleno de las letras. También tenemos una opción Forma de WordArt permite modificar la forma en la que ha de fluir el texto. Las opciones que tienes son las que mostramos en la siguiente figura:

que te

Los dos siguientes grupos de opciones, Efectos de sombra y Efectos 3D, nos permitiran cambiar el aspecto de nuestro texto artístico como ya hemos visto en anteriores secciones. El siguiente grupo de opciones, Organizar, ya te resultará muy familiar, ya que nos permite organizar el ajuste del texto alrededor del texto artístico (no olvides que es un objeto gráfico al fin y al cabo), su posición dentro de la página, su alineación y cómo se superpone con respecto a otros objetos gráficos. Ya conoces las distintas opciones de este grupo. El último grupo de opciones, Tamaño, habla por si solo. Como ya sabes, desde aquí podrás modificar el tamaño absoluto del texto. >>> Intenta reproducir los textos artísticos de la ilustración anterior dentro de un lienzo. Juega con ellos para probar los distintos botones de la barra de herramientas WordArt.

4.5. Diagramas y cuadros de texto Sección 4.5

Diagramas y cuadros de texto

Diagramas

En el grupo de opciones Insertar >> Ilustraciones se encuentra la opción SmartArt 104 de 173

para insertar distintos tipos de diagramas y organigramas. Da paso al cuadro de diálogo 08/11/2010 23:12

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Elegir un gráfico SmartArt :

Word contempla seis tipos de diagramas. Cada uno se compone de una serie de elementos conectados y dispuestos de una forma característica: Lista: Muestra un conjunto de bloques secuenciales o agrupados de información. Proceso: Muestra una progresión o secuencia de pasos de una tarea o flujo de trabajo. Ciclo: Elementos representados por círculos que están dispuestos en círculo para representar precedencias (cuál va antes de cuál); por ejemplo, pueden representar una secuencia de tareas cíclica (sin fin). Jerarquía: Para mostrar la estructura de una organización; por ejemplo, la típica organización de los directivos y empleados de una empresa. Relación: Diagramas que se usan para representar ideas entrelazadas. Matriz: Representa los componentes de un todo en cuadrantes. Suelen también para representar conceptos a lo largo de dos ejes. Pirámide: Permite representar diagramas piramidales que suelen representar una organización jerárquica y proporcional. Cuando insertas un diagrama, éste se coloca dentro de un cuadro (lienzo propio), los elementos se quedan esperando a que les des nombre:

Además, en la cinta de opciones aparecen dos nuevas fichas relacionadas con las Herramientas de SmartArt: Diseño y Formato. En estas dos fichas hay distintas opciones que te ayudan a modificar el aspecto del diagrama que estás creando. Las opciones son extensas y varían de un diagrama otro por lo que te recomendamos que investigues y practiques creando distintos diagramas.

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Para comprobar que no resulta complicado desarrollar diagramas, intenta reproducir los tres siguientes:

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Cuadros de texto

A menudo debemos colocar en un documento algún texto que se ha de encontrar en alguna posición concreta (por ejemplo, que invade los márgenes o sobre una parte concreta de una ilustración) o que debe tener algunas características de formato especiales que son más complejas de conseguir con un párrafo “normal” del documento. Para estos casos, existen los cuadros de texto. Para insertar uno, utiliza la opción Insertar >> Texto >> Cuadro de texto. Aparecerá un alista desplegable en la que podrás distintos estilos prediseñados de cuadros de texto.

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Así mismo, podrás crear tu propio cuadro de texto seleccionando la opción Dibujar cuadro de texto. Para colocarlo, pulsa sobre el lugar donde quieras que esté su esquina superior izquierda y, a continuación sin soltar el botón, arrastra el puntero del ratón para establecer su tamaño. Si simplemente pulsas y sueltas, el cuadro de texto toma un tamaño predeterminado. En cualquier caso, tras colocarlo el cuadro de texto, dentro de él aparecerá un cursor de texto que queda a la espera de que le introduzcamos texto:

Los cuadros de texto pueden contener texto dispuesto en uno o más párrafos. Las características del texto se pueden modificar de la misma forma que cualquier otro texto del documento. Además, en los cuadros de texto también se pueden insertar imágenes o gráficos. Tras insertar el texto, el cuadro de texto queda seleccionado y tiene establecidos, por defecto, un recuadro alrededor y unos márgenes internos que podrás modificar a continuación. El cuadro de texto se maneja como cualquier otro objeto gráfico. Es decir, puedes desplazarlo a otro lugar y puedes establecer sus características a través del cuadro de diálogo Formato de Cuadro, accesible a través del menú contextual (pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Formato de cuadro de texto...) o a través de la ficha Herramientas de cuadro de texto: Formato que aparece cuando el cuadro de texto está seleccionado. Con la primera alternativa llegas al cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto, que es muy parecido al cuadro de diálogo Formato de imagen que ya conoces.

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Con la Herramienta de cuadro de texto, podrás establecer el aspecto del recuadro (de la línea del recuadro y del fondo o relleno del recuadro) usando los grupos de opciones Estilos del cuadro de texto, Efectos de sombra y Efectos 3D. También podrás modificar su tamaño usando la opcion Tamaño. Y la posición del cuadro de texto y cómo se debe colocar el texto que rodea al cuadro de texto, en relación con el propio cuadro de texto, se establecen usando el grupo de opciones Organizar. A diferencia de los demás objetos que por defecto se alinean "en línea con el texto", los cuadros de texto por defecto se ponen por encima del texto, para poder moverlos cómodamente a cualquier lugar de la página. Como puedes ver en el siguiente ejemplo, puedes hacer que el texto pase por encima o que respete el espacio ocupado por el cuadro de texto bordeándolo. Ya conoces las distintas opciones de ajuste.

4.6. Ejercicios para practicar Sección 4.6

Ejercicios para practicar

Ejercicio para practicar la modificación de los puntos de ajuste

Te damos un documento con texto y una imagen para que juegues con el ajuste del texto en relación con la imagen. Pulsa aquí para obtener el documento (guárdalo en tu disco) y pulsa aquí para obtener la imagen (guárdala en la misma carpeta del anterior documento). También puedes ver el resultado final que has de obtener en este documento. Ahora abre el documento (textoBase.docx) y configura la página en orientación horizontal. Los márgenes superior, inferior y derecho han de ser de 2 cm cada uno, mientras que el margen izquierdo será de 3cm. Ahora cambia el formato del texto. La fuente es Verdana de 12 ptos y está en negrita. El texto tiene una sangría izquierda de 4 cm y un espaciado anterior de 30 ptos. El título tiene tamaño 16. Como puedes ver, el texto está en color blanco pero te recomendamos que cambies el color al final del ejercicio para que ahora puedas ver donde insertas la imagen. Inserta al final del mismo la imagen. Cambia su tamaño al 160% del original y establece un ajuste estrecho y que se alinee verticalmente y al medio, horizontalmente. Posteriormente, haz que el texto se ajuste bordeando al escritor, de forma similar a la que aparece en el documento de muestra. Para hacer esto tendrás que modificar los puntes de ajuste de la imagen y establecer un contorno parecido a este:

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Biografía de Goya

Te damos un documento con texto y unas imágenes para que juegues con el ajuste del texto. El documento final será un pequeño documento sobre la biografía de Goya. Pulsa aquí para obtener el texto del documento (guárdalo en tu disco). También puedes ver el resultado final que has de obtener en este ejercicio. Ahora abre el documento (textobase.docx) y configura la página: los márgenes superior e inferior han de ser de 2,5 cm cada uno, mientras que los márgenes izquierdo y derecho serán de 3cm. Todo el texto tiene el siguiente formato: la fuente es Verdana de 10 ptos y espaciado posterior de 6 ptos. Existen las siguientes excepciones: El El El El

título tiene tamaño 16, color blanco, una sangría izquierda de 0,2 cm y un espaciado anterior de 30 ptos. resumen a continuación del título tiene color blanco, una sangría izquierda de 0,2 cm y un espaciado anterior de 30 ptos. Añade un salto de página tras este párrafo. párrafo "Biografía" tiene un tamaño de 16 ptos y espaciado posterior de 18 ptos. pie de "El Aquelarre" tiene un tamaño de 8 ptos, está en cursiva, alineación centrada y espaciado posterior de 6 ptos.

A lo largo del documento debes insertar en los puntos que consideres oportunos las siguientes imágenes: Autorretrato: Su tamaño se ha reducido al 50%, tiene un ajuste transparente y alineación centrada. Deberás modificar los puntos de ajuste para que el texto se sitúe lo más parecido posible al modelo. La familia de Carlos IV: Su tamaño se ha ampliado al 120%, tiene un ajuste cuadrado y alineación izquierda. Los fusilamientos del 3 de mayo: Su tamaño se ha reducido al 60%, tiene un ajuste cuadrado y alineación derecha. El Aquelarre: Su tamaño se ha reducido al 40%, está en línea con el texto (como único elemento del párrafo) con el siguiente formato: espaciado anterior de 18 ptos, espaciado posterior de 0 ptos y alineación centrada.

4.7. Ejercicios para entregar Sección 4.7

Ejercicio para entregar

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Ejercicio 3: Ilustraciones

Debes reproducir el siguiente documento sobre Nueva York: Pulsa aquí para ver el documento final. Te damos las imágenes que necesitas colocar en el documento. Si sabes lo que es un archivo comprimido (ZIP), puedes descargarte todas las imágenes y el texto base usando este archivo. En otro caso, pulsa en cada uno de los enlaces siguientes: Pulsa Pulsa Pulsa Pulsa Pulsa Pulsa Pulsa Pulsa

aquí aquí aquí aquí aquí aquí aquí aquí

para para para para para para para para

descargarte el texto base del ejercicio. obtener la imagen de la portada. obtener la imagen del mapa. obtener la imagen del edificio Chrysler. obtener la imagen de Times Square. obtener la imagen del Puente de Brooklyn. obtener la imagen del Empire State. obtener la imagen del skyline de Nueva York.

Guarda las imágenes en la carpeta en la que vayas a desarrollar el documento. Abre el documento textoBase.docx y configura la página: todos los márgenes son de 2 cm. Lo primero que has de hacer es la portada. Inserta la imagen de la portada al principio del documento. Deberás añadir un salto de página tras el párrafo de resumen. Una vez hecho esto, cambia el tamaño de la imagen al 65%, establece su ajuste de texto como estrecho y modifica los puntos de ajuste de la imagen para que quede parecido al documento modelo. Todo el texto tiene el siguiente formato: la fuente es Verdana de 10 ptos, justificado y espaciado posterior de 6 ptos. Existen las siguientes excepciones: El título tiene fuente Trebuchet MS tamaño 24, color blanco, negrita y un espaciado posterior de 36 ptos. El resumen a continuación del título tiene fuente Verdana 10ptos en color blanco y una sangría derecha de 0,5 cm. Los párrafos de título de subsección están en Verdana de 16 ptos y espaciado anterior y posterior de 12 ptos. Las viñetas de la sección "Qué ver en Nueva York" están en color azul y el símbolo pertenece a la fuente Wingdings. Configura la viñeta para que su alineación sea a 0cm y la sangría de texto esté en 0,5cm. El pie de las fotos y el párrafo en el que se encuentran las fotos con pie está en Verdana 8, cursiva, espaciado anterior de 0ptos y posterior de 0ptos. Se han colocado usando tres tabulaciones centradas a 2, 8 y 14,5cm. A lo largo del documento debes insertar en los puntos que consideres oportunos las siguientes imágenes: Mapa: Su tamaño se ha reducido al 40%, tiene un ajuste cuadrado y alineación derecha. Edificio Chrysler, Times Square y el Puente de Brooklyn: Su tamaño se ha reducido al 30%, tienen un ajuste en línea con el texto y se han usado las tabulaciones anteriormente definidas para colocarlas. Empire State: Su tamaño se ha reducido al 90%, tiene un ajuste cuadrado y alineación izquierda. Skyline: Su tamaño se ha reducido al 50%, está en línea con el texto (como único elemento del párrafo) con alineación centrada. El párrafo en el que se encuentra tiene un espaciado anterior de 20ptos. Una vez terminado el ejercicio usa la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el documento (Ejercicio3.docx). Este ejercicio está identificado como Ejercicio 3: Ilustraciones. Recuerda que podrás ver los comentarios de corrección del ejercicio utilizando el vínculo "Calificado" que aparecerá, una vez que se haya calificado, debajo del nombre del ejercicio dentro de Entrega de ejercicios. 5. Tablas

Lección 5: Tablas

Planteamiento

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Requisitos previos

Haber completado la Lección 4. Objetivos de la Lección 5

Conocer las tablas de Word como herramientas fundamentales del diseño. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 5.1 El diseño tabular 5.2 Creación de tablas 5.3 Formato de tablas 5.4 Organización de tablas 5.5 Bordes y sombreados 5.6 Ejercicios para practicar 5.7 Ejercicio para entregar Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta lección no te llevará mucho tiempo, alrededor de una semana.

5.1. El diseño tabular Sección 5.1

El diseño tabular

Los tabuladores

En las páginas de nuestros documentos a menudo tendremos que colocar información de forma tabular, es decir, en forma de tabla. Ya sabemos que para hacerlo podemos utilizar posiciones de tabulación, donde se ajustan los textos para producir un alineamiento vertical preciso:

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Con los tabuladores podemos conseguir tablas perfectas, pero con bastantes limitaciones: no podemos hacer que el texto de una celda se distribuya entre varias filas si es grande, no podemos combinar celdas, resulta complicado poner bordes a las celdas, etcétera. Por ejemplo, con tabuladores no podemos conseguir una tabla como la siguiente:

Las tablas

Una tabla es básicamente una sección rectangular de un documento que contiene un conjunto de celdas, distribuidas en filas y columnas, y que se maneja como una unidad independiente (como si fueran en conjunto un sólo párrafo). Word incluye potentes herramientas para la creación y edición de tablas. Las tablas son herramientas de diseño imprescindibles, ya que permiten organizar los textos y las ilustraciones de forma muy precisa dentro de la cuadrícula trazada por la tabla. La tabla puede ser todo lo grande o todo lo pequeña que sea necesario, y se puede colocar donde se quiera, aunque lo habitual es que siga el flujo normal del texto de la página (como si fuera otro párrafo más). Elementos de las tablas

Las tablas se caracterizan por su número de filas y su número de columnas. En la intersección de cada fila y columna se encuentra una celda:

Cada celda tiene su propio contenido (textos, ilustraciones, otras tablas), que es independiente del contenido de las demás celdas. El diseño de las tablas

Cada columna puede tener el ancho que se necesite, ancho que será igual para todas las celdas de esa columna. Para las filas también se puede establecer un valor de altura concreto, aunque lo mejor es dejar que Word ajuste la altura de cada fila de forma que en todas las celdas de la fila quepa el texto que contiene (ajuste automático). La altura de una fila es igual a la de aquella de sus celdas que tenga mayor altura. Podemos combinar celdas, de forma que varias celdas de una misma fila o de una misma columna se consideren como una única celda. También podemos dividir celdas en otras más pequeñas que se distribuyan en su espacio. Indicaremos cómo se ajusta la tabla en su conjunto dentro en relación con la página o el recuadro en que se encuentre. Y para las celdas mostraremos cómo se ajusta el contenido dentro de ellas.

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También, podemos dibujar líneas de muy distintos estilos, grosores y colores alrededor de las celdas, en todos sus lados o sólo en algunos. Y podemos establecer sombreados para toda la tabla o para celdas individuales. Veremos cómo hacer todo esto en las siguientes secciones.

5.2. Creación de tablas Sección 5.2

Creación de tablas

Podemos insertar una tabla en cualquier lugar en el que podamos insertar un nuevo párrafo. No podemos colocar una tabla entre medias de un párrafo, pero si dentro de cuadros de texto o en una celda de otra tabla. Si queremos crear una tabla debemos usar la opción Insertar >> Tablas >> Tabla. Pulsando sobre este botón aparece una lista desplegable desde donde se puede crear una tabla moviendo directamente el cursor sobre la cuadrícula o bien, seleccionando la opción Insertar Tabla del menú desplegable:

Si usamos la opción de la lista desplegable aparecerá un cuadro en el que podemos indicar cuántas filas y cuántas columnas queremos que tenga la tabla, así como la forma de establecer la anchura de las columnas:

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Si usamos la cuadrícula donde podemos, arrastrando el puntero del ratón, indicar gráficamente el número de filas y de columnas:

Tras establecer el número de filas y de columnas en el cuadro de diálogo o al soltar el botón del ratón, Word colocará la tabla en la posición del cursor de texto, con todas las celdas del mismo tamaño, ocupando todo el espacio entre los márgenes y con bordes alrededor de todas las celdas. Este es el formato por defecto. El cursor de texto estará en la primera celda, esperando a que introduzcamos algo:

En cada celda de la tabla podemos colocar texto, imágenes u otros objetos, mezclando si queremos distintos elementos. Si insertamos algo mayor que el tamaño de la celda, Word ajustará automáticamente el tamaño de la columna y de la fila a las que pertenezca la celda. Por ejemplo:

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Reproduce la siguiente tabla:

Todo está en Times New Roman a 12 puntos. En la siguiente sección daremos formato a la tabla. Dale al documento el nombre de Tabla. 5.3. Formato de tablas Sección 5.3

Formato de tablas

Podemos modificar las características de formato de la tabla entera, de algunas filas, de algunas columnas o de algunas celdas concretas. Debemos seleccionar primero aquello cuyas características queremos modificar. Una vez creada la tabla en la cinta de opciones aparece una nueva ficha Herramientas de Tabla y, bajo ella, otras dos nuevas fichas, Diseño y Presentación. En cada una de ellas aparecen varios grupos de opciones de los que hablaremos a continuación:

Operaciones de selección

Para seleccionar una fila basta con pulsar a la izquierda de la fila (el puntero cambia a forma de flecha como cuando seleccionamos un párrafo). Para seleccionar una columna basta pulsar sobre la columna (el puntero cambia a una pequeña flecha apuntando hacia abajo). Para seleccionar una celda debemos pulsar dentro de la celda cerca de su borde izquierdo (el puntero cambia a una pequeña flecha apuntando hacia arriba y a la derecha).

Lo que hayamos seleccionado se pondrá en vídeo inverso.

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Arrastrando el puntero del ratón mientras pulsamos podemos seleccionar varias filas, columnas o celdas contiguas. También podemos seleccionar filas, columnas o celdas no adyacentes pulsando la tecla Ctrl para seleccionar lo siguiente. Crea una tabla de 8 x 12 (8 filas y 12 columnas) y luego realiza en ella las siguientes selecciones:

Para seleccionar la tabla entera debemos pulsar sobre el pequeño recuadro con una cruz de flechas dentro que aparece cuando desplazamos el puntero sobre la esquina superior izquierda de la tabla:

También podemos seleccionar la celda, fila o columna actual, así como la tabla entera usando la opción Seleccionar que se encuentra en Herramientas de Tabla: Presentación >> Tabla.

Formato de tabla

Para la tabla en su conjunto podemos establecer ciertas características de formato. Las opciones de formato general de la tabla se encuentran en el cuadro de diálogo Propiedades de tabla, accesibles desde la opción Herramienta Tabla: Presentación >> Tabla >> Propiedades:

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Teniendo la tabla entera seleccionada también podemos hacer visible este cuadro de diálogo, usando el menú contextual y seleccionando la opción Propiedades de tabla. Este cuadro de diálogo también nos permite establecer características de formato para todas sus celdas: fuente, espaciado, formato de párrafo, etcétera. Para empezar, podemos establecer el tamaño de la tabla completa. Así mismo, podemos establecer su alineación general respecto de los márgenes entre los que se encuentra. Podemos ajustar la tabla a la izquierda, a la derecha o centrarla. Incluso podemos añadir una sangría a la izquierda de la tabla en caso de que ésta tenga alineación izquierda. Por último, podemos elegir la forma en la que el texto de los siguientes párrafos ha de fluir en relación con la tabla. Formato de fila

Cuando tenemos una fila entera seleccionada (o varias), podemos establecer las características de formato de todas sus celdas, pero también hay opciones específicas de fila. En el cuadro de diálogo anterior selecciona la ficha Fila:

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Además de poder ajustar el alto de la fila, podemos indicar si se ha de permitir que se divida la fila entre dos páginas (si llega el caso) o no. Si queremos ajustar las propiedades de la fila anterior o de la siguiente, podemos cambiar la selección desde aquí con los correspondientes botones. El alto de la fila también se puede ajustar arrastrando el borde de la misma. El puntero del ratón cambia de forma para indicar lo que hacemos:

Las columnas de la tabla en su conjunto deben caber en los márgenes de la página (o del sitio en el que se hayan insertado), pero si la tabla tiene más filas de las que caben en la página, la tabla se parte, pasando las filas que no quepan a la página siguiente. En este caso, si se ha marcado la primera fila de la tabla como fila de encabezado (opción Repetir como fila de encabezado en cada página del cuadro de diálogo anterior), se repetirá automáticamente esa fila al principio del resto de la tabla que pasa a la página siguiente. Formato de columna

Cuando tenemos una columna entera seleccionada (o varias), podemos establecer las características de formato de todas sus celdas, pero también hay opciones específicas de columna. Estas características también se modifican desde el cuadro de diálogo Propiedades de Tabla, desde la ficha Columna:

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Podemos ajustar el ancho de la columna. Si queremos ajustar las propiedades de la columna anterior o de la siguiente, podemos cambiar la selección desde aquí con los correspondientes botones. El ancho de cada columna también se puede ajustar arrastrando el borde de la misma. El puntero del ratón cambia de forma para indicar lo que hacemos:

Los botones de Distribuir filas y Distribuir columnas del grupo de opciones Herramientas de tabla: Presentación >> Tamaño de celda sirven para que Word establezca el alto de las filas o el ancho de las columnas de forma uniforme (iguales para todas las filas o para todas las columnas). Formato de celda

Teniendo una celda seleccionada podemos establecer sus características de formato específicas. Podemos usar la ficha Celda del cuadro de diálogo Propiedades de tabla:

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Además de poder establecer el ancho de la celda, podemos indicar cómo se alineará verticalmente el contenido dentro de la celda (arriba, abajo o centrado). El botón Opciones nos permite establecer márgenes para la celda distintos del resto de las celdas. Los márgenes serán el espacio que se respetará entre los distintos límites de las celdas y sus contenidos.

En el grupo de opciones Presentación >> Alineación aparecen otras posibles formas de alinear el texto (el producto de las tres posibilidades que tenemos tanto en horizontal como en vertical). Desde aquí también podemos establecer los márgenes de la celda y la dirección del texto:

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Existe otra manera de establecer la alineación vertical y horizontal del texto de una celda. Consiste en seleccionar la celda (o celdas) que queramos y pulsar el botón derecho del ratón, seleccionando en el menú contextual que desplegará la opción Alineación de celdas. Aquí seleccionaremos la alineación deseada.

Da formato a la tabla de la sección anterior para conseguir este resultado:

Todas las celdas tienen el texto a 12 puntos, excepto la pequeña (8 puntos) y la grande (20 puntos). Las celdas de la primera fila están en fuente Arial. En el resto de las celdas, si no indica lo contrario la propia celda, se usa la fuente Times New Roman. Y en una celda tendrás que usar la orden de menú Formato >>> Dirección del texto. La tabla en su conjunto está centrada en la página.

5.4. Organización de tablas Sección 5.4

Organización de tablas

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Insertar y eliminar filas y columnas

En el grupo de opciones Presentación >> Filas y columnas aparecen diferentes botones para insertar bien una fila, arriba o abajo, o una columna, ya sea a la izquierda o a la derecha.

Para insertar celdas se accede desde el menú Presentación >> Filas y columnas >> # :

Otra forma de realizar las inserciones consiste en una vez seleccionada la fila (la columna o la celda), pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción de Insertar que aparecerá en el menú contextual. Desde el mismo grupo de opciones Presentación >> Filas y columnas podemos eliminar una celda, fila, columna o, incluso una tabla completa. Para ello pulsa sobre la opción Eliminar y elige la opción correspondiente de la lista desplegable. La celda, fila o columna a eliminar dependerá de dónde se encuentra el cursor o de qué celdas tengamos seleccionadas. De manera análoga a la inserción, al eliminar una celda podremos decidir qué es lo que ocurre con el resto de las celdas de la fila o de la columna.

Al igual que la inserción, otra forma de realizar las eliminaciones consiste en una vez seleccionada la fila (la columna o la celda), pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción de Eliminar celdas que aparecerá en el menú contextual. Combinación de celdas y ajuste

Como ya dijimos, podemos combinar celdas adyacentes de la tabla. Para hacerlo, seleccionamos las celdas y pulsamos el botón Combinar celdas ubicado en el grupo de opciones Herramientas de tabla: Presentación >> Combinar >> Combinar celdas. El contenido que tuvieran las celdas que se combinan se concatena (se pone uno a continuación de otro).

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Si queremos deshacer la combinación o dividir una celda en varias, usaremos el botón Dividir celdas la celda (o grupo de celdas):

ubicado en Presentación >> Combinar. Nos preguntará cómo queremos dividir

Como ya dijimos, desde Presentación >> Alineación hay una lista de alineaciones donde podemos elegir entre nueve posibles formas de alinear el texto. En caso de que las celdas estén combinadas, la alineación se producirá teniendo en cuenta el espacio de esta nueva celda fusionada.

Ajuste del ancho de las columnas

Como se puede ver, al final del menú contextual que aparece al tener seleccionada una celda hay una opción Autoajustar con tres tipos de ajustes. Dicha opción está accesible también desde la opción Herramientas de Tabla: Presentación >> Tamaño de celda >> Autoajustar:

La opción Autoajustar al contenido hace que Word les dé a las columnas de la tabla una anchura adecuada de acuerdo con lo que contienen sus celdas. La opción Autoajustar a la ventana distribuye la anchura de las columnas de acuerdo con su contenido, pero haciendo que la anchura total de la tabla sea igual al espacio disponible entre los márgenes. En el caso anterior, la tabla podía tener una anchura menor que ese espacio. La tercera opción, Ancho de columna fijo fija el ancho de las columnas independientemente del contenido que haya en ellas. Orientación del texto y ordenación

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Con el botón de Dirección del texto

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en Herramientas de tabla: Presentación >> Alineación podemos variar la orientación del texto dentro de la celda.

Desde el grupo de opciones Presentación >> Datos >> Ordenar se accede al botón de Ordenación que da lugar a un cuadro de diálogo Ordenar, desde el cual se puede ordenar la tabla de forma ascendente o descendente en base a los valores de la columna seleccionada (o en la que esté el cursor de texto), teniendo en cuenta que la primera fila debe ser una fila de encabezado.

Reproduce la siguiente tabla:

Las celdas están en fuente Verdana a 10 puntos y con 0,5 cm. de espaciado a la derecha. Juega con los botones de ordenación sobre las distintas columnas de la tabla. Al final deja la tabla como estaba al principio. 125 de 173

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5.5. Bordes y sombreados Sección 5.5

Bordes y sombreados

Bordes

Para establecer el estilo, el color y el grosor de cada borde de una tabla podemos usar el cuadro de diálogo Bordes y sombreados, al que llegamos a través de Herramientas de tabla: Presentación >> Tabla >> Propiedades desde donde se despliega el cuadro de diálogo Propiedades de tabla y pulsando el botón Bordes y sombreado, parte inferior derecha :

Otra forma más rápida de acceder al cuadro de diálogo Bordes y sombreado es desde Herramientas de tabla: Diseño >> Dibujar bordes >> # o desde Herramientas de tabla: Diseño >> Estilos de tabla, seleccionando la última opción Bordes y sombreado. O bien, una vez seleccionada la fila (la columna o la celda), pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Bordes y sombreado que aparecerá en el menú contextual.

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Los ajustes que hagamos se realizarán sobre toda la tabla si la hemos seleccionado entera antes. Si no, se aplicarán a las celdas que se hayan seleccionado. Aunque este cuadro también se puede aplicar a un texto de un párrafo o a un párrafo entero (ver la lista Aplicar a). A la izquierda tenemos botones para quitar todos los bordes, poner sólo borde alrededor o poner todos los bordes posibles. En la parte central, se puede elegir el estilo de la línea, así como establecer el color y el grosor. Y con la sección de Vista previa podemos indicar de forma precisa cuáles de los bordes posibles queremos que tengan o no las características de formato elegidas en el panel de la izquierda:

Las líneas que haya en cada caso, dependerán de lo que se haya seleccionado. La ilustración muestra el caso con más líneas, el que corresponde a haber seleccionado toda la tabla (cuatro bordes exteriores y una cuadrícula de bordes interiores). Para hacer que un borde adopte las características elegidas o que no se vea (alternativamente), pulsamos sobre él o sobre el botón que lo representa en la Vista previa. Por ejemplo, primero establecemos las características de estilo y pulsamos el botón Todos. Se aplican esas características a todos los bordes:

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Luego podemos quitar algún borde, pulsando sobre él o su botón:

Podemos añadir también líneas diagonales. Otra forma más rápida de cambiar los bordes de las celdas seleccionadas es desde lalista desplegable que aparece al pulsar Herramientas de tabla: Diseño >> Estilos de tabla >> Bordes . Sombreados

Para añadir sombreados (color de relleno) a las celdas seleccionadas, usamos la ficha Sombreado del mismo cuadro de diálogo Bordes y sombreado:

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Como se ve, podemos elegir el color y aplicar tramas. Otra forma más rápida de cambiar el sombreado de las celdas seleccionadas es desde el botón de Herramientas de tabla: Diseño >> Estilos de tabla >> Sombreado. >>> Juega con los bordes y los sombreados en las tablas que has creado anteriormente. Reproduce la siguiente tabla:

Estilos de tabla

Word tiene una todas una galería de formatos de tablas ya predefinidos. Todos los estilos disponibles se encuentran en el grupo de opciones Herramientas de tabla: Diseño >> Estilos de tabla:

Con esta herramienta podemos dar a una tabla un determinado aspecto en un momento:

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Si pulsamos el botón de desplegado aparecerán todos los estilos disponibles. Incluso podemos crear nuestros propios estilos de tabla, con la opción Nuevo estilo de Tabla, estableciendo todas las características de formato de cada elemento de las tablas (encabezados, filas pares o impares, etcétera):

Por último, podemos crear tablas con un formato ya predeterminado desde el principio. Esto es lo que se conocen como tablas rápidas y se pueden crear desde Insertar >> Tablas >> Tabla >> Tablas rápidas. A la derecha de esta opción aparecerá una galería con los distintos modelos de tablas rápidas de las que disponemos en Word. Podemos crear matrices e incluso calendarios de manera rápida y sencilla.

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5.6. Ejercicios para practicar Sección 5.6

Ejercicios para practicar

Una tabla sencilla

Reproduce la siguiente tabla:

Para que se calculen los totales tendrás que poner 0 en lugar de guión. Pero luego los puedes cambiar a guión.

Una tabla bien combinada

Reproduce la siguiente tabla:

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Una tabla más complicada

Intenta reproducir la siguiente página:

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Si quieres ver el documento en formato PDF para fijarte en los detalles, usa el siguiente vínculo: El documento en PDF Las imágenes de los escudos de las universidades las puedes coger de la siguiente lista (usa Guardar imagen como del menú contextual de cada una):

Otros ejemplos más sofisticados

Las tablas también se pueden utilizar como herramienta de maquetación de textos (revistas, periódicos, páginas web, etc). Obviamente, existen herramientas más eficientes para maquetar texto, pero con Word, un poco de imaginación y buena disposición se pueden conseguir buenos resultados. A continuación, puedes ver dos ejemplos de documentos hechos con Word y que utilizan tablas para maquetar el texto: página web de viajes y guía de París. >>> Abre los documentos y observa que, aunque no se ven los bordes de las celdas, ni de la tabla (porque se han configurado como no visibles), el texto y las imágenes han sido colocados con ayuda de una tabla. Puedes intentar adivinar dónde están los bordes de la tabla en cada uno de los casos.

5.7. Ejercicio para entregar Sección 5.7

Ejercicio para entregar

Ejercicio 4: Tablas

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Intenta reproducir el siguiente documento:

Puedes descargarte una muestra del documento aquí. Todo el material necesario para hacer el ejercicio se encuentra en este archivo comprimido. La orientación de la página es vertical. Los márgenes superior e inferior son de 2cm mientras que el izquierdo y el derecho son de 1cm. Todo el texto está dentro de una tabla que tiene las siguientes características: Ha de tener 3 columnas y 5 filas. Cada columna ha de tener el siguiente ancho: 5,5cm, 9cm, y 4,5cm. Una vez hecho esto, combina las celdas tal y como aparece en la siguiente figura.

Inserta el texto en las celdas que consideres oportunas. Para que no tengas que escribirlo aquí te puedes descargar el texto base del ejercicio. Guarda en una carpeta de tu ordenador las siguientes imágenes e insértalas también: La portada del libro. Su tamaño se ha reducido al 45%. Hitchcock y Truffaut. Su tamaño se ha reducido al 60%. Cambia los bordes y el sombreado de la tabla. Se ha usado un sombreado en color "Negro, Texto 1, claro 50%" y el borde exterior tiene un grosor de 1,5 puntos. Más adelante veremos cuál es el formato de la celda de la esquina inferior izquierda. Todo el texto y celdas de la tabla están en Arial, tamaño de 9 puntos, color blanco, alineación justificada, espaciado anterior de 6 puntos y espaciado posterior de 10 puntos y sangría izquierda y derecha de 0,2cm. Añade también el formato del texto que aparece distinto de la siguiente forma: Título: Tahoma, tamaño de 24 puntos, negrita, espaciado anterior y posterior de 18 puntos. Autor del artículo:Tahoma, tamaño de 11 puntos, color naranja, negrita, espaciado anterior de 0 puntos y espaciado posterior de 6 puntos.

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Copyright: Similar al anterior salvo que el tamaño es de 9 puntos y no se usa negrita. No te olvides de insertar el símbolo del Copyright Referencia del libro:Tahoma, tamaño de 11 puntos, color naranja, espaciado anterior de 0 puntos y espaciado posterior de 6 puntos. Pon en negrita lo que consideres oportuno. Cambia la alineación de las celdas que consideres oportuno. Por último, cambia ahora el sombreado y los bordes de la celda de la esquina inferior izquierda: sombreado de color negro y algunos bordes están en blanco, con un grosor de 1,5 puntos. Una vez terminado el ejercicio, usa la herramientas de entrega de ejercicios para enviarnos el documento (ejercicio4.docx). El ejercicio está identificado como Ejercicio 4: Tablas. Recuerda que podrás ver los comentarios de corrección del ejercicio utilizando el vínculo "Calificado" que aparecerá, una vez que se haya calificado, debajo del nombre del ejercicio dentro de Entrega de ejercicios.

6. Ortografía y gramática

Lección 6: Ortografía y gramática

Planteamiento

Requisitos previos

Haber completado la Lección 5. Objetivos de la Lección 6

Conocer las herramientas de revisión ortográfica y gramática. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 6.1 Revisión ortográfica y gramatical 6.2 Opciones de revisión 6.3 Partición de palabras con guiones 6.4 Sinónimos 6.5 Traducción 6.6 Cuestionario Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta lección te llevará poco tiempo, menos de una semana.

6.1. Revisión ortográfica y gramatical

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Sección 6.1

Revisión ortográfica y gramatical

Word incluye unas potentes herramientas para la comprobación de la ortografía y de la gramática de nuestros documentos. Aunque sepamos escribir correctamente, es inevitable cometer algunos errores mecanográficos, de forma que ciertas palabras del documento no sean correctas. Para poder detectar de forma fácil los errores, Word pone a nuestra disposición un corrector ortográfico y gramatical. Revisión de la ortografía

Obviamente, la revisión ortográfica depende del idioma en el que se encuentre el texto a revisar, por lo que empezaremos por establecer el idioma del texto. Por defecto, en la versión en castellano de Word el texto de los documentos tiene asignado Español (alfabetización tradicional) como idioma. Si ese idioma es adecuado para el documento no hay que hacer nada antes de revisarlo. Si el texto de un documento se encuentra en otro idioma (en inglés por ejemplo) o si hay algunas partes que se encuentran en otro idioma, debemos seleccionar todo el texto, o una parte concreta, y cambiarle el idioma. Esto se realiza usando la opción Revisar >> Revisión >> Definir Idioma diálogo Idioma que aparece:

y establecer el idioma correcto en el cuadro de

Seleccionamos el idioma adecuado en la lista y pulsamos Aceptar. El cuadro de diálogo también nos permite hacer que el idioma elegido sea el predeterminado, que Word detecte automáticamente el idioma a medida que escribimos o pedirle que no revise automáticamente ni la ortografía ni la gramática del texto seleccionado. Una vez que el texto del documento tiene asignado el idioma que le corresponde podemos proceder con la revisión. Para revisar la ortografía del documento podemos actuar de dos formas: activar la comprobación automática o poner en marcha la comprobación cuando nosotros queramos.

Para poner en marcha la comprobación ortográfica pulsamos el botón Ortografía y gramática

en el grupo de opciones Revisar >> Revisión.

Cada vez que Word encuentra una palabra que no reconoce como palabra válida en el idioma correspondiente, muestra el cuadro de diálogo Ortografía y gramática indicándolo, cuadro que permite omitir esa palabra (ignorarla) concreta, ignorarla siempre que se encuentre (omitir todas), agregar la palabra al diccionario personal (recomendable en el caso de que sea una palabra correcta pero no incluida en el diccionario de Word) o cambiarla por algunas de las palabras que Word sugiere (cambiar esa ocurrencia concreta o cambiarla cada vez que se encuentre):

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Word tiene un diccionario propio en el que busca las palabras que va encontrando en el documento, comprobando si coincide con alguna o no. Si es así, da la palabra por buena. Si no la encuentra en su diccionario, la busca en el diccionario personal del usuario; si tampoco la encuentra ahí la identifica como un error y muestra el anterior cuadro de diálogo. El diccionario personal o de usuario es donde se van colocando las palabras que Word no conoce y que el usuario le indica que aún así son correctas (el diccionario de Word es muy extenso, pero no completo). La lista de las palabras que omitimos se conserva durante el tiempo en el que estemos trabajando con el documento, sin cerrar Word, mientras que las palabras que añadimos al diccionario personal se tienen en cuenta ya para cualquier documento en el futuro. De esta forma, si cerramos Word, volvemos a iniciarlo y volvemos a revisar el mismo documento, las palabras agregadas en el diccionario ya no se detectarán como errores, mientras que las ignoradas otras veces vuelven a considerarse errores. El cuadro de diálogo Ortografía y gramática también permite agregar el error como elemento de autocorrección, de forma que Word corrija el error automáticamente mientras escribimos. Si se selecciona la palabra correcta en la lista inferior y se pulsa el botón Autocorrección, Word agrega una entrada en la lista de correcciones automáticas, de forma que cada vez que, en ese documento u otros posteriores, se introduzca la palabra incorrecta Word la cambiará automáticamente por la correcta (véase la Sección 1.5). Revisión de la gramática

Si está activada la opción de revisión gramatical, Word también nos indicará los errores gramaticales que encuentre:

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Lo primero que nos indica Word es la regla gramatical que no se cumple ("Concordancia en el grupo nominal") y la frase en la que detecta el error, con las palabras afectadas en verde. En el caso de que realmente el texto esté bien (porque sea una excepción a la regla), podemos indicarle que omita el error (o que omita esa regla en lo que quede de revisión). Como se pueden detectar varios errores gramaticales en una misma frase (violación de varias reglas), podemos decirle a Word que pase a la siguiente oración. Y, por supuesto, podemos cambiar el texto incorrecto por alguno de los que nos muestra como alternativas correctas en el recuadro inferior. Mientras que la revisión ortográfica es algo más o menos sencillo, la revisión gramatical no es algo que los ordenadores realicen a la perfección, especialmente en una lengua tan compleja como el castellano. Sin embargo, con cada versión de la aplicación mejora mucho su efectividad. Por eso, se debe tener en cuenta que la revisión gramatical puede ayudar a detectar muchos de los errores, pero algunos los pasará por alto y, es posible, que marque como errores alguna expresión correcta. No podemos delegar la buena escritura en Word. Nosotros somos los que escribimos y debemos hacerlo lo más correctamente posible. Como es fácil cometer errores de deletreo, Word nos resultará una gran ayuda para limar el texto y corregir esos pequeños fallos. Si escribimos muy mal, Word tardará mucho en revisar y ayudarnos a corregir el texto, por lo que el trabajo se volverá muy pesado. Revisión mientras se escribe

Cuando la revisión automática está activada, en la barra de estado aparece un icono en forma de libro, con un lápiz recorriéndolo cuando Word lleva a cabo la revisión y un aspa roja cuando la revisión ha terminado.

A la izquierda del icono en forma de libro se muestra el idioma actualmente seleccionado (o detectado), que es el que se tiene en cuenta para la revisión del texto donde está el cursor (o de lo que escribamos a continuación). Pulsando sobre el nombre del idioma aparece el cuadro de diálogo Idioma. Cuando está activada la revisión automática y no se ha indicado que se oculten los errores ortográficos, Word los señala con un subrayado ondulado rojo debajo de las palabras incorrectas:

Si pulsamos con el botón derecho sobre la palabra señalada, Word nos ofrece en el menú contextual opciones similares a las del cuadro de diálogo Ortografía y gramática, además de alguna otra:

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Cuando está activada la revisión automática y no se ha indicado que se oculten los errores gramaticales, Word los señala con un subrayado ondulado verde debajo de las palabras incorrectas:

Si pulsamos con el botón derecho sobre la palabra señalada, Word nos ofrece el siguiente menú:

>>> Prueba la corrección de ortografía y gramática en algunos documentos de los que ya has creado.

6.2. Opciones de revisión Sección 6.2

Opciones de revisión

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La forma en la que se comporta el corrector ortográfico y gramatical depende de ciertas opciones que se establecen las Opciones de Word, accesible desde el Botón de Office, en la opción Revisión. Otra opción para llegar a este cuadro de diálogo es desde el botón Opciones (esquina inferior izquierda) del cuadro de diálogo Ortografía y gramática (te recuerdo que está accesibles desde la opción menú Revisar >> Revisión >> Ortografía y gramática).

En el cuadro de diálogo hay tres secciones: la superior sirve para personalizar las opciones de autocorrección; la de en medio permite personalizar ciertas correcciones ortográficas básicas en los programas de Microsoft; la inferior permite personalizar la corrección ortográfica y gramatical en Word. Si pulsamos en el botón Opciones de Autocorrección se abrirá el cuadro de diálogo del mismo nombre y del que ya hablamos en la Sección 1.5. Las opciones relativas a la revisión ortográfica son las siguientes: Omitir palabras en MAYÚSCULAS: mucha gente escribe las palabras que están todo en mayúsculas sin acentos, aunque lo correcto es acentuarlas también. Omitir palabras que contienen números: esta opción puede resultar útil, por ejemplo, para textos científicos en los que pueden aparecer este tipo de palabras. Omitir archivos y direcciones de Internet: con el auge de Internet, a menudo escribimos direcciones de sitios web (http://...), que de otra forma Word casi siempre marcaría como palabras incorrectas. Marcar palabras repetidas: Muestra un error si la misma palabra aparece dos veces seguidas. Sólo del diccionario principal: Sólo sugiere palabras del diccionario principal, ignorando todas las palabras que estuviesen en los diccionarios personales, de los que hablaremos a continuación. El botón de esta sección (Diccionarios personalizados) nos permite elegir entre distintos diccionarios personales:

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Podemos disponer de varios diccionarios personales, cada uno para cada tipo de documento que escribamos con frecuencia. Personal.dic es el diccionario personal predeterminado, de propósito general, donde incluiremos palabras que a menudo utilicemos en todo tipo de documento y no se encuentren en el diccionario principal de Word. Pero podemos tener otros diccionarios activados. Word puede trabajar con varios diccionarios personales a la vez. Así, tendremos ese diccionario (Personal.dic) siempre activado, pero podremos activar otros para cada ocasión. Por ejemplo, podemos tener otro diccionario Ciencia.dic para los textos científicos, de forma que cuando vayamos a escribir uno de ese tipo, podamos activar ese diccionario adicional, donde estarán las palabras que sólo utilizamos en documentos científicos. En realidad, los diccionarios personales no son más que archivos de texto simples, en los que en cada línea hay una palabra del diccionario:

Podemos crear un diccionario desde el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados o crear por nuestra cuenta un archivo de texto con una palabra en cada línea y decirle a Word que lo añada a la lista. Tanto el botón Nuevo como el botón Agregar nos llevan a un cuadro de localización de archivo, en el primer caso para darle nombre al nuevo diccionario y en el segundo caso para localizar el archivo con el diccionario a agregar. En la lista de diccionarios disponibles marcamos los que queremos que Word use durante la revisión ortográfica. Y podemos también cambiar el diccionario que Word ha de considerar el predeterminado. O modificar el diccionario seleccionado pulsando en el botón Editar lista de palabras:

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Si nos hemos equivocado y hemos añadido alguna palabra incorrecta, aquí la podemos seleccionar y eliminar del diccionario. Y podemos añadir nuevas palabras. Las opciones relativas a la revisión ortográfica y gramatical en Word (parte inferior de la ficha Ortografía y gramática) son las siguientes:

Revisar ortografía mientras escribe: como ya hemos visto, si está activada esta opción, Word marca en el documento los errores ortográficos con subrayados ondulados rojos. Marcar errores gramaticales mientras escribe: para que Word marque en el documento los errores gramaticales con subrayados ondulados verdes. Revisar gramática con ortografía: esta opción también se puede activar en el cuadro de diálogo que muestra los errores cometidos. Estadísticas de legibilidad: Si activamos esta opción, Word nos mostrará estadísticas al terminar la revisión:

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Esta opción no tiene efecto para la revisión que se hace mientras escribimos. Pulsando el botón Configuración (en la zona llamada Para corregir Ortografía y Gramática en Word) , podemos elegir qué queremos que nos corrija Word en la revisión gramatical. Para ello, se pueden indicar las reglas que debe contemplar Word:

6.3. Partición de palabras con guiones Sección 6.3

Partición de palabras con guiones

Un aspecto que tiene que ver con la ortografía es la partición de palabras con guiones. Cuando, teniendo establecido el ajuste a ambos márgenes en un párrafo, Word llega a una palabra que no cabe, aumenta la separación entre las palabras de la línea, de forma que la última palabra quede ajustada al margen derecho, y pasa la palabra que no cabía al principio de la línea siguiente. Esto es así siempre que no se haya activado la partición de palabras con guiones. Si está activada esta opción, Word intenta partir la palabra que no cabe al final de la línea entre dos sílabas y colocar un guión, pasando el resto de la palabra al principio de la línea siguiente. 143 de 173

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La colocación de guiones hace que se tenga que poner menos espacio entre las palabras de la línea, espacio que en ocasiones hace que la línea parezca demasiado suelta, lo que no resulta adecuado en los documentos profesionales:

Se puede comprobar la diferencia. Cualquier documento profesional debe hacer uso de la partición con guiones. Aunque a menudo se evita para los párrafos ajustados sólo a la izquierda (como los de las listas con viñetas o listas numeradas). Para que Word parta las palabras con guiones cuando lo necesite, se usa la opción Opciones de guiones a la que puedes llegar usando la lista desplegable que aparece pulsando la flecha junto a la opción Diseño de página >> Configurar página >> Guiones.

Aparece el cuadro de diálogo Guiones:

Si se activa la casilla de verificación División automática del documento, Word colocará automáticamente guiones siempre que resulte adecuado. Si se pulsa el botón Manual, Word revisará el documento y preguntará cada vez que encuentre un final de línea donde iría bien un guión. En cada caso podemos confirmar su elección o elegir otro sitio para colocar el guión (a veces se equivoca):

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También podemos limitar el número máximo de guiones en líneas consecutivas (dos suele ser un valor habitual) o ampliar/reducir la zona del final de las líneas donde se debe considerar la partición con guión. >>> Aplica la partición de guiones en el documento del ejercicio de nombres de estilos. Prueba primero un poco la partición manual y luego haz que se coloquen guiones automáticamente en todo el documento.

6.4. Sinónimos Sección 6.4

Sinónimos

Word también incorpora un tesauro o diccionario de sinónimos. Si en algún momento nos damos cuenta de que hemos repetido una palabra en una frase o no nos gusta una palabra que hemos utilizado, podemos hacer que Word nos sugiera sinónimos y elegir alguno de entre ellos con el que sustituir la palabra en cuestión. Pulsando con el botón derecho sobre una palabra aparece una lista desplegable, donde se encuentra una opción Sinónimos >> Sinónimos que da paso a un panel Referencia a la derecha de la pantalla donde aparece una lista de sinónimos.

Seleccionando un sinónimo se sustituye la palabra original. Hay una opción adicional para acceder a este menú desde Revisar >> Revisión >> Sinónimos, que hace que aparezca el panel Referencia, con la información que Word ha encontrado en sus referencias sobre sinónimos de la palabra en cuestión:

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En el panel aparece la lista de sinónimos encontrados en la referencia actual (Sinónimos: Español). Podemos elegir otra referencia distinta, es decir, otro idioma. Word mostrará las coincidencias que encuentre en la nueva referencia elegida, si es que existen. Para configurar los sitios y los libros de referencia de Word hay que seleccionar Opciones de referencia en el panel.

6.5. Traducción Sección 6.5

Traducción

Entre sus fuentes de referencia Word ya incluye diccionarios bilingües que le permiten llevar a cabo una traducción de palabras entre idiomas. En el menú contextual de las palabra hay una opción Traducir >> Traducir que hace que aparezca el panel Referencia con el diccionario bilingüe predeterminado seleccionado como referencia y, por tanto, la traducción de la palabra adecuada (o varias alternativas). Otra opción adicional para acceder a este panel Referencia es desde Revisar >> Revisión >> Traducir:

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Podemos elegir otros idiomas de destino, aunque normalmente tendremos que conectar a Internet para acceder a referencias adicionales como otros diccionarios bilingües que no sean Español-Inglés. Cuestionario para entregar

Para terminar esta lección, a continuación te pedimos que respondas un breve cuestionario. Para responder a cada pregunta deberás poner en práctica lo que has aprendido.

7. Documentos de combinación

Lección 7: Documentos de combinación

Planteamiento

Requisitos previos

Haber completado la Lección 6. Objetivos de la Lección 7

Conocer las herramientas de combinación de documentos de Word. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 7.1 Documentos de combinación 7.2 Combinar correspondencia usando la ficha Correspondencia 7.3 Combinar correspondencia usando el asistente

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7.4 Ejercicio para entregar Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta lección te llevará aproximadamente una semana.

7.1. Documentos de combinación Sección 7.1

Documentos de combinación

Los documentos de combinación resultan útiles en ocasiones en las que tengamos que realizar una gran cantidad de copias (o instancias) de un documento base, donde cada copia sólo difiera de las demás en algunas partes específicas del mismo. Este es el caso, por ejemplo, del envío de una misma carta personalizada a varios destinatarios de forma que a cada destinatario se le trate por su nombre o que se incluyan en la carta de cada uno datos específicos de ese destinatario y que en el sobre se incluya la información de contacto. En lugar de tener que repetir todo el documento paso por paso, o de utilizar intensivamente las opciones de Cortar y Pegar, Word nos permite automatizar esta tarea mediante las herramientas de combinación de correspondencia. La aplicación clásica de estas herramientas es la generación de correos masivos personalizados (mailing), por eso se llaman herramientas de combinación de correspondencia. Sin embargo, si usas un poco la imaginación seguro que se te ocurren otras aplicaciones como, por ejemplo, la generación de los menús de un restaurante, de los carteles para la celebración de eventos, de los diplomas de unos cursos de formación en informática... La función Combinar documentos permite crear rápidamente documentos personalizados combinando información de dos archivos diferentes: el documento modelo o documento principal (1) que se va a personalizar (carta, hoja de etiquetas, sobre) y la lista de destinatarios u origen de datos (2). La lista de destinatarios se puede obtener de archivos de otras aplicaciones (hojas de Excel, bases de datos de Access), pero también se puede tratar de otro documento de Word (tabla de datos). Haremos uso de esta última opción por ser la más sencilla. El resultado final es un documento (3) que tiene tantos documentos modelo repetidos como filas tengamos en el origen de datos, cada uno de ellos personalizado con el contenido de cada fila. Podemos representarlo gráficamente con la siguiente imagen:

El documento principal (o modelo)

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El documento principal contiene el texto y otros elementos (estilos, formatos, imágenes, etc.) que deben ser idénticos en todas las versiones del documento combinado. Supongamos que queremos reclamar el pago de unas facturas pendientes de varios clientes con una carta como la siguiente:

Ese documento será el documento modelo. Supongamos que el documento se denomina Carta modelo. >>> Reproduce el ejemplo a medida que se explica y guárdalo como Carta modelo. Lo primero que tenemos que hacer es localizar en el documento la información que ha de ser distinta para cada destinatario. A continuación se muestran, subrayados, los datos del documento que dependerán de cada destinatario:

Debemos identificar cada dato, eligiendo un nombre para lo que representa. En esa carta concreta los datos son los siguientes:

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Los nombres de la columna izquierda serán los genéricos que utilizaremos en el documento o carta modelo. Los datos de la columna derecha son los que corresponden a ese cliente concreto, pero en otro documento tendremos esos mismos datos para todos los clientes a los que queremos enviar la carta. El origen de datos

El origen de datos o lista de destinatarios contiene la información que varía en cada versión del documento combinado, como los nombres y direcciones de cada destinatario de una carta modelo. Aunque, como ya dijimos, la fuente de los datos a usar en la combinación puede ser muy variada, en este caso el origen de datos será un documento de Word, denominado Datos clientes, que contendrá una tabla en la que se encuentran los nueve datos anteriores para todos los destinatarios. En este caso la tabla debe tener nueve columnas, una por dato, cada una de ellas identificada en la primera fila con el nombre de dato del que se trata:

>>> Reproduce la tabla que se muestra en la imagen en un documento Word al que llamarás Datos Clientes. Una vez que tenemos el documento modelo y el documento origen de datos, debemos sustituir los datos particulares del documento modelo por referencias a la columna que corresponda en el documento origen de datos. A continuación veremos cómo hacerlo. 7.2. Combinar correspondencia usando la ficha Correspondencia Sección 7.2

Combinar correspondencia usando la ficha Correspondencia

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Hay dos maneras posibles de combinar documentos: Utilizando las distintas opciones que aparecen en la ficha Correspondencia. Siguiendo los pasos del asistente que aparece en el panel Combinar correspondencia, accesible desde la opción Correspondencia >>Iniciar combinación de correspondencia >> Paso a paso. En está sección se va a enseñar el manejo de las distintas opciones que aparecen en la ficha Correspondencia. Una vez conocidas estas opciones, el manejo del panel resulta trivial ya que el panel actúa como un asistente que te orienta paso a paso durante el proceso. Lo veremos más adelante. La ficha Correspondencia tiene el siguiente aspecto:

Como puedes ver, solo las opciones del grupo de opciones Crear y algunas del grupo Iniciar combinación de correspondencia están activas. Las operaciones que realicemos con los botones de la barra se aplicarán al documento actual, que debe ser el documento modelo. Antes de seguir, asegúrate de que el documento actual (a la vista) es Carta modelo. Estableciendo el origen de datos

Para establecer el origen de datos usamos la opción Seleccionar Destinatarios que aparece en el grupo de opciones Correspondencia >> Iniciar combinación de correspondencia. Al pulsarlo se despliega una lista de opciones como la siguiente:

Como puedes ver, puedes crear una nueva lista mediante la opción Escribir nueva lista, recuperarla de un archivo que tengas guardado, usando la opción Usar Lista existente o, incluso, hacer que Word busque en tu lista de contactos de Outlook (si es que haces uso de este cliente de correo) la información que necesita, seleccionando la opción Seleccionar de los contactos de Outlook. Nosotros en este curso vamos a utilizar principalmente la segunda de las opciones pero te recomendamos que pruebes con el resto de las opciones. Al pulsar sobre Usar lista existente aparecerá el típico cuadro de diálogo de apertura de archivo, mediante el que localizaremos el archivo que será el origen de los datos. En este caso es el documento Datos clientes, el que contiene la tabla de datos (Ojo: en tu ordenador, este archivo seguramente estará en una carpeta distinta de tu disco duro; pulsa en los botones que aparecen a la izquierda para buscarlo en distintas ubicaciones de tu ordenador, como en el Escritorio, la carpeta de Mis Documentos o en cualquier lugar de Mi PC).

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Como verás, la mayoría de las opciones de la Ficha Correspondencia han pasado ahora a estar activas. Si quieres ver el contenido del archivo que hemos abierto pulsa sobre la opción Editar lista de destinatarios, en el grupo de opciones Correspondencia >> Iniciar correspondencia.

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Las distintas columnas de la tabla del origen de datos las llamaremos campos. Los campos se identifican por los nombres que aparecen en la primera fila (Nombre, Tratamiento, Dirección , etcétera). El resto de las filas se corresponden con cada uno de los destinatarios. Con la segunda columna que aparece en la imagen podemos seleccionar (marcar) los destinatarios concretos que queremos contemplar en la combinación, si es que no son todos. Como puedes ver, también puedes filtrar algunos de los destinatarios, eliminar duplicados, buscar un destinatario en concreto u ordenarlos por algún campo en concreto. Todas estas opciones suelen ser muy útiles si tenemos un origen de datos con una enorme cantidad de filas o destinatarios. Insertando los campos de combinación

Una vez conectado el origen de datos con el documento principal, ya podemos incluir los campos del origen de datos en nuestro documento modelo. Para hacerlo usamos la opción Insertar campos combinados, que aparece en el grupo de opciones Escribir e insertar campos. Sitúa el cursor en la posición dentro del documento modelo donde quieras insertar el campo de combinación y elige el campo que deseas insertar de la lista que aparece de cualquiera de las dos formas que se detallan a continuación. Si pulsamos sobre la parte inferior de esta opción

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se desplegará una lista con todos los campos que había en nuestro documento de origen.

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Sin embargo, si pulsamos sobre la parte superior del icono, , aparecerá un cuadro con la lista de los campos del origen de datos (las columnas de la tabla, que toman como nombre lo que ponga en la primera fila de encabezamientos). Como puedes ver, los campos de ambas listas son los mismos.

Elige el campo de entre la lista y pulsa el botón Insertar para ponerlo dentro del texto del documento modelo. Como se ve en la imagen anterior, podemos insertar dos tipos distintos de campos: los campos de dirección y los de base de datos. Los campos de la base de datos son los de nuestro origen de datos. Sin embargo, los campos de dirección son unos campos genéricos propios de Word, utilizados cuando se insertan bloques de direcciones y líneas de saludo genéricos (opciones con el mismo nombre que aparecen en el grupo de opciones Correspondencia >> Escribir e insertar campos). Si hacemos corresponder estos campos con los de nuestro origen podemos utilizar las líneas de saludo y los bloques de direcciones para generar nuestras cartas. Para ello, deberemos usar el botón Asignar campos del cuadro Insertar campo de combinación:

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El documento modelo generalizado (o sin combinar)

Una vez que sustituimos cada dato concreto del documento de partida por el correspondiente campo, obtenemos el documento principal generalizado o documento sin combinar. Los campos de combinación se reconocen porque aparecen con sus nombres entre comillas angulares. Además, pulsando la opción Resaltar campos de combinación, dentro del grupo de opciones Correspondencia >> Escribir e insertar campos, podemos ver mejor dónde se encuentran:

Cuando se sustituyan los campos combinados por los datos de cada registro, esos datos adoptarán las características de formato que les hayamos dado a sus correspondientes campos. Podemos seleccionar un campo y ajustar sus características de formato, o dar formato a todo el párrafo en el que se encuentra el campo; éste adoptará las características generales del párrafo. También podemos ver cómo van a quedar los documentos combinados, es decir, la vista previa. Si seleccionamos la opción Ver vista previa de resultados del grupo de opciones del 155 de 173

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mismo nombre, los campos se reemplazan por los datos del primer registro:

Y ahora podemos usar los botones de recorrido por los registros

para mostrar la vista previa del documento combinado con los datos de cada uno de los registros.

Como puedes comprobar, para cada registro el texto de los párrafos se ajusta convenientemente una vez sustituidos los campos por los datos. Así, por ejemplo, el párrafo principal del documento tiene dos líneas para unos registros y tres para otros. El resultado de la combinación

Una vez que con la vista previa nos hemos asegurado de que nuestros documentos tendrán el aspecto esperado, pasaremos a realizar la combinación en sí misma. El resultado de la combinación será un documento en el que el texto del documento modelo aparecerá repetido tantas veces como destinatarios haya en el documento de origen de datos. Para cada uno de estos "textos repetidos", los campos de combinación habrán sido sustituidos por los datos concretos de cada uno de los destinatarios que aparecen en el documento de origen. Podemos realizar la combinación para imprimir directamente el resultado sin que se genere ningún documento combinado. Para ello usamos la opción Imprimir documentos que aparece al pulsar sobre la opción Correspondencia >> Finalizar >> Finalizar y combinar. Sin embargo es conveniente generar previamente el documento con la combinación, para poder revisarlo e imprimirlo luego (tras arreglar algunos pequeños detalles como los saltos de línea y cosas así). Para generar el documento combinado usamos la opción Combinar documentos individuales que también aparece al pulsar la opciónCorrespondencia >> Finalizar >> Finalizar y combinar. En ambas opciones nos preguntará por los registros que queremos que incluya:

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En nuestro caso se debe generar el siguiente documento (fíjate que el documento combinado tiene 3 páginas, tantas como las filas que tenía el documento de origen):

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7.3. Combinar correspondencia usando el asistente Sección 7.3

Combinar correspondencia usando el asistente

En esta sección vamos a ver cómo haríamos lo mismo que hemos hecho en la sección anterior con las distintas opciones de la ficha correspondencia. De esta forma podréis elegir cómo preferis crear vuestros Mailing usando las herramientas de combinación de correspondencia que proporciona Word. Antes de seguir, asegúrate de que el documento actual (a la vista) es Carta modelo. Vamos a hacer que aparezca el panel de combinación de correspondencia, que será el que nos guiará en este proceso. Para ello, utiliza la orden de menú Correspondencia >> Iniciar combinación de correspondencia >> Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia:

Nos aparecerá a la derecha del documento tal y como se muestra en la imagen.

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En el Paso 1, seleccionaremos Cartas como tipo de documento. Una vez hecho esto pulsaremos sobre Siguiente (Paso 1 de 6) para continuar con el proceso. En el segundo paso se nos pide que indiquemos cuál es documento que usaremos como documento principal o modelo.

Ya que tenemos abierto nuestro documento modelo seleccionaremos Utilizar el documento actual. Pero como puedes ver, puedes crear un documento modelo usando alguna de las 159 de 173

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plantillas proporcionadas por Word o que tú te hayas creado. También podemos en este momento cargar nuestro documento modelo si hemos partido de un documento en blanco. Volvemos a pulsar sobre Siguiente (Paso 2 de 6) para ir al siguiente paso.

En este paso hemos de establecer cuál es nuestro documento origen o fuente de datos. Ya que lo hemos guardado con anterioridad, vamos a seleccionar Utilizar una lista existente. Si pulsamos en el botón Examinar nos aparece un cuadro de diálogo de apertura de archivos, similar al visto en la Sección anterior, en el que seleccionaremos el documento Datos Cliente. Busca este documento en tu disco duro seleccionando mi Pc o Equipo a la izquierda de la pantalla. Al cargarlo aparece la ventana Destinatario de combinar correspondencia, donde podemos seleccionar (marcar) los destinatarios concretos que queremos contemplar en la combinación, si es que no son todos. En la Sección 7.2 ya hablamos de las distintas acciones que se pueden hacer desde este cuadro de diálogo.

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Tras pulsar en el botón Aceptar volveremos a nuestro documento modelo. Verás que el aspecto del panel lateral ha cambiado.

Pulsamos sobre Siguiente (Paso 3 de 6) para insertar los campos en el documento modelo:

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Para insertar los campos de combinación primeramente seleccionamos el texto del documento modelo que queremos sustituir por un campo de combinación. Posteriormente pulsamos sobre Más elementos y nos aparecerá el cuadro Insertar Campo de Combinación, en el que seleccionaremos el campo del documento de origen que queremos insertar. Esta operación la repetiremos hasta incluir todos los campos que consideremos necesarios. Una vez hecho esto pulsamos sobre Siguiente (Paso 4 de 6) para ver una vista previa de nuestros documentos combinados:

Pulsando sobre las flechas podemos ver cómo queda el documento modelo para cada uno de los destinatarios que aparecen en nuestro documento de origen. Si en este paso detectamos errores podemos pulsar sobre Anterior para volver atrás y realizar modificaciones. Una vez que lo hayamos revisado y todo tenga el aspecto esperado pasaremos a generar el resultado final de la combinación. Para ello pulsaremos sobre Siguiente (Paso 5 de 6) :

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Finalmente podremos imprimir el resultado obtenido pulsando sobre la opción Imprimir... pero, al igual que se mencionó en la sección anterior, es conveniente generar el documento resultado pulsando sobre Editar Cartas individuales... Como puedes comprobar, siguiendo este proceso hemos llegado al mismo resultado que en la sección anterior. Ahora elige tú cuál de los dos te ha resultado más fácil. 7.4. Ejercicio para entregar Sección 7.4

Ejercicio para entregar

Ejercicio 5: Combinación de documentos

Se trata de crear un documento de una sola página que al combinarlo con un origen de datos genere una serie de propuestas para hacer en Helsinki en invierno. Aquí tienes un archivo Zip con todo el material necesario para resolver el ejercicio. El aspecto de estas propuestas será lo más parecido posible al siguiente modelo: Toda la información sobre cada una de las actividades propuestas se guarda en una tabla que contiene las siguientes columnas:

Pulsa aquí para obtener el documento docOrigen.docx que contiene esa tabla de ejemplo. Lo que tienes que hacer es crear el documento principal de combinación de acuerdo al modelo que se os proporciona. De esta forma, al combinar tu documento con el origen de datos (docOrigen.docx) se generará un boletín completo.

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Pulsa aquí para ver el resultado (PDF) que se quiere obtener. Un poco de ayuda A continuación te proporcionamos el texto base del ejercicio (para que no tengas que escribirlo). Y aquí tienes algunas indicaciones: Tamaño del papel: A4 en orientación horizontal. Los márgenes superior e inferior son de 2 cm, mientras que los márgenes izquierdo y derecho son de1cm. Todo el texto está en Arial a 16 puntos, justificado, sangría izquierda y derecha de 4cm y con un espaciado posterior de 10ptos. El título está en Arial Black 36 puntos, negrita, versales, color azul claro, alineación centrada, sangría izquierda y derecha de 0cm y un espaciado anterior de 12 ptos y uno posterior de 24 ptos. El párrafo del precio tiene fuente Arial Black 20 puntos, azul claro y efecto Mayúsculas, con sangría izquierda de 6 cm. y espaciado anterior y posterior de 20 ptos. Para colocar las fotos añade un párrafo tras el precio, con sangrías izquierda y derecha de 0cm y fija dos tabulaciones con alineación centrada, sin relleno, a 7 y 21cm, respectivamente. A continuación inserta las dos imágenes en este último párrafo: ambas tienen diseño en línea con el texto y su tamaño es del 40%. Colócalas usando las tabulaciones definidas anteriormente (no te olvides de pulsar a la tecla tabulador para colocarlas). Añade los campos de combinación. Usa como origen de datos el documento origen docOrigen.docx. Una vez completado el ejercicio llámalo ejercicio5.docx. Comprueba que combina correctamente con el origen de datos que se os ha dado y envíalo utilizando la herramienta de entrega de prácticas. Este ejercicio está identificado como Ejercicio 5: Combinación de documentos. NO envies el documento combinado sino el documento antes de combinar. Ha de tener una sola página, deben aparecer los campos de combinación y su aspecto debe ser parecido a éste (si tienes activada la opción Correspondencia >> Escribir e insertar campos >> Resaltar campos de combinación los campos de combinación aparecerán con fondo gris):

Recuerda que podrás ver los comentarios de corrección del ejercicio utilizando el vínculo Calificado que aparecerá, una vez que se haya calificado, debajo del nombre del ejercicio dentro de Entrega de ejercicios.

8. Más sobre Word

Lección 8: Más sobre Word

Planteamiento

Requisitos previos

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Haber completado la Lección 7. Objetivos de la Lección 8

Conocer otras herramientas de Word que no se han visto en lecciones anteriores. Secciones

Esta lección se compone de las siguientes secciones: 8.1 Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido 8.2 Los documentos hipertextuales 8.3 Configuración de Word Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran. Duración estimada

Esta lección te llevará poco tiempo, menos de una semana.

8.1. Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido Sección 8.3

Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido

Recordamos que en las primeras lecciónes hablamos de la barra de herramientas de acceso rápido, una barra de iconos que generalmente se encuentra en la parte superior de la ventana y que nos permite tener un acceso rápido a las acciones que realizamos más comúnmente.

Y si es para trabajar más rápido, ¿por qué no la hemos estado usndo hasta ahora? Pues bien, porque esta barra puede ser distinta en cada editor que abramos ya que es completamente personalizable por el usuario. En esta sección te enseñaremos cómo personalizarla. Las opciones más comunes que podemos añadir a esta barra (Nuevo, abrir, guardar...) aparecen en una lista que podemos desplegar pulsando en la flecha que aparece ala derecha de la barra. Seleccionando y deseleccionando las distintas opciones verás que aparecen o desaparecen los respectivos iconos. Cualquiera de las opciones que aparecen en la cinta de opciones es susceptible de ser añadida a la barra de herramientas de acceso rápido. Basta con pulsar con el botón derecho sobre esa opción que tanto usas y seleccionar la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido que aparece en el menú contextual. por ejemplo, si usamos muy a menudo la inserción de imágenes, podemos añadirla a la barra de herramientas fácilmente:

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Si quieres quitar acciones de esta barra o cambiar el orden en el que aparecen puedes hacerlo a través de la ficha Personalizar la barra de acceso rápido y los métodos abreviados de teclado. Este cuadro de diálogo está accesible de muchas formas: A través de las Opciones de Word (en el Botón de Office), a través de la opción Personalizar Usando la opción Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido del menú contextual de cualquier opción de la cinta de opciones. Usando la opción Más comandos que aparece al pulsar en la flecha hacia abajo que aparece a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido El cuádro de diálogo tiene el siguiente aspecto:

Podemos agregar nuevos icono seleccionándolos de la lista que aparece a la izquierda y pulsando el botón Agregar. O eliminar acciones que no usemos seleccionándolas de la lista de la derecha y pulsando el botón Quitar. Por último, podrás cambiar el orden de los iconos seleccionando la acción que quieres mover en la lista de la derecha y usando las dos flechas que aparecen en el lado derecho. >>> Organiza tu barra de herramientas de acceso rápido. Añade las acciones de Word que más sueles usar y elimina las que no utilices. Ordénalas de la forma que te sea más cómoda

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para trabajar. 8.2. Los documentos hipertextuales Sección 8.1

Los documentos hipertextuales

Un documento hipertextual es un documento que puede ser leído de manera no secuencial y que mediante enlaces nos conduce a otras partes del documento o a otros documentos. El ejemplo clásico de documento hipertextual es una página web, pero también podemos crear documentos hipertextuales con Word para facilitar su lectura no secuencial cuando los leamos en la pantalla de un ordenador. Para hacer estos “saltos” usamos lo que se conocen como hipervínculos o hiperenlaces. Obviamente, los hipervínculos no tienen ningún efecto sobre el documento impreso. Un hiperenlace o hipervínculo se compone de tres partes: Marcador o anclaje de origen: Generalmente se conoce como enlace, para distinguirlo del marcador de destino. Pulsar sobre un enlace hace que nos dirijamos a la posición en la que se encuentra el destino del enlace. Título del enlace: Es el texto que se sitúa en el marcador de origen y que aclara el destino del enlace. Marcador o anclaje de destino: Es el punto al que se saltará al hacer uso del hipervínculo. Según el anclaje de destino, distinguimos entre dos tipos de hipervínculos: externos e internos al documento. Los veremos a continuación. Anclajes externos al documento

Nos conducen a otros documentos (que pueden estar en nuestro PC o en Internet). Para añadirlos se usa la opción Insertar >> Vínculos >> Hipervínculo, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:

En Texto: incluiremos el título del enlace (por defecto es el destino del hipervínculo). En Vincular a: definiremos cuál es el destino de nuestro hipervínculo. Si seleccionamos Archivo o página Web existente podemos seleccionar un archivo de nuestro PC o escribir una dirección de Internet en el cuadro Dirección. Una vez insertado el hipervículo, la manera de acceder al documento o página web enlazada es pulsando el hipervínculo con el ratón mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Anclajes internos al documento

Cuando el documento es muy largo podemos incluir en distintas partes del documento hipervínculos que nos lleven a distintas partes del mismo. Para ello, debemos establecer cuáles son estos puntos a los que queremos saltar con el hipervínculo. Estos puntos se conocen como Anclajes o Marcadores y son invisibles al usuario. La forma de añadirlos es mediante Insertar >> Vínculos >> Marcador que da paso al siguiente cuadro de diálogo:

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Si pones el nombre del marcador verás que se activará el botón Agregar, permitiendo añadir el marcados a nuestro documento. Una vez que están creados los marcadores, podemos insertar hipervínculos que nos conduzcan a ellos de la misma forma que insertamos los hipervínculos externos al documento, pero seleccionando en Vincular a: la opción Lugar de este documento.

Referencias cruzadas

Las referencias cruzadas son tipos especiales de hipervínculos internos al documento. Las referencias cruzadas nos permiten hacer referencia a distintas secciones del texto, a ilustraciones, gráficos, tablas, bibliografía, notas al pie, etc. Estas referencias cruzadas suelen ser numéricas y su numeración está gestionada automáticamente por Word. Por ejemplo, “...esto lo describiremos en la Sección 5.1” o “... como se puede ver en la Figura 4...”. Para poder hacer referencia a una parte del documento (ilustración, sección, tabla, ecuación, etc) es necesario establecer un anclaje en el punto que queramos referenciar. Los anclajes de las referencias cruzadas se pueden establecer mediante estilos (principalmente los distintos niveles de Título) o mediante rótulos numerados. Para insertar un rótulo que contenga un anclaje hay que utilizar la opción Referencias >> Títulos >>Insertar Título y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Existen varios rótulos por defecto pero también podemos crear nuestro propio rótulo con el botón Nuevo Rótulo. Mediante el botón Numeración podemos también configurar el estilo de numeración de los títulos. Autotítulo nos permite la gestión automática (con lo que ello conlleva) de inserción de rótulos de acuerdo al tipo de objeto que insertemos. Una vez que tenemos un rótulo con un punto de anclaje podemos insertar la referencia cruzada a estos elementos mediante la opción Referencia >> Títulos >> Referencia cruzada o Insertar >> Vínculos >> Referencia cruzada. En ambos casos se muestra el mismo cuadro de diálogo:

Definimos el tipo del anclaje (elem. de numeración, título, marcador, un rótulo...), el texto que tenga nuestra referencia cruzada (todo el texto, sólo el número, la página...) y si queremos que sea o no un hipervínculo interno al documento (es decir que podamos acceder al rótulo con el punto de anclaje pulsando la tecla Ctrl y haciendo clic sobre la referencia). El manejo de referencias cruzadas es un tema para usuarios avanzados de Word y no nos extenderemos más en esta lección. Vamos a continuar explicando algunas referencias más habituales y útiles para el usuario medio. Las notas al pie

Podemos insertar notas al pie, de forma que Word coloque la llamada (que habitualmente será un superíndice numérico) en la posición del cursor y el texto que indiquemos al final de la

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página o del documento. La forma rápida de insertar una nota al pie es mediante la opción Referencias >> Notas al pie >> Insertar nota al pie. De igual modo, para insertar una nota al final del documento usaremos la opción Referencias >> Notas al pie >> Insertar nota al final. Si queremos poder configurar las notas que insertamos usamos la opción Referencias >> Notas al pie >> #, que da paso al siguiente cuadro de diálogo:

Las distintas opciones del cuadro permiten elegir dónde colocar las notas al pie, qué formato utilizar o cómo seguir la numeración. >>> Inserta notas al pie en algunos de tus documentos, comprobando el efecto de las distintas opciones disponibles. Observamos el efecto que tienen las notas al pie en el documento: no solo aparece una nota en el lugar indicado, sino que al hacer doble clic sobre el superíndice que nos remite a la nota, Word se desplazará hasta la propia nota. El superíndice numérico es, por tanto, un enlace que nos lleva hasta la nota al pie. Las tablas de contenido

Las tablas de contenido son, como sabemos, índices con los títulos de las secciones y las páginas en las que empiezan. Podemos hacer que Word cree una tabla de contenidos para el documento actual, pero debemos haber asignado niveles de esquema a los encabezamientos del documento para que pueda hacerlo. Con la opción Referencia >> Tabla de Contenido >> Tabla de contenido nos aparecerá un catálogo de las distintas tablas de contenidos que, de manera rápida, te permite crear Word. Así mismo, la opción Insertar tabla de contenido que aparece al final de la lista nos muestra un cuadro de diálogo que en su ficha Tabla de contenido muestra las opciones para crear eso, una tabla de contenidos:

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Una vez ajustadas las opciones pulsamos el botón Aceptar y Word inserta en la posición del cursor de texto la tabla de contenidos:

Si, por ejemplo, insertamos ahora un salto de página para separar la tabla de contenidos del documento en sí, deberemos usar la opción Actualizar tabla en el grupo de opciones

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Referencias >> Tabla de contenido. Con ello, los números de páginas que aparecen en la tabla quedarán actualizados. Cada título de la tabla de contenidos es un hipervínculo (o enlace) que permite ir rápidamente a la correspondiente sección. Para ello hay que pulsar sobre él al tiempo que se mantiene pulsada la tecla Ctrl.

8.3. Configuración de Word Sección 8.4

Configuración de Word

Si pulsas en el botón de Office verás que en la parte de inferior aparece el botón configurar el comportamiento de Word :

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. Si lo pulsas podrás acceder al cuadro de diálogo Opciones de Word nos permite

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Como verás, es un cuadro de diálogo de los más completos: ¡nueve fichas! Con cada ficha podemos configurar diferentes aspectos del funcionamiento de Word: qué mostrar, cómo revisar la ortografía y gramática, personalizar nuestro editor, etcétera. Algunas ya las hemos ido viendo a lo largo de las pasadas lecciones. Estas fichas te permitirán establecer características de Word que como usuario avanzado que ya eres, seguro encontrarás interesante. Investiga por tu cuenta las opciones del resto de las fichas, comprobando en cada caso el efecto sobre el documento. Muchas de las opciones se entienden por si solas. Recuerda que, si tienes dudas, puedes pulsar el botón con un interrogante en la esquina superior derecha del cuadro para que Word te proporcione ayuda sobre las distintas opciones de las fichas. Aquí termina este curso de Word. No hemos podido ver todo lo que permite hacer, pues es una aplicación muy completa que no se puede abarcar entera en un curso de esta duración. No obstante, hemos visto mucho, lo más importante y útil que necesitas saber para poder desarrollar documentos complejos y profesionales.

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